Högsta ledningens genomgång av miljöledningssystemet
Datum för mötet: 2020-04-14 13-13:45 Plats för mötet Digitalt via zoom Närvarande (beslutande): Sigbritt Karlsson, rektor
Närvarande (övriga): Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör
Göran Finnveden, vicerektor hållbar utveckling Kristina von Oelreich, hållbarhetschef
Sabine Micksäter, hållbarhetsstrateg Frånvarande:
Mötets öppnande
Ordförande rektor, öppnade mötet och hälsade alla välkomna.
Hållbarhetsstrateg utsågs som sekreterare
Vicerektor för hållbar utveckling utsågs som justerare.
Hållbarhetschef gick igenom dagordningen. Syftet med mötet var att följa upp hur
miljöledningssystemet fungerar på KTH, skolorna och GVS samt hur arbetet går med att nå hållbarhetsmålen fram till 2020.
2. Föregående möte och status avseende tidigare beslutade åtgärder
En uppföljning skedde av tidigare beslutade åtgärder och status avseende avvikelser och förbättringsförslag från intern och extern miljörevision. Alla avvikelser från intern och extern miljörevisioner för 2019 är stängda.
Gällande hösten 2019 interna miljörevision finns förbättringsförslag som är öppna:
• Undersök möjligheterna att ta fram mer statistik kring studentresor för att kunna göra relevanta prioriteringar för åtgärder och för att kunna utvärdera dessa.
• Se över hur rektor och KTH:s ledning ytterligare kan förtydliga strategier och arbetssätt för hur verksamheten ska hantera den målkonflikt som resande och minskad miljöpåverkan från resor innebär. Löpande intern och extern kommunikation kring detta är också en viktig del för att hitta lösningar och öka medvetenheten.
•
Vidare, förbättringsförslag extern revision 2019:
• Se över om KLARA-systemet kan användas till att få ut uppgifter om mängd brandfarlig vara samt andra ämnen som skall inrapporteras till olika tillsynsmyndigheter i samverkan med skolorna.
• Fortsätta arbetet med att beskriva verksamhetsprocesser på en övergripande KTH nivå för att förenkla det lokala arbetet avseende hållbar utveckling på skolnivå.
• Ta fram i samverkan med skolorna en övergripande utbildningsplan för olika målgrupper på KTH med krav på grundläggande kunskapsnivå avseende hållbar utveckling.
Hållbarhetschef beskrev exempel på hur arbetet med förbättringsförslagen pågår samt att arbetet genomförs enligt plan. En sammanställning av KTH:s avvikelser och förbättringsförslag efterfrågas och kommer att bifogas till detta protokoll både från den interna miljörevisionen och från den externa miljörevisionen.
3. Uppföljning av hållbarhetsmål och handlingsplan för 2019
Hållbarhetschef gick genom och sammanfattade status avseende arbetet med att nå KTH:s
hållbarhetsmål 2019. Specifikt presenterades områden som utbildning, tjänsteresor, energi, avfall och upphandling. Rektor tillsammans med övrigt närvarnde reflekterade över resultatet.
Utbildning
Diskurssion fördes om hurvida skolorna arbetar med t.ex. lärandemålen inom hållbar utveckling och att det finns svårigheter med att få lärarna att gå kursen ”lärande för hållbar utveckling”Exempelvis så efterfrågar SCI-skolans skolchef stöd för att få fler lärare att genomföra utbildningen.
En översyn bör ske för att avgöra om det ska vara ett obligatoriskt för lärare att gå en utbildning inom hållbar utveckling.
Hållbarhetschefen gick igenom statistiken från mellanårsenkäten som genomfördes 2019. Den innehöll för första gången b.la hur studenterna upplever att de har fått HU i sin utbildning. Det finns flera skolor som bör kunna förbättra resultatet , bland annat SCI skolan där ett större antal studenter upplever att det saknas. Vicerektor för hållbar utveckling påpekade att det bör noteras att resultatet från enkäten visas per skola. Önskvärt att det kunde visas per program för en god analys av
integereringen av hållbar utveckling i programmen. Data för detta finns tillgängligt åtminstone i viss utsträckning.
Tjänsteresor
Hållbarhetschefen gick igenom KTH:s tjänsteresor med flyg. Antalet har minskat något under 2019 jämfört med 2018. Det är dock inte tillräckligt utan det krävs ytterliga minskning för att nå målvärdet för år 2020 och år 2022. I första hand ska utrikes flygresor minska och då det gäller inrikes flygresor behöver dessa minskas med prioritet på sträckor under 50 mil. Enligt KTH:s reseriktlinjer är det inte tillåtet. Rektor påpekade dock att vi ska vara nöjda med att vi har ett trendbrott och att tjänsteresorna minskade innan Coronautbrottet.
Energi
Hållbarhetschefen gick igenom resultatet och det framfördes av rektorn att Akademiska hus arbete går något långsamt med att minska energianvändningen och här finns arbete att göra, t.ex. har KTH önskemål gällande uppsättande av solceller och andra positiva energiförslag som inte beaktats hittills.
Vicerektor för hållbar utveckling tog upp om den upphandling kring inköp av en stordator som pågår.
KTH kan påverka kravställning i energiåtervinning. Energiåtervinning behöver ske i samarbete med Akademiska Hus och det kan därför behöva diskuteras hur kostnader och vinster förknippade med energibesparingar kan fördelas. Denna fråga kan behöva diskuteras på ledningsnivå.
Avfall
En presentation av projektet att införa enhetlig källsortering i KTH Bibliotek visades. Från och med 17 mars finns möjlighet till källsortering i hela KTHB:s offentliga miljö. Detta har saknats och efterfrågats av studenter och anställda under längre tid. En namninsamling från missnöjda studenterna har skett och de har nu informerats om de nya kärlen som kom på plats samma dag som universitetet stängdes på grund av Covid 19.
Hållbarhetschef tog upp att ett förhandsbesked har lämnats att KTH ligger särskilt bra till i kommande THE-rankingen främst avseende Mål 12, Hållbar konsumtion och Mål 17, Genomförande och globalt partnerskap
Beslut:
Rektor beslutar att ge KTH SO i uppdrag att utreda om behov av obligatoriska moment för att lärare ska få den kunskap som behövs för att integerera hållbar utveckling i program och kurser.
4. Central handlingsplan för tjänsteresor
De åtgärder som tagits fram i den centrala handlingsplanen har lyfts över i skolornas och GVS handlingsplaner för hållbarhetsmålen. KTH SO kommer att följa upp hur detta genomförs i verksamhetsplanering och uppföljning.
Gällande Flight-projektet så har två skolor inte utsett någon representant, SCI-skolan och EECS-skolan meddelar hållbarhetschef. Att det finns representanter från varje skola ses som viktigt för detta
forskningsprojekt, anser hållbarhetschef.
5. Mål och åtgärder för KTH:s klimatarbete
Hållbarhetschef informerade att det skett ett arbete med att fördela åtgärderna till skolorna och GVS och de kommer att lyftas in i verksamhetsplanerna för 2020/2021. Flertalet av de åtgärder som skolorna och GVS arbetar med är redan i linje med klimatmålen. KTH SO kommer att följa upp hur detta genomförs i verksamhetsplanering och uppföljning.
6. Miljö-och hållbarhetsutredning och nya hållbarhetsmål från 2021
Hållbarhetschef informerade om att arbetet med miljö- och hållbarhetsutredningen har påbörjats och att fokus under april och maj kommer att vara på att genomföra utredningen och ta fram förslag på nya hållbarhetsmål. Ett möte med Equality Office är inbokat den 24 april för att diskutera hur samverkan kan ske med KTH SO och hur de systematiska miljöledningsarbetet kan vara en modell för Equality Office.
Universitetsdirektör redovisade för att det ska kallas till ett möte med HR för att inleda ett liknande samarbete som mellan KTH SO och HR som beskrivs ovan med Equality Office.
7. Verksamhetsdialog och kvalitetsdialog under våren 2020
En diskussion fördes kring hur ledningen kommer att ta upp hållbar utveckling i samband med skol- och kvalitetsdialogen och hur resultatet tas vidare i verksamhetsplanering för nästkommande år.
Rektorn tog upp klimatpotten som ett område som hon följer upp.
Vidare uppmuntrade rektorn, vicerektor för hållbar utveckling och hållbarhetschef att betänka om det finns ytterliga särskilda områden hon ska lyfta i samband med skoldialogen med skolorna.
Hållbarhetschef kommer att stämma av med vicerektor för hållbar utveckling och återkomma med förslag. När det gäller kvalitetsdialogen så ingår hållbar utveckling som en del i programanalyserna och skolrapporterna och ska tas upp och diskuteras i mötena med skolorna. KTH SO arbetar med att utvärdera om hållbar utveckling belyses i programanalyser och skolrapporter som varit avsett.
8. Intressent- omvärlds- och risk-/möjlighetsanalys
KTH Sustainability Office har genomfört och uppdaterat KTH:s övergripande intressent- och omvärldsanalys och den finns tillgänglig för skolor och GVS ledning.
Hållbarhetschef redovisade resultatet från den uppdaterade centrala omvärlds- och intressentanalysen som ska vara ett underlag till skolorna och GVS genomförande av omvärlds- intressent- och
riskanalyser under maj månad.
Hållbarhetschef lyfte att en del skolor inväntar rektorns anvisningar när genomförandet ska ske av dessa analyser. Rektorn påpekar att i dagsläget (en bit in i Corona-situationen) så behövs ingen signal från rektor utan skolor och GVS ska följa den ordinarie processen för verksamhetsplanering där miljöledningssystemet är integrerat. Skolorna och GVS ska därmed planera in tid för att genomföra omvärlds-intressent och riskanalyser under maj månad så att det kan genomföras centralt i rektors strategiska råd under hösten.
Omvärlds-, intressent- och risk-/möjlighetsanalys avseende hållbarhet är integrerat i KTH:s
övergripande process för skolorna och GVS riskanalyser. En diskussion fördes i det strategiska rådet 10 mars kring arbetssätt och metod för genomförande av omvärlds-intressent och riskanalys där miljö- och hållbarhetsarbetet är integrerat och därmed inte sker parallellt. Vid beslutsmöte 10 mars med rektor och universitetsdirektör informerades hur arbetet ska genomföras. Det nya arbetssättet har tagits upp på ledningens genomgång på skolnivå och på GVS. Analyser ska genomföras på GVS och skolnivå under maj månad. Datum för att lyfta resultat från skolorna och GVS analyser till ett strategiskt råd efter sommaren, tas fram av rektors sekreterare.
9. Ansvariga funktioner avseende miljöledningsarbetet
Hållbarhetschef lyfte frågan till rektor om ansvariga funktioner som pekats ut inom ramen för miljöledningssystemets nya organisation och arbetssätt, ska beslutas centralt av rektor. Inget beslut behövs från rektor, däremot ska en generell beskrivning av vilka ansvariga funktioner som behöver finnas på skolnivå och inom GVS läggas till som en bilaga till den centrala universitetsövergripande rutinen för roller, ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet. Hållbarhetschef fattar beslut om denna rutin enligt delegation från rektor via universitetsdirektören och avdelningschef. Utifrån bilagan över ansvariga funktioner ska dessa integreras i varje skolas och GVS arbetsordning. Vidare
diskuterades att det ser olika ut i arbetsordningar på skolor och inom GVS vilket universitetsdirektören påpekar är en generell styrningsfråga och det bör ses över.
10. Bindande krav, legala och andra krav
Hållbarhetsstrateg informerade om att samtliga skolor och GVS har genomgått en uppdatering av sina laglistor i KTH:s lagbevakningssystem under mars 2020 gällande kopplingar till
miljöledningssystemet. Hållbarhetschef upplyste om att i lagbevakningssystemet finns det även en möjlighet att använda systemet för lagbevakning av lagar och förordningar avseende arbetsmiljö.
Hållbarhetschef informerade om status kring den tidigare kemikalierevisionen som genomfördes av KTH:s interna revisorer ht 2018. Rektorn efterfrågade ett underlag för att kunna ta upp frågan på Universitetsstyrelsens möte i juni i syfte att stänga punkten och visa vilka åtgärder som vidtagits.
Underlag bör inom de snaraste inkomma till rektor och hållbarhetschef har mandat i att besluta i denna arbetsuppgift anser rektorn. Hållbarhetschef får därmed i uppdrag att ta fram underlaget och redovisa för rektor vid ett besluts/informationsmöte.
11. Förberedelse inför den externa miljörevisionen 20-21 april 2020
Hållbarhetschef gick igenom upplägget inför den externa miljörevisionen och fokusområden som kommer bli reviderade. Passet är sedan tidigare inbokat tisdag den 21 april, kl 09:00-10:00 i rektorns salong. Fokusområdena finns i dagens presentation och förberedande material har skickats ut av hållbarhetsstrateg på KTH SO.
12. Mötet avslutas och tidpunkt för nästa ledningens genomgång fastställs
Beslut:
Rektor beslutar att kommande ledningens genomgång ska genomföras den 7 december kl 13-14, 2020 Protokoll bör vara färdigt senast 10 dagar efter mötet.
Bilagor:
Presentation inför ledningens genomgång (”20200414-Presentation Ledningens genomgång rektor”) Dagordning ledningens genomgång (”20200414 Kallelse-dagordning ledningens genomgång”) Sammanställda rapporten från interna revisionen och externa miljörevisionen 2019.
Sammanställning av avvikelse/förbättringsförslag (”LOGG-2019-Sammanställning-AVV--FF-ER-IR- SM”)
Vid protokollet
Sabine Micksäter
Sigbritt Karlsson Göran Finnveden
Justeringsdatum: Justeringsdatum:
