• No results found

Ökad lönsamhet genom förbättrat informationsflöde En studie av mindre tillverkande företag

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Ökad lönsamhet genom förbättrat informationsflöde En studie av mindre tillverkande företag"

Copied!
68
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

AKADEMIN FÖR TEKNIK OCH MILJÖ

Avdelningen för industriell ekonomi, industridesign och maskinteknik

Ökad lönsamhet genom förbättrat informationsflöde

En studie av mindre tillverkande företag

Vicktoria Tällberg & Olivia Holm 2021

Industriell ekonomi Ekonomiingenjörsprogrammet Handledare: Katarina Hansson Andersson

Examinator: Åsa Hadin

Examensarbete, Grundnivå (kandidatexamen), 15 hp

(2)
(3)

I

Förord

Detta examensarbete avslutar vår högskoleingenjörsutbildning- Industriell ekonomi 180hp på Högskolan i Gävle.

Examensarbetet har utförts i samarbete med ett tillverkande företag i Dalarna. Vi vill rikta ett tack till alla anställda på fallföretaget samt vår handledare och examinator för deras engagemang under studiens gång.

_________________________ _________________________

Vicktoria Tällberg Olivia Holm Gävle 2021-05-20 Gävle 2021-05-20

(4)

II

Abstract

Smaller companies often have limited resources, which makes them vulnerable. At the same time, small and medium-sized companies make up a large part of Sweden's GDP and employments (Ekonomifakta 2010), and are therefore important for the economic and social sustainability. Roh, Kunz and Wegener (2019) highlight the important role of the information flow regarding a company's profitability and competitiveness. This study has therefore focused on examining how smaller manufacturing companies can increase their profitability by improving the flow of information in their existing internal processes.

Oskarsson, Aronsson and Ekdahl (2014) believe that logistics can affect both costs and revenues, something that affects profitability according to the DuPont-model. The study has shown that costs can be reduced through capital rationalization and that revenues can increase through higher delivery service measures, both of which are due to reduced lead times through the flow of information. Capital rationalization has been found to be a particularly good logistical measure for smaller companies with weaker economies, as this usually does not involve any major financial investments. According to Lumsden, Stefansson and Woxenius (2019), a fundamental problem regarding cost efficiency in organizations is long lead times. Therefore, the study has focused on minimizing these through a working methodology that is based on a case study, with mapping of the case company's information flow and its financial impact. Furthermore, the working

methodology identifies how the flow of information can be improved through evaluation of its various activities.

The results reveal that there are several activities and circumstances that hinder an efficient flow of information, which can relate to poor communication, unnecessary stocks and other waste. The study demonstrates several improvement measures that can contribute to increased profitability. What is consistently characteristic of these

proposals is how costs can decrease and revenues can increase through a more efficient information flow with shorter lead times.

Keywords: Capital tied up, lead time, value flow, process improvements, small companies

(5)

III

Sammanfattning

Mindre företag har ofta begränsade resurser, vilket gör dem sårbara. Samtidigt utgör små och medelstora företag en stor del av Sveriges BNP och sysselsättning

(Ekonomifakta 2010), och gör dem därför viktiga för den ekonomiska och sociala hållbarheten. Roh, Kunz och Wegener (2019) lyfter fram den viktiga rollen som informationsflödet har när det gäller företagets lönsamhet och konkurrenskraft. Denna studie har därför fokuserat på att undersöka hur mindre tillverkningsföretag kan öka sin lönsamhet genom att förbättra informationsflödet i sina befintliga interna processer.

Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att logistik kan påverka både kostnader och intäkter, vilket påverkar lönsamheten enligt DuPont-modellen. Studien har visat att kostnader kan minskas genom kapitalrationalisering samt intäkter öka genom högre leveransservicemått, vilka båda beror på minskade ledtider genom informationsflödet.

Kapitalrationalisering har påträffats som en särskilt bra logistisk åtgärd för mindre företag med svagare ekonomi, då denna oftast inte bär med sig någon större ekonomisk investering. Ett grundläggande problem gällande kostnadseffektivitet i organisationer är enligt Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) långa ledtider. Därför har studien haft som fokus att minimera dessa genom en arbetsmetodik som grundar sig i en fallstudie med kartläggning av fallföretagets informationsflöde och dess ekonomiska påverkan.

Vidare identifierar arbetsmetodiken hur informationsflödet kan förbättras via värdering av dess olika aktiviteter.

Resultatet visar att det finns ett flertal aktiviteter och omständigheter som hindrar ett effektivt informationsflöde, vilka kan relatera till dålig kommunikation, onödiga lager och andra slöserier. Studien har påvisat ett flertal förbättringsåtgärder som kan bidra till en ökad lönsamhet. Det som är genomgående utmärkande för dessa förslag är hur kostnader kan minskas samt intäkter ökas genom ett effektivare informationsflöde med kortare ledtider.

Nyckelord: Kapitalbindning, ledtid, värdeflöde, processförbättringar, småföretag

(6)

III

Innehåll

1. Inledning ... 1

1.1 Problembeskrivning ... 1

1.2 Syfte ... 1

1.3 Frågeställningar ... 1

2. Teoretisk referensram ... 2

2.1. Logistik och lönsamhet ... 2

2.1.1 Mål med logistik ... 2

2.1.2 Logistikkostnader ... 2

2.1.3 Komplexiteten kring logistikkostnader ... 2

2.1.4 En modell för att analysera lönsamheten i ett företag ... 3

2.2 Flödesrelaterade nyckeltal ... 5

2.2.1 Tidsrelaterat nyckeltal ... 5

2.2.2 Leveransservicemått ... 5

2.2.3 Kapitalbindning ... 5

2.3Kapitalrationalisering ... 6

2.4 Processförbättringar ... 6

2.5 Värdekoder och slöseri ... 7

2.6 Teorisummering ... 9

3. Metod ... 11

3.1 Vetenskapligt angreppssätt ... 11

3.2 Teknik för datainsamling ... 11

3.2.1 Fallstudie ... 11

3.2.2 Kvantitativ data ... 12

3.2.3 Intervjuer ... 12

3.2.4 Litteraturstudier ... 14

3.3 Studiens arbetsmetodik ... 14

3.3.1 Steg 1- Klargöra förutsättningar ... 15

3.3.2 Steg 2- Beskrivning och analys av nuläget ... 15

3.3.3 Steg 3- Alternativa lösningar och jämförelse mot nuläge ... 16

3.4 Studiens Kvalité ... 17

3.4.1 Validitet ... 17

3.4.2 Reliabilitet ... 17

3.4.3 Generaliserbarhet ... 18

3.4.4 Arbetets begränsningar ... 19

3.5Hållbarhetsperspektiv ... 19

3.6 Etik i forskning ... 20

(7)

III

4. Beskrivning och analys av nuläget ... 21

4.1 Kartläggning av informationsflöde ... 21

4.2 Upplevda problem och förbättringsförslag av personal ... 25

4.3 Analys av nuläget ... 30

4.3.1 Kapitalbindningsberäkningar av informationsflödet ... 30

4.3.2 Leveranspålitlighet och leveranssäkerhet ... 33

5. Diskussion ... 35

5.1 Identifierade brister och förbättringsområden längs informationsflödet ... 35

5.1.1 Ledtiden och leveransservicens påverkan på lönsamhet ... 35

5.1.2 Slöseri och lönsamhet ... 39

5.1.3 Värdering av fallföretagets informationsflöde ... 43

5.2 Förbättringsåtgärder i informationsflödet och dess effekt på lönsamhet ... 47

5.3 Åtgärder som kan vidtas för att förbättra informationsflöden med hänsyn till lönsamheten ... 48

6. Slutsats ... 50

6.1 Teoretiskt bidrag ... 50

6.2 Praktiskt bidrag ... 51

6.3 Förslag på fortsatta studier ... 51

6.4 Bidrag till hållbarhet ... 51

6.4.1 Ekologisk hållbarhet ... 51

6.4.2 Ekonomisk hållbarhet ... 52

6.4.3 Social hållbarhet ... 52

Referenser ... 1

Bilagor ... 5

(8)

1

1. Inledning

Nedan beskrivs arbetets problembeskrivning, syfte och frågeställningar. Detta representerar steg 1 enligt studiens arbetsmetodik (Se metodavsnitt 3.3.1).

1.1 Problembeskrivning

Små- och medelstora företag representerar 60 % av Sveriges BNP

(Bruttonationalprodukt) och utgör 99,4 % av alla registrerade bolag i Sverige (Ekonomifakta 2010). Mindre företag är ofta mer begränsade i sitt ekonomiska

utrymme och dessutom har mindre företag svårare att anpassa sig till förändringar och är på så vis mer sårbara (Tillväxtverket 2020). Idag lever hela världen i en pandemi (Covid-19) vilket enligt Konjunkturinstitutet (Ekonomifakta 2021) har drabbat alla sektorer inom näringslivet. Detta genom minskad omsättning och lägre

försäljningssiffror, något som leder till ökad risk för konkurs (Ibid.). Eftersom små- och medelstora företag utgör en betydande del av alla registrerade bolag i Sverige och står för nästan hälften av alla Sveriges anställningar (Ekonomifakta, 2010) anses dessa ha stor påverkan på den sociala och ekonomiska hållbarheten. På grund av mindre företags utsatta situation har dessutom Regeringskansliet (2020) valt att utveckla nya åtgärder för att minska den ekonomiska pressen på småföretag. Därmed har studien inriktats mot att analysera hur små- och medelstora företag kan stärka sin ekonomi med redan

tillgängliga eller små ekonomiska medel.

Ett sätt att öka ett företags lönsamhet är att åstadkomma kostnadsreduktion och högre flödeseffektivitet genom en väl genomtänkt logistik (Lumsden, Stefansson och Woxenius 2019). Prajogo, Oke och Olhager (2016) framhäver även hur en väl integrerad logistik kan ge företag fördelar såsom kvalité och leveranssäkerhet.

Lönsamheten hos ett tillverkande företag kan enligt Roh, Kunz och Wegener (2019) påverkas av effektiviteten i informationsflöden. Vidare menar Roh, Kunz och Wegener (2019) att informationsflöden är en betydande faktor för ett företags konkurrenskraft och att detta flöde därför bör genomgå en heltäckande analys.

Förhoppningen i denna studie är att påvisa hur lönsamheten på ett mindre tillverkande företag kan öka genom att analysera hur det interna informationsflödet kan förbättras.

Detta för att stärka små- och medelstora företags ekonomi, något som är i enlighet med att bevara social- och ekonomisk hållbarhet.

1.2 Syfte

Syftet är att undersöka hur mindre tillverkande företag kan öka sin lönsamhet genom att förbättra informationsflödet i sina befintliga interna processer.

1.3 Frågeställningar

1. Vilka brister och förbättringsområden som påverkar lönsamheten kan identifieras längs informationsflöden?

2. Vilken effekt kan förbättring av informationsflöden ha på ett företags lönsamhet?

3. Vilka åtgärder kan vidtas för att förbättra informationsflöden med hänsyn till lönsamhet?

(9)

2

2. Teoretisk referensram

I texten som följer beskrivs den teori som används i studien, följt av en teorisummering med beskrivande analysmodell.

2.1. Logistik och lönsamhet

Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) benämner logistik som ett samlingsord för att beskriva materialflödet samt tillhörande aktiviteter. Logistik kan bland annat

användas för att åstadkomma kostnadsreduktion med målet att öka företagets lönsamhet (Ibid.).

2.1.1 Mål med logistik

De senare åren så har logistikens fokus varit att tillfredsställa kundens behov samt främja informationsutbyte och företagens flödeseffektivitet (Lumsden, Stefansson och Woxenius 2019). Nöjda kunder är enligt Christopher (2011) det ultimata syftet med alla logistiksystem. Att möta produktefterfrågan och hålla en hög servicekvalité med låga kostnader är dock en utmaning för de flesta företag. Styrning av logistik på ett företag påverkar flertal faktorer såsom kvalité, service, pris och leveranstid, vilka alla i slutändan påverkar kundvärdet. God logistik är således en konkurrensfördel som kan avgöra om företag vinner order och därmed ekonomiska fördelar (Ibid.). Muha (2019) understryker att en hög servicelogistik kan leda till hög kundnöjdhet, men att det samtidigt kan leda till större logistikkostnader. Muha (2019) menar på att det är viktigt att hitta en balans mellan kvalitén på kundservice och logistikkostnaden för detta. Även Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) anser att god logistik handlar om

kundnöjdhet men lägger även in en ytterligare parameter som logistiken kan påverka, nämligen hushållning med miljöresurser.

2.1.2 Logistikkostnader

Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) använder begreppet totala logistikkostnader vilket bland annat innefattar lagerföring, transport, administration. Syftet med begreppet är att det finns ett samband mellan alla kategorier och att en lägre kostnad i ett skede kan ge högre kostnad ur ett annat perspektiv (Ibid.). Lagerföringskostnader är de kostnader som produkten bär med sig i form av kapital som binds upp i produkten (se avsnitt 2.2.3 kapitalbindning) och risken att denna inte kan säljas. De administrativa kostnaderna hänför ordermottagning, planering och annan administration av logistik (Ibid.). Muha (2019) anger att transportkostnader och lagerföring är två av de största logistikkostnaderna.

2.1.3 Komplexiteten kring logistikkostnader

Muha (2019) påpekar komplexiteten kring logistikkostnader och menar precis som Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) att reducering av en typ av logistikkostnad kan ge oönskad effekt på en annan. Detta kan i slutändan innebära en försvagning av

företagets lönsamhet. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) nämner exempelvis hur en minskad orderstorlek kan ge högre administrativa kostnader då order måste läggas mer frekvent. Samtidigt så minskar lagerföringskostnaden och lagerhållningskostnaden eftersom lagret troligtvis kan förminskas på grund av den mindre orderstorleken (Ibid.).

(10)

3

Det besvärliga med logistikkostnader är enligt Muha (2019) att de är svåra att mäta eftersom de presenteras i en rad olika företagssammanhang såsom försäljning, inköp, tillverkning och logistik, som alla har olika syn på det hela. På grund av detta så är en ideal logistikkostnad inom ett företag extremt svår att definiera (Ibid.).

Lyckas ett företag kartlägga sina logistikkostnader finns mycket att vinna enligt Muha (2019):

• Lönsamheten kan öka genom reducering av administrativa kostnader.

• Lönsamheten kan öka genom att varje individuell aktivitet värderas i relation till kunden.

• Omsättningen kan öka genom att lämplig nivå av kundservice erbjuds samtidigt som kundnöjdheten upprätthålls.

• Processer som behöver förbättras upptäcks.

2.1.4 En modell för att analysera lönsamheten i ett företag

DuPont-modellen är enligt Melvin, Boehlje, Dobbins och Gray (2004) ett vanligt verktyg för att bedöma vad de drivande faktorerna för lönsamhet är i en organisation.

Modellen ger en överblick och förståelse för hur drift-, finansiering- och

investeringsbeslut påverkar företagets finansiella prestanda. DuPont-modellen genererar i slutändan företagets räntabilitet och vilka ekonomiska relationer som leder till denna (Ibid.). Räntabilitet på totalt kapital (𝑅𝑡𝑜𝑡) är ett lönsamhetsmått som visar hur stor avkastning företaget gör på det totala kapitalet som företaget innehar (Ibid.).

Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) presenterar DuPont-modellen enligt figur 1.

Figur 1: DuPont-modellen baserad på Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014)

(11)

4

Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) förklarar hur den övre delen av modellen beskriver hur vinstmarginalen (Vm) beräknas genom ovanstående intäkter och

kostnader enligt figur 1. Den nedre delen i figur 1 beskriver hur tillgångar och skulder påverkar kapitalomsättningshastigheten (KOH). De nödvändiga nyckeltalen som behövs för att fylla i Du-Pontmodellen finns i företagets resultat- och balansräkning. Slutligen beräknas räntabiliteten genom; 𝑅𝑡𝑜𝑡= Vm x KOH (Ibid.). Därtill beskriver Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) hur logistiken kan påverka dessa ekonomiska nyckeltal genom följande figur 2:

Figur 2: Logistikens påverkan på Du-Pont-modellen baserat på Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014)

Figur 2 visar hur logistiska förbättringar kan påverka räntabiliteten (𝑅𝑡𝑜𝑡) genom att öka vinstmarginalen (Vm) och/eller kapitalomsättningshastigheten (KOH), eftersom 𝑅𝑡𝑜𝑡= Vm x KOH (Ibid.). Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) beskriver hur Vm kan höjas genom minskade kostnader och/eller ökade intäkter enligt figur 2. Således menar Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) att logistiska nyckeltal som ökad

leveransservice kan locka fler kunder och generera högre intäkter. Andra exempel som tas upp i figur 2 är hur god logistik kan leda till lägre kostnader genom att hantera material och information på ett mer effektivt sätt. KOH kan enligt figur 2 precis som Vm öka med hjälp av intäktshöjande åtgärder, men påverkas även av åtgärder kopplade till att minska tillgångarna i företaget. Detta kan exempelvis göras genom att minska lagernivåer (Ibid.).

(12)

5 2.2 Flödesrelaterade nyckeltal

Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) anger tre huvudgrupper med nyckeltal som är direkt kopplade till flödet i ett företag; tidsrelaterade nyckeltal, leveransservicemått samt kapitalbindning.

2.2.1 Tidsrelaterat nyckeltal

Ett tidsrelaterat nyckeltal enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) är ledtid.

Ledtiden är den tid som går åt från orderläggning till orderuppfyllelse. Ledtid kan även brytas ner till olika nivåer och enbart fokusera på ett moment som exempelvis

plockledtid (tiden som det tar att plocka en order). Tidsreduktion av dessa tider påverkar oftast kostnader och leveransservice positivt (Oskarsson, Aronsson och Ekdahl 2014).

2.2.2 Leveransservicemått

Lagertillgänglighet, leveranspålitlighet och leveranssäkerhet är tre nyckeltal inriktade på leveransservice. Lagertillgänglighet berättar hur stor del av inkommande order som kan levereras direkt vid beställning. Leveranspålitlighet beskriver hur många leveranser som blir utförda i tid. Leveranssäkerhet ser till antalet order som levereras på korrekt sätt, det vill säga till rätt antal och kvalité (Oskarsson, Aronsson och Ekdahl 2014). De olika leveransservicemåtten beräknas enligt nedan:

Lagertillgänglighet (%) = Antal levererade orderrader (st) Totalt antal orderrader (st) Leveranspålitligheten (%) = Antal leveranser i tid (st)

Totalt antal leveranser (st) Leveranssäkerhet (%) = Antal kompletta felfria leveranser (st)

Totalt antal leveranser (st) 2.2.3 Kapitalbindning

Kapitalbindningen beror på parametrarna tid och produktvärde, vilka ändras allt eftersom produkten förädlas genom företaget. Produktvärdet är en direkt reflektion av hur mycket resurser som produkten har upptagit som exempelvis material och arbetstid (Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2014). Kapital som binds upp i en verksamhet orsakar en räntekostnad för företaget genom att belasta ägarnas egna bortfall av avkastning på eget kapital och/eller ger upphov till en högre räntekostnad hos långivare (Andersson &

Funck 2017). Kostanden för kapitalbindning kan ses som en alternativ kostnad som den lagerförda produkten bär med sig eftersom investeringen i produkten inte kan användas på något annat sätt, utan bara “ligger” på lagerhyllan. Om kapitalet inte låg investerat i produkten så skulle det kunna användas till andra företagskostnader eller investeringar, så som betala av en skuld eller få avkastning på annan investering (Oskarsson,

Aronsson & Ekdahl 2014).

Ward (1999) menar att ett av de viktigaste ekonomiska besluten som en organisation kan ta är huruvida de ska investera pengar i projekt eller inte. Huruvida ett projekt ska tas i bruk eller ej beror på om avkastningen av investeringen är högre än

(13)

6

kapitalkostnaden (Ibid.). Även Pratt och Grabowski (2008) understryker att det är viktigt att förstå kapitalkostnadens innebörd och att förväntad inkomst av investeringen måste värderas i nuläget. Därmed måste prissättningsbeslut för inköp och försäljning jämföras för att kunna avgöra vilken investering som ger bästa möjliga avkastning (Ibid.). Dessutom är brist på kunskap om kapitalinvesteringar är enligt Lososova, Zdenek och Svoboda (2020) en begränsande faktor när det gäller ökning av produktivitet.

2.3 Kapitalrationalisering

Kapitalrationalisering leder enligt Olsson och Eriksson (2019) normalt inte till större ekonomiska investeringar, vilket gör denna metod lämpad för företag med mindre ekonomiska utrymmen. Det finns enligt Olsson och Eriksson (2019) olika motiv för att minska kapitalbindningen, även kallat kapitalrationalisering. Dessa är bland annat ökad lönsamhet, förbättrad soliditet, förbättrad likviditet, ökat resursutnyttjande samt

kapitalanskaffning. Lumsden (2013) understryker att det är tiden i olika lager som ofta kan reduceras och att det är i färdigvarulagret som kapitalbindningen kan bli påverkad som mest vid tidsreducering. Detta eftersom produkternas värde är som störst i just färdigvarulagret. Lumsden (2013) anger följande angreppssätt för att minska kapitalbindningen:

 Minimera tiden som råvaror ligger i råvarulager.

 Reducera inköpspriser på råvaror.

 Senarelägga produktionsstarten för att fördröja värdeökande insats.

 Förkorta tillverkningstiden.

 Sänka förädlingsgraden utan att påverka kundtillfredsställelsen.

 Senarelägg dyr värdeaddering för att minska kapitalbindning i onödigt tidigt skede.

 Minska värdet i färdigvarulager.

 Korta tider i lager för produktionen.

 Tillverka mot order (Pull-system) (Ibid.).

Ett flöde utformat efter ett pull-system innebär att produktionen är kundefterfrågestyrt, det vill säga produktionen styrs efter den verkliga efterfrågan (Oskarsson, Aronsson &

Ekdahl 2014). Detta är motsatsen till ett push-system där produktion oftast är baserat på prognoser vilket gör att material trycks fram igenom flödet och placeras i olika

mellanlager mellan aktiviteterna. Push-system resulterar ofta i långa genomloppstider och därmed även hög kapitalbindning. I ett pull-system tillverkas enbart det som efterfrågas vilket ger lägre kapitalbindning och korta genomloppstider (Ibid.) 2.4 Processförbättringar

Det stora målet med processförbättringar är att öka verksamhetens förmåga att uppnå uppsatta verksamhetsmål (Lempmets, McBride & Ras 2012). Processförbättringar används ofta för att uppnå kostnadsbesparingar (Lumsden Stefansson & Woxenius 2019) och en vanlig eftersträvan är att förkorta ledtiderna (Lumsden 2006). Processer kan sträcka sig över olika avdelningar, ledningsnivåer och även geografiskt (Reijers

(14)

7

2021). Lepmets, McBride och Ras (2012) menar att syftet med att förbättra processer och flöden är att öka effektiviteten. Metoder kan inriktas på att förbättra enskilda processer eller ett komplett flöde av processer (Ibid.).

Genom att fokusera på flödet av processerna från start till slut kan verksamhetens prestanda öka, men trots detta är det få företag som fokuserar på hela flödet (Reijers 2021). I en traditionell funktionell organisation, där avdelningar arbetar separat från dess för- och eftergångare, saknas ofta ett ansvar för helheten hos alla aktörer

(Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2014). Ansvar lämnas ofta vid överlämning till nästa avdelning. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att risken för att information glöms bort eller misstolkas är störst vid överlämningar mellan avdelningar. Information som passerar många led innebär en hög risk att förvanskas för varje steg i ledet och utbytet av information är tidskrävande (Ljungberg & Larsson 2012).

Kartläggning av det aktuella tillståndet för flödet är nödvändigt för att möjliga

förbättringsområden ska kunna identifieras (Johansson & Nafisi 2020) och för att flödet ska kunna optimeras (Kemper, de Mast & Mandjes 2009). Det första steget vid en analys av ett flöde av processer är därför enligt Kemper, de Mast och Mandjes (2009) att beskriva och kartlägga nuläget. Även Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) belyser vikten att visualisera och förstå processen för att den ska kunna förbättras och för att förändringar ska lyckas.

Det finns olika sätt att presentera processer på (Kemper, de Mast & Mandjes 2009;

Ahlin & Marcusson 2017) men oftast presenteras processernas utformning och de tillhörande aktiviteterna grafiskt (Ahlin & Marcusson 2017; Johansson & Nafisi 2020;

Muños et al 2020). Den grafiska beskrivningen av flödet underlättar förståelsen för processen och gör att den lättare kan kommuniceras (Johansson & Nafisi 2020).

Rentzhog (1998) menar att den grafiska presentationen gör att även komplexa flöden blir lättförståeliga då det är enklare för människan att behandla bilder än text och siffror.

Den bildliga beskrivningen av kan guida en till vart förbättringar kan göras (Kumar, Dhingra & Singh 2016). Johansson och Nafisi (2020) påpekar att det finns olika

variationer på hur visualiseringen av flödet kan göras. En central aspekt är att den valda metoden bör anpassas efter flödet som studeras (Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2013).

Rentzhog (1998) anser att det är viktigt att identifiera och kartlägga hur aktiviteterna tillsammans bildar ett flöde. Johansson och Nafisi (2020) betonar att dem som verkar i aktiviteterna bör delta aktivt vid kartläggningen.

2.5 Värdekoder och slöseri

Efter kartläggningen av flödets nuläge i organisationen är nästa steg att klassificera huruvida aktiviteterna adderar värde till kunden (Larsson 2008). Aktiviteterna som ingår i flödet kan klassificeras som antingen värdeskapande, icke värdeskapande eller

stödjande aktiviteter (Dadashnejad & Valmohammadi 2019; Sunk, Kuhlang, Edtmayr &

Sihn 2017). Olhager (2013) definierar värdeskapande aktiviteter som de aktiviteter där produkten förädlas/transformeras och är kritiska för färdigställandet. Detta kan

exempelvis vara bearbetning eller montering. En aktivitet klassas som icke

värdeskapande när den inte tillför något värde för kunden. Dessa aktiviteter förorsakar

(15)

8

ofta tids- och kostnadsförluster och kan bestå av transporter, lager eller kontroller (Ibid.). Olhager (2013) menar att en aktivitet är stödjande om aktiviteten inte tillför värde för kunden men den är nödvändig för att förädlingen/transformationen ska fungera effektivt. Detta kan vara exempelvis planering av inköp, produktion och

leveranser (Ibid.). Olhager (2013) betonar att antalet icke värdeskapande aktiviteter ofta är högre än de värdeskapande aktiviteterna. Dessa icke värdeskapande aktiviteterna anses vara slöseri i flödet enligt Liker och Meier (2006).

Huvudsakligen finns åtta typer av slöserier i en organisation; överproduktion, väntan, transporter, överarbete, lager, onödiga rörelser, defekter samt outnyttjad kreativitet hos medarbetare (Liker & Meier 2006). Larsson (2008) presenterar åtta slöserier specifikt kopplade till administrativa processer och informationsflöden: onödiga rörelser, felaktiga processer, produktion av defekta tjänster, dåligt integrerade IT-system, sökande av information och data och outnyttjad kreativitet. För att det administrativa arbetet ska ske effektivt bör administrativa hjälpmedel, som exempelvis skrivare och datorer, placeras genomtänkt för att minska onödiga rörelser och transporter. Felaktiga processer som gör att kundernas krav inte uppfylls skapar behov av onödiga kontroller och dubbelarbete. Defekta tjänster medför omarbete, förseningar och extra kundsamtal.

Detta påverkar effektiviteten negativt och ökar kostnaderna samtidigt som det ger missnöjda kunder. IT-system som är dåligt integrerade medför onödigt manuellt arbete för överföring av information mellan dessa vilket gör informationshanteringen

ineffektiv. Onödigt sökande efter bortkommen information och data kan elimineras genom att kontor och dataservrar är välorganiserade. Idén med teknologi är att det ska understötta människor och processer och det är därför viktigt att teknologi fungerar tillsammans med människorna, processerna och de administrativa tjänsterna.

Medarbetarnas kunskap och idéer bör tillvaratas då detta ökar chansen att tillfredsställa kunder (Ibid.).

Det ideala tillståndet är att flöden enbart ska innehålla aktiviteter som tillför värde för kunden. Helst ska det vara utformat som ett kontinuerligt enstyckesflöde och innehålla noll antal defekta produkter. Andra nyckelelement för att uppnå ett idealiskt flöde är att eftersträva ett produktionssystem fritt från lager där slöseri undviks (Sunk et al. 2017).

Även det administrativa arbetet ska enligt Larsson (2008) enbart innehålla

värdeskapande aktiviteter samt vara enkelt och okomplicerat. Onödiga överlämningar är något som bör undvikas för att flödet ska fungera effektivt och arbetsuppgifterna ska vara utformade så att risken att göra fel elimineras. Vid uppkomsten av ett problem är det viktigt att grundorsaken identifieras så att samma fel inte upprepas, detta för att bespara tid och kostnader (Larsson 2008). Försenad information eller information som är ofullständig eller felaktig begränsar produktionssystemets kapacitet och effektivitet (Roh, Kunz & Wegener 2019). Roh, Kunz och Wegener (2019) menar att saknad information kan precis som maskiner skapa flaskhalsar på produktionsgolvet och förlänga ledtider.

(16)

9 2.6 Teorisummering

Denna studie kommer att analyseras genom sambanden mellan ovan beskrivna teori.

Studiens syfte, att undersöka hur mindre tillverkande företag kan öka sin lönsamhet genom att förbättra informationsflödet i sina befintliga interna processer, kommer att klargöras via sambanden enligt figur 3.

Figur 3 Analysmodell teorisummering

Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) anser att logistik kan användas för att öka företags lönsamhet genom att minska på logistikrelaterade kostnader. Muha (2019) beskriver även hur ett företag kan dra fördelar av en kartläggning av logistikrelaterade kostnader eftersom detta ger en inblick i bland annat företagets olika aktiviteter, processer och nivå av kundservice. Det aktuella tillståndet på ett företag måste enligt Johansson & Nafisi (2020) kartläggas för att förbättringsområden ska kunna

identifieras. Kemper, de Mast och Mandjes (2009) anser att beskriva och kartlägga nuläget är det första steget i en analys av processer. Processförbättringar kan enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar, vilket gör att kartläggning av processförbättringar därmed kan användas i studien för att uppfylla dess syfte. Vid en flödeskartläggning av nuläget kan enligt Larsson (2008) en värdering göras av varje identifierat steg genom att sätta dem i perspektiv till huruvida

(17)

10

de skapar värde för kunden. Dadashnejad och Valmohammadi (2019) samt Sunk et al.

(2017) menar att dessa bör klassificeras enligt värdeskapande, icke värdeskapande eller stödjande aktiviteter. De icke värdeskapande aktiviteterna anses enligt Liker och Meier (2006) vara slöseri i flödet och enligt Olhager (2013) skapar dessa ofta tids- och

kostnadsförluster.

Processförbättringar kan som tidigare nämnt enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar. Enligt Melvin et al (2004) är DuPont-modellen ett verktyg för att bedöma vad de drivande faktorerna för lönsamhet är i en organisation. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att logistiska förbättringar kan påverka både kostnader och intäkter som härleds till lönsamheten via DuPont-modellen. Kostnader kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) påverkas av exempelvis effektivare hantering, vilket i denna studie utgörs av processförbättringar. Minskade lager och bundna tillgångar kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) även bidra till minskade logistikkostnader. En alternativ kostnad som den lagerförda produkten bär med sig är kapitalbindning. Enligt Olsson och Eriksson (2019) så kan minskad kapitalbindning (kapitalrationalisering) leda till ökad lönsamhet.

Lumsden (2013) menar att tiden som produkter spenderar i diverse lager ger en stor påverkan på kapitalbindningen och att reducering av denna tid kan ge positiva effekter.

Även Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) benämner den tid som går åt från orderläggning till orderuppfyllelse som ledtid, och menar att reduktion av denna ofta leder till positiv inverkan på kostnader och leveransservice.

God logistik är enligt Christopher (2011) en konkurrensfördel som kan leda till fler vunna kundorder och därmed högre intäkter. Christopher (2011) menar att styrning av logistik påverkar kundvärdet eftersom ett flertal faktorer såsom kvalité, service, pris och leveranstid ingår inom detta ämne. Även Muha (2019) anser att omsättningen på ett företag ökar vid en lämplig servicenivå till kunder.Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att flödesrelaterade nyckeltal som ökad leveransservice kan locka fler kunder samt generera högre intäkter.

Enligt figur 3 och de beskrivna sambanden ovan kan en flödeskartläggning synliggöra aktiviteter i ett företag samt dess ledtider. Genom att värdera aktiviteterna och eliminera slöseri så skapas en processförbättring som i sin tur leder till minskade kostnader och ökad lönsamhet via kapitalrationalisering. Likaså kan en flödeskartläggning enligt figur 3 leda till processförbättringar som ökar leveransservicemått och därmed även intäkter samt lönsamheten.

(18)

11

3. Metod

Nedan följer en beskrivning om studiens angreppssätt samt de metoder som använts för insamling och analys av data. Även studiens arbetsmetodik, kvalité samt koppling till hållbarhet beskrivs.

3.1 Vetenskapligt angreppssätt

Denna studie har antagit en kvalitativ forskningsstrategi, vilket innebär att studien inriktas mot verbala analyser (Patel & Davidson 2011). Detta valdes eftersom

detaljerad, beskrivande information, gällande det aktuella flödet och dess processer vid fallföretaget, var kritiskt för uppfyllandet av studiens syfte.

Kvalitativ forskning är en mer öppen forskningsstrategi kontra en kvantitativ

forskningsstrategi (Bryman 2016) och karaktäriseras av flexibilitet där frågeställningar bearbetas successivt under arbetets gång (Olsson & Sörensen 2001). Flexibiliteten ger forskaren möjlighet att byta riktning och fokus under arbetets gång (Bryman 2016) jämfört med kvantitativ forskning där arbetsgången är betydligt mer strukturerad

(Olsson & Sörensen 2001). Kvalitativ forskning har fokus på ord och beskrivningar och intresset ligger ofta på processer, förändring och utveckling (Merriam 1988; Bryman 2016) vilket även det stämmer överens med denna studie. Kvalitativa undersökningar har som syfte att förstå innebörden av en företeelse i en viss kontext, och strävar efter en djup förståelse om hur olika delar samspelar och bildar till en helhet (Merriam 1988).

Vidare karaktäriseras denna studie av ett induktivt angreppsätt, vilket även är det vanligaste för kvalitativ forskning (Merriam 1988; Olsson & Sörensen 2001; Bryman 2016). Ett induktivt arbetssätt tar utgångspunkt i fakta som erhållits om verkligheten, vilket innebär att teori och begrepp utformas i ett senare skede i arbetet med

utgångspunkt i data som insamlats (Olsson & Sörensen 2001).

3.2 Teknik för datainsamling

Olika tekniker har använts under studiens gång för att samla in nödvändig information och data, vilka presenteras nedan.

3.2.1 Fallstudie

Kvalitativ forskning innefattar ofta fältarbete, med andra ord människor, platser eller situationer söks upp för att observera beteenden i det verkliga sammanhanget (Merriam 1988). Fallstudie är en forskningsmetod som används frekvent inom olika områden (Baskarada 2014; Merriam 1988). Metoden används med fördel i de situationer där en djupgående förståelse om ett specifikt fenomen eftersträvas. Den ger även en intensiv, helhetsinriktad beskrivning och analys av fenomenet genom tillgången till subjektiva faktorer och närheten till forskningsobjektet (Merriam 1988). För att uppnå studiens syfte krävdes ingående information om en specifik situation i en specifik kontext och därför ansågs fallstudie som lämplig. Metoden passar dessutom särskilt bra vid studerande av processer och förändringar (Merriam 1988; Patel & Davidson 2011).

Fallstudie är flexibel och praktisk till problemsituationer då den pekar på potentiella lösningar (Merriam 1988). Genom att använda fallstudie som metod kunde

undersökningar om det valda problemområdet ske i ett naturligt sammanhang, med

(19)

12

information från olika perspektiv, vilket Baxter och Jack (2008) belyser som fördelar med denna metod.

Detta arbete har därmed utförts i samarbete med ett utvalt småföretag i Sverige vid namn Wallners Persienn & Markis AB (WPM). WPM är en solskyddsfabrik placerad i Borlänge. Företaget grundades år 1965 och är idag Dalarnas största producerande företag inom branschen för solskydd. WPM producerar invändiga solskydd såsom persienner, lamellgardiner, plisségardiner och rullgardiner, samt utvändiga solskydd i form av markiser. Företaget har utöver sin produktion tillhörande säljavdelning och monteringsteam vilket innebär att det totalt arbetar 25 heltidsanställda på företaget.

WPM är ett orderstyrt företag som riktar sin försäljning mot både företag och privata sektorn vilket innebär att företagets säljare och montörer åker ut på uppdrag av varierande storlek. År 2019 förvärvades WPM av en ny ägare och ingår numera i Kigadakoncernen. I samband med förvärvet planerades en expansion av företaget vilket innebar att nya fabrikslokaler togs i bruk årsskiftet 2020/2021 (Wallners u.å.).

Eftersom fallföretaget Wallners Persienn & Markis AB enligt

Upphandlingsmyndigheten (2018) klassificeras som ett småföretag lämpar det sig väl som fallföretag för studien. Sedan lokalbytet så har företaget även upplevt problem i sitt informationsflöde och därmed stärker detta lämpligheten att använda WPM som

fallföretag.

3.2.2 Kvantitativ data

I en fallstudie är det vanligt att metoder för att insamla både kvantitativa och kvalitativa data används. Kvantitativa data karaktäriseras av mätbarhet och har fokus på siffror medan fokus i en kvalitativ studie ligger på beskrivningar av situationer och

erfarenheter (Bryman 2016). Denna kvalitativa studie kommer att ha inslag av kvantitativa data för att skapa underlag till de beräkningar som utförts i studien och tydligare belysa vilken skillnad förbättringsförslagen kan åstadkomma.

Företagsspecifika data har inhämtats från företagets affärssystem. Nationella data i form av lönestatistik och information om fallföretagets resultat- och balansräkning har

inhämtats från internet.

3.2.3 Intervjuer

I kvalitativa studier är intervjuer och fokusgruppintervjuer två av de vanligaste metoderna för insamling av data (Bryman 2016). Patel och Davidson (2011) belyser vikten av att välja insamlingsteknik efter vad som tros ge bäst underlag för besvarande utav frågeställningarna i förhållande till den tid och medel som står till förfogande. I denna studie utgör därför kvalitativa intervjuer den huvudsakliga

datainsamlingsmetoden då det ansågs ge den mest heltäckande bilden av fallföretagets processer. Då studien antagit ett induktivt angreppssätt passade även kvalitativa

intervjuer bra enligt Patel och Davidson (2011). En kvalitativ intervju har som syfte att generera subjektiv information och kunskap om informantens värld eller uppfattning av en situation genom ett utbyte av dess tankar, känslor och erfarenheter (Patel &

Davidson 2011).

(20)

13

På grund av rådande pandemi var tillgängligheten till företaget begränsad, vilket gjorde att fokus på individuella intervjuer för varje avdelning och process prioriterades. Enligt Olsson & Sörensen (2001) kan samling av en grupp individer involverade i samma situation främja en variation i diskussionerna och ge nya infallsvinklar.

Fokusgruppsintervjuer ansågs därför kunna bidra med värdefull information men blev ej aktuella då fallföretaget föredrog att intervjuerna skulle utföras utan att påverka den anställdas arbete. Dessutom var detta tillvägagångssätt viktigt för att begränsa kontakten mellan individer med hänsyn till pandemin. Detta gjorde att enskilda intervjuer vid respektive arbetsstation var mest lämplig. Olsson och Sörensen (2001) påpekar att intervjuer är en tidskrävande metod, men genererar fyllig och rik information, vilket i denna studie ansågs som viktiga kvaliteter.

Kvalitativa intervjuer karaktäriseras ofta av låg strukturering men kan variera i graden av standardisering (Patel & Davidson 2011). Ostrukturerade intervjuer innebär att frågor formuleras så att maximalt svarsutrymme ges. Det innebär att den intervjuade ges utrymme att svara med egna ord. Frågor som genererar “Ja” och “Nej” svar är exempel på strukturerade intervjuer och är mer passande för kvantitativa studier. Intervjuernas standardisering bestäms av hur strikt frågorna har formulerats och i hur hög grad ordningsföljden är bestämd i förväg. Låg standardisering innebär att mycket ansvar lämnas åt intervjuaren (Ibid.). Intervjuerna i denna studie har varit ostrukturerade med hög standardiseringsgrad. Detta för att generera maximal information om företagets processer och om individernas rutiner i det dagliga arbetet och samtidigt begränsa ansvaret på intervjuaren under själva intervjutillfället.

En intervju kan definieras som en dialog mellan minst två personer (Olsson & Sörensen 2001). Intervjuer kan utföras både genom fysisk närvaro eller per telefon (Patel &

Davidson 2011). Patel och Davidson (2011) påpekar att den personliga relationen påverkar motivationen hos de intervjuade och att det därför är viktigt att skapa ett behagligt klimat. Då det i förväg fanns en etablerad relation mellan studiens författare och fallföretagets deltagare anses detta kriteriet uppfyllt. En fysisk intervju var mer lämpad för att uppfylla företagets krav om att arbetsprocesser ej skulle avbrytas.

Intervjuerna gjordes därmed på respektive anställds arbetsstation och varade mellan 20–

30 minuter per anställd. Vid intervjuerna antecknades svaren i ett elektroniskt dokument, och svaren blev efter intervjuerna bekräftade av den intervjuade för att säkerställa tolkningen av dessa. Totalt intervjuades 12 personer under en tre dagars period. Varje avdelning på företaget finns representerade i intervjuunderlaget för att ge en så rättvis bild av informationsflödet som möjligt. Genom detta tillvägagångsätt kan även olika perspektiv påvisas. Det erhölls svar från tre anställda på administrativa avdelningen, två från säljavdelningen, fem från produktionsavdelningen och två från monteringsteamet. Först gjordes en intervju med vardera utvald arbetare utifrån intervjumallen (se bilaga 1). Efter bearbetning av svaren kunde kompletterande frågor ställas till berörda intervjuobjekt. Frågorna som ställdes var för att förtydliga

motsägande information från de intervjuade angående informationsflödets utformning.

Dessa kompletterande frågor ställdes även de vid den intervjuades arbetsstation.

(21)

14

Olsson och Sörensen (2001) belyser vikten av att överväga hur materialet från intervjuer ska bearbetas och redovisas. Patel och Davidsson (2011) menar att det är fördelaktigt att löpande göra analyser över materialet i kvalitativa undersökningar. Att dokumentera tankar och utföra löpande analyser efter intervjuer kan ge idéer om vidare

tillvägagångsätt samt om något förbisetts (Ibid). Bearbetning av det insamlade materialet i denna studie skedde därför löpande efter varje enskild intervju, när materialet fortfarande var färskt. Detta ansågs viktigt då revidering utav frågor kunde göras inför nästkommande intervju.

3.2.4 Litteraturstudier

En litteraturstudie genomfördes efter det empiriska materialet insamlats genom intervjuer hos fallföretaget. Syftet med litteraturstudien var att inhämta kunskap och information från tidigare forskning samt om framtagna metoder och tekniker relaterade till forskningsämnet. En litteraturstudie är en informationsinsamlingsteknik där en stor mängd information kan hämtas effektivt och bidra till en grundläggande förståelse för det valda forskningsområdet (Andersen 1994). Då studien bygger på ett induktivt angreppsätt formades litteraturstudien efter den data som samlades in under undersökningen hos fallföretaget. Relevant teori valdes ut utifrån kunskapen som genererades gällande fallföretagets processer och flöde. Teori hämtades i form av vetenskapliga artiklar genom sökningar i olika databaser. Sökord som användes var:

capital tied up, lead time, value flow, process improvment, waste in processes, small business. Utöver detta användes tidigare kurslitteratur samt annan relevant litteratur som redan var känd av denna studies författare.

3.3 Studiens arbetsmetodik

Rentzhog (1998) presenterar två strategier för förbättring av processer. Strategin som denna studie valt är processförbättring, vilket innebär att förbättringsarbetet inriktas mot att göra justeringar i den nuvarande processen i syfte av att förbättra dess förmåga.

Denna strategi är vald då strategin medför ett mindre drastiskt och omfattande

förbättringsarbete än vad det skulle innebära att konstruera processen helt från grunden (Ibid.). Detta anses passa väl då studien inriktar sig mot befintliga interna processer hos små och medelstora företag.

Oskarsson, Aronsson och Ekdal (2014) anser att det viktigt att strukturera och planera förändringsarbete och presenterar en modell för detta. Denna studie har valt att

strukturera arbetet med inspiration från denna modell då den särskilt passar för

förändringar kopplade till logistik (Ibid.). Arbetsmetodiken presenteras i figur 4. Varje steg i modellen utgör olika delar i studien och beskrivs mer ingående i kommande avsnitt.

(22)

15

Figur 4 Studiens arbetsmetod baserat på Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014)

3.3.1 Steg 1- Klargöra förutsättningar

Det första steget gjordes i ett förberedande stadie av studien och ligger som grund för studiens problembeskrivning och syfte. För att få en första kontakt med företaget och klargöra nuläget hölls ett första inledande möte med företagets produktionschef.

Övergripande information om företaget samt dess förväntningar på studiens fångades upp. Syftet vidareutvecklades i enlighet med företagets förväntningar.

3.3.2 Steg 2- Beskrivning och analys av nuläget

Det andra steget i arbetsmetodiken var att beskriva nuläget hos det berörda fallföretaget, vilket presenteras i nulägesavsnittet.

En tydlig informationsflödeskarta (figur 5, sida 21) utformades där aktiviteter och lager markerades i enlighet med inkommande intervjusvar. För att tydliggöra vilka steg som de olika avdelningarna ansvarade för samt identifiera överlämningar mellan

avdelningarna skapades ytterligare en informationsflödeskarta (figur 6, sida 22) där den ansvariga avdelningen visas vertikalt tillsammans med de involverade stegen. För att få en överblick över aktiviteternas tidsåtgång skapades en kompletterande tabell 1 (sida 22), i enlighet med informationsflödeskartorna (figur 5 och 6) där ledtiderna för varje aktivitet noterades. Då inte alla aktiviteters olika ledtider fanns tillgängliga i företagets affärssystem blev vissa ledtider uppskattade av personalen vid intervjutillfället. Dessa uppskattningar av ledtid ansågs godtagbara i studien syfte, då Larsson (2008) påpekar att ledtider inte behöver vara exakta. Personalens egna förbättringsförslag och

problembeskrivningar som framkom under intervjuerna sammanställdes i nulägesanalysen och strukturerades efter avdelning.

För att analysera nuläget av informationsflödet kompletterades kartläggningen av informationsflödet även med kapitalbindningsberäkningar enligt Olsson och Erikssons (2019) metod K=NUT, vilket presenteras i tabell 2 (sida 32). Syftet med detta var att skapa en överblick i flödets kostnadsposter och framhäva den ekonomiska variabeln kopplat till informationsflödet. Data för dessa beräkningar hämtades från företagets egna affärssystem och nationell lönestatistik. Vid beräkningarna så har det för enkelhetens skull använts 365 arbetsdagar om året med nio timmar per arbetsdag (3285h/år). Detta eftersom fallföretaget arbetar kl. 08-17 samt har pågående försäljning året om. Alla uppgifter har inhämtats och baseras på april månad och generaliserats över året. Dessutom har beräkningarna baserats på en av fallföretagets produktkategorier, persienner. Det har inte lagts vikt på att identifiera de exakta tids- och

kostnadsparametrarna vid beräkningarna av kapitalbindningen då det ej ansågs vara

(23)

16

avgörande för att demonstrera dess påverkan på företags lönsamhet. Av samma

anledning ansågs generaliseringen av april månads informationsflöde godtagbart. Syftet med kapitalbindningsberäkningarna var inte att påvisa ett exakt resultat utan att

exemplifiera hur stor inverkan bundet kapital har på lönsamheten.

Kapitalbindning (K) beräknas enligt Olsson och Erikssons (2019) formel:

K=N x U x T (kr)

 N= förbrukningen i styck per tidsenhet

 U= utbetalningarnas storlek per styck

U(kr/st) beräknas på två olika vis beroende på om det är lagring eller förädlande/transformerande steg som utförs

Vid lagringssteg: U=värdet in

Vid förädlande/transformerande steg: U=(värdet in + värdet ut)/2 Värdet in = Tidigare stegs värde

Värdet ut= Värdet in + förädlande/transformerande värde

Förädlande/transformerande värde = lönekostnaden för den aktiva tiden som arbetsinsatsen tar.

 T= genomsnittlig genomloppstid för olika funktioner

Övriga logistikrelaterade kostnader som värderats är leveranspålitlighet och leveranssäkerhet då de ansågs vara relevanta nyckeltal för att kunna värdera

informationsflödets prestanda. Intervjusvar och data från företagets affärssystem har använts som underlag till beräkningar av dessa nyckeltal.

3.3.3 Steg 3- Alternativa lösningar och jämförelse mot nuläge

Efter att nuläget beskrivits och analyserats, klassificerades informationsflödets aktiviteter med värdekoder samt potentiella förbättringsåtgärder identifierades.

Klassificeringen med värdekoder presenteras i tabell 3 (sida 43) och utgår från

Dadashnejad och Valmohammadi (2019) samt Sunk et al. (2017) kategorisering: icke- värdeskapande, värdeskapande och stödjande aktiviteter. Syftet med

värdeklassificeringen i tabell 3 är att eventuella slöserier och därmed förbättringsmöjligheter i informationsflödet lättare ska identifieras.

Utifrån klassificeringen i tabell 3 samt från inkomna förbättringsförslag från

fallföretagets respondenter utformades en ny potentiell flödeskarta som kan ses i tabell 4 (sida 45) och figur 7 och 8 (sida 46). Dessa figurer samt tabell representerar

informationsflödet efter att icke-värdeskapande steg har tagits bort i enlighet med respondenternas upplevelser av vad som anses vara slöserier. Alla ledtider är desamma som fallföretaget har angivit på respektive steg då ytterligare mätningar ej har kunnat utföras. Därefter gjordes en kapitalbindningsberäkning på det nya förslagna

informationsflödet för att få kvantitativa data som bekräftade åtgärdernas betydelse. Då studiens syfte är att identifiera informationsflödets ekonomiska påverkan på företag ansågs denna nya kapitalbindningsberäkning betydande för att uppfylla detta.

(24)

17 3.4 Studiens Kvalité

Nedan presenteras studiens kvalité i form av validitet, reliabilitet och generaliserbarhet.

3.4.1 Validitet

Validitet handlar om studiens giltighet, det vill säga hur troliga eller sannolika resultaten som framkommit ur studien är (Bryman 2016). Validitet riktas även mot metodernas relevans, alltså om rätt metod har använts för ändamålet så att rätt sak mäts (Olsson &

Sörensen 2001). För att uppnå detta i en kvalitativ studie krävs det att under hela forskningsprocessen sträva efter god kvalité. Validiteten speglas i huruvida forskaren förmått insamla tillräcklig och fylliga data så att en korrekt beskrivning av den studerades livsvärld uppnås (Patel & Davidson 2011). Bryman (2016) nämner

trovärdighet som ett kriterium för validiteten i en studie. En hög validitet innebär också att reliabiliteten ökar och därför bör forskaren rikta sitt fokus mot att öka validiteten i sin forskning (Merriam 1988).

För att styrka resultatets validitet i denna studie har flera åtgärder vidtagits. Under arbetets gång har studien genomgåtts löpande av handledare på högskolan i Gävle som kommit med synpunkter. Att få resultatet granskat av kollegor är något som enligt Merriam (1988) kan öka validiteten då resultatet blir granskat och kritiserat ur en annan synvinkel.

För att öka trovärdigheten har den data som insamlats genomgåtts av dem som

tillhandahållit informationen i syfte av att verifiera att allt sammanställts korrekt. Denna granskning rekommenderas att utföras löpande under forskningsprocessen (Merriam 1988) vilket även har gjorts under denna studie. Efter sammanställningen av

flödeskartläggningen (figur 5, sida 21) gjordes en genomgång av denna med

informanterna för att bekräfta att informationsflödet genom företaget tolkats korrekt.

För att öka validiteten ytterligare har flera informationskällor använts vid insamlingen av data där detta varit möjligt. Triangulering är ett sätt att säkerställa studiens validitet genom att använda flera metoder eller informationskällor för att bekräfta resultatet (Merriam 1988). Intervjuer utfördes med det tillgängliga antalet vid varje avdelning för att få en mer korrekt och fyllig beskrivning. Vid några av avdelningarna fanns enbart en anställd som ansvarade för ett visst område, vilket har medfört att triangulering inte varit möjligt där. Denna faktor kan därför ha en negativ påverkan på resultatets validitet.

Triangulering hade även planerats att göras i form av observationer och fokusgrupp intervjuer på fallföretaget, men på grund av tidigare nämna skäl med Covid-19- restriktioner så var detta ej möjligt. Detta kan ha påverkat nulägesbeskrivningen och därmed analysen genom att observationer och fokusgrupps intervjuer eventuell skulle ha genererat i andra identifierade brister och förbättringsområden som inte omfattats i studien.

3.4.2 Reliabilitet

Reliabilitet, eller studiens tillförlitlighet, handlar om huruvida en upprepning utav studien vid ett annat tillfälle vill generera samma resultat (Bryman 2016). Då en stor del av studien bygger på det valda fallföretagets situation och kontext anses chansen för att

(25)

18

generera samma resultat om undersökningen upprepades vid ett senare tillfälle som svag. Merriam (1988) anser att för att öka reliabiliteten bör fokus riktas mot att öka studiens validitet och nämner därmed även här triangulering som ett sätt att styrka studiens tillförlitlighet och giltighet.

För att studien ska kunna upprepas och få liknande resultat har studiens tillvägagångsätt beskrivits detaljerat. Därför har arbetsmetodiken för studien redogjorts och

kompletterats med beskrivande figur. Bryman (2016) nämner att den kvalitativa studien kräver en fullständig redogörelse av forskningsprocessen för att reliabiliteten ska vara hög. Merriam (1998) menar att tillvägagångsättet i en kvalitativ studie bör likna en manual så att utomstående kan upprepa eller replikera studien.

För att uppnå hög reliabilitet i denna studie var graden av noggrannhet i beskrivningen av det aktuella informationsflödet kritiskt. Därför återkopplades sammanställningen av intervjusvaren löpande med informanterna för att få en så korrekt tolkning som möjligt.

För att styrka reliabiliteten ytterligare hade fokusgruppintervjuer med fördel kunnat utföras för att verifiera och diskutera den insamlade informationen. Detta hade även med fördel främjat en diskussion om tänkbara lösningar och förbättringsåtgärder. Detta var dock inte möjligt på grund av tidigare nämnda skäl.

Den redan etablerade relationen mellan intervjuobjekten och intervjuaren är något som kan ha påverkat utfallet av intervjuerna och studien. Patel & Davidson (2011) hävdar att den personliga relationen påverkar intervjuobjektens motivation och inställning till deltagandet. Den personliga relationen som fanns mellan intervjuobjekten och intervjuaren i denna studie anses ha påverkat motivationen positivt och intervjuernas vilja till att delta aktivt. Att intervjuaren arbetade på fallföretaget gör samtidigt

situationen komplex och känslig vilket är något som både kan ha hämmat eller gynnat studien.

3.4.3 Generaliserbarhet

Generaliserbarhet avser om resultatet som erhålls från den studerande gruppen kan generaliseras till en större population (Patel & Davidsson 2011). För att kunna

generalisera resultatet anser Olsson och Sörensen (2001) att det är viktigt att studien har hög validitet och reliabilitet. Bryman (2016) benämner detta som överförbarhet, det vill säga om resultatet kan tillämpas i andra kontexter. Detta kan vara problematiskt i kvalitativa studier då studien ofta är baserad på ett specifikt fall vilket gör det svårt att överföra resultatet till andra miljöer (Bryman 2016). Merriam (1988) påstår att

produkten av en kvalitativ fallstudie har tendens att bli lång och alltför detaljerad för att utomstående ska kunna ta till sig studien och använda sig av resultatet. Forskaren tenderar även att förenkla situationen och dess faktorer vilket kan göra att läsare drar felaktiga slutsatser (Ibid.).

Resultatet i en kvalitativ studie kan eventuellt generaliseras till andra snarlika kontexter eller situationer genom förståelsen till ett visst fenomen som studien bidragit med (Patel

& Davdison, 2011). Om man gör en detaljerad redogörelse av tillvägagångsättet så är detta enligt Bryman (2016) ett sätt att stärka generaliserbarheten. En detaljerad

(26)

19

redogörelse för forskningsprocessen samt en tydlig beskrivning av nuläget hos

fallföretaget har därför presenterats. Denna studie bör kunna generaliseras till snarlika kontexter som varit till grund för denna studie.

3.4.4 Arbetets begränsningar

Eftersom de framtagna förbättringarna angående informationsflödet inte har implementerats och därmed dess effekter inte undersökts påverkas pålitligheten gällande deras faktiska resultat. Kostnadsberäkningar över införandet av

förbättringsåtgärderna har likaså inte utförts. Detta är en osäkerhet då Ward (1999) menar att kapitalkostnaden inte får vara större än investeringens avkastning. Dock har studien utgått från Eriksson och Olssons (2019) påstående om att kapitalrationalisering inte bör leda till stora investeringskostnader, och därför anses studiens slutsats som trovärdig.

Studiens kapitalbindningsberäkningar innehåller vissa kritiska faktorer som gör att fallföretagets verklighet inte med säkerhet avspeglas korrekt. Eftersom lönerna som används i beräkningarna är fiktiva överensstämmer dessa inte med säkerhet företagets situation. Andra kostnader kopplat till informationsflödet så som kostnader för IT- utrustning, pappersförbrukning och andra administrativa utlägg har utelämnats i beräkningarna på grund av tidsramen och tillgången av information från fallföretaget.

Det har även inte tagits hänsyn till andra parametrar som uppkommer av ett bristfälligt informationsflöde, exempelvis lagerhållningskostnader m.m. Vidare har april månad använts som mall för den årliga efterfrågan och årskostnader, vilket kan ge en felaktig bild eftersom fallföretaget är säsongbetonat. Eftersom fallföretaget inte hade

dokumenterade ledtider för alla aktiviteter består en del av ledtiderna av uppskattningar av personal. Detta är något som kan påverka avspeglingen av flödet samt

kapitalbindningsberäkningarna. För att uppnå mer exakta svar krävs det att tidsstudier utförs.

3.5 Hållbarhetsperspektiv

Hållbarhetsaspekten har under det tjugoförsta århundradet lyfts upp till ytan och varit det stora ämnet för diskussion, både i samhället och i näringslivet. Med en växande oro över hållbarhet och miljö har fokus riktats mot den mänskliga påverkan (Christopher 2011). Därav har det ansetts viktigt att denna studie genomfördes med ett

hållbarhetsperspektiv och att studien genomgående har granskats via de tre dimensionerna: ekologisk, ekonomisk och social hållbarhet.

Ekologisk hållbarhet innebär att värna om och hushålla med naturresurser så att nästkommande generationer kan få goda livsförutsättningar (Ammenberg & Hjelm 2014). Den ekonomiska dimensionen av hållbarhetsperspektivet innebär att hushålla med resurser och skapa en bred och stabil samhällsekonomi på lång sikt för att främja människors välmående. Social hållbarhet berör människors behov och utveckling samt kultur. Samhället ska vara rättvist, jämlikt och jämställt och människor ska ha rätt till grundläggande behov (Ibid.) Bra och säker arbetsmiljö är även något som ingår i den sociala dimensionen av hållbarhet (Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2014).

(27)

20

Logistik kan beröra dessa tre dimensioner på olika sätt. Enligt Christopher (2011) utgörs det största miljöpåverkan av koldioxidavtrycket som kommer från transporter och tillverkning. Här har logistik en tydlig koppling och kan påverka genom bättre planerade transporter och hushållning med naturresurser (Oskarsson, Aronsson &

Ekdahl 2014). Detta leder inte enbart till positiva effekter gällande miljön utan oftast så samverkar miljöinsatser och företagsekonomi (Ibid.). Singh, Rastogi och Aggarwal (2016) anser att alla aktiviteters i försörjningskedjan bör övervägas gällande deras miljöpåverkan. Att vara miljövänlig är också viktigt för att förbli konkurrensenskraftig i dagens samhälle (Singh, Rastogi & Aggarwal 2016) och därmed kan logistik även bidra till ekonomisk hållbarhet genom ökad lönsamhet.

Logistik kan även bidra till lönsammare företag genom högre kostnadseffektivitet, vilket i sin tur bidrar till samhällsekonomin och därmed den ekonomiska hållbarheten (Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2014). Det är däremot svårare att hitta en tydlig koppling mellan logistik och den sociala hållbarheten. Ett sätt där logistik kan bidra till högre social hållbarhet är att förbättra hantering av material och arbetsergonomi vilket skapar bättre arbetsmiljö (Ibid.). Menckel & Lars Österholm (2000) menar att

välmående personal är viktigt för ett företags framgång. Därav gynnas även företaget själv av att fokusera på social hållbarhet. Även resultaten i Halling, Magnusson,

Lyckström och Wijk (2019) visar tydligt att god hälsa har en stark inverkan på företags framgång.

3.6 Etik i forskning

Vid studier och undersökningar är det viktigt att ta hänsyn till forskningsetiska aspekter och därför har Vetenskapsrådet formulerat fyra etiska huvudkrav: informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitetskravet samt nyttjandekravet (Patel & Davidson 2011).

I korthet innebär informationskravet att deltagarna ska informeras om undersökningens syfte, att deltagandet är frivilligt samt att medverkan kan avbrytas närsomhelst.

Samtyckeskravet innebär att deltagarna själva har rätt att bestämma över sitt bidrag i studien. Dessutom skall ett samtycke inhämtas av forskaren från uppgiftslämnaren. Det tredje kravet, konfidentialitetskravet, berör hanteringen av personuppgifter. Alla

uppgifter ska behandlas konfidentiellt och förvaras otillgängligt för obehöriga. Vidare ska enskilda individer inte kunna identifieras utav utomstående. I denna studie har inga personuppgifter upptagits och alla anteckningar som tagits kring studien har raderats så snart dess syfte uppfyllts. Nyttjandekravet innebär att insamlande uppgifter och

forskningsmaterial enbart får användas för forskning. Materialet får inte lämnas till kommersiellt bruk eller andra icke-vetenskapliga syften (Vetenskapsrådet 2002).

Materialet i denna studie kommer därför inte lämnas vidare efter studien är utförd.

För att uppfylla de fyra etiska huvudkraven informerades fallföretaget om studiens syfte och tillvägagångssätt innan uppstart. Vidare gavs ett missivbrev till de berörda en vecka innan utförandet av intervjuer (Se bilaga nr 2).

(28)

21

4. Beskrivning och beräkningar av nuläget

I detta avsnitt utförs steg 2 enligt studiens arbetsmetodik. Därmed presenteras och analyseras

informationsflödets nuläge hos fallföretaget. Avsnitt 4.1 avser svaren på intervjufrågorna 1-8 och avsnitt 4.2 avser svaren på intervjufrågorna 9-17 enligt bilaga 1.

4.1 Kartläggning av informationsflöde

Vid intervjuer med fallföretagets personal så kan det identifieras fyra olika avdelningar;

administration, säljavdelning, produktionsavdelning och monteringsteam. Inom administrationen arbetar tre personer med respektive ansvarsområde. Dessa

ansvarsområden är mötesbokning med kunder, materialplanering och leveransplanering inklusive fakturering. Säljavdelningen består av tre individer som alla arbetar mot privat- och företagskunder. I produktionen arbetar det totalt 13 personer med att tillverka invändiga samt utvändiga solskydd. Produktionsavdelningen kan delas upp i tre tillverkningsstationer; sömnad markis, markistillverkning samt tillverkning av invändiga solskyddsprodukter. Monteringsteamen består av fem anställda som utför montering ute hos kunder. Under intervjuerna så har en eller flera personer vid varje avdelning beskrivit företagets informationsflöde i sin helhet samt i detaljerad form vid respektive avdelning. Nedan presenteras en sammanställning av alla informanters berättelser av informationsflödet enligt figur 5 samt tabell 1. För att tydliggöra överlämningar av dokument och order mellan avdelningarna har stegen i

informationsflödet indelats efter ansvarig avdelning. Denna indelning benämns som länkar i texten och illustreras i figur 6. Därefter följer en mer detaljerad beskrivning av informationsflödet.

Figur 5: Informationsflödeskarta över fallföretaget

(29)

22

Figur 6: Informationsflödeskarta med identifierade ansvariga avdelningar.

Tabell 1:Förklaring av informationsflödeskarta i figur 5 och 6 med tillhörande ledtider.

Länk Ansvarig

avdelning Steg Beskrivning

Ledtid (h)

1 Mätningsorder skapas 0,23

2 Transport av mätningsorder till säljarfack 0,02

Lagring 3 Säljfack 70,2

4 Transport av mätningsorder från säljfack till kundbesök 0,3

5 Mätningsorder fylls i för hand under kundbesök 0,75

6 Övergång från fysiskt papper till affärssystem *

7

Orderbekräftelse & Produktionsorder skapas i affärssystem baserat

på mätningsorder 0,5

8 Övergång från datorsystem till fysiskt papper *

9

Orderbekräftelse skrivs ut och häftas ihop

med mätningsorder Produktionsorder skrivs ut 0,2

10a Transport av orderbekräftelse till OE-pärm 0,02

10b Transport av produktionsorder till materialplaneringsfack 0,03

Lagring 11a OE-pärm *

Lagring 11b Materialplaneringsfack 27

* = Tidsåtgång under 30 sekunder tas ej med i beräkning 1 Admin

2 Sälj

References

Related documents

Det kan också vara nödvändigt att klargöra att om en konsult skadas i arbetet och arbetet därefter inte kan fullföljas, kan inhyrande företag inte ställa krav på ersättning

Field level first line supervisor from the health department was designated as the health inspec- tor (HI), assistant health inspector (AHI) and family planning inspector (FPI)

I Lpo94 finns inte mål rörande den motoriska utvecklingen i några mål som gäller för alla som arbetar i skolan, de målen finns i kursplanen för idrott och hälsa och berör då

The potential for a legal challenge to MUP, and the alcohol industry ’s clearly articulated intention to pursue such action, was used by industry actors to seek to prevent the

Ett sätt att involvera ölänningen i turismarbetet är att ha öppna möten (sockenmöten) eller webbsidor där de ska kunna lämna synpunkter och så vidare.

For each receptor, the mean probability (P ) of spill from the wreck is multiplied by the potential mean impact (MI) of oiling to derive the average oil spill risk posed by the wreck

Det är viktigt för leverantörerna av dessa tjänster att påvisa fördelarna med att köpa in tjänster på detta sätt och några av de starkaste argumenten för detta är att

Dock var det 4 av 8 lärare som uttryckte att högläsning kunde bidra till att elevernas läslust främjas, vilket även kan stärkas av Lane och Wright (2007, s. Om elever då får