Förord
Denna användarhandbok vänder sig både till dig som är ny användare av DurTvå men även till dig som fått utbildning i tidigare versioner. Handboken är tänkt att användas som ett material vid olika grundutbildningar men även som ett uppslagsverk för färdigutbildade poliser. Den ska kunna användas både i utskrivet format eller direkt på Intrapolis.
Den tidigare handboken skrevs av Ola Kronkvist. Vi har valt att även i denna handbok använda stora delar av hans material. Vi har dock infört en del nyheter. Där det har varit möjligt inleds varje moment med en ”steg-för–
steg” beskrivning i form av en lista. Listan ska ses som ett exempel på hur momentet kan genomföras. Av erfarenheten som IT-lärare på
Polisutbildningen i Växjö har vi lärt oss att ”steg-för-steg” beskrivning är en bra hjälp då man ska arbeta på egen hand med DurTvå.
Vi är väl medvetna om att det finns många sätt att utföra samma sak på. Du hittar snart den variant som passar ditt arbetssätt.
Vi har försökt att göra användarhandboken efter hur DurTvå är uppbyggt.
Tanken är att du i respektive kapitel ska hitta moment som hör samman.
Användarhandboken inleds med ett sakregister som gör att du lätt ska kunna hitta de olika momenten.
Vi har inte gjort några övningsuppgifter till handboken. Vi tror att varje myndighet själv vill skapa sitt eget utbildningsmaterial. Handboken är uppbyggd så att en användare ganska snart ska kunna arbeta på egen hand.
Växjö februari 2005
Per Esbjörnson och Håkan Alkmyr Polisutbildningen i Växjö
3
Innehåll
1 INLEDNING--- 6
1.1 Överföra ärenden från RAR--- 6
1.1.1 Överföra en anmälan --- 6
1.1.2 Överföra en tilläggsanmälan --- 6
1.1.3 Registrera utredningsdirektiv --- 7
1.2 Sök och öppna eget ärende--- 7
1.2.1 Andra sätt att söka ärende --- 8
1.3 Menyvalet Sök i DurTvå --- 8
1.4 Ärendedialogen--- 9
1.4.1 Funktion och användargränssnitt --- 9
1.4.2 Åtkomstskydd---10
1.4.3 Bevakningsdatum ---10
1.4.4 Presentation av knappar i verktygsfältet---11
1.4.5 Dina senaste ärenden, direkt i verktygsfältet ---12
1.4.6 Funktionen högerklick ---12
1.4.7 WIPS-koppling från Involverad person---12
1.4.8 Obligatoriska uppgifter och Hämta fält---13
1.4.9 Skriva ut listor ---13
1.5 Informera dig och anpassa ---14
1.5.1 Läsa grundanmälan ---14
1.5.2 Sätta rubrik på ärendet ---14
1.6 Koppla ihop flera ärenden---15
1.7 Koppla bort ärende---16
2 BROTT OCH MISSTANKAR --- 17
2.1 Registrera ett nytt brott---17
2.2 Delredovisa brott ---18
2.3 Ändra brottsrubricering ---19
2.4 Registrera en ny misstanke---20
2.4.1 Misstänkt finns inte i ärendet ---20
2.4.2 Registrera tvångsmedelsuppgifter ---21
2.4.3 Misstänkt finns i ärendet---21
2.5 Delredovisa en misstanke ---22
2.6 Utpekad person ---23
2.7 Ändra brottsplats och brottstid ---24
3 FYSISK OCH JURIDISK PERSON--- 25
3.1 Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt---25
3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt ---26
3.2.1 Registrera eller redigera adress---28
3.2.2 Registrera adress som inte finns i postens adressregister ---29
3.2.3 Registrera eller redigera telefonnummer och e-postadress---30
3.2.4 Registrera person som är okänd eller har ofullständiga personuppgifter---30
3.3 Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter ---31
3.4 Ta rapport på fysisk person ---32
3.5 Sökfunktionen på fysisk och juridisk person ---33
3.6 Kopplingen mellan DurTvå och NOA ---33
4 ÄRENDEADMINISTRATIVT --- 34
4.1 Engagera ny personal i ärendet---34
4.1.1 Redigera personal och engagemang ---34
4.1.2 Lägg in åklagare och BDÅ-nummer ---34
4.2 Ärendebeslut ---35
4.2.1 E-lottning ---35
4.2.2 Återupptagande av ärende---36
4.3 Registrera försvarare/ombud i ditt ärende---37
4.3.1 Sök försvarare/ombuds engagemang---38
4.4 Registrera och skriva ut kallelse ---39
4.5 Registrera en anteckning i ett ärende---40
4.5.1 Registrera en anteckning i en utredningsuppgift---41
5 UTREDNINGSUPPGIFTER--- 42
5.1 Signering---42
5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende---42
5.3 Registrera ett nytt PM i ett ärende ---45
5.4 Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende ---46
5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende ---47
5.5.1 Skanna---47
5.5.2 Skanna på olika sätt---48
5.5.3 Hämta fil ---49
5.6 Registrera, ändra eller komplettera uppgifter i "lilla trädstrukturen" ---50
5.6.1 Involverade personer och personal ---50
5.6.2 Skanna in bilaga ---51
5.6.3 Val av diarienr för utredningsuppgift i samband med underliggande ärende ---51
5.7 Stänga av makrovirusskyddet i Word---52
6 UTSKRIFTER – RAPPORT --- 53
6.1 Skriva ut eller kontrollera utseendet på ett dokument---53
7 OKOPPLADE UTREDNINGSUPPGIFTER --- 54
7.1 Registrera utredningsuppgifter utanför ett ärende ---54
7.2 Koppla en/flera utredningsuppgifter till ärendet ---55
7.2.1 Adresserade handlingar ---55
7.2.2 Icke adresserade handlingar---55
7.3 Koppla loss utredningsuppgifter från ärende ---56
5
9.1 Slutredovisning med FU-protokoll ---65
10 HJÄLPFUNKTIONEN--- 66
11 KORTKOMMANDON--- 66
11.1 DurTvå ---66
11.2 Kortkommandon i Word---66
11.3 Rädda texten i Word om den inte går att spara---67
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.1 Överföra ärenden från RAR
1 Inledning
1.1 Överföra ärenden från RAR
1.1.1 Överföra en anmälan
Grundkraven för att det ska gå att överföra en anmälan till DurTvå är att en förundersökning är inledd och att ärendet har fått en handläggare.
Nedan följer en kort beskrivning av hur man överför en anmälan från RAR till DurTvå. För utförligare beskrivning hänvisas till utbildningsmaterial för RAR.
1. Logga in i RAR och välj menyvalet Registrering, förteckning ej godkända anmälningar
2. Välj rätt anmälan och visa den
3. Granska anmälan, ange rätt handläggare med hjälp av tangenten F10 och spara med ScrollLock
4. Sätt ett J för beslut om förundersökning (FU) och spara med ScrollLock 5. Sätt ett J för att inleda FU
6. Ange rätt FU-ledare med hjälp av tangenten F9
7. Ange datum och beslutsfattare samt spara med ScrollLock 8. Välj menyvalet Anmälningar – Överföring till DURTVÅ 9. Sök fram anmälan med datum eller diarienummer
10. Markera rätt anmälan och överför till DurTvå med ScrollLock 11. I listan kan du kontrollera så att FU är inledd och ärendet har en
handläggare
1.1.2 Överföra en tilläggsanmälan
En granskad och godkänd tilläggsanmälan förs med automatik över till DurTvå.
Förutsättningen för detta är att det redan finns en öppen huvudanmälan i DurTvå.
1.2 Sök och öppna eget ärende
7
1.1.3 Registrera utredningsdirektiv
I menyn Anmälningar – Överföring till DurTvå i RAR, trycker du på tangenten F11 för att skriva in ett utredningsdirektiv. Detta kommer att hamna i mappen Anteckningar som är en undermapp till mappen Ärendeadministrativt i DurTvå.
1.2 Sök och öppna eget ärende
För att hitta och öppna de ärenden som förts över från RAR till DurTvå kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på knappen Sök ärende . Dialogfönstret som öppnas heter Sök ärende och innehåller de ärenden som du är handläggare för (eller har en funktion i)
2. Markera aktuellt diarienummer och dubbelklicka eller välj knappen Visa.
Du får nu upp ditt ärende på skärmen. I mappträdet till vänster är den översta mappen med ärendets diarienummer markerad. När denna mapp är markerad visas Ärendedialogen. Denna kan man kalla ärendets aktomslag. (se bilden på sidan 9)
Dialogfönstret Sök Ärende
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.3 Menyvalet Sök i DurTvå
1.2.1 Andra sätt att söka ärende
Om du vill söka efter ett ärende som har annan handläggare eller handläggs på annan enhet ska du först klicka på knappen Rensa (för att fälten ska tömmas på uppgifter).
Du kan nu hämta in någon annan myndighetsanställd och/eller organisations- enhet genom att klicka på hämta-knappen som finns till höger om respektive fält.
Du kan även söka efter ärenden med hjälp av fälten diarienummer, datum eller rubrik.
Du kan även söka in ärenden som är avslutade eller ligger i balans.
1.3 Menyvalet Sök i DurTvå
Med hjälp av menyvalet Sök kan du söka en mängd olika uppgifter som finns registrerade i DurTvå. Det kan vara utredningsuppgifter, personuppgifter, adresser m.m.
Du kan söka på både kopplade och okopplade utredningsuppgifter samt i utredningsuppgifter som ej redovisas i DurTvå.
När du valt vad du vill söka efter med hjälp av menyvalen kommer du in i ett sökfönster. Du får i dessa fönster fylla i aktuella sökvillkor.
I många fält är det möjligt att söka med hjälp av wild-card (*). I andra fält räcker det att du t.ex. skriver en del av ett namn eller en adress.
Tänk på att ditt eget namn alltid finns förifyllt i sökfönstren för ärende, de olika utrednings- uppgifterna och anteckning. För att tömma fälten ska du klicka på knappen Rensa.
1.4 Ärendedialogen
9
1.4 Ärendedialogen
1.4.1 Funktion och användargränssnitt
Ärendedialogen som kan liknas vid ett aktomslag är uppbyggd med en träd- struktur till vänster och med respektive utredningsuppgift/lista till höger. Det ger dig en stor överblick över ditt ärende. Dessutom kan du direkt se i trädet bakom vilka poster det döljer sig utredningsuppgifter.
Trädet fungerar ungefär som Windows utforskare. Det innebär bl.a. att de olika mapparna kan expanderas och komprimeras genom dubbelklick eller genom ett enkelklick på de små plus- och minustecknen. Dessutom kan du utföra de kommandon som hör till respektive mapp/dokument genom att högerklicka på dem och få en snabbmeny.
Engagerad Personal och Involverade personer ryms i två fält i ärendedialogen.
Man når en lång rad funktioner genom att högerklicka på respektive person.
(Engagerad personal finns också i en egen mapp i trädet under mappen Ärendeadministrativt.)
I rutan FU-ledning framgår det vilken myndighet som är fu-ledare i ärendet.
Detta syftar bl.a. till att minska risken för felaktiga misstankeregistreringar.
Bevakningsdatum
Trädstruktur Innehåll i markerad mapp visas till höger.
Listor på såväl engagerad personal som involverade personer i ärendet. Högerklicka på dem och få fram snabbmenyer!
Markering direkt för skyddade personuppgifter.
Fält för fu-ledning och ärendestatus Vallista för åtkomstskydd
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen
1.4.2 Åtkomstskydd
Ett icke åtkomstskyddat ärende är tillgängligt att ta del av (läsa) för samtliga giltiga DurTvå-användare inom myndigheten. För att påverka informationen i ett ärende (skapa, ändra, ta bort) krävs ett engagemang i ärendet alternativt en användarkategori som ger dessa rättigheter.
Ett ärende kan åtkomstskyddas (låsas). I ett åtkomstskyddat ärende begränsas rättigheterna för DurTvå-användare att ta del av informationen i ärendet. För att ta del av informationen i ett åtkomstskyddat ärende krävs att användaren har ett engagemang i ärendet (förekommer som engagerad personal) alternativt att användaren tillhör en sån användarkategori att han får ta del av informationen oavsett åtkomstskydd och ärendeengagemang.
I ett ärende med utökat åtkomstskydd begränsas rättigheterna ytterligare för DurTvå-användare att ta del av informationen i ärendet. För att ta del av (läsa) eller påverka informationen i ett ärende med utökat åtkomstskydd, krävs att användaren har ett engagemang i ärendet med någon funktion (förekommer som personal i ärendet). Skillnaden från det vanliga åtkomstskyddet är att det inte spelar någon roll vilken användarkategori som aktuell användare tillhör.
Högre användarkategori ger ej tillträde till ärendet.
1.4.3 Bevakningsdatum
Bevakningsdatum har tillkommit för att man enklare ska kunna bevaka tidsfrister på ärenden, t.ex. ungdomsutredningar eller kvinnofridsutredningar. Man anger ett datum och detta syns då i listan i Sök ärendedialogen.
Förundersökningsledarens möjligheter till aktiv FU-ledning ökar alltså.
Det sker ingen uppdatering av RAR i dagsläget.
OBS! Ett åsatt åtkomstskydd uppdaterar inte underliggande ärenden.
1.4 Ärendedialogen
11
1.4.4 Presentation av knappar i verktygsfältet
Ikon Händelse Snabbkommando
Ny, presenterar dialog för registrering av ny uppgift av den typ du markerat i trädet
Ctrl+N Spara, ersätter knappen i dialogerna Ctrl+S Ta bort, tar bort markerad/presenterad
uppgift
Ctrl+Delete Sök ärende, tar dig till dina egna öppna
ärenden. Klicka på rensa och ange nya sökvillkor om du vill komma åt någon annan handläggares ärenden.
Ctrl+R
Signera, signerar den uppgift du presenterar. Observera! Inga ändringar avseende urkundsuppgifter kan sedan göras.
Ctrl+I
Koppla, presenterar sökdialog i vilken du söker och väljer den/de utredningsupp- gifter som ska kopplas till ditt öppnade ärende.
Ej tillgängligt.
Skriv ut lista, skriver ut den lista på poster du har framme på skärmen.
Observera att du inte kan skriva ut några utredningsuppgifter via denna knapp.
Ctrl+P
Klipp ut, klipper ut den text eller mapp (i FU-protokoll flik2) du har markerad.
Ctrl+X Kopiera, kopierar den text eller mapp (i
FU-protokoll flik2) du har markerad
Ctrl+C Klistra in, klistrar in den text eller mapp (i
FU-protokoll flik2) du klippt ut eller kopierat
Ctrl+V
Förhör, öppnar dialog för registrering av nytt förhör
Ctrl+F PM, öppnar dialog för registrering av nytt
PM
Ctrl+M Externt dokument, öppnar dialog för
registrering av nytt externt dokument
Ctrl+D Ersättningsanspråk, öppnar dialog för
registrering av nytt ersättningsanspråk
Ctrl+E Anteckning, öppnar dialog för
registrering av ny anteckning
Ctrl+T Fysisk person, öppnar dialog för
registrering av ny fysisk person Ctrl+Y Juridisk person, öppnar dialog för
registrering av ny juridisk person
Ctrl+J Hjälp, ger dig hjälp om det avsnitt du
befinner dig i
F1
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen
Dina senaste ärenden, direkt i verktygsfältet
Via en vallista i verktygsfältet kommer du direkt åt de fem senast öppnade ärendena. Du måste fortfarande söka andra ärenden med hjälp av Sök Ärende.
1.4.6 Funktionen högerklick
Genom att högerklicka (höger musknapp) i listorna och träden får du snabbme- nyer som effektiviserar ditt arbete. Om du t.ex. högerklickar på en involverad person i ärendedialogen kan du direkt välja att Visa personen, Personfråga WIPS, Nytt förhör, Ny misstanke, Ny kallelse, Nytt ersättningsanspråk, Nytt PM.
Du får då automatiskt personens namn, och slipper hämta in honom eller henne via sökning och val. Det finns mängder av andra högerklickfunktioner. Testa själv och se vilka snabbmenyer du får upp!
1.4.7 WIPS-koppling från Involverad person
Genom att högerklicka på en av de involverade personerna kan man välja att göra en sökning i WIPS. Förutsättningen för detta är att man är behörig
Notera! Det är bara de fem senaste ärendena du kommer åt.
1.4 Ärendedialogen
13
1.4.8 Obligatoriska uppgifter och Hämta fält
De obligatoriska fältens ledtext är i fetstil. De fält där du måste hämta in något från databasen är gulmarkerade och har en hämta-knapp med ett litet förstoringsglas i högerkanten. Klicka på den och du öppnar en sökdialog.
Observera att du inte kan skriva något i det gulmarkerade fältet.
1.4.9 Skriva ut listor
Enligt önskemål från framförallt FU-ledarna kan man skriva ut information som presenteras i olika listor. Högerklicka någonstans i listan eller på mappen som representerar den aktuella listan. Glöm inte att du kan sortera uppgifterna i lis- tan genom att klicka på respektive kolumns rubrik. Du kan även byta plats på kolumnerna genom att klicka och dra. Som utredare kan du också ha stor nytta av funktionen. Du kan på ett enkelt sätt skriva ut en lista med alla utrednings- uppgifter i ett ärende. Utskrift kan även aktiveras via knapp i verktygsraden , eller snabbkommandot Ctrl+P.
Hämta knapp Gulmarkerat fält
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.5 Informera dig och anpassa
1.5 Informera dig och anpassa
1.5.1 Läsa grundanmälan
I trädstrukturen till vänster kan du se i vilka mappar det döljer sig information Detta visas inom parentes efter rubriken till respektive mapp. Mapparna
Utredningsuppgifter och Ärendeadministrativt måste först expanderas (klicka på +) för att du ska kunna se innehållet.
Ett sätt att snabbt få en uppfattning om vad ärendet handlar om är att gå direkt till mappen Brottsanmälan.
1. För att läsa RAR-anmälan, klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter. En undermeny visas.
2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar.
3. Klicka på Huvudanmälan
4. Om du vill läsa anmälan som den ser ut i RAR ska du klicka på fliken Grundanmälan.
5. Det kan vara jobbigt att läsa långa texter på skärmen. Du kan enkelt ta ut grundanmälan på papper genom att högerklicka på den i trädet och välja Rapport grundanmälan!
1.5.2 Sätta rubrik på ärendet
Det är en bra idé att ha rubrik på alla sina ärenden. Då blir det betydligt lättare för dig själv (och andra) att hitta rätt ärende i framtiden.
För att gå till ärendedialogen klickar du på diarienumret högst upp i trädet. Du har ett rubrikfält där du kan skriva in upp till 50 tecken. Tänk på att
ärenderubriken kommer att kunna läsas av alla i myndigheten.
Diarienummer, handläggare och FU-ledare framgår redan när man söker ett ärende, så det behöver inte vara med i rubriken. Tänk på att du kan sortera ärenderubrikerna i bokstavsordning sedan. Brottsrubricering eller namn på den misstänkte kan vara en bra början.
1.6 Koppla ihop flera ärenden
15
1.6 Koppla ihop flera ärenden
Du kan i DurTvå koppla ihop flera ärenden som ska ingå i samma FU-protokoll.
Bestäm först vilket ärende som ska vara huvudärende. Alla andra ärenden som kopplas till detta kallas för underliggande ärenden.
Observera att huvudärendet automatiskt kommer att bli målnummer i samband med slutredovisningen. Vid val av huvudärende måste du därför ta hänsyn till vilka arkiveringsregler och gallringstider som gäller. Kontrollera detta noga!
När ärendena är ihopkopplade kan du nå alla utredningsuppgifter i de underlig- gande ärendena från huvudärendets ärendedialog. Du kan koppla ihop hur många ärenden du vill, men bara med en undernivå.
1. Gå in i ditt huvudärende
2. Högerklicka på mappen Underliggande ärenden 3. Välj Koppla underliggande ärende
4. Markera vilket/vilka ärenden som ska vara underliggande ärenden 5. Klicka på knappen Koppla
6. Du får frågan om du vill engagera det egna ärendets personal i underärendet, dvs. huvudärendets personal
7. Dina underliggande ärenden kan du nu nå via mappen Underliggande ärenden
Frågan avser huvudärendets personal
Användarhandbok DurTvå 2.10 1 Inledning 1.7 Koppla bort ärende
1.7 Koppla bort ärende
Du kan koppla bort ett underliggande ärende från ett huvudärende på två olika sätt.
Variant 1
1. Gå in i ditt huvudärende
2. Klicka på mappen Underliggande ärenden för att visa upp huvudärendets underliggande ärende
3. Högerklicka på aktuellt ärende som ska kopplas bort 4. Välj Koppla bort underärende från ärende
Variant 2
1. Gå till ditt underärende
2. Radera innehållet i fältet Ingår i ärende 3. Klicka spara
Innehållet i fältet raderas
2.1 Registrera ett nytt brott
17
2 Brott och misstankar 2.1 Registrera ett nytt brott
Om du ska lägga till ett nytt brott till ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Högerklicka på mappen Brott och välj Ny.
2. Kontrollera att brottet skapas i rätt ärende via fältet Diarienummer. Ska nytt diarienummer anges måste du klicka på hämta-knappen . 3. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod.
4. I dialogfönstret som visas ska du ange Brottskod eller Benämning. I fältet benämning kan du skriva in brottet. Använd gärna wildcard. T ex
*kniv för att söka upp "Brott mot knivlagen".
5. Välj knappen Sök
6. Markera aktuell brottsbenämning och klicka på OK.
7. Kontrollera att beslutsfattaren och beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
8. Klicka på Spara . Det nya brottet är nu registrerat och har överförts till RAR .
Hämta ny brottskod
Kontrollera beslutsfattare och beslutsdatum
Kontrollera diarienummer
Sök den nya brottsrubriceringen med hjälp av brottskod eller benämning
Användarhandbok DurTvå 2.10 2 Brott och misstankar 2.2 Delredovisa brott
2.2 Delredovisa brott
För att delredovisa ett brott i ditt ärende kan du göra så här:
1. Klicka på mappen Brott i trädstrukturen. Brotten presenteras i dialogfönstret.
2. Högerklicka på aktuell brottsrubricering och välj Nytt Brottsbeslut.
3. Kontrollera att beslutsfattare och beslutsdatum är korrekta. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
4. Klicka på pilen bredvid i fältet Nedläggningsgrund och markera aktuellt val från vallistan.
5. Klicka på Spara
Om du råkat lägga in ett brott helt felaktigt kan du högerklicka på brottet i mappen Brott och välja Ta bort. Observera att du inte kan ta bort ett brott till vilket det är kopplat misstankar eller om brottet har delredovisats.
Vallista för
nedläggningsgrund
Kontrollera att det är rätt beslutsfattare och datum
2.3 Ändra brottsrubricering
19
2.3 Ändra brottsrubricering
Om du ska ändra en brottsrubricering i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på plustecknet i trädstrukturen till vänster om mappen Brott.
2. Klicka på aktuellt brott. Brottet presenteras i dialogfönstret
3. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod. Observera att detta måste göras för att brottsbeskrivningen och RAR ska uppdateras.
(Ett snabbalternativ är att skriva in brottskoden i fältet och trycka på tangenten TAB.)
4. I dialogfönstret som visas ska du ange Brottskod eller Benämning. I fältet benämning kan du skriva in brottet. Använd gärna wildcard. T.ex.
*kniv för att söka upp "Brott mot knivlagen".
5. Välj knappen Sök
6. Markera aktuell brottsbenämning och klicka på OK.
7. När den nya brottsrubriceringen har hämtats in bör den korrigeras.
Exempelvis bör brottsbeskrivningen ”Stöld från/ur/ i bil, även genom inbrott” korrigeras till t.ex. ”Stöld från bil”. Fältet brottsbeskrivning får inte vara blankt.
8. Kontrollera att beslutsfattaren och beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
9. Klicka på Spara . Det nya brottet är nu registrerat och har överförts till RAR . Misstankar knutna till brottet har också uppdaterats med den nya brottsrubriceringen.
Markera aktuellt brott Hämta ny
brottskod
Kontrollera beslutsfattare och beslutsdatum
Användarhandbok DurTvå 2.10 2 Brott och misstankar 2.4 Registrera en ny misstanke
2.4 Registrera en ny misstanke
2.4.1 Misstänkt finns inte i ärendet
Om du ska registrera en ny misstanke mot en misstänkt som inte tidigare förekommer i ärendet men på ett brott som redan finns i ärendet kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på mappen Brott i trädstrukturen. Brottet presenteras i dialogfönstret
2. Högerklicka på aktuellt brott och välj Ny Misstanke
3. Skriv in personnumret eller födelsetid på den misstänkta personen och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu den misstänkta personen från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen Databas.
Du kan även klicka på hämta-knappen bredvid fältet Namn för att söka in namnet
4. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen . 5. Komplettera eventuellt med lagrum och frihetsberövande
6. Välj knappen Spara Den nya misstanken är nu registrerad och har överförts till RAR. Ett unikt misstankenummer har skapats som förts över till misstankeregistret
Hämtas in från databasen eller NOA.
Aktuellt brott visas med automatik Hur och av vem är identiteten styrkt?
Misstänkt enl.
LUL §31
2.4 Registrera en ny misstanke
21
2.4.2 Registrera tvångsmedelsuppgifter
De enda tvångsmedelsuppgifter som för närvarande kan registreras i DurTvå är viss information avseende frihetsberövanden. Du hittar dem i mappen
Misstankar under respektive persons misstanke. Här kan du fylla i lagrum, typ av frihetsberövande, datum och tid.
2.4.3 Misstänkt finns i ärendet
Om du ska registrera en ny misstanke mot en misstänkt som redan förekommer i ärendet och på ett brott som redan finns i ärendet kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på mappen med diarienumret överst i trädstrukturen 2. Högerklicka på aktuell person i fältet Involverade personer 3. Välj Ny misstanke
4. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod för hämta rätt brott
5. Markera brottet i listan och klicka på OK
6. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen . 7. Komplettera eventuellt med lagrum och frihetsberövande
8. Klicka på Spara . Den misstänkte har nu fått en ny misstanke och ett nytt misstankenummer har skapats. Detta har med automatik överförts till RAR och MR.
Observera att du bara kan hämta in de brotten som finns i ärendet. Om det är ett nytt brott måste det m.a.o. registreras först enligt tidigare beskrivning (se avsnitt 2.1).
Notera! Frigivandetiden måste registreras innan ärendet slutredovisas.
Användarhandbok DurTvå 2.10 2 Brott och misstankar 0
2.5 Delredovisa en misstanke
För att delredovisa en misstanke i ditt ärende kan du göra så här:
1. Klicka på mappen Misstankar. Misstankarna presenteras i dialogfönstret 2. Högerklicka på aktuell misstanke och välj Nytt Misstankebeslut.
3. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
4. Klicka på pilen bredvid fältet Beslutstyp och gör aktuellt val från vallistan.
5. Klicka på pilen bredvid fältet Nedläggningsgrund och gör aktuellt val från vallistan.
6. Klicka på Spara . Redovisning av misstanken uppdateras automatiskt i MR och RAR
2.6 Utpekad person
23
2.6 Utpekad person
I RAR och DurTvå har möjligheten att ange en utpekad person saknats under en längre tid. Personer som pekats ut som misstänkta har vid ett flertal tillfällen felaktigt registrerats som skäligen misstänkta.
Nu kan man registrera dessa personer som utpekade och ”uppgradera” dem till skäligen misstänkta om det visar sig att sådan misstanke föreligger efter en bedömning av t.ex. förundersökningsledaren.
Från utpekad till skäligen misstänkt
Oavsett om personen registrerats som utpekad i RAR eller DurTvå kan man ändra rollen till skäligen misstänkt. Högerklicka på personen och välj Ny Misstanke och lägg upp en misstanke precis som vanligt.
Åklagarledd förundersökning
Denna funktion är särskilt användbar då en förundersökning ska
inledas/överlämnas till åklagaren. Åklagaren, i form av förundersökningsledare, ansvarar t.ex. för hämtningsbeslut av skäligen misstänkta i brott som inte är av enkel beskaffenhet. Personen kan ändå registreras i DurTvå vilket gör att övrig dokumentation förenklas eftersom personen redan finns i ärendet när förhör m.m. ska hållas efter verkställd hämtning.
Inte uppnått skälig misstanke
När en målsägande vill anmäla någon för ett brott och det inte går att utifrån målsägandens uppgifter fastställa skälig misstanke, kan Utpekad person användas.
Steget från utpekad till skäligen misstänkt
När man konstaterat att den utpekade är skäligen misstänkt är det bara att göra som tidigare då man registrerar en skälig misstanke. Högerklicka på den
utpekade och välj brott m.m. och spara. Den utpekade har nu omvandlats till skäligen misstänkt.
OBS! Tänk på att om förundersökningen överlämnats till åklagaren så ”äger”
inte polisen misstanken. Kontrollera för säkerhets skull med lottad åklagare om denna har registrerat den utpekade som skäligen misstänkt. Om både polis och åklagare registrerar en misstanke blir det en misstanke för mycket i MR. Om åklagaren registrerat misstanken i MR ska Övertagen misstanke användas. Då ska åklagarens brottsmisstanke-id registreras i DurTvå så som övertagen..
Användarhandbok DurTvå 2.10 2 Brott och misstankar 2.7 Ändra brottsplats och brottstid
2.7 Ändra brottsplats och brottstid
Om du ska ändra (ajourföra) brottstid eller brottsplats i en anmälan måste den aktuella huvudanmälan vara markerad. Du hittar ett ärendes anmälningar i mappen Utredningsuppgifter och undermappen Brottsanmälningar i trädstrukturen.
Brottsplatsen ändras genom att en ny områdeskod hämtas på följande sätt:
1. Klicka på aktuell Huvudanmälan
2. Klicka på hämta-knappen till höger om fältet Plats - områdeskod 3. Skriv aktuella uppgifter i sökfälten för den nya brottsplatsadressen 4. Klicka knappen Sök
5. Markera korrekt adress 6. Klicka knappen Ok 7. Klicka på Spara
Brottstiden ändras genom att nya tider skrivs in i fälten
Markera aktuell huvudanmälan
Ändra brottstiden genom att skriva in de nya uppgifter
Ändra brottsplatsadress genom att hämta ny områdeskod
3.1 Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt
25
3 Fysisk och juridisk person
3.1 Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt
Om du ska registrera en ny fysisk eller juridisk person i ditt ärende kan du göra på följande sätt. Anvisningen avser en fysisk person:
1. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen
2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar 3. Klicka på aktuell Huvudanmälan
4. Nere till vänster på skärmen finns ett mindre fönster. Här presenteras mappen Brottsanmälan och dess undermappar
5. Högerklicka på mappen Involverade personer och välj Ny
6. I dialogfönstret är Person förvald. Om du ska registrera en juridisk person måste du markera Företag/organisation.
7. Skriv in personnumret eller födelsetiden på aktuell person och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu personuppgifterna från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen databas 8. Du ska kontrollera personens adressuppgifter och telefonnummer
genom att högerklicka någonstans i Dialogfönstret och välja Visa person (Se 3.2.1 för att ändra adress och telefon)
9. När uppgifterna är kontrollerade ska du ange personens roll i ärendet via vallistan
10. Tryck på spara . Personen är nu registrerad i ärendet. Uppgiften har överförts till RAR.
Rätt anmälan markerad anmälan.
Ange
personnummer eller namn och tryck på "TAB."
Välj roll i ärendet från vallistan
Högerklicka på Involverade personer och välj ”Ny”.
Användarhandbok DurTvå 2.10 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
Om du ska registrera en ny fysisk eller juridisk person i ditt ärende och du inte får träff i DurTvå:s databas eller NOA måste uppgifterna registreras manuellt.
Denna anvisning avser registrering av en fysisk person.
1. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen
2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar 3. Klicka på aktuell Huvudanmälan
4. Nere till vänster på skärmen finns ett mindre fönster. Här presenteras mappen Brottsanmälan och dess undermappar
5. Högerklicka på mappen Involverade personer och välj Ny
6. I dialogfönstret är Person förvald. Om du ska registrera en juridisk person måste du markera Företag/organisation.
7. Skriv in personnumret eller födelsetiden på aktuell person och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu personuppgifterna från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen Databas.
Du kan även klicka på hämta-knappen bredvid fältet Namn för att söka in namnet
8. Om personen inte kommer upp automatiskt kan personnumret antingen vara felaktigt eller också kan kontakten med NOA vara tillfälligt avbruten.
Då måste du registrera personuppgifterna manuellt. Ett pop-up fönster med DurTvå fråga visas med texten ”Ingen träff, vill du öppna Sök fönstret?”
9. Klicka på Ja
10. Klicka på Ny i dialogfönstret Hämta Fysisk person. (se vidare under söktips under avsnitt 3.5)
11. Fyll i relevanta uppgifter i dialogfönstret Fysisk Person och klicka på Spara
3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
27 16. Skriv in Gatunummer
17. Klicka på pilen i fältet Adresstyp och välj från vallistan 18. Klicka på Spara
19. Högerklicka på Telefon och välj Ny
20. Klicka på pilen i fältet Telefontyp och välj från vallistan
21. Klicka i fältet för Telefonnummer och skriv in hela telefonnumret inklusive riktnummer
22. Klicka på Spara
23. Stäng dialogfönstret Fysisk person
24. Du har nu lagt in en ny person i DurTvå:s databas. Du är tillbaka i dialogfönstret Hämta Fysisk person.
25. Om din nyregistrerade person inte finns med i fältet Sökresultat måste du göra en ny sökning
26. Markera aktuell person och klicka OK
27. Klicka på pilen bredvid fältet Roll i förhållande till utredningsuppgift och välj från vallistan
28. Tryck på Spara
Du kan också registrera en ny fysisk eller juridisk person helt utanför ditt ärende.
Du väljer då Ny Fysisk person eller Ny Juridisk person under menyalternativ Registrera. Alternativt kan du klicka på knapparna för fysisk person och för juridisk person i verktygsraden. Spara när du har registrerat aktuella uppgif- ter om personen. Beakta risken med dubbelinmatning av organisationsnummer.
Högerklicka för att lägga till adress eller telefon.
Födelsetid räcker på utländska medborgare.
Landskoder kan hämtas in.
Användarhandbok DurTvå 2.10 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
3.2.1 Registrera eller redigera adress
För att lägga till eller redigera en persons adress kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på diarienumret högst upp i trädstrukturen i ärendedialogen 2. Högerklicka på rätt person i listan med involverade personer och välj
Visa person
3. Högerklicka på mappen Adress och välj Ny
4. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Gatunamn/Plats
5. Skriv in aktuellt (nytt/ändrat) Gatunamn/plats (utan gatunummer) och Ort och klicka på knappen Sök
6. Markera rätt adress och klicka på knappen OK 7. Skriv in aktuellt (nytt/ändrat) Gatunummer
8. Klicka på pilen i fältet Adresstyp och välj från vallistan 9. Klicka på Spara
10. Stäng dialogfönstret Fysisk person
Person kan även sökas fram via sökdialog från menyraden.
3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
29
3.2.2 Registrera adress som inte finns i postens
adressregister
Adresserna söks ifrån postens adressregister. Här ska i stort sett alla adresser i Sverige finnas med. Leta noga!
Om adressen inte finns med i adressregistret måste den läggas in som ny. Gör så här:
1. Anvisningen utgår från dialogfönstret hämta adress 2. Klicka på Ny
3. Skriv in gatuadress, postnummer och ort i aktuella fält. Obs ange INTE något gatunummer!
4. Klicka på Spara och stäng dialogfönstret. Adressen är nu inlagd i adressdatabasen.
Sök efter adressen.
Om den inte finns i databasen, välj Ny
Skriv in adress, postnummer och ort.
Obs! Adress utan gatunummer.
Användarhandbok DurTvå 2.10 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt
3.2.3 Registrera eller redigera telefonnummer och e- postadress
För att lägga till eller redigera en persons telefon kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på diarienumret högst upp i trädstrukturen i ärendedialogen 2. Högerklicka på rätt person i listan med involverade personer och välj
Visa person
3. Högerklicka på Telefon och välj Ny
4. Klicka på pilen i fältet Telefontyp och välj från vallistan
5. Klicka i fältet för Telefonnummer och skriv in hela telefonnumret inklusive riktnummer
6. Klicka på Spara
7. Stäng dialogfönstret Fysisk person
Precis som på adress kan du här föra in en beskrivning t.ex. ”Arne Olssons telefon, men Sigge Bengtsson kan nås på samma nr”.
3.2.4 Registrera person som är okänd eller har ofullständiga personuppgifter
Om du ska registrera en person med ofullständiga personuppgifter är det viktigt att du söker av DurTvå-databasen noga först så inte personen blir dubbelregi- strerad. Eftersom endast efternamn och förnamn är obligatoriska fält, går det bra att registrera personen ändå. När du registrerat personen ligger det på ditt ansvar att de kompletta personuppgifterna förs in så snart de blir kända.
En person kan registreras i en utredningsuppgift som okänd.
För att det ska vara möjligt att registrera en okänd person måste utrednings- uppgiften först sparas. Högerklicka därefter på mappen Involverade personer i lilla trädstrukturen i nedre vänstra hörnet och välj Ny. Du väljer sedan Okänd med radioknappen. Det obligatoriska fältet för namn släcks och du kan regi- strera personens roll i utredningsuppgiften. När personen sedan blir känd är det enkelt att flytta markeringen till Person och hämta in personen på vanligt vis.
3.3 Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter
31
3.3 Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter
Inifrån ett ärende är det enklast att ställa sig i ärendedialogen (klicka på diarienumret överst i trädet till vänster), högerklicka på aktuell person i listan med involverade personer och välja Visa. Du får då upp fönstret Fysisk person och är fri att redigera och komplettera alla delar.
Om du vill ta bort en uppgift kan du högerklicka på uppgiften och välja Ta bort (där det är möjligt att ta bort finns detta alternativ valbart).
Användarhandbok DurTvå 2.10 3 Fysisk och juridisk person 3.4 Ta rapport på fysisk person
3.4 Ta rapport på fysisk person
Enligt PUL är vi under vissa omständigheter skyldiga att på begäran lämna ut personuppgifter vi har lagrade. För att förenkla detta och för att vi själva ska kunna få ut en person ”på papperet” har man i DurTvå möjlighet att ta ut en fullständig rapport på bl.a. fysisk person.
Inifrån ett ärende är det enklast att ställa sig i ärendedialogen (klicka på diarienumret överst i trädet till vänster), högerklicka på aktuell person i listan med involverade personer och välja Visa. Du får då upp fönstret Fysisk person.
Högerklicka och välj Rapport personuppgifter/PUL.
Om du inte jobbar i ärendet kan du söka upp personen via dialogen Sök Fysisk person som du når under menyalternativ Sök. Skriv in önskade sökvillkor, klicka på Sök, markera rätt person i resultatlistan och klicka på Visa. Högerklicka sedan och välj Rapport personuppgifter/PUL.
3.5 Sökfunktionen på fysisk och juridisk person
33
3.5 Sökfunktionen på fysisk och juridisk person
Du behöver inte ange hela namnet på personen du söker. Ange bara
begynnelsebokstäverna så minskar risken att stava fel. Du behöver inte skriva in asterisk (trunkera) i slutet av söktexten, däremot i mitten och början om du vill exkludera tecken där. Om du t.ex. söker på Kronkvist kan du skriva in kron*ist eller *ron*ist för att gardera dig mot olika stavningar.
Undvik att söka på tilltalsnamn och öknamn om du inte säkert vet att dessa finns med i databasen.
Personnummer skrivs in med 12 siffror. Du kan ersätta de första siffrorna med trunkering och helt utelämna de fyra sista om du vill. Träffmängden blir ändå hanterlig. För att söka på 19680309-3993 skriver du alltså in *680309 och klickar på Sök.
3.6 Kopplingen mellan DurTvå och NOA
DurTvå har en koppling till Namn Och Adressregistret, NOA. När du skriver in ett fullständigt personnummer och lämnar fältet (t.ex. trycker på TAB-tangent) kommer först DurTvå:s databas att sökas igenom. Om det inte finns några matchande personer där kommer NOA att sökas igenom. Där ska det normalt alltid bli träff.
Om inte beror det troligen på att personnumret är felaktigt, personnumret är utländskt eller att kontakten med NOA av någon anledning är tillfälligt avstängd.
Uppgifter om personen förs över från NOA och lagras i DurTvå (t.ex.
namnuppgifter och adressuppgifter), men en kontroll är givetvis på sin plats ändå. Glöm inte heller att markera rätt adresstyp och rätt utskriftsadress.
Söktips. Ju fler sökvillkor du skriver in, desto färre träffar får du. Det är bra eftersom personen blir lättare att hitta i resultatlistan, men var medveten om att risken ökar att du anger ett sökvillkor som råkar exkludera den person du letar efter.
Användarhandbok DurTvå 2.10 4 Ärendeadministrativt 4.1 Engagera ny personal i ärendet
4 Ärendeadministrativt
4.1 Engagera ny personal i ärendet
I mappen Engagerad personal under mappen Ärendeadministrativt hittar du dem som jobbar i ärendet. För att engagera en ny medarbetare i ärendet kan du göra på följande sätt:
1. Öppna mappen Ärendeadministrativt
2. Högerklicka på mappen Engagerad personal och välj Ny 3. Klicka på hämta-knappen vid fältet namn och hämta
Myndighetsanställd 4. Skriv in efternamn
5. Välj knappen Sök. Den sökte presenteras i listfältet.
6. Markera aktuellt namn och välj OK
7. Klicka på pilen bredvid fältet Funktion och välj aktuell funktion
8. Kontrollera att beslutsuppgifterna är korrekta. Om inte ändra och klicka därefter på Spara.
Ett snabbalternativ är att högerklicka på en person i rutan engagerad personal.
Du får då alternativen Visa myndighetsanställd, Visa engagemang, Nytt engagemang, Nytt ärendebeslut, Ny anteckning och Skriv ut lista.
4.1.1 Redigera personal och engagemang
För att ta bort en medarbetare från ärendet är det bara att högerklicka på personen och välja Visa engagemang. Skriv in slutdatum för hans/hennes engagemang. Detta gäller ej FU-ledare samt handläggare. Dessa funktioner avslutas genom registrering av ny person med aktuell funktion. Det går inte att helt ta bort myndighetsanställda från ett ärende. Det måste ju i efterhand gå att se vilka som varit engagerade i ärendet.
Man kan bara ha en handläggare på ett ärende. När du väljer rollen Handläggare och du sparar uppgiften kommer den gamla handläggaren
4.2 Ärendebeslut
35
4.2 Ärendebeslut
Ska du registrera beslut i ditt ärende som gäller hela ärendet, t.ex. slutredovis- ning av ärende, kan du gör så här:
1. Gå in på mappen Ärendebeslut under mappen Ärendeadministrativt i trädstrukturen
2. Högerklicka på Ärendebeslut och välj Ny
3. Kontrollera att beslutsfattaren är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
4. Skriv in Datum och Tid i respektive fält
5. Välj Beslutstyp med hjälp av vallistan. (Det finns 16 olika beslutstyper) 6. Om du väljer beslutet Slutredovisas genom protokoll måste du även
fylla i fältet Slutredovisat Datum
7. Om du väljer beslutet Nedlägges måste du även välja
Nedläggningsgrund med hjälp av vallistan. (Det finns 30 olika nedläggningsgrunder )
OBS: Vissa nedläggningsgrunder kräver åklagarbeslut.
8. Du kan till varje beslut även skriva en motivering i fältet Beskrivning 9. Klicka på Spara
Om du har valt Nedlägges kommer alla aktiva misstankar att undanröjas i MR när du sparar.
Gäller beslutet bara ett underliggande ärende bör du koppla bort detta från huvudärendet innan beslutet registreras.
4.2.1 E-lottning
Alternativet e-lottning innebär i nuläget inte att ärendet e-lottas automatiskt.
Beslutstypen tillkom för att kunna slutredovisa de utredningar där åklagaren registrerat misstankarna och ingen e-lottning gjorts från RAR. Om ärendet e- lottats i RAR kommer detta att synas som ett ärendebeslut i DurTvå.
Hur man e-lottar i RAR, se RAR Handbok
Användarhandbok DurTvå 2.10 4 Ärendeadministrativt 4.2 Ärendebeslut
4.2.2 Återupptagande av ärende
Ska du återuppta ett ärende kan du göra så här:
1. Sök fram ärendet i Sök ärende-dialogen, glöm inte att markera att du söker på avslutade ärenden
2. Gå till mappen Ärendebeslut som är en undermapp till Ärendeadministrativt
3. Högerklicka på Ärendebeslut och välj Ny.
4. Kontrollera att beslutsfattaren är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen .
5. Skriv in datum i fältet Beslutsdatum
6. Välj Återupptas med hjälp av vallistan i fältet Beslutstyp 7. Klicka på Spara
8. Du får upp ett dialogfönster där du ska markera de misstankar som ska återupptas i samband med återupptagande av aktuellt ärende
9. Klicka på knappen OK och ärendet är återupptaget
Om du endast återupptar ärendet men inte misstankarna ska ingen rad markeras.
Ett snabbalternativ till ovan är att högerklicka på en person i rutan engagerad personal. Du får då bl.a. alternativet Nytt ärendebeslut.
4.3 Registrera försvarare/ombud i ditt ärende
37
4.3 Registrera försvarare/ombud i ditt ärende
Ska du registrera en försvarare eller ett ombud i ditt ärende och du vet att försvararen finns i DurTvå:s databas kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på plustecknet framför mappen Ärendeadministrativt.
2. Högerklicka på mappen Försvarare/ ombud och välj Ny.
3. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Berörd person, Namn 4. Markera aktuell person och tryck på OK.
5. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Försvarare/ombud, Namn En variant är att skriva efternamnet på försvararen/ombudet i fältet och trycka på TAB-tangenten. DurTvå hämtar då uppgifterna från den egna databasen.
6. Skriv in efternamn på försvararen/ombudet.
7. Välj knappen Sök och den sökta försvararen/ombudets namn presenteras i listfältet.
8. Om du inte får någon träff måste du klicka på Ny och först manuellt registrera honom/henne i DurTvå:s databas.
9. Markera aktuellt namn och välj OK.
10. Klicka på pilen bredvid fältet Typ av försvarare/ombud och välj från vallistan
11. Fältet Förordnad fr.o.m. datum gäller endast om försvararen blivit förordnad av tingsrätten.
12. Välj Spara
Om det är ett begärt ombud fyller du inte i något förordnandedatum. Då kommer det att framgå på FU-protokollet att ombudet är just begärt. Om det är ett förordnat ombud fyller du i datumet.
Hämta berörd person och försvarare/ ombud
Välj Ny
Välj typ och ange eventuell förordnandedatum
Användarhandbok DurTvå 2.10 4 Ärendeadministrativt 4.3 Registrera försvarare/ombud i ditt ärende
4.3.1 Sök försvarare/ombuds engagemang
Försvarare/ombud finns som en undermapp till Ärendeadministrativt. I dia- logfönstret på högra sidan presenteras de försvarare/ombud som har ett enga- gemang i aktuellt ärende. Högerklicka på det ombud du är intresserad av och välj Visa Försvarare/ombud i snabbmenyn. Dialogen som öppnas presenterar vald försvarare/ombud. Klicka sedan på fliken Engagemang i ärende. Här pre- senteras en lista över de ärenden som försvararen/ombudet har eller har haft ett engagemang i. Du kan titta på ärendena genom att dubbelklicka på dem (förut- sett att du har behörighet att läsa ärendet).
Om du inte jobbar i ärendet kan du söka upp försvararen/ombudet via dialogen Sök Försvarare/ombud som du når under menyalternativ Sök. Skriv in
önskade sökvillkor, klicka på Sök, markera rätt person i resultatlistan och klicka på Visa.
0 4.4 Registrera och skriva ut kallelse
39
4.4 Registrera och skriva ut kallelse
Ska du registrera och skriva ut en kallelse i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Markera mappen med diarienummer överst i trädstrukturen 2. Högerklicka på aktuell person i fönstret Involverade personer.
3. Välj Ny kallelse
4. Finns mer än en adress registrerad för personen måste du välja till vilken adress kallelsen ska skickas
5. Finns ingen adress för personen måste du först registrera denna i DurTvå:s databas (Se 3.2.1)
6. Dialogfönstret för kallelsen visas. Fyll i aktuella fält.
7. Tryck på Spara
8. Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport kallelse 9. Programmet Acrobat Reader startas och visar din kallelse. Från detta
program kan du skriva ut kallelsen.
10. Välj Menyraden Arkiv/Skriv ut 11. Välj knappen OK
12. Stäng Acrobat Reader
En helt felaktig kallelse kan raderas genom att du högerklickar på den i trädet och väljer Ta bort.
Användarhandbok DurTvå 2.10 0 4.5 Registrera en anteckning i ett ärende
4.5 Registrera en anteckning i ett ärende
Under anteckningar kan du registrera Beslut, Direktiv, Egna anteckningar, Rapportuttag, Sammanfattning och Underrättelse. Dessa uppgifter kan ej tas med i FU-protokollet utan är till för att FU-ledaren och de övriga medarbetarna i ärendet ska få stöd för minnet och lättare kunna kommunicera.
Ska du registrera och skriva ut en anteckning i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på plustecknet framför mappen Ärendeadministrativt i trädstrukturen. Högerklicka på mappen Anteckningar och välj Ny 2. Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden
3. Dialogfönstret för Anteckning visas.
4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val
5. Som författare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra detta kan du klicka på hämta-knappen bredvid fältet
6. Klicka på för att starta Word. (Precis som i förhöret kan du skriva din fritext i Word, Se 5.2.)
7. Fyll i lämplig text i övriga fält, om det är aktuellt.
8. Välj Spara
9. Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport Anteckning.
Programmet Acrobat Reader startas och visar Din anteckning. Här kan du läsa och skriva ut anteckningen. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader.
Om du väljer typen Egna anteckningar kommer ingen annan att kunna läsa det du skriver, eftersom den anteckningstypen bara är stöd för ditt eget minne.
De andra anteckningstyperna kan läsas av alla användare, förutsatt att ärendet som anteckningen är kopplad till inte är åtkomstskyddat.
För att minska antalet okopplade anteckningar är det i version 2.10 inte längre möjligt att registrera anteckningar som inte är kopplade till ett ärende eller en utredningsuppgift.
0 4.5 Registrera en anteckning i ett ärende
41
4.5.1 Registrera en anteckning i en utredningsuppgift
När du presenterar en utredningsuppgift (externt dokument, förhör,
brottsanmälan, ersättningsanspråk eller PM) inom ärendedialogen, visas en ny trädstruktur nere till vänster. Om du vill knyta en anteckning till den specifika utredningsuppgiften kan du högerklicka på mappen Anteckningar och skriv in uppgifterna enligt ovan. Dessa anteckningar kommer att kopplas till den aktuella utredningsuppgiften men även vara synliga under mappen Anteckning i den vanliga trädstrukturen.
Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.1 Signering
5 Utredningsuppgifter 5.1 Signering
Du ska signera samtliga utredningsuppgifter och FU-protokollet. Detta innebär att dokumentet blir elektroniskt låst.
När du är säker på att alla uppgifter är korrekta ska du högerklicka någonstans i dialogfönstret och välja Signera. Detta innebär att Din utredningsuppgift eller ditt FU-protokoll blir låst. Det enda som nu går att ändra är den eventuella Rubriken.
Observera att en misstänkt inte kommer att synas i rapporten på ett osignerat protokoll om ärendet är stängt.
5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende
Skall du registrera och skriva ut ett förhör i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Markera mappen med diarienummer överst i trädstrukturen
2. Högerklicka på aktuell person i fönstret Involverade personer och välj Nytt förhör.
3. Du kommer nu in i dialogfönstret Förhör. Aktuell person är redan förvald som förhörd person.
4. Kontrollera fälten Datum, förhörstid (fr.o.m. tid) och förhörsplats,.
5. Klicka på pilen i fältet Förhörstyp och välj.
6. De val som finns är:
7. 23:3 FU ännu ej inledd
8. 23:6 Förhör under pågående Fu
9. 24:8 Förhör med person som är gripen. Anhållningsförhör
10. För att ange förhörsvittne, klicka på hämta-knappen bredvid fältet Förhörsvittne.
11. Markera ID kontrollerad och fyll även i Kontrollsätt
5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende
43 15. För att ange försvarare/målsägandebiträde kan du antingen skriva in
namnet i fältet eller klicka på hämta-knappen bredvid fältet och hämta in personen. Finns inte försvararen/ målsägandebiträdet i DurTvå måste du först registrera honom eller henne i DurTvå:s databas (Se 4.3) 16. Du kan sätta en rubrik på ditt förhör. Rubriken kommer att synas överst
på förhörsprotokollet och i innehållsförteckningen på FU-protokollet 17. När du ska skriva berättelsen/ förhörsutsagan bör du göra detta i Word.
Du kan dock även skriva direkt i fältet Berättelse.
Klicka på knappen Nu öppnas Word där du kan skriva ditt förhör. Du har nu tillgång till Words redigeringsfunktioner. Tänk på att maximera hela Word-fönstret.
18. Obs! För att din förhörstext i Word ska kopplas till DurTvå måste du första gången göra vissa inställningar. (Se 5.7)
19. Du bör med jämna mellanrum klicka på knappen Spara. Observera att detta inte innebär att texten sparats i DurTvå men om något inträffar med datorn finns det en möjlighet att rädda texten
20. Efter att du är klar med Din förhörstext ska du stänga hela programmet Word. Du kommer tillbaka i dialogfönstret Förhör i fältet Berättelse. Din förhörstext finns nu i DurTvå.
21. Du kan hoppa mellan Word och DurTvå hur många gånger du vill.
Ändringar som görs uppdateras kontinuerligt
22. Innan du avslutar ditt förhör bör du även fylla i/kontrollera uppgifterna på Sida 2. Klicka på fliken
23. Överst i dialogfönstret kan du komplettera med information enligt LUL m.m.
24. Skall du ändra uppgifter i fälten Adressuppgifter, Telefonuppgifter eller Dagsbotsuppgifter måste du högerklicka och välja Visa person.
De uppgifter du nu registrerar uppdaterar DurTvå:s databas. (Se Kap 3) 25. Återgå till Sida 1 genom att klicka på fliken. Fyll i fältet sluttid
26. Spara ditt förhör
27. När du är säker på att allt är rätt i förhöret ska du högerklicka någonstans i dialogfönstret och välja Signera. Detta innebär att ditt förhör blir låst. Det enda som nu går att ändra är den eventuella Rubriken på ditt förhör
28. Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport Förhör 29. Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt förhör. Här kan du
läsa och skriva ut förhöret. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader
Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.2 Registrera nytt förhör i ett ärende 30. I mappen Förhör som är en undermapp till Utredningsuppgifter finns
nu ditt förhör registrerat.
31. Vill du åter öppna förhöret måste du öppna både mappen Utrednings- uppgifter och Förhör. Klicka på ditt förhör och det visas då på skärmen
Förhörsvittne kan hämtas in via sökdialog. I förhörsdialogen på sidan 1 kan du bara lägga in ett förhörsvittne. Om du har flera förhörsvittnen får du
högerklicka och välja Ny på någon av mapparna Involverade personer eller
Lilla
trädstrukturen, se 5.6
5.3 Registrera ett nytt PM i ett ärende
45
5.3 Registrera ett nytt PM i ett ärende
Ska du upprätta ett PM i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Klicka på plustecknet framför mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen. Högerklicka på mappen PM och välj Ny 2. Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden 3. Dialogfönstret för PM visas.
4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val 5. Fyll i tillämpliga uppgifter
6. Som uppgiftslämnare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra
uppgiftslämnare samt eventuellt lägga till berörd kan du klicka på hämta- knappen bredvid respektive fält
7. Klicka på för att starta Word. (Precis som i förhöret kan du skriva din fritext i Word, Se 5.2.)
8. Fyll i lämplig text i fälten i övriga fält, om det är aktuellt. Om du anger en adress i fältet Gatunamn/plats blir denna sökbar via Sök Adress i menyraden.
9. Välj Spara
Högerklicka någonstans i dialogfönstret och välj Rapport PM. Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt PM. Här kan du läsa och skriva ut PM. För att återgå till DurTvå ska du avsluta Acrobat Reader.
För att arbeta med "lilla trädstrukturen", (se 5.6)
Lilla
trädstrukturen se 5.6
Gatunamn/plats
Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.4 Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende
5.4 Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende
Ska du upprätta ett ersättningsanspråk i ditt ärende kan du göra på följande sätt:
1. Markera mappen med diarienummer överst i trädstrukturen
2. Högerklicka på aktuell person i fönstret Involverade personer och välj Nytt Ersättningsanspråk.
3. Du kommer nu in i dialogfönstret Ersättningsanspråk. Aktuell person är redan förvald
4. Kontrollera fälten Datum och Tid
5. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brott och välj brottet som ersättningsanspråket avser
6. Klicka i rutan Talan önskas förd av åklagare om det är aktuellt. En bock syns
7. Klicka i fältet Anspråk. Här ska du fylla i den sammanlagda summan av målsägandens yrkande.
8. Klicka i fältet Preciserat anspråk. Här ska du utförligare beskriva vad målsägandens yrkanden grundar sig på.
9. Välj Spara
Lilla
trädstrukturen se 5.6
5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende
47
5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende
5.5.1 Skanna
Ska du skanna in ett externt dokument i ditt ärende kan du göra på följande sätt.
Anvisningen gäller en skanner kopplad till en specifik dator. Handlingen läggs på flatbädden (glaset).
1. Klicka på plustecknet framför mappen Utredningsuppgifter i
trädstrukturen. Högerklicka på mappen Externa dokument och välj Ny.
Alternativt kan du klicka på knappen i verktygsraden 2. Dialogfönstret för Externt dokument visas.
3. Fyll i fälten Datum och Tid. Det man ska fylla i är de uppgifter om datum och tid som finns på det dokument man infogar.
4. Klicka på pilen bredvid vallistan för Typ och gör aktuellt val 5. Som uppgiftslämnare är du själv initialt ifylld. Vill du ändra
uppgiftslämnare samt eventuellt lägga till berörd kan klicka på hämta- knappen bredvid respektive fält
6. Du kan sätta en rubrik på ditt externa dokument. Rubriken kommer att synas överst på ditt externa dokument och i innehållsförteckningen på FU-protokollet
7. För att öka möjligheterna att göra en lång och snygg beskrivning till externa dokument kan man nu öppna beskrivningsfältet i Word, precis som i protokoll, förhör och PM
Klicka på för att starta Word. (Se 5.2.)
8. Fyll i lämplig text i fälten i övriga fält, om det är aktuellt. Om du anger en adress i fältet Adress blir denna sökbar via Sök Adress i menyraden.
9. Klicka på knappen . Dialogrutan Välj typ av skanning öppnas.
10. Välj Skanna från, Arkmatare/ Flatbädd(glaset)
11. Välj Svartvitt, Gråskalebild, Färgbild eller Blandat och klicka på Nästa 12. Dialogfönstret DurTvå skanner öppnas. Dialogfönster visar texten.
”Lägg dokumentet på glaset och tryck sedan OK. Tryck på Avbryt när du är klar”.
13. Lägg i handlingen i övre högra hörnet med texten nedåt på skannerns flatbädd och klicka OK
14. Dokumentet skannas och dialogfönstret DurTvå skanner öppnas igen.
Klicka på Avbryt
Användarhandbok DurTvå 2.10 5 Utredningsuppgifter 5.5 Registrera ett externt dokument i ett ärende 15. Ett nytt dialogfönster visas. Här kan du välja att Visa markerad sida,
Skanna om eller Förhandsgranska. Du bör välja Förhandsgranska.
Programmet Acrobat Reader startas och visar ditt skannade dokument.
Här kan du kontrollera att det ser rätt ut.
16. När du är nöjd med resultatet stänger du Acrobat Reader och klicka på Klar. Du är nu tillbaka i Dialogfönstret för det externa dokumentet.
17. Knappen ska nu vara aktiv.
18. Välj Spara
För att arbeta med "lilla trädstrukturen", (se 5.6)
5.5.2 Skanna på olika sätt
Det normala är kanske att man skannar in några dokument genom att lägga dem i arkmataren. Ibland måste man dock använda flatbädden (som en gammal kopieringsapparat). Vissa dokument går inte att köra i arkmataren. De kan vara tufsiga i kanten eller kanske ha påklistrade kvitton och foton.
Eftersom man numera använder flera olika skannrar inom polisen kan vi inte gå in på varje enskild. Grunden är dock att man helt enkelt följer instruktionerna på skärmen.
Lilla
trädstrukturen se 5.6
Adress
