2016-08-09
INSTRUKTIONSBOK
Instruktionsbok Minet Sida 2 av 14 2016-08-09
Innehåll
1. Introduktion... 3
1.1. CSS-dokument ... 3
2. Inloggning ... 3
3. Uppbyggnad och struktur ... 3
3.1. Sidnivåer ... 5
4. Dokumenthantering ... 5
4.1. Byta ut föråldrad fil/dokument med ny ... 6
5. Hantera användare ... 7
6. Granskning av ändringar ... 7
7. Bildarkiv ... 8
8. Sitemap ... 9
9. Skapa sidor ... 10
9.1. Skapa ny sida ... 10
9.2. Genomgång av ”kommandoknappar” ... 11
9.3. Ladda upp bildfil ... 12
9.4. Skapa länkar på en bild ... 12
10. Koppla befintlig sida ... 13
11. Länka till dokument ... 13
12. Skapa länk ... 14
13. Erhålla direktlänk för en sida ... 14
14. Ytterligare redigering... 14
Instruktionsbok Minet Sida 3 av 14 2016-08-09
1. Introduktion
Minet är en plattform för att hantera information av olika typer (text, bilder, filer, etc). Det innebär att den är möjlig att använda för att bygga verksamhetssystem, Intranät, Internetsidor,
projektplatser, utbildningsportal och/eller ärendehanteringssystem. Det är egentligen ”din”
kreativitet och innovation som begränsar användningsmöjligheterna. Minet är namnet på programvaran som finns fysiskt på en webbserver, www.minet.se.
1.1. CSS-dokument
För kännedom, så är det en CSS-fil som styr Minets layout och utseende (vilka teckensnitt som används, utseende på rubriker, färger och struktur på flikar och undermenyer etc.). Framtagen CSS-fil skapas av Envima, utifrån kundens önskemål och kan bara redigeras och administreras av Envima.
2. Inloggning
Som användare kommer du först till en inloggningsida på
www.minet.se. Här skriver man in det användarnamn samt lösenord som man erhållit. Det är även möjligt att gå in genom en erhållen direktinloggning via en krypterad hyperlänk.
Minet, eller länken med
direktinloggning, görs lämpligen
till startsida på den webläsare man valt för att säkerställs att systemet används inom organisationen.
Instruktioner för hur man gör detta finns på http://internettricks.se/hur-du-gor-google-som- startsida-eller-annan-onskad-startsida/#more-4.
3. Uppbyggnad och struktur
Minet består av en grundstruktur som man bygger vidare på utifrån behov och önskemål.
Grundstrukturen är enligt följande:
Instruktionsbok Minet Sida 4 av 14 2016-08-09 1. Vald logga kommer visuellt finnas högst uppe till vänster på sidan (hur man lägger till logga,
se ”Administrera sidlayout”).
2. Högst upp till höger finns loggan för Minet. Trycker du på loggan får du upp kontaktinformation till Envima.
3. Här är det möjligt att skapa en eller flera flikar som blir toppmeny eller länkar som blir bottenmeny (högsta sidnivån som man kan koppla undermenyer till).
4. På en skapad topp/bottenmeny är det möjligt att skapa en eller flera undermenyer som visas i vänsterspalten. Det finns ingen begränsning av hur många undermenyer man kan ha. Dessa undermenyer visas enbart då den topp/bottenmeny de tillhör är aktiv.
5. I vänsterspalten finns även ett fält som är en fast meny och visas på alla sidor. Här finns alltid två sidor, Dokument och Nyheter. Det går även att lägga till ytterligare sidor/undermenyer i den fasta menyn.
Dokument visar en sida med de dokument (samt de mappar de tillhör) som är
”Gemensamma”. Läs mer om det under ”Dokumenthantering”.
Nyheter är en sida som redovisar de nyheter som man lagt in på Minet. De två senaste nyheterna kan även visas visuellt i högerspalten om så önskas.
6. Det finns möjlighet att koppla till flera utvecklade tilläggsmoduler till Minet för t.ex.
förbättringsarbete (ärendehantering), Min-kalender, Avtalshantering samt Diariehantering längst ned i vänsterspalten.
7. Mittenfältet visar den aktuella sidan och innehåller den information man lagt upp där. Läs mer om detta under ”Sidhantering”.
8. Högerspalten är ett fält som man kan använda för att visa nyheter eller annan tillhörande information till sidan. Det kan vara allt från länkad text, bilder, tabell, etc. Dock har fältet en fast bredd som begränsar vad som kan läggas in här. Finns det ingen information inlagd i detta fält, är det möjligt att visa de två senaste nyheterna här. Högerspalten är kopplat till den aktuella sidan och ändras därmed om man går till en annan sida.
9. Uppe till höger finns det en sökfunktion samt en utskriftsfunktion.
Sökfunktionen söker på sidorna och text på dessa sidor (ej i uppladdade dokument eller filer).
1 2
3 4
5
8
6
7
9 10 11
3
Instruktionsbok Minet Sida 5 av 14 2016-08-09 Utskrifter av en sida inkluderar antingen enbart mittenfältet eller mittenfältet och
högerlisten.
10. Högst upp i högra hörnet finns information om vem man är inloggad som samt en ikon för utloggning ur systemet.
11. För er som är ”redigeringsanvändare” eller ”superadministratör” finns det även en transparent grå list uppe i webbfönstret. I den listen finns funktioner för att administrera dokument/filer, användare, granska föreslagna ändringar från ”Modererade användare”, bildarkiv, en sitemapfunktion samt denna instruktionsbok. Funktionerna för dessa gås igenom längre fram under kapitel 4-8.
Som ”läsanvändare” visas inte denna list. För ”modererad användare” visas enbart ikonen för dokumenthantering samt instruktionsbok.
3.1. Sidnivåer
Alla sidor som skapas på Minet, måste få en ”säkerhetsnivå” som begränsar de olika användarnas möjligheter att se och ändra på sidan.
Om man inte gör något aktivt val får de nyskapade sidorna alltid nivå 4 (den lägsta nivån). Man kan dock välja att dela in de sidor man skapar i olika ”säkerhetsnivåer” beroende på hur de ska vara tillgängliga för de som arbetar i Minet.
Därigenom kan man ”släppa in” olika användare på Minet, men ändå
”undangömma” information som enbart är till för vissa inom
organisationen. Exempel: Nivå 4 är sidor som ska vara tillgängliga för
all anställd personal samt inhyrda entreprenörer. De användarna ges läsbehörighet på nivå 4.
Anställda på företaget ska dessutom ha läsbehörighet på nivå 3 sidor, för att kunna ta del av interna rutiner och styrning. Chefer och internrevisorer får läsbehörighet på nivå 2 för att kunna läsa rutiner etc som är till för dem i sin roll som chef eller internrevisor. Ledningsgruppen får läsbehörighet på nivå 1 för att se sidor för ledningsgruppen som inte ska vara tillgängligt för chefer, anställda eller entreprenörer. De som är obehöriga för vissa sidor ser inte dessa sidor, och undermenyer alls. Man kan med andra ord begränsa information beroende på vem som ska få ta del av den. Gällande användare och behörigheter se eget kapitel nedan.
4. Dokumenthantering
Varje företag i Minet har möjlighet att ladda upp filer på servern för att kunna länka till i sitt system. Det kan röra sig om blanketter, checklistor, mallar och redovisande dokument av olika slag. Dessa dokument administreras av alla som har redigeringsrättigheter via ikonen
”Dokumenthantering” uppe till vänster i den grå listen.
För att ladda upp filer kan det vara bra att sortera dem i en mappstruktur. Den skapar man efter eget behov, genom att klicka på ”Ny mapp”. Ge varje mapp ett passande namn utifrån den styrning och det behov man har.
Instruktionsbok Minet Sida 6 av 14 2016-08-09 När man har skapat en mappstruktur kan man ladda upp filer/dokument i mapparna.
Varje fil/dokument ska ges ett namn samt laddas upp. Vill man som användare även använda
”Versionsnamn” och ”Beskrivning” är det möjligheter för god dokumentstyrning. (Det är bra att skapa en beskrivning om hur ni valt att göra er dokumentstyrning på en sida i Minet.)
Innan filen laddas upp kan man också välja om den ska vara ”Gemensam”, dvs att den ska finnas med under ”Dokument” ute i den permanenta vänsterspalten.
4.1. Byta ut föråldrad fil/dokument med ny Vill man ändra i en befintlig fil
börjar man med att spara ned den på sin hårddisk eller liknande. Öppna dokumentet och gör de ändringar som planerats. Spara filen. Gå in på
Minet, klicka på ikonen för Dokumenthanteraren. Leta upp den fil som ska ersättas och klicka på Ny filversion (se bild). Välj ”Bläddra” och leta upp den reviderade filen/dokumentet. Byt eventuellt versionsnummer efter er egen struktur och tryck på Spara.
Genom dokumenthanteraren finns även tidigare versioner av filerna arkiverade. Vill man se tidigare versioner klickar man på den ”bruna” arkivmappen.
I dokumenthanteraren kan man även se var i systemet dokument används genom att klicka på den blå infoknappen. Då visas en informationsruta nedanför dokumentet med dess aktuella placering(ar).
Instruktionsbok Minet Sida 7 av 14 2016-08-09
5. Hantera användare
Som redigeringsanvändare kan man lägga till ny användare, ändra i befintlig samt ta bort användare alternativt göra användaren ”Ej aktiv”.
Detta administreras från ikonen i den grå listen högst upp.
Välj att lägga till användare med det
”gröna plustecknet” och fyll i
uppgifter om användaren såsom för- och efternamn, e-postadress, samt lösenord (här är det
redigeringsanvändarens fantasi som begränsar hur lösenordet ska vara).
Välj om användaren är aktiverad eller ej. Man kan också skicka en hyperlänk för direktinloggning till användaren. Kom ihåg att göra detta efter skapande/ändring av lösenord.
Därefter ska man välja vilken behörighet användaren ska ha på de olika sidnivåerna. Lägsta nivån är
”Ingen” vilket innebär att man inte får se sidan över huvud taget. Därefter kommer ”Läsanvändare”
vilket innebär att användaren får läsa sidnivån. ”Modererad” användare innebär att användaren får ge förslag på ändringar, men inte ändra direkt på sidnivån. Slutligen är det ”Redigeringsanvändare”
som får ändra direkt på sidnivån utan att någon annan ska godkänna först. Se även avsnittet Sidnivåer för mer information. Den behörighet man får på nivå 1-sidor, styr delvis behörigheten på nivå 2-4 sidorna. Man kan t.ex. ha högre behörighet på nivå 2 än 1, men inte lägre.
6. Granskning av ändringar
Modererade användare kan föreslå ändringar i Minet som måste godkännas av en redigeringsanvändare eller superadministratör innan de publiceras.
Som inloggad Modererad användare finns det möjlighet att föreslå ändringar. Den modererade användaren gör som vanligt när man vill ändra något, men får vid redigeringen ett meddelande om att den måste godkännas av en administratör.
Instruktionsbok Minet Sida 8 av 14 2016-08-09 När modereraren sedan trycker på spara får denne åter ett meddelande om att sidan kommer granskas av en administratör innan den publiceras.
Den föreslagna ändringen kommer nu upp som ett ärende för granskning hos administratören. När administratören trycker på den orange ikonen för ärendegranskning kommer ett fönster med aktuella ärenden upp. Där finns information om vem som föreslagit ändringen och när, var i menyerna den aktuella ändringen finns, det nuvarande innehållet kontra det föreslagna innehållet samt möjlighet att se vilka ändringarna är mellan versionerna (gulmarkerad text är tillagd och röd överstruken är borttagen).
Administratören kan välja att ta bort eller godkänna ändringen. Oavsett vilket alternativ man väljer kommer en kontrollfråga om man vill göra detta. Om man godkänner får man dessutom frågan om det ska sparas som en ny version. Beroende på vilket alternativ man valt grön- eller rödmarkeras ärendet sedan i listan innan det försvinner. Ett automatisk e-postmeddelande går iväg till modereraren om att ändringen är publicerad eller avslagen.
7. Bildarkiv
Förutom de filer som är möjliga att ladda upp i Minet och ”arkivera” i Dokumenthanteraren, finns det ett ”arkiv” för de bilder eller flashfiler som används på de sidor som skapats. De bild-/flashfiler som laddas upp kan sparas i en och gemensam mapp eller så är det möjligt att skapa fler mappar under
”Images” eller ”Flash”. Högerklicka på mapp för ”Images” eller ”Flash” och välj ”Ny undermapp” och namnge mappen. Nu finns ett ”+”-tecken till vänster om den ordinarie mappen. Klicka på ”+” så kommer den mapp man skapat upp. Nu är det möjligt att ladda upp filer i mappen.
Uppe i listen finns det knappar för att Ladda upp, Uppdatera och Inställningar för att hantera de filer som ”arkiveras”.
Instruktionsbok Minet Sida 9 av 14 2016-08-09 För att ladda upp fil, gå till den mapp filen ska finnas i, klicka på ”Ladda upp” och sök rätt på filen som måste finnas sparad någonstans. Dubbelklicka på filen så sparas den under den mapp man hänvisat till.
När man arbetar på sidor och vill lägga in bild på en sida, klickar man på ikonen för bild, väljer URL (antingen länkväg till bild på Internetsida eller till en bild som ska finnas i bildarkivet i Minet via
”Bläddra på server”). Klickar man på ”Bläddra på server” kommer man till bildarkivet (se bilden ovan) och letar upp fil som finns eller laddar upp ny fil.
Till en uppladdad bild är det även möjligt att ändra/justera bildegenskaperna så som att lägga till
”Alternativ text” som visas när man för markör över bilden, bildens bredd och höjd, om det ska vara kant (med tjocklek) på bilden och om den ska ligga till vänster/höger om texten (Justering).
8. Sitemap
Det finns även en sitemap-funktion där man som redigeringsanvändare kan få överblick över hela Minet-strukturen. Med hjälp av denna kan det t.ex. bli lättare att hitta det man söker efter i systemet eller att som administratör få en totalöverblick över systemet och dess ingående delar.
Instruktionsbok Minet Sida 10 av 14 2016-08-09 När man klickar på den lilla knappen med svart processbild på öppnas ett fönster som visar hela menyhierarkin, strukturen samt länkar till de olika sidorna och dokumenten i ert system.
9. Skapa sidor
Det finns från början inga sidor eller någon sidstruktur uppbyggd på minet. Den måste skapas utifrån företagets behov. En sida skapas (oavsett om det är i toppmeny, bottenmeny, nyhet eller som undermeny) genom att klicka på det gröna plustecknet.
Nu ska man välja om man vill skapa en sida med text på, en koppling till redan framtagen sida, en länk till uppladdad fil på Minet eller en länk till sida på Internet.
9.1. Skapa ny sida
När man vill skapa en sida innehållande information finns det tre flikar att registrera uppgifter i.
”Rättigheter och metadata” styr själva sidan på plattformen. Här kan man skriva in ”Intern sidtitel”
som är den man letar efter när man vill koppla sidor med varandra. (Om man inte skriver in någon intern titel får man, vid sparande av sidan, frågan om man vill ange samma interna titel som sidans rubrik). Vidare finns det möjlighet att skriva in den ”Versionshantering” man ev. vill använda sig av.
Slutligen finns det ett fält att skriva ”Anteckningar” i för den aktuella sidan.
Instruktionsbok Minet Sida 11 av 14 2016-08-09 Under fliken ”Innehåll” lägger man in den information som man vill ha på sidan. Att ge sidan en rubrik är obligatoriskt. Därefter är det upp till användaren att lägga in den information man önskar.
Vad som är möjligt att lägga in på en sida, styrs av de kommandoknappar som finns i listen. De är relativt lika de som finns i exempelvis Word. (Om ni saknar någon funktion, ta kontakt Envima för diskussion om möjlighet att lägga till ”kommandoknappen”.)
”Högerspalt” kan fyllas med information som man önskar. Man kan även välja att visa de senaste två nyheterna. Fältet har en fast bredd som det inte går att ändra på. Val av kommandoknappar är minskat, men har annars samma funktioner som på fliken ”Innehåll”. Sparar man när man är på
”högerspalt” sparas även ändringar och justeringar gjorda på sidan ”Innehåll”.
9.2. Genomgång av ”kommandoknappar”
Spara Blå diskett som man klickar på när man vill spara ändringar gjorda på sidan.
(”Källa” och ”Visa block” är mer för användare som kan lite programmering)
Ångra/Gör om Gå framåt eller bakåt i dina inmatningar Klipp, kopiera och klistra in Samma funktioner som i Word.
Textredigering B = Fet text
I = Kursiv text
U = Understruken text X2 = Nedsänkt text X2 = Upphöjd text
Suddgummi = Ta bort formatering A med färgprickar = Teckenfärg Gult A = Överstryckningsfärg Val av rubrik eller textformat Finns att välja på normal, rubrik 1-3 Teckenstorlek Om man vill ändra från teckenformat
Teckenplacering Välja lista, inskjutning av text samt om text ska vara vänster, centrerad eller höger.
Infoga länkning Det är möjligt att länka till uppladdade dokument/filer i Minet.
Länka till sidor på Minet eller sidor på Internet eller andra
Instruktionsbok Minet Sida 12 av 14 2016-08-09 programvaror.
Infoga en ankarlänk.
Infoga bild, You-tube klipp, tabell, horisontal linje eller utökat tecken
För uppladdning av bildfil, se nedan
På bilder är det möjligt att lägga in länkningar i form av en s.k.
bildkarta, se beskrivning nedan
9.3. Ladda upp bildfil
De bilder man vill lägga upp på Minet, måste sparas i mappar för bilder. Klicka på kommandoknappen
”Bild”. Då kommer det upp en informationsruta ”Bildegenskaper”. Klicka på ”Bläddra på server” för att hämta eller ladda upp bild. Gå dit bilden finns och spara. Nu finns bilden att ladda upp på sidan.
9.4. Skapa länkar på en bild
Vill man lägga in en eller flera länkar på en uppladdad bild klickar man först på bilden, därefter på kommandoknappen ”Lägg till/ändra bildkarta”.
Bilden öppnas i ett nytt fönster där man även ser alternativ för att lägga in länkningsfält. Välj vilken form på länkningsfält som passar och klicka på bilden där fältet ska börja. Dra markören till det ställe området ska sluta och klicka igen.
Nu finns ett fält att lägga in länk på, ge ett namn samt välja om länken ska öppnas i samma fönster eller i nytt fönster.
Instruktionsbok Minet Sida 13 av 14 2016-08-09
10. Koppla befintlig sida
När man skapar en ny sida, är det möjligt att koppla den till en redan befintlig sida på Minet. Genom att välja
”Koppla befintlig sida”, skapas en föränderlig kopia av den sida man kopplar till.
För att leta upp den sida man vill koppla till, välj ”Koppla befintlig sida”. Då kommer det upp ett fönster innehållande de sidor som skapats och som är möjliga att koppla till.
Klicka på den sida som är aktuell att koppla till (namnet på sidan är den interna titel som finns under metadata).
Nu har det skapats en ”kopia” av den kopplade sidan. Görs det ändringar på ”originalsidan” eller på kopplade sidor, så blir
ändringen gjord på alla sidor. Tas en sida bort från Minet, bibehålls kvarvarande kopior/originalet. Vill man ta bort alla, finns information
om original och kopior under ”Rättigheter och metadata” för sidan.
11. Länka till dokument
En sida som skapats kan också innehålla länk till ett uppladdat dokument på Minet. Istället för att komma till en sida, öppnas det
dokument/fil man länkat till. Gå till den mapp och den fil i
dokumenthanteraren som länken ska gå till. Sidor länkade till filer/dokument öppnas alltid i nytt fönster i
webbläsaren.
Instruktionsbok Minet Sida 14 av 14 2016-08-09
12. Skapa länk
Slutligen går det att skapa länkar, oavsett typ. Välj ”Skapa länk” för den sida man skapat. Skriv in den länk man vill att sidan ska gå till. Välj om länken ska
öppnas i samma fönster eller i nytt.
13. Erhålla direktlänk för en sida
För att underlätta länkningar till sidor finns det en ”kedja”
nere i vänstra hörnet på alla skapade sidor. Genom att högerklicka på ”kedjan” och välja ”Kopiera länkadress” har man den aktuella länken för sidan, att klistra in där man vill ha länken.
14. Ytterligare redigering
En bra och användbar funktion är att använda sig av
”högerklickning” på den plats man vill göra en ändring, få information, etc.
Högerklickar man på menyer, ges möjligheten att ”Lägg till undermeny”, ”Sortera undermenyer”, ”Ändra”, ”Ta bort” samt
”Innehåll”.
”Sortera undermeny” ger en möjlighet att bestämma ordningen på undermenyerna. I fönstret som öppnas är det bara att klicka på den meny man vill flytta, hålla in och dra den dit man vill i listan.
”Ändra” ger en möjlighet att ändra namn på menyn eller nivån på menyn.
”Innehåll” ge möjlighet att ”Ändra sida”, Ta bort sida”, ”Skapa ny sida”, ”Koppla befintlig sida”, ”Länka till dokument” eller
”Skapa länk”.
