10.13. Bilaga 11. Verksamhetsberattelse 2017 miljö- och byggnadsnämnden

(1)

Verksamhetsberättelse 2017

Miljö- och byggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 4

1.1 Nämndens uppdrag ... 4

1.2 Bygglovsenheten ... 4

1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten ... 4

1.4 Mät- och kartenheten ... 4

1.5 Kansli ... 4

1.6 Energirådgivning ... 4

2 Året som gått ... 5

3 Ekonomi ... 11

3.1 Sammanfattning ... 11

3.2 Driftredovisning MBN ... 11

3.3 Kommentar till utfall och budget ... 12

3.4 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 12

3.5 Uppföljning av årets förändringar ... 13

3.6 Investeringsredovisning ... 13

3.7 Återsökning av statsbidrag ... 13

4 Åtaganden ... 14

4.1 Ansvarsfull ekonomi ... 14

4.2 Näringsliv och arbetsmarknad ... 14

4.3 Förebyggande insatser och omsorg ... 15

4.4 Miljö och samhällsutveckling ... 15

4.5 Kommunikation ... 17

5 Kommungemensam planering ... 19

5.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 19

5.2 Jämställdhet- och mångfaldsplanen ... 19

5.3 Kompetensförsörjningsplanen ... 19

5.4 Digitaliseringspolicyn ... 19

5.5 Näringslivsstrategin ... 19

6 Uppdrag ... 20

7 Personal ... 21

8 Kvalitet ... 22

9 Riskhantering - internkontroll ... 25

9.1 Att det vid representation/kurs/konferensfakturor, inte finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna. ... 25

(3)

9.2 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning

samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016-09-05) ... 25

9.3 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05) ... 25

9.4 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05) ... 26

9.5 Underlag/rutin för kundfakturering. ... 26

9.6 Fakturering av fattade avgiftsbeslut. ... 26

9.7 Fakturering av fattade bygglovsbeslut. ... 26

9.8 Bisyssla ... 27

9.9 Rubbad opartiskhet ... 27

10 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 28

10.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 28

10.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 28

10.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 28

10.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 28

Bilagor

Bilaga 1: Bilaga 1 Nyckeltal VB 2017

Bilaga 2: Bilaga 2 Nyckeltal jamforelse kommuner

(4)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

Beskrivning

Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet och över handel med sprängämnesprekursorer, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning.

1.2 Bygglovsenheten

Beskrivning

Bygglovsenheten verkar för en god byggnadskultur och en god och estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö samt uppnår en rättssäker myndighetsutövning. Vårt arbete präglas av effektiv handläggning och god service.

1.3 Miljö- och hälsoskyddsenheten

Beskrivning

Miljö- och hälsoskyddsenheten verkar för ett gott hälsoskydd och en bra miljö för Sollentunas invånare. Maten ska vara säker och livsmedelshanteringen redlig. Vår tillsyn är riskbaserad, ändamålsenlig, effektiv och professionell. Vi har högt förtroende hos allmänhet och företag.

1.4 Mät- och kartenheten

Beskrivning

Mät- och kartenheten bidrar till att samhället har tillgång till korrekta geografiska data (så kallat kartdata) samt korrekta adresser. Enheten utför också mättjänster samt gör förberedande arbeten åt Lantmäteriet inför fastighetsförrättningar.

1.5 Kansli

Beskrivning

Kansliet leder, stödjer och samordnar det övergripande arbetet på förvaltningen gentemot övriga enheter på kontoret, till ledningsgruppen och till nämnden. Kansliet ansvarar för övergripande administration, kommunikation och nämndhantering. Det sammanhållande arbetet bidrar till att MBK:s medarbetare kan arbeta effektivt och utföra sina åtaganden enligt uppsatta mål.

1.6 Energirådgivning

Beskrivning

Energirådgivningen är ett samarbete mellan 27 kommuner och erbjuder opartisk och kostnadsfri rådgivning till privatpersoner, föreningar samt små och medelstora företag. Dess uppgift är bland annat att informera och ge råd om minskad energianvändning, uppvärmningsalternativ och klimatpåverkan, energideklaration av hus samt vilka bidrag som finns att söka.

Energirådgivningen ger råd och hjälper till att hitta den bästa lösningen utifrån olika förutsättningar. Energirådgivningen finansieras i sin helhet genom bidrag från Energimyndigheten.

(5)

2 Året som gått

Bygglovsenheten upplevde 2017 en betydligt större total ärendemängd än någonsin tidigare.

 Av 11 fastställda åtaganden för år 2017 bedöms 8 vara uppfyllda i år, 2 åtaganden bedöms vara delvis uppfyllda och 1 ej uppfyllt. 2 mål är av karaktären

flerårsöverskridande, dock bedöms slutmålet för dessa uppfyllas.

Under året har enheternas arbete karaktäriserats av:

· Fortsatt ökad ärendeinströmning

· Miljö- och byggnadskontoret effektiviserar sina arbetsprocesser

· Stora- och kontroversiella byggprojekt

· Interna organisationsförändringar Nämndens måluppfyllelse

Den samlade måluppfyllelsen får ses som god eftersom alla utom ett åtagande är helt eller delvis uppfyllda under året. På grund av personalbrist under året har åtagandet om att ställa krav på fastighetsägare att vidta åtgärder för "enkelt avhjälpta hinder", skjutits upp till 2018 .

Två av nämndens åtaganden är flerårsöverskridande och omfattar hela nämndens verksamhet, att ha länets bästa myndighetsservice och ha bra hemsidor för information. Dessa bedöms som delvis uppfyllda eftersom miljöverksamheten uppvisar mycket goda resultat medan bygglov ännu inte uppvisat tillräckliga resultat. Under året har verksamheterna arbetat med att införa ett strukturerat förbättringssystem som i sin tur ska leda till att åtagandena uppnås. Under året har även en stor satsning gjorts på att utbilda medarbetarna om bemötande och näringslivets betydelse och förutsättningar.

Miljö- och byggnadskontoret effektiviserar sina arbetsprocesser

I arbetet med det införandet av ett strukturerat förbättringsarbete har kartläggning av

arbetsprocesser ingått med målet att effektivisera dem. Arbetet leder till ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information, handläggningstider, tillgänglighet, rättsäkerhet, kompetens och bemötande inom nämndens verksamhetsområden. Att förbättra dessa områden är en

förutsättning för att klara framtidens och dagens utmaningar och krav som ställs på våra tjänster och vår myndighetsutövning. Inte minst är de grunden för fortsatt digitalisering i verksamheten.

Fortsatt ökad ärendeinströmning

De senaste årens trend med ett ökande inflöde av ärenden för handläggning håller i sig. Trots befintliga redan mycket höga ärendemängder så ökade dessa under 2017 ytterligare till nya rekordnivåer.

Stora byggprojekt och utvecklingsområden i kommunen under 2017 och kommande år Bygglovsenheten upplevde 2017 en betydligt större total ärendemängd än någonsin tidigare.

Året har också inneburit att lovprövning och hantering av ansökningar för mycket stor byggnation till volymen räknat. Däribland flerbostadshus men också hotell och parkeringsgarage m.m.

Kommunen och kontoret har många spännande utmaningar framöver med en pågående stadsomvandling och behov av fler bostäder. Tureberg, Väsjön (Södersätra) och Häggvik är områden där utveckling nu sker i en högre takt.

Just nu pågår ett omfattande arbete med förnyelse av bebyggelsen i Västra Tureberg genom planläggning. Gamla Sollentunamässan, Malmvägen, Malmparken och kvarteret Tabellen.

Ambitionen är att bebyggelsen i Västra Tureberg ska utgöra en naturlig fortsättning på den täta stadsbebyggelsen som finns/ uppförs i östra delen av centrum. Under året har byggnation benämnd "Färgskapan" beviljats lov i detta område. Färgskrapan är en fastighet som innebär en utvidgning av lokaler för befintligt rättscentrum.

(6)

Tureberg. "Färgskrapan"

Den pågående planeringen av Häggvik pekar mot en total omvandling från storskalig handel till blandad stadsmiljö med hög exploatering. Fullt utbyggt kan området komma att innehålla uppemot 4000 bostäder förutom kommersiella lokaler för handel, hotell och kontor , skolor och park m.m.

De lov som beviljats under 2017 för byggnation i Häggvik är av större volymer än vanligt i Sollentuna. Det har påverkat miljö- och byggnadsnämndens intäkter väsentligt då avgifterna baseras bland annat på byggnationens ytor. Blad annat har tre stycken 23-våningshus för bostäder beviljats samt ett mycket stort parkeringsgarage/hotell

(7)

Häggvik

Väsjöområdet fortsätter att bebyggas och utvecklas. Under 2017 beviljades här stora byggprojekt samt många enbostadshus.

(8)

Norra Väsjön

Kontroversiella byggprojekt i kommunen

Året har inneburit flera lovprövningar och hantering av ansökningar för allmännyttiga ändamål som till exempel evakueringsskola i en park och bostäder för nyanlända som anvisats till kommunen. Den typen av ärenden anses av många som kontroversiella och har inneburit en väsentligt ökad handläggning och administration för kontoret under år 2017. Exempelvis för hantering av överklagningar. Även byggnationer av flerbostadshus har väckt intresse, flera med negativa synpunkter och överklaganden.

Interna organisationsförändringar

Miljö- och hälsoskyddsenheten har under sommaren 2017 gjort en organisationsjustering internt. Anledningen är att verksamheten växer och därmed behovet av samordning. Enheten har delats in i två grupper och en samordnare/teamledare har tillsatts för respektive grupp.

Samordnaren har planerings-, samordnings- och uppföljningsansvar men inte ett formellt chefsansvar.

En liknande organisationsförändring har grundlagts på bygglovsenheten mdär teamen har formats. Samordare/teamledare kommer att tillsättas under 2018.

Stab och kansli

Under året har kansliet arbetat löpande med samordning av det övergripande arbetet gentemot övriga enheter på förvaltningen. Året innebar en del personalförändringar också då nämndens kommunikatör flyttades över till kommunledningskontoret och en ny hämndsekreterare rekryterades efter att den tidigare valt att gå vidare till en annan kommun.

Energirådgivningen

Under året har stor del av energirådgivningens arbete inneburit att informera om förnyelsebar energi till målgrupperna inom bostadsrätt, företag och villaägare. En större del av arbetet kunde fokusera på att ge information till dessa målgrupper eftersom det inför år 2017 tillsammans med Upplands Väsby kommun och Vallentuna kommun anställts en operativ energi- och

klimatrådgivare.

Miljö- och hälsoskyddsenheten Personal och verksamhet

Personalsituationen för miljö- och hälsoskyddsenhetens två verksamheter har under året varit stabil och inför år 2018 har enheten förstärkts med två tjänster. Under året har även två föräldravikariat tillsatts. En mindre organisationsjustering har genomförts genom att enheten delats in i två grupper och en samordnare/teamledare införts för respektive grupp.

En översyn och beräkning av verksamhetens taxor genomfördes vilket ledde till att taxorna har höjts från och med 2018. De nya taxorna tillsammans med verksamhetens förbättringsarbete bidrar till att verksamhetens självkostnadsgrad ökar i enlighet med lagstiftningen och bidrar till att behovsutredningen kan uppfyllas bättre.

Under året lades stor vikt vid införande och utbildning eftersom ett nytt ärendehanteringssystem

(9)

upphandlats och driftsatts.

Hälsoskydd

Hälsoskyddstillsynen har dominerats av svårutredda klagomålsärenden avseende inomhusmiljö och buller. Mark- och miljööverdomstolen avgjorde slutligt, till kommunens fördel, ärendet med Trafikverket som motpart gällande bullerskydd vid Kista-avfarten. Bullerskyddet ska vara på plats senast juli 2018. Ett ärende gällande bristande inomhusmiljö i en förskola ledde till att kommunens alla förskolor och skolor har uppdaterat sina obligatoriska ventilationskontroller (OVK). I samband med tillsyn på skolor har också kontroll av rökfria miljöer genomförts.

Kontroll har även utförts inom ett antal flerbostadshus i syfte att säkerställa att boenden inte utsätts för hälsorisker till följd av bristande inomhusmiljö. Dessutom besöktes kommunens alla offentliga bassängbad och badplatser för att kontrollera att inga hälsorisker fanns för de

badande. Ett mer omfattande arbete med smittspårning av legionella utreddes tillsammans med Stockholm stad och landstingets smittskyddsenhet. Smittan kunde härledas till kyltorn i Kista.

Miljöskydd och miljöövervakning

Inom ramen för den årliga miljöskyddstillsynen på företag kontrollerades som vanligt att de följer miljötillstånd och miljölagstiftning. Därutöver har riktade tillsynsprojekt genomförts tillsammans med andra kommuner genom Miljösamverkan Stockholms län. Inför år 2017 har enheten med anledning av nya bestämmelser fått ytterligare ett ansvarsområde att kontrollera verksamheter som säljer sprängämnesprekursorer (större mängder råvaror för tillverkning av sprängämnen). Enheten deltog även i Kemikalieinspektionens projekt för kontroll av efterlevnad av nya bestämmelser om märkning av kemiska produkter.

Enheten har bidragit till att markföroreningar uppmärksammats och saneras i samband med detaljplanering och exploatering. Dagvattenfrågan har kommit i fokus under året med anledning av att miljökvalitetsnormerna för vatten ställer höga krav på att vattenförekomster inte får försämras. Miljö- och hälsoskyddsenheten bidrar till en miljö- och hållbarhetsmässigt positiv utveckling genom arbetet med granskning (lämna synpunkter och förslag) av detaljplaner till Stadsbyggnadsnämnden.

Arbetet har fortgått under året med att mäta partiklar och kväveoxider i kommunen.

Livsmedelskontrollen

Livsmedelskontrollen genomförs enligt beslutad kontrollplan. Av de mål som sattes upp för livsmedelskontrollen år 2017 uppfylldes målen om att registrera alla nya verksamheter inom två veckor efter inkommen ansökan samt att inspektörerna genom gemensamma kontroller skulle öka samsynen i bedömningarna.

Bygglovsenheten Rekrytering av personal

Den högre personalomsättning som uppstod 2015-2016 av den generella rekryteringsvågen i länet har under året stabiliserats och varit betydligt lägre. Mycket tid och fokus har lagts ner på rekryteringar av personal med rätt kompetens och att introducera dessa. Enheten har dessutom anlitat en konsult och timpersonal vilket gett önskad effekt och enheten en stabilare

arbetssituation. Under slutet av året rekryterades de sista vakanta tjänsterna och förhoppningen är att inte behöva ta in konsulter under några längre perioder under år 2018.

Mät- och kartverksamheten

Mät- och kartenheten har under 2017 haft ett relativt högt tryck på uppdragssidan som en följd av den omfattande nybyggnation som pågår.

Enheten har inför 2018 förberett sig för det nya avtalet kommunen har med statliga Lantmäteriet avseende kommunal medverkan i förrättningsarbetet, det vill säga det arbete man utför i

samband med så kallade fastighetsregleringar. Förberedelsearbetet har bestått i att tillsammans med Järfälla kommun genomföra en utbildning enligt de krav Lantmäteriet ställer på

kommunerna.

Bakgrunden till Lantmäteriets nya krav är regeringen ställer högre krav på Lantmäteriet

(10)

avseende handläggningstiderna för att underlätta bostadsbyggandet i landet. Lantmäteriet har i sin tur ställt krav på kommunerna vilket föranlett utbildningsinsatser för att möta dessa krav.

(11)

3 Ekonomi

3.1 Sammanfattning

Miljö- och byggnadsnämndens redovisar ett positivt resultat om 6,5 miljoner kronor i jämförelse med budget. Resultatet beror på ett ökat antal ansökningar av främst bygglov som gäller större byggnationer vilket ger bygglovsenheten ökade intäkter. Miljö- och hälsoskyddsenheten har haft något högre kostnader vilket till största delen kan hänföras till införandet av nytt

ärendehanteringssystem.

Det ökade antalet ansökningar har medfört att bygglovsenheten genomfört en intern organisationsförändring i vilken gett förutsättningar för ett mer flexibelt och effektiviserat arbete.

3.2 Driftredovisning MBN

Resultatrapport MBN

Utfall 2016 Utfall 2017 Budget

2017

Utfall i % av budget

Budget- avvikelse

Prognos nov

MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMND

Intäkter -18 610 -25 210 -17 125 147 8 085 -25 904

Kostnader 37 122 40 515 38 862 104 -1 653 41 009

Netto (tkr) 18 512 15 306 21 737 70 6 431 15 105

Resultat (tkr) per verksamhetsnivå

Nämnd

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 783 827 726 114 -101 821

Netto (tkr) 783 827 726 114 -101 821

Stab och Kansli

Intäkter -345 -624 -345 181 279 -624

Kostnader 2 911 2 068 1 861 111 -206 2 076

Netto (tkr) 2 566 1 444 1 516 95 73 1 452

Bygglovsenheten

Intäkter -11 362 -17 024 -9 100 187 7 924 -17 500

Kostnader 16 105 18 686 18 373 102 -313 18 537

Netto (tkr) 4 743 1 663 9 273 18 7 611 1 037

Mät- och kartenheten

Intäkter -3 177 -3 481 -3 580 97 -99 -3 680

Kostnader 6 241 6 116 5 951 103 -165 6 204

(12)

Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017

Utfall i % av budget

Budget- avvikelse

Prognos nov

Netto (tkr) 3 064 2 634 2 371 111 -263 2 524

Miljö- och

hälsoskyddsenhet

Intäkter -3 727 -4 080 -4 100 100 -20 -4 100

Kostnader 11 082 12 818 11 950 107 -868 13 370

Netto (tkr) 7 356 8 738 7 850 111 -888 9 270

Prel. kostnader-

interna 0 0 0 0 0 0

Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0

3.3 Kommentar till utfall och budget

Den positiva differens som uppstått mellan budget och verksamhetsårets utfall beror på bygglovsenhetens ökade intäkter. Bygglovsverksamhetens intäkter är till stor del beroende av vilka ansökningar som inkommer och när de sökande kompletterar sina handlingar.

Byggaktörerna styr därmed ofta när de vill ha ett beslut om bygglov. Det senare gör det svårt att förutse intäkter under året vilket gör att intäktsöverskottet i jämförelse med budget kan vara relativt stort. På grund av förvaltningens budgetvolym kan dessa händelser ge ett större ekonomiskt avvikelsestal när det gäller budgetföljsamhet.

3.3.1 Utfall jämfört med budget och föregående prognos

Miljö- och byggnadsnämnden rapporterar för år 2017 ett positivt resultat om ca 6,5 mkr jämfört med budget. De mindre skillnader som uppkommit sedan tidigare prognos är minskade intäkter för bygglovsenheten (0,5 mkr) och minskade kostnader för verksamheten miljö och hälsa (0,6 mkr).

3.3.2 Prognossäkerhet – utfallet jämfört med delårsbokslutets prognos

Nyckeltal Utfall

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Prognossäkerhet (%) 8,9 % 9,7 % 23,5 %

Kommentar

Ett antal större ärenden för bygglov inkom och som kunde beviljas under året. Detta gav under senare delen av året betydligt högre intäkter än beräkningarna visade vid delåret.

3.3.3 Kommentar till budgetföljsamhet

Nyckeltal Utfall

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Budgetföljsamhet (%) 12,3 % 11 % 29,6 %

Kommentar

Ett antal större bygglov inkom och kunde beslutas under året. Detta gav under senare delen av året betydligt högre intäkter än budget.

3.4 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå

I rapporteringsområde stab och kansli redovisas intäkter och kostnader utöver budget vilket beror på att de tidigare aviserade ytterligare intäkterna till verksamheten energirådgivning nu redovisas till totalt 624 tkr. Intäkterna har inkommit i form av förhöjt bidrag om 279 tkr från energimyndigheten vilka är avsatta till att förmedla kunskap och driva på utvecklingen mot ett hållbart samhälle inom energi och klimat. Av den anledningen ökar också kostnaderna i samma

(13)

omfattning som de tillkommande intäkterna.

Bygglovsenheten redovisar ett avsevärt bättre resultat i jämförelse med budget (7,9 mkr). Under året har det inkommit och beviljats ett större antal ansökningar vilka gäller större byggnationer, det förklarar den stora differensen i jämförelse med budget. Trots det höga ansökningstrycket har kostnaderna i stort sett varit i paritet med budget. Detta beror bland annat på att det periodvis uppstått vakanser under året.

Miljö- hälsoskyddsenheten redovisar något ökade konsultkostnader till följd av införande av nytt ärendehanteringssystem och tillkommande miljökonsultkostnader.

3.5 Uppföljning av årets förändringar

Effektivisering Belopp (tkr) Kommentar

Effektivisering inköpshantering - -

Effektiviseringsprogrammet 126

Inköp egen skanner, inventering datorer samt effektivare arbetsprocesser, se vidare under avsnitt 8.

Nivåpåverkande förändring

Finansiering av kartverksamhet -600 Uppsägning från kunder och att dess avtal förväntas sägas upp inom kort.

Controllertjänst -400 Kontoret har anställt en verksamhetscontroller.

Tillfälliga satsningar

Integration till slutarkiv -200

Har inte kunnat genomföras på grund av förseningar på central nivå med den digitala arkiveringslösningen.

3.6 Investeringsredovisning

Inga investeringar under året.

Investeringar (tkr) Årsbudget Utfall Avvikelse

2000 0 2000

3.7 Återsökning av statsbidrag

Medel t.o.m. december 2017

(tkr) Medel - utfall (tkr) Myndighet

0 0

Inte aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.

(14)

4 Åtaganden

Fokusområden:

4.1 Ansvarsfull ekonomi

Nämndens åtaganden:

4.1.1 Miljö- och byggnadsnämndens taxor och avgifter ska vara aktuella och anpassade så att de står i relation till de åtgärder som ska utföras.

Beskrivning

Utifrån ett behov av att ytterligare utreda och kontrollera relevansen i taxorna ska dessa anpassas till verksamhetens förutsättningar.

Förväntat resultat

Aktuella och för åtgärderna anpassade taxor.

Kommentar

Efter en översyn av miljö- och byggnadsnämndens taxor, gjordes en omarbetning av taxorna på miljö- , hälsoskydds- och livsmedelsområdet. Dessa har beslutats om av Kommunfullmäktige och gäller från 1/1-2018.

Fokusområden:

4.2 Näringsliv och arbetsmarknad

Kommunövergripande mål:

4.2.1 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet Nämndens åtaganden:

Bidra i arbetet med att förbättra bemötande och service gentemot kommunens företag Beskrivning

Gemensamt åtagande för samtliga nämnder. Kommunledningskontoret är samordnande.

Kommentar

Fyra utbildningsinsatser har under året genomförs för att öka förståelsen och servicenivån gentemot kommunens företag. Denna utbildning förväntas även bidra till ett ökat NKI-värde för miljö- och byggnadskontoret. Utbildningsinsatsen samordnas av kommunledningskontoret.

Senast 2019 ha länets bästa myndighetsservice inom områdena bygglov, miljö- och hälsoskydd samt livsmedel.

Beskrivning

Satsningen innebär ett fortsatt långsiktigt arbete med att förbättra information,

handläggningstider, tillgänglighet, rättsäkerhet, kompetens och bemötande inom de aktuella tillsynsområdena. De nämnda aspekterna undersöks hos de företag som varit föremål för myndighetsutövning och resultatet vägs samman i ett totalt index för kundnöjdhet som kan jämföras mellan kommuner.

Stockholm Business Alliance mätning görs 2017 och 2019 i alla deltagande kommuner i länet.

Sollentuna kommer att genomföra mätningen av NKI varje år.

Arbetet fortsätter med att stötta förvaltningens medarbetare i att utveckla ett konsultativt förhållningssätt i myndighetsarbetet. Förhållningssättet underlättar kommunikationen och ökar värdet i våra tjänster för företagare m.m.

Nöjda kunder och länets bästa Nöjd-Kund-Index inom området.

(15)

Kommentar

NKI- nyckeltalet är ett samlat nyckeltal över verksamheterna miljö- och hälsoskyddsverksamheten och bygglovsverksamheten och görs offentliga år 2017 gällande år 2016. Området miljö-och hälsoskydd når ett NKI på 70 och livsmedelskontrollen når ett resultat på NKI 75 vilket anses högt. Framförallt får serviceområdet bemötande höga värden där livsmedelskontrollen når upp till NKI 80, vilket är mycket högt. Bygglovsverksamheten når ett samlat NKI på 55. Miljö har nått målet men inte bygglov. Det låga resultatet gällande bygglovsverksamheten beror bland annat på stort antal ärenden och personalbrist.

Trots att den samlade måluppfyllelsen för nyckeltalet är 95% anses åtagandet endast delvis uppfyllt eftersom bygglovsverksamheten inte når upp till acceptabla nivåer.

Mått Utfall

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Målvärde 2017 Sollentuna kommuns placering i Nöjd-

Kund-Index

70,5 64,5 66,6 70

Fokusområden:

4.3 Förebyggande insatser och omsorg

4.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

Tillsyn av enkelt avhjälpta hinder.

Beskrivning

Inventering har tidigare gjorts för publika ytor i Sollentuna centrum och Häggviks centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet. Genom tillsyn kontrolleras att åtgärder vidtagits för att avhjälpa hindren.

Förväntat resultat Att krav som ställs avhjälps.

Kommentar

Inventering har gjorts tidigare men arbetet har inte kunnat prioriterats under år 2017 på grund av personalbrist på byggnadssidan. Arbetet planeras att slutföras under år 2018.

Fokusområden:

4.4 Miljö och samhällsutveckling

4.4.1 Arbeta för en god bebyggd miljö Nämndens åtaganden:

Minska avfallet enligt gällande avfallsplan Beskrivning

Åtagandet beslutat i fullmäktige 2016-09-15 via "Mål- och handlingsplan för miljö- och klimatarbetet i Sollentuna kommun till 2020"

Avfallsplanen från 2009 är kompletterad med delmål 2016-2020 kallad "Sortera mera och sluta slösa".

Åtagande omfattar information och/eller fysiska åtgärder. Åtaganden riktar sig mot kommunen som helhet (egen verksamhet, näringsliv, invånare). Åtaganden omfattar hushållsavfall eller därmed jämförligt (och inte verksamhetsavfall eller avfall som omfattas av producentansvaret).

Åtaganden som enbart berör behandlingsmetoder omfattas inte här

(16)

Arbetet ska planeras utifrån de aktiviteter och delmål som finns beskrivna i Sortera mer och sluta slösa.

Förväntat resultat Enl. avfallsplan 2009:

År 2020 ska avfallshanteringen vara en del av ett hållbart samhälle där människan står i centrum. Avfallshanteringen ska ske med bästa möjliga resursutnyttjande och minsta möjliga miljöpåverkan. Det avfall som uppkommer ska vara en resurs och inte ett miljöproblem.

Kommentar

Kontoret har deltagit med aktiviteter i arbetet med avfallsplanen samt egna tillsynsåtgärder i den löpande verksamheten inom miljö- och hälsoskydd.

Öka kännedom om kommunens miljöarbete Beskrivning

Berätta om det vi gör för kommuninvånare och även utanför kommunen.

Nyheter publicerade utanför köpt utrymme och egna kanaler.

Kommentar

Åtagandet är beslutat av fullmäktige och är obligatoriskt för en del av kontoren och är tänkt att mäta ökad kännedomen om kommunens miljöarbete. Energirådgivningens grunduppdrag är att arbeta aktivt med rådgivning, informationsmaterial och seminarier till kommunens invånare och

organisationer. Därför kan nyckeltalet vara något vilseledande eftersom energirådgivningens löpande arbete till stor del innefattar övriga informationskällor än vad som anges i nedan mått.

I nyckeltalet nedan ingår statistik på alla inlägg som är relaterade till miljöarbete under år 2017, även sådant som rör TFK, varför även nyckeltalet blir ospecifikt. Utöver detta ingår kampanjer och evenemang som Earth Hour, biltvättarhelgen, rådslaget, buller, cykel, naturvård, vattenvård, kemikalier, SEOM, Energirådgivningen, bidrag till linbanan, life-projektet, naturarbete i Väsjön, Citylab, sedumtak och matsvinn, samt några inlägg om vår temaföreläsning och delningar av andras inlägg där vi har omnämnts för vårt miljöarbete.

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Målvärde 2017

Antal pressmeddelanden 7 4

Antal inlägg i kommunens sociala medier

122 129

Öka miljökompetens i kommunens verksamheter Beskrivning

Alla medarbetare som har behov av utbildning ska få det.

Kommentar

Nyckeltalet och målet är väl uppfyllt.

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Målvärde 2017

(17)

Andel av, under året nyanställda, som gått igenom Sollentunas utbildning från 2017

75 25

Minska luftföroreningarna i kommunen Beskrivning

Oavsett trafikmängd ska luftföroreningarna minska. Avser även genompasserande trafik, dock ej tåg. Omfattar såväl information/påverkan som fysisk planering.

Förväntat resultat Minskade partikelhalter.

Lägre halter marknära ozon och kvävedioxid Kommentar

Buller- och partikelmätningar har genomförts enligt plan. Åtgärderna från Trafikverket består i anläggning av bullerreducerande asfalt, hastighetssänkning mm. Inför år 2018 har detta åtagande utvecklats till ett tydligare mål och mätbara nyckeltal.

4.4.2 Minska utsläppen av växthusgaser Nämndens åtaganden:

Öka informationsinsatser och rådgivningsinsatser inom energirådgivningen.

Fler företag och privatpersoner använder sig av Energirådgivningen.

Kommentar

Genom ett samarbete tillsammans med Upplands Väsby och Vallentuna har det samordnats informationsinsatser, bland annat med hjälp av en gemensam resurs mellan kommunerna under år 2017. Denna resurs har bland annat skapat och skickat informationsmaterial samt anordnat seminarier till kommunens invånare och organisationer.

Fokusområden:

4.5 Kommunikation

4.5.1 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Senast 2019 ha bästa hemsidan inom myndighetsområdena bygglov, miljö- och hälsoskydd och livsmedel.

Beskrivning

Syftet med denna satsning är att underlätta för företag och privatpersoner i kontakt med myndigheten att hitta information, kontakta oss och göra det lätt att göra rätt inom

myndighetsområdena bygglov och miljö- och hälsoskydd samt livsmedel. Webben är navet för information och service och strategiskt viktig att satsa på

Detta mäts genom utmärkelsen Web Service Award som är en tävling som fokuserar på

användarvänlighet, information och kontaktmöjligheter, snarare än design. Besökarna rankar de webbplatser de besöker och ett index ges (WSI). Intentionen är att besökarna rankar vår

webplats som den bästa.

(18)

Åtgärder består bland annat i att förbättra strukturen av informationen, innehållet och visualisering av informationen enligt handlingsplanen samt eventuellt införa verktyg för att hjälpa webbesökaren.

Förbättrade resultat (WSI) vid ny webbundersökning 2016-2017. Nå utmärkelsen Web Service Award för bästa hemsidor i kategorin samhällsinformation senast 2019.

Kommentar

Under året har utvecklingen av denna satsning försenats något på grund av knappa personalresurser.

Dock har åtgärder i form av införande av ett interaktivt verktyg för beräkning av bygglovskostnader påbörjats. Dessutom har en analys av WSI genomförts och en konsult har anlitats för att påbörja en förbättring av strukturen på bygglovsenhetens hemsidor. Under året har därför ingen ny mätning genomförts av WSI, därför anges samma utfall som föregående år.

2015

Utfall 2016

Utfall 2017

Målvärde 2017 Web Service Award, kategori

Information och service

50 52 52 55

Utveckla kommunikationen så att den i större utsträckning sker utifrån vad, när och hur invånarna vill ha kontakt med kommunen.

Beskrivning

För att kunna möta de förväntningar och behov som invånarna och övriga intressenter har på kommunen behövs ökad kännedom om olika målgruppers behov, attityder och värderingar.

Kommunen behöver även fördjupa kunskapen om hur invånare och andra intressenter önskar hämta information från oss. Vi vet att många av kommunens målgrupper använder sociala medier och vi behöver därmed göra en särskild satsning på att utveckla användningen av sociala medier. Behovet av att förbättra kunskaperna om hur kommunikationen kan anpassas till just sociala medier är därför stort. Arbetet leds första året av kommunledningskontoret och

nämndens tjänstemannaorganisation ska bidra i arbetet utifrån de projektplaner som tas fram av kommunledningskontoret och som stäms av med förvaltningarna.

Nämnden kommer därefter att implementera målgruppsanalysen i det ordinarie

kommunikationsarbetet och utveckla användningen av sociala medier ytterligare. Detta kommer att ske under 2017.

2016: Nämndens tjänstemannaorganisation deltar i framtagandet av en målgruppsanalys.

2017: Målgruppsanalysen har integrerats i nämndens kommunikationsarbete och användningen av sociala medier har ökat. Former för utvärdering av detta tas fram under 2016.

Kommentar

Kommunledningskontorets analys gällande invånarnas kommunikationsönskemål har väglett kontorets externa kommunikationsarbete.

(19)

5 Kommungemensam planering

5.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin

Inventering av enkelt avhjälpta hinder i Häggviks centrum och pendeltågsstationer har gjorts tidigare men arbetet har inte kunnat prioriterats under år 2017 på grund av personalbrist på inspektörssidan. Arbetet planeras slutföras under år 2018.

5.2 Jämställdhet- och mångfaldsplanen

Stor vikt läggs vid jämställdhets- och mångfaldsperspektiv vid bland annat rekrytering.

5.3 Kompetensförsörjningsplanen

Miljö- och byggnadskontoret har bland annat arbetat med roll- och arbetsfördelning genom kontorets arbete med lean och effektiva processer. Konkret innebär det att arbetsfördelningen blivit jämnare och mer överskådlig efter att man kartlagt arbetsprocesser och moment i det löpande arbetet. Exempelvis har bygglovsenheten skapat två team vilket möjliggör tydligare och effektivare arbetsprocesser i ärendehanteringen.

Inom enheten miljö och hälsa har man även där skapat en tydligare arbetsfördelning tack vare utvecklingen av två arbetsledare.

5.4 Digitaliseringspolicyn

Kontoret har även i år prioriterat arbetet med att utveckla hemsidorna främst inom

bygglovsenheten. Bygglovsenhetens webbsidor som är några av kommunens mest besökta sidor, och därför strategiskt viktiga att förbättra. Under året har konsult anlitats för att analysera innehållet och kommer under början av år 2018 utmynna i en tydligare och enklare process för sökanden.

5.5 Näringslivsstrategin

Fyra utbildningstillfällen, som samordnas av kommunledningskontoret, har under året genomförs för att öka förståelsen för företagande och öka servicenivån gentemot kommunens företag. En stor andel av kontorets personal har deltagit. Utbildningen förväntas även bidra till ett ökat NKI-värde för miljö- och byggnadskontoret.

Dessutom har miljö- och byggnadskontoret under året infört ett större utvecklings- och

förbättringsarbete som genomsyrar alla verksamheters löpande arbete. Arbetet, som har ett lean- liknande sätt, har inneburit en analys av kontorets uppdrag, utvalda arbetsprocesser, framtida önskvärda lägen och sedan med en tydlig strategi arbeta för effektivare snabbare processer och för att vara en attraktiv arbetsplats.

(20)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

Uppdrag

Datum (beslutat) för återredovi sning till uppdrags givare

Status Kommentar

Uppdrag för att möjliggöra ökad byggtakt av hyresrätter

Delrapport ering på KSAU 12 juni 2017

Avstämningar och planering med Sollentunahem sker löpande.

Stadsbyggnadsavdelningen, MBK och TFK deltar i avstämningarna.

Ärendet har rapporterats i miljö- och byggnadsnämnden i december.

(21)

7 Personal

Nyckeltal

Utfall Helår 2015

Utfall Helår 2016

Utfall Helår 2017

Personalomsättning (%) 27,78

%

15,79

% Kommentar

Personalomsättningens utfall visar perioden 170101-171231 och har näst intill halverats i jämförelse med föregående period. Under åren 2015-2016 upplevde länets bygglovsenheter i allmänhet en mycket hög personalomsättning. Sollentunas bygglovsenhet har också upplevt en högre personalomsättning under dessa år fram till början av år 2017. Under det senaste halvåret har personalomsättningen minskat avsevärt.

Sjukfrånvaro i % 1,9 % 2,05 % 2,32 %

Kommentar

Sjukfrånvaron är fortfarande förhållandevis låg.

Andel deltidsanställda. 0 % 0 % 0 %

(22)

8 Kvalitet

Övergripande utvecklings- och förbättringsarbete

Miljö- och byggnadskontoret har jobbat in ett "lean"-liknande arbetssätt för att förbättra

verksamheten löpande. Införandet har skett med hjälp av och utbildning av konsult. Syftet är att skapa rutiner för att förbättra kvalitén och effektiviteten löpande i kontorets olika processer. Det ger i sin tur förbättrad servicen till medborgare och företag. Arbetssättet ger kontoret struktur och verktyg att analysera och prioritera förbättringsområden och få dem åtgärdade. Alla medarbetare har varit aktiva i förbättringsarbetet.

Under året har arbete också inriktats på att skapa nya mål för verksamheten utifrån kommunens nya målstruktur

Miljö- och hälsoskyddsenheten

I och med att Sollentuna kommun är i ett expansionsskede som växer med nya invånare och verksamheter ställer det högre krav på enheten. Antalet anläggningar för livsmedelskontroll ökar och antalet nya verksamheter som kräver prövning och tillsyn inom både hälsoskydd och miljöskydd ökar, se bilaga 1. Kommunen har höga ambitioner när det gäller miljö-och

hållbarhetsfrågor vilket därför gör att miljö-och hälsoskyddsverksamheten blir en aktiv aktör, bland annat i arbetet med de kommunövergripande målen som syftar till att förbättra miljön.

Följden av en omgivning i snabb förändringstakt är även att det ställer större krav på miljö- och hälsoskyddsenhetens verksamheter genom utökade ansvarsområden med ökat personal- och utbildningsbehov. De statliga utredningar som presenterats signalerar att det är troligt att staten till viss del kommer styra kommunens tillsyns-och kontrollverksamhet. En myndighet kan behöva ha ett visst antal kontrollobjekt och årsarbetskrafter för att säkra en tillräcklig och kvalitetssäkrad tillsyn. Kommunerna inom Stockholms län har påbörjat inventeringar av inom vilka områden i vilka samverkan kan bli möjlig både genom avtalssamverkan men även i organiserad form.

Under år 2017 har miljö- och hälsoskyddsenheten även rapporterat att Sverige de senaste åren berörts av ett antal livsmedelsbedrägerier och att verksamheten tidigare varit anpassad och uppbyggd för att övervägande hantera frågor om hygien och säkra livsmedel. Utvecklingen har gått mot att i större utsträckning upptäcka fusk i livsmedelsbranschen och fått som följd att det ställs ökade krav på personalens ökade kompetens eftersom det krävs förändrade arbetsmetoder för att upptäcka medvetna och systematiska felaktigheter om exempelvis ursprung, spårbarhet och redbarhet. Dessutom pågår det samarbete med andra brottsförebyggande myndigheter.

Kvalitet och nyckeltal

Arbete med att förbättra och korta ansökningsprocessen för bergvärmeanläggningar pågår och är ett särskilt mål för år 2018. Med den följer även andra handläggningsprocesser och särskilt fokus kommer handläggning av klagomålsärenden att vara. Med det nya installerade

ärendehanteringssystemet följer att alla blanketter, inspektions- och beslutsmallar ses över så att de är enkla att förstå och att de följer gällande lagstiftningsområden. Med ett nytt och modernare ärendehanteringssystem öppnar sig även möjligheter till att utveckla bättre e-tjänster och

effektivisera handläggningsprocesser.

Inom miljö-och hälsoskyddsområdet pågår även genom Miljösamverkan Stockholms Län (MSL) ett flertal samverkansprojekt som innebär både gemensamma tillsynsprojekt och kompetensutvecklingsområden. Inom MSL tas även gemensamma nyckeltal fram som utgör underlag för att kunna jämföra kommunerna med varandra. I bilaga 2 finns nyckeltalen samlade kommunvis för år 2016 (samlad för år 2017 ej publicerad ännu). Alla nyckeltal är inte direkt jämförbara kommunvis utan beror på kommunens olika förutsättningar, men de ger indikationer på kommunernas verksamhet.

Den årliga nöjd-kund-indexmätningen (NKI) som senast genomförts under 2016 och presenterades under våren år 2017 visar att miljö- och hälsoskyddsverksamheten har fortsatt högt NKI. Området Miljö-och hälsoskydd når ett NKI på 70 och livsmedelskontrollen når ett

(23)

resultat på NKI 75 vilket anses högt. Framförallt får serviceområdet bemötande höga värden och där livsmedelskontrollen når upp till NKI 80, vilket är mycket högt. Några av de kommentarer som framkommit från respondenterna i NKI-undersökningen handlade främst om förslag om att förbättra användarvänligheten och tydligheten på hemsidan. Genom det systematiska

förbättringsarbetet som infördes under år 2017 tillsammans med införande av det nya

ärendehanteringssystem kommer dessa områden i fokus. Arbetet ska bidra till bättre möjligheter att öka tydligheten för hemsidans besökare så att det ska bli snabbare och enklare att hitta den information som eftersöks. Med detta öppnar sig nya möjligheter till att utveckla bättre e- tjänster och effektivisera handläggningsprocessen och på så sätt även öka NKI.

Bygglovsenheten Kvalitet och nyckeltal

Under 2017 genomfördes en omfattande processkartläggning över verksamhetens processer.

Syftet var att genomlysa rutiner och hitta ”slöserier”, till exempel väntan, överproduktion, omarbete, överarbete och outnyttjad kreativitet. Arbetet syftade också till att skapa förståelse för varandras arbetsuppgifter och roller.

En förbättringsledare har utsetts inom enheten och tillsammans med en upphandlad konsult leddes arbetet under ett antal workshops. En arbetsgrupp tillsattes som hade som uppgift att kartlägga processer i verksamheten.

Enhetens förbättringsledares uppgift är att skapa engagemang och driva arbetet framåt.

Dessutom skapades två team i vilka man under år 2018 kommer utse en teamledare för respektive team vilka ska avsätta tid för att driva arbetet framåt. Teamledarnas roll i förbättringsarbetet blir att bland annat att stötta förbättringsledaren samt tillsammans driva utvecklingen av teamet, upprätthålla och förbättra sammanhållningen samt ha uppsikt över arbetsgruppens arbetsbelastning mm.

I slutet av året efter att processkartläggningen var genomförd togs en handlingsplan fram som blev resultatet och grunden för implementeringen av det systematiska förbättringsarbetet. Ett av förbättringsarbetets viktigaste verktyg är att visualisera arbetsprocessen och framförallt ta fram förbättringsförslag. Förbättringsåtgärder som ger stor nytta och är lätta att åtgärda prioriteras.

Inflödet av totalt inkomna ärenden 2017 är avsevärt högre i jämförelse med förra året.

Sollentuna kommun har en fortsatt expansion av byggande vilken förväntas fortsätta under år 2018 och sedan avta. Likt med föregående år upplever enheten en högre frekvens av mer

omfattande och komplicerade ärenden. Nyckeltalet Totalt antal beslut har även det ökat under år 2017 trots att det inkommit lovansökningar som tagit mycket tid i anspråk och bygglovsenheten har likt år 2016 upplevt en stor arbetsbelastning under året. Trots det har enheten inte försämrat nyckeltalet som visar handläggningstid under 10 veckor. Tiden mäts från att ett ärende från sökande är komplett till det att beslut fattas.

Under år 2016 utfördes det även en NKI-mätning för bygglovsenheten vilken presenterades under år 2017. Den visade ett NKI på 55 vilket är en försämring i jämförelse med 2015 års index vilket då var 57. Det område som visar högst resultat är området Rättssäkerhet NKI 66 medan Effektivitet visar lägst resultat, NKI 46. Det lägre resultatet för de övriga

serviceområdena år 2016 beror på vakanser och svårigheten att rekrytera kompetent personal, vilket fått som följd att det blivit längre handläggningstid och således tenderat att påverka de övriga serviceområdena.

För att komplettera undersökningen för att få en bild av hur verksamheten även uppfattas ur servicesynpunkt av medborgare skickar bygglovsenheten ut en enkät tillsammans med alla beslut om bygglov. Antal svar är lågt vilket gör att några säkra slutsatser inte kan ske. Över lag visar sammanställningen en positiv tendens. Troliga orsaker finns dels i att

personalomsättningen nu är stabiliserad och att enheten nu är fulltalig personalstyrka. I enkätsvaren framgår det att webbsidan är en viktig källa för information för bygglov och anmälan, cirka hälften av respondenterna tyckte att informationen var bra eller mycket bra.

Många av de som svarat på enkäten är missnöjda med handläggningstiden.

Det pågående förbättringsarbetet syftar till att utveckla och förbättra kvalitén och processerna.

(24)

Arbetet syftar även till att förbättra tydligheten i lovprocessen och förenkla informationen till de lovsökande. Arbetet förväntas även förenkla möjligheten att söka lov via e-tjänster. För att bibehålla kvalitet och parera för vakanser har kontoret även upphandlat möjligheten till att anlita konsult på timtid vid eventuella vakanser och tillfälligt ökat behov av personal.

Den ökade exploateringen har under året även visat exempel på att informationsflödet är viktigt för personer i omgivningen som kan påverkas av beslut. Den ökade aktivitet som upplevs dels på sociala medier men även i andra mer traditionella forum har ändrat karaktär och kan ta mycket tid i anspråk hos personal inom bygglovsenheten. Det är en stor utmaning för politiker och tjänstemän att hantera detta nya informationsflöde.

Mät- och kartenheten

Mät- och kartenheten har tillsammans med övriga enheter på miljö- och byggnadskontoret genomgått utbildning i förbättringsarbete enligt lean-modellen. Syftet är att få till ett strukturerat förbättringsarbete där processer och rutiner kartläggs, analyseras och förbättras.

Enhetens personal har redan ett etablerat samarbete med personal på bygglovsenheten i gemensamma frågor som avser att underlätta för medborgare och andra som söker bygglov i kommunen. Syftet har varit (och har i princip uppnåtts) att förenkla handläggningstiden för nybyggnadskartan i syfte att minska den totala handläggningstiden för ett bygglov.

Nuvarande handläggningstid för en nybyggnadskarta är 20 arbetsdagar men målet är under år 2018 att komma ner till 15 arbetsdagar.

Planenhetens nyligen avslutade digitaliseringsarbete av kommunens samtliga detaljplaner kommer också bidra till kortare handläggningstider i och med att mät- och kartenhetens personal inte längre kommer behöva lägga tid på att tolka detaljplaner.

(25)

9 Riskhantering - internkontroll

Enligt kommunallagen (Kommunallag (1991:900)) ska nämnderna, var och en inom sitt område, ”se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt”. Kontrollerna ska bidra till att öka effektiviteten i verksamheten samtidigt som de ska säkerställa att arbetet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Varje år fastställer nämnden en plan för internkontroll i enlighet med reglerna för ekonomi- och verksamhetsstyrning. Nedan följer en uppföljning av nämndens plan för internkontroll 2017.

Eftersom nämnden hanterar myndighetsåtgärder är det av stor vikt att förtroendeskada, jäv, muta eller hot inte förekommer. Under året har kontrollmomentet "Identifiera del av

organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)" kontrollerats och följts upp. Under året har internkontrollen även innefattat kontroll av bisyssla med syftet att kontrollera att det inte förekommer förtroenderubbande, konkurrerande eller arbetshindrande verksamhet av medarbetare. Under år 2018 kommer informationsinsatser och diskussioner fortgå i syfte att minska dessa risker. Därför kommer kontrollmoment inom rubbad opartiskhet och bisyssla ske under år 2018.

9.1 Att det vid representation/kurs/konferensfakturor, inte finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna.

Kontroller

Deltagare, syfte och program Hur?

Stickprovskontroll När?

2 gånger under året.

Kommentar

Under år 2016 infördes en ny rutin och med den har kvalitén förbättrats. Av de stickprovskontroller som hittills gjorts i år hittades inga brister.

9.2 Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas

delegationsordning samt reglerna i kommunallagen (Beslut KS 2016- 09-05)

Kontroller

Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd (Beslut KS 2016-09-05)

Hur?

Säkerställa att anställningsuppgifter från personalavdelningen anmäls till nämnd.

När?

Löpande under 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

En tydlig rutin finns för ansvariga personer.

9.3 Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet (Beslut KS 2016-09-05)

(26)

Kontroller Hur?

Säkerställande av interna rutiner och andra aktiviteter inom ramen för risken/kontrollen.

När?

2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Inte är aktuellt för miljö- och byggnadsnämnden.

9.4 Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Kontroller

Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)

Hur?

Analys och diskussion inom respektive förvaltning. Förvaltningen väljer tillvägagångssätt.

När?

Januari - augusti 2017. Tertialvis rapportering till KS.

Kommentar

Identifiering klar. Samtliga av miljö- och byggnadskontorets verksamheter kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och jäv.

Rutiner för beslut och utdelning av ärenden, exempelvis gällande bygglov, sker öppet på veckomöten och APT. Öppenheten motverkar jäv, påverkan av beslut och korruption. Utbildning för att stävja eventuell påverkan av beslut och kontrollprocess utförs med jämna mellanrum av alla berörda för att hindra korruption och jäv.

9.5 Underlag/rutin för kundfakturering.

Kontroller

Processen kundfakturering Hur?

Stickprovskontroller och jämförande av underlag från MBN och faktureringsenheten När?

2 gånger under året.

Kommentar

De underlag som jämförts överensstämmer.

9.6 Fakturering av fattade avgiftsbeslut.

Kontroller Kundfakturering Hur?

2 gånger under året Kommentar

Ingen avvikelse i stickprovskontroller har förekommit.

9.7 Fakturering av fattade bygglovsbeslut.

Kontroller Kundfakturering

(27)

Kontroller Hur?

2 gånger under året Kommentar

Stickprovskontrollerna visar ingen avvikelse.

9.8 Bisyssla

Kontroller Bisysslor Hur?

Intervju vid nyanställning samt vid utvecklingssamtal.

När?

1 gång under året Kommentar

Enligt rutinerna har frågan om bisyssla ställts i samband med rekrytering och vid årliga

medarbetarsamtal. Anställda har underrättats i kommunens regelverk gällande bisysslor. MBK utför dessutom en egen rutin om att ställa frågan om bisyssla till samtliga medarbetare om bisyssla vid en given period varje år. Rapportering har gjorts till nämnd i december.

9.9 Rubbad opartiskhet

Kontroller

Säkerställa att rutiner finns så att besluts- och kontrollprocessen inte påverkas.

Hur?

Information om lagar, tillvägagångssätt och bemötande samt hålla en öppen dialog internt om situationer som uppkommit eller kan uppkomma.

När?

Löpande under året.

Kommentar

Se kontroll: "Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter (Beslut KS 2016-09-05)"

(28)

10 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv

Som underlag till årsredovisning 2017 respektive rapporten Barnbokslut 2017 för Sollentuna kommun lämnas exempel på aktiviteter och insatser 2017 i verksamheterna som stödjer barnkonventionens principer om barns rättigheter.

10.1 Barnets rätt att inte diskrimineras

Inget att rapportera.

10.2 Barnets bästa i främsta rummet

Miljö- och hälsoskyddsenheten

Miljö-och hälsoskyddsverksamheten syftar till att nå nationella miljö-och folkhälsomål. Det övergripande målet för miljöpolitiken är att ”till nästa generation lämna över ett samhälle där de stora miljöproblemen är lösta, utan att orsaka ökade miljö- och hälsoproblem utanför Sveriges gränser."

Därför kan man säga att miljö-och hälsoskyddsverksamheten alltid har barnens bästa i hela verksamheten när tillsyn och kontroll genomförs och när krav ställs på skolor, förskolor och andra verksamheter som kan påverka barnens miljö och omgivningar och säker mathantering.

Det förebyggande arbetet är särskilt viktigt i samband med att kommunen planeras så att det finns plats för lek och grönområden där barnen kan vara trygga och inte utsättas för buller och kemikalier.

Bygglovsenheten

Bygglovsenheten bevakar att byggaktörer som bygger skolor och förskolor följer samhällets krav enligt plan- och bygglagen (PBL) och andra förordningar. I PBL anges bland annat krav på anpassning av lokaler för barn i allmänhet och för de med olika former av funktionshinder i synnerhet.

Ventilationskontroll ur ett barnperspektiv

Kontoret har prioriterat uppföljning av OVK-besiktningar (Obligatorisk ventilationskontroll) med underkänt resultat i förskolor. Många OVK-protokoll för förskoleverksamheter i kommunens fastigheter, vissa äldre än 2017, har kommit in till miljö- och byggnadskontoret under året. Fortsatt uppföljning av OVK för fastighetsägare av skolor och förskolor planeras och prioriteras.