Intern kontrollplan 2022

(1)

TJÄNSTESKRIVELSE

Handläggare Datum Ärendebeteckning

Anna Kanberg 2022-02-08 KFN 2022/0048

Kultur- och fritidsnämnden

Intern kontrollplan 2022

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden godkänner förslaget till intern kontrollplan för 2022 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom.

Bakgrund

Fullmäktige fattade 2015-11-30 beslut om reglemente för intern kontroll. Varje nämnd har en skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och ska varje år anta en särskild kontrollplan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen.

Riskanalys

En riskanalys för nämndens verksamheter är framtagen enligt reglementet och dess riktlinjer för intern kontroll. Kontrollmoment har skapats till de risker som uppnår 9 i riskvärde eller högre eller har en konsekvens bedömd till 4 eller högre.

Genomgång av samtliga risker och kontrollmoment gjordes på presidiet 2021- 02-15 och för nämnden 2021-02-24.

Henrik Nilsson Anna Kanberg

förvaltningschef administrativ chef

Bilagor:

Kultur- och fritidsnämndens interna kontrollplan 2022.

(2)

Intern kontroll 2022

Fas: Intern kontroll 2022 - Inmatning Rapportperiod: 2022-01-01 Organisation:

Kultur- och fritidsnämnd LEDNINGSPROCESSER

Fastställa mål och fördela resurser

• Ta fram statistik

• Ta fram budget och följa upp den

• Hantera mål och uppdrag

• Ta fram underlag genom omvärldsbevakning

Organisera, leda och följa upp verksamheten

• Följa upp verksamheten

• Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem

• Leda och fördela arbetet

• Bevaka och informera om lagar och förordningar HUVUDPROCESSER

Allmänt främja Kalmars näringsliv

• Lotsa företagare i den kommunala organisationen

• Genomföra företagsbesök

• Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet

• Genomföra starta-eget kurser

• Hantera etableringsfrågor

Bedriva samhällsskydd och

säkerhetsarbete

(3)

• Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap

• Tillhandahålla räddningstjänst

• Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd

Bidra till individers utveckling och lärande

• Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg

• Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola

• Anordna gymnasial vuxenutbildning

• Bedriva och utveckla gymnasial utbildning

• Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning

Främja ett rikt kultur- och fritidsliv

• Erbjuda kulturaktiveter

• Erbjuda undervisning

• Svara för informationsförsörjning

• Stödja föreningslivet

• Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Undervisning kan ej erbjudas på Kulturskolan

Brist i kompetens/ svårigheter att hitta kompetens gör att undervisning inte kan erbjudas Riskkategori Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens

Verksamhetsrisk Anna Kanberg 9 3 3

AKTIVITET

Titel Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum

Genomföra risk- och konsekvensanalys

Kulturskolan genomför en risk- och sårbarhetsanalys med utgångspunkt att man inte kan få tag i rätt kompetens.

Anna Kanberg 2022-01-24 2022-12-31

Bortfall av målgrupper under pandemin

Flera verksamheter inom KoF riskerar att tappa målgrupper pga av pandemin

Riskkategori Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens

(4)

2

KONTROLLMOMENT

Titel Beskrivning Ansvarig Frekvens Metod

Analys av

målgrupper Varje enhet behöver göra en analys över vilka målgrupper som ev har tappats med anledning av pandemin.

Därefter görs en handlingsplan för hur dessa ska fångas upp till verksamheterna igen.

Anna Kanberg

Äventyrsbadet behöver stänga i förtid

Den nya simhallen ska öppna under första delen av 2025. Då nuvarande anläggning är gammal finns en risk att anläggningen inte håller fram till 2025.

KONTROLLMOMENT

Handlingsplan för att säkerställa simundervisning

Vi behöver skapa handlingsplan för att säkerställa att vi kan erbjuda simundervisning om Äventyrsbadet tvingas stänga i förtid.

Anna Kanberg Skapa en skriftlig

handlingsplan

Förvalta och utveckla det fysiska samhället

• Prioritera och samordna fysisk planering

• Handlägga lantmäterifrågor

• Planera trafikmiljön

• Handlägga lov enlig PBL

• Producera och hantera geografisk information

• Planera för infrastruktur/kommunikationer

• Planera mark till bostäder och verksamhet

• Sälja anläggningstillgångar

• Förvalta och utveckla allmän platsmark

(5)

• Förvalta och utveckla kommunal mark

• Hantera bidrag till enskilda vägar

• Hantera markreservationer

• Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser

• Genomföra exploatering och investeringar

• Bedriva tillsyn enligt PBL

• Handlägga anmälan enligt PBL

Svara för vård, omsorg och sociala tjänster

• Hantera invandrar- och flyktingfrågor

• Lindra effekter av arbetslöshet

• Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar

• Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning

• Tillhandahålla olycksfallsförsäkring

Värna om miljö och hälsa

• Bidra till säker livsmedelshantering

• Erbjuda energirådgivning

• Hantera frågor om naturvård

• Hantera avfall

• Ta emot felanmälan

• Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur

• Hantera strandskyddsdispens STÖDPROCESSER

Hantera ekonomi

• Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration

• Hantera finansförvaltning

• Handlägga finansieringsfrågor

• Arbeta med dagliga ekonomiprocesser

• Arbeta med fastighetstaxering

(6)

4 Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare

Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun.

Riskkategori Ansvarig Riskvärde Sannolikhet Konsekvens Risk i finansiell

rapportering Henrik Nilsson

Ederam 9 3 3

KONTROLLMOMENT

Kontroll av

attestföreteckning Kontrollera att den senaste av

nämnden beslutade

attestförteckningen finns registrerad hos systemförvaltaren

Jan Botö Röjås

Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor

Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt gällande kommunbas. Risk att

representation, kurser och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte, deltagande och program. Risk för att abonnemangsfakturor och utländska fakturor är svåra att

rimlighets bedöma. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid.

Ederam 12 4 3

KONTROLLMOMENT

Kontroll av

attestanter Det finns risk att attest sker i strid mot reglementet för

verifikationer avseende jävs-, mut- och

integritetsreglerna. Det finns risk att

utbetalningar attesteras av fel person på grund av attestförteckningarna inte är uppdaterade och/eller kommunicerade med medarbetarna eller att man som medarbetare ser attestordningen som hindrande i ett effektivt arbetssätt. Med detta som bakgrund kommer stickprovs göras för att säkerställa att fakturorna

Cecilia

Johansson 1 gång per

kvartal Slumpmässigt urval av fakturor

(7)

följer de lagar och reglementen som finns.

Regler för resor och representation

Det finns risk att vi inte fullt ut följer reglerna vid resor och representation.

Ansvaret ligger i

slutändan på chef när hen ska attestera men det åligger medarbetaren att både känna till och följa reglerna.

Jan Botö Röjås Var 10:e Stickprov på fakturor kopplade till resor och representation

Fakturor betals i

tid Då

ekonomiadministrationen är fullt ut centraliserad ökar riskerna för att rutinerna inte följs i alla steg samt att

ersättningskedjan inte fungerar fullt ut.

Jan Botö Röjås Var 20:e

faktura Stickprov

Risk i finansiell rapportering

Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt gällande kommunbas. Risk att

representation, kurser och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte, deltagande och program. Risk för att abonnemangsfakturor och utländska fakturor är svåra att

rimlighets bedöma. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid.

Ederam 12 4 3

Risk för brister i redovisningen

Risk för felaktig kontering gällande periodisering, motparter, kontoslag, drift och investeringskostnader. Risk för brister i rättelser som inte kan härledas. Risk för att balanskonto inte stäms av regelbundet.

rapportering Anna Kanberg 9 3 3

KONTROLLMOMENT

Att kontrollera att anläggningsregistret är uppdaterat

Cecilia Johansson En gång per år

Risk för brister i kundfakturering

Risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls. Risk att försystem inte har uppdaterade kundregister, taxor eller avtal.

rapportering Anna Kanberg 9 3 3

KONTROLLMOMENT

(8)

6

Teaterns fakturor följa upp att teaterns faktor så att de faktureras inom en månad efter

föreställningen.

Jan Botö Röjås Var 5:e faktura Stickprov

Hantera ärenden och dokument

• Hantera post

• Hantera arkiv och bevarandefrågor

• Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare

• Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige

Informera och kommunicera

• Välja hur vi ska informera

• Publicera och samordna Kalmar.se

• Hantera presskontakter

• Producera trycksaker

Leverera IT-stöd

• Bistå med IT-stöd

• Införa och hantera drift av IT-system

• Förändra IT-miljön

• Leverera ny dator-arbetsplats Verksamheten blir utsatt för IT haveri

Verksamheterna blir allt mer beroende av IT-system och samtidigt ökar riskerna för att bli utsatt för IT haveri.

IT-risk Anna Kanberg 9 3 3

AKTIVITET

Titel Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum

Förvaltningsövergripande handlingsplan för IT haveri

Förvaltningen behöver skapa en handlingsplan för att veta hur vi ska gå tillväga om vi blir utsatta för IT-haveri.

Christoffer Carlsson Schött

2022-02-08 2022-12-31

Nano utbildning för Nano utbildningen Anna Kanberg 2022-02-08 2022-12-31

(9)

medarbetarna ska bidra till öka medvetenheten kring

informationssäkerhet

— målet är ett ökat säkerhetsbeteende och riskreducering.

Rekrytera, utveckla och avveckla personal

• Rekrytera personal

• Genomföra löneöversyn

• Genomföra förhandlingar

• Arbeta med kompetensutveckling

• Arbeta med personaladministration

• Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats

• Administrera lokal och central samverkansgrupp

• Genomföra tvisteförhandlingar

• Genomföra intresseförhandlingar

• Handlägga pensionsfrågor

• Hantera och utbetala lön

• Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete

• Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar

• Arbeta med vårt inre miljöarbete

Följa upp medarbetarnas psykiska hälsa efter pandemin

Då vi arbetat i en pandemi under 2020-2022 så blir det viktigt att följa upp medarbetarnas mående och reaktioner när verksamheterna öppnar upp för ordinarie verksamheter igen och vi återgår till att arbeta på kontoret.

KONTROLLMOMENT

Analys av

sjukfrånvaron En analys av

sjukfrånvaron görs av HR för att se om vi kan se några mönster och utifrån det sätta in förbyggande åtgärder

Kristina Petersson

Följa upp

sjukfrånvaron vid Varje tertial följa upp

sjukfrånvaron så att vi Kristina Petersson

(10)

8 varje tertial tidigt kan se tendenser i

sjukfrånvaron. HR gör detta arbete tillsammans med respektive

enhetschef.

Kontinuerlig avstämning på medarbetarna

Varje chef behöver regelbundet följa upp måendet hos sina

medarbetare. Det behövs följas upp på

förvaltningsövergripande nivå för att se om det behövs gemensamma insatser.

Anna Kanberg

enheternas lokala samverkansgrupper går OSA utbildning

Anna Kanberg

Stödja och utveckla den demokratiska processen

• Administrera nämndens/styrelsens verksamhet

• Hantera motioner

• Hantera medborgarförslag

• Genomföra allmänna val

• Genomföra medborgardialoger

• Hantera interpellationer och frågor

Tillhandahålla lokaler

• Beställa installation och funktion för telefoni och data

• Lösa verksamhetens behov av lokaler

• Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter

• Genomföra uppdrag kring nybyggnation

• Överlämna entreprenad till fastighetsservice

• Hantera uppdrag på fastighetsservice

• Hyra ut lediga lokaler externt

• Hantera felanmälan

• Arbeta med energieffektivisering

• Planera underhåll av fastigheter

(11)

Tillhandahålla varor och tjänster

• Tillhandahålla vaktmästeritjänster

• Tillhandahålla telefonisttjänster

• Upphandla telefoner och datorer

• Förvalta IT-system

• Lösa ärenden till helpdesk

• Hantera förändringar av IT-infrastrukturen

• Lösa verksamhetens behov av lokaler

• Hantera våra försäkringar

• Arbeta med inköp och upphandling

• Arbeta med skal- och personskydd

• Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd

• Anskaffa material från leverantörer

• Planera och utföra städuppdrag

• Utföra transporter

• Underhålla, reparera och besiktiga fordon

• Köpa/leasa fordon och motorredskap

• Planera och leverera kostverksamhet