Revisionsrapport
Sjukresor - granskning av räkenskapsma- terial
Landstinget i Östergötland
Lars Edgren Stefan Knutsson
Eva Andlert,
Certifierade kommunal revisor
8 november 2011
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning 1
2 Inledning 2
2.1 Bakgrund 2
2.2 Revisionsfrågor 2
2.3 Metod och avgränsning 2
3 Granskningsresultat 3
3.1 Styrande dokument och rutiner 3
3.2 Fakturering och faktureringsunderlag 5
3.3 Kontroll resa mot besök 6
8 november 2011
Landstinget i Östergötland 1 av 8
1 Sammanfattning
Revisorerna i Landstinget i Östergötland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning avseende sjukresor.
Vissa kostnader i landstingets redovisning är ett resultat av upphandling där tillfred- ställande intern kontroll är svårare att genomföra än i normal verksamhet. Ett sådant område bedöms sjukresor vara.
Sjukresor ingår i samhällsbetalda resor där landstinget tillsammans med kommuner, länstrafik, beställningscentraler (upphandlad samordnare av samhällsbetalda resor inom länet) och externa transportörer (taxibolag) är intressenter.
Årligen bekostar Landstinget i Östergötland ca 300 000 sjukresor till en kostnad av ca 60-65 miljoner kronor.
Syftet med granskningen har varit att granska och bedöma om räkenskapsmaterialet uppfyller ställda krav och om den interna kontrollen är tillräcklig.
Vår sammanfattande bedömning avseende revisionsfrågorna är följande:
Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt Kommunal redovisningslag samt landstingets egna regler?
Vi bedömer att räkenskapsmaterialet inte uppfyller kraven enligt kommunal redovis- ningslag (kap 2, § 4) och landstingets egna anvisningar.
Granskningen visar att räkenskapsmaterialet inte är komplett.
Är den interna kontrollen i samband med fakturahantering tillräcklig?
Vi bedömer att den interna kontrollen i samband med fakturahanteringen är otillräck- lig.
Det saknas en fastställd uppföljnings- eller internkontrollrutin för sjukresor. Riktighe- ten i kostnaden för fakturerade sjukresor går inte att kontrollera eller bara till del. Det går inte att fastställa om landstingets kostnad uteslutande omfattar sjukresor.
2 Inledning
2.1 Bakgrund
Landstingets revisorer genomför återkommande granskningar av den ekonomiska re- dovisningen och räkenskapsmaterialet för att bedöma rutiner, tillförlitlighet och kvali- tet. Vilka krav som ställs på räkenskapsmaterialet finns angivet i Kommunal redovis- ningslag och landstingets egna regler.
Vissa kostnader i landstingets redovisning är ett resultat av upphandling där tillfred- ställande intern kontroll är svårare att genomföra än i normal verksamhet. Ett sådant område bedöms sjukresor vara.
Sjukresor ingår i samhällsbetalda resor där landstinget tillsammans med kommuner, länstrafik, beställningscentraler (upphandlad samordnare av samhällsbetalda resor inom länet) och externa transportörer (taxibolag) är intressenter.
Årligen bekostar Landstinget i Östergötland ca 300 000 sjukresor till en kostnad av ca 60-65 miljoner kronor.
Utifrån genomförd förstudie inriktas granskningen mot landstingets kostnader upp- komna vid persontransporter mellan bostad och vårdinrättning.
Granskningen genomförs utifrån en risk- och väsentlighetsanalys och i enlighet med revisionsplan 2011.
2.2 Revisionsfrågor
Syftet med granskningen är att granska och bedöma om räkenskapsmaterialet uppfyller ställda krav och om den interna kontrollen är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande re- visionsfrågor besvaras.
Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt Kommunal redovisningslag samt landstingets egna regler?
Är den interna kontrollen i samband med fakturahantering tillräcklig?
2.3 Metod och avgränsning
Granskningen har omfattat:
Genomgång av relevanta delar av landstingets avgiftshandbok, reglemente för uppföljning och intern kontroll samt rutinbeskrivning avseende fakturabetal- ning.
Intervjuer med enhetschef och handläggare vid patientkontoret inom Resurs- centrum, enhetschef för avtalsgruppen inom ledningsstaben och affärsområdes- chef inom Resurscentrum. Vidare har kontakter tagits med chefsjurist och jurist vid sakkunniggruppen inom ledningsstaben.
8 november 2011
Landstinget i Östergötland 3 av 8
Bearbetning och matchning av fakturaunderlag (beställningsstatistik) mot landstingets databaserade mottagningsregister med hjälp av registeranalyspro- gram. Fördjupad granskning utifrån registeranalysens resultat.
Granskningen har avgränsats till att omfatta fakturor omfattande ca 1 000 resor från tre transportörer avseende mars 2011 samt beställningsstatistik omfattande ca 18 000 resor från två beställningscentraler avseende april 2011.
Granskningen avser inte kostnader för ambulanstransport eller transportmedel som är särskilt inrättade för liggande patienttransporter.
Ett utkast till revisionsrapporten har lämnats till berörda för synpunkter på sakinnehåll i rapporten.
3 Granskningsresultat
3.1 Styrande dokument och rutiner
Lagstiftning
Landstinget har sedan 1992 ansvaret för utbetalning av sjukreseersättning. Enligt lag (1991:419) om resekostnadsersättning vid sjukresor ska landstinget utge resekostnads- ersättning till personer som omfattas av sjukförsäkring enligt lag (1962:381) om allmän försäkring och är bosatta inom Landstinget i Östergötland.
Regelverk för ersättning
Landstingets regelverk för utbetalning av sjukresor regleras i avgiftshandboken vilken beslutats av fullmäktige. Ersättning enligt avgiftshandboken lämnas för resa vid sjuk- vård eller tandvård hos:
landstingets öppna respektive slutna sjukvård landstingets tandvård
vårdgivare med avtal med landstinget
läkare eller sjukgymnaster med ersättning från landstinget enligt lag om läkar- vårds- eller sjukgymnastersättning
till Försäkringskassan ansluten tandläkare
läkare inom studerandehälsovård som uppbär statsbidrag hos högskolestyrel- sen.
Sjukresa ska beställas genom, av för ändamålet, inrättade beställningscentraler för samhällsbetalda resor i Östergötland och ska ske med avtalsbunden transportör.
För att få sjukreseersättning ska patienten redovisa sin resa på en speciell blankett (sjukreseintyg) där vårdenheten intygar att patienten av medicinska skäl behöver åka taxi i samband med vårdtillfället. Intyget ska lämnas till taxichauffören. Kostnad för
sjukresa i periodiskt återkommande dagsjukvård och för färdtjänstberättigad person ersätts alltid av landstinget.
Ersättning ges inte för sjukresor med egen bil eller med buss/tåg inom Östergötland med undantag för patienter i periodiskt återkommande dagsjukvård.
Avtal
Ersättningen grundar sig på avtal om samhällsbetalda resor som i huvudsak är upphandlade av länets kommuner. Avtalen omfattar även sjukresor.
Det finns olika parter i avtal avseende lokala transportörer och lokala beställnings- centraler. Parterna är dels upphandlande kommun och transportör (taxibolag) dels upphandlande kommun och beställningscentral.
Landstinget har dock tillsammans med Linköpings och Norrköpings kommuner upphandlat Samres AB som beställningscentral för inomkommunala sjukresor (Linköping och Norrköping). Här är således landstinget avtalspart.
Nio kommuner har upphandlat beställningscentraler. I fyra av dessa avtal är det en transportör som ansvarar för beställningscentralen.
Intern kontrollreglemente
Landstingets interna kontroll styrs ytterst av ”Reglemente för uppföljning och intern kontroll”.
Inom Resurscentrum ska produktionsenhetschefen fastställa en uppföljnings- och in- ternkontrollrutin avseende sjukresor. Den ska innehålla uppgifter om vem/vilka som skall utföra olika delmoment, hur ofta de genomförs och hur och till vem de rapporte- ras. Varje produktionsenhet utformar sina egna regler utifrån den struktur som återges på landstingets intranät.
Inom Resurscentrum finns en upprättad rutinbeskrivning avseende fakturabetalning av sjukreseersättning. I rutinen beskrivs hur faktura ska administreras och att underlag ska arkiveras. Vidare anges de kontroller av faktura som handläggare ska genomföra samt hur ofta rutinen ska utföras.
Kontroller som ska genomföras är:
höga belopp,
remisskontroll för resa utanför Östergötland, patienten är östgöte,
sjukreseblanketten är ifylld med ”ja” för taxi, dagvårdslistor mot fakturan,
rekvisitioner.
I de fall fel hittas på fakturan ska den återsändas med notering om vad som är fel.
8 november 2011
Landstinget i Östergötland 5 av 8
Lag om resekostnadsersättning eller landstingets regler om sjukresersättning fast- ställer inte den ersättning som skall utgå till avtalsbunden transportör. Lagen är en
”paraplylag ” för sjukresor och landstingets regler om sjukresersättning är allmänt hållna och fastställer inte ersättningsnivåer.
Enligt upphandlade avtal om lokala beställningscentraler och lokala transportörer är landstinget inte avtalspart. Möjligheten att i samband med eventuella meningsskiljak- tigheter ianspråkta vad som avtalats utöver fastställda priser, upplever vi som begrän- sad.
Någon av Resurscentrum upprättad och fastställd uppföljnings- eller internkontrollru- tin för sjukresor finns inte.
Beträffande den rutinbeskrivning som finns avseende fakturabetalning är vår bedöm- ning, utifrån uppräknade kontrollmoment, att:
alla angivna kontroller inte går att genomföra
väsentliga kontrollmål (fakturering och fakturaunderlag) saknas
3.2 Fakturering och faktureringsunderlag
Kontroll av pris mot avtal lokala transportörer
Länets kommuner har för behovet av inomkommunala samhällsbetalda resor (resor inom kommungränsen) upphandlat lokala beställningscentraler och lokala transportö- rer. Avtalen med lokala transportörer innehåller avsnitt om sjukresor.
Ersättningen till transportören regleras i en prisbilaga omfattande bland annat grund- belopp och kilometerersättning.
Vår kontroll avser om fakturerad kostnad följer avtalets prisbilaga.
Iakttagelser och bedömning
Vi bedömer att följsamhet råder mellan avtal och fakturerade grundbelopp och kilome- terersättning. I enstaka fall förekommer dock fasta priser baserad på avvikande taxa.
Kontroll av fakturering från beställningscentraler
Landstinget har tillsammans med Linköpings och Norrköpings kommuner, för behovet av samhällsbetalda resor (inomkommunala), upphandlat beställningscentral (Samres AB).
Landstinget och länets kommuner har också upphandlat beställningscentral (Östgöta- trafiken) för kommun- och länsövergripande resor.
Faktureringen från Samres och Östgötatrafiken är baserad på beställningsstatistik vil- ken är översänd till landstinget i en Excel-fil. Underlag i form av taxameterkvitton sak- nas dock för flertalet av sjukresorna.
Vår kontroll avser en skälighetsbedömning mellan angiven kostnad och resans längd.
Iakttagelser och bedömning
I ca 300 resor (1,6%) av granskningsunderlagets ca 18 000 resor förekommer en kost- nad som är högre än den kostnad som angivits som om den inte varit samordnad. Av dessa avser ca 260 Östgötatrafikens beställningsstatistik.
Den förklaring som ges är att vid beställning skapas ett referensvärde i beställningssta- tistiken motsvarande den totala kostnaden för resan, det vill säga den kostnad patien- ten ska betala vid en ensamresa. Kostnaden baseras på prissättningen för den ordinarie linjetrafiken. När patienten inte bedöms kunna åka med den ordinarie linjetrafiken klassificeras resan som övrig trafik och sker då till en högre kostnad. För dessa resor behövs tillstånd från sjukresekontoret.
Det är heller inte ovanligt att resor med samma reseavstånd har en prissättning som varierar betydligt. Det förekommer prisdifferenser på 100 % eller mer.
Utifrån avtalen bedöms inte prisdifferenserna som rimliga.
Kontroll av underlag
Till de faktureringar lokala transportörer och beställningscentraler gör gentemot lands- tinget följer underlag.
Vår kontroll avser omfattning och status av bifogat underlag.
Iakttagelser och bedömning
Kontrollen visar när det gäller faktureringen från Samres AB och Östgötatrafiken AB att underlag delvis saknas. Sjukreseintygen tillställs dock sjukresekontoret.
Sjukreseansvariga kan bara göra skälighetskontroller av beställningsstatistiken (faktu- raunderlaget).
Kontrollen av de underlag som bifogas fakturor från lokalt upphandlade transportörer visar att materialet inte är komplett. Taxameterkvitton och sjukreseintyg saknas till viss del. Faktura och underlag saknar till viss del information om resmål. Någon koppling till beställningscentralernas beställningsstatistik görs inte. Det går inte att fastställa om det är en sjukresa eller inte.
Vi bedömer att delar av räkenskapsmaterialet saknas och mot bakgrund av det inte går att kontrollera riktigheten i faktureringen.
3.3 Kontroll resa mot besök
Vi har genomfört en registeranalys av beställningsstatistik från Samres AB och Östgöta- trafiken AB. Utifrån beställningsstatistiken har matchning gjorts mot i landstingets mottagningsregister. Mottagningsregistret omfattar inte besök till landstingets egna tandvårdsinrättningar, privata tandläkare eller röntgenmottagningar.
8 november 2011
Landstinget i Östergötland 7 av 8
Iakttagelser och bedömning
Kontrollen visar att det i ca 420 fall (2,3 %) av granskningsunderlagets ca 18 000 resor förekommer resor till något av länets sjukhus där en registrering i mottagningsregistret saknas. För flertalet av dessa resor, som är inresor, finns även en återresa i beställ- ningsstatistiken.
Orsaker till utfallet kan vara:
ofullständig mottagningsstatistik, kommunal färdtjänstresa,
beställd sjukresa som inte avser ett besök hos vårdgivare.
Vi bedömer att alla fakturerade resor inte är sjukresor.
2011-11-08
Namnförtydligande Namnförtydligande
