Easy-projektet
Dokumentation från gruppövningar i Easy-projektet vid nätverksmöten den 17:e och 18:e november 2016.
Vilka förväntningar har du på det nya ekonomisystemet?
Budgetfunktion: Fler ska kunna jobba i modulerna samtidigt. Slippa köra manuella länkar, allt i samma ”ark”. Bättre överskådlighet
Hoppas på ett fungerade prognosverktyg för institutions- program- och projektnivå.
Bra ergonomi
Bättre rapporter där man kan styra innehållet.
Snabbare uppdateringar mellan systemen.
Det ska gå att söka koder för utländska fakturor direkt i EFH.
Varning i EFH när koder saknas.
Fungera!
Ett system! Inget Classic, inget KDB Budget + prognoser = bra.
Bättre sökfunktioner
Bättre feedback för användare (felmeddelanden) Google-sökbarhet
Automatiska påminnelser om POR Budgetering på projekt med uppföljning Mer info från Primula i ekonomisystemet Projektrapporter med budget och utfall Möjlighet att se kontraktssumman Uppgift om KDB och dispositionstid OH-debitering direkt, ej månadsvis
Att projektägarna själva kan ta ut rapporter Bättre möjlighet till export av rapporter in i Excel Förbättrad inventeringsfunktion
Alla funktioner skall samspela
Rapportsystemet skall vara tydligt, tex. datum, antal månader Enklare med redovisning till bidragsgivare
Reseräkningsnumret skall följa med till redo/rapporter Kopieringsfunktioner, radtext – enklare
Eliminera alla irritationsmoment
Tydligare till vem i attestordningen man skickar till
Anläggningsredovisning i huvudboken anl.nr och namn, avskrivn.poster Kopplingen till Primula, se lönerader o RR, namn
Utbildning i systemet
Lathundar och kunna klicka upp lathunden i systemet Kunna spara återkommande sökningar i huvudboken Kunna budgetera och följa upp på projektnivå Se lönerna i ekonomisystemet (mer detaljerat) Budgetverktyg i ekonomisystemet (på projektnivå) Periodiserade budgetvärden
Själv kunna bygga rapporter som kan överföras till Excel Modernare gränssnitt/layout
God framförhållning gällande information om arbetsinsats från kärnverksamheten Tänk nytt system, ej uppgradering
Snabbare
Mer användarvänligt Funka lika för PC och Mac Smidiga uppföljningsrapporter Budget på projektnivå
Mer finansieringskalkyler Intuitivt för sällananvändare En ingång
Tanka över från Primula vid x-tra utbetalningarna (3 ggr/mån) Bättre sortering i reskontra, fler möjligheter
”Allt i samma”
KDB?
Data från lönesystemet Tydligare info
Lättare att hitta och söka
Skräddarsydda rapporter (som ev. kan göras lättförståeliga för forskarna) Fler sökvägar för fakturor
Rapporter till styrelsen som är förståeliga Dra lokalkostnader varje månad i systemet
”Skrota” basen och Time edit Sök och ”drill down”
Ändamålsenliga ”färdiga” rapporter
Elektroniska ”blankettfunktioner” och signering/attest (slippa lösa lappar med antecknat fakturanr) Prata med andra system: ex. Primula hänvisning i ”klartext” (ej bara rad/ärendenummer)
Integrerat med budget
Uppföljningsmöjligheter: per projekt, flerårsbudget, utfall och budget ”sort”/sortering Bättre sökbarhet
Kontera snabbare
Minnas föregående val i rapporter Klickbara rapporter
Låsa projekt som inte ska konteras på 6 siffror i personnummer synas i RD Söka på ver.text, alfanumerisk sökning Kontonr., kontonamn syns samtidigt Inga låsta fakturor
Skapa egna rapporter Sparta konterade rader Lättare att exportera till Excel
Utländska fakturor, förbättra hantering
”Borra” i alla funktioner Upplevelse av ett system Lathundar direkt i systemet Budgetuppföljning är integrerad Väl fungerade integration med Primula
Möjlighet att få meddelande gällande fakturor eller projekt i RD
Flerårsbudget Snabbare kopplingar OH bokas direkt
Möjlighet att bygga prognos Periodiseringsnycklar Enklare sökvägar
Inom vilka områden tror du att det kan finnas möjligheter till att utveckla mer enhetliga rutiner i samband med att vi nu inför ett nytt ekonomisystem?
Attestrutiner, automatiskt. Lyft över vissa belopp Trädstrukturer för attest
Utl. Fakturor aut. Konteringsrad för x-kod Budgetering, projektnivå
Representation, mat, konferenser, arbetsmöten Anläggningar och tilläggsköp
Internfakturering, timpris, ta betalt
Budgetuppföljning, även gällande externa projekt
Kontobeskrivning direkt i systemet, lika kontering av fakturor Flöden/lathundar (ej styrda vägar till förbest)
Redovisning EU-projekt/proj.led.tid Budget
Lev-faktura-flöde
Lathundar (elektroniska, utskrift möjligt)
Uppföljning till prefekt: ”paket” och enkelt att ta fram och förstå Budget prognos
LTK
OH momentant Elektroniska signaturer
Effektivare medfinansieringsrutin i systemet
Hur skulle du vilja bli informerad om projektet?
Mail, MP, avisering
Skicka ut mail med länk till nyheter och förändringar Ekonominytt
Leka fritt i systemet innan det är skarpt Löpande per mail
Undervisning, interaktivt
Nätverksgrupp med mindre grupper
Ekonominytt viktig infokälla, inte fler kanaler. Hänvisa därifrån istället Levande MP-yta som uppdateras ofta, tidplan och beslut
Nätverksmöten ibland E-post
Ekonominytt Seminarium
Infomöten (återkommande) Storgrupper/nätverk
”Streama” ekonominytt, dvs. ”levande” beskrivningar/föreläsningsform
”blänkare” per mail till MP
”blänkare” i Raindance
Infomöten (som dagens) tex. 1/termin
Arbetsgrupper/lokala representanter (som man träffar i korridoren) Var inte dumsnål!
Ta med verksamheten!
Vad tycker du att projektledningen särskilt bör tänka på inför planeringen av projektet?
Ta hjälp av dem som verkligen jobbar i systemet hela tiden och har det som sitt ”verktyg”, de som praktiskt utför.
Se till att bemanningsföretagen har personer som är behöriga och kan arbeta i systemet.
”Rätt” representanter för inst/motsv.
Kompabilitet med de övriga systemen, framförallt KDB och Primula
Löpande information
Den frågan skulle ha kommit tidigare Lyssna på användarna.
God framförhållning
Vid införandet: Tag hänsyn till övrig verksamhet
Skapa förståelse på prefektnivå gällande ekonomiadministratörers arbetssituation vid införandet Utbildning (olika typer: möten, web-film, text) och manualer är viktigt (gärna integrerat i systemet) Olika kategorier personal, olika inst, förvaltningen och fakulteter
Starta tidigt på året (pilotgrupper)
Regelbunden info som sänds ut via MP direkt
Involvera prefekter (förväntningar/förståelse, arbete, rapportering)
Ta det lugnt med implementeringen: ”timing” (med arbetstoppar och ändringar i andra system) Stäm av verksamhetskrav: gemensam kärna och särskilda behov för
inst/intendentur/centrumbildning
Inflytande av ekonomiadmin. i alla delprojekt Testmiljö som alla har tillgång till hela tiden Demofilmer på MP
Realistisk tidplan
Verksamhetssamverkan i testmiljö, ex. kontering av lev.fakturor, skapa kundfakturor osv.
Man har inte tid att läsa en hel bok med instruktioner varje gång Enkla lathundar: ”gör så här”
Har du några specifika frågor vad det gäller projektet eller det nya systemet?
Koder för utl. Fakturor direkt i konteringen När kommer budgetutbildning?
Utbildning i det nya systemet?
Hur ”gamla” datorer kan man ha?
Kan man ha flera inloggningar öppna i det nya gränssnittet?
KDB?
Hur mycket tid måste man vara engagerad i projektgrupperna?
Windowsbaserat?
Arbetsstugor
Enhetliga sökbegrepp/format (ex. datum i olika sökningar) Arkivering? – ex idag pappersutskrift bilagor EHF ska faktureras Elektroniska signaturer gällande behörigheter
Kunna administrera cirkulationsmallar själv på inst.
Automatisk kontering av resterandebelopp på lev.fakturor plus procentfördelning på rader
