Klassificering av information
‐ exempel och jämförelse
Anki Heimonen
Kommunalförbundet ITSAM 2014‐05‐20
ITSAM – ett kommunalförbund
Bildas 2008
6 kommuner i Östergötland och Kalmar län
Hanterar telefoni, bredband,
upphandling, drift och support av IT‐
system
ITSAM Arkiv 2012‐07‐01
ITSAM Arkivs uppgifter Tillsyn
Stöd och råd Utbildning Utveckling
Strategiskt arbete E‐arkiv
m.m, m.m.
Målet
Målet för varje myndighet bör (eller ska?) vara att rätt person ska kunna komma åt rätt information vid rätt tillfälle.
För att uppnå det behöver all information som
myndigheten hanterar vara klassificerad och försedd
med rätt attribut för återsökning och behörighet.
Klassificering ‐ ett sätt att spegla verksamheten
Strukturen kan visa verksamhetsområden, processer och
aktiviteter, d v s vad en verksamhet/myndighet arbetar med och hur den är organiserad.
Schemat kan även vara organisationsoberoende, d v s helt utan koppling till myndighetens organisering. Denna får då tydliggöras genom särskilda organisationsbeskrivningar.
KLASSA
• SKL:s uppdrag att utarbeta ett förslag till nationell klassificeringsstruktur (ny diarieplan) för kommuner, landsting och regioner.
• Projektet har hanterats via Kommunala samrådsgruppen för arkivfrågor.
• Arkivkonsult Tom Sahlén har ansvarat för sammanställningen.
• Referenspersoner/‐grupper har fått lämna synpunkter.
• Remiss/testperioden har avslutats och sammanställning/
justering av klassificeringsschemat har genomförts.
• Förslaget till klassificeringsschema har publicerats under våren 2014.
Andra exempel
KLASSA är ett av flera förslag på klassificeringsschema.
Förslag har utarbetats eller är under utarbetande hos enskilda kommuner eller via olika samverkansprojekt.
Inriktningen på projekten är ofta:
•Gemensam processkartläggning
•Gemensam klassificeringsstruktur
•Gemensam dokumenthanteringsplan
Hur förhåller sig dessa exempel och förslag till KLASSA?
”KLASSA 2”
Medverkande:
•Konceptstudie e‐arkiv Kronoberg/Blekinge
•eArkiv Kalmar län
•E‐Arkiv Skåne Nordost, m fl
(Olofströms kommun, Karlshamns kommun, Ronneby kommun,
Karlskrona kommun, ITSAM, Växjö kommun, Tomelilla kommun, Kalmar kommun, Helsingborgs stad, Nybro kommun, Halmstads kommun,
Laholms kommun, Skövde kommun, Vetlanda kommun, VEAB)
”KLASSA 2”
Förslag till principer
•Så få kategorier på översta nivån som möjligt för att minimera risken för att välja fel verksamhetsområde.
•På de översta nivåerna 1‐2 så långt det är möjligt vardagliga ord, längre ner i hierarkien ok med fackuttryck.
•Processgrupper på nivå två eller tre, beroende på behov
•Processgrupper skrivs med substantiv
•Huvudprocesser på nivå tre eller fyra, beroende på behov
•Huvudprocesser och processer skrivs med verb
•Processerna fylls på efter hand och ska baseras på faktisk analys och kartläggning.
Nedbrytningschema (nivåer)
1 Verksamhetstyp
1.1 Verksamhetsområde
1.1.1 Processgrupp
1.1.1.1 Process
Aktivitet Handling
Skillnader…..
KLASSA
• ”0‐nivå”på alla nivåer för att kunna eftersöka styrdokument och
verksamhetsbeskrivningar/
funktionsbeskrivningar vid sitt verksamhetsområde eller process.
• Schemat innefattar tre verksamhetstyper där kärnverksamhet har nio
underliggande verksamhetsområden varav fem är landsting och regioner.
• KLASSA tar utgångspunkt från SKL:s och SCB:s verksamhetsindelning för
kommuner landsting och regioner.
”KLASSA 2”
• Ingen ”0‐nivå”–styrande dokument redovisas påen plats under ”1.3 Styra, organisera och leda verksamheten”.
• Verksamhetstyperna är fler och redovisas direkt påöversta nivån, d v s att
kärnverksamheten har delats upp och presenteras som egna verksamhetstyper med egna rubriker.
• Gäller endast kommunal verksamhet.
• Handläggare och registratorer är nära knutna till projektet och arbetet utförs i form av workshops och webbmöten.
En jämförelse….
KLASSA
1. Ledning
2. Verksamhetsstöd 3. Kärnverksamhet
”KLASSA 2”
1. Demokrati och insyn 2. Intern service
3. Samhällsbyggnad 4. Trygghet och säkerhet 5. Hälsoskydd
6. Miljöoch naturskydd 7. Förskola och utbildning 8. Vård och omsorg
9. Individ och familjeomsorg 10. Överförmyndare
11. Näringsliv och kultur 12. Samhällsservice
Vad bygger ”KLASSA 2” på?
I vårt arbete har vi försökt att ta tillvara de kartläggningar och klassificeringar som utförts tidigare inom enskilda kommuner och inom olika projekt.
• KLASSA
• ”VERKSAM” inom ITSAM
• Karlskrona
• Tomelilla m fl.
Förväntat resultat
• Organisations‐oberoende redovisning och återsökning av information.
• Samordning av informationshanteringen – oavsett verksamhetssystem och kommun.
• En grundplattform för ett väl fungerande informationsflöde inom och mellan olika verksamheter och myndigheter.
• Skapa förutsättningar för ett väl fungerande e‐arkiv och ett långsiktigt digitalt bevarande.
• Glöm organisationskartan!
• Dokumentera relationen mellan verksamheten och dess handlingar.
• Utbilda och förbättra kunskapen/förståelsen inom verksamheterna.
• Synliggör informationens betydelse för verksamheterna.
• Klargöra att de digitala handlingarna också ingår i arkivredovisningen.
Praktiskt arbete
En organisation som uppfyller
lagens,
allmänhetens
och verksamhetens krav
på äkta och relevant information.
Önskat resultat
Frågor?
Anki Heimonen 1:e Arkivarie
Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, 590 36 KISA Växel: 0494‐197 00
Direkt: 0494‐197 34 Mobil: 070 240 69 22
e‐post: ann‐christine.heimonen@itsam.se
