Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret
1 (2)1 (2)
Arkivbeskrivning för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden
Verksamhet och organisation
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar för utbildningen av Sollentunas ungdomar och vuxna i form av gymnasieutbildning, kommunal vuxenutbildning, särskola för gymnasie- och vuxenelever samt för
arbetsmarknadsfrågor och det kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar.
Dessutom har nämnden ett ansvar för förebyggande arbete för ungdomar inom sitt ansvarsområde, stöd och bidragsgivning till studieförbund samt vissa operativa näringslivsfrågor.
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret är utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens förvaltningsorganisation.
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret är organiserat i:
Arbetsmarknadsenheten (Arbetscenter och Möjligheternas kontor)
Kansli
Kunskapsparken
Rudbecks gymnasium Historik
I december 2010 upphörde gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden och i januari 2011 bildades istället utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (UAN) vars förvaltningskontor bestod av barn- och utbildningskontoret.
Utbildnings- och arbetsmarknadskontoret bildades hösten 2012 och är sedan dess UAN:s förvaltningskontor. Rudbecks gymnasium invigdes 1970.
Viktigare handlingstyper
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens och dess arbetsutskotts protokoll, protokoll från andra viktiga forum som t.ex.
samverkansmöten/MBL-förhandlingar, diarieförda handlingar, betyg och betygskataloger, journaler inom skolhälsovård på Rudbecks gymnasium, elevadministrativa handlingar inom gymnasie- och gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna samt handlingar som rör insatser för deltagare inom den kommunala
arbetsmarknadsverksamheten.
Handlingarnas medium
Diarieförda handlingar bevaras både i pappersformat och digitalt format i respektive IT-system. Vid gallring gallras handlingar både i pappersformat och digitalt format.
2 (2)
Förvaring
Handlingar från de senaste fem åren, med några undantag, förvaras i utbildnings- och arbetsmarknadskontorets närarkiv eller närarkiv hos Rudbeck, Arbetsmarknadsenheten eller Kunskapsparken. De flesta äldre handlingar som ska bevaras har överförts till kommunarkivet. I gällande dokumenthanteringsplan framgår närmare hur olika typer av handlingar ska förvaras.
Sökingångar till arkivet
Originalprotokoll förvaras årsvis i pärm i paragrafnummerordning. Flertalet av utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens handlingar är diarieförda och kan sökas fram i diariet via dator. Personakter kopplade till
elevadministration inom nämndens verksamheter förvaras både digitalt och i pappersakter i personnummerordning.
Övriga viktigare handlingstyper kan återsökas i följande IT-system:
Alvis – administration och personakter inom kommunal vuxenutbildning och särskild utbildning för vuxna
Procapita – administration och personakter inom arbetsmarknadsverksamhet Prorenata – journalssystem för skolhälsovård på Rudbeck
Public 360 – diarieförda handlingar
SchoolSoft – betyg, elevuppgifter, betygskataloger och schemaläggning på Rudbeck
Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB) och Dexter – handlingar rörande antagning till gymnasieskola och gymnasiesärskola samt eleversättning.
Storsthlm är systemägare för databaserna.
För handlingar som överlämnats till kommunarkivet upprättas löpande arkivförteckningar.
Sekretessbelagda handlingar
Sekretess tillämpas med stöd 21 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen för uppgifter som rör enskilds hälsotillstånd mm. samt inom
utbildningsverksamhet med stöd av 23 kap. 2 § offentlighets- och
sekretesslagen. Under pågående upphandlingar tillämpas sekretess med stöd av 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen.
Gallringsbeslut som tillämpas
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens handlingar gallras i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan.
Arkivhandläggare Linda Turula
