5 nycklar till effektiva möten
– Vad kan vi lära av de som har mest effektiva möten?
Fredrik Bauer
Mötesutveckling.se
Inledning
Vad gör ett möte effektivt?
Genom att ställa drygt 40 frågor till över 500 svenska tjänstepersoner har vi inte bara fått en god bild över svenskars mötesvanor utan också hittat nycklarna till effektiva möten. Resultatet presenteras i tre olika rapporter som publiceras under september 2019.
I den här rapporten utgår vi från de som har effektiva möten. Fem nyckelfaktorer för effektiva möten
sammanfattas i akronymen SURFA och vi går här igenom resultat från undersökningen inriktat på vad du kan tänka på för att få fler effektiva möten.
De som har mest effektiva möten vågar prioritera och ifrågasätta – De kräver syfte, mål och agenda och tackar nej till möten de inte bör vara med på. Deras chefer är förebilder. Alla har fokus på mötet som avslutas i tid med en tydlig summering.
I undersökningen har vi också tagit fram fyra personlighetstyper utifrån hur tjänstepersonerna svarat på frågor om sina personliga egenskaper. Resultatet presenteras i den tredje rapporten där du bland annat får veta att Sociala Sara verkar hinna med mycket annat under ett möte. Frågan är om det är särskilt effektivt?
I den första rapporten får du en generell nulägesbild av svenskars möten. Vi konstaterar bland annat att varken mötesledare eller mötesdeltagare förbereder sig särskilt mycket inför sina möten och att offentlig sektor verkar ha tråkigast möten. Alla rapporter finns att ladda hem från motesutveckling.se.
Du får gärna använda och sprida slutsatserna från undersökningen, under förutsättning att du tydligt anger motesutveckling.se som källa.
Om Mötesutveckling
Den här rapporten har tagits fram av Fredrik Bauer och företaget Mötesutveckling vars vision är att rädda världen från trista och ineffektiva möten. Genom beprövade metoder och ett coachande förhållningssätt utmanar och utvecklar vi effektiva möten. Utifrån syfte, mål och fokus på konkreta resultat skapar vi effektiva möten med aktiva deltagare – oavsett om det gäller enstaka möten eller ett strategiskt långsiktigt arbete. Hör gärna av dig om ni önskar:
ü Inspirationsföreläsningar ü Utveckla er interna möteskultur ü Företagsanpassad utbildning ü Individuell rådgivning
ü Moderator, workshopledare eller facilitator för konferens eller workshop
Besök gärna https://motesutveckling.se eller https://motescoach.se för mer information.
Innehåll
Svenskars möten – inte bara effektiva ... 4
Vad är ett effektivt möte? ... 4
Struktur skapar goda vanor ... 5
Underlag innan mötet – en förutsättning ... 8
Rätt personer på mötet ger bra samtal ... 9
Fokus på varandra och inte telefonen ... 10
Avslut – att sluta på topp! ... 12
Sammanfattning – 5 nycklar ... 13
Information om undersökningen ... 13
Svenskars möten – inte bara effektiva
Den svenska tjänstepersonen har i genomsnitt 4,7 möten per vecka och chefer har i genomsnitt ytterligare två möten i veckan. Eftersom ett svenskt standardmöte är en timme långt spenderar alltså en svensk tjänsteperson ungefär fem veckor av sin arbetstid per år i möten. Lågt räknat kostar den arbetstiden 3,7 miljoner kronor1 per år för ett företag eller organisation med 50 anställda.
Om den tiden används till effektiva och givande möten är det väl investerade pengar. Men nu svarar bara knappt tio procent att alla eller nästan alla av deras möten är effektiva. I första delen2 av den här
rapporttriologin, Svenskars möten 2019, kan du läsa mer om den allmänna uppfattningen om möten.
Vad är ett effektivt möte?
I undersökningen fick respondenterna beskriva vad de anser gör ett möte effektivt med egna ord och fram kom en mycket tydlig bild som kan sammanfattas i akronymen SURFA
S
truktur För att ett möte ska vara effektivt behövs svar på tre frågor: Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Det vill säga syfte, mål och agenda.U
nderlag För att kunna förbereda sig inför mötet nämner många respondenter vikten av besluts- och förberedelsematerial inför mötet.R
ätt personer Den tredje nyckelfaktorn som många respondenter tar upp är att de som är med på mötet också berörs av frågorna. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta beslut.F
okus Att hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade och att deltagarna inte håller på med annat, exempelvis mejl, telefon och sms.A
vslut Ett effektivt möte avslutas enligt respondenterna med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits. Vem ska göra vad till när?I resterande del av rapporten kommer vi titta närmare på ett antal frågor ur undersökningen med tydlig koppling till dessa områden. Hur har de som upplever att deras möten är effektiva svarat jämfört med övriga?
1 4,7 möten/vecka x 45 arbetsveckor x 350 kr i timlön x 50 medarbetare = 3, 7 miljoner kr/år
2 Svenskars möten 2019 – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet finns att ladda hem kostnadsfritt på https://motesutveckling.se/motesfakta
Struktur skapar goda vanor
Att veta varför vi ska ses, vad vi förväntas uppnå och vad vi ska prata om kan verka självklart. Trots det svarar 44 procent att det bara är häften eller färre av deras möten som har ett tydligt syfte och mål. I stort sett lika många menar att deras möten saknar agenda.
De som har svarat att en stor andel av deras möten har tydligt syfte, mål och agenda har i väsentlig mycket större utsträckning också uppgett att deras möten är ganska eller mycket effektiva. Detta är alltså tydliga nyckelfaktorer att eftersträva.
I diagrammen nedan ser du svaren uppdelade på chefer och medarbetare. De som inte är chefer upplever i något större utsträckning att syfte, mål och agenda finns för deras möten. Anledningarna till detta kan säkert variera. Märkligt nog anser chefer i större utsträckning än medarbetare att det finns uttalade spelregler/riktlinjer som vi ser i nästa avsnitt.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
0-19% (Få eller
inga) 20-39% (En del) 40-59% (Ungefär
hälften) 60-79% (De
flesta) 80-100% (Alla eller nästan alla)
Hur stor andel av mötena har tydligt syfte & mål?
Chef Ej chef
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
0-19% (Få eller
inga) 20-39% (En del) 40-59% (Ungefär
hälften) 60-79% (De
flesta) 80-100% (Alla eller nästan alla)
Hur stor andel av mötena har en tydlig agenda?
Chef Ej chef
Uttalade spelregler/riktlinjer = bättre möten
Drygt en tredjedel uppger att de har uttalade spelregler/riktlinjer för sina möten. Det här är ett sätt att arbeta med sin interna möteskultur och i svaren går det att se ett tydligt samband mellan spelregler/riktlinjer och hur effektiva mötena upplevs. De som har uttalade spelregler/riktlinjer svarar också i större utsträckning än övriga att deras möten både börjar och slutar i tid och avslutas med summering.
Chefer = förebilder
De som har svarat att de har uttalade spelregler upplever också i större utsträckning att deras chefer/ledning är förebilder vad gäller möteseffektivitet jämfört med övriga respondenter. Ledningens roll är viktig och
ledningens agerande påverkar alla medarbetare.
Chefer tror att det finns uttalade riktlinjer som egentligen inte existerar
43 procent av alla chefer anser att det finns uttalade spelregler. Ett påstående som bara 32 procent av övriga medarbetare håller med om, vilket framgår av diagrammet ovan.
Vad kommer sig den här skillnaden av? En möjlig anledning kan handla om brist på kommunikation och förankring.
Vi går på möten utan att veta varför!
Vems ansvar är det då att det finns syfte, mål och agenda på alla möten? Organisatören har naturligtvis en viktig roll men som mötesdeltagare finns det också mycket att göra.
Färre än 30 procent av icke cheferna i undersökningen frågar efter syfte, mål eller agenda om det saknas i en mötesinbjudan, vilket framgår av diagrammet nedan. För chefer är det något högre, 45 procent, men fortfarande ganska lågt. Med andra ord det en hel del som går till möten utan att veta varför!
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Instämmer inte (1-2) Varken eller (3) Instämmer (4-5)
Hur väl stämmer följande påståenden in för ert företag/organisation? 'Vi har uttalade spelregler/riktlinjer för
våra möten'
Chef Ej chef
!? För att skapa effektiva möten gäller det att skapa strukturer och ifrågasätta. Spelregler är bra men behöver ständigt aktualiseras, exempelvis genom reflektion i slutet av mötet. När du blir inbjuden till ett möte behöver du få svar på vad mötet ska handla om och vad du förväntas bidra med. Annars kanske du kan göra något bättre med din tid !?
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Instämmer inte (1-2) Varken eller (3) Instämmer (4-5)
Kalenderanvändning: Jag ber om förtydligande om mål, syfte eller agenda saknas för de möten jag blir kallad till
Chef Ej chef
Underlag innan mötet – en förutsättning
I första delrapporten3 av studien framgår att beslut är det som gör oss mest glada under ett möte. För att kunna fatta beslut, diskutera detaljer eller hjälpa varandra med problemlösning behöver alla på mötet vara insatta i frågan.
Trots det är det relativt vanligt att det inte finns något beslutsunderlag innan ett möte, vilket framgår av diagrammet nedan. Tittar vi på sambandet mellan de som anser att deras möten är effektiva anger de också i mycket högre utsträckning än övriga att beslutsunderlag finns.
Chefer anser att de har beslutsunderlag inför sina möten i större utsträckning än övriga. En anledning skulle kunna vara att det finns mer formella krav på dokumentation för vissa möten som chefer medverkar i. Om det stämmer är det dock anmärkningsvärt att hela 30 procent av cheferna inte anser sig ha underlag inför
beslutsmöten.
Oavsett om det ska fattas beslut eller inte på ett möte finns det olika sätt att förbereda deltagarna. I skolan finns konceptet ”the flipped classroom”, vilket innebär att eleverna får fakta i form av exempelvis artiklar och filmer innan sina lektioner. Tiden i klassrummet används framför allt till diskussion och gemensam reflektion.
Istället för hemläxa efter lektionen får alltså eleverna ”läxa” innan lektionen. Genom att använda samma metodik för möten har bland annat Berghs School of Communication fått effektivare möten med mer förberedda deltagare4.
!? För att deltagarna ska läsa eller titta på förberedelsematerial bör det vara kort, koncist och anpassat för målgruppen. De deltagare som inte har satt sig in i materialet kan inte delta i diskussionen och behöver inte vara med på mötet.!?
3 Svenskars möten 2019 – en studie av (o)vanor och (in)effektivitet finns att ladda hem kostnadsfritt på https://motesutveckling.se/motesfakta
4 https://chef.se/effektivare-moten-med-film-istallet-for-powerpoint/
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Instämmer inte (1-2) Varken eller (3) Instämmer (4-5) Hur väl stämmer följande påståenden in för ert
företag/organisation? 'Beslutsunderlag finns alltid inför möte när beslut fattas'
Chef Ej chef
Rätt personer på mötet ger bra samtal
För att kunna vara aktiv och delaktig under ett möte behöver alla deltagare vara berörda av de frågor som behandlas. För att kunna fatta beslut måste de som är med på mötet ha befogenhet att fatta beslut i de aktuella frågorna, vilket inte alltid är fallet enligt respondenterna.
Svaren i undersökningen ger en bild av att personer bjuds in till möten för sakens skull. Den som har varit på ett möte anses vara informerad och ha varit delaktig genom sin närvaro. Om den sortens kidnappning är uppskattat eller effektivt är mer tveksamt, men kanske finns det en rädsla av att missa någon i vår konsensussökande kultur.
Ansvaret att bestämma vem som ska delta på ett möte ligger både hos den som bjuder in till mötet och hos mötesdeltagarna. För 40 procent av respondenterna är det trots det inte självklart att tacka nej till möten de inte anser att de ska vara med på.
!? Vill du att dina möten ska vara effektiva gäller det att prioritera – Vem berörs av de frågor ni ska prata om på just det här mötet?
Blir du inbjuden behöver du ha ett tydligt svar på varför du ska vara med på mötet.!?
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Instämmer inte (1-2) Varken eller (3) Instämmer (4-5) Kalenderanvändning: Jag tackar nej till möten som jag anser
att jag inte bör delta på
Chef Ej chef
Fokus på varandra och inte telefonen
Under ett möte samlas två eller flera personer i samma fysiska eller virtuella rum. Vi har tidigare i rapporten gått in på vikten av förberedelsematerial och frågan är vad vi vill använda mötestiden till; presentationer och
information eller diskussion och samtal?
De som uppgett att deras möten är effektiva menar i större utsträckning än övriga att deras möten består av diskussion. I diagrammet nedan har vi delat in respondenterna i tre kategorier utifrån hur effektiva deras möten är. Staplarna till höger i varje kategori visar dem som har flest effektiva möten. Sambandet är tydligt. De som har mycket interaktion på sina möten upplever också fler effektiva möten.
Chefer är mindre närvarande på mötet
”Att folk pratar sinsemellan eller kollar mobilerna” är det vanligaste svaret på frågan; Vad irriterar dig mest under ett möte? Trots det svarar 46 procent av cheferna och 34 procent av medarbetarna att de inte är närvarande ibland till mycket ofta vilket framgår av diagrammet nedan.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
0-19% (Få eller inga) 20-39% (En del) 40-59% (Ungefär hälften) 60-79% (De flesta) 80-100% (Alla eller nästan
alla) Vet ej
Hur stor andel av mötena består främst av diskussion och samtal?
Få (0-39%) Hälften (40-69%) Många (60-100% )
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Aldrig Enstaka gånger Ibland Ganska ofta Mycket ofta Uppskattningsvis, hur ofta är du inte närvarande/delaktig under ett möte som du är deltagare i (inte leder)? Exempelvis
kollar mejl, sms eller surfar om annat
Chef Ej chef
Hur inkluderar vi alla på mötet?
Utifrån hur respondenterna har svarat på frågor om sig själva och sina egenskaper har vi tagit fram fyra olika personlighetstyper. I den tredje rapporten av studien beskriver vi dem och deras möten. Inställningen till möten skiljer sig naturligt åt och för att ett möte ska vara effektivt behöver alla på mötet bli sedda och inkluderade.
Alla har något att bidra med.
Sociala Sara är en extrovert och positiv person som älskar att samtala och diskutera.
Hon ser möjligheter, men undviker gärna konflikt för att behålla en god stämning i gruppen.
Försiktiga Frans vill helst att allt ska vara som det är. Han vill få reflektera själv och tycker varken om diskussioner eller konflikter.
Kluriga Klas liknar Frans men är mer möjlighetsfokuserad och förändrings-
orienterad. Kluriga Klas är mycket reflekterande och uppskattar god
diskussion men han behöver tid för att fundera och möjlighet att komma till
tals.
Drivande Doris är en
möjlighetsfokuserad idéspruta som älskar diskussion och ständigt driver på för förändring. Hon drar sig inte för konflikter och har lätt att fatta beslut, vare sig alla i gruppen är med på tåget eller inte.
Alla individer är olika och det här är naturligtvis en grov generalisering i syfte att visa på våra olika behov och förutsättningar. Som framgår av diagrammet nedan är de olika personligheterna närvarande i lite olika utsträckning på ett möte. Sociala Sara som i större utsträckning än övriga tycker att möten är till för att umgås har också mest annat för sig under mötet. Som mötesledare gäller det att planera ett upplägg och styra mötet så att alla ges förutsättningar att bidra ur sitt perspektiv.
Läs mer om våra likheter, skillnader och förslag på vad du som mötesledare kan göra för att inkludera alla i den tredje rapporten av studien.
!? Att skapa ett effektivt möte handlar om att involvera och engagera. Ett sätt att göra det är att tänka
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Vet ej Aldrig Enstaka gånger Ibland Ganska ofta Mycket ofta
Uppskattningsvis, hur ofta är du inte närvarande/delaktig under ett möte som du är deltagare i (inte leder)?Exempelvis kollar mejl, sms eller surfar om
annat
Sociala Sara Försiktiga Frans Kluriga Klas Drivande Doris
Avslut – att sluta på topp!
Ett effektivt möte börjar och slutar med hög energi och stort engagemang. På frågorna om vad som gör ett möte effektivt nämner en majoritet av respondenterna vikten av dokumentation och att anteckningar från mötet snabbt finns tillgängliga efteråt.
För att veta vad du förväntas göra efter mötet kan en tycka att du behöver veta vad som bestämts på mötet.
Trots det instämmer färre än en tredjedel i påståendet ”Våra möten avslutas alltid med summering”. Av cheferna instämmer över 40 procent i påståendet, men notera att det fortfarande är färre än hälften!
De som upplever att deras möten är effektiva instämmer i mycket större utsträckning än övriga i påståendet.
Med andra ord finns det här stor potential att enkelt få till effektivare möten.
!? Avsluta mötet med att gå laget runt. Låt varje mötesdeltagare berätta vad de ska göra och till när. På det sättet får ni en tydlig aktivitetslista som dessutom är accepterad och förankrad.!?
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Instämmer inte (1-2) Varken eller (3) Instämmer (4-5) Hur väl stämmer följande påståenden in för ert
företag/organisation? 'Våra möten avslutas alltid med summering'
Chef Ej chef
Sammanfattning – 5 nycklar
Svenska tjänstepersoner tillbringar minst fem veckor av sin arbetstid per år i möten. Hur kan vi använda all den här tiden så effektivt som möjligt?
I den här rapporten har vi presenterat fem nycklar för effektiva möten. Genom att våga prioritera, ifrågasätta, strukturera och reflektera skapar de som har effektiva möten rätt förutsättningar. Hur kan du göra för att få SURFA (Struktur, Underlag, Rätt personer, Fokus, Avslut) mer på dina möten?
Vi kan konstatera att det handlar om att sätta strukturer för att skapa goda vanor. Syfte, mål och agenda är avgörande liksom vad cheferna gör, eftersom de är förebilder. I flera av svaren ser vi dock skillnader mellan chefer och övriga medarbetare. För att ett gemensamt arbete ska fungera krävs förankring och kontinuerlig reflektion tillsammans.
Vi har också visat på hur viktigt det är med förberedelsematerial för att kunna fatta beslut, att det är rätt personer som deltar på mötet och att vi har fokus på diskussionerna och inte på telefonen. Den sista nyckelfaktorn är att avsluta på topp med summering!
Undersökningen Svenskars möten 2019 redovisas i tre rapporter med olika inriktning. I den första rapporten får du veta mer om svenskars möten i allmänhet, omfattningen och hur effektiva de upplevs vara. I den tredje rapporten tittar vi närmare på fyra olika personlighetstyper och deras upplevelser av möten. Alla rapporter finns för fri nedladdning på https://motesutveckling.se/motesfakta.
Vill du ha mer information om studien, boka en inspirationsföreläsning, diskutera kompetensutveckling eller rådgivning för dig eller ditt företag/organisation?
Kontakta gärna Fredrik Bauer på fredrik.bauer@motesutveckling.se eller 070-653 41 79.
Information om undersökningen
Undersökningen genomfördes under perioden 7 till 14 januari 2019 genom en webbaserad enkät distribuerad via plattformen Cint. Via Cint kan svar samlas in från en mix av ett stort antal anslutna paneler vilket minskar risken för bias i svaren. De 519 svaren i undersökningen samlades in via 80 olika paneler med olika profil.
Urvalskriteriet var heltidsanställda tjänstepersoner på arbetsplatser med minst 26 medarbetare. Urvalet är jämt fördelat mellan kvinnor (51 %) och män (49 %). Databearbetningen genomfördes av Germund Ljung Analys och Statistik.
Information om klassificering av svarande
Personlighetstyper
De fyra personlighetstyperna Drivande Doris, Försiktiga Frans, Kluriga Klas och Sociala Sara identifierades genom en klusteranalys, en statistisk metod för att identifiera homogena grupper av svarande baserat på utvalda egenskaper. Klusteranalysen utgick ifrån följande åtta frågor i enkäten, där respondenterna fick beskriva sig själva på en skala mellan två ytterligheter:
• Individualist eller gruppinriktad?
• Spontan eller reflekterande?
• Introvert eller extrovert?
• Ser hinder eller möjligheter?
