Va? Outsourcar ni?
En studie av hur riskerna med outsourcing
påverkar den interna kontrollen och
revisionsprocessen
Författare:
Leena Haneklou
Linda Lundberg
Imel Pezic
Handledare:
Krister Bredmar
Program:
Ekonomprogrammet
Ämne:
Företagsekonomi
Nivå och termin: D-nivå, VT-2008
Handelshögskolan BBS
Förord
Uppsatsen är skriven på Handelshögskolan BBS (Baltic Business School) vid Högskolan i Kalmar under vårterminen 2008. Arbetet med studien har varit lärorikt och intressant, där vi ständigt kände oss motiverade till det arbete vi hade framför oss. Då vi studerade flera intressanta aspekter, och hur de påverkar varandra, var det inga svårigheter att hitta motivationen. Vår förhoppning är att även läsaren finner ämnet intressant.
Först och främst vill vi tacka vår handledare, Krister Bredmar som varit till stöd genom goda råd och även inspirerat oss under skrivandet. Vi vill också rikta ett stort tack till samtliga respondenter som tagit sig tid att ställa upp på intervjuer och på så sätt möjliggjort att undersökningen blev av. Till sist vill vi tacka alla runt omkring som på något sätt varit delaktiga i vårt arbete, ni vet vilka ni är, tack!
Kalmar, 4 juni 2008
Sammanfattning
Outsourcing har i dagens samhälle blivit allt vanligare och trenden är fortsatt stark. Företag eftersträvar kostnadseffektivitet, hög kvalitet och flexibilitet i outsourcade pro-cesser, vilket kan medföra att verksamheten påverkas. Vi är intresserade av hur den interna kontrollen och revisionsprocessen påverkas av att företag outsourcar processer och aktiviteter i verksamheten, till följd av de risker som outsourcing medför.
Undersökningen utgår ifrån den kvalitativa metoden och ett abduktivt arbetssätt. Den kvalitativa metoden har valts, eftersom vi ville att studien ska ge en djupare förståelse för det undersökta ämnet. Intervjuer med 13 representanter från tre olika företagskate-gorier har genomförts. Representanterna var från outsourcande företag, outsourcing-företag samt revisionsbyråer. Den teoretiska referensramen är uppbyggd av teorier kring outsourcing, risker vid outsourcing, intern kontroll samt revision. I empirin presenteras respondenternas åsikter i de tre olika företagskategoriernas var för sig. Riskerna med att outsourca processer beror på flera faktorer; vilken aktivitet som läggs ut, hur nära kärnverksamheten den befinner sig, kompetensnivån samt beroendet av outsourcingföretaget. Olika aktiviteter medför olika risknivåer, samtidigt som samma aktivitet kan medföra olika risknivå för andra företag. Även valet av outsourcingföre-tag och deras kompetensnivå påverkar risken.
För att kontrollera och minimera riskerna för fel och oegentligheter använder sig före-tagsledningen av intern kontroll, som även innefattar rutiner för styrning av processer i verksamheten. När processer outsourcas behöver rutinerna hos det outsourcande före-taget anpassas till att istället övervaka utförandet av processen. Detta kräver enligt vår studie att det outsourcande företaget bibehåller en tillräcklig kompetensnivå samt har en kontinuerlig kontakt med partnern för att följa upp processen. Det framkom även att den interna kontrollen kan bli bättre när processen outsourcas förutsatt att outsourcing-företag har större kompetens och erfarenhet av processen.
Outsourcingföretagets kompetensnivå påverkar även revisorernas syn på risken vid revision. Av studien framgår att revisionsprocessen, som helhet inte alltid behöver påverkas, däremot påverkas alltid planeringen av att företag outsourcar. Revisorerna måste kritiskt planera revisionen, genom ytterligare informationsinhämtning beträffan-de utföranbeträffan-det, transaktionsflöbeträffan-det och beträffan-de outsourcabeträffan-de affärsprocesserna, för att kunna säkerställa att den interna kontrollen hos de båda samarbetsparterna är tillräckliga. Samtliga tre parter; outsourcande företag, outsourcingföretag samt revisionsbyråer, är medvetna om riskerna med outsourcing, betydelsen av intern kontroll och hur outsour-cing påverkar den samt revisionsprocessen. Skillnaderna i respondenternas åsikter kan bero på deras skilda erfarenheter av outsourcing. Avslutningsvis anser vi att outsour-cing kan vara ett framtida koncept till stor framgång för företag, förutsatt att företagen
Innehållsförteckning
1 INLEDNING ... 1 1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Problemdiskussion ... 2 1.3 Problemformulering ... 3 1.4 Syfte ... 3 1.5 Avgränsningar ... 3 1.6 Disposition ... 4 2 METOD ... 5 2.1 Val av ämne ... 5 2.2 Val av metod ... 52.2.1 Induktiv, deduktiv och abduktiv ansats ... 6
2.2.2 Explorativa, deskriptiva och hypotesprövande undersökningar ... 6
2.2.3 Kvalitativ och kvantitativ metod ... 7
2.3 Datainsamling ... 8
2.3.1 Primärdata ... 8
2.3.2 Sekundärdata ... 9
2.3.3 Val av företag ... 10
2.3.4 Urval av företagens representanter ... 10
2.3.5 Intervjuer ... 11
2.4 Presentation av empiriskt underlag samt analys ... 12
2.5 Metoddiskussion ... 12
2.5.1 Validitet och reliabilitet ... 13
2.5.2 Metodkritik ... 13
3 REFERENSRAM ... 15
3.1 Outsourcing ... 15
3.1.1 Syftet med outsourcing ... 15
3.1.2 Risker vid outsourcing ... 16
3.1.2.1 Bevarande av kompetensnivån ... 16
3.1.2.2 Beroende av outsourcingpartnern ... 16
3.1.2.3 Uppföljning av outsourcing ... 17
3.1.3 Outsourcingavtalet ... 17
3.2 Intern kontroll ... 18
3.2.1 Styrande regelverk kring intern kontroll ... 18
3.2.1.1 COSO-modellen, Internal Control – Integerated Framwork ... 19
3.2.1.2 The Sarbanes-Oxley Act (SOX) ... 19
3.2.1.3 Svensk kod för bolagsstyrning ... 20
3.2.2 Intern kontroll vid outsourcing ... 20
3.3 Revision ... 21
3.3.1.1 Revisionsplan och granskningsprogram ... 22
3.3.1.2 Väsentlighet och risk ... 22
3.3.2 Granskning ... 23
3.3.2.1 Substansgranskning ... 24
3.3.2.2 Granskning av kontroller ... 24
3.3.2.3 Granskning av servicebyråer ... 24
3.3.3 Dokumentation och rapportering ... 25
3.4 Teorisammanfattning ... 26 4 EMPIRI ... 27 4.1 Outsourcande företag ... 27 4.1.1 Företagsbeskrivning ... 27 4.1.1.1 Canal Digital ... 27 4.1.1.2 Fortum ... 27 4.1.1.3 Tillverkande företag ... 28 4.1.1.4 Trelleborg Rubore ... 28 4.1.2 Definition av outsourcing ... 28 4.1.3 Erfarenhet av outsourcing ... 28 4.1.4 Riskpåverkan ... 29
4.1.4.1 Riskfyllda aktivteter och processer att outsourca ... 30
4.1.5 Intern kontroll ... 32
4.1.6 Påverkan på revisionsprocessen ... 35
4.1.6.1 Svensk kod för bolagsstyrning, Sarbanes-Oxley Act och COSO ... 36
4.1.7 Outsourcingavtalet ... 37 4.2 Outsourcingföretag ... 38 4.2.1 Företagsbeskrivning ... 38 4.2.1.1 Aditro ... 38 4.2.1.2 Bokföringsbyrån i Kalmar HB ... 39 4.2.2 Definition av outsourcing ... 39 4.2.3 Erfarenheter av outsourcing ... 39 4.2.4 Riskpåverkan ... 39
4.2.4.1 Riskfyllda aktivteter och processer att outsourca ... 40
4.2.5 Intern kontroll ... 40 4.2.6 Påverkan på revisionsprocessen ... 41 4.2.7 Outsourcingavtalet ... 41 4.3 Revisionsbyråer ... 42 4.3.1 Företagsbeskrivning ... 42 4.3.1.1 Deloitte ... 42
4.3.1.2 Ernst & Young ... 42
4.3.1.3 Grant Thornton ... 42
4.3.1.4 KPMG ... 42
4.3.1.6 Öhrlings PricewaterhouseCoopers ... 43 4.3.2 Definition av outsourcing ... 43 4.3.3 Erfarenhet av outsourcing ... 44 4.3.4 Riskpåverkan ... 44 4.3.4.1 Kontrollrisk ... 45 4.3.4.2 Inneboende risk ... 46 4.3.4.3 Upptäcksrisk ... 47
4.3.4.4 Riskfyllda aktivteter och processer att outsourca ... 47
4.3.5 Intern kontroll ... 49
4.3.5.1 Intern kontroll vid de outsourcade aktiviteterna ... 49
4.3.5.2 Riskbedömning av den interna kontrollen ... 50
4.3.5.3 Granskning av den interna kontrollen ... 51
4.3.6 Påverkan på revisionsprocessen ... 53
4.3.6.1 Planering ... 54
4.3.6.2 Granskning ... 55
4.3.6.3 Dokumentation och rapportering ... 57
4.3.7 Outsourcingavtalets påverkan ... 58
4.3.8 Normer, rekommendationer och regelverk ... 59
4.3.8.1 Svensk kod för bolagsstyrning, Sarbanes-Oxley Act och COSO ... 60
5 ANALYS ... 61
5.1 Outsourcing ... 61
5.1.1 Definition av outsourcing ... 61
5.1.2 Erfarenheter vid outsourcing ... 61
5.1.3 Risker vid outsourcing ... 62
5.1.3.1 Bevarande av kompetensnivån ... 63
5.1.3.2 Beroende av outsourcingpartnern ... 64
5.1.3.3 Uppföljning av outsourcingen ... 64
5.1.4 Outsourcingavtalets påverkan ... 65
5.2 Intern kontroll ... 66
5.2.1 Intern kontroll av de outsourcade aktiviteterna ... 66
5.2.2 Styrande regelverk kring intern kontroll ... 68
5.3 Påverkan på revisionsprocessen ... 68
5.3.1 Planering ... 69
5.3.1.1 Väsentlighet och risk ... 70
5.3.2 Granskning ... 72
5.3.3 Dokumentation och rapportering ... 73
6 SLUTSATS ... 75
6.1 Outsourcing ... 75
6.2 Intern kontroll ... 76
7 SLUTDISKUSSION ... 80
7.1 Förslag till framtida studier ... 81
8 REFERENSFÖRTECKNING ... 82 8.1 Litteratur ... 82 8.2 Artiklar ... 84 8.3 Lagar ... 85 8.4 Elektroniska källor ... 85 8.5 Intervjuer ... 86 8.5.1 Personliga intervjuer ... 86 8.5.2 Telefonintervjuer ... 86
BILAGA 1 INTERVJUGUIDE – OUTSOURCANDE FÖRETAG ... 1
BILAGA 2 INTERVJUGUIDE – OUTSOURCINGFÖRETAG ... 2
Förkortningar
ABL Aktiebolagslagen BFL Bokföringsnämnden
COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission FAR Föreningen för Auktoriserade Revisorer
RN Revisorsnämnden
RS Revisionsstandard i Sverige SOX Sarbanes-Oxley Act
1
Inledning
I det inledande kapitel ges en introduktion till det valda uppsatsämnet. Introduktionen består av en bakgrundbeskrivning och problemdiskussion samt en presentation av problemformuleringen, vilket leder fram till uppsatsens syfte. Kapitlet avslutas med uppsatsens disposition.
1.1
Bakgrund
Behovet av extern ekonomisk information har ökat sedan industrialiseringen under 1800-talet, när ägarstrukturen i bolagen förändrades. Antalet delägare ökade samtidigt som de nya delägarna inte var direkt involverade i företagets dagliga verksamhet och därmed, i likhet med finansiärerna, inte längre hade nödvändig insyn i verksamheten. (Wallerstedt, 2005) Regelverket kring redovisningen syftar till en fungerande och effektiv ägarstyrning, samtidigt som den säkerställer att företagets intressenter får tillgång till information via årsredovisningen (Edenhammar & Thorell, 2005). En obe-roende extern kontroll av företagets bokföring och ekonomiska ställning har efter-frågats av intressenterna, vilket tillfredsställs redan i Aktiebolagslagen från 1895, där revisionsplikten lagstadgas (Wallerstedt, 2005).
Revision kan sammanfattas på följande sätt;
”Revision är att med en professionellt skeptisk inställning planera, granska, bedöma och uttala sig om årsredovisning, bokföring och förvaltning.”
(FAR Förlag, 2006 s 19)
Under åren har revisionen förändrats beroende på ekonomiska händelser, som påverkat utformning av redovisningen och därmed även inriktningen och granskningen av den. (FAR Förlag, 2006) I USA och England har under 2000-talet förtroendet för redo-visning och revision försämrats hos allmänheten i efterdyningarna av skandalerna kring Enron, Worldcom samt Andersen. Förväntningarna på risk och förtroende har varit avgörande hur allmänheten ser på redovisning och revision samt revisorernas arbete (Unerman & O´Dwyer, 2004). Efter skandalerna har en detaljreglerande lag, Sarbanes-Oxley Act, tagits fram i USA, som ställer ökade krav på företagets redovis-ning, kontroller och revisorer (Moberg, 2006).
Sverige är inte heller förskonat från ekonomiska skandaler där även revisionen delvis ifrågasatts, som kring skandalerna kring Prosolvia, Skandia och Carnegie. (Johansson, 2004; Åkerberg, 2003; Sokolov, 2007) Till skillnad från USA har Sverige valt att införa ett självreglerande ramverk för aktiebolag på Stockholmsbörsen, Svensk kod för bolagsstyrning, som inte är lika detaljstyrt (Precht, 2007).
Outsourcing är en utveckling, som bygger på företagens vilja att reducera kostnader och förbättra effektiviteten. Under 1980-talet och 1990-talet ökade betydelsen samt acceptansen av outsourcing. Tyngdpunkten låg på att outsourca tekniskt avancerade moment inom produktionen och IT-tjänster. (Jathanna, 1991; Earl, 1991) Outsourcing definierades som att överlämna icke-strategiska funktioner till en tredje part (Jathanna, 1991). Outsourcade funktioner var rutinmässiga och ingick inte i kärnverksamheten, men trenden visar att de funktioner som outsourcas har kommit närmre kärnverk-samheten och inte längre är rutinmässiga. (Barnes, 2004).
Idag definierar Nationalencyklopedin outsourcing som
”att till underleverantörer överlåta utförandet av hela eller delar av funktioner som tidigare legat inom det egna företaget, t.ex. tjänster som telefonväxel och städning, stödfunktioner som redovisning och data samt huvudfunktioner som tillverkning och distribution.”
(Nationalencyklopedin, www.ne.se)
1.2
Problemdiskussion
Då outsourcing innebär att ett företag överlåter affärsprocesser eller aktiviteter till ett annat företag, är det möjligt att resonera kring hur detta påverkar det outsourcande företaget samt dess verksamhet. Det kan finnas en risk för att företaget förlorar insikten i den egna verksamheten eller helt förlorar kontrollen över verksamheten, till följd av det outsourcande företaget anser att den outsourcade verksamheten inte längre tillhör företagets ansvar. Trots att det outsourcande företaget inser att ansvaret inte bör överlåtas till outsourcingföretaget, kan möjligheten till uppföljningar vara begränsad, då det inte är säkert att outsourcingföretaget tillåter tillräcklig insyn i verksamheten. Risken för minskad kontroll kan påverkas av hur det outsourcande företaget anpassar samt utvecklar den interna kontrollen utifrån den aktuella outsourcingrelationen. Den interna kontrollen behöver nödvändigtvis inte vara lika utvecklad vid alla former av outsourcing, men kan behöva förbättras för att säkerställa att den utlagda verksamheten fungerar på ett önskvärt sett och kan anpassas efter den upplevda risken med outsourcing. Risken skulle kunna bero på, förutom i vilken utsträckning verksamheten outsourcas, vilken eller vilka funktioner som outsourcas. Med anledning av detta kan den interna kontrollen påverkas av vad som outsourcas.
Om det outsourcande företagets ställning och interna kontroll kan förändras till följd av outsourcingen, kan det medföra att revisorerna måste ändra tillvägagångssättet vid för att säkerställa att det outsourcande företagets ställning samt resultat är tillförlitligt. Hur revisionsprocessen samt den interna kontrollen har förändrats av att företag outsourcar kan förmodligen anses vara olika, beroende på vem som tillfrågas.
Revisorer är väl insatta i revisionsprocessen, där outsourcande företag samt outsour-cingföretag förmodligen inte har lika mycket kunskap. Tvärtom kan outsourcande företag och outsourcing ha större insikt i den interna kontrollen.
1.3
Problemformulering
Hur påverkas den interna kontrollen och revisionsprocessen av att företag outsourcar processer och aktiviteter i verksamheten, till följd av de risker som outsourcing medför?
1.4
Syfte
Syftet med uppsatsen är att få en förståelse för hur den interna kontrollen samt revisionsprocessen påverkas av att företag outsourcar processer och aktiviteter i verksamheten. Vidare är syftet att studera vilka faktorer som påverkar riskerna med outsourcing samt hur riskerna hanteras av revisionsbyråerna, outsourcande företag samt outsourcingföretag.
1.5
Avgränsningar
I föreliggande uppsats har följande avgränsningar gjorts för att begränsa det under-sökta området. Den offentliga sektorns outsourcing kommer inte att behandlas, efter-som den delvis påverkas av andra faktorer än den privata sektorn, såefter-som politiska och samhällsekonomiska ställningstaganden. Outsourcing till utlandet kommer heller inte att behandlas, eftersom det omfattar ytterligare en dimension till problematiken.
Kapitel 1
Kapitlet består av en bakgrundbeskrivning, problemdiskussion, problemformulering och en beskrivning av uppsatsens syfte, för att ge läsaren en förståelse för ämnet. Vidare presenteras uppsat-sens avgränsning samt disposition.
Kapitel 2
I kapitlet presenteras bakgrunden till varför vi valt att studera detta ämne. Vi redogör även för de metoder som använts vid utförandet av undersökningen. I slutet av kapitlet återfinns en kritisk granskning av metoder och referensram
Kapitel 3
I detta kapitel beskriver vi den teoretiska referensramen. En presentation av outsourcing, risker, intern kontroll samt revision ges, vilket kommer att utgöra underlag för vår analys och slutsats. Kapitlet avslutas med en teorisammanfattning
Kapitel 4
Kapitlet redogör för det empiriska bidraget till undersökningen. Vi ger en beskrivning av de undersökta företagen samt beskriver de åsikter som företagens representanter har om outsourcing, risker, intern kontroll samt påverkan på revisionen.
Kapitel 5
I kapitlet sammanförs den teoretiska referensramen och det empi-riska bidraget, för att vi objektivt ska kunna analysera det insamlade materialet utifrån undersökningens problemformule-ring och syfte..
Kapitel 6
I detta kapitel presenterar vi undersökningens resultat, utifrån den uppställda problemformuleringen Vi redogör för hur den interna kontrollen och revisionsprocessen påverkas av de risker som är förknippade med att företag outsourcar.
Kapitel 7
I det avslutande kapitlet diskuterar vi undersökningens resultat, genom att lyfta fram egna tankar och åsikter. Diskussionen syfter till att föra ett friare redonemang kring slutsatserna. Avslutnings-vis ges förslag på fortsatta studier.
1.6
Disposition
Metod Inledning Referensram Analys Slutsats Empiri Slutdiskussion2
Metod
I kapitlet presenteras hur undersökningen har genomförts. Det ska ge en större förståelse för hur det teoretiska och empiriska resonemanget har bidragit till undersökningens syfte. Metodavsnittet syftar till att beskriva de olika metoderna som finns samt redovisa och motivera metoderna som använts.
2.1
Val av ämne
Vårt gemensamma intresse för revision var utgångspunkten vid valet av undersöknin-gens område, men till följd av att revisionsprocessen samt revisorns roll tidigare har studerats ingående ville vi utvidga undersökningen till att omfatta en ytterligare aspekt. Vi uppmärksammade att det på senare tid har förekommit ett antal företagsskandaler, där det anses att revisorn inte har gjort tillräckligt för att granska och kontrollera före-tagens interna kontroll. En undersökning av hur revisorn agerar för att granska den interna kontrollen är också ett område som vi anser är intressant, men liksom revi-sionsprocessen och revisorns roll har detta område undersökts tidigare.
Då det anses att revisorn inte har gjort tillräckligt vid den normala revisionen, fundera-de vi över hur revisorn agerar då företag outsourcar fundera-delar av verksamheten. Detta anser vi är intressant att undersöka eftersom outsourcing har blivit allt vanligare i dagens samhälle samt att vi inte tidigare har sett en undersökning inom området. Vårt intresse för revision, revisorns agerande vid granskningen av den interna kontrollen och outsourcingens ökade betydelse bidrog till att vi ville undersöka vilka risker som är förknippade med outsourcing, hur den interna kontrollen påverkas av outsourcing samt hur revisionsprocessen påverkas av outsourcingen.
2.2
Val av metod
Metoden är utgångspunkten för att finna lösningar till de problem som har formulerats, samtidigt som nya erfarenheter upparbetas inom ett specifikt område. Vidare används metoden för att uppnå syftet med studien. Med anledning av det är det viktigt att klargöra vilka metoder som ska användas vid undersökningen. (Holme & Solvang, 1997).
När en undersökning ska genomföras är utgångspunkten att införskaffa ett teoretiskt samt empiriskt underlag som bidrar till att kunna uppfylla undersökningens syfte samt besvara den uppställda problemformuleringen. Det kan emellertid uppstå problem med hur detta ska göras, om det från början inte har bestämts vilka angreppssätt som ska användas. För att undvika eventuella problem valde vi att i vår studie använda metoder som passar vår undersökning och undersökningens syfte, för att ha ett strukturerat
tillvägagångssätt att utgå från. Ett strukturerat och väl genomarbetat metodavsnitt bidrar även till att ge läsaren en förståelse för de metodval vi har gjort och därmed en förståelse för hur vi valt att utföra studien
2.2.1
Induktiv, deduktiv och abduktiv ansats
Sambandet mellan teori och empiri anges av den induktiva, deduktiva och abduktiva ansatsen (Wallén, 1996). Den induktiva ansatsen innebär att datainsamlingen ska ske utan förväntningar och antaganden. Utgångspunkten är att utifrån relevanta observatio-ner urskilja ett sammanhang och påvisa geobservatio-nerella slutsatser. (Hartman, 2001; Wallén, 1996). I samband med den induktiva ansatsen får den teoretiska referensramen en stark koppling till verkligheten, då teorin utgår från de gjorda observationerna (Sohlberg & Sohlberg, 2006).
Deduktion framhålls som motsatsen till induktion, till följd av att angreppsättet utgår från redan gällande teoretiska resonemang och slutsatser om enskilda händelser, istället för det insamlade materialet (Sohlberg & Sohlberg, 2002; Andersen, 1998). Utgångspunkten är att utifrån existerande teorier skapa hypoteser, som för varje speci-fik situation prövas mot verkligheten (Patel & Davidson, 2003). Detta medför att det krävs tidigare vetskap om det som ska undersökas, eftersom datainsamlingen utgår från den hypotes som ska prövas samt den uppställda referensramen (Wallén, 1996).
Sammanfattningsvis beskrivs induktion som upptäcktens väg, medan deduktion anses vara bevisföringens väg (Andersen, 1998). Det tredje sättet att relatera teori och empiri, den abduktiva ansatsen, är en kombination av de två förstnämnda förhållnings-sätten Fördelen med ett abduktivt arbetssätt, jämfört med en induktiv eller deduktiv ansats, är att forskaren inte blir lika låst vid datainsamlingen. (Patel & Davidson, 2003).
Vi vill inte begränsa metodvalet till enbart den induktiva ansatsen eller den deduktiva ansatsen, vilket medför att vi har valt att använda den abduktiva ansatsen. Valet baseras på att vi vill utgå från både teori och empiri vid undersökningen, då vi vill ha en möjlighet att upprätta referensramen som stöd till våra undersökningar, samt kunna förändra referensramen utefter det insamlade materialet. Vi anser att vi inte enbart skulle kunna använda oss av den induktiva ansatsen, då vi inte skapar egna teorier från den empiriska data som finns. Inte heller utgår vi från teorier och skapar hypoteser som ska prövas, enligt den deduktiva ansatsen.
2.2.2
Explorativa, deskriptiva och hypotesprövande undersökningar
Det förekommer olika typer av undersökningar och här nedan kommer vi att beskriva den explorativa, deskriptiva samt hypotesprövande undersökningen. De vetenskapliga undersökningarna klassificeras i huvudsak utifrån den kunskap som finns om ämnet innan undersökningen påbörjas. (Olsson, 2007; Patel & Davidson, 2003).
Enligt Patel & Davidson (2003) är den explorativa undersökningen utforskande och sker då det förekommer luckor i kunskapen om problemområdet. Syftet är att ta reda på orsakssamband och att inom ett bestämt problemområde skaffa tillräcklig kunskap. Undersökningen ska belysa problemet på ett allsidigt sätt, vilket gör att eventuella luckor täcks upp och ny kunskap nås. (Olsson, 2007). Vidare menar Patel & Davidson (2003) att kreativitet och idéer är viktiga inslag då undersökningen ofta ligger till grund för fortsatta studier inom ämnet.
Vid en deskriptiv undersökning finns det redan en viss mängd kunskap om ämnet, och undersökningen betecknas som beskrivande. Undersökningen begränsas till att omfatta vissa aspekter av det fenomen som är intressant. Däremot beskrivs dessa aspekter väldigt grundligt och detaljerat. (Olsson, 2007; Patel & Davidson, 2003).
Hypotesprövande undersökningar förekommer då det redan finns flertal utvecklade teorier och omfattande kunskap om problemämnet (Olsson, 2007). Förutsättningen är att kunskapen är stor och att det utifrån teorin är möjligt att härleda antaganden om specifika förhållanden i verkligheten. Forskaren testar sina antaganden och hypoteser mot verkligheten, för att se om de stämmer. Senare dras slutsatser utifrån de resultat som uppstått. (Patel & Davidson, 2003)
Vår undersökning är av explorativ karaktär, då kunskap om ämnet till viss del saknas. Vidare är undersökningen av explorativ karaktär till följd av att undersökningen är utforskande, istället för beskrivande. Vi valde att strukturera upp ett problemområde och därefter införskaffa oss tillräcklig kunskap om ämnet. Vi har inte utgått från härledda antaganden, utan med den insamlade kunskapen ska vi förhoppningsvis täcka upp de luckor som finns, uppnå ny kunskap och utifrån det dra slutsatser om det studerade problemområdet.
2.2.3
Kvalitativ och kvantitativ metod
Det finns två huvudformer av metoder, den kvalitativa metoden och den kvantitativa metoden (Andersen, 1998). Den kvalitativa metoden bidrar till att ge beskrivningar större omfattning, eftersom hänsyn tas till subjektiva uppfattningar som har sin utgångspunkt i flerdimensionell information (Alvesson & Deetz, 2000). Vidare ger den kvalitativa metoden stort utrymme för flexibilitet, då analyserna är av tolkande samt subjektiv karaktär, samt bidrar till ett resultat som utgår från specifika företeelser och omständigheter. Kvantitativ metod grundar sig däremot endast på mätbara data, objektiva slutsatser och genererar generella samt entydiga resultat. (Johannessen & Tufte, 2003; Olsson, 2007).
Sammanfattningsvis innebär detta att den kvalitativa metodens syfte är att få förståelse för det som undersöks, medan den kvantitativa metoden har ett förklarande syfte. Det
är möjligt att använda en kombination av de båda metoderna. Det är fördelaktigt då det i förväg är svårt att veta vilken av metoderna som ger det bästa resultatet. Valet av tillvägagångssätt påverkas av undersökningens ämne, hur de som utför undersökningen betraktar ämnet och kunskapssyftet med undersökningen (Andersen, 1998). Om undersökningens syfte är att kunna ange frekvenser, med statistiskt korrekta utfall är en kvantitativ metod passande. Eftersträvas däremot ett ökat djup i undersökningen, för att få förståelse för ett sammanhang eller skapa en helhetssyn, är det den kvalitativa metoden som ska användas. (Trost, 2001; Holme & Solvang, 1997).
I samband med vår studie var valet mellan en kvantitativ och kvalitativ ansats en självklarhet, vilket medförde att en kombination av de båda metoderna inte var aktuell. Undersökningens syfte kräver en fördjupning av ämnet samt subjektiva bedömningar av tolkande karaktär, istället för mätbara data samt objektiva slutsatser. Vidare kräver ämnesområdet att det är möjligt ge undersökningen ytterligare djup, eftersom det inte är möjligt att få fram generella eller entydiga resultat till följd av att vi vill behålla undersökningens komplexitet samt flexibilitet. Med anledning av detta, samt att vi vill få en förståelse för det som undersökts, har vi valt att använda den kvalitativa ansatsen.
2.3
Datainsamling
Hur datainsamlingen utförs är av stor betydelse för studiens utfall, till följd av att alla insamlingsmetoder inte resulterar i likartad data. Kvaliteten på den insamlade datan är därmed beroende av tillvägagångssättet vid insamlingen och medför ett behov av att veta vilka metoder som ska användas i studiens genomförande, för att införskaffa den data som efterfrågas samt upprätthålla en hög kvalitet på datan. (Eriksson &
Wiedersheim-Paul, 1997).
2.3.1
Primärdata
Med primärdata menas data som samlats in av den som utför undersökningen (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 1997; Andersen, 1998). Fördelen med primärdata är att datainsamlingen anpassas utifrån det specifika område som undersöks. Vid användandet av primärdata är det även enklare att kontrollera kvaliteten på införskaffad data. (Bryman & Bell, 2005). Beroende på om en kvalitativ eller kvantitativ ansats har använts, ser insamlingsmetoden olika ut. (Olsson, 2007).
Vår empiriska undersökning utgår endast från primärdata, för att kunna införskaffa den data som krävs i undersökningens specifika fall. Det ger oss även en möjlighet att kontrollera kvaliteten på den insamlade datan, genom att vi kan avgöra vilken data som är användbar för undersökningens syfte.
Vid insamlingen av primärdata valde vi mellan att utföra personliga intervjuer, utföra telefonintervjuer, att få frågorna besvarade via mail eller att skicka ut enkäter. De två sistnämnda alternativen valde vi bort omgående, eftersom möjligheten att ställa
följdfrågor eller få utförliga svar är starkt begränsad då frågorna besvaras via mail och enkäter inte omfattar alla möjliga variationer i svaren som undersökningen kräver. Vårt slutgiltiga val blev att genomföra både telefonintervjuer och personliga intervjuer. Vi ansåg att en kombination av de båda metoderna var det bästa alternativet. Person-liga intervjuer möjliggör en interaktion med den intervjuade, som vi anser bidrar till att följdfrågor med enkelhet kan ställas. Vidare anser vi att telefonintervjuer ger en möjlighet att intervjua personer som kan bidra till undersökningen, oberoende av var de befinner sig. Det medför att vi kan anpassa urvalet av företag och representanter efter våra önskemål, istället för att vara bundna till ett visst geografiskt område.
2.3.2
Sekundärdata
Data som har samlats in och sammanställts av någon annan, som statistik, befintliga rapporter, artiklar, litteratur och material från någon annans utförda intervju, benämns sekundärdata. (Halvorsen, 1992; Andersen, 1998). Då sekundärdata används är det viktigt att vara kritisk mot insamlad data, eftersom all sekundärdata inte är av samma höga kvalitet. (Bryman & Bell, 2005).
Vi har till den teoretiska referensramen införskaffat sekundärdata från litteratur, vetenskapliga artiklar samt information från Internet. Till följd av att sekundärdata kan vara av varierande kvalitet har den insamlade datan studerats kritiskt och vi använde enbart det som vi ansåg hade hög kvalitet samt var relevant för undersökningens syfte. Vi började vårt sökande efter litteratur med att läsa tidigare uppsatser, för att få förslag på författare med kunskaper om hur outsourcing påverkar företagens interna kontroll samt revisionsprocessen. Då vi upptäckte att detta ämnesområde inte tidigare har studerats sökte vi efter uppsatser som behandlade liknande problemområden och som omfattas av vår undersökning. Detta medförde att vi valde att läsa uppsatser med inriktning mot revision, outsourcing, risker med outsourcing samt intern kontroll. För att få fram litteratur, skriven av de författare som vi ansåg verkade intressanta, använde vi oss av Högskolan i Kalmars bibliotekskatalog samt Libris, som är ett nationellt bibliotekssystem.
För att finna relevanta rapporter och vetenskapliga artiklar använde vi oss av Electronic Library Information Navigator (ELIN), där det går att söka på nyckelord för att finna tidskrifter och artiklar. Vi valde att även här fokusera på att hitta artiklar som behandlar revision, outsourcing, risker med outsourcing och intern kontroll. Rapporterna och de vetenskapliga artiklarna gav oss en möjlighet att hitta nya samt relevanta upptäckter och slutsatser, som kunde bidra till undersökningens syfte. Vidare användes Internetkällor, för att få fram kompletterande information om de företag som ingår i studien.
2.3.3
Val av företag
Vid valet av företag utgick vi från vilka företag som kan ha kunskap om olika varianter av outsourcing, hur outsourcing påverkar den interna kontrollen samt hur revisions-processen får anpassas när företag outsourcar. Detta medförde att vi valde att intervjua representanter för revisionsbyråer, som är insatta i hur revisionen genomförs, oberoen-de av om företag outsourcar eller inte. Vi ville fokusera på hur revisionen upprättas när företag outsourcar, men samtidigt få information om vilka skillnader revisorerna idag ser i revisionsprocessen, riskpåverkan och hur de outsourcande företagens interna kontroll förändras, till följd av att allt fler företag outsourcar olika funktioner och processer.
Intervjuer med revisorer var inledningsvis utgångspunkten för vårt empiriska underlag, men vi insåg att de företag som outsourcar samt de företag som tar emot outsourcade funktioner och processer kunde bidra med värdefull information till undersökningen. Revisorer har stor insikt i revisionsprocessen och hur de upplever att den interna kontrollen har förändrats när företag outsourcar, men även de företag som är involvera-de i outsourcingrelationer anser vi borinvolvera-de ha en annan infallsvinkel, som är lika viktig att beakta som revisorernas synsätt.
De outsourcande företagen menar vi kan se tydliga skillnader i den interna kontrollen och hur riskfyllt outsourcing kan vara, samtidigt som de genom sin interaktion med revisorerna får en inblick i revisionsprocessen. Vidare anser vi att outsourcingföretag har kunskap om hur det outsourcande företaget utövar kontroll över deras interna kontroll och rutiner samt hur revisorn ser på outsourcingföretagets verksamhet.
Vi har valt att intervju representanter för både mindre och större revisionsbyråer på olika orter, för att få en uppfattning av om åsikterna skiljer sig åt mellan företagen, till följd av deras storlek. Vidare har vi valt att intervju outsourcande företag och outsourcingföretag med olika inriktning, för att få en bredd i det empiriska materialet. Vi menar att företag med olika inriktning bör ha olika uppfattning om hur outsourcing påverkar den upplevda risken, intern kontroll samt revisionsprocess.
2.3.4
Urval av företagens representanter
Vid den första kontakten med företagen beskrev vi undersökningens syfte, för att kunna få hjälp med vilken av företagets representanter som var lämpliga att intervjua. Således gjordes urvalet med vägledning från personalen hos respektive företag. I samband med det upptäckte vi att det mellan företagen ansågs vara individer med olika befattningar som kunde vara lämpliga att svara på våra frågor. Representanterna för revisionsbyrån är alla auktoriserade eller godkända revisorer.
De revisorer som vi valde att intervjua var revisorer med erfarenhet av hur outsourcing kan påverka revisionsprocessen och den upplevda risken, för att de genomförda
intervjuerna skulle kunna bidra till vår undersökning. Likaså hade representanterna för de outsourcande företagen samt outsourcingföretaget erfarenhet av outsourcing och till viss del även erfarenhet av hur revisionen förändras när det outsourcande företaget revideras. Hur stor erfarenhet respondenterna hade skilde sig åt, men alla representanter hade åsikter som kunde bidra till undersökningens syfte.
2.3.5
Intervjuer
Intervjuer utgör en viktig del av det empiriska underlaget, vilket medför att intervjuerna måste genomföras så att svaren bidrar till undersökningens syfte. Det är därmed viktigt att veta hur urvalet av respondenter ska ske samt hur intervjuerna ska genomföras. (Bryman & Bell, 2005).
Vid strukturerade intervjuer följs ett uppställt frågeschema, där ordningsföljden på frågorna är densamma till samtliga respondenter. Frågeschemat används inte vid icke-strukturerade intervjuer, utan då förekommer istället uppställda frågeområden som ska behandlas. Respondenten får först berätta fritt, men ska sedan styras mot undersökningens syfte. Frågornas ordningsföljd kan variera mellan intervjutillfällena samt variationer i frågornas uppbyggnad förekommer. Risken med detta förfarande är emellertid att variationen i frågornas ordningsföljd kan påverka respondentens svar. (Kylén, 2004; Bryman & Bell, 2005). En kombination av de två intervjumetoderna kallas för semistrukturerade intervjuer och karaktäriseras av att de som genomför intervjun har ett fastställt frågeschema som kan konfigureras under intervjun. Fördelarna med detta är att det är möjligt att ställa följdfrågor, då respondenten inte svarar tillräckligt utförligt eller kanske har missförstått den ställda frågan samt då den som intervjuar kommer på nya frågor. (Bryman & Bell, 2005).
Intervjuer kan genomföras på olika sätt, med avseende på antalet personer som närvarar. Vid parintervjuer genomförs intervjun tillsammans med en intervjuare och en svarare. Samspelet mellan de två individerna avgör vilken information som intervjun genererar. Gruppintervjuer består av en intervjuare samt flera respondenter, vilket ska bidra till att skapa en diskussion bland de intervjuade. Intervjuer med flera intervjuare och en respondent benämns för panelintervjuer. Då de personer som intervjuar har olika specialområden kan information lättare förstås och bearbetas. (Kylén, 2004). Vi har valt att använda semistrukturerade panelintervjuer, eftersom det ger möjlighet att ha mer styrande frågor, samtidigt som intervjun präglas av öppenhet. Det bidrar till att svaren på frågorna kan styras in på rätt område, om den intervjuade skulle missförstå vad vi menade med frågan, samtidigt som respondenten kan utveckla svaren till områden vi missat att beakta. Vidare gav panelintervjuerna oss en möjlighet att uppfatta nyanser i den intervjuades svar, utifrån våra specifika erfarenheter, vilket inte hade varit möjligt med bara en intervjuare. För att vara säkra på att inte missa någon information under intervjuerna hade vi även möjlighet att spela in samtalen.
Frågorna som ställdes var upprättade på förhand, med inspiration av den studerade litteraturen. Under samtalens gång ändrade vi ordningen på frågorna, tog bort frågor eller lade till frågor, till följd av hur samtalet utvecklades. Det gav oss en möjlighet att inte begränsa intervjun till de uppställda frågorna, vilket kunde ha medfört ett mindre utförligt empiriskt material. För att kunna få svar på undersökningens syfte upprättade vi frågor utifrån undersökningens huvudområden och det insamlade teoretiska materialet. I bilaga 1-3 presenteras frågeguiderna för respektive intervjukategori.
2.4
Presentation av empiriskt underlag samt analys
Vi har valt att presentera det empiriska underlaget utifrån de tre företagskategorierna, outsourcande företag, outsourcingföretag samt revisionsbyråer, istället för att separera respektive intervju eller sammanföra allt empirisk material till en enda kategori. Anledningen till detta är att vi anser att det ökar förståelsen för skillnaden mellan de åsikterna som förekommer inom de olika företagskategorierna. Skulle vi ha separerat varje intervju hade de gemensamma åsikterna hos respektive företagskategori gått förlorade, vilket vi anser även är fallet om alla intervjuer hade förts samman oavsett kategori.
Presentationen av det empiriska materialet, per företagskategori, följer vidare samma uppställning som referensramen samt frågeguidernas ordning. Således presenteras först respondenternas uppfattning om outsourcing samt outsourcingens riskpåverkan, vilket följs av respondenternas åsikter om intern kontroll och hur revisionsprocessen påver-kas av outsourcing.
I analysavsnittet behåller vi följden på de områden som behandlas, men vi frångår uppdelningen per företagskategori. Detta har vi valt att göra med anledning av att vi insåg att det annars fanns risk för upprepningar då samma sak skulle analyseras per företagskategori. Vi anser att nyansskillnaderna i åsikterna per kategori framkommer tydligt i det empiriska underlaget, vilket medför att uppdelningen inte behöver vara lika tydlig i analysen. Istället vill vi i ha en mer sammanskriven och jämförande analys, som behandlar det som framkommit av undersökningen.
2.5
Metoddiskussion
Undersökningar utgår från teoretiska resonemang och data från verkligheten. För undersökningens tillförlitlighet måste därmed den använda teorin och empirin analyseras samt utvärderas. Både litteratur, intervjuer, statistik och information från Internet omfattas av granskningen och utvärderas genom att bedöma materialets relevans, validitet och reliabilitet. (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 1997).
2.5.1
Validitet och reliabilitet
Undersökningens kvalitet kan beskrivas utifrån begreppen validitet, reliabilitet och tillförlitlighet. Hög validitet uppnås då avbildning har gjorts av det som varit avsett att avbildas (Smith, 2006). Vidare är den definitionsmässiga validiteten är beroende av hur språk och begrepp överensstämmer i teori- och empiridelen. För att ha hög validitet ska begreppen ha samma betydelse både då problemformulering och tolkningar av empiriska undersökningsresultat görs samt vid insamling och bearbetning av data. (Halvorsen, 1992).
Validiteten påverkas av reliabiliteten, till följd av att hög validitet endast kan uppnås med hög reliabilitet. Vidare påverkas reliabiliteten av uppsatsens tillförlitlighet, samt resultatets överensstämmelse med verkligheten. Vid tillgång till en större mängd uppgifter kan mer tillförlitliga slutsatser dras, men tillförlitligheten minskar efter att grundmaterialet tagits fram. Reliabiliteten kan testas genom oberoende mätningar, där samstämmiga utfall tyder på hög reliabilitet. (Halvorsen, 1992; Burell & Kylén, 2003). Undersökningen återger det som vi har haft till syfte att undersöka, vilket bidrar till hög validitet. Vi har även noga beaktat hur undersökningens mest relevanta begrepp, outsourcing och intern kontroll, definierats i litteraturen, för att skapa oss en uppfattning av de vedertagna definitionerna. Definitionerna har genomgående använts i problemformulering, teori, empiri, analys, slutsats och diskussion, vilket medför att uppsatsen har hög validitet. Vidare har respondenterna definierat vad de anser menas med outsourcing och intern kontroll, för att vi och respondenterna ska ha samma begreppsmässiga bakgrund under intervjuerna. Den höga validiteten bibehålls genom att vi i empirin beskrivit de intervjuades definitioner av begreppen, för att understryka hur begreppen överensstämmer mellan referensramen och det empiriska underlaget. Det empiriska materialet utgörs av intervjuer med representanter för sex revisions-byråer, fyra outsourcande företag och två outsourcingföretag, vilket har resulterat i totalt 13 intervjuer. Detta anser vi är tillräckligt för att säga att uppsatsen har hög tillförlitlighet, som påverkar reliabiliteten positivt. Vi har även varit noggranna i urvalet av företag samt representanter, för att intervjusvaren ska kunna representera verkligheten och därmed bidra till en undersökning med hög reliabilitet.
2.5.2
Metodkritik
Informationen som studien utgår från har valts med eftertanke, för att undersökningen ska uppnå så hög tillförlitlighet som möjligt. Litteraturen som har använts är tryckt på 2000-talet. Anledningen till detta är att vi anser att nyare litteratur kan vara mer relevant, till följd av att litteraturen då behandlar uppdaterad information. Uppfatt-ningen och synen på outsourcing, intern kontroll samt revision förändras ständigt, vilket medför att det är ett måste med nyare litteratur.
Vi är medvetna om att elektroniska källor ses som mindre tillförlitliga än tryckta källor, till följd av att vem som helst kan publicera information på Internet. Då det gäller de elektroniska källorna har vi främst använt information från företagens hemsidor, information från nationalencyklopedins elektroniska upplaga samt COSO:s hemsida, vilka vi anser är tillförlitliga. Vi har helt valt bort information där vi inte vet vem som är avsändaren samt där allmänheten kan påverka informationens innehåll. De vetenskapliga artiklarna, granskas av experter innan de presenteras för allmänheten. Därför har vi även hög tillit till att artiklarna är tillförlitliga. Precis som litteratur har vi eftersträvat artiklar som är publicerade på 2000-talet, men ett par äldre artiklar har använts till följd av att det behandlar historisk information. Detta innebär att informa-tionen fortfarande är relevant, trots att den publicerades omkring 1990.
Vi ansåg att varken strukturerade eller ostrukturerade intervjuer passade studiens ända-mål, vilket medförde att vi valde att genomföra semistrukturerade intervjuer. Det ger oss en möjlighet till mer djupgående samt flexibla svar, samtidigt som vi kan inrikta intervjun på de frågor vi vill ha svar på. Möjligheten att strikt jämföra respondenternas svar minskar emellertid, då vi inte använder oss av strukturerade intervjuer. Detta beror på att respondenternas svar kan påverkas av frågornas ordningsföljd samt av variationerna i frågornas uppbyggnad. Det finns således en viss risk för att ordningen på frågorna kan ha inverkat på respondenternas uppfattning vid våra intervjuer, men vi är emellertid inte beroende av att strikt kunna jämföra skillnaden mellan responden-ternas svar. Vi eftersträvar istället utförliga svar, som högst troligt innehåller skillnader i respondenternas svar, oavsett om strukturerade intervjuer hade använts. Semi-strukturerade intervjuer uppfyller våra önskemål om svarens kvalitet samt karaktär. Respondenterna mottog i förväg ett utkast till de frågor som skulle ställa under intervjun. Detta innebär att företagets representanter hade möjlighet att förbereda sig på frågorna innan intervjutillfället, genom att ta fram nödvändigt material eller inför-skaffa ytterligare information om frågeställningarna. Kritik kan riktas mot detta, till följd av att det finns en risk för att svaren inte blir lika spontana och att respondenterna således blir mer eftertänksamma i sina svar.
Frågor har även tillkommit under intervjun, vilket har medfört att respondenterna inte har haft möjlighet att förbereda sig. Kritik kan även riktas mot detta, då respondenterna kanske inte har den kunskapen som de hade kunnat införskaffa och således inte kan svara lika utförligt på våra frågor. Inspelade intervjuer medför att det är mer troligt att vi inte gick miste om värdefull information, men samtidigt tror vi att de intervjuade kan känna sig något begränsade av att allt som sägs spelas in.
3
Referensram
I detta kapitel redogör vi för det teorietiska resonemanget, som tillsammans med det empiriska underlaget ligger till grund för vår analys, slutsats och diskussion. Kapitlet beskriver outsourcing, risker vid outsourcing, intern kontroll samt revisorernas tillvägagångssätt vid revision. Avslutningsvis presenteras en teori-sammanfattning, som skapar en helhet av de områden som beskrivits.
3.1
Outsourcing
Med outsourcing menas att ett företag anlitar en leverantör eller tredje part som övertar hela eller delar av verksamheten, som tidigare utförts inom företaget (Berthélemy, 2003; Jathanna, 1991).
Aktiviteter eller processer kan läggas ut på olika sätt. Processen kan utföras hos out-sourcingföretaget, men kan även utföras på plats hos företaget (Brown & Wilson, 2005). När företag anlitar en extern leverantör inom Sverige betecknas det som
natio-nell outsourcing och om leverantören finns utomlands benämns det som internationell
outsourcing. Koncerner har även möjlighet att outsourca inom den egna koncernen
genom att anlita en intern leverantör inom Sverige (omlokalisering) eller anlita en intern leverantör utomlands (utlokalisering) (Bengtsson et al., 2005). Business process
outsourcing (BPO) används som beteckning för outsourcing av hela affärsprocesser
(Brown & Wilson, 2005).
I föreliggande uppsats kommer vi att beteckna företag, som anlitar en leverantören för att utföra en process eller aktivitet, som outsourcande företag, medan parten som utför uppdraget kommer att benämnas outsourcingföretag.
3.1.1
Syftet med outsourcing
Ursprungligen var motivet för outsourcing kostnadsbesparingar genom stordriftsför-delar och vanligast var outsourcing av tillverkning, även kallat legotillverkning (Bengtsson et al., 2005). Detta synsätt har under åren förändrats till ett mer strategiskt synsätt, då företag idag outsourcar aktiviteter av varierande karaktär, från stödjande funktioner till verksamhetsnära aktiviteter och processer. (Allen & Chandrashekar, 2000; Barnes, 2004). Oavsett vilken aktivitet eller process, som företag väljer att outsourca, är utgångspunkten att de delar av verksamheten som inte tillför kunderna extra värde ska outsourcas (Jathanna, 1991).
Vid outsourcing kan företaget fokusera på kärnverksamheten, samtidigt som resurser frigörs, specialistkunskap inhämtas och företagets begränsningar minimeras. Den ökade flexibiliteten medför att en effektivare och mindre kostnadskrävande
verksam-het bedrivas, samtidigt som det outsourcande företaget kan få tillgång till nödvändig utrustning utan kostsamma investeringar. (Bragg, 2006).
3.1.2
Risker vid outsourcing
För att outsourcing ska innebära fördelar för företaget måste situationen hanteras på ett sätt som bidrar till att fördelarna uppnås. Företag måste vara realistiska, genom att beakta de risker som kan uppstå då aktiviteter eller processer outsourcas. (Brown & Wilson, 2005).
Aktiviteter som outsourcas av företagen inkluderar IT-stöd, fastighetsunderhåll, kund-tjänst, tillverkning, logistik, utbildning, rekrytering, bokföring samt kund- och leveran-törsreskontra (Allen & Chandrashekar, 2000). I dagsläget när företagens verksamhet blivit mer beroende av en fungerande IT-struktur, får outsourcing av aktiviteter och processer kopplade till IT-strukturen betraktas som mer affärskritiska (Brown & Wilson, 2005)
Outsourcing av fastighetsunderhåll och telefonförsäljning anses medföra relativt låg risk, som bidrar till att den aktuella outsourcingsituationen inte behöver hanteras i samma utsträckning som vid outsourcing av strategiska funktioner (Milgate, 2001). Vid outsourcing av finansiell styrning anses budgetering, prognostisering och plane-ring tillhöra strategiskt kritiska aktiviteter, medan hanteplane-ring av kund- och leverantörs-reskontra samt fakturering anses vara mindre strategiska aktiviteter (Barnes, 2004). 3.1.2.1 Bevarande av kompetensnivån
Företagsledningen hos det outsourcande företaget är ansvarig för verksamheten och kvaliteten på det outsourcade aktiviteten (Bengtsson et al., 2005). De ekonomiska för-delarna, som kan uppnås vid outsourcing, ställer krav på att företagsledningen anpassar utformningen av den kvarvarande verksamheten utefter den outsourcade processen (Brown & Wilson, 2005). Möjligheten till reduktion av personal är en av fördelarna med outsourcing, men samtidigt en av riskerna (Greaver II, 1999).
Är processen kritisk för företagets verksamhet är det viktigt att företagsledningen bevakar att kompetensnivån inom det outsourcade området inte försvagas inom organi-sationen. När kompetensnivån har minskat kan det bli svårt att snabbt återfå samma nivå om företaget behöver återta den outsourcade processen, vilket leder till att företaget blir beroende av sin partner.(Bomberger 1998; Greaver II, 1999)
3.1.2.2 Beroende av outsourcingpartnern
Strategiska allianser, som vid outsourcing, anses vara riskfyllda till följd av det beroen-de som finns mellan parterna. Det nära samarbetet medför att företagens fortsatta verk-samhet påverkas av företagens förmåga att sträva mot samma mål, att faktorer som inte endast gynnar det outsourcande företagets verksamhet prioriteras och att utförandet av uppgifterna överensstämmer med företagets förväntan. (Das & Teng, 2001).
För att det outsourcande företaget inte ska bli allt för beroende av den leverantör som tar över den outsourcande verksamheten är en av de kritiska faktorerna att avgöra vad som ska outsourcas. Aktiviteter som karaktäriserar företagets verksamhet och som bidrar till att uppnå konkurrensfördelar, det vill säga aktiviteter som är värdefulla för företaget eller som är svåra att kopiera eller substituera, bör inte outsourcas. Outsour-cas sådana aktiviteter bidrar det till ett beroende som innebär att outsourcingföretagets konkurs kan medföra konkurs även för det outsourcande företaget. Beroenderelationen uppstår även till följd av att kvaliteten och leveranstiden för det outsourcande företagets produkter och tjänster påverkas av leverantören. (Berthélemy, 2003).
3.1.2.3 Uppföljning av outsourcing
Då tillverkning outsourcas bör företag utveckla rutiner för att upptäcka kvalitets-problem i produktionen samt utveckla rutiner för att förmedla eventuella kvalitets-problem till outsourcingföretaget. Behovet av kvalitetskontroller är även aktuellt vid outsourcing av tjänster. Det finns emellertid svårigheter med att mäta kvaliteten i utförda tjänster, men avtagande kundnöjdhet, samt skillnader mellan förväntad och upplevd kvalitet, innebär att förändringar i outsourcingföretagets verksamhet bör genomföras. (Allen & Chandrashekar, 2000).
Förlorad kontroll över den outsourcande verksamheten kan medföra ett sämre utfö-rande av produktionen eller tjänsten. Det outsourcande företaget måste kunna hantera och kontrollera relationen med outsourcingföretaget, istället för att, som i vanliga fall, hantera tillgångar och personal. (Berthélemy, 2003). Kommunikations- och informa-tionsflödet mellan parterna blir centralt för att outsourcing ska fungera effektivt och det krävs att båda parterna införstådda med hur informationsflödet är organiserat (Brown & Wilson, 2005). Fungerande uppföljning, intern kontroll och kontrollsystem kan därmed minska riskerna förknippade med outsourcing, vilket även kan göras med en outsourcingrelation som genomsyras av tillit och förtroende. (Das & Teng, 2001).
3.1.3
Outsourcingavtalet
En framgångsrik outsourcingrelation utgår från ett strategiskt val av outsourcing-partner (Berthélemy, 2003). Avgörande för relationen mellan företagen och för hur den outsourcade verksamheten ska utföras är det kontrakt som upprättas mellan det outsourcande företaget och outsourcingföretaget (Brown & Wilson, 2005).
Ett väl upprättat kontrakt ska vara detaljerat och innehålla krav på intern kontroll samt uppställda mål och mätningar, som kommer att utföras i samband med den outsour-cade verksamheten. Detta bidrar till en balanserad relation mellan företagen samt en ökad säkerhet för både det outsourcande företaget och outsourcingföretaget. (Brown & Wilson, 2005)
3.2
Intern kontroll
Intern kontroll minimerar risken för fel samt oegentligheter, genom ändamålsenliga och välutvecklade rutiner kring ansvarsfördelning, avstämningar, resultatuppföljningar samt attest-, rapport- och informationssystem (FAR Förlag, 2006). Detta bidrar till en tillförlitlig redovisning samt efterlevnad av normer, lagar, regler och beslut (FAR Förlag, 2006; Hayes et al. 2005).
Den interna kontrollen omfattar emellertid betydligt mer än enbart säkerhet och tillför-litlighet i redovisningsrutiner och system, då syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att de fastställda målen för verksamheten uppfylls. Till följd av detta anses företagens interna kontroll bidra till en effektivare styrning av verksamheten och uppfattas som en viktig del av verksamhets- samt ekonomistyrningen. (Haglund et al, 2005; Hayes et al. 2005). Den interna kontrollen påverkar företagets samtliga proces-ser, som planering, samordning, genomförande, uppföljning samt utvärdering, och säkerställer att de olika processerna och delprocesserna hanteras korrekt. (Haglund et al, 2005).
Under senare år har intresset för intern kontroll ökat till följd av krav på ökad kvalitet och kostnadseffektivitet, komplexare informationssystem och Internetanvändning samt ökad omfattning av alternativa verksamhetsformer (Haglund et al, 2005). Ökad komp-lexitet och risk medför att behovet av en tillförlitligt intern kontroll anses viktigt för företagets samtliga intressenter. (Hayes et al. 2005). Ansvaret för den interna kontrol-len åligger företagsledningen, men i större företag finns det både externa och interna revisorer som granskar om den interna kontrollen är tillförlitlig (Moberg, 2006). Den externa revisionen av verksamheten utförs på årstämmans uppdrag, medan den interna revisionen sker på uppdrag av bolagets förvaltning och utförs av bolagets egna interna revisorer, vars uppgift är att löpande granska och förbättra de interna kontroll-systemen (Moberg, 2006). I Aktiebolagslagen finns inga bestämmelser, som kräver en särskild intern granskningsfunktion, intern revision (Svernlöv, 2006).
Avgörande för den interna kontrollens effektivitet är utformningen samt implemente-ringen av kontrollerna och rutinerna (Hayes et al. 2005). Den interna kontrollen ut-vecklas framförallt av individernas agerande och samverkan inom organisationen, men påverkas även av normer och regelverk (FAR Förlag, 2006; Haglund et al, 2005).
3.2.1
Styrande regelverk kring intern kontroll
Det finns olika styrande regelverk som påverkar den interna kontrollens utformning och inriktning. De har tillkommit utifrån olika organisationer, myndigheter samt normgivande organ och präglas av de nationella aspekterna på redovisning.
3.2.1.1 COSO-modellen, Internal Control – Integerated Framwork
Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), en kommitté i USA som består av representanter för företag, redovisningsekonomer och revisorer, definierade 1992 begreppet intern kontroll för att skapa en gemensam platt-form och terminologi för företagens samtliga intressenter. Detta är en definition som fått internationell acceptans. (FAR förlag 2006; Hayes et al. 2005).
COSO definierar att intern kontroll är en process som påverkas av styrelsen, företags-ledningen samt övrig personal och som utformas för att ge en rimlig försäkran om att företagets mål kommer att uppnås och upprätthållas inom tre områden; ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av tilläm-pliga lagar och förordningar (COSO:s hemsida, 2008-05-11).
COSO-modellen, Internal Control – Integerated Framwork, används som ett analys-verktyg för intern kontroll och är uppbyggd som en tredimensionell matris. Måldimen-sionen behandlar rörelse-, rapporterings- och efterlevanderelaterade mål för verksam-heten. Den andra dimensionen omfattar organisationens aktörer och enheter samt pro-cesser. De båda dimensionerna beaktas genom den tredje dimensionen som omfattar COSO-modellens fem kontrollkomponenter; kontrollmiljö, riskbedömning, kontroll-aktiviteter, information och kommunikation samt tillsyn. (Haglund et al, 2005, Hayes et al. 2005).
Kontrollmiljön utgörs av den interna organisationen uppbyggnad, med avssende på etik, integritet, ansvarsfördelning och organisationsstruktur. Det är företagets ledning som ansvarar för riskbedömningen av den interna kontrollen samt dess styrning och utformning. Faktorer som påverkar risken generellt är förändrad produktionsmiljö, ny personal, nya eller förändrade IT-system samt snabb tillväxt. Kontrollaktiviteterna är rutiner och åtgärder för att upptäcka och förebygga fel, vilket kan utgöras av dokumen-tation, policydokument och resultatuppföljningar. Information och kommunikation avser strukturen på informationsflödet mellan ledning och medarbetare. Den femte kontrollkomponenten är tillsyn av den interna kontrollen, vilket sker genom regelbund-na uppföljningar av styrningens effekter på verksamheten. (FAR Förlag, 2006; Hayes et al. 2005).
Nackdelen med COSO-modellen är att den är tidskrävande för företag att upprätta samt underhålla, men den bidrar samtidigt till större förståelse och underlättar för styrelse, ledning och intressenter att göra riskbedömningar av den interna kontrollen i beslutssituationer. (Hayes et al. 2005).
3.2.1.2 The Sarbanes-Oxley Act (SOX)
Till följd av redovisningsskandalerna kring Enron, Worldcom och Andersen, som inträffade i USA under 1990-talet, krävdes större ansvar av styrelser och
företags-ledare. Detta medförde att en detaljreglerad lag, The Sarbanes-Oxley Act (SOX), infördes år 2002. I lagen regleras framförallt tre centrala områden; ansvarsfördelning, kontrollfunktioner samt påföljder om regelverket inte följs. Syftet är att skydda företagens intressenter genom en förbättrad koncernrapportering. (Hayes et al. 2005). I Sverige är det internationella företag som behöver följa regelverket, till följd av att företagen är noterade på amerikanska börsen eller att samarbetspartners ställer krav på detta (FAR förlag 2006).
3.2.1.3 Svensk kod för bolagsstyrning
Svensk kod för bolagsstyrning infördes 2005. Koden är inte lika detaljreglerad som SOX utan bygger på självreglering, men i likhet med SOX innehåller den ett ramverk för ansvarsfördelning och kontrollfunktioner för styrelse, bolagsledning, revisorer samt krav på information om bolagsstyrningen. Påföljden regleras indirekt av börsen, eftersom krav ställs på att noterade bolag på den svenska börsen ska följa Svensk kod för bolagsstyrning. Det är även tillåtet för andra bolag än börsbolag att följa koden. (FAR förlag, 2006; Svernlöv, 2006).
I Svensk kod för bolagsstyrnings fastställs det att styrelsen ansvarar för den interna kontrollen och uppföljningen av den. Vidare ställs krav på att styrelsen ska se till att företaget har god intern kontroll samt att fortlöpande utvärdera kontrollsystemen. Styrelsen ska även årligen rapportera hur den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen är organiserad samt hur den har fungerat. Rapporten ska granskas av företagets externa revisor. (Svernlöv, 2006).
3.2.2
Intern kontroll vid outsourcing
I samband med att företag outsourcar bör kontrollsystemen anpassas utefter vilken eller vilka delar av verksamheten som outsourcas, företagets omgivning och de inblan-dade aktörerna, för att minimera risken för ett felaktigt utformat kontrollsystem. Detta medför att företagen ständigt bör utvärdera samt konfigurera kontrollsystemen vid förändrade förhållanden. (Langfield-Smith & Smith, 2003).
Problemet vid outsourcing är att företagets interna kontroll och kontrollsystem endast fokuserar på den egna verksamheten, vilket medför att det interorganisatoriska samar-betet inte inkluderas i den interna kontrollen. Detta är inte ändamålsenligt, utan istället krävs det att kontrollen även omfattar relationen mellan företagen. (Van der Meer-Kooistra & Vosselman, 2000). Den kontroll som utövas över outsourcingföretaget beror på det outsourcande företagets synsätt. Vid ett förtroendebaserat synsätt genom-syras relationen av informell kontroll, till följd av ständiga kontakter och öppen kom-munikation. Inga detaljerade rutiner kring uppföljning specificeras och muntliga kont-rakt anses lika tillförlitliga som skriftliga (Vosselman & Van der Meer-Kooistra, 2006).
Då outsourcingrelationen inte är förtroendebaserad, utan mer formell, är kontrollen över de outsourcade aktiviteterna och processerna samt outsourcingföretaget mer tyd-lig. Det outsourcande företaget följer då upp produktionen, med avseende på produk-tionens kvalitet, leveranstid och levererad kvantitet. Företagets interna kontroll inklu-derar även rutiner kring de outsourcingrelationen. (Vosselman & Van der Meer-Kooistra, 2006).
3.3
Revision
Revision är den process då företagets årsredovisning, bokföring och förvaltning ska granskas, vilket fastställs i Revisionslagen (1999:1079) (FAR Förlag, 2006). Utgångs-punkten för revisionen är inte att revisorn ska ansvara för, förvaltningen och företagets interna kontroll, utan ska endast kontrollera att förvaltning och intern kontroll är tillförlitlig. Granskningen medför därmed att revisorn har ett kontrollansvar, men ansvaret för bokföring och intern kontroll åligger styrelse samt verkställande direktör och kan inte delegeras. (Sandeberg, 2007).
Förutom granskningen omfattar revisionsprocessen även revisorns planering av revi-sionen samt uttalande om och bedömning av företagets förvaltning och interna kontroll. Förfarandet har tillkommit för att garantera redovisningen av företagets resultat samt ekonomiska ställning, vilket är av betydelse då ägarna i ett aktiebolag endast är begränsat betalningsskyldiga för företagets åtaganden. (FAR Förlag, 2006). Detta innebär att revision är ett förfarande för att tillvarata intressenternas ekonomiska intresse samt en förutsättning för ett fungerande samhälle och näringsliv. (Sandeberg, 2007).
I Aktiebolagslagen (2005:551) stadgas det att revisionen ska utföras enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen ska utföras enligt gällande normer och rekommendationer från FAR och Revisorsnämnden. Vidare lagstadgas revisorernas agerande i Revisorslagen (2001:883), som stipulerar att revisorn ska följa god revisorssed. Detta innebär att revisorns agerande vid granskningen ska följa de uppställda yrkesetiska reglerna från FAR och Revisorsnämnden. (FAR Förlag, 2006; Sandeberg, 2007).
Revisionen består av tre faser; planering, granskning och rapportering. Det är tre stora områden och att uttömmande behandla varje fas skulle innebära en allt för omfattande beskrivning. Med anledning av det kommer varje fas att beskrivas i korthet, med fokus på de områden som är betydelsefulla för undersökningens syfte.
3.3.1
Planering
Revisorn måste ta ställning till hur revisionen ska kunna utföras på ett tillfredsställande sätt, utifrån arbetets omfattning samt tidsaspekten. Till följd av detta inleds revisions-processen med planeringen, som omfattar översiktliga arbetsinstruktioner för hur
