Tjänsteutlåtande
Vård- och omsorgskontoret
2020-05-14
Åsa Nylander Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Internet
Kontaktcenter 191 86 08-579 210 00 www.sollentuna.se
Aniaraplatsen 2 Sollentuna Dnr 2020/0174 VON-1
Diariekod: Vård- och omsorgsnämnden
Upphandling av nytt avtal avseende
verksamhetssystem och kompletterande systemstöd till vård- och omsorgsnämnden
Förslag till beslut
Vård- och omsorgskontoret föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar följande:
1. Vård- och omsorgsnämnden ger vård- och omsorgskontoret i uppdrag att förbereda en upphandling av nytt avtal gällande verksamhetssystem samt kompletterande systemstöd för vård- och omsorgsnämnden.
2. Vård- och omsorgskontoret återkommer med en första delrapportering till nämnden under hösten 2020.
Sammanfattning
Avtalet gällande verksamhetssystemet Pulsen Combine går ut 2022-12-31 och inga fler förlängningsoptioner finns att tillgå. Inkluderat i detta avtal med Pulsen ingår även avtal för Phoniro Care, som även det löper ut 2022- 12-31.
Ett nytt avtal för tjänsten verksamhetssystem samt kompletterande systemstöd behöver upphandlas.
Bakgrund
Sedan 2010 har vård- och omsorgsnämnden avtal med Pulsen Combine samt Phoniro Care, gällande verksamhetssystem och kompletterande systemstöd. Dessa molntjänstbaserade system är centrala i nämndens två huvudprocesser; myndighetsutövning och utförande.
Den sista förlängningsoptionen går ut 2022-12-31. Det finns inga fler förlängningsoptioner att åberopa, därmed behöver nytt avtal för ett verksamhetssystem tecknas.
Vård- och omsorgsnämndens befintliga avtal är upphandlade som tjänster och levereras som ett helhetsåtagande, där leverantörerna tar ett
helhetsansvar för den funktionella leveransen av tjänsten inklusive drift, förvaltning, utveckling och support. Detta bedöms vara viktigt även framöver.
Vård- och omsorgskontoret deltog under 2019 i ett projekt med kommunerna Ekerö, Nacka, Norrtälje, Täby och Värmdö. Syftet med
Godkänt dokument, 2020-06-11, Pia Bornevi
Tjänsteutlåtande
2020-05-14
Dnr 2020/0174 VON-1 Sidan 2 av 3
projektet var att hantera den gemensamma utmaningen att befintligt avtal för verksamhetssystem löper ut 2022-12-31 och att kommunerna därmed behöver upphandla ett nytt avtal. Projektet innefattade en marknadsanalys.
Marknaden för verksamhetssystem för socialtjänsten är ytterst begränsad och består av en knapp handfull leverantörer. Leverantörerna är ansträngda i leverans och pågående upphandlingar. Detta har medfört att en del av de krav som bedömts som relevanta och behovsgrundande av kravställande kommuner inte har kunnat godkännas av leverantörerna på marknaden.
Detta har inneburit att ett antal kommuner i de upphandlingar som genomförts under 2018 och 2019 inte fått in några anbud.
Utifrån marknadsläget rekommenderas kommunerna att välja ett
dialogbaserat förfarande. Detta för att säkerställa att anbud kommer in och att avtal kan tecknas, samt att så långt som möjligt säkerställa att leveransen motsvarar behoven och kraven på kvalitet.
Mot bakgrund av ovanstående rekommenderas två alternativ för upphandling. Det ena är ett Förhandlat förfarande, det andra är en Konkurrenspräglad dialog.
Tidsaspekten gör att arbetet med upphandling av nytt avtal bör påbörjas före sommaren 2020.
Kontorets förslag
Vård- och omsorgskontoret föreslår att vård- och omsorgsnämnden ger kontoret i uppdrag att snarast påbörja arbetet med framtagande av upphandlingsunderlag.
Vård- och omsorgskontoret har initierat en kontakt med inköpsenheten, för att titta närmare på deras möjlighet att stödja kontoret i detta arbete.
Inköpsenhetens rekommendationer är att anlita konsultstöd som kan stödja kontoret med de delmoment som ingår i upphandlingen, både den
förberedande fasen samt upphandlingsfasen, då det bedöms vara en stor och komplex upphandling. Det är viktigt att avtalet inkluderar alla nödvändiga delar, då det avser nämndens två huvudprocesser; myndighetsutövning och utförande.
Ekonomiska konsekvenser
Det är i dagsläget svårt att beräkna de ekonomiska konsekvenserna som upphandlingen medför. Då vård- och omsorgskontoret har behov av kompetens som inte finns tillgänglig inom den interna verksamheten behöver konsultkostnader tas med i beräkningen. I nuläget är det även svårt att bedöma eventuella tillkommande kostnader som kan uppstå på sikt. Det är viktigt att hänsyn tas till ekonomiska aspekter då det finns risk att förlora tekniska investeringar som nämnden redan har genomfört inom pågående avtal (exempelvis nyckelfri hemtjänst). Ett eventuellt byte av samtliga leverantörer skulle innebära stora kostnader, både gällande tid och även resurser.
Godkänt dokument, 2020-06-11, Pia Bornevi
Tjänsteutlåtande
2020-05-14
Dnr 2020/0174 VON-1 Sidan 3 av 3
Pia Bornevi Karin Dungmar Åsa Nylander
Förvaltningschef Chef för administrativa avdelningen
Systemförvaltare
Beslutsexpediering
Upphandlingsenheten Akt
Godkänt dokument, 2020-06-11, Pia Bornevi
