Ekonomihandbok. Utbetalningar/Leverantörsskulder

(1)

Ekonomihandbok

Utbetalningar/Leverantörsskulder

Författare: Ekonomiavdelningen

(2)

Innehåll

1. Allmänt om leverantörsfakturor _____________________________________ 3 2. Leverantörsreskontra _____________________________________________ 4 2.1. Olika skuldkonton ___________________________________________ 4 2.1.1. Leverantörsskulder _______________________________________ 4 2.1.2. Övriga skulder __________________________________________ 4 2.2. Betalningsvillkor _____________________________________________ 4 3. Svenska leverantörsfakturor ________________________________________ 5 3.1. Elektronisk fakturahantering ___________________________________ 5 3.1.1. Roller i elektronisk hantering _______________________________ 6 3.1.1.1. Administratörens arbetsuppgifter: __________________________ 6 3.1.1.2. Distributörens arbetsuppgifter: ____________________________ 7 3.1.1.3. Attestantens arbetsuppgifter: _____________________________ 7 3.1.1.4. Slutattestantens arbetsuppgifter ___________________________ 7 3.2. Kontering __________________________________________________ 7 3.3 Sändning av faktura till betalning ________________________________ 8 4. Utländska leverantörsfakturor ______________________________________ 9 5. Övriga utbetalningar _____________________________________________ 10 5.1 Personliga utlägg ___________________________________________ 10 5.2 Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring ____________________ 10 6. Utbetalningsformer _____________________________________________ 10 6.1 Val av utbetalningsform ______________________________________ 10 6.2 Betalkort _________________________________________________ 11 6.3 Reseräkningar - anställd ______________________________________ 11 7. Kostnadsreduktion ______________________________________________ 12 8. Vidarefakturering _______________________________________________ 13 9. Periodisering av kostnad __________________________________________ 14 Praktisk hantering på webben _____________________________________ 14 10. Användning av konsulter för undervisning eller administrativa uppdrag ______ 16

(3)

1. Allmänt om leverantörsfakturor

För att en leverantörsfaktura skall betalas av Linnéuniversitetet krävs att den är utställd till Linnéuniversitetet, annars är det inte en affärstransaktion mellan Linnéuniversitetet och leverantören. Dock kan man första gången man får en faktura med felaktig fakturaadress, om det ändå går att fastställa att det är Linnéuniversitetet som skall betala, stryka den felaktiga adressen och skriva på sitt namn och datum när ändringen är gjord (detta enligt skatteverkets rekommendationer). Kontakta därefter leverantören för ändring av adressen. Nedan följer uppgifter som måste finnas med på en faktura som skickas till Linnéuniversitetet.

− Korrekt faktura adress:

Linnéuniversitetet Box 451

351 06 Växjö

− Organisationskod (sifferkod på 4 siffror)

− Vår referensperson

− Leverantörens organisationsnummer

− Fakturanummer

− Uppgift om F-skattsedel

− Betalningsvillkor 30 dagar netto från fakturadatum och inga faktureringsavgifter eller motsvarande godkänns.

På alla fakturor skall momsbeloppet vara angivet. Vi har inte rätt att själva räkna ut moms-beloppet och dra av summan även om fakturan anger att moms ingår med t ex 25 %. Begär istället en ny faktura. Om det till fakturan finns underlag, t ex kvitton, där momsbeloppet är angivet kan vi dra av denna moms, även om själva fakturan inte anger momsbeloppet.

För att revisorn lätt skall kunna bedöma fakturans giltighet krävs att fakturaunderlaget är tydligt och informativt. Av fakturan eller via dess hantering i ekonomisystemet skall framgå en tydlig förklaring av följande:

− Ändamål vid resor, övernattningar och inköp som inte uppenbart ingår i Linnéuniversitetets verksamhet. Det räcker inte t ex med ”Vidareutbildning lärare x”

− Placering (av inventarier)

− Datum

− Vid representation skall deltagare anges

Under förutsättning att yrkad ersättning inte är skattepliktig, hanteras även yrkanden från privatpersoner i leverantörsreskontran. Ett exempel på sådan ersättning är ersättning till studenter i samband med praktik och studieresor.

(4)

2. Leverantörsreskontra

2.1. Olika skuldkonton

2.1.1. Leverantörsskulder

I leverantörsreskontran skiljer vi mellan tre olika kategorier av leverantörer. På någon av dessa kategorier bokförs utbetalningar mot faktura som avser köp av vara eller tjänst.

− Svenska inomstatliga leverantörer (baskonto 2561)

Samtliga statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning.

Linnéuniversitetet rapporterar månadsvis in vår redovisning till den så kallade riksredovisningen. Liksom i andra former av koncernredovisning skall fordringar och skulder inom koncernen ej räknas in bland externa fordringar och skulder. Det krävs att de mellanstatliga förehavandena kan specificeras och stämmas av mellan myndigheterna vid bokslut. På grund av detta skiljer vi mellan statliga och icke-statliga leverantörer. För förteckning över statliga myndigheter, se www.esv.se.

− Svenska utomstatliga leverantörer (baskonto 2581)

Övriga företag/organisationer som inte finns i myndighetsregistret tillhör gruppen ” svenska utomstatliga leverantörer”. Observera att det måste vara en faktura som vi betalar ut på. Om t ex en privatperson vill ha en utbetalning se 2.1.2 Övriga skulder.

− Utländska leverantörer (baskonto 2583) Leverantör i utlandet finns under denna kategori.

2.1.2. Övriga skulder

När det gäller utbetalningar som inte avser köp av vara eller tjänst skall ”övriga skulder”

användas. Exempel på sådana utbetalningar är stipendier, reseersättningar till studenter och förskott. De olika skuldkonton som är aktuella vid utbetalningar är:

− Övriga svenska inomstatliga leverantörer (baskonto 2569)

Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till svensk inomstatlig mottagare där inte en regelrätt faktura utgör underlaget. T ex skatt och sjukförsäkringsavgifter.

− Övriga svenska skulder, utomstatliga (baskonto 2599)

Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till svensk icke-statlig mottagare.

− Övriga utländska skulder, utomstatliga (baskonto 25991)

Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till utländsk mottagare.

2.2. Betalningsvillkor

Enligt praxis gäller 30 dagar som betalningsvillkor och inga fakturaavgifter godkänns.

Leverantörer, som tillämpar kortare betalningsfrist än 30 dagar eller debiterar

fakturaavgift skall kontaktas och informeras om Linnéuniversitetet praxis. Undantag är leverantörer med avtal (t ex hyresfakturor). Har vi en gång betalat på kortare tid än 30 dagar eller betalt fakturaavgift anses vi ha en ”tyst överenskommelse” med leverantören och det kan vara svårt att ändra betalningsvillkoren.

(5)

3. Svenska leverantörsfakturor

Hanteringen av svenska leverantörsfakturor sker i ekonomisystemet Agressos modul för elektronisk fakturahantering (EFH). Denna är integrerad med de övriga Agresso modulerna i Agresso Business World. Elektronisk fakturahantering innebär att man arbetar med elektroniska dokument, där distribution, kontering och attestering sker på webben.

Om fakturan avser anläggning/inventarier se även kapitel Anläggningar

https://medarbetare.lnu.se/polopoly_fs/1.103796!Ekonomihandbok%20Anl%C3%A4ggningshantering%202014.pdf.

3.1. Elektronisk fakturahantering

Skanning och tolkning sker av OpusCapita i Frösön, upplägg av nya leverantörer, ankomstregistrering och definitiv bokföring sker centralt på Linnéuniversitetet medan kontering och attestering utförs av berörda personer via Agressos web-portal.

Den elektroniska fakturahanteringen innehåller följande moment:

− Skanning och tolkning

Leverantörsfakturan skannas och tolkas av OpusCapita i Frösön. Efter att OpusCapita tolkat fakturan skickas en fil till Linnéuniversitetet.

− Inläsning

I detta moment tilldelas fakturan ett verifikationsnummer som följer fakturan i hela kedjan till definitiv bokföring. Har OpusCapita tolkat fakturans uppgifter sker ankomstregistrering automatiskt. Fakturan skickas då direkt ut på web till distributör.

− Ankomstregistrering

Har OpusCapita inte lyckats tolka uppgifterna på fakturan eller leverantören är ny måste fakturan hanteras manuellt i ankomstregistreringen. Därefter går fakturan ut i flödet till distributör.

I de fall när distributör returnerar felaktiga fakturor hanteras dessa i ankomstregistrering.

− Distribution

Efter ankomstregistrering skickas den elektroniska fakturan via Agressos web- portal till distributören på berörd institution/enhet enligt fördefinierade regler.

Ett meddelande via e-post skickas till personer som har fakturor att hantera.

Dessa personer får också en påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom en viss tid. Distributören konterar fakturan i det fall uppgifterna är kända i annat fall skickas fakturan till attestant för kontering.

− Attest

Attest sker i Agressos web-portal och är ett godkännande av att varor och tjänster har kommit och att de uppfyller överenskomna villkor med leverantören. Alla kan vara attestanter. Liksom distributören får attestanten meddelande via e-post om att en faktura finns att hantera. De får också påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom viss tid. I dessa steg finns också möjlighet att ändra kontering om den skulle saknas eller vara felaktig.

Det finns även möjlighet att lägga upp fasta attestanter, vilket innebär att samtliga fakturor inom vald org kommer att passera denna attestant före slutattest.

− Slutattestering

Slutattestering sker även det i Agressos web-portal enligt fördefinierade regler.

Även slutattestanterna får meddelande via e-post om att en faktura finns att

(6)

hantera. De får också påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom viss tid.

I dessa steg finns också möjlighet att ändra kontering om den skulle saknas eller vara felaktig.

− Kontroll

Här kontrolleras att redovisningsregler följs på ett korrekt sätt.

Kontroller görs på fakturor som avser:

• Representation, resor, kurser och konferenser

• Utlandsfakturor

• Fakturor med värdet ”Byt” i konteringsfält

• Vissa leverantörer

• Anläggningar

− Definitivbokföring

Efter kontering, attestering och slutattestering sker definitivbokföring av fakturan som därefter är färdig för utbetalning. Detta utförs centralt på ekonomiavdelningen.

Kontroller skall utföras då fakturan passerar de olika momenten i attestkedjan:

− Formella kontroller – görs vid ankomstregistreringen

− Interna kontroller – görs vid distribution

− Ekonomiska kontroller – görs vid attestering

− Redovisnings kontroller – görs av administratör vid kontrollsteg 3.1.1. Roller i elektronisk hantering

Det finns fyra roller som användare kan tilldelas. Inom ramen för dessa roller finns ett antal arbetsuppgifter som ska utföras av en eller flera personer.

Rollerna är:

− administratör

− distributör

− attestant

− slutattestant

3.1.1.1. Administratörens arbetsuppgifter:

− inläsning av ankomna fakturor, elektroniska och skannade från skanningscentralen

− registrera ny leverantör

− ankomstregistrera

− övergripande övervaka fakturaflödet

− kontrollera att redovisningsregler följs på ett korrekt sätt

− definitivbokföra fakturor

− utbetalningar till plusgirot

(7)

3.1.1.2. Distributörens arbetsuppgifter:

− kontering av fakturor

− kontrollera att rätt uppgifter är tolkade

− avvisa felaktiga fakturarader tillbaka till ankomstregistrering

− kommentera syfte med resan, inköpet mm i de fall när syftet är känt

− kontrollera att LNU följer:

- skatteregler (ex. att leverantören har F-skatt)

- avtal (ex. att ingångna ramavtal följs vid inköp av varor och tjänster) - riktlinjer/policys (ex. att rese- och representationspolicy följs) - komplettera med bilagor och andra underlag (inkommer underlaget

senare skannar distributören underlaget och skickar därefter pappersunderlaget till ekonomiavdelningen med notering om vilket verifikationsnummer som underlaget tillhör

− Distribuera fakturorna vidare till attestant

− Övervaka fakturaflödet på institution/enhet och se till att betalningar sker i rätt tid. Mallar finns upplagda i Agresso under leverantörsresk./fråga/fråga

arbetsflöde. Mallarna heter aktiva levfak. per org och förfallna fakturor.

3.1.1.3. Attestantens arbetsuppgifter:

− kontrollera att fakturan är rätt dvs att vara eller tjänst är levererad och att antal och pris är riktigt. Se över att kontering är gjort på rätt kostnadsställe och ändra i de fall det behövs.

− avvisa felaktiga faktura rader. Den kommer då automatiskt att återsändas till distributören.

− kommentera syftet och ändamålet med resan, inköpet m m 3.1.1.4. Slutattestantens arbetsuppgifter

Slutattesten är den sista attest som görs på en faktura. När slutattesten är utförd är fakturan klar för definitiv bokföring. Slutattesten är också en förutsättning för att fakturan skall vara tillgänglig för definitiv bokföring. I vissa fall när fakturan är en egen kostnad eller beloppet är över en viss beloppsgräns görs flera slutattester. Se vidare attest och utanordningsinstruktioner.

https://medarbetare.lnu.se/polopoly_fs/1.106870!/Slutattestinstruktion_fr%C3%A5n20130422.pdf

3.2. Kontering

Kontering ska ske enligt aktuell kod plan. Följande ska beaktas vid kontering av fakturan:

− Gör en rimlighetsbedömning av kontering av anläggningstillgångar (10*, 11*, 12*) samt korttidsinventarier, 561*.

− Det finns två konton för representation - avdragsgill och icke avdragsgill. Det avdragsgilla beloppet är 90 kr + moms per person.

− Om fakturan avser en kostnad för slutattestanten ska distributören fylla i EGEN i fältet Anv. Fakturan går då vidare för ytterligare en slutattest och på så vis undviks att slutattestanter godkänner egna inköp.

(8)

− Periodisering vid del- och årsbokslut: Vid varje bokslut skall periodiseringar av kostnader göras. Det är leveranstidpunkten som styr vilken period som kostnaden skall tillhöra. Beloppsgränser finns och är olika för årsbokslut och delårsbokslut, för aktuellt belopp se respektive tidplan som görs inför varje bokslut. Periodisering kan göras i samband med kontering av fakturan. Se vidare kapitel 9 Periodisering av kostnader.

Linnéuniversitetets medel får inte användas för betalning av parkeringsböter.

Parkeringsböter är en privat förseelse även om böterna har uppkommit i samband med tjänsteärende.

Kreditfakturor från leverantörer skall alltid registreras för sig. Detta för att underlätta sökning av fakturor i systemet. Även om en kredit- och en debetfaktura exakt motsvarar varandra skall de matas in, eftersom de har ett informationsvärde.

Kreditfakturor skall alltid registreras med dagens datum som förfallodag. När vi får kreditfaktura från leverantörer med få leveranser till bör denna bokföras samtidigt som ursprungsfakturan och med samma förfallodag för att undvika att kreditfakturan inte har någon faktura att avräknas mot och därmed blir liggande oreglerad.

3.3 Sändning av faktura till betalning

Linnéuniversitetet skickar filer via girovision till Plusgirot för betalning av

leverantörsfakturor tre gånger/vecka, vanligtvis måndagar, onsdagar och fredagar. För att utbetalningen säkert skall komma med i sändningen måste den vara

slutattesterad kl. 13.00 måndagar och onsdagar och senast kl. 10.00 på fredagar.

(9)

4. Utländska leverantörsfakturor

För att leverantörsfakturan ska räknas som utländsk ska företaget inte ha svenskt organisationsnummer. Det förekommer dock att dessa har ett svenskt plusgiro eller bankgiro. Men har leverantören sitt säte utanför Sverige så räknas den som utländsk.

För betalningar inom Europa krävs IBAN nr och SWIFT kod.

Utanför Europa krävs Bank kontonummer och SWIFT kod

För betalningar till Australien, Indien, Kanada, Sydafrika och USA krävs förutom SWIFT även bankkoder, banknamn och bankadress.

Australien: 6 siffror (BSB nr) Indien: 11 tecken (IFSC Code) Kanada: 9 siffror (Transit Nr) Sydafrika: 6 siffror (Sorting Code) USA: 9 siffror (Fedwire routing nr/ABA)

Det finns vissa små banker i USA som inte har någon SWIFT kod. Vi skickar då betalningen via Nordeas korrespondensbank som är Bank of America.

Vid granskning av utländska fakturor ska följande kontrolleras:

− att fakturan är utställd till Linnéuniversitetet

− att det är en originalfaktura

− att fakturan specificerar vad som köpts in eller att följesedel bifogas

− att fakturabeloppet är rätt beräknat

− att utländsk moms inte är debiterat felaktigt. Se kapitel momshandledning:

https://medarbetare.lnu.se/polopoly_fs/1.103848!MOMSREDOVISNING%20handbok.pdf

(kontakta ek avd om osäkerhet finns)

− att faktureringsavgift inte har debiterats

− att fakturan är utställd i överenskommen valuta

− att VAT-nummer finns på fakturor från EU-länder

− att tullavgifter inte tas upp på fakturor från EU-länder (endast fakturor från 3:e land kan innehålla tullavgifter och sakna VAT-nummer)

(10)

5. Övriga utbetalningar

5.1 Personliga utlägg

Ersättning för personliga utlägg inom tjänsten betalas ut via lönesystemet i samband med lön. Om särskilda skäl finns kan dessa även göras i Agresso. En Agresso betalning måste godkännas av personalavdelningen.

5.2 Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring

Ekonomiavdelningen kan lägga in utbetalningar manuellt i Agresso. Dessa kan skickas via internposten eller till faktura@lnu.se Uppmärksamma att det endast är brådskande betalningar som ska läggas in manuellt. Övriga fakturor skall skickas till

skanningscentralen i Frösön (Linnéuniversitetet, FE 347, 838 73 Frösön).

Originalen för de fakturor som skickats till faktura@lnu.se skickas sedan till ekonomiavdelningen märkta med verifikationsnummer.

6. Utbetalningsformer

Linnéuniversitetets betalningar går via plusgirot. Statliga myndigheter har separata plusgirokonton för inbetalningar respektive utbetalningar. Detta beror på att koncernen staten skall ha bruttoredovisning av likvidflöden. Vi kan betala till plusgiro,

personkonto, bankgiro och bankkonto.

6.1 Val av utbetalningsform

Vid val av utbetalningsform skall följande ordning tillämpas:

− Girering till mottagare med bankgiro (gratis)

− Girering till mottagare med plusgirokonto (gratis)

− Utlandsbetalning SWIFT/BIC (7,50kr)

− Utlandsbetalning Check (50 kr)

− Utlandsbetalning via bankkontor (90 kr)

− Insättning på bankkonto (gratis)

− Insättning på personkonto(gratis)

− Utbetalning via utbetalningskort (12,40 kr). Om en betalningsmottagare saknar andra betalningsvägar kan plusgirot skriva ut ett utbetalningskort till

postadressen. Detta utbetalningssätt är både dyrt och osäkert (utbetalningskort kan försvinna på vägen). Postens avgift för inlösen av utbetalningskort är för närvarande 20 kr.

− Plusgiroanvisning. För brådskande förskottsutbetalningar som inte har kunnat förutses, kan ekonomiavdelningen mot en avgift på 200 kr ordna en

plusgiroanvisning. Denna löses ut av mottagaren själv hos postens kassaservice eller Nordea. För framställan av denna krävs att institutionen upprättar

underlag för utbetalningen med underskrift enligt gällande slutattestordning.

(11)

6.2 Betalkort

Linnéuniversitetets personal skall i första hand använda Eurocard (SEB Kort AB master card) enligt det statliga ramavtalet.

Förifyllda Ansökningsblanketter med vårt avtalsnummer mm till nedan nämnda korttyper finns på vår hemsida

https://medarbetare.lnu.se/stod-och-service/ekonomi/dokumentarkivet Följande korttyper gällande Eurocard Corporate finns:

Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering

Används mestadels av chefer eller andra ansvariga. Kvitto skall redovisas mot faktura.

Ansökan skall undertecknas av behörig firmatecknare och skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten.

Detta kort skall vid anställningens upphörande, klippas mitt itu och sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar.

Personligt betalningsansvar

Kan beställas av alla anställda. Fakturan kommer hem till bostadsadressen. Ansökan skall undertecknas av närmaste chef, som vidimerar att personen är anställd vid myndigheten. Ansökan skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten.

Detta kort skall vid anställningens upphörande klippas mitt itu och kastas. Meddelande härom skall sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar.

Limit (inköpskort) Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering Kan beställas av den personal, som ofta inhandlar många små utgifter, dels för att undvika fakturor och dels för att slippa ha medlemskort på respektive inhandlingsställe, vilket ofta krävs för att få handla mot faktura. Möjlighet till valfri köpgräns. Kvitto skall redovisas mot faktura. Ansökan skall undertecknas av närmaste chef och skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten.

Detta kort skall vid anställningens upphörande, klippas mitt itu och sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar.

I vissa fall kan behov finnas för att i stället använda betalkort från American Express, vilket också är möjligt enligt det statliga ramavtalet.

Kontakta Birgitta Johansson, 0480-44 60 29 eller maila birgitta.johansson@lnu.se för erhållande av ansökningsblankett.

6.3 Reseräkningar - anställd

Reseräkningar betalas ut via lönesystemet.

(12)

7. Kostnadsreduktion

Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kostnadsreducering bör undvikas eftersom det strider mot

huvudregeln och kan orsaka problem t ex. kopplat till momsredovisningen, motpartsavstämning etc.

Kostnadsreduktion bör bara komma ifråga för utgifter som av praktiska skäl hanteras i anslutning till den egna verksamheten, men som inte kan anses tillhöra denna. Om en intäkt är att betrakta som ersättning för utlägg som myndigheten tidigare under året gjort för annans räkning, bokförs ersättningen som en kostnadsreduktion och inte som en intäkt.

Exempel på när kostnadsreducering kan bli aktuellt är:

- Återbetalning av betald faktura eller kreditfaktura

- Vid ”rena” utlägg t ex. faktura för mobiltelefonräkning är bokförd som kostnad i sin helhet, men där den anställde ska ersätta universitetet för privata samtal. Universitetet har av ”praktiska” skäl bokfört kostnaden i sin helhet och reducerar därför dessa för den anställdes del. Motsvarande tillämpning för alla andra typer av utlägg för den anställdes räkning Observera att ingående moms för den privata kostnaden inte får bokföras som ingående moms. Detta innebär att man måste korrigera ingående momskonto för den

”felaktigt” avdragna ingående momsen.

Kostnadsreduceringar krediteras alltid det kostnadskonto i resultaträkningen vilket ursprungligen belastades om inte kostnaden skall vidarefaktureras, se avsnitt 8, då det i stället bokförs på ett intäktskonto för vidarefakturerade kostnader.

(13)

8. Vidarefakturering

Under vissa förutsättningar kan det bli aktuellt att bokföra intäkter på intäktskonto för vidarefakturerade kostnader (kontoklass 346*). Generellt gäller att kostnader som inte

”förädlas” på något sätt, där det rör sig om kostnader/utlägg som ska fördelas mellan myndigheter/företag och Universitetet, där Linnéuniversitetet är betalningsansvariga för fakturan men motparten likväl hade kunnat stå som betalningsansvarig, bokförs på konto för vidarefakturerade kostnader.

Det kan exempelvis vara kostnader för resa där Linnéuniversitetet är betalningsansvarig gentemot reseföretaget, där kostnaderna samtidigt avser deltagare från annan

myndighet/företag och därför skall vidarefaktureras. Detta innebär att

Linnéuniversitetet bokför hela fakturabeloppet med kostnaden på kostnadskonto och avdrag för ingående moms. Balanskonto ska inte användas för bokföringen. Fakturering sker med uppdelning på intäktskonto och utgående moms utifrån vad det är för typ av vara eller tjänst.

Följande intäktskonton används för vidarefakturering av varor och tjänster:

Konto Benämning

3461 Fakturerade kostnader, momsfritt

3462 Fakturerade kostnader, momspliktigt 25%

3465 Fakturerade tjänster, köparen momspliktig i annat EU-land 3466 Fakturerade tjänster, köparen momspliktig i annat land (ej EU)

(14)

9. Periodisering av kostnad

Vid varje bokslut görs periodiseringar av kostnader. Beloppsgränser finns och är olika för årsbokslut och delårsbokslut, för aktuellt belopp se respektive tidplan som görs inför varje bokslut. Periodisering kan göras i samband med kontering av fakturan.

Exempel på kostnader som vanligen ska periodiseras är:

− Lokalhyror

− Hyres- och serviceavtal, t ex med Rank Xerox och Securitas

− Växelns telefonabonnemang (övriga telefonabonnemang är i regel för små)

− Prenumerationer

Det är idag möjligt att periodisera kostnader under följande baskonton enligt nedan.

Om ni har behov av andra konton kontakta ekonomiavdelningen.

Konto Beskrivning

5011 Lokalhyror enl hyreskontrakt

5012 Lokalhyror, tillfälliga förhyrningar

5051 El 5052 Vatten 5054 Fjärrvärme 5071 Städning 5072 Sophämtning 5091 Bevakning

5622 Tidningar,tidskrifter 5721 Datakonsulttjänster 5722 Databaskostnader 5723 Programlicenser

5724 Service- och underhållsavtal datorer,

kringutrustning

5733 Medlemsavgifter (ej personal)

5751 Telefonväxel 5754 Bredband-Datakommunikation

Praktisk hantering på webben

För att komma åt funktionen för periodiseringar klickar ni upp rutan periodisering via nycklar:

(15)

Här finns sedan två rullgardinslister med val möjligheter som skall väljas för att periodisera fakturan.

Den första är fördelningen som anger över hur många månader fakturan skall periodiseras.

Möjliga val enligt nedan:

Nästa steg är att ange start månad dvs i vilken period man vill att första delen av kostnaden skall bokföras.

I samband med definitiv bokföringen kommer fakturor som har dessa uppgifter ifyllda att periodiseras och periodiseringsverifikationer med verifikations typ RJ att skapas.

Konteringsexempel:

Vi betalar en hyra på 500 000 kr i förskott avseende kvartal 2

Steg 1 (kontering av leverantörsfakturan i kvartal 1) Skuld raden 2581 är inte synlig på Webben.

Konto Belopp/D Belopp/K

2581 Lev.skuld sv, utmost 500 000

5011 Lokalhyra 500 000

Periodisering

1619 Förutbet kostnader 500 000

5019 Periodisering hyror 500 000

Anledningen till de båda konteringarna på 5011 i samband med periodiseringen är för att i systemet få till en riktig bokföring via periodiseringskonton då systemet normalt sett gör periodiseringen på det valda baskontot. Detsamma gäller för återföringen.

Återföring av periodisering i kommande period/perioder

1619 Förutbet kostnader 500 000

5019 Periodisering hyror 500 000

(16)

10. Användning av konsulter för undervisning eller administrativa uppdrag

Nyttjandet av konsulter för olika typer av arbetsinsatser är vanligt förekommande inom universitetet. Det finns därför anledning att peka på några saker som man bör tänka på när en konsult ska anlitas.

− Vi är skyldiga att kontrollera att konsulten eller det anlitade företaget har F- skattebevis. Företaget kan vara en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag. Finns inte F-skattebevis skall betalningen ske som ett arvode via personalavdelningen. Vid frågor som rör detta kontakta personalavd.

− Om en konsult ska anlitas för ett mer omfattande uppdrag ska anbud infordras.

I kommentarerna till lagen om offentlig upphandling anges två basbelopp som en gräns över vilken man bör använda sig av ett anbudsförfarande.

− Om en konsult anlitas för undervisning så kan konsultuppdraget aldrig omfatta examination. Detta beror på att det måste utses en lärare (en fysisk person) med viss kompetens som examinator. Eller uttryckt i andra termer- ett företag kan aldrig bli ansvarig för en examination. Detta gäller naturligtvis inte om man köper en kurs eller ett kursmoment från en annan högskola.

− En person som är anställd på Linnéuniversitetet kan aldrig anlitas som konsult.

Man kan inte både vara anställd och konsult hos samma arbetsgivare. Detta gäller även om konsultinsatsen avser uppgifter som normalt inte ingår i tjänsten. Om en sådan utbetalning görs kan vi bli skyldiga att, utöver

konsultarvodet, betala ut sociala avgifter och källskatt. Skattemyndigheten anser i dessa fall att personen är anställd och har fått utbetalningen i denna roll. Det kan i detta sammanhang påpekas att om en institution vill anlita en lärare på en annan institution så måste detta genomföras som ett uppdrag i tjänsten. Det går inte att betala ut ett timlärarförordnande direkt via personalavdelningen.

− Gästföreläsare som har undervisat på kurs som ingår i vårt grundutbildningsuppdrag skall inte debitera oss moms.