Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0281 KS-2 Diariekod: 149
Kommunstyrelsen
Redovisning av uppdrag att utreda förutsättningarna för att tillhandahålla tjänstecyklar
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande.
1. Kommunstyrelsen godkänner redovisningen av uppdraget att utreda förutsättningarna för att tillhandahålla tjänstecyklar i enlighet med kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-09-02.
2. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningskontoret att
upphandla ramavtal för tjänstecyklar, hjälmar och service i enlighet med kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2013-09-02.
3. Kommunstyrelsen beviljas 200 000 kronor ur kommunstyrelsens oförutsedda, ospecificerade medel för 2014 för tjänstecyklar, hjälmar, service, nyckelskåp och administration.
Sammanfattning
Kommunstyrelsen har 2013-03-06 givit kommunledningskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för att tillhandahålla tjänstecyklar.
Kommunledningskontoret föreslår att kommunledningskontoret upphandlar ramavtal för cyklar, service och hjälmar samt ansvarar för administration och utlåning till kommunens verksamheter.
Förvaring av tjänstecyklar iordningsställs i Satellitens garage för i första hand kommunens verksamheter i Turebergshuset.
Bakgrund
Kommunstyrelsen har 2013-03-06 antagit Regler för arbetstagares och förtroendevaldas resor i Sollentuna kommun. Reglerna syftar till att successivt styra tjänsteresor samt att påverka arbetstagarnas resor till och från arbetet, så att resorna blir trafiksäkra, kostnadseffektiva och
föredömliga med så liten negativ miljöpåverkan som möjligt.
Reglerna säger bland annat att
• cykling ska uppmuntras genom att i möjlig mån tillhandahålla lånecyklar
• cykelhjälm ska tillhandahållas vid cykling i tjänsten
• av säkerhetsskäl bör cykelhjälm användas vid cykling
Samtidigt beslutade kommunstyrelsen att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för att tillhandahålla tjänstecyklar.
Definition
Kommunledningskontoret utgår ifrån att med lånecykel i ovanstående regler avses tjänstecykel. Begreppet lånecykel förefaller mer vedertaget att
användas om cyklar, som lånas ut till allmänheten.
Avgränsning
Kontoret utgår också ifrån att kommunstyrelsen i sitt uppdrag till
kommunledningskontoret avser tjänstecykel enbart för bruk i tjänsten och inte till och från arbetet.
Tidigare utredning
Av kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2012-12-17 till ovan nämnda regler framgår följande.
”Att reglerna förutsätter fler kommunala cyklar som kan användas av arbetstagare och förtroendevalda i tjänsten inom kommunen är en konsekvens som behöver beaktas. Det finns även skäl att överväga att införskaffa elcyklar. Men det fordrar en lämplig organisation och samordning som säkerställer att bland annat behovet av service och effektiva bokningssystem genomförs. Kostnaderna för att i högre grad använda cykel än bil torde även i ett kort tidsperspektiv vara betydligt lägre.
Det finns således vid sidan av hälso- och miljöskäl även ekonomiska skäl att införskaffa cyklar och elcyklar”.
Nämndernas befintliga tjänstecyklar
En översiktlig kartläggning av förvaltningskontorens i Turebergshuset status avseende tjänstecyklar visar att
• tre kontor har en eller två tjänstecyklar vardera (Soloms hemtjänst har ett större antal tjänstecyklar)
• ett par av tjänstecyklarna förvaras i Tors backes garage, någon på kontorets våningsplan och ytterligare någon i en av källarlokalerna i Turebergshuset
• något kontor använder Outlookkalendern som bokningsverktyg
• nycklar förvaras på respektive förvaltningskontor
• vissa tjänstecyklar servas genom kontorets egen personal, andra kontors tjänstecyklar servas i blygsam omfattning
• tjänstecyklarna används av vissa funktioner
• tjänstecyklar förvarade på längre avstånd förefaller användas mycket sällan
Avtal
För närvarande har kommunen inget ram- eller rabattavtal angående tjänstecyklar.
Jämförelser med tjänstebilar
Flera förvaltningar har genom Sollentuna Energi ABs försorg införskaffat en eller två tjänstebilar med service. De förvaras i parkeringsgaraget i Satelliten vid kommunalhuseet och är bokningsbara via Outlookkalendern.
Vissa förvaltningskontor har utsett bilansvarig tjänsteman.
Hur gör andra kommuner och offentliga verksamheter?
Kommuner
Flera kommuner i och utanför Stockholms län har i olika styrdokument påtalat fördelen med tjänstecyklar. I några kommuner finns sådana cyklar redan, i andra planeras det för dem. Elcyklar förekommer, men mer sällan.
Det förefaller som om cyklarna används för korta sträckor, framför allt under sommartid. Tillgången till tjänstecyklar verkar inte alltid vara känd inom hela organisationen.
Universitet
Ett par av landets universitet har information om tjänstecyklar på sina respektive webbplatser.
Lunds universitet
Lunds universitet har 100 tjänstecyklar, som köps in via universitetets avtal med en leverantör. Service och slangbyte ingår i avtalet. Den som är
intresserad kontaktar leverantören direkt.
Uppsala universitet
Uppsala universitet har ett flertal tjänstecyklar, som kan utnyttjas av anställda. Vissa institutioner har egna cyklar. För inköp av tjänstecyklar finns inga centrala medel utan inköp sker inom ramen för ordinarie budget.
Kommunledningskontorets kommentarer
När andra kommuner och offentliga verksamheter tillhandahåller tjänstecyklar förefaller det vanligt att varje förvaltning/motsvarande ansvarar för det, snarare än en central funktion.
Vad erbjuder företagen?
Företag erbjuder olika former av cykelabonnemang. Det kan till exempel innehålla leverans, service på plats inom 48 timmar, reservdelar,
stöldförsäkring och eventuell vinterförvaring.
Kostnadsexempel
Ett exempel på elcykelabonnemang enligt ovan med 24 månaders
bindningstid visar en kostnad på 1 500 kronor per månad. Det innebär en årskostnad om ungefär 18 000 kronor per cykel.
Ett annat exempel är de kostnader, som Lunds universitet anger för sina tjänstecyklar. Där är kostnaden för cykel knappt 3 700 kronor, för service 240 kronor och för byte av slang drygt 100 kronor.
Upphandling
Kommunledningskontorets upphandlingsenhet svarar bland annat för handläggning och administration av kommunens gemensamma ramavtal.
Ett ramavtal för tjänstecykel kan omfatta
• köp av tjänstecykel, där även elcykel är ett alternativ, inklusive lagstadgad utrustning och cykelkorg
• köp av hjälm, som är justerbar i storlek och har självutlösande hakband
• service 1-2 gånger per år samt efter behov
Av kommunens regler framgår att cykelhjälm ska tillhandahållas och bör användas vid cykling i tjänsten. Det finns däremot inget lagstadgat krav på cykelhjälm för vuxna.
Beställning och avrop
Kommunledningskontorets internservice kan vara beställare av aktuell tjänst och ansvara för kontakterna gentemot avtalsleverantör samt avropa cyklar, service och hjälmar efter behov för utlåning till kommunens verksamheter.
Förvaring
För att tjänstecykel ska framstå som ett attraktivt alternativ till bil bör cyklarna finnas lättillgängliga i närområdet. Varje cykel inklusive komfortutrymme kräver ungefär 2 meter x 0,8 meter.
Det bör även finnas möjlighet att enkelt ladda batterier till elcykel.
Satelliten
I kommunägda Satelliten vid kommunalhuset finns ett garage, som i dag används bland annat för kommunens tjänstebilar. Efter samråd med tillförordnad förvaltningschef för trafik- och fastighetskontoret konstaterar kommunledningskontoret att trafik- och fastighetskontoret kan
iordningställa plats här för tjänstecyklar för i första hand kommunens verksamheter i Turebergshuset.
Bokning
Outlooks kalender kan användas som bokningsverktyg.
Kommunledningskontorets internservice kan beställa detta genom IT-
avdelningen, som bistår vid kontakterna med kommunens externa it- support. Respektive verksamhet får därmed möjlighet att boka de tjänstecyklar, som finns lediga.
Nycklar
Nycklar kan förvaras i receptionen på plan 0 i Turebergshuset, i första hand för kommunens verksamheter i Turebergshuset.
Service och administration
Kommunledningskontorets internservice svarar för kontakt med ramavtalets leverantör avseende avrop, service med mera vad gäller tjänstecyklar inom kommunens samtliga verksamheter.
Kostnadsbedömning
Enligt kommunledningskontoret uppskattas kostnaderna till följande.
Elcykel 10 000 kronor Cykel 5 000 kronor
Service 500 kronor per tillfälle och cykel, exklusive reservdelar Kostnaden för ett tiotal cyklar, hjälmar och service samt nyckelskåp uppgår initialt uppskattningsvis som mest till 130 000 kronor.
Administrationskostnaden beräknas till 70 000 kronor.
Försäkring
Kommunens försäkring genom Stockholmsregionens Försäkring AB (SRF) är inte anpassad för cyklar, då självrisken per skadetillfälle uppgår till ett prisbasbelopp vilket för närvarande är 44 500 kronor.
Kommunledningskontorets förslag
Kommunledningskontoret föreslår att tjänstecyklar tillhandahålls i enlighet med ovan nämnda förslag, vilket i korthet innebär följande.
Cykel, service och hjälm
Ramavtal för köp. Kommunledningskontorets internservice är beställare och avropar för kommunens verksamheter.
Förvaring Förvaring i Satelliten för i första hand kommunens verksamheter i Turebergshuset.
Bokning Kommunledningskontorets internservice ansvarar för bokningsmöjligheten för kommunens
verksamheter.
Nycklar Nycklar förvaras i receptionen på plan 0 i Turebergshuset, i första hand för kommunens
verksamheter i Turebergshuset.
Finansiering Kostnaderna för 2014 för tjänstecyklar, hjälmar, service, nyckelskåp och administration täcks av kommunstyrelsens oförutsedda, ospecificerade medel.
Katarina Kämpe Eva Carlsson
Kommundirektör
