Revisionsrapport: Riksrevisionen om Linköpings universitets årsredovisning 2012

2013-06-10 BESLUT Dnr LiU-2012-01353 1(2)

Universitetsstyrelsen

Regeringen

Utbildningsdepartementet

Revisionsrapport: Riksrevisionen om Linköpings universitets årsredovisning 2012

Riksrevisionen har i revisionsrapport, daterad den 29 april 2013, pekat på vad revisionen bedömt utgöra brister i redovisning och hantering av universitetets tillgångar. Bland annat pekar riksrevisionen på att universitetet inte årligen inventerar alla anläggningstillgångar och det saknas förordnade inventeringsförrättare. Riksrevisionen rekommenderar Linköpings univer- sitet att förbättra den interna styrningen och kontrollen i hanteringen och redovisningen av universitets tillgångar.

Kvalitetssäkring

Universitet har fastställda anvisningar med utgångspunkt i externa och interna principer och riktlinjer för anläggningstillgångar. Anvisningarna kommer att revideras och förtydligas i alla de delar som gäller inventering och kvalitetssäkring av anläggningsredovisning, klassificering av anlägg- ningar och kontroller/avstämningar för att säkerställa att universitetets hantering av anläggningarna är korrekt. Extra insatser för att kommunicera dessa anvisningar kommer att genomföras. Redovisningen av anläggningar och förbrukningsinventarier kommer i större utsträckning granskas och dokumenteras centralt för att säkerställa kvaliteten på redovisningen och efterlevnaden av regler och riktlinjer. Den centrala ekonomiavdelningen kommer även att göra stickprovskontroller av redovisning och hantering av anläggningar hos enheterna, samt säkerställa att samtliga anlägg- ningstillgångar årligen inventeras. Resultatet kommer att dokumenteras och delges enheterna både skriftligt och muntligt. En särskilt prioriterad kontrolluppgift blir de problem som finns kopplade till redovisningen av separata enheter med ett naturligt samband.

Inventeringsförrättare

Inventeringsförrättare har funnits men har inte varit formellt förordnade enligt 22 § i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Invente- ringsförrättare kommer att utses på varje enhet och beslutet på förordnad förrättare ska skickas in till den centrala ekonomiavdelningen 1 gång per år samt vid förändring av förrättare.

Dokumentation

Inventeringsprotokoll har upprättas men har ibland inte fullt ut följt de

interna riktlinjerna inom LiU. Riktlinjerna för dokumentation av

2(2)

anläggningsinventeringen kommer att revideras. Inventeringsprotokollet ska redovisa hela den process och hantering av anläggningar som skett under året, gällande både befintliga, stöldbegärliga, utrangerade (både fastställda och planerade) och stulna anläggningar. Protokollet ska undertecknas av inventeringsförrättare, som därmed styrker att inventering har utförts enligt gällande regler. Det fullständiga inventeringsprotokollet ska skickas in till den centrala ekonomiavdelningen.

Information

Revisionsrapporten har tydliggjort problematiken med att i en stor organisation nå ut med information till samtliga berörda och därför kommer ansträngningar att göras för att informationen ska bli tydligare och mer lättillgänglig och nå ut till alla användare. Interna kurser är obligatoriska för nya användare i redovisningssystemet och där ingår genomgång av hela anläggningsprocessen, vilka regler och riktlinjer som ska följas, hur klassificering och redovisning ska ske samt hur inventering och avstämningar ska göras. Särskilt fokus och informationsarbete kommer att läggas på frågor som rör inventeringsrutinen.

Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Jenny Andersson, Carin Franzén, Magnus Hall, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Oskar Lyding, Helena Persson, Niclas Söör, Kerstin Wigzell, Anders Ynnerman och Karin Öllinger. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, suppleanten Daniel B. Wilhelms, personalföreträdarna Janerik Lundquist och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung och Maria Hoffstedt, tillträdande studeranderepresentanterna Sebastian Becker, Tobias Karlsson och Albin Mannerfelt, chefsjuristen Göran Hessling, revisionschefen Margareta Fallsvik, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, universitetsdirektören Kent Waltersson samt ekonomidirektör Agneta Frode Blomberg, den sistnämnda föredragande.

Anna Ekström

Agneta Frode Blomberg

Kopia till

Riksrevisionen

~..:.

REVISIONSRAPPORT (ÅRSREDOVISNING)

LINKOPINGS UNTVERSITET

Ink.d.

2013 -04- 2 9

DnrLil.J 2 O l 2 -O ¹

3

DNR: 32-2012-0681

LINKÖPING$ U NIVERSITET

S81 83 LINKÖPING

BESLUT: 2013-04-29

Linköpings universitet- årsredovisning 2012

Riksrevisionen har granskat Linköpings universitets årsredovisning 20 12, daterad 20 13-02-18.

Syfte har varit att bedöma om årsredovisningen är rättvisande.

Riksrevisionen vill efter granskningen av årsredovisningen och avlämnandet av revisionsberättelse fästa styrelsens uppmärksamhet på nedanstående.

Riksrevisionen önskar information senast 20 13-06-1 7 med anledning av våra iakttagelser i denna rapport.

Sammanfattning

Riksrevisionen har vid granskningen av Linköpings universitets årsredovisning sammanfattningsvis gjort följande iakttagelse:

Linköpings universitet har brister i redovisning och hantering av universitetets tillgångar, bl. a.

inventerar universitetet inte årligen alla anläggningstillgångar och det saknas föro rdnade inventerings förrättare.

Riksrevisionen rekommenderar Linköpings universitet att förbättra den interna styrningen och kontrollen i hanteringen och redovisningen av universitetets tillgångar.

Brister i hantering och redovisning av tillgångar

. -Linköpings universitet redovisar i årsredovisningen för 20 12 materiella anläggningstillgångar i balansräkningen till ett sammanlagt värde av 4 18,7 miljoner kronor. Av redovisningsprinciperna till balansräkningen i årsredovisningen framgår bl.a. att "En tillgång med en livslängd på tre år eller längre redovisas som en anläggningstillgång om anskaffningsvärdet överstiger 20 tkr."

A v 22 § forordning (2000:606) om myndigheters bokföring, framgår det att den bokförings- skyldige ansvarar for att organisation och rutiner utformas så att en tillfo rlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas. Enligt föreskrifterna till förordningens 22 § ska vaije myndighet upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret bör innehålla uppgifter som gör det möj ligt att identifiera varje enskild tillgång samt värdet på

densamma. Inventarier och tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga eller för vilka registrering av andra skäl bedöms vara erforderlig, ska registreras även om anskaffuingsvärdet understiger värdet för en anläggningstillgång. T illgångarna ska även inventeras och e n inventeringsforrättare

RIKSREVISIONEN

NYBROGATAN SS

114 90 STOCKHOLM

o8-S171 40 00

l

$5

RIKSREVISIONEN

REVIS IONSRAPPORT (ARSREDOVISN ING) 2

DNR: 32-201 2-0681

LINKÖPING$ UNIVERSITET

S81 83 LINKÖPING

BESLUT: 2013-04-29

ska vara förordnad av myndigheten. Inventeringsförrättaren får inte själv vara direkt ansvarig över tillgångarna i fråga. Vidare ska inventeringsprotokoll upprättas som ska skrivas under av

inventerings förrättaren.

Linköpings universitet har upprättat interna riktlinjer för redovisning och värdering av anläggningstillgångarna. Av riktlinjerna framgår bl.a. vilka tillgångar som ska redovisas som anläggningstillgångar respektive förbrukningsinventarier. Vidare framgår av riktlinjerna att en årlig inventering ska utföras och hur inventeringen ska dokumenteras. Interna riktlinjer för register avseende stöldbegärliga inventarier (förbrukningsinventarier) finns också upprättade.

Vid Riksrevisionens granskning har det framkommit att Linköpings universitet saknar formella beslut för förordnade inventeringsförrättare på respektive bokslutsenhet Vid en stickprovsmässig granskning av sex av myndighetens 24 bokslutsenheter, framkom det att två bokslutsenheter inte har genomfört någon årlig inventering av alla sina anläggningstillgångar. A v de fyra

bokslutsenheter som utfört en inventering, använder tre stycken inte de rapporter som ska utgöra inventeringsprotokoll enligt de interna riktlinjerna. Av inventeringsprotokollen från dessa fyra bokslutsenheter går det inte att utläsa om alla tillgångar har inventerats, vilka korrigeringar som gjorts efter inventering samt vilka efterforskningar som har gjorts och om stöldanmälan har upprättats för de tillgångar som saknas. Vid granskningen har det noterats att en ansvarig har signerat checklistan som skickats till universitetsförvaltningen att inventering har utförts på bokslutsenheten trots att inte alla anläggningstillgångar har inventerats.

Vid granskning av anläggningsregistret har Riksrevisionen noterat många äldre tillgångar som troligen borde vara utrangerade. Brister har även noterats i de register som ska finnas för de inventarier (förbrukningsinventarier) som bedöms vara stöldbegärliga. Riksrevisionen har inte kunnat ta del av dokumenterade rutinbeskrivningar av de bokslutsenheter som granskats. De r~gister som finns bedöms vara ofullständiga.

I granskningen har det noterats att det finns oklarheter kring redovisning av tillgångar bestående av separata enheter med naturligt samband. A v 5 kap. l § förordning (2000: 65) om årsredovisning och budgetunderlag, framgår vad som är en anläggningstillgång och i Ekonomistyrningsverkets allmänna råd till samma paragrafbeskrivs tillgångar bestående av flera separata enheter.

Linköpings universitet redovisar flera gånger om året kostnader för skyltar på universitetsområdet som anläggningstillgångar, men det finns inte några utrangeringsrutiner för dessa vilket gör att anskaffningsvärdet i årsredovisningen blir fe laktigt. Riksrevisionen har även noterat att

"källsorteringsmöbler" som består av sopkorgar, upphängningar och liknande, på liknande sätt redovisats som anläggningstillgångar. Exempel finns även på datorer som tillsammans har

redovisats som en anläggningstillgång. I samband med att sådana anläggningstillgångar registreras

RIKSREVI SIO N EN

NYBROGATAN SS 114 90 STOCKHOLM

o8-S171 40 00

l

~

REVISIONSRAPPORT (ÅRSREDOVISN ING) 3

DNR: 32-20 12-0681

LINKÖPING$ UNIVERSITET 581 83 LINKÖPING

BESLUT: 2013-04-29

\

i anläggningsregistret är det viktigt att det finns rutiner för märkning m.m. för att behålla tillgångarna som en enhet och samtidigt kunna särskilja dem vid framtida inventeringar.

Enligt Riksrevisionens bedömning är skyltar, källsorteringsmöbler och datorer exempel på tillgångar som kan kostnadsföras löpande om de inte enskilt har ett värde som en anläggningstillgång.

Rekommendation

Riksrevisionen rekommenderar Linköpings universitet att förbättra den interna styrningen och kontrollen i hantering och redovisning av universitetets tillgångar, inklusive konstföremål.

Linköpings universitet bör se över och uppdatera de interna riktlinjerna avseende hantering och redovisning av såväl anläggningstillgångar som stöldbegärliga förbrukningsinventarier.

I riktlinj erna bör det förtydligas metod och dokumentation avseende inventeringen av tillgångarna.

Universitetet rekommenderas även förtydliga principerna för redovisning av anläggningstillgångar bestående av separata enheter med naturligt samband samt rutiner för hur dessa ska utrangeras. Det är viktigt att riktlinjerna även kommuniceras till berörda på universitetet.

Riksrevisionen rekommenderar att universitetet förordnar inventarieförrättare vid boksluts- enheterna. Efter genomförd inventering bör det tydligt framgå av inventeringsprotokollet vem/vilka som genomfOrt inventeringen och bedömt tillgångarna. Det bör också framgå vilka korrigeringar som gjorts i huvudbok och anläggningsregister efter utförd inventering. För tillgångar som saknas bör det framgå vilka efterforskningar som gjorts och om stöldanmälan upprättats. Inventeringsförrättaren bör efter genomförd inventering underteckna inventerings- protokollet. Riksrevisionen rekommenderar centrala förvaltningen att årligen följa upp att bokslutsenheternas inventering görs enligt universitetets riktlinjer. Uppföljningen bör även dokumenteras.

Ansvarig revisor Claes Backman har beslutat i detta ärende. Uppdragsledare Samuel Ershammar har varit föredragande.

Kopia för kännedom:

Regeringen

Utbildningsdepartementet

Finansdepartementet, budgetavdelningen

Samuel Ershammar

RIKSREVISIO N EN

NYBROGATAN 55 114 90 STOCKHOLM

08-5171 40 00 J WWW.RIKSREVISIONEN. SE

~

RIKSREVISIONEN