Hållbar stad – öppen för världen
Värdeskapande
intern kommunikation
Göteborgs Stad
Frida Börås
•Hur skapar vi värde med kommunikation?
•Och hur kan vi bevisa detta
värde?
Utmaningen med värdeskapande kommunikation
ur slutrapport Kommunikativa organisationer
• en viss missbelåtenhet med effekten av kommunikationsarbetet och följaktligen även med kommunikatörerna och deras insatser
• 6o procent av cheferna och 25 procent av kommunikatörerna i vår studie instämde i följande
påstående: »Det läggs för mycket resurser på kommunikation i relation till vad organisationen får ut av den
• chefer anser att kommunikatörers främsta kompetensområde är det tekniska/operativa, såsom att arbeta med kommunikationskanaler och medierelationer – stämmer också väl överens med vad kommunikatörerna arbetar mest med
• både chefer och kommunikatörer uppger att strategisk kommunikationskompetens, som stöd till chefer och förändringskommunikation, är viktigast för att organisationen ska uppnå de övergripande målen
• en tydlig klyfta mellan ledningens förväntningar på kommunikationen, uppfattningen om kommunikatörernas främsta kompetens och vad de arbetar med
• kommunikatörer har ofta svårt att påvisa värdet av kommunikation och arbetet med kommunikation
(vilket vi även diskuterar ovan och i kapitlet Värdeskapande kommunikation)
SKAPA värde med kommunikation
– vilket värde?
Steg för steg mot en kommunikativ organisation
Införande av KomI 2015
Ledningsgrupp Kommunikation
startar Undersökning
lednings- kommunikation
& intranät
Undersökning stadens kommunikations-
organisation
Delta i forskningsprojektet
Kommunikativa organisationer
Kommunikation ingår i ordinarie
uppföljning Utbildning för
chefer i förändrings- kommunikation
Uppdrag från politiken
2014
Projekt IK 2017
Beslutad riktlinje för
IK 2018
Verktyg för IK 2018
Kommunika- törens roll
2018
Ny policy och riktlinje för kommunikation
2019
Tydligare mötesstruktur
internt 2019
Nytt intranät – internt digitalt
nav 2020?
Ledarskap (närmsta chef), kommunikationsklimat
och organisatorisk tillit
Projekt IK 2017
Projekt Intern kommunikation
Beslutad riktlinje för
IK 2018
Delar i stadens interna kommunikation
ur riktlinje för intern kommunikation
Riktlinje för intern kommunikation tydliggör förväntningarna på Göteborgs Stads chefer och medarbetare när det gäller att informera och kommunicera internt och ger vägledande principer för:
• samordnad ledningskommunikation
• kommunikativt ledarskap
• kommunikativt medarbetarskap
• anpassade interna kanaler
Samordnad lednings- kommunikation
Kommunikativt ledarskap
Interna kanaler Kommunikativt
medarbetarskap
Beslutad
riktlinje för
IK 2018
Exempel:
Verktyg för intern kommunikation
Vilka verktyg har vi?
• Alla verktyg för kommunikativa chefen (Nordisk kommunikation)
– Möte – Budskap
– Systemkartläggning/kommunikation
• Storytelling
• Dialog
• Kommunikationsprocessen/kommunikationsplane ring
• Självskattning kommunikativ chef/medarbetare
Verktyg för
IK 2018
Exempel:
Snabbplanera din kommunikation
Med hjälp av tre frågor kan du snabbt och enkelt göra en enklare kommunikationsplanering.
Frågor att ställa sig innan kommunikationsinsatser:
1. Vad vill jag uppnå med kommunikationen? (mål) 2. Vad är viktigt för vem? (målgrupp och budskap) 3. Vad behöver jag göra? (aktiviteter)
Verktyg för
IK 2018
Utbildning för intern kommunikation
Vilka utbildningar ger vi?
• Workshop i förändringskommunikation (Welcom 2017-2018)
• Workshop i kommunikativt ledarskap eller kommunikativt medarbetarskap (intern Göteborgs Stad)
• Workshop i samordnad ledningskommunikation ”Att leda med kommunikation” (intern Göteborgs Stad)
• Intro nya chefer (intro kommunikation, intern Göteborgs Stad)
• Chefens kommunikativa uppdrag (Nordisk kommunikation 2015-2017)
Verktyg för
IK 2018
Exempel:
Intro för nya chefer – kommunikationsmodulen
Samordnad kommunikation saknas
MÅLBILD
Vi kommunicerar tillsammans
Exempel:
Vad säger cheferna ger dem mest behållning?
Veta?
Tycka/känna/förstå?
Göra?
Men medarbetarna och medskapande
blir allt viktigare!
Kommunikatörens roll i Göteborgs Stad
Kommunika- törens roll
2018
Vem är du?
MÄTA värdet av
kommunikation
Vad ingår i kommunikationsindex, KomI?
KomI består av tre delar med ett antal frågor i varje del:
• Ledarskap, närmsta chef (kommunikativt ledarskap)
• Kommunikationsklimat
• Organisatorisk tillit
Vad vill vi i stan förändra?
ur medarbetarundersökningen 2018
Prioritera
Dessa kvalitetsfaktorer har ett starkare samband med NMI (nöjd medarbetarindex – helhetsbedömningen av arbetssituationen) men ett relativt sett lägre resultat. Här finns en potential till
förbättringar som kan få stor
positiv inverkan på NMI.
Medarbetarundersökningen 2018, index
Göteborgs Stads KomI 2016-2018
61
59
67
63
64
66
66 66
68
KomI-medarbetarundersökningen
Serie1 Serie2 Serie3 Bolag
Fackförvaltningar Stadsdelsförvaltningar
Kommunikativt ledarskap
fackförvaltningar, bolag och stadsdelsförvaltningar 2017-2018
INK INTRA SR FAST LOKAL SBK PONF IDROTT TK KRETS FÖRSK GRUND UTB ARBVUX KULT MILJ Stadshus Energi St-Teater GotEvent Parkering HIGAB GREFAB GBG & co Framtiden kon ANG Ö GBG ÖRGR CENT MAJ ASK VÄ GBG VÄ HI LUND
NO HI Översikt:
2017 var lägsta siffran för kommunikativt ledarskap i staden 48
2018 var lägsta siffran för staden 58
Högsta siffran 2017 var 79 (11 st ligger runt 70+)
Högsta siffran 2018 var 80 (22 st ligger runt 70+)
Införande av KomI 2015
Ledningsgrupp Kommunikation
startar Undersökning
lednings- kommunikation
& intranät
Undersökning stadens kommunikations-
organisation
Delta i forskningsprojektet
Kommunikativa organisationer
Kommunikation ingår i ordinarie
uppföljning Utbildning för
chefer i förändrings- kommunikation
Uppdrag från politiken
2014
Projekt IK 2017
Beslutad riktlinje för
IK 2018
Verktyg för IK 2018
Kommunika- törens roll
2018
Ny policy och riktlinje för kommunikation
2019
Tydligare mötesstruktur
internt 2019
Nytt intranät – internt digitalt
nav 2020?
Vad kan det bero på?
Frågorna i KomI – Kommunikativt ledarskap
KomI mäter kommunikativt ledarskap genom frågorna 21-23:
(medelvärde i Göteborgs Stad 70/100 för frågorna 21-27)
Min närmaste chef…
21. …motiverar och engagerar mig
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,7/5)
22. …kommunicerar verksamhetens uppdrag och mål på ett begripligt sätt
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,8/5)
23. …ger mig tydlig återkoppling på mina prestationer
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,5/5)
Kommunikationsklimat
fackförvaltningar, bolag och stadsdelsförvaltningar 2017-2018
SLK KOM INK INTRA SR FAST LOKAL SBK PONF IDROTT TK KRETS FÖRSK GRUND UTB ARBVUX KULT MILJ Stadshus Energi St-Teater GotEvent Parkering HIGAB GREFAB GBG & co Framtiden kon ANG Ö GBG ÖRGR CENT MAJ ASK VÄ GBG VÄ HI LUND
NO HI Översikt:
2017 var lägsta siffran för
kommunikationsklimat i staden 52
2018 var lägsta siffran för staden 60
Högsta siffran 2017 var 75 (9 st ligger runt 70+)
Högsta siffran 2018 var 75 (13 st ligger runt 70+)
Frågorna i KomI – Kommunikationsklimat
KomI mäter kommunikationsklimat genom frågorna 18-20:
(medelvärde i Göteborgs Stad 69/100)
I vår grupp/enhet/avdelning…
18. …uppmuntras delaktighet i mål och verksamhetsplanering
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,8/5)
19. …tas idéer och synpunkter tillvara
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,7/5)
20. …är vi bra på att kommunicera på ett begripligt sätt
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,8/5)
Organisatorisk tillit
fackförvaltningar, bolag och stadsdelsförvaltningar 2017-2018
KOM INK INTRA SR FAST LOKAL SBK PONF IDROTT TK KRETS FÖRSK GRUND UTB ARBVUX KULT MILJ Stadshus Energi St-Teater GotEvent Parkering HIGAB GREFAB GBG & co Framtiden kon ANG Ö GBG ÖRGR CENT MAJ ASK VÄ GBG VÄ HI LUND NO HI
Översikt:
2017 var lägsta siffran för organisatorisk tillit i staden 50(och flera bolag/förvaltningar låg runt låga 50)
2018 var lägsta siffran för staden 56(och flera bolag/förvaltningar hade flyttat sig upp runt 60)
Högsta siffran 2017 var 76 (4 st ligger runt 70+)
Högsta siffran 2018 var 83 (6 st ligger runt 70+)
Frågorna i KomI – Organisatorisk tillit
KomI mäter organisatorisk tillit genom frågorna 28-31:
(medelvärde i Göteborgs Stad 65/100)
28. Min förvaltnings-/bolagsledning litar på att vi utför vårt arbete som vi ska
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,9/5)
29. Min förvaltnings-/bolagsledning fångar upp viktig information från medarbetarna
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,1/5)
30. Jag litar på den information som kommer från förvaltning-/bolagsledningen
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,6/5)
31. Jag känner till min förvaltnings/bolags mål och uppdrag
(medelvärde i Göteborgs Stad 3,7/5)
Värt att behålla!
Värt att
utveckla!
• … att siffrorna i KomI stiger
• … att fler och fler får bättre siffror i KomI
• … att fler chefer anmäler sig till och genomför intro ny chef/kommunikation och andra
utbildningar/workshops vi anordnar inom
kommunikationsområdet (och vi får goda siffror i utvärderingarna)
• … att intresset för kommunikationsaspekterna ökar (t ex slår man nu samman tjänsteforum kommunikation med tjänste-forum ledning &
styrning)
• … att fler kommunikationsmänniskor får ökat
• … att fler kommunikatörer jobbar med att mäta effekten/värdet av kommunikationsinsatser (t ex under skapandet av nya
grundskoleförvaltningen)
• … en ökad styrning med kommunikation (fler förstår värdet av att planera sin kommunikation och ha koll på sitt kommunikationssystem, fler gör kommunikationsplaner, fler tillfrågar
kommunikationsfunktionerna och
kommunikationsfunktionerna hör i större utsträckning av sig till SLK för råd)
• … fler som samarbetar kring
kommunikationsfrågor (mallar, verktyg, idéer) och stöttar varandra även över organisatoriska
Vi ser…
Hur ser vi på framtiden?
Förenklad styrning av kommunikation
(OBS! Ännu ej beslutad)
Information och kommunikation – förutsättning för demokrati
• Göteborgs Stads information och kommunikation ska kännetecknas av öppenhet och ett aktivt förhållningssätt samt alltid vara opartisk och saklig.
• Inom Göteborgs Stad följer ansvaret för information och kommunikation med ansvaret för verksamheten.
• Göteborgs Stad skiljer tydligt på roll och uppdrag när det gäller tjänstepersoners och politikers information och kommunikation.
• Göteborgs Stads kontakter med massmedia ska präglas av öppenhet och proaktivitet.
Enhetlig och effektiv information och kommunikation
• Göteborgs Stads information och kommunikation ska utgå från målgruppernas behov och förutsättningar.
• Göteborgs Stads information och kommunikation ska vara modern och effektiv.
• Göteborgs Stads information och kommunikation ska baseras på stadens budskapsplattformar, stadens grafiska profil och stadens förhållningssätt.
• Göteborgs Stads gemensamma prioriterade kommunikationskanaler är goteborg.se, digitala Vårt Göteborg och stadens intranät.
Ny policy och riktlinje för kommunikation
2019
Tydligare mötesstruktur
Tydligare mötesstruktur
internt 2019
Vägledande principer för interna kanaler
ur riktlinje för intern kommunikation
Personliga kanaler (interpersonell kommunikation)
Personliga kanaler är till exempel möten och nätverksträffar. Även ledningsgrupp, chef och kollegor räknas som personliga kanaler.
Möten är inte enbart tillfällen för kommunikation och dialog utan också forum för att bygga relationer och tillit, vilket är viktigt för ett kommunikativt klimat. Syfte, deltagare och agenda för olika möten ska vara tydligt definierat och chefer och medarbetare ska enkelt kunna hitta information om mötesstrukturen. Digitala mötesalternativ ska användas när det är lämpligt för effektivt arbete och minskat resande.
Mekaniska kanaler (digital kommunikation)
Mekaniska eller också kallade digitala kanaler är till exempel intranät, e-post, nyhetsbrev och anslagstavlor.
I takt med växande informationsmängd och ökande antal interna kanaler är det nödvändigt att förenkla för chefer och medarbetare och skapa effektiva
arbetssätt. Teknik och olika system gör det möjligt att informera och kommunicera men det viktigaste är att innehållet är anpassat för avsedd målgrupp och formulerat på ett tydligt och enkelt sätt.
Digitala kanaler ska vara ett självklart inslag i chefers och medarbetares vardag.
Det ska vara enkelt att ta till sig och dela med sig av information i digitala
PRINCIPER FÖR INTERNA KANALER
1. Göteborgs Stads interna kanaler ska utgå från chefen/medarbetaren och dennes roll och uppdrag (samt behov/användarbeteenden)
2. Närmaste chef är medarbetarens viktigaste interna kommunikationskanal (behövs ett ledarskap även i digital form)
3. Relevant information ska göras tillgänglig för alla chefer och medarbetare (prioritera och
målgruppsanpassa)
4. All digital intern information ska nås från ett gemensamt internt digitalt nav
5. Fysiska och digitala möten är viktiga interna
kanaler och ska ha tydliga mål och syften och vara relevanta för deltagarna
6. Alla chefer och medarbetare ska ha möjlighet att
Nytt intranät – internt digitalt nav 2020?
Uppdrag från politiken
2014
Projekt IK 2017
Beslutad riktlinje för
IK 2018
Verktyg för IK 2018
Kommunika- törens roll
2018
Ny policy och riktlinje för kommunikation
2019
Tydligare mötesstruktur
internt 2019
Nytt intranät – internt digitalt
nav 2020?
Steg för steg mot en kommunikativ organisation
Håll er framme, håll ihop ”allt”,
håll i kommunikationsmålen och håll ut!!
Åsså ”kött & hår”!
Tack!
Hållbar stad – öppen för världen
