Riktlinjer för intern styrning och kontroll i Karlskrona kommun

Riktlinjer för intern styrning och kontroll i Karlskrona

kommun

Dokumenttyp: Riktlinjer för intern styrning och kontroll i Karlskrona kommun

Beslutad av: Kommunfullmäktige

Antagen: 2019-12-17, § 270

Gäller för: Kommunkoncernen

Ansvar för revidering: Kommundirektör

Giltighetstid: Inom mandatperiod

Riktlinjer för intern kontroll i Karlskrona

1

Inledning ... 2

Syfte ... 3

Omfattning ... 3

Organisation av intern kontroll ... 3

Kommunstyrelsen ... 3

Nämnder och bolagsstyrelser ... 4

Kommundirektör ... 4

Förvaltningschef eller VD ... 4

Verksamhetsansvariga ... 4

Medarbetare ... 5

Framtagande av plan för intern kontroll ... 5

Plan för intern kontroll ... 5

Uppföljning av plan för intern kontroll ... 5

Nämnds och bolagsstyrelsers rapporteringsskyldighet ... 5

Kommunstyrelsens skyldigheter ... 6

Tillämpningsrutiner ... 6

Inledning

En kommun är till största delen en offentlig verksamhet vilket innebär att kommunen har ett helhetsansvar gentemot medarbetare och invånare. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att

säkerställa att det som ska göras blir gjort på det sätt som det är tänkt.

Utifrån en samlad bedömd riskbild ska nämnder och bolagsstyrelser varje år besluta om de processer och rutiner som särskilt ska granskas, för att se om de fungerar på ett tillfredsställande sätt. Intern kontroll är en del i

kommunens systematiska kvalitetsarbete som kontrollerar att verksamheten bedrivs så effektivt och ändamålsenligt som möjligt. Det är också en del av den interna styrningen. Riktlinjerna anger hur granskningen ska bedrivas.

Bild: Process intern styrning och kontroll i Karlskrona kommun

3

Andra dokument att ta hänsyn till; Styrmodell för Karlskrona kommun och Handbok för intern styrning och kontroll i Karlskrona kommun.

Syfte

Den interna kontrollen och styrningen utgör en del av kommunens

styrmodell och är därmed också en del av nämndernas och bolagens arbete med verksamhets-/affärsplanering och uppföljning. Riktlinjerna syftar till att säkerställa att nämndernas och bolagens styrelser upprätthåller en

tillfredsställande intern kontroll.

Nämndernas ansvar beskrivs i kommunallagen 6 kap. 7 §:

”Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt det föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16§ har lämnats över till någon annan.”

Intern kontroll definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen och övriga medarbetare samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål:

 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet.

 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten.

 Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera.

Den interna kontrollen syftar även till att ta fram förslag till förbättringar och förändringar av verksamheten som syftar till att öka värdet för dem som tar del av våra tjänster.

Omfattning

Riktlinjerna gäller för kommunens verksamhet i sin helhet samt för kommunens helägda bolag.

Organisation av intern kontroll Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för arbetsmetoder och metodik. I detta ligger att ansvara för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen och att riktlinjer samt tillämpningsanvisningar är aktuella och revideras vid behov.

Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas

uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behövs, ta fram förslag till åtgärder i samarbete med nämnder och styrelser. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.

Nämnder och bolagsstyrelser

Nämnder och bolagsstyrelser har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Varje enskild nämnd och bolagsstyrelse ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt ska:

 Nämnder och bolagsstyrelser varje år, utifrån en riskanalys, besluta om vilka kontrollmoment som ska granskas.

 Nämnder och bolagsstyrelser varje år godkänna en särskild plan för den interna kontrollen.

 Resultatet av utförd granskning rapporteras till nämnder och bolagsstyrelser och åtgärder beslutas.

 Nämnder och bolagsstyrelser rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen.

Kommundirektör

Kommundirektören har under kommunstyrelsen det övergripande ansvaret för att nödvändig utveckling sker inom området intern kontroll. I uppdraget ingår att ansvara för att lämpligt stöd för utveckling finns för kommunens förvaltning och bolag.

Förvaltningschef eller VD

Förvaltningschef eller motsvarande ansvarar för att riktlinjerna följs så att en god intern kontroll kan upprätthållas och att arbetet med ständiga förbättringar sker. Detta innebär att utse ansvariga för arbetet samt

säkerställa planering och utförande av intern kontroll. Förvaltningschef eller VD svarar för att det årligen upprättas en plan och en uppföljningsrapport för intern kontroll vilka beslutas i nämnd.

Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden eller bolagsstyrelsen.

Verksamhetsansvariga

Intern kontroll är en del i kommunens ständiga förbättringsarbete.

Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen ska se till att de antagna reglerna och riktlinjerna följs samt informera övriga medarbetare om dess innebörd. Vidare ska de arbeta för att nå uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till god intern kontroll. Brister i den

5

interna kontrollen ska rapporteras till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett.

Medarbetare

Övriga anställda är skyldiga att följa antagna riktlinjer i sitt arbete. Brister i den interna kontrollen rapporteras omedelbart till närmaste överordnad eller den som nämnden eller bolagsstyrelsen har utsett.

Framtagande av plan för intern kontroll Plan för intern kontroll

Kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser ska inför varje

verksamhetsår senast i februari anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan ska minst innehålla:

 genomförd risk- och väsentlighetsanalys

 vilka rutiner och kontrollmoment som ska följas upp

 omfattningen på uppföljningen (frekvensen och kvantiteten)

 vem som ansvarar för att utföra uppföljningen

 till vem uppföljningen ska rapporteras

 när rapportering ska ske

Planen ska därefter senast i mars överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

Uppföljning av plan för intern kontroll

Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska rapporteras till nämnd respektive bolagsstyrelse i den omfattning som fastställts i planen samt i en samlad delårsuppföljning. Kommunstyrelsen ansvarar för att både som egen nämnd samt i en samlad rapport årligen följa upp kommunens samlade system för intern kontroll.

Nämnds och bolagsstyrelsers rapporteringsskyldighet Nämnd och bolagsstyrelse ska i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna

kontrollen till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. I egenskap av egen nämnd ska kommunstyrelsen göra detsamma. Innehåll:

 resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen

 en åtgärdsplan som beskriver vilka åtgärder som planeras

Kommunstyrelsens skyldigheter

Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och

bolagsstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov föreslå förbättringar.

Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunfullmäktige.

Kommunstyrelsen ansvarar för att en samlad bedömning av den interna kontrollen görs årligen.

Tillämpningsrutiner

Till denna riktlinje upprättas en Handbok för intern styrning och kontroll i Karlskrona kommun med tillämpningsrutiner som beskriver hur intern kontroll bedrivs i Karlskrona kommun. I Styrmodellen för Karlskrona kommun beskrivs hur intern kontroll blir en del av mål- förbättrings- och kvalitetsarbetet i den samlade verksamheten.