UPPHANDLING OCH INKÖP
Bilaga 3
Effektiviseringsprojektet
Februari 2016
Arbetsström Inköp/Upphandling
SYFTE
OMFATTNING
UPPDRAG Att se över Lidingö stads inköps- och upphandlingsprocess för att identifiera potentiella åtgärder för att frigöra resurser och/eller öka kvaliteten.
Säkerställa att Lidingös upphandling och inköp görs på ett effektivt sätt och affärsmässigt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden.
• Styrning och uppföljning
• Organisering
o Inköps- och upphandlingsprocessen o Ansvarsfördelning och samordning
• Systemstöd
• Kvantitativ analys av avtal, kostnader och volymer
Kartläggning av nuläge och förslag till åtgärder har framkommit i intervjuer och samtal med
upphandlingschef, upphandlare, systemförvaltare, e-handelskoordinatorer och avtalsuppföljare, samt förvaltningarnas ledningsgrupper och chefer i verksamheten. Förslag har även samlats in via Ö-nätet.
GENOMFÖRANDE
Inköp och upphandling – Metod
Analysen av Lidingö stads inköp och upphandling har genomförts inom ramen för en av effektiviseringsuppdragets arbetsströmmar. Analysen har varit på en övergripande nivå, och har i stort utgått från
perspektiven
1. Styrning och uppföljning 2. Organisation
3. Process 4. System
5. Volymer, avtal och kostnader
2016-03-07 3
Volymer, avtal och kostnader Styrning & Uppföljning
Organisation Process System
Styrning – riktlinjer och uppföljning
• Upphandlings- och inköpsfrågor har fått genomslag i kommunen
• Framtagna riktlinjer, policyer, ansvarsfördelningar samt rutiner ger tydlighet
• Ambitiös systematisk uppföljning – ex. nedlagd tid per upphandling och avtalstrohet
• Styrningen och dess ambitionsnivå riskerar att upplevas kontrollerande och tidsödslande Organisation – dimensionering och ansvarsfördelning
• Centralt upphandlingsstöd från Upphandlings- och E-handelsenheten (UEE). Gränssnitt mellan UEE och verksamhet regleras i ansvarsfördelningsdokument (visst personberoende).
• Det uttrycks ett önskemål/behov från förvaltningarna om förenklad process och/eller utökat stöd främst avseende kravställning, avtalsskrivning, förnyad konkurrensutsättning och sällaninköp.
• Relativt många beställare på förvaltningarna
• Samordnade upphandlingar med inköpscentraler och övriga kommuner nyttjas.
Process och systemstöd
• Alla delar i processen har systemstöd
• Vissa användarsvårigheter och en avsaknad av integration till externa ordersystem, men i stort ändamålsenligt.
• I beställning- till betalningsflödet finns möjlighet till mindre kostnadsbesparingar genom att effektivisera processen och gå mot större andel e-beställningar och e-fakturor
Sammanfattning nuläge
Lidingö Stad har en ambitiös upphandlingsorganisation med hög mognadsgrad. Det genomfördes en översyn av upphandlings- och inköpsorganisationen 2014 vars slutsatser stämmer väl överens med den bild som framkommer även i denna översyn.
NULÄGE
Nyckeltal inköp
Lidingö har sedan flera år tillbaka såväl e- handel som e-faktura. Trots detta var endast 22% av inköpen 2014 e-beställningar, och 42%
av fakturorna e-fakturor. I stadens riktlinjer står det att uppföljning av elektronisk beställartrohet ska ske månatligen av
respektive förvaltning och åtgärder ska vidtas när riktlinjerna inte följs.
Kommunen har lyckats uppnå en hög
avtalstrohet vilket förutom att visa på korrekt inköpsförfarande skapar goda förutsättningar för att göra inköp till fördelaktiga avtalspriser.
Enligt stadens interna kontrollplan ska varje förvaltning genomföra och rapportera in avtalsuppföljningen månadsvis.
Även Sollentuna och Täby har kontaktats men har valt att avstå från jämförelsen pga att de anser att de inte kan leverera tillförlitliga uppgifter i nuläget.
Område Lidingö Danderyd
Totala inköp 1 538 mkr 1 147 mkr
Antal fakturor 66 389 st 65 000 st
Antal leverantörer 2 831 st Ingen uppg
Antal leverantörer med e-faktura 165 st Ingen uppg
Andel e-fakturor 42% 20%
Antal beställare e-handel 396 st 0 st
Andel e-beställningar 22% 0%
E-handelsanslutna leverantörer 26 (1 intern) 0
Antal avtal Ca 1 100 st ca 558 st
Avtalstrohet* 94% 70-90%
Frekvens avtalstrohetsuppföljning 8 ggr/år Behovsstyrt Antal leverantörer med max 2
fakturor
821 lev (29% av alla)
Ingen uppg Nyckeltal 2014
* Med avtalstrohet menas andelen inköp från leverantörer med giltiga ramavtal på området som inköpet avser samt dennes eventuella underleverantörer, giltiga avtal genom direktupphandlingar samt leverantörer som enligt lag ej behöver upphandlas såsom kommuner, myndigheter, kostnader för individplaceringar samt skolpeng. Uträkningen avser andel av samtliga inköp, även de inköp som understiger gränsen för 50 000 per år och därmed enligt lag ej behöver avtal, är medräknade.
Volymer
Fördelning i varugrupper
Lidingö delar in sitt inköp i 45 olika varugrupper där varje kostnadskonto kopplas till en varugrupp.
milj. kronor
Inköp 20 största varugrupperna 12 månader Milj. Kronor
335,5 314,3 167,1
122,9 48,0 40,0 38,3 26,7 25,2 24,4 21,1 11,9 11,5 10,9 7,8 7,8 7,6 6,8 5,9 5,8
0 200 400
Köp av verksamhet inom äldreomsorg, skola o…
Hus- o byggentreprenader Drift o underhållsentreprenader Försäkringsavgifter Lokalhyror Förbrukningsavg el o vatten Konsulttjänster o inhyrd personal Fastighetsservice o underhåll Databehandling, tele samt datakommunikation Bidrag och transfereringar Maskiner o inv, IT telefoni, datakommunikation Inköp av böcker, läromedel o undervisningsmat, inkl…
Möbler o inredning/utrustning Livsmedel, näringspreparat mm Inköp av vatten mm Transporter o resekostnader Avgifter o skatter Kurs o konferensavgifter externt Rep o underhåll av maskiner o inv Kurs och konferens internt
I varugrupp Försäkringsavgifter ingår pensioner.
• Diagrammet visar inköp november 2014-oktober 2015 för de 20 största varugrupperna.
• Dessa 20 största varugrupper utgör 95% av de totala inköpen.
• Denna indelning i varugrupper möjliggör analys, men används i dagsläget inte i någon större utsträckning i UEE:s uppföljningsarbete. Där fokuseras snarare på att följa upp inköp per förvaltning, konto, avtal och avtalsområden.
Volymer
Organisering och bemanning
Enhetschef UEE
Upphandling (5,25 tjänster + 1 vakans)
E-handel och systemförvaltning
(4,5 tjänster) Kostuppföljning
1. Upphandlare OSF 2. Upphandlare FKO,TF 3. Upphandlare IT, telefoni, UF 4. Upphandlare TF, Kufri 5. Upphandlingsjurist 6. Upphandlingskoordinator
1. E-handel och leverantörer 2. E-handelskonsult och
avtalsuppföljning 3. E-handelskoordinator 4. Systemförvaltare e-handel 5. Systemförvaltare
Organisering
Sedan 2014 är all upphandling centraliserad. På Konsult- och servicekontorets Upphandling- och e-handelsenhet (UEE) arbetar 14 medarbetare med upphandling, systemförvaltning, e-handel, avtalsuppföljning och kostuppföljning. Samtliga rapporterar direkt till enhetschefen för UEE. Jämfört med Danderyd och Sollentuna kan det
konstateras att Lidingö har en relativt stor bemanning (volymerna är förhållandevis lika).
Dock ska man i detta sammanhang ha med sig att det kan finnas olikheter mellan kommunerna i vilken utsträckning som aktiviteter görs lokalt respektive centralt, vilket innebär att de ovan presenterade uppgifterna inte bör ”övertolkas” och att man behöver gå vidare i kartläggningen för att kunna dra någon mer definitiv slutsats.
Organisation
Lidingö Danderyd
Antal årsarbetskrafter på upphandlings/ e- handelsenheten
14 5,25
(varav 2 konsulter) -varav på upphandlingsenheten 5,25
(+1 vakans)
5,25 (varav 2 konsulter)
-varav på e-handelsenheten 4,5 0
Ansvarsfördelning
• Kommunstyrelsen fastställer tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp samt har övergripande uppföljningsansvar för upphandlingar och inköp.
• De övriga nämnderna ska se till att upphandlings- och inköpspolicys efterlevs samt att bestämmelser och tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns.
• Ansvarsfördelning mellan förvaltningarna och UEE regleras i dokument innehållande beskrivning av aktiviteterna i upphandlingsprocessen,
inköp/avrop samt förvaltning av avtal (se följande sidor). Dessa dokument kan liknas vid serviceavtal, och godkänns av Stadsledningskontorets strateg, upphandlingschef och aktuell förvaltningschef.
Jämförelse antal årsarbetskrafter på Upphandlings/e-handelsenheten
Ansvarsfördelning upphandling
2016-03-07 9
Tabellen visar exempel på ansvarsfördelningen mellan UEE och förvaltning (i detta fall KUFRI) genom att illustrera utförare för respektive aktivitet i upphandlingsprocessen.
Aktivitet Utförare
Upphandlingsprocessen Lokalt Med stöd* UEE
Behovsanalys/Investeringskalkyl X
Anskaffningsbeslut, se delegationsordning X
Beställning av upphandling X
Framtagning av förfrågningsunderlag, enl nedan:
1. Projekledning/Driva upphandlingsprocess X
2. Framtagning av kravspecifikation X
3. Framtagning av upphandlingsföreskrifter X
4. Framtagning av avtalsförslag** X
Upphandlingen offentliggörs (annons) X
Anbudstid, beror på upphandlingsform X
Öppning av anbud X
Kvalificering av leverantör X
Anbudsutvärdering, utvärderingskriterier X
Förhandling och ev.uppdatering av avtal X
Beslut om vinnande anbud i nämd, enl delegation X
Tilldelningsbeslut X
Överprövning (KUFRI/UEE)
Avtal undertecknas X
Publicering av avtal i Tendsign X
Registrera och arkivera handlingar X
* Utförs lokalt med stöd av UEE och ev. extern part
** Ansvaret för framtagning av avtalsförslag varierar något. Det är reglerat som UEE:s ansvar gällande IT/telefoni, Tekniska och Fastighet men med förvaltningarna som utförare hos MSK, KUFRI, UF och OSF.
• Förvaltningarna har ansvar för att ta initiativ till upphandlingar och förväntas göra en inledande behovsanalys.
• UEE driver själva upphandlingsprocessen, men förvaltningarna förväntas ta fram kravspecifikation och avtalsförslag (med stöd vid behov).
Informationen är tagen från Ansvarsfördelning gällande upphandling och avtalshantering mellan KUFRI och KSK, version 1.3. Ansvars- fördelningen ser i stort sett likadan ut för samtliga förvaltningar.
Organisation
Ansvarsfördelning inköp/avrop samt förvaltning av avtal
Aktiviteter Utförare
Avrop mot ramavtal Lokalt Med stöd* UEE
Inköp från ramavtal X
Rådgivning i samband med avrop X
Inköp från avtal med förnyad
konkurrensutsättning, se område upphandling X Kontroll och uppföljning av att avtalade villkor
tillämpas ( t.ex. rätt priser, rätt kvalitet, rätt leveransvillkor, support och tillgänglighet)
X
Aktiviteter Utförare
Förvaltning av avtal Lokalt Med stöd* UEE
Förlängning och omförhandling av avtal X
Avtalsadministration, bevaka avtalstider X
Uppföljning av leverantör, seriositetskontroll,
skatter särskilda kontraktsvillkor X
* Utförs lokalt med stöd av UEE och ev. extern part
• Förvaltningarna förväntas hantera avrop och förnyad konkurrensutsättning, med stöd vid behov.
• UEE har ansvar för att administrera och följa upp avtal.
Informationen är tagen från Ansvarsfördelning gällande upphandling och avtalshantering mellan KUFRI och KSK, version 1.3. Ansvars- fördelningen ser i stort sett likadan ut för samtliga förvaltningar.
Organisation
Samverkan kring upphandling och inköp
Avtal i samarbete med andra organisationer
2016-03-07 11
En effektiviseringspotential och möjlighet till kompetenshöjning i upphandlings- och inköpsprocesser är samverkan.
Avtalstecknare Nivå Antal
SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) Nationellt 162
Kammarkollegiet Nationellt 46
Inköpscentralen för Sveriges allmännyttiga bostadsbolag (HVB) Nationellt 58
Stockholms Inköpscentral (STIc) Regionalt 7
Organisation
Det finns flera olika typer av samverkan inom inköp och upphandling där det finns potential antingen avseende volymfördelar, kompetens eller resurs. Av Lidingös totalt 1 180 avtal är 520 (det vill säga 44%) samordnade med annan part. Samtliga samordnade avtal läggs in i Lidingös egen avtalskatalog.
Avtal upphandlade av nationella eller regionala aktörer där Lidingö har rätt att avropa.
Upphandlingar tillsammans med andra kommuner, ibland med Lidingö som huvudaktör.
Avtalstecknare Nivå Antal
Sigtuna Kommunalt 82
Lidingö Kommunalt 72
Upplands Väsby Kommunalt 88
Täby Kommunalt 3
Sollentuna Kommunalt 1
Ekerö Kommunalt 1
Beställningar i e-handelssystemet
• Även för de största e-handelsleverantörerna läggs relativt många order utanför systemet (se tabell till vänster), vilket innebär lägre kostnadskontroll och att fakturan måste konteras vid ankomst.
• Vid beställning i och utanför e-handelssystemet väljs inte alltid de varor med bäst pris. Varor markerade som ”B”- sortimentet har i regel inte lika bra villkor som ”A-
sortimentet”. En analys av inköpen från åtta av Lidingös e- handelsleverantörer* visar att det i snitt köps 52% från A- sortimentet och 48% från B-sortimentet.
• Flera synpunkter har framförts angående svårigheter att beställa varor i e-handelssystemet. Att det tar lång tid jämfört med att lägga order över telefon, samt att det är svårt att hitta produkter. Bevakning av ny funktionalitet, proaktiv utveckling och förbättring av systemstödet är viktigt, men samtidigt kommer låg datorvana och sällananvändning troligtvis alltid att leda till upplevda svårigheter och viss ineffektivitet i inköpsprocessen.
* OneMed Sverige AB, Staples Sweden AB, Form o Miljö Sweden AB, Lekolar AB, Kontorab AB, Rantzows Sport AB, Aba-Skol AB och Matsällskapet Catering AB.
Andelen e-handelsköp från de anslutna leverantörer med störst volym ligger mellan 62-76%.
5
30
4
40
131
228
2
21
3
31
110
165
0 50 100 150 200
FKO KSK TF Kufri OSF UF
Behöriga beställare
Aktiva beställare senaste året
Antal e-beställare per förvaltning
Leverantör Värde tkr Antal order E-beställningar
Martin & Servera AB 7 564 6 972 62%
OneMed Sverige AB 3 304 1 794 62%
Staples Sweden AB 2 868 3 457 76%
Lekolar AB 1 081 833 73%
Sept 2014 – sept 2015. Observera att ingen korrigering för utestående order och fakturor gjorts, varför verklig andel kan skilja sig något från tabellen nedan.
Andel e-beställningar från de största e-handelsleverantörerna
Process och system
Leverantörsfakturahantering
Kontering av beställningar gjorda utanför Agresso Flera fackförvaltningar har manuella rutiner och/eller egna
verksamhetssystem (Xpand, Future) för att hantera beställningar. Då attesteringen vid beställning inte skedde i Agresso måste dessa
beställningar konteras och attesteras manuellt vid ankomst.
2016-03-07 13
Varje år hanterar Lidingö stad ca 70 000 leverantörsfakturor. 2014 var 42% av Lidingös leverantörsfakturor e-fakturor, resterande skannas in. De beställningar som görs via Agresso e-handel matchas direkt vid ankomst, vilket ger en automatisk kontering och attest.
Kostnadsställe Antal ver. Snittbelopp
Drift; media, tillsyn och skötsel (FKO) 3 653 8 803
Socialkontoret (OSF) 3 170 13 984
Förvaltare gata, belysning och broar (TF) 2 741 11 005 Förvaltare osf lokaler / bostäder (FKO) 2 491 24 704 Förvaltare skolor, förskolor (FKO) 1 728 64 409
It-enheten (KS) 1 675 15 430
Kundtjänst (FKO) 1 537 2 950
Hyresadministratör (FKO) 1 429 21 118 Siggebogården C2 och C3 (OSF) 1 283 1 781 Siggebogården A2 och A3 (OSF) 1 145 1 395 Rudboda skola, F-5 (UF) 1 001 5 192
Process och system
Kostnadsställen >1000 fakturor senaste 12 månaderna De kostnadsställen med flest verifikationer tillhör framförallt Fastighetskontoret, men även vissa kostnadsställen på
Tekniska, OSF och UF har haft över 1000 fakturor de senaste 12 månaderna. Stora volymer på Fastighetskontoret härrör elnätsavgifter vilka automatkonteras.
Leverantör Antal fakturor
LidingöElektriska AB 1329
Öhmans Bygg & Fastighets AB 1020
Förenade Service AB (lokalvård) 611
Sita Sverige AB 570
Wienerkonditoriet på Lidingö AB (Princess) 533
Ragn-Sells AB 248
Leverantör Antal fakturor
Lidingöhem AB 1395
John Mattson Fastighets AB 308
HSB brf Kantarellen 11 hyror 303
Brf Härjedalen 230
Pappersfakturor som skannas
Vissa leverantörer med många fakturor per år skickar fortfarande pappersfakturor. Se exempel i tabellen.
Hyresfakturor
Fakturor för hyror från följande leverantörer konteras fortfarande inte automatiskt utan måste attesteras en och en:
Avtalstrohetsuppföljning
• Enligt stadens interna kontrollplan ska varje förvaltning genomföra och rapportera in en avtalsuppföljning månadsvis.
• I upphandlings- och inköpspolicyn tydliggörs det att om inköp sker hos annan leverantör än den som har tecknat avtal kan köparen (förvaltningen) påföras en avgift motsvarande inköpsbeloppet.
• Avtalsuppföljningen utgår från färdigbyggda rapporter i ekonomisystemet som sedan analyseras i Excel.
• Medarbetare på UEE tar ut rapporter som skickas till
förvaltningarnas kontaktpersoner. Detta arbete motsvarade 0,16 årsarbetskrafter under 2014.
• Avtalsuppföljningen tar hänsyn till gränsvärden men innehåller ingen analys avseende kostnadsnivåer utan fokuserar enbart på leverantörsavtalstrohet.
• Inköp från leverantörer utan avtal kräver motivering från verksamheterna. Tidsåtgång för detta arbete varierar stort men kan för varje förvaltning ta allt från 2-24 timmar per tillfälle, där de flesta förvaltningar ligger i det nedre spannet.
• Avtalsuppföljningen ger en god överblick över Lidingös inköp och identifierar på ett bra sätt eventuella inköpskategorier utan giltiga avtal som borde upphandlas.
• Det finns en risk att avtalsuppföljningen (eller upplevelsen av den) lägger stort fokus på att inköp ska ske i enlighet med lagstiftning och stadens riktlinjer, snarare än att säkerställa affärsmässighet.
För att säkerställa avtalstrohet genomför Lidingö stad avtalsuppföljningar för respektive förvaltnings inköp.
Styrning & Uppföljning
1) Exempelvis kommuner, nätverk, myndigheter, vårdkostnader, individplaceringar, skolpeng.
2) Externa kurser, föreläsare, logi, gage, biljetter, restaurang
3) Det är dock tillåtet att genomföra köp från ej upphandlade leverantörer om summan per år understiger 50 000 kr.
4) Exkluderas i uträkningen för avtalstrohet då de ej förväntas upphandlas.
Klassificering Milj kr %
Ramavtal (inkl
underleverantörer) 968,3 72,0%
Myndigheter m.m.1 272,8 20,3%
Direktupphandlingar 8,5 0,6%
Exkluderade kategorier2 12,5 0,9%
Köp under 50 tkr3 43,9 3,3%
Avtal saknas 35,1 2,6%
Avtalsbrott (avtal fanns
med annan leverantör) 2,3 0,2%
Handkassa 0,2 0,0%
100 % REGELVERK
GENOMFÖRANDE
EFFEKT
Sammanställning 2014
94%
ÅTGÄRDSFÖRSLAG
Åtgärdsförslag - Styrning
Lägre ambitionsnivå
Minska ambitionsnivån i uppföljningen och arbeta för att undvika känslan av kontroll och tidskrävande aktiviteter.
Fokus på affärsmässighet
Lägg snarare ett större fokus på affärsmässighet/kostnadseffektivitet i uppföljningen.
Minskad valfrihet
Det finns idag en relativt stor frihet vid inköp vilket skulle kunna begränsas för att åstadkomma större kostnadskontroll.
Konkreta åtgärder Årlig besparings-
potential
Extern kostnad Minska avtalsuppföljning från 8 till 2
gånger per år
Arbetsbelastningen förväntas minska med 3/4 av den tid som läggs i dag. 0,3 MSEK
Minskad valfrihet vid beställningar – begränsade sortiment
Antagande om 5 % lägre kostnader av den summan som idag köps från B- sortiment hos 8 exempelleverantörer*
0,14 MSEK
* De 8 leverantörerna är OneMed Sverige AB, Staples Sweden AB, Form o Miljö Sweden AB, Lekolar AB, Kontorab AB, Rantzows Sport AB, Aba-Skol AB och Matsällskapet Catering AB. De är relativt stora leverantörer och i snitt köps 52% från A-sortimentet och 48% från B-sortimentet hos dessa.
Åtgärdsförslag – Process & System
Ständiga processförbättringar
Upphandlingsprocessen är en av de processer Lidingö arbetat aktivt med att utveckla. Att arbeta på detta sätt med processer skapar förutsättningar för att på sikt genomföra större strukturella förändringar.
Som förslag till åtgärder föreslås Lidingö fortsätta arbeta med ständiga förbättringar i inköps- och upphandlingsprocessen. Åtgärder inom ramen för denna typ handlar om justeringar och vidareutveckling i beställning- till betalningsflödet.
2016-03-07 17
Konkreta åtgärder Årlig besparings-
potential
Extern kostnad Integration mellan externa
ordersystem och Agresso
Kostnad för integrationen, men besparing i tid vid fakturamottagande (4 min, 8 000 fakturor/år)
0,3 MSEK
Från pappersfaktura till e-faktura Vid ökning av andelen e-fakturor till 70%, antagande om 2 min tidsbesparing vid kontering och kostnad om 3,6 kr per skannad faktura
0,07 MSEK
Öka andelen köp som genomförs via e-handel för de leverantörer som är anslutna
Antagande om ökning till 90% hos de 4 största leverantörerna. Schablon 7 min tidsbesparing vid fakturamatchning samt 3 % bättre inköpspriser via e- handel.
0,2 MSEK 0,09 MSEK
Automatisk kontering av hyresfakturor 2200 fakturor à 4 min 0,08 MSEK 0,08 MSEK
Åtgärdsförslag - Organisation
Ökat stöd till verksamheten och ökad samordning av inköp
• Genom processeffektiviseringar och minskad ambitionsnivå såväl på UEE som på förvaltningar bör omfördelning av resurser kunna möjliggöra ett ökat stöd till verksamheten vid sällaninköp, avrop och förnyad konkurrensutsättning.
• Identifiera möjlighet att samordna inköp av vissa varukategorier centralt på avdelning-, förvaltning- eller kommunnivå.
• Se över ansvaret för inköp i verksamheten med målet att minska antalet beställare.
• Svårbedömd potential
Delad upphandlingsorganisation
Det finns flera exempel på djupare samverkan mellan kommuner avseende inköp och upphandling. Att dela resurser och etablera gemensamma arbetssätt kan ha olika syften. Det ger potential att höja medarbetarnas kompetens, göra effektivare inköp samt bli starkare avtalspart och därmed sänka kostnader. Exempel finns i Norrköping-Linköping med totalt 285 000 invånare där 15
medarbetare arbetar på ett gemensamma upphandlingscenter placerat i Norrköping, Falun-Borlänge-området med 155 000 invånare där 14 personer är placerade på ett upphandlingscenter i Ludvika Dessa center upphandlar för mellan 2-3 miljarder per år och täcker majoriteten av inköpen för de ingående kommunerna.
• Se över möjligheten att etablera gemensam upphandlingsenhet tillsammans med annan/andra kommuner med medvetenhet om att denna organisationsmodell kommer att erbjuda mindre möjlighet att ta hänsyn till specifika behov och krav.
• Fortsatt nyttja nationella och regionala avtal, prioritera ned egna upphandlingar.
Konkreta åtgärder Årlig besparings-
potential
Extern kostnad Fullt ut delad
upphandlingsorganisation med annan kommun
Bedömning om potentiell effektivisering på 30 % av dagens årsarbetare på UEE. Därtill antaganden om att större volymer leder till bättre avtalspriser.
3 MSEK 0,5%**
** Varje % bättre priser vid inköp skulle ge en besparing om 10 MSEK kr för Lidingö totalt.
Kostnadsbesparing – konkreta hypoteser
2016-03-07 19
Besparing (MSEK) / år
Initiativ Status/kommentar Årlig
besparings- potential
Extern kostnad
Styrning Minska avtalsuppföljning från 8 till 2 gånger per år
Tre fjärdedelar av tiden som läggs i dag. 0,16 FTE för upphandlare + 0,14 FTE för förvaltningarna
0,3 MSEK
Styrning Minskad valfrihet vid beställningar – begränsade sortiment
Antagande om 5 % lägre kostnader av den summan som idag köps från B-sortiment hos 8 exempelleverantörer*
0,14 MSEK
Organisation Fullt ut delad upphandlingsorganisation med annan kommun
Bedömning om potentiell effektivisering på 30-50 % av dagens årsarbetare på UEE. Bench= Linköping + Norrköping (285’
invånare) 15 medarbetare, Falun-Borlänge(150’ invånare) 14 medarbetare. Bättre avtalspriser kan dessutom leda till ytterligare besparingar
3 MSEK 0,5%**
Process &
system
Integration mellan externa ordersystem och Agresso
Kostnad för integrationen, men besparing i tid vid fakturamottagande
0,3 MSEK
Process &
system
Från pappersfaktura till e-faktura Vid ökning av andelen e-fakturor till 70%, antagande om 2 min tidsbesparing vid kontering och kostnad om 3,6 kr per skannad faktura
0,07 MSEK
Process &
system
Öka andelen köp som genomförs via e- handel för de leverantörer som är anslutna
Antagande om ökning till 90% hos de 4 största leverantörerna.
Schablon 7 min tidsbesparing vid fakturamatchning samt 3 % bättre inköpspriser via e-handel.
0,2 MSEK 0,1 MSEK
Process &
system
Automatisk kontering av hyresfakturor 2200 fakturor à 4 min 0,1 MSEK 0,1 MSEK
* De 8 leverantörerna är OneMed Sverige AB, Staples Sweden AB, Form o Miljö Sweden AB, Lekolar AB, Kontorab AB, Rantzows Sport AB, Aba-Skol AB och Matsällskapet Catering AB. De är relativt stora leverantörer och i snitt köps 52% från A-sortimentet och 48% från B-sortimentet hos dessa.
UTBLICK
KOMMUNALT INKÖPSSAMARBETE
Kommunalförbundet 4e Storstadsregionen
2016-03-07 21
Upphandlingscenter Norrköping och Linköping
• Bedriver sedan 2008 stödverksamhet för kommunerna (lön etc.)
• Norrköping har 137 000 invånare och Linköping 153 000 (nov 2015)
• Upphandlingscenter sedan 1 april 2009
• Initialt upphandlingspersonal både i Norrköping och Linköping men sedan December 2012 enbart personal i Norrköping (20 pers)
Vad?
• Samarbetar med närliggande kommunerna Finspång, Kinda, Söderköping, Valdemarsvik, och Åtvidaberg
• Kostnader delas lika mellan Norrköping och Linköping då de (de är ungefär lika stora) uppdrag för övriga kommuner finansieras av ”köparen”
Övriga
Kommentarer
• Upphandlar för ca 4 000MSEK/år
• Besparingar svåra att beräkna men redan första året sparades 300tkr trots sammanslagning
• Bedömdes inte effektivt med 2 geografiskt åtskilda kontor, därav klustret i Norrköping
• Upplevelse av större support för inköpare i kommunerna
• Minskad sårbarhet för kommunerna
• Bredare kompetens och möjlighet att utveckla specialistkompetenser Omfattning
• Mer kommunal upphandling under ett tak
• Effektivare inköp
• Kompetenshöjande
• Starkare avtalspart = bättre avtal = lägre kostnader för kommunerna Syfte
Upphandlingscenter Falun-Borlänge
Gemensam nämnd avseende upphandlingssamverkan med gemensamt upphandlingscenter
• Bildades som en gemensam nämnd mellan Falun (57’ invånare november 2015), Borlänge (51’), Gagnef (10’), Ludvika (26’) och Säter (11’). Totalt ca 155 000 invånare.
• Upphandlar ”allt” till kommunerna förutom; Byggentreprenad, socialtjänster, utbildningar & tjänster, idrott & Kultur samt direktupphandlingar
• Centralt placerad i Ludvika Vad?
• Den gemensamma nämnden består av en ledamot per samverkande kommun (främst kommunalråd) och UpphandlingsCenters chef.
• Samrådsgrupp (styrgrupp) består av ekonomichefer från varje samverkande kommun samt upphandlingschef.
• Kostnad fördelas på folkmängd (total kostnad ca 13MSEK/år [2016])
• Kan också ”konsultera” kommunerna, då finansierat av köparen Övriga
Kommentarer
• Täcker 70-80% av SPEND i kommunerna
• 16 medarbetare inkl en upphandlingschef och en controller (3 upphandlare per team) dessa upphandlar till en befolkning på ca 150 000 st, totalt värde ca 2 000 MSEK/år
• Central placering ledde till en del personalavhopp, men ny rekrytering var lyckad
• Valde att standardisera arbetet först och sedan konsolidera = förhållandevis kort startsträcka Omfattning
• Kostnadseffektiva upphandlingar
• Hög kvalité i upphandlingarna
• Ett hållbart ekonomiskt, ekologist och socialt samhälle
• Regional tillväxt
• Innovationsutveckling Syfte
Kommunförbundet Inköp Gävleborg
2016-03-07 23
Bildades 2007 genom sammanslagning av kommunalförbunden Gästrike & Inköp Hälsingland som ett stöd för inköp och upphandling i 10 olika kommuner. Personalen sitter inte centralt utan placerade på 9 olika kontor.
• Start september 2007
• Upphandling, stöd och rådgivning för Bollnäs (27’ invånare nov 2015), Gävle (99’), Hofors (9’), Hudiksvall (37’), Ljusdal (19’), Nordanstig (9’), Ockelbo (6’), Ovanåker (11’), Söderhamn (26’) &
Älvkarleby (9’). Totalt 252 000 invånare.
• Bildades genom sammanslagning av Gästrike Inköp & Inköp Hälsingland Vad?
• 9 Kontor, personalen sitter inte centralt
• Interaktion mellan kommunerna (beställare/brukare) och Inköp Gävleborg sker genom utsedda inköpssamordnare/inköpschefer/inköpsstrateger och Inköp Gävleborg
• Kostnader fördelas utifrån befolkning
• Indelat i 4 team
• Byggentreprenader, Tjänsteupphandling inom utbildning, hälso- och sjukvård, socialtjänst samt kultur, fritids- och idrottsverksamhet samt viss direktupphandling upphandlas inte via
organisationen.
Övriga
Kommentarer
• Valde att först konsolidera och sen standardisera vilket dock i efterhand inte anses effektivt. Med facit i hand hade man valt att göra tvärt om då det nu tog lång tid att säkerhetsställa gemensamma arbetssätt
• Upphandlar ca 2 500 MSEK/år Omfattning
• Vara kommunernas gemensamma organ för inköp och upphandling
• Mer effektivitet
• Ökad kompetens
• Starkare regionalt samarbete Syfte
Vad har man lyckats uppnå genom samordning med andra kommuner?
Övertygad om att det idag hanteras fler uppdrag per
årsarbetskraft, även om det inte finns några mätningar på det.
En estimering för 2013-2014 visade på kostnadsreducering på drygt 30 miljoner.
Upphandling har blivit ett prioriterat område för
kommunerna, vilket har medfört bättre förutsättningar att få till bra avtal.
4:e storstadsregionen
Ingen uppgift.
Modell och nyckeltal saknas, men man ”är trygg med att det görs bra affärer”. Ser storköps- fördelar för sådana produkter som alla kommuner har behov av.
Samlad och hög kompetens.
Minskad sårbarhet genom bättre möjligheter till backup.
Falun-Borlänge
Specialisering genom
samverkan har bidragit till bättre kvalitet och sannolikt även högre produktivitet. Någon mätning är dock ej genomförd.
Totala antalet gemensamma upphandlingar har minskat genom fler unika krav i upphandlingarna.
Positivt med samverkan är att rollerna har kunnat renodlas, främst med en kundtjänst som kan ta många av frågorna, vilket frigjort tid för upphandlarna.
Inköp Gävleborg
PRODUKTIVITET
BÄTTRE PRISER GENOM STÖRRE VOLYMER
ÖVRIGT
Slutsatsen är att det synes finnas potential för produktivitetsförbättringar, bättre priser samt en ökad grad av professionalisering genom samverkan över kommungränserna avseende upphandling/inköp.
Dock finns en del utmaningar som behöver hanteras framförallt vad gäller bristen på gemensamma avtal som en följd av unika krav i upphandlingar.
WWW.PREERA.SE
WWW.THETRANSFORMATIONALLIANCE.COM KORNHAMNSTORG 61
111 27 STOCKHOLM SWEDEN
STHLM@PREERA.SE +46 (0)8-410 740 00 LILLA TORGET 5
411 18 GÖTEBORG SWEDEN GBG@PREERA.SE +46 (0)31-750 90 00
