Handbok för
Visma Proceedo Rapportgenerator
2020-10-08
Innehåll
1 Inledning ... 3
2 Tillgång till Rapportgenerator ... 4
3 Rapportgeneratorn ... 4
3.1 Standardrapporter ... 4
3.2 Bygga egna rapporter ... 5
3.2.1 Datakälla ... 5
3.2.1 Tillgängliga kolumner ... 6
3.3 Anpassa rapport innan export ... 6
3.3.1 Visa ... 6
3.3.2 Funktion ... 6
3.3.3 Filter ... 7
3.3.4 Välj sortering ... 7
4 Skapa och exportera rapport ... 7
5 Förslag på rapportuppsättningar ... 9
6 Tillgängliga kolumner... 9
6.1 Datakälla: Orderrader ... 9
6.2 Datakälla: Orderhuvud ... 10
1 Inledning
Rapportgeneratorn ger möjlighet att ta ut rapporter för uppföljning av hela din organisation eller genom att filtrera på GLN-koder även på en enhet eller förråd.
Det finns några begränsningar som man måste beakta:
• man se inte beställningar gjort av externa leverantörer, dvs varor beställda av ApoEx personal som utför läkemedelssupport, påfyllning av läkemedelsautomater eller vätskevagnar.
• man se inte statistik för varor som beställs på annat sätt än genom Visma Proceedo t.ex cytostatika.
• om en vara/beställning är makulerad så kan den ändå finnas kvar i statistiken.
2 Tillgång till Rapportgenerator
Tillgång till rapportgeneratorn ges till dem som har behörighet som lokal administratör i EK. Du hittar rapportfunktionen under fliken Rapporter.
Rapporter Rapportgenerator
3 Rapportgeneratorn 3.1 Standardrapporter
Det finns några standardrapporter som du kan välja. Dessa hittar du genom att klicka på rutan <Alla>.
Delade rapporter markeras i listan med
För att välja en av dessa rapporter – klicka på rapportnamnet I listan, eller på den blåa rutan Öppna som syns när muspekaren förs över raden, då syns uppsättningen I högra fältet.
Du kan sedan göra justeringar, tex filtrera för datum innan du trycker på <Skapa rapport>
3.2 Bygga egna rapporter
Du kan bygga dina egna rapporter genom att välja vilka kolumner du vill ha i uppsättningen.
3.2.1 Datakälla
Under datakälla kan du välja vilken datakälla du vill hämta ut rapportdata för (Orderrader eller orderhuvud).
Beroende på datakälla så skiljer det sig på tillgängliga kolumner, i exemplet ovan har vi valt orderkälla:Orderrader. För att byta datakälla, tryck på pilen och välj från listan.
3.2.1 Tillgängliga kolumner
Beroende på datakälla visas här alla tillgänliga kolumner. Inte alla kolumner ger användbar
information. Se listan under kapital 5 för beskrivning av resultatet. De som är gråmarkerade i listan ger inte relevant data för Region Stockholm.
För att välja de kolumner som du vill ha i din rapport, markera det värde under Tillgängliga kolumner och klicka på singel pilen så läggs kolumnen över till höger. Du kan också välja att dubbelklicka på värdet så flyttar sig kolumnen också.
Väljer du dubbelpil , tas alla kolumner med i rapporten. Du kan på samma sätt flytta tillbaka kolumner i de fall du vill ändra kolumnerna i din rapport. Du kan ändra ordningen på kolumnerna genom att markera dem och flytta dem med muspekaren.
3.3 Anpassa rapport innan export
När du väl valt de kolumner du vill ha i din rapport kan du, innan export, anpassa och filtrera rapporten.
3.3.1 Visa
Du kan välja vilka kolumner du vill visa vid export. Tanken med detta är att du skall kunna jobba med att filtrera data (se vidare nedan), men ändå inte behöva exportera själva kolumnen och dess ingående data.
3.3.2 Funktion
Genom att använda dig av ’Funktion’ kan du, beroende på vilket data som kolumnen innehåller, göra olika val. De val som kan förkomma är
Minsta värde Största värde Antal
Medelvärde (endast då kolumnen är av typen Tal) Summa (endast då kolumnen är av typen Tal)
3.3.3 Filter
För att förfina din sökning kan du använda dig av filter, det kan vara ett specifikt värde eller då fältet är av typen ’Datum’ välja vilken period du vill se. Är fältet av typen text kan textvärden
omges med *.
Separera flera filter med ’;’. För att söka på fält som saknat värde använd ‘EMPTY’. T.ex
‘*text*’namne, ger träffar på värden som innehåller ‘text’ eller slutar på ‘namne*. För att begränsa resultat till t.ex beställningar för 3 artiklar använd filterterm
*artikelnummer1*;*artikelnummer2*;*artikelnummer3*. Observera att fältet också tar hänsyn till stora och små bokstäver.
Rapporter visar resultat för hela din organisation och inte bara det förråd du är inloggad på.Om du vill begränsa resultatet till ditt förråd eller enhet, måste du inkludera GLN i rapportuppsättningen och sedan filtrera för just ditt/dina GLN-nummer i filterfunktionen.
3.3.4 Välj sortering
Du kan välja hur du vill att rapporten skall sortera dina kolumner, valen är stigande eller fallande.
4 Skapa och exportera rapport
När du är klar med ditt urval klickar du på Skapa rapport.
Du får då upp ett nytt fönster där du kan namnge din rapport och välja om du vill få notifikationen via e-post när rapporten är klar.
Rapporten läggs sedan i kö och kan hämtas upp under Rapporter ->Skapade rapporter
Här kan du söka upp din rapport, se status för den samt när den är skapad. Du laddar ner den till Excel genom att klicka på Ladda ner. Rapporten finns att hämta I max 3 dagar innan den automatiskt tas bort.
Om du går tillbaka till Rapportgenerator, kan du välja Spara ny rapportfråga. Sparade rapporter syns i fältet till vänster.
Du kan använda din sparade uppsättning eller göra ändringar i den, innan du skapar en ny rapport t.ex ändra datumintervall. Klicka sedan på Uppdatera frågan.
5 Förslag på rapportuppsättningar
• Några förslag till uppsättningarAllt beställt under en viss tidsperiod Datakälla: Oderrader
Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), artikelnummer, artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd)
• För att kolla hur är mycket beställt av några bestämda varor. Datakälla: Orderrader
Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), artikelnummer (filter valda varunummer – *xxxxxx*;*xxxxxx*…..), artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd)
• Kolla vad är beställt som express eller jourbeställning Datakälla: Orderrader
Kolumner: Orderdatum (filter: från och till datum), ordernummer, artikelnummer,
artikelbeskrivning, beställd kvantitet, beställt nettobelopp, distributionsegenskapsnyckel (filter:
*e1* eller *j1*), GLN (filter: GLN nummer för önskade förråd)
6 Tillgängliga kolumner
6.1 Datakälla: Orderrader
Ordernummer – ordernummer
Orderradnummer – vilken rad på ordern som varan är Orderdatum – datum ordern behandlades hos leverantör Beställningsnummer
Beställningsdatum – datum för beställning Artikelnummer – varunummer
Artikelbeskrivning – varunamnet Produktgrupp – används ej
UNSPSC – används ej
Rekommenderad (tumme upp) – X för rekommenderade varor Miljömärkningar – används ej
Beställningssätt – används ej
Formulärs-ID – vilken formulärtyp som används för extemporebeställningar Pris Antal enheter i priset – används ej
Valuta – SEK
Momssats – %moms på varan Enhetstyp – alltid styck
Automatisk leveranskvittens – alltid nej Leverantörsnamn – vilken katalog det är beställt ifrån
Leverantörsmomsnummer
Externt leverantörs-ID – används ej Leverantörs-ID i kundens system – används ej Avtalsnummer – används ej
Avtalskategori – används ej Avtalsområde – används ej Startdatum för avtal – används ej Slutdatum för avtal – används ej
Beställd kvantitet – antal förpackningar beställt Mottagen kvantitet – används ej
Avvikelse beställd – mottagen kvantitet – används ej Beställt nettobelopp – nettobelopp
Mottaget nettobelopp – används ej
Avvikelse beställt – mottaget nettobelopp – används ej Datum för senaste leveranskvittens – används ej Leveransdatum – används ej
Leveransadress – Adress Leveransadress – Postnummer Leveransadress – Ort
Leveransadress – Land – Sverige för alla
Ytterligare orderradsinformation – t.ex. får ej bytas: pga utbyteslogiken Beställarens namn – namn av den som lade ordern
Beställarens användarnamn i Proceedo – används ej Beställarens externa ID – inkludera beställarens HSA-id Beställarens e-postadress
Slutliga godkännarens namn – används ej
Slutliga godkännarens användarnamn i Proceedo – används ej Slutliga godkännarens e-postadress – används ej
Konteringsradnummer – används ej Konto – används ej
Kontobeskrivning – används ej Kostnadsställe – används ej Kostnadsställesbeskrivning Kontering positioner – används ej Fritextkontering – används ej
Beskrivning fritextkontering – används ej Organisation – Organisationsnamn Organisationskod – används ej Budget-id – används ej
Budgetnamn – används ej Fakturerat antal – används ej
Distributionsegenskapsnyckel – leveranssätt dvs. vald ledtid t.ex. N1(normalbeställning 1=ca. 68 timmar), N2 (normalbeställning 2= ca 22 timmar), N3 (normalbeställning 3= ca 6 timmar), J1 (jourbeställning), E1(expressbeställning)
6.2 Datakälla: Orderhuvud
Ordernummer Leverantör Skapat datum Avtalsnummer
Nettobelopp – för beställningen Momsbelopp
Valuta – alltid SEK Beställare Beställarens förnamn
Beställarens efternamn
Beställarens extern identifierare – innehåller beställarens HSA-id Beställarens gruppnamn – vilket förråd beställaren tillhör
Beställarreferens – Beställarens namn
Köpande organisation – Organisationens namn Köparens organisationskod – Organisationens HSA-id
Beställningsnummer
Beställningsnamn – beställningsnamn om man har namngivit den Köpande organisation – GLN – Organisationens GLN nummer Köpande organisation – Namn – kommer alltid med i rapporten Köpande
organisation – Attention
Köpande organisation – Gata – tom Köpande organisation – Postkod – tom Köpande organisation – Stad - tom
Köpande organisation – Landskod – alltid SE Fakturaadress – GLN
Fakturaadress – Namn Fakturaadress – Attention Fakturaadress – Gata Fakturaadress – Postkod Fakturaadress – Stad
Fakturaadress – Landskod – alltid SE Slutadress – GLN – Förrådets GLN Slutadress – Namn - Förrådsadress Slutadress – Attention - Förrådsadress Slutadress – Gata - Förrådsadress Slutadress – Postkod - Förrådsadress Slutadress – Stad - Förrådsadress Slutadress – Landskod - alltid SE
Omlastningsadress – GLN - lastkajens GLN Omlastningsadress – Namn - lastkajens adress Omlastningsadress – Attention
Omlastningsadress – Gata Omlastningsadress – Postkod Omlastningsadress – Stad
Omlastningsadress – Landskod - alltid SE Leverantörsadress – GLN Leverantörsadress – Namn Leverantörsadress – Attention Levernatörsadress – Gata Leverantörsadress – Postkod Leverantörsadress – Stad
Leverantörsadress – Landskod Beställarens HSA ID
Budget ID - tom Budget Namn - tom ERP ID - tom Ej förattest - tom
Kundnummer hos leverantör - tom Leveranssättskod - vald ledtid Leverantörens avtalsnummer Leverantörs momsnummer Leverantörs organisationsnummer Orderformat
Orderöverföringssätt Prislistenummer Önskat leveransdatum
Organisation - Köpande organisation. Kan inte väljas bort
