1
Projektplan
2021-03-01
PROJEKTPLAN INTRAMED – NÄSTA STEG
DEFINITIONER
Digital lösning för webbaserad intern kommunikation vid fakulteten
En central del i projektet är en webbplats med utökad funktionalitet jämfört med nuvarande medarbetarsidor vid Medicinska fakulteten, Intramed. I texten nedan omnämns den som ”digital lösning” eftersom den har ett bredare användningsområde än en traditionell webbplats.
BAKGRUND
Medicinska fakulteten har i sin handlingsplan för fakultetens kommunikationsarbete pekat ut utveckling av internkommunikation som ett prioriterat område.
Handlingsplanen är nära kopplad till den strategiska planen och beslutad av fakultetsstyrelsen.
Det finns dels ett ökat behov av rådgivning/expertkompetens som stöd till ledning, verksamhet och projekt. Dels ett behov av att utveckla innehåll och
kommunikationsvägar inom internkommunikation över olika organisatoriska gränser i fakultetens växande verksamhet.
En väl fungerande internkommunikation är delvis beroende av ändamålsenliga IT- lösningar och verktyg. Dessa är inte ett mål i sig utan endast ett medel att uppnå önskade resultat.
Medicinska fakultetens nuvarande plats för intern information är medarbetarsidorna Intramed, www.med.lu.se/intramed, tillgänglig via internet utan inloggning. Den
tekniska plattformen för Intramed ska avvecklas pga. åldersskäl och Intrameds innehåll, struktur och funktionalitet är i behov av översyn och utveckling.
I förstudien ” Intramed – nästa steg: Förstudie om en digital miljö för
internkommunikation vid Medicinska fakulteten, Lunds universitet” lyfts ett flertal utvecklingsområden fram. Bland annat konstateras att:
- Intramed är inte tillräckligt känt och användningen är begränsad.
- Webb- och IT-miljön vid Lunds universitet är splittrad och det är svårt för besökaren att veta var man befinner sig och hur man hittar.
2
- Funktionalitet saknas för att utveckla kommunikationsvägar, till exempel möjlighet att anpassa kommunikation utifrån organisatorisk tillhörighet.
- Sök-funktionen fungerar dåligt.
Projektet avser att stärka internkommunikationen och att helt eller delvis åtgärda dessa brister. Föreliggande projektförslag har tagits fram på fakultetsledningens uppdrag (september 2020). Utgångspunkten har varit mediumförslaget i förstudien (se bilaga).
SYFTE
Internkommunikationen vid fakulteten ska förenklas och förstärkas. En ny digital lösning ska underlätta för medarbetare och chefer att utföra sitt vardagliga arbete.
Medarbetare inkluderar lärare, forskare, doktorander, samt teknisk och administrativ personal. Även personer utan anställning som bedriver verksamhet vid fakulteten ska så långt möjligt inkluderas, t.ex. kliniskt verksamma lärare och forskare.
Nyckelord for den nya digitala lösningen: Enkelt – Tydligt - Nära
MÅL
Effektmål (=effekter som ska uppnås genom projektet)
Det är enklare för fakultetens medarbetare att hitta och söka relevant information samt ta del av universitets- och fakultetsgemensamma digitala verktyg.
Det finns möjlighet för fakultetens chefer på olika nivåer att kommunicera och styra verksamheten via den digitala lösningen.
Det är enklare för verksamhetsnära stödfunktioner att kommunicera tjänster, support och annat relevant innehåll.
Kännedom om den digitala lösningen har ökat jämfört med nuvarande Intramed och fakultetens interna kommunikationsmiljö är mer sammanhängande.
Leveransmål (=konkreta delar som levereras av projektet)
Teknisk lösning är implementerad inklusive organisation och plan för förvaltning, drift, underhåll och utveckling.
3
Projektplan
2021-03-01
Plan för det redaktionella arbetet finns, inklusive roller, bemanning och befogenheter.
En förbättrad sökfunktion har installerats.
Struktur och innehåll har användaranpassats genom översyn och nödvändiga förändringar.
Roadmap (=vägvisare framåt, enklare form av strategi) alt. strategi för den digitala lösningens övergripande utveckling har tagits fram.
Ny funktionalitet har installerats i form av:
- möjlighet till inloggningsskyddad information
- viss individanpassning för användaren, av presentation och innehåll
- möjlighet till egna webbytor (subytor) för till exempel verksamhetsspecifik information
- delvis förifyllda (förpopulerade) webbsidor (endast vid utvecklat samarbete med universitetsförvaltningen)
Synligheten och tillgängligheten har förbättrats, bland annat genom att förstasidan för den digitala lösningen är obligatoriskt och automatiskt förval i webbläsare.
Plan för kommunikation och marknadsföring av den nya lösningen finns och den är delvis genomförd.
Nuvarande Intramed har avvecklats helt eller till större delen.
ÖVERGRIPANDE OM PROJEKTET
Projektet bör ses som en helhetslösning. Förutom framtagande av en ny digital lösning för internkommunikation innefattar det:
- Redaktionell satsning på intern kommunikation vid Medicinska fakulteten - Avveckling av nuvarande plattform (eZ-Publish)
Att säkra personalresurser för att även innehållsmässigt och organisatoriskt utveckla internkommunikationsarbetet vid fakulteten är centralt för att få utväxling på
investeringen i en ny digital lösning.
Den digitala lösningen möjliggör bland annat:
- Att förstasidan blir obligatorisk startsida för alla anställda - Att sortera och rikta information till olika grupper av användare
- Besökare/användare kan göra individuella val på förstasida (informationsflöden och favoriter)
4
- Att hantera informationsflöden och skapa alternativ till e-post
- För organisatorisk enhet, tvärgående processer (t.ex. HMS) att ha egen webbyta - Inloggningsskyddat innehåll (etapp 2)
- Kommunikation mellan ledning och chefer via chefskanal (etapp 2 eller senare) - Förbättrat sök (etapp 1-2)
Den digitala lösningen utformas som en webbplats med öppen åtkomst (=utan
inloggning) för att inte exkludera användare. Funktionaliteten utformas så långt möjligt för att täcka behov och därmed hålla samman vår digitala miljö på fakultetsnivå. Den byggs i Drupal (öppen källkod) vilket bland annat innebär möjligheter till skräddarsydd funktionalitet. Det möjliggör också kunskapsutbyte med Sektionen kommunikation samt LDC vid Lunds universitet som arbetar med Drupal sedan tidigare. Valet av Drupal innebär att den digitala lösningen är skalbar och kan vidareutvecklas vid behov.
AVGRÄNSNINGAR
Följande ingår inte i projektet:
Att i grundutförandet utveckla funktionalitet utöver den som anges under projektets leveransmål (t.ex. dokumenthantering).
Att inkludera studerande vid Medicinska fakultetens utbildningar bland målgrupperna.
Innehåll med behov av särskild säkerhetsklassning (definierat: information om djurverksamhet, IT och krishantering).
Att ta fram nytt innehåll (texter, dokument, video m.m.) till den digitala
lösningen. Däremot ingår att ha dialog med de verksamheter som är ansvariga för innehåll samt att ge råd kring innehåll.
Att tillgodose resurser för redaktionellt deltagande på verksamhetsnivå.
RISKER
Riskbedömning inklusive handlingsplan för projektet finns som bilaga. Största
definierade risk är att exakt kunna dimensionera kostnader och resurser, en svårighet som inte är ovanlig för denna typ av projekt. Se vidare i bilaga.
ORGANISATION
• Uppdragsgivare
Dekan eller prodekan vid Medicinska fakulteten
• Ansvarig i linjen
Kommunikationschef vid Medicinska fakulteten
5
Projektplan
2021-03-01
• Styrgrupp
Ansvarig i linjen (ordf)
Kanslichef alt. avdelningschef vid kansliet Representant för utbildningsverksamhet Prefekt från någon av fakultetens institutioner Representant för Bibliotek och IKT
• Projektledare
Huvudprojektledare och delprojektledare (tillsätts av kommunikationsavdelningen)
• Projektgrupp
Projektgrupp tillsätts av kommunikationsavdelningen. Förutom sedvanlig kommunikatörskompetens krävs kunskap för att:
- från beställarperspektiv hantera kravställande av IT-lösningar
- att i de delar det behövs koordinera projektarbetet gentemot nuvarande IT-miljö vid fakulteten och universitetet
- att hantera avveckling av nuvarande plattform
• Referensgrupp
Representant för lärare Representant för forskare
Representant för Facility Management Någon av institutionskommunikatörerna
Någon av administrativa chefer vid institutionskanslierna Representant för Sektionen kommunikation (=LU:s centrala kommunikationsavdelning)
Justering av sammansättning kan eventuellt behöva göras vid bemanning av organisationen.
Vid sammansättning av referensgruppen har projektets förankring bedömts som en särskilt viktig aspekt.
KOMMUNIKATIONSPLAN
Införandet av en ny digital lösning innebär behov av att etablera nya beteenden hos fakultetens medarbetare och chefer. Den digitala lösningen ska fungera som en primär källa för internkommunikation. Den ska också vara ett arbetsredskap där det går att nå information som förenklar det dagliga arbetet, till exempel fungera som en ingång till olika administrativa system och digitala verktyg.
6
Genom att förstasidan till den digitala lösningen kommer att vara förinställd med obligatorisk visning på alla datorer som har pc.lu.se/mac.lu.se förenklas åtkomsten jämfört med idag.
Cheferna har en nyckelroll i kommunikationen, bland annat för att den ska anpassas och kunna riktas till specifika målgrupper. De behöver därför ha god kännedom om den digitala lösningen samt hur den kan användas.
Prioriterade målgrupper i kommunikationsarbetet
Chefer samt medarbetare som har en nyckelroll i internkommunikationen (faktaägare, kommunikatörer och publicister) är prioriterade målgrupper i kommunikationsarbetet, och särskilda kommunikationsinsatser behöver därför riktas till dem. Institutions- kommunikatörerna samt kommunikatörer vid Bibliotek och IKT och Facility
Management-enheten fyller en viktig funktion för att stötta chefer och medarbetare i förändringsarbetet.
Kanaler för kommunikation med medarbetare
Nyhetsbrev på fakultets- och institutionsnivå samt nuvarande Intramed kan fungera för bredare informationsspridning kring projektet. För att visa hur den digitala lösningen ska användas är instruktionsvideor för både chefer och medarbetare ett möjligt redskap.
Även presentationer vid arbetsplatsmöten är en möjlighet.
Innehåll och tyngdpunkt i kommunikation gentemot respektive målgrupp och hur kommunikation sker varierar under projektets gång. En heltäckande
kommunikationsplan (inklusive kommunikationsmål och målgrupper) tas fram efter beslut om genomförande av projektet.
INTRESSENTANALYS
Följande intressenter är de som bedömts ha störst betydelse för projektets genomförande:
Fakultetsledning och projektägare (=uppdragsgivare) Projektets styrgrupp
Projektledare och projektgrupp
Medarbetare och affilierade (inkluderar lärare, forskare och tjänstemän) Ledning/chefer på olika nivåer i verksamheten
Faktaägare, redaktörer och publicister Doktorander och handledare
Kommunikationsavdelningen IT-funktion (LDC+MED-IT)
7
Projektplan
2021-03-01
Följande intressenter har bedömts som viktiga för projektets genomförande:
Referensgrupp Prefekter Kanslichef
Administrativa chefer vid institutionerna
LU:s webbavdelning (Sektionen kommunikation)
En mer detaljerad intressentanalys med plan för hantering av de mest betydelsefulla intressenterna finns som bilaga till denna projektplan.
TIDSPLAN OCH DELPROJEKT
Projektet genomförs med i två etapper, med redaktionell lösning på plats och lansering av den digitala lösningen efter etapp 1. Under etapp 2 sker vidareutveckling och ev.
korrigeringar.
Etapp 1, prel. start 210901 och löptid sex-sju månader Innefattar följande delprojekt:
- Internkommunikation och redaktionellt arbete - Roadmap och strategi
8 - Plattform och sök
- Struktur och innehåll
Etapp 2, prel. start 220401 och löptid sex-sju månader
- Internkommunikation och redaktionellt arbete (fortsätter fr etapp 1) - Plattform och sök (fortsätter fr etapp 1)
- Migrering och avveckling
Kommentarer tidsplan och delprojekt
Kommunikation och förändringsarbete organiseras inte som ett delprojekt utan knyts direkt till projektledningen och innefattar båda etapper.
Mer information om delprojekten finns i bilaga med projektindelningen.
KOPPLINGAR TILL ANDRA PROJEKT OCH PROCESSER
Projektet ska i relevanta delar tillämpa och samverka med fakultetens webbtillgänglighetsarbete.
Före projektstart ska kontroll ske av ev. planerade större förändringar inom följande:
- LDC:s IT-miljö
- Personalkatalogen LUCAT
Projektet ska om gemensamma intressen finns möjliggöra kunskapsutbyte eller samarbete med Sektionen kommunikation vid Lunds universitet.
Projektets indelning 210301
Övergripande Projektledning Start: etapp 1
Arbetstid inom projektgruppen: 0,5 heltid
‐ Organisation och styrning
‐ Projektgrupp
‐ Dokumentation av projektet
Projekt‐ och förändringskommunikation (storlek: mellan)
Projekt‐ och förändringskommunikation ingår i projektledning/projektgrupp för att säkerställa nära koppling till projektets styrning och utveckling. Innefattar både kommunikation av projektets
fortskridande samt kommunikation av och ev. instruktioner i hur den nya digitala lösningen används.
Start: etapp 1
Arbetstid inom projektgruppen: 0,25 heltid (ev. arbetsplatsbesök ej inräknat)
‐ Projekt‐ och förändringskommunikation, förankring i verksamheten
‐ Kommunikationsplan
‐ Lansering
‐ Utbildning av publicister och instruktioner till användare/besökare
Start: etapp 1 eller tidigare
Metod: Analys, beslut och möten/workshops
‐ Kommunikationsanalys
‐ Kommunikationsmodell inkl gränssnitt och riktlinjer
‐ Ansvar f innehåll inkl riktlinjer/krav för publicister
‐ Bemanning internkommunikation
‐ Utveckling och införande av redaktion
‐ Chefskanal (etapp 2 eller senare)
Delprojekt 2: Roadmap och strategi (storlek: liten)
Roadmap (=vägvisare framåt, enklare form av strategi)/strategi med fokus på den digitala lösningen.
Koppling till framför allt delprojekt för redaktionellt arbete (1) och plattform (3) föreligger.
Start: etapp 1
Metod: analys, genomgång av befintliga policydokument, 1‐2 workshops och uppföljande arbete Arbetstid inom projektgrupp: 60 h
‐ Roadmap/strategi för utveckling av strukturfrågor och innehåll
‐ Roadmap/strategi IT‐ och utveckling
Delprojekt 3: Plattform och sök (storlek: stor)
Lansering av grundplattform inklusive grundläggande funktionalitet i etapp 1, därefter adderas ytterligare funktionalitet i etapp 2. Förbättrat sök ingår i detta delprojekt. Här behövs nära
samverkan mellan olika kompetenser som går över gränsen mellan teknik och innehåll/användare.
Start: etapp 1
Metod: arbetsgrupper, möten, test och validering
Arbetstid inom projektgrupp: 0,75 heltid (etapp 1), 0,5 heltid (etapp 2)
‐ Funktionalitet (inkl roller/AD)
‐ Sök (ev. etapp 2)
‐ Sidmallar
‐ Kravställa, utveckla och testa
‐ Implementera
‐ Utveckla samverkansformer m LDC (tillsammans m projektledning)
Delprojekt 4: Struktur och innehåll (storlek: mellan)
Webbstruktur ses över och justeras. Nuvarande webbinnehåll ses över i dialog med avdelnings‐
/enhetschefer och faktaägare. Ansvarig verksamhet ansvarar självt för justeringar eller produktion av nytt innehåll, med råd och tips från projektet. Delprojektet behöver ha en nära koppling till
delprojekt 1.
Start: etapp 1
Metod: För webbstruktur görs översyn genom best practice/benchmarking och s.k. cardsorting där ett mindre antal medarbetare/användare medverkar. Översyn av innehåll sker genom möten och dialog.
Arbetstid inom projektgruppen: Webbstruktur: 40 h Webbinnehåll: 120 h
‐ Webbstruktur inkl test
‐ Översyn av innehåll inkl gallring
Delprojekt 5: Migrering och avveckling (storlek: mellan)
Överflytt av gallrat och genomgånget innehåll görs manuellt. Projektet säkerställer resurser för att flytta över innehållet. När överflyttningen genomförts inleds avvecklingen av nuvarande plattform för Intramed (eZ‐Publish)
Start: etapp 2
Arbetstid inom projektgruppen: Migrering inkl kommunikation m faktaägare: 80 h Avveckling nuvarande plattform: 40 h
‐ Överföring av gallrat och granskat innehåll fr Intramed
‐ Publicering av nytt innehåll
‐ Avveckling av nuvarande plattform för Intramed inkl. arkivering
//
Gradering av sannolikhet (S) 1 = Osannolikt, men kan hända 2 = Kan förekomma, men endast i sällsynta fall eller i undantagsfall 3 = Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon gång
4 = Sannolikt att det inträffar ofta 5 = Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall
Gradering av konsekvens (K) 1 = Obetydlig 2 = Försumbar 3 = Kännbar
4 = Stor konsekvens 5 = Katastrofal
Risk S K Åtgärd/handlingsplan
1. Resurser för projektet räcker ej till (arbetstid och pengar)
3 4
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Avgränsning och dimensionering av projketet tydliggörs. Bemanning och budget ska vara realistisk och helst innehålla en reserv vid projektstart.
När ska åtgärden vara genomförd?
Inför projektstart
Vem ansvar för åtgärden?
Ansvarig i linjen och projektledare 2. Projektet får problem
pga att nyckelkompetens försvinner/blir sjuk
3 3
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Flera personer ingår i projekgrupp.
Backup och dokumentation av projektet.
Utrymme att i vissa fall flytta fram deadlines Skapa och upprätthålla god arbetsmiljö i projektet När ska åtgärden vara genomförd?
Inför projektstart
Vem ansvar för åtgärden?
Projektledare
3. Projektet saknar
tillräcklig legitimitet och förankring i
verksamheten.
2 4
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Projektets intressenter kartläggs. Nyckelpersoner för ett framgångsrikt genomförande av projketet identifieras.
Projektets styr- och refernsgrupper har relevant sammansättning
Projektet kommuniceras i organisationen med hjälp av kommunikationsplan.
När ska åtgärden vara genomförd?
Grunden ska läggas redan före projektstart men kräver fortsatt arbete för att legitimiteten ska vidmakthållas.
Det handlar bl.a. om att på ett respektfullt vis involvera verksamheten i arbetet samt att kommunicera hur det fortskrider.
Vem ansvar för åtgärden?
Projektägare, ansvarig i linjen, projektledare, projektgrupp, styrgrupp och referensgrupp 4. Projektet och dess syfte
är inte tillräckligt känt i verksamheten.
4 2
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Framtagande av kommunikationsplan.
När ska åtgärden vara genomförd?
Före eller senast i samband med projektstart.
Vem ansvar för åtgärden?
Projekledare och projektgrupp 5. Verksamheten är inte
tillräckligt engagerad i de frågor som projektet ska lösa.
3 3
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Projektet och dess syfte kommuniceras med hjälp av kommunikationsplan.
Vid behov dialog med delar av verksamheten för att tydligare förklara projketets nytta och behovet av deras intresse och medverkan.
När ska åtgärden vara genomförd?
Kommunikationsinsatser före och under projektet.
Vem ansvar för åtgärden?
Projektledare 6. Större och oförutsedda
beslut efter projektstart (t.ex. sparbeting eller ändringar av betydelse i
LU:s IT‐miljö) 2 4
Hur ska risken undvikas/förebyggas?
Kontroll med LU centralt (t.ex. LDC) före projektstart om kommande utveckling och kommande arbete När ska åtgärden vara genomförd?
Före eller i inledningen av projektet.
Vem ansvar för åtgärden?
Projektledare
SANNOLIKHET
Obetydlig Försumbar Kännbar Stor
konsekvens Katastrofal
5 Nästan säkert att det inträffar i de flesta fall
4 Sannolikt att det inträffar ofta
4
3 Möjligt och sannolikt att det skulle uppstå någon
gång
2, 5 1
2 Kan förekomma, men endast i sällsynta fall
eller i undantagsfall
3, 6
1 Osannolikt, men kan hända
Intressentanalys – Intramed nästa steg 210301 Intressenterna i tabellen är de som bedömts ha störst betydelse för projektets genomförande.
Intressent Varför intressent? Vad önskar intressenten? Hantering av intressent
Fakultetsledning och projektägare
(=uppdragsgivare)
Beställare med övergripande ansvar för verksamheten. Säkerställer resurser till projektet. Behov av att det finns fungerande kommunikationsvägar och arbetsredskap.
Lösning som uppfyller specificerade krav och med förutsättningar att
implementeras och vidareutvecklas i organisationen.
Återrapportering av projektets fortskridande och status vid dekangruppsmöten, personlig kontakt eller annat
överenskommet sätt.
Projektets styrgrupp Nyckelpersoner med intresse av ett väl genomfört projekt. Har kompetens i frågan och möjlighet att påverka projektägarens beslut.
Genom kunskap och erfarenheter bidra till projektägarens beslut och styrning av projektet. Bidra till att projektet
levererar en bra lösning till gagn för verksamheten
Styrgruppsmöten inklusive information och underlag, därutöver kompl.
återrapportering och kontakter m projektledare
Projektledare och projektgrupp
Har samlad kompetens för projektets genomförande. Leder och styr det operativa arbetet, dvs. det praktiska genomförandet av projektet.
Organisera och genomföra projektet med god styrning och kontroll. Att leverera det som överenskommits i projektet.
Säkerställa resurser och
tidsutrymme samt styrning från uppdragsgivare. Återkoppling och input från
projektorganisationen.
Medarbetare och affilierade (inkluderar lärare, forskare och tjänstemän)
De som ska använda och ha nytta av lösningen i sitt dagliga arbete.
Hjälp att hitta relevant information, kontaktuppgifter, dokument och verktyg i det dagliga arbetet.
Information om projektstatus.
Möjlighet till dialog.
Instruktioner/utbildning.
Ledning/chefer på olika nivåer i verksamheten
Behov av ändamålsenliga kommunikationsvägar för att
kommunicera med sina medarbetare.
Behov av att medarbetarna har ändamålsenliga verktyg i sitt arbete.
Anpassade och effektiva
kommunikationskanaler som ”träffar rätt”, dvs. når avsedda mottagare.
Tillgång till relevanta och ändamålsenliga verktyg.
Information om projektstatus.
Möjlighet till dialog.
Avdelningschefer/motsv.
kontaktyta vid översyn av innehåll.
Kommunikationsavdelningen Är systemansvarig och har därigenom ett särskilt ansvar att driva den valda
lösningen, inklusive utveckling av innehåll och funktionalitet.
En lösning som lever upp till ledningens och medarbetarnas behov. Och som är möjlig att utveckla. Drifts‐ och
informationssäker.
Information om projektstatus.
Möjlighet till dialog.
IT‐funktion (LDC+MED‐IT) Ansvarar för den tekniska driften. En nöjd uppdragsgivare och kund.
Tydliga avtal och rutiner för drift och underhåll.
Information om projektstatus.
Driftsaspekter del av projektet och kommer att involvera berörda. Möjlighet till dialog.
Andra intressenter som bedöms som viktiga för projektets genomförande:
‐ Referensgrupp
‐ Prefekter
‐ Kanslichef
‐ Administrativa chefer vid institutionerna
‐ LU:s webbavdelning (Sektionen kommunikation)
