Revisionsrapport
Granskning av ledningssystem för kvalitet inom socialtjänstens
äldreomsorg
Skurups kommun
Februari 2009
Jean Odgaard, certifierad kommunal revisor
Innehållsförteckning
SAMMANFATTNING... 1
1 INLEDNING... 2
1.1 BAKGRUND... 2
1.2 UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA... 2
1.3 METOD OCH GENOMFÖRANDE... 2
2 LAGRUM... 3
3 GRANSKNINGSRESULTAT... 4
3.1 ORGANISATION, STYRNING OCH UPPFÖLJNING AV KVALITETSARBETET... 4
3.2 LEDNINGSSYSTEM ENLIGT SOCIALTJÄNSTLAGEN... 5
4 ANALYS OCH REVISIONELL BEDÖMNING ... 11
4.1 LEDNINGSSYSTEMET... 11
4.2 REVISIONSFRÅGORNA... 13
Sammanfattning
Revisorerna i Skurups kommun har uppdragit åt Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska hur kommunstyrelsen arbetar med ledningssystem för kvalitet inom
äldreomsorgen. Granskningen har avgränsats till äldreomsorgen och berör inte verksamhet enligt LSS eller ledningssystem enligt hälso- och sjukvårdslagen. Utgångspunkten för revisionsfrågan är kvalitet och effektivitet. Granskning innehåller ett antal delfrågor vilka besvaras nedan.
Finns det ett ändamålsenligt ledningssystem för verksamheten enligt socialtjänstlagen?
Revisionen bedömer att ledningssystemet i många delar överensstämmer med de krav på innehåll som Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd består av, men att det finns brister och förbättringsområden inom såväl utformning som tillämpning av
ledningssystemet. Det gäller bl.a. mål, beskrivning av sociala tjänster/arbetsprocesser, utformning och uppföljning av genomförandeplaner samt en del rutiner som behöver dokumenteras. Ledningssystemet behöver samlas på ett ändamålsenligt sätt så att det blir tillgängligt för användaren.
Pågår det ett utvecklingsarbete som syftar till att utveckla och säkra kvaliteten inom äldreomsorgen? Genomsyras verksamheten av ett kvalitetstänkande och är
kvalitetsarbetet förankrat hos ledning och personal?
Det finns en struktur för arbete med mål och uppföljning av verksamheten. Skurups kommun arbetar med ett kvalitetssystem QUALIMAX för systematisk uppföljning av den upplevda kvaliteten inom verksamheten. Systemet innebär en kontinuerlig och systematisk uppföljning av verksamheten genom enkäter och intervjuer med boende, närstående/- anhöriga och medarbetare. Systemet ger underlag för utvecklingsarbete i verksamheten.
Vidare har en större utbildningsinsats genomförts kring kvalitetsarbete. Revisionen bedömer att det pågår ett utvecklingsarbete som utvecklar och säkrar kvaliteten inom äldreomsorgen. Medarbetarenkäten visar att ”tid till diskussion” och ”utvärdering”
generellt är ett förbättringsområde inom verksamhet vård och omsorg. Granskningen verifierar inte heller att kvalitetsutbildningens verktyg har implementerats i verksamheten.
Revisionen menar att det krävs ett vidare arbete med mål på verksamhetsnivå, uppföljning på individnivå samt målformulering och uppföljning av arbetsprocesserna för att verkligen kunna åstadkomma måluppfyllelse.
Är ansvaret för kvalitetsarbetet tydligt definierat och finns det en tydlig organisation och plan för hur det ska bedrivas?
Kommunstyrelsen har delegerat ansvaret för kvalitetsarbetet till förvaltningschef. Genom kvalitetssystemet QUALIMAX finns en tydlig plan och organisation för hur
kvalitetsarbetet ska bedrivas.
1 Inledning
1.1 Bakgrund
År 1998 infördes i socialtjänstlagen krav på att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och att kvaliteten systematiskt och fortlöpande skall utvecklas och säkras. År 2006 kom Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL. Ledningssystem definieras som system för att fastställa
grundprinciper för ledning av verksamheten och ställa upp mål samt för att uppnå dessa mål.
1.2 Uppdrag och revisionsfråga
Utgångspunkten för revisionsfrågan är kvalitet och effektivitet.
- Hur säkerställer kommunstyrelsen att det finns ett ändamålsenligt ledningssystem för verksamheten enligt socialtjänstlagen?
- Hur säkerställer styrelsen att det pågår ett utvecklingsarbete som syftar till att utveckla och säkra kvaliteten inom äldreomsorgen?
- Är ansvaret för kvalitetsarbetet tydligt definierat och finns det en tydlig organisation och plan för hur det ska bedrivas?
- Genomsyras verksamheten av ett kvalitetstänkande och är kvalitetsarbetet förankrat hos ledning och personal?
1.3 Metod och genomförande
Granskning har skett av styrdokument och dokumenterat ledningssystem. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, medicinskt ansvarig sjuksköterska och
biståndshandläggare. Vidare har verksamhetschefer och personalgrupper från två enheter inom äldreomsorgens områden intervjuats. Granskningen har omfattat hemtjänsten inom Skurup söder samt Flintebro äldreboende
Granskningen har avgränsats till äldreomsorgen och berör inte verksamhet enligt LSS.
Granskningen berör heller inte ledningssystem enligt hälso- och sjukvårdslagen.
Granskningen har genomförts av Jean Odgaard från Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB.
2 Lagrum
Utgångspunkter för granskningen är lagstiftning och författningar.
I Socialtjänstlagen (SoL) kap 3 § 3 anges:
”Insatser inom socialtjänsten skall vara av god kvalitet. För utförande av socialnämndens uppgifter skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten skall systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras.”
Nu gällande författning som bildat utgångspunkt för granskningen är ”Föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU; LVM och LSS” (SOSFS 2006:11).
SoL1/
Enligt Socialstyrelsens allmänna råd (SOSFS 2006:11 skall nämnden inrätta ett
ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet skall säkerställa att - Uppföljningsbara mål utifrån SoL och LSS fastställs
- Kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål,
- Ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställs
- Enskilda och grupper ex. brukarorganisationer ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten
- Personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten - Kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp
Nämnden bör verka för att ledningssystemet integreras med de befintliga system för budget- och verksamhetsplanering som nämnden har.
Författningen anger ett antal områden som ska omfattas. Områdena redovisas under avsnitten 3.2.1 - 3.2.9 i avsnittet Granskningsresultat.
1 Socialtjänstlagen
3 Granskningsresultat
3.1 Organisation, styrning och uppföljning av kvalitetsarbetet Vård och omsorgsverksamheten ingår som en del i KSU-förvaltningen vilken leds av förvaltningschef. Det finns fyra hemtjänstområden som leds av två verksamhetschefer.
Vidare finns fyra äldreboenden. Sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter och biståndshandläggare är organiserade under separat verksamhetschef.
Det finns ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Systemet är till viss del integrerat i kommunens befintliga system för budget- och verksamhetsplanering. Det finns ingen samlad beskrivning av ledningssystemet. Förvaltningsledningen uppger att nästa steg blir att samla dokumenten och tydliggöra vem som ansvarar för vad. Dokumenten uppdateras årligen. Av dokumenten framgår inte när de är upprättade och senast reviderade.
Det finns en vård- och omsorgsplan fastställd av fullmäktige 2001-10-10. Det pågår ett arbete kring att ta fram en ny vård- och omsorgsplan. Arbetet beräknas vara färdigt under våren 2009. I planen anges övergripande mål och strategier för att tydliggöra det stöd och den service som medborgarna kan förvänta sig. De övergripande målen bryts ner i mål för tillgång till god vård och omsorg, anhörig- och närståendestöd, måltidens betydelse, kommunal hälso- och sjukvård, dagverksamhet, personal och ledarskap och utveckling av verksamheten.
Hela verksamheten arbetar med samma mål och dessa är ännu inte nedbrutna på enhetsnivå. Ett arbete pågår inom hemtjänstområdet för att bryta ner och levandegöra/- konkretisera målen. Inom äldreboendet finns lokala mål som togs fram för ett antal år sedan.
Kommunstyrelsen har delegerat ansvaret för kvalitetsarbetet till förvaltningschef. Inom kommunen arbetar kvalitetschef med kommunövergripande kvalitetsfrågor såsom exempelvis kvalitetssystemet QUALIMAX. Inom förvaltningen svarar utvecklingschef och MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) för ledning av kvalitetsarbete tillsammans med verksamhetscheferna.
Skurups kommun har en kvalitetspolicy2 som fokuserar på kunden/brukaren, medarbetarna, ledarskapet och processerna. Sedan april 2007 genomförs en
2 Kvalitetspolicy (Kf 2006-03-27).
kvalitetsutbildning för samtlig personal, ”Kvalitet till Er tjänst” där kommunens kvalitetspolicy förankras.
Det finns utsedda kvalitetsombud i verksamheten med uppgift att vara verksamhetschefen behjälplig i kvalitetsarbetet. Kvalitetsombuden aktiverar personal tillsammans med verksamhetschef. Personalen arbetar gruppvis med förändringsarbete utifrån resultat från kvalitetssystemet QUALIMAX (se även avsnitt 3.2.9). Exempelvis pågår ett arbete med levnadsberättelser och ett projekt kring genomförandeplaner. Inom Flintebro äldreboende pågår ett arbete för att minimera antalet medarbetare kring vårdtagaren.
Intervjuerna visar på att personalen känner sig delaktig i kvalitetsarbetet.
Medarbetarenkäterna visar på att verksamheten avsätter för lite tid för kvalitetsarbete.
Inom granskat äldreboende uppges inte förutsättningarna för kvalitetsarbete ha varit optimala. Nu schemaläggs kvalitetsarbetet. Arbetet med ”Kvalitet till Er tjänst” har exempelvis inneburit att arbetet med vikarieanskaffning har effektiviserats.
Inom äldreboendet genomförs arbetsplatsträffar var fjärde vecka där det finns utrymme för dialog kring kvalitetsfrågor. Enhetsmöten genomförs för kvalitetsuppföljning kring den enskilde vårdtagaren. Inom hemtjänstområdet sker arbetsplatsträffar var sjätte vecka.
Biståndshandläggare och hemtjänstpersonal har möte ca en gång per månad utifrån vårdtagarperspektiv. Det saknas idag en regelbunden organisation för hur vårdpersonalen systematiskt kan diskutera vårdtagarna tillsammans med sjuksköterskor och
sjukgymnaster/-arbetsterapeuter.
Frågor kring bemötande gentemot vårdtagaren diskuteras med jämna mellanrum. Det finns dock inget dokumenterat kring detta.
3.2 Ledningssystem enligt socialtjänstlagen 3.2.1 Kvalitetssäkring av sociala tjänster
Ledningssystemet bör säkerställa att de viktigaste sociala tjänsterna och tillhörande arbetsprocesser beskrivs. Det systematiska kvalitetsarbetet bör även omfatta analyser av hur tjänsterna svarar mot enskilda och gruppers behov samt mot lagstiftningens krav.
Resultatet av analyserna samt forskning och erfarenheter från bl.a. tillsynsverksamhet bör ligga till grund för arbetet med att utveckla och säkra tjänsternas kvalitet.
Det har i granskningen inte framkommit att det finns beskrivningar av sociala tjänster och tillhörande arbetsprocesser. Det har inte heller framkommit att det görs någon mer
systematisk analys av hur de sociala tjänsterna motsvarar behov och lagstiftning.
Det finns sedan februari 2008 en kvalitetsgaranti för särskilt boende som bland annat anger att kontaktperson ska vara utsedd vid inflyttning och att genomförandeplan ska upprättas inom två veckor.
3.2.2 Tillgänglighet
För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet bör ledningssystemet säkerställa att det finns arbetsformer för hur verksamheten skall göras tillgänglig. Med tillgänglighet avses bl.a. tillgänglighet till lokaler och byggnader, hur besök och andra kontakter organiseras och hur information om verksamheten ges.
Styrning kring den fysiska tillgängligheten sker via handikapplan och basanpassnings- program för flerbostadshus. Äldreboendena uppges vara ombyggda för att motsvara tillgänglighetskraven.
Det finns rutiner för att biståndshandläggarna ska ge information om verksamheten.
Skriftlig information finns om hemtjänst respektive särskilt boende som lämnas tillsammans med muntlig information.
3.2.3 Samverkan och samarbete
Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner som tydliggör ansvaret för
samarbete, internt och externt, som gäller den enskildes behov av insatser vad avser t.ex.
överföring av information, och hur samverkan skall bedrivas såväl internt, inom och mellan nämnder, som externt med myndigheter och andra aktörer.
Det finns rutiner för informationsöverföring och samordnad vårdplanering med andra vårdgivare. Vidare finns avtal om läkarmedverkan i den kommunala hälso- och sjukvården. Det finns blankett framtagen för den enskilde att kunna ge samtycke till informationsöverföring.
Det finns rutiner för kontaktmannaskap. Det ska finnas en ordinarie och en vice kontaktperson till varje vårdtagare. Har vårdtagaren hemsjukvård eller bor på särskilt boende skall dessutom en omvårdnadsansvarig sjuksköterska finnas. Vidare har
personalen olika ansvarsområden inom enheten. I övrigt är inte medarbetarnas ansvar och roller specifikt dokumenterade. Uppföljning av ansvarsfrågor sker främst i
utvecklingssamtal mellan verksamhetschefer och medarbetare.
Det finns inga dokumenterade rutiner för muntlig informationsöverföring.
Informationsöverföringen sker genom skriftlig dokumentation (IT-system) och muntlig överrapportering.
Det finns inga dokumenterade rutiner för överlämnande från beslut till verkställighet för hemtjänsten.
3.2.4 Handläggning och dokumentation m.m. av ärenden som rör enskilda Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för handläggning och
dokumentation av ett ärende, dokumentation av genomförandet av en beslutad insats, hur uppgifter skall lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats samt uppföljning och utvärdering av en beslutad insats.
För biståndshandläggningen finns dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende handläggning och dokumentation.
Vidare finns rutin för dokumentation enligt socialtjänstlagen under verkställighet. Det finns skriftliga rutiner för socialtjänstdokumentation i verkställigheten.
Utbildningsinsatser har också genomförts. Individuell genomförandeplan ska i verkställigheten upprättas tillsammans med den enskilde.
3.2.5 Fel och brister i verksamheten
Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för hur fel och brister i verksamheten skall identifieras, dokumenteras, analyseras och åtgärdas samt hur
vidtagna åtgärder skall följas upp. De erfarenheter som gjorts i samband med uppkomna fel och brister skall utgöra ett underlag för det systematiska kvalitetsarbetet.
Kvalitetsarbetet skall vidare omfatta en bedömning av vilka fel och brister som kan komma att uppstå vid planerade förändringar i verksamheten. Den bedömning som gjorts skall användas som ett underlag för att minimera risken för att fel och brister uppkommer.
Det finns dokumenterade rutiner för hantering av både sociala och medicinska avvikelser och ärenden enligt Lex Maria3 samt Lex Sara4.
Rutinerna är väl kända av medarbetarna. Genom intervjuer har verifierats att rutinerna används vid inträffade händelser. Avvikelserapportering har bland annat medfört att fler checklistor har införts. Rutinen har ändrats för att påskynda återkoppling till
3Anmälan om allvarlig händelse enligt HSL
4 Anmälan om missförhållanden enligt SoL
verksamheten. Inom hemtjänstområdet uppges avvikelsesystemet vara ett förbättringsområde då det inte skrivs avvikelser i tillräcklig utsträckning.
Dokumenterade riskanalyser genomförs inte utifrån den enskilde vårdtagaren. Detta uppges vara ett förbättringsområde.
3.2.6 Synpunkter och klagomål på verksamheten
Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från enskilda samt från t.ex. myndigheter och organisationer för att förebygga fel och brister, utveckla verksamheten, och identifiera nya eller ej
tillgodosedda behov.
Det finns rutiner för synpunkter och klagomål.
Enskilda och grupper ex. brukarorganisationer ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten. Det finns ett reglemente för samverkan mellan pensionärsråd och Skurups kommun. Vidare finns handikapp- och byalagsråd som uppges vara aktiva.
3.2.7 Personal- och kompetensförsörjning
Ledningssystemet skall säkerställa att det finns rutiner för att fortlöpande kontrollera att det finns den bemanning som behövs för att utföra socialtjänstens uppdrag, personalen har den kompetens som krävs för att utföra uppgifterna, och personalen ges förutsätt- ningar för fortlöpande kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och kunskapsutvecklingen inom verksamhetsområdet.
Bemanning styrs av schemaläggning och minimibemanning. Inom hemtjänsten saknas riktlinjer för bemanning i förhållande till uppdrag. En del av lönesumman avsätts för kompetensutveckling. Centralt görs en utvecklingsplan för året. Det finns krav på vilken grundutbildning personal ska ha för arbete inom förvaltningen.
Det finns ingen individuell utbildningsplan. Personalen signalerar kompetensbehov.
Exempelvis påbörjas utbildningsinsatser kring palliativ vård för hemtjänstpersonalen. Det finns även behov av utbildningsinsatser kring psykiatri. Någon kompetenskartläggning är inte genomförd.
Introduktionsutbildning ges till nyanställda och det finns också checklistor.
3.2.8 Försörjning av varor och tjänster
För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet bör ledningssystemet säkerställa att det vid formuleringen av kriterier inför en upphandling särskilt uppmärksammas sådana kriterier som bidrar till att de varor och tjänster som tillhandahålls är av god kvalitet.
Det finns en styrning kring upphandling av trygghetslarm. Vidare finns ett kostpolitiskt program med riktlinjer för äldre- och handikappomsorg.
3.2.9 Uppföljning och utvärdering av verksamheten
Ledningssystemet skall säkerställa att det systematiska kvalitetsarbetet omfattar metoder för uppföljning och utvärdering av verksamhetens planering, genomförande, resultat och utveckling
De övergripande målen följs upp i samband med årsredovisning. Skurups kommun arbetar med ett kvalitetssystem QUALIMAX för systematisk uppföljning av den upplevda
kvaliteten inom äldreomsorgen och LSS-verksamheten. Systemet innebär en kontinuerlig och systematisk uppföljning av verksamheten genom enkäter och intervjuer med boende, närstående/anhöriga och medarbetare. Det finns frågeställningar som svarar mot SOSFS 2006:11 och kommunens övergripande mål.
Svarsfrekvensen har under senare år sjunkit och nådde år 2008 inte uppsatt mål. Vid en jämförelse mellan åren 2006 till 2008 kan också utläsas ett något försämrat resultat.
Generellt visar uppföljningen på goda resultat och bland de högsta resultaten får bemötande både hos vårdtagare i ordinärt och särskilt boende samt av närstående/- anhöriga. Andel vårdtagare vid särskilda boende som är nöjda med det dagliga livet har minskat i jämförelse med föregående år och uppnår inte kvalitetsmålet för år 2008. Detta har gett verksamhen underlag för förändringsarbete.
Det pågår en diskussion kring om och hur en uppföljning av kvalitetsgarantin för särskilt boende kan genomföras.
Insatserna till varje vårdtagare preciseras i beslutet för vårdtagare med hemtjänst.
Personalen upprättar sen en genomförandeplan. För vårdtagare i särskilt boende
specificeras inte insatserna i beslutet. Biståndshandläggaren ansvarar för uppföljning av biståndsbeslut. Kontaktmannen vid boendet gör en genomförandeplan tillsammans med vårdtagaren och eventuellt anhörig eller god man. Verkställigheten ansvarar för
uppföljning av genomförandeplaner. Det upprättas, om samtycke, även en
levnadsberättelse för varje vårdtagare. Detta sker tillsammans med vårdtagaren och eventuellt anhöriga eller god man.
Kommunens utvecklingschef och MAS har genomfört gemensam tillsyn av verksamheten.
Det finns dock inte någon löpande plan för tillsyn.
Det genomförs också ledningsenkät och enkätundersökningar till medarbetarna.
Medarbetarundersökningen visar att ”tid till diskussion” och ”utvärdering” generellt är ett förbättringsområde inom verksamhet vård och omsorg.
Genomförandeplanerna skall innehålla uppföljningsbara mål. Detta uppges dock vara ett förbättringsområde. Vidare skall planerna uppdateras var sjätte månad eller vid förändrade förhållanden. Detta har blivit bättre men fungerar ännu inte fullt tillfredsställande.
I samband med intervjuerna ställdes även en öppen fråga kring vad som behövs för att förbättra kvalitén i verksamheten. Det framkom att det saknas mål för vad ledning och personal uppger vara kvalitet i verksamheten. Om kvalitet innebär ett ökat inflytande och medbestämmande för vårdtagaren samt ett individuellt hänsynstagande saknas tydlig styrning mot detta. Någon uppger också att brukarenkäten inte ger tillräcklig med ledning för inriktning av förändringsarbete.
4 Analys och revisionell bedömning
4.1 Ledningssystemet Finns det ett ledningssystem?
Inom vård och omsorg finns ett ledningssystem för kvalitet. Det behöver samlas,
”paketeras” samt tydliggöras vem som ansvarar för respektive del. De delar som berör kvalitet har till viss del integrerats i övrig verksamhetsstyrning i enlighet med de råd som författningen enligt SoL/LSS ger. Det finns mål, dokumenterade rutiner och arbetsformer som i många delar är ändamålsenliga och väl fungerande.
Styrelsen behöver samla och synliggöra kvalitetsledningssystemet i en översiktlig beskrivning av hela ledningssystemet. Inte minst för nya medarbetare, särskilt då ledningspersonal, är det angeläget att se kvalitetssäkringen som en viktig uppgift i det dagliga arbetet och ha en överblick över dess olika delar. Ledarna kan då lättare dels se sin egen roll och ansvar, dels lättare handleda personal.
Är ledningssystemet och dess delar utformat förståeligt och synligt?
Vår bedömning är att det i huvudsak finns ett kvalitetstänkande i verksamheten men det finns även medarbetare som har begränsade kunskaper om kvalitetssäkringsarbete mer generellt. Det kan innebära att det är svårt att för enskild medarbetare se och förstå sin roll och sitt ansvar i kvalitetssäkringen och hur olika delar i ledningssystemet har samband.
Det finns därför anledning för styrelsen att följa upp den kompetensutveckling som genomförts inom hela kommunen och göra en tydligare koppling till ledningssystemet.
Leder ledningssystemet rätt?
Arbetet med den nya vård- och omsorgsplanen är ett steg i rätt riktning och inom
hemtjänstområdet pågår ett arbete med att konkretisera målen. Det finns kvalitetsmål som går att följa upp via Qualimax. Det saknas processmått för merparten av de sociala
tjänsterna med undantag för kvalitetsgarantin inom särskilt boende. Det är viktigt att perspektiven verksamhet/processer (kvalitet på systemnivå) och vårdtagare (kvalitet på individnivå) framgår. Styrelsens övergripande mål behöver brytas ner och konkretiseras på områdesnivå för att ge styrbarhet.
Används kvalitetsledningssystemet rätt?
För att ett kvalitetsledningssystem ska kunna användas rätt krävs kunskaper om rutiner hos ledare och medarbetare. Vidare krävs att det finns möjligheter för planering och uppföljning av insatser till enskilda vårdtagare, för att utarbeta rutiner, att göra riskbedömningar samt för erfarenhetsåterföring av avvikelser. Detta kräver även ett
närvarande ledarskap som har förutsättningar att handleda medarbetare och följa upp och kontrollera efterlevnad av rutiner och planering.
Det finns ett antal brister och förbättringsområden inom framförallt tillämpningen av kvalitetssystemet som bör påpekas:
- Det saknas en beskrivning av de viktigaste sociala tjänster och tillhörande arbetsprocesser. En sådan beskrivning utgör grunden för hur man vill att de sociala tjänsterna ska fungera. Det finns dock kvalitetsgarantier för äldreboende.
Dessa kan då ses som exempel på hur man vill att arbetsprocesserna ska fungera.
I dagsläget görs ingen mätning av måluppfyllelse för kvalitetsgarantierna.
- Det saknas dokumenterade rutiner för intern informationsöverföring,
överlämnande från beslut till verkställighet för hemtjänsten samt riskanalyser för den enskilde vårdtagaren i äldreboende.
- Inom hemtjänsten saknas riktlinjer för bemanning i förhållande till uppdrag. Det saknas individuella utbildningsplaner och kompetenskartläggning.
- Granskningen visar att uppföljning och uppdatering av genomförandeplanerna är ett förbättringsområde. Det är angeläget att konkreta och uppföljningsbara mål formuleras för vårdtagaren vilket möjliggör uppföljning på individnivå.
Både medarbetare och ledare i äldreomsorgen har ofta en hög arbetsbelastning. Det innebär att styrelsen behöver markera de delar i arbetet som ska prioriteras. Vår bedömning är att genomförandeplaner och omvårdnadsmöten för uppföljning och justering av insatserna och av avvikelser behöver markeras som prioriterade arbetsuppgifter för att säkra kvaliteten. Verksamhetschefs närvaro vid dessa
omvårdnadsmöten är angelägna för att säkra kvalitet. Samarbetet mellan verksamhetschef och sjuksköterska i frågor om rutiner och insatser till enskilda vårdtagare är grunden för att kunna säkra och utveckla kvaliteten. Verksamhetsfrågor kan inte delas upp i sociala frågor och hälso- och sjukvårdsfrågor. Frågorna måste integreras. Det är angeläget att hemtjänsten finner former för detta.
4.2 Revisionsfrågorna
Finns det ett ändamålsenligt ledningssystem för verksamheten enligt socialtjänstlagen?
Revisionen bedömer att ledningssystemet i många delar överensstämmer med de krav på innehåll som Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd består av, men att det finns brister och förbättringsområden inom såväl utformning som tillämpning av
ledningssystemet. Det gäller bl.a. mål, beskrivning av sociala tjänster/arbetsprocesser, utformning och uppföljning av genomförandeplaner samt en del rutiner som behöver dokumenteras. Ledningssystemet behöver samlas på ett ändamålsenligt sätt så att det blir tillgängligt för användaren.
Pågår det ett utvecklingsarbete som syftar till att utveckla och säkra kvaliteten inom äldreomsorgen? Genomsyras verksamheten av ett kvalitetstänkande och är
kvalitetsarbetet förankrat hos ledning och personal?
Det finns en struktur för arbete med mål och uppföljning av verksamheten. Skurups kommun arbetar med ett kvalitetssystem QUALIMAX för systematisk uppföljning av den upplevda kvaliteten inom verksamheten. Systemet innebär en kontinuerlig och systematisk uppföljning av verksamheten genom enkäter och intervjuer med boende,
närstående/anhöriga och medarbetare. Systemet ger underlag för utvecklingsarbete i verksamheten. Vidare har en större utbildningsinsats genomförts kring kvalitetsarbete.
Revisionen bedömer att det pågår ett utvecklingsarbete som utvecklar och säkrar kvaliteten inom äldreomsorgen. Medarbetarenkäten visar att ”tid till diskussion” och
”utvärdering” generellt är ett förbättringsområde inom verksamhet vård och omsorg.
Granskningen verifierar inte heller att kvalitetsutbildningens verktyg har implementerats i verksamheten. Revisionen menar att det krävs ett vidare arbete med mål på
verksamhetsnivå, uppföljning på individnivå samt målformulering och uppföljning av arbetsprocesserna för att verkligen kunna åstadkomma måluppfyllelse.
Är ansvaret för kvalitetsarbetet tydligt definierat och finns det en tydlig organisation och plan för hur det ska bedrivas?
Kommunstyrelsen har delegerat ansvaret för kvalitetsarbetet till förvaltningschef. Genom kvalitetssystemet QUALIMAX finns en tydlig plan och organisation för hur
kvalitetsarbetet ska bedrivas.
