”Vad är meningen med det här?”

”Vad är meningen med det här?”

En studie om intranätets påverkan på medarbetares identitetsskapande processer i en föränderlig organisation

Sara Sjöberg

Marija Stamenkovic

Masteruppsats, 30 hp

Mastersprogrammet Management, Kommunikation och IT Institutionen för informatik och media

Företagsekonomiska institutionen Uppsala universitet

Framlagd: 2017-05-30

Handledare: Therese Monstad Examinator: Else Nygren

Sammanfattning

Denna uppsats utgångspunkt är att undersöka intranätets möjliga påverkan på anställdas identitetsskapande där syftet är att undersöka den roll intranätet har i form av vidmakthållande och/eller upprättande av organisationsidentiteten. Detta görs genom att studera hur innehållet på intranätet genom olika kommunikationsaktiviteter och tolkningsprocesser medarbetare emellan bidrar till formningen av identiteten inom organisationen. Genom att betrakta organisationsidentitet som ett kommunikationsfenomen appliceras ett kommunikationsperspektiv på organisationer där CCO-perspektivet, genom konceptet om metakonversationer, utgör det centrala teoretiska ramverket. För denna undersökning tillämpas kvalitativa metoder. Detta görs med empiriunderlag från en fallorganisation, Försäkringskassan, där den huvudsakliga datainsamlingen består av fokusgruppsdiskussioner med medarbetare på handläggarnivå där två olika grupper undersöks.

Resultaten har analyserats utifrån underliggande, kognitiva koncept och funnit att grupperna genom att agera utifrån olika synsätt på sin organisationsidentitet också väljer att ta del av olika typer av innehåll från organisationens intranät, vilket i sin tur avgör vilken roll intranätet kan anses fylla.

Nyckelord: CCO, Organisationsidentitet, Intranät, Metakonversationer, Meningsskapande, Narrativ

Antal sidor: 50 Antal ord: 15 170

Abstract

This thesis intends to investigate an intranet's possible impact on employee identity creation, where the aim is to study the role of the intranet in the maintenance and/or establishment of organizational identity. This is carried out by studying how published content on the intranet through various communication activities and processes of interpretation contributes to the formation of the employees’ identity within the organization. By considering organizational identity as a communication phenomenon, a communication perspective is applied to organizations where the CCO-perspective, through the concept of meta-conversations, has come to form the central theoretical framework. Qualitative methods are used for this study. The empirical findings are gathered from a case organization, Försäkringskassan, and consist of focus group discussions with administrative officials from two different groups.

The results have been analyzed based on underlying cognitive concepts and indicate that the groups act based on different perceptions of their organizational identity, which have impact on what type of content they choose to take part in, something that further determines the role that the intranet can be considered to fill.

Key words: CCO, Organizational Identity, Intranet, Meta-conversations, Sense- making, Narratives

No. Pages: 50

Word count: 15 170

Innehållsförteckning

1 INLEDNING 1

1.1 BAKGRUND 2

1.2 PROBLEMFORMULERING 3

1.3 SYFTE 5

1.4 AVGRÄNSNINGAR 5

1.5 INTRANÄT - MOT EN DEFINITION? 5

2 TEORI 7

2.1 VAL AV TEORI 7

2.2 TEORETISK BAKGRUND 8

2.3 SYNEN PÅ ORGANISATION OCH ORGANISATIONSIDENTITET 9 2.3.1 SENSEMAKING SOM GRUNDEN FÖR IDENTITETSSKAPANDE 11

2.4 SYNSÄTT PÅ ORGANISATIONSFÖRÄNDRINGAR 13

2.5 METAKONVERSATIONER 14

2.5.1 GRUNDLÄGGANDE ANTAGANDEN 15

2.5.2 DIALEKTIKEN OM SINGULARITET OCH PLURALITET 16

2.6 TEORIKRITIK 17

2.7 TEORETISK SAMMANFATTNING 18

2.7.1 FÖRVÄNTNINGAR 18

3 METOD 20

3.1 VAL AV VETENSKAPLIGT PERSPEKTIV 20

3.2 FALLSTUDIEDESIGN 21

3.2.1 VAL AV FALLORGANISATION 21

3.2.2 FOKUSOMRÅDE 22

3.3 METODOLOGISK ANSATS 22

3.3.1 KVALITATIVA METODER 23

3.3.2 ABDUKTIV UTFORMNING 24

3.3.3 BAKGRUNDSINTERVJU 24

3.3.4 FOKUSGRUPPER 25

3.4 OPERATIONALISERING 28

3.5 ANALYSMETOD 30

3.5.1 BEARBETNING AV MATERIAL OCH ANALYTISKT TILLVÄGAGÅNGSSÄTT 30

3.6 KRITISK REFLEKTION 31

4 PRESENTATION AV ORGANISATIONENS INTRANÄT 33 4.1 RESULTAT FRÅN ENKÄTUNDERSÖKNING UTFÖRD AV ORGANISATIONEN SJÄLV 34

5 PRESENTATION AV FOKUSGRUPPERNA 36

5.1 FOKUSGRUPP A 36

5.2 FOKUSGRUPP B 36

6 EMPIRIANALYS 37

6.1 ANALYS AV TIDIGA RESULTAT 37

6.2 FOKUSGRUPP A - ”DEN INSTITUTIONALISERADE STATSTJÄNSTEMANNEN” 38

6.2.1 INFORMATIONSÖVERFLÖD 39

6.2.2 TEAMET PRATAR MED VARANDRA 40

6.2.3 VI ÄR KÄRNVERKSAMHETEN 41

6.2.4 VI GLÄDS INTE ÅT SAMMA SAKER 42

6.3 FOKUSGRUPP B - ”DEN DYNAMISKE SÖKAREN” 43

6.3.1 INFORMATIONSBRIST 44

6.3.2 HÖGT I TAK 44

6.3.3 VEM ÄR JAG SOM INDIVID INOM FK? 45

6.3.4 VAD ÄR DET DE MENAR? 46

6.4 JÄMFÖRANDE ANALYS 46

7 SLUTDISKUSSION 48

7.1 FÖRSLAG TILL VIDARE FORSKNING 50

8 LITTERATURFÖRTECKNING 51

1 Inledning

Intern digital kommunikation för lätt tankarna in på den stora variationen av moderna verktyg som kan användas av organisationer för att på olika sätt effektivisera och hålla igång arbetet inom organisationer. På många sätt kan dessa verktyg sägas underlätta att ”få saker gjort”, exempelvis genom att se till att instruktioner följs, ordning hålls samt att information når rätt personer i rätt tid (Koschmann, 2012b).

Andra viktiga funktioner som möjliggörs av den interna digitala kommunikationen är bland annat tvåvägskommunikation, att samla idéer, ge feedback eller att skapa engagemang och motivation genom organisationen (Lipiäinen et al, 2014). Men utöver detta finns också mer problematiska aspekter, likt att denna typ av kommunikation kan användas av ledningen i försök till att “styra medarbetarna från insidan”. Med detta menas att verktygen kan användas med ambitionen att inkorporera organisationens senaste ledningsfilosofi i medarbetarnas berättelser om sig själva, något som sett ur ledningens perspektiv betraktas som fördelaktigt då det kan användas till att försöka forma en viss typ av organisationsidentitet. Ett av sätten att försöka göra detta på är genom spridning av innehåll i form av texter, bilder och symboler via organisationens kommunikationskanaler, likt intranät, och således försöka fostra en specifik typ av organisationsidentitet. Att lyckas med denna typ av styrning har dock ifrågasatts i och med problematiken med att förminska människor till inaktiva konsumenter av information och förutbestämda identiteter, inte minst med tanke på att människors sociala identiteter och företagskulturer skiljer sig åt. (Mumby, 2012)

Vilka drivkrafter som står bakom viljan av att ändå försöka styra identiteten kan variera, där ett av motiven kan vara för att skapa upplevelsen av meningsfullt arbete, som på senare år lyfts fram som viktigt. Främst gäller detta organisationer som karaktäriseras av strukturer som liknar det moderna samhället där fluiditet och föränderlighet värderas högt. Medan andra yrkesroller och organisationer kan gynnas av en mer hierarkisk ordning och institutionaliserade värden, där social mobilitet inte ses som fördelaktig utan tryggheten som fås genom stabilitet och långsiktighet ses som viktigare. Oavsett drivkraft eller typ av identitet som vill fostras tenderar effekten

av det vara detsamma, det vill säga att genom kommunikativa insatser knyta medarbetare till organisationen. (Mumby, 2012)

Utifrån ovanstående redogörelse går identitet att betrakta som ett kommunikationsfenomen genom att det dels kan försöka styras genom kommunikation samtidigt som det är kommunikationen genom de dagliga kommunikativa aktiviteterna medarbetare emellan som är med och skapar berättelser anställda är beredda att investera i. Av denna anledning blir det i studier av organisationsidentitet viktigt att anta ett kommunikationsperspektiv på organisationer, ett perspektiv vars utveckling beskrivs härnäst.

1.1 Bakgrund

Att studera organisationer utifrån ett kommunikationsperspektiv blev allt vanligare under den senare delen av 70- och början av 80-talet. Denna utveckling anses av Dennis K. Mumby (2012) vara något av ett “paradigmskifte” och innebär att organisationer började beskrivas i termer av kommunikationsfenomen. Där organisationer anses existera genom att dess medlemmar kommunicerar med varandra, med andra ord, började organisationer ses som meningsstrukturer skapade genom den vardagliga interaktionen medarbetare emellan. Det finns dock de som menar att denna utveckling började ta fart tidigare, bland annat genom de betoningar som gjordes av Chester Barnard (1938), angående kommunikationens viktiga roll för organisationen och dess existens (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009).

Oberoende av var linjen dras för när denna förändrade syn skedde innebär ett kommunikationsperspektiv på organisationer en förändring av det tidigare synsättet på organisationer som statiska entiteter till dynamiska processer, vilket har medfört nya teoretiska infallsvinklar och verktyg utifrån vilka organisationer kan studeras (Mumby, 2012; McPhee & Zaug, 2009). En teoretiker som bidragit till denna utveckling är Karl E. Weick (1979) som genom att förflytta fokus från substantivet

“organisation” till verbet “organisering” vill markera att studier av organisationer först och främst bör utgå från sättet som medlemmarna interagerar med varandra för att organisera sig (Cooren, Brummans, & Charrieras, 2008; McPhee & Zaug, 2009).

Även James R. Taylor (1993) har angripit samma frågor och menar att det är kommunikationsprocesserna som skapar ett mönster som samtidigt utgör både organisationsstrukturen och organisationen i sig. En viktig poäng i hans ställningstagande, som förefaller vara jämförbar med Weicks, är att organisationen anses vara en effekt av kommunikationen och inte dess föregångare. (McPhee &

Zaug, 2009)

Influerade av den ovan beskrivna utvecklingen och då främst av Weick, har teoretiker fortsatt att studera kommunikationen som ett medel genom vilket människor koordinerar handlingar, skapar relationer och upprätthåller organisationer (Putnam, Nicotera, & McPhee, 2009). Det är en utveckling som banat väg för uppkomsten av flertalet skildringar inom ett perspektiv som i litteraturen benämns The Communicative Constitution of Organizations (CCO), som tar sin utgångspunkt i att kommunikationen ses som konstituerande för organisationer. Bland de olika skildringar som uppkommit är samtliga teoretiker överens om att kommunikationen är en grundförutsättning för organisationer, dock skiljer de sig åt i uppfattningen och undersökningen av dess organiserande egenskaper. (Brummans, Cooren, Robichaud,

& Taylor, 2014)

Ett av de mest utvecklade CCO-perspektiven är Montréalskolan som genomsyras av synsättet att organisationer skapas och upprätthålls genom kommunikationsprocesser.

Ett grundantagande, som skiljer Montréalskolan från de andra skolorna, är att den även anser att artefakter spelar en viktig roll i konstituerandet av organisationer genom att kommunicera hur en organisation uppfattas och upplevs (Schoeneborn, Blaschke, Cooren, McPhee, Seidl, & Taylor, 2014).

1.2 Problemformulering

Denna uppsats kommer att studera intranätets påverkan på organisationsidentiteten och göra detta utifrån ett CCO-perspektiv. Att studera organisationsidentitet utifrån ett CCO-perspektiv är intressant eftersom studier på organisationsidentitet ofta angrips utifrån ett traditionellt management-perspektiv där identitet inom organisationer allt som oftast ses som statiskt, det vill säga något som organisationen innehar.

Organisationen ses där som en entitet med objektiva egenskaper, specifika komponenter och relativ stabilitet (Koschmann, 2012a). Mycket av forskningen inom

organisationskommunikation talar dock för det motsatta, det vill säga att organisationsidentitet bör ses som dynamisk process som formas och ändras genom organisationsmedlemmars ageranden. Det dynamiska synsättet på organisationsidentitet förespråkas av allt fler forskare. (Koschmann, 2012a; Piette, 2013; Madsen, 2016)

De studier som tagit utgångspunkt i organisationskommunikation och genomförts av teoretiker från Montréalskolans CCO-perspektiv har främst fokuserat på att undersöka organisationsidentitet och identifikation kopplat till organisationsform och yrke (Ashcraft, 2005; Cooren, Brummans, & Charrieras, 2008; Koschmann, 2012a; Kuhn, 2006). Studier gällande medarbetares delaktighet i skapandet av organisationsidentiteten och där digitala artefakter, likt intranät, tas i beaktan har dock varit få (Madsen, 2016). Med hänsyn till att organisationers intranät dessutom ofta studeras utifrån ett extern- eller internkommunikativt perspektiv (Lipiäinen, Karjaluoto, & Nevalainen, 2014) ämnar uppsatsförfattarna genom denna studie skifta fokus och istället undersöka intranätet som konstituerande för organisationer, där medarbetarnas delaktighet ses som central. En aspekt som gör intranätets roll intressant att studera är att det ofta är den största informations- och faktakanalen för organisationer, något som gör det till en viktig digital artefakt, och medför att intranätet många gånger bör innehålla allt en anställd behöver för att kunna utföra sitt dagliga arbete. (Ibid.) Med tanke på sina egenskaper blir intranätet förutom en källa till organisering och informationshämtning även en viktig kanal för ledningen att använda i kommunikationen av budskap och nyheter till de anställda. Således bör intranätet vara av vikt för konstituerandet av en organisation. Att intranätet skulle kunna ses som en viktig plattform att studera stärks bland annat av Karl E. Weick, Kathleen M. Sutcliffe & David Obstfelt (2005) som menar att mänskliga interaktioner och informationsbehandling utgör en central del av organiseringen, där som tidigare nämnts, intranätet spelar en viktig roll.

Med utgångspunkt från tidigare forskning inom CCO-perspektivet och Montréalskolan har ett intresse att studera huruvida digitala artefakter i form av intranät har en inverkan på organisationens identitetsskapande processer. Denna uppsats utgångspunkt är därför att undersöka hur en artefakt, i detta fall en

organisations intranät med allt sitt innehåll, kan bidra till att påverka anställdas identitetsskapande.

1.3 Syfte

Uppsatsen ämnar undersöka vilken roll intranätet spelar för upprättandet och/eller vidmakthållandet av organisationen och organisationsidentiteten.

Hur?

Genom att studera hur innehållet på intranätet genom olika kommunikationsaktiviteter och tolkningsprocesser medarbetare emellan bidrar till formningen av identiteten inom organisationen. Detta ska göras genom att först skapa en förståelse för organisationens intranät och hur det är uppbyggt samt därefter samla in empiriskt underlag från två fokusgrupper som kommer att ligga till grund för att dra slutsatser som ämnar uppfylla uppsatsens syfte.

1.4 Avgränsningar

Denna uppsats kommer att skrivas med empiriskt underlag från Försäkringskassan.

Undersökningen kommer att utgå från ett medarbetarperspektiv och studera vilken roll intranätet har i organisationens identitetsskapande processer. Endast de delar av intranätet som samtliga organisationsmedlemmar har tillgång till kommer att bli föremål för studien. Övriga avgränsningar är kopplade till den begränsning en masteruppsats har i tidsomfattning där metodologiska val anpassats för att lyckas passa in i den givna tidsramen.

1.5 Intranät - mot en definition?

Mats Heide (2002) sammanfattar intranätet som: /…/”ett organisationsinternt Internet som är skyddat från intrång av användare utanför organisationen med hjälp av s.k.

brandväggar”. (s. 96) Denna grova definition kan, trots en exponentiell teknologisk utveckling (Brynjolfsson & McAfee, 2014), anses aktuell än idag. Detta då ett intranät fortsatt är ett internetbaserat, privat organisatoriskt nätverk avsett för organisationens medlemmar.

När det kommer till att få en mer ingående beskrivning av intranätets utformning, syfte och funktioner blir det dock svårare att generalisera då det kan variera mellan olika organisationer. Detta eftersom att intranäten vanligen utformas enligt organisationsspecifika behov. (McConnell, 2010) Två av intranätets främsta funktioner kan dock enligt Heide (2002) och Heini S. M. Lipiäinen, Heikki E.

Karjaluoto & Marjo Nevalainen (2014) kopplas till att vara ett organisatoriskt informations- och kommunikationsverktyg. Detta innebär att intranätet kan ses som en plattform där organisationens medlemmar kan utbyta information och kommunicera med varandra, något som ger intranätet potential att vara en samarbetsyta för de anställda(Heide, 2002).

Utöver att fungera som ett informations- och kommunikationsverktyg beskrivs intranät allt oftare som dörren till organisationens ”digitala arbetsplats”- vilket innebär att intranätet många gånger är ingångspunkten till organisationens övergripande landskap av innehåll, tjänster, verktyg och applikationer. Denna, något bredare definition, innebär att ett intranät förutom att omfatta organisatoriska internetsidor som nås via webbläsaren även kan komma att omfatta alla de system som det länkar till och som på något sätt utgör en del av organisationens digitala landskap. (McConnell, 2010) Med anledning av variationen för intranätets olika utformning och funktioner blir det för denna undersökning av vikt att få förståelse för den studerade organisationens intranät, varför undersökningen av detsamma inkluderats som ett steg i att uppfylla studiens syfte.

2 Teori

I akademiska sammanhang syftar begreppet “teori” oftast på ett någorlunda sammanhängande eller abstrakt sätt att beskriva, förstå eller förklara ett visst fenomen (Ahrne & Svensson, 2015), men det beskrivs även som “en karta för verkligheten”, på så sätt att teorier ger en överblick och perspektiv på saker och ting (Alvehus, 2013).

Teorier kan således sägas spegla en förenkling och renodling av världen då en teori precis som en karta “/.../ inte kan vara lika stor som den värld den försöker avbilda.”

(Ahrne & Svensson, 2015, s. 209). I linje med dessa tankegångar är uppsatsförfattarnas ställningstagande att det inte finns en teori som förklarar allt, utan olika teoretiska perspektiv medför alltid att vissa aspekter lyfts mer eller mindre, samtidigt som andra helt utelämnas. Det blir därmed viktigt att redogöra för sina teoretiska val och faktorer av påverkan för dessa, varför kapitlet inleds med ”val av teori”. Därefter följer en genomgång av sättet uppsatsförfattarna valt att förstå och förklara världen på, det vill säga de ”glasögon” eller den ”lins” genom vilken uppsatsförfattarna valt att analysera och tolka insamlad empiri på.

2.1 Val av teori

En utgångspunkt som haft relevans vid val av teorier för uppsatsen är att den präglas av ett tvärvetenskapligt perspektiv mellan ämnena medie- och kommunikationsvetenskap samt företagsekonomi. Den tvärvetenskapliga utgångspunkten har inneburit att uppsatsförfattarna sökt att utgå från teorier och koncept som tar hänsyn till både “organisation” och “kommunikation”, en ambition som lett till att CCO-perspektivet kommit att utgöra det centrala teoretiska ramverket för denna studie.

Även om CCO perspektivet oftast ses som en förgrening inom organisationskommunikation (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009; Koschmann, 2012a) anser uppsatsförfattarna det valda perspektivet vara av tvärvetenskaplig karaktär då CCO som koncept appliceras flitigt av både kommunikations- och organisationsteoretiker och publiceras nästintill lika ofta i diverse management- och business-relaterade tidskrifter som i tidskrifter rörande kommunikationsstudier (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009). Eftersom att ämnet organisationskommunikation i

Sverige dessutom anses sakna tydlig akademisk hemvist (Dalfelt, Heide, &

Simonsson, 2001) har det medfört att någon uppdelning av teorier efter ämnena inom företagsekonomi eller medie- och kommunikationsvetenskap inte ansetts vara relevant.

I valet av teorier har det även tagits hänsyn till de bakomliggande, kognitiva dimensionerna, som till stor del anses påverka människor, organisering och identitet, varför sensemaking (meningsskapande) givits eget utrymme i teorikapitlet.

2.2 Teoretisk bakgrund

CCO-perspektivets framväxt och uppfattningen om att kommunikationen är konstituerande för organisationer har bidragit till att skapa flertalet perspektiv som erbjuder nya teoretiska infallsvinklar och verktyg utifrån vilka organisationer kan studeras. (Mumby, 2012; McPhee & Zaug, 2009). Det innebär att man genom att anta ett perspektiv på kommunikation som konstituerande automatiskt gör en förflyttning bort från den klassiska transmissionssynen på kommunikation. Transmissionssynen är främst känd genom Claude E. Shannon & Warren Weavers (1949) modell om sändare och mottagare; där kommunikation handlar om överföring av information och budskap till en uppfattning av att det är kommunikationen som skapar organisationen.

(Koschmann, 2012b) En förflyttning som innebär att kommunikation inte längre ses som något som sker inom organisationen utan snarare att organisation = kommunikation. För forskning inom organisationskommunikation innebär det senare perspektivet en möjlighet att studera komplexa sociala processer, exempelvis hur organisatoriska och sociala verkligheter tar form, snarare än att acceptera de som givna. (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009; Koschmann, 2012b)

Om kommunikation inte längre ses som överföring av redan formulerade budskap från chefer till medarbetare (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009) utan ses som en komplex process av ständigt förhandlande av mening och tolkande blir medarbetare inte längre passiva mottagare av budskap utan aktiva medskapare till organisationen och dess konstituerande element (Weick, Sutcliffe, & Obstfelt, 2005; Koschmann, 2012b; Heide & Simonsson, 2011). Ett synsätt som innebär att medarbetarna i den senare forskningen alltmer fått ta plats och lyfts fram som viktiga att studera för att skapa en helhetsförståelse och bild av den organisatoriska verkligheten. Något som

inom Montréalskolans perspektiv även kommit att omfatta icke-mänskliga aktörer, som ses som medskapande till denna verklighet där organisationen ses som förkroppsligad av allt som kan sägas känneteckna eller representera den- vare sig det rör sig om byggnader, maskiner, logotyper, texter eller webbsidor, representerar dessa och ger ett uttryck för organisationens mission, dess ställningstaganden och ståndpunkter. (Schoeneborn, Blaschke, Cooren, McPhee, Seidl, & Taylor, 2014)

Båda synsätten har relevans för studier inom organisationskommunikation dock menar Karen L. Ashcraft, Timothy Kuhn & Francois Cooren (2009) att transmissionssynen endast är delvis sann då den enbart speglar ett sätt att förstå kommunikation. Matthew A. Koschmann (2012b) går hårdare ut mot transmissionssynen på kommunikation och gör jämförelsen med ”flat-earth assumptions” där han menar att “vi kan klara oss” med det synsättet till stor del, exempelvis när vi tar emot, skickar och agerar på relativt enkla meddelanden likt att ge instruktioner, schemalägga eller begära information. När organisationer och situationer blir mer komplexa fungerar dock ej “flat-earth assumptions” längre och för att studera det han benämner “round-earth complexities” behövs ett CCO-perspektiv.

Exempel på “round-earth complexities” innefattar bland annat studier kopplade till identitet, kön, ideologi, etnicitet och kultur där det blir nödvändigt att ta större hänsyn till komplexiteten i mänskligt handlande och organiseringens natur än vad som är möjligt att göra med den tidigare synen på kommunikation som informationsöverföring. (Ibid.)

2.3 Synen på organisation och organisationsidentitet

Identitet kommer från det latinska ordet idem som betyder lika eller samma samt från den latinska ändelsen itas som betyder tillstånd eller kvalitet till att vara något. Med denna definition betyder identitet att inneha kvalitet till att vara detsamma. (Cooren, 2015) Identitet kan även ses som ett sätt för individer och organisationer att definiera sig själva i relation till andra (Madsen, 2016).

Organisationsidentitet kan ses som antingen statisk eller dynamisk, den statiska tillämpningen ser identitet som något centralt, utmärkande och bestående inom organisationer. Detta synsätt innebär att förståelsen av organisationsidentiteten är en stabil entitet som kan beskrivas, planeras och skötas. Det dynamiska synsättet på

organisationsidentitet är det motsatta, där identiteten ses som att vara under ständig förändring som påverkas av organisationens medlemmar och dess kommunikation.

(Madsen, 2016)

Francois Cooren (2015) lyfter fram att identitet kan vara institutionaliserat hos individer, med andra ord något som dem har fötts med där nationaliteten utgör en viktig del i identiteten. Han belyser även att det finns aspekter av identitet som förändras över tid och då organisationer är kategoriserade efter en distribution av uppgifter, auktoriteter och ansvarsområden leder det i sin tur till att personer antar olika identiteter beroende på vad deras uppgifter, auktoritet och ansvarsområden är.

Vibeke Madsen (2016) belyser att behovet från medarbetare att förstå organisationsidentitet, vilka vi är, bottnar i Maslows behovsteori av att känna tillhörighet samt att identifiera sig med organisationen. Sean Galpin & David Sims (2013) menar att vi definierar oss själva, vår identitet, i förhållande till vad vi arbetar med samt att dessa två är starkt kopplade till varandra. Vilka vi är och hur vi ser på oss själva konstrueras enligt Madsen (2016) med hjälp av interaktioner mellan medarbetare, där synen på oss själva förändras i takt med att organisationen förändras när nya händelser och upplevelser uppkommer.

Isabelle Piette (2013) menar även att interaktionen mellan medlemmar har effekter på organisationsidentiteten genom att den är grundläggande för formningen och modifieringen av densamma. Hon lyfter bland annat att organisationsidentiteten är under ständig konstruktion och utvecklas genom interaktionen mellan deltagarna i relation till organisationen och omgivningen. I denna kontext ses organisationsidentitet som en social konstruktion som är både en katalysator för agerande och det sociala resultatet av detsamma. Weick (1995) menar att interaktionen mellan medlemmarna i relation till sin omgivning är en del av en social process mellan medlemmarna i organisationen som är särskilt viktig när upplevelsen är att den vanliga ordningen inom densamma förändras, där medlemmarna kommunicerar med varandra för att skapa mening till vad som skett. I processen skapar medlemmarna en förklaring eller mening till händelsen tillsammans, där medlemmarna genom att skapa en gemensam förklaring även väljer en särskild identitet till sig. Processen varigenom mening skapas har av Weick (1995) förklarats

som sensemaking, något flertalet teoretiker, däribland Andrew D. Brown, Patrick Stacey & Joe Nandhakumar (2008) ser som grundläggande för identitetsskapande.

2.3.1 Sensemaking som grunden för identitetsskapande

Enligt Bo Hellgren & Jan Löwstedt (1997) är den vanligaste översättningen av det engelska ordet sensemaking till svenska meningsskapande.

Den initiala konceptualiseringen av meningsskapande antas bestå av sju grundläggande principer där de identitetsskapande och sociala aspekterna anses ha störst relevans för formningen av identiteten (Weick, 1995). Först och främst är meningsskapande förankrat i identitetsskapande, när individer tillsammans väljer en tolkning eller förklaring av en händelse väljer dem samtidigt en viss identitet till sig själva (Madsen, 2016; Ainsworth & Hardy, 2004). Hellgren & Löwstedt (1997) menar i sin tur att uppfattningen av vår identitet är betydelsefull för hur vi skapar mening till något inträffat, detta då vi reagerar olika på händelser beroende på uppfattningen av “vem jag är” eller “vilka vi är” i den givna situationen.

Meningsskapande sker kontinuerligt genom sociala processer då individer genom kommunikation kan enas om en förklaring till en händelse. Den sociala dimensionen anses viktig vid identitetsskapande, då identitet alltid skapas i en social kontext.

(Weick, Sutcliffe, & Obstfelt, 2005) Detta innebär att meningsskapande aldrig kan ses som en individuell process, även om den kan utföras utan sociala interaktioner, skapas mening av en händelse alltid med hänsyn till omgivningens tidigare reaktioner eller ageranden (Weick, Sutcliffe, & Obstfelt, 2005; Kramer, 2017). Meningsskapande är således att betrakta som en komplex social process även när den sker utan någon interaktion.

Figur 1. Egen illustration av meningsskapandets sju principer (Weick, 1995; Weick, Sutcliffe, & Obstfelt, 2005)

Precis som illustrationen visar utgör den sociala aspekten en grund för identiteten genom att ständigt informera individens identitetsskapande.

Förutom de identitetsskapande och sociala aspekterna som beskrivits ovan ses meningsskapande som grundat i ytterligare fem principer. (1) meningsskapande drivs mer av rimlighet än exakthet, vilket innebär att meningen för en händelse snarare måste vara rimlig än utgöra en objektiv sanning för att bli accepterad (2) meningsskapande tillkommer retrospektivt, vilket innebär att det är först efter att en händelse ägt rum som individer kollektivt skapar en mening eller anförtror sig till en förklaring av händelsen (3) meningsskapandet uppkommer genom påverkan av både människa och miljö som skapas kring något individen själv upplevt (4) i meningsskapandet sållas det bland en stor mängd information och hänsyn tas endast till vissa ledtrådar som anses vara av stor betydelse (5) meningsskapande är en ständigt pågående process eftersom individer konstant utsätts för nya erfarenheter och händelser som måste tillskrivas mening. Då meningsskapande är ständigt pågående sker det i de flesta fall på rutin, utan större reflektioner. Processen ägnas dock mer

uppmärksamhet vid upplevelsen av stora förändringar som skapar osäkerhet hos medlemmar i en organisation vilket leder till att det då krävs mer kommunikation för att skapa gemensamma förklaringar och mening till händelser. (Weick, 1995)

2.4 Synsätt på organisationsförändringar

De studier som gjorts på människors reaktioner och meningsskapande vid förändringar visar att individer inte alltid upplever förändringar på ett konsekvent eller enhetligt sätt. Individers attityder påverkas av koncepten om sig själva, där både de organisatoriska och individuella, ses som centrala för reaktionen på förändringar och meningsskapandet som följer. (Cameron & Green, 2015)

Studier av Paul Lawrence (2014) har styrkt att individers synsätt och inställning till organisationsförändringar bland annat kan knytas till personlig erfarenhet av organisationen; där en tidigare stark identifikation med specifika organisationsvärden visats försvåra för genomförande av förändringar som strider mot uppfattningen individen format om sig själv inom organisationen. Den tidigare upplevelsen om sig själv samt organisation leder således antingen till att skapa motstånd och ignorans för förändringen alternativt till att anställda tar emot densamma och utvecklas i takt med organisationen (Ibid.) Även Laurie K. Lewis (2014) återfinns bland de som lyft betydelsen av tidigare erfarenheter och menar att individers inställning till organisationsförändringar kan kopplas till deras förväntningar av desamma, där hon konstaterar att: “Our own history is a good predictor of what we will anticipate in the future” (s. 219)

Hur individer ser och reagerar på förändringar kan utöver detta illustreras genom Heraclitus vidhållande om att: “/.../you never step into the same river twice”

(Cameron & Green, 2015, s. 13), där uttalandet anses rymma två skilda sätt att betrakta förändringar på. Esther Cameron & Mike Green (2015) menar att en majoritet skulle tolka uttrycket som att det är den “externa världen” som är i ett konstant flux av förändring, och att floden därav aldrig förblir densamma. Men att det även kan tolkas så att det är den “interna världen”, det vill säga individen själv som är under konstant förändring, varför det aldrig är samma person som kliver ned i floden den andra gången. I studier av förändringar anses det ofta vara den interna reaktionen på den externa förändringen som avgör framgången eller misslyckandet av

förändringar. För att en förändring på riktigt ska kunna ske behöver således synen av att både person och flod förändras antas. (Ibid.)

2.5 Metakonversationer

För att närma sig en förståelse av organisationsidentitet erbjuder Daniel Robichaud, Hélène Giroux & James R. Taylor (2004) konceptet “metakonversation” som de menar förklarar verkligheten och är det sätt på vilket anställda förstår organisationen.

Metakonversationer är enkelt uttryckt “konversationer om konversationer”, det vill säga kommunikation om det som redan kommunicerats om.

Robichaud et al (2004) hävdar att metakonversationer startar i språkets rekursivitet, vilket är den funktion genom vilken medlemmars konversationer ständigt, implicit eller explicit, narrativt ramar in tidigare konversationer. Metakonversationer beskrivs därför bäst genom en narrativ tolkning av meningsskapande, där en övergripande organisationskonversation träder fram ur olika lokala konversationer som är med och påverkar skapandet samt förståelsen av organisationen och dess identitet. För organisationen bidrar narrativen till ett kollektivt meningsskapande som ligger till grund för förståelsen och handlandet inom densamma. (Ibid.) I detta koncept ses samtliga organisationsmedlemmar som skaparna till narrativen och den kollektiva förståelsen samt handlandet inom organisationen. Det handlar dock inte om att skapa definitiva förståelser och narrativ utan det är snarare en dynamiskt, ständigt pågående process där narrativ och förståelse ständigt skapas och omskapas (Putnam, 2013;

Robichaud, Giroux, & Taylor, 2004). Metakonversationerna, som bildar narrativen och formar det kollektiva meningsskapandet, kan både ge stabilitet när de upprättas men även bidra till instabilitet när och om de förloras eller byts ut. (Robichaud, Giroux, & Taylor, 2004)

Narrativ lyfts även av Jerome Bruner (1991) fram som en kommunikationsform som är viktig i meningsskapande processer eftersom berättelserna hjälper människor att strukturera sina upplevelser. Vidare har narrationens roll inom organisationskommunikation och meningsskapande illustrerats genom flertalet genomförda studier (Cooren, 2000, Claire 1993, Mumby, 1987, 1993 Boje, 2001;

Czarniawska, 1998, 1999; Robichaud, 2001, se Robichaud et al 2004) där forskare på olika sätt konstaterar att narrativ utgör en viktig bas för meningsskapande i

organisationer. En hel del av dessa studier utgår från slutsatsen Bruner (1991) gör angående att människor är konstruerade på så sätt att vi inte omvandlar en händelse till en erfarenhet förrän vi har kopplat samman den till en berättelse eller som Galpin

& Sims (2013, s. 78) sedermera uttrycker det:

»There is nothing to remember unless people have constructed a narrative and thus gained meaning and purpose«.

Vidare argumenterar författarna för att identitet uttrycks och underhålls med hjälp av narrativ samt att narrativen både avslöjar och konstruerar medarbetares identiteter.

Narrativen används således för att skapa en betydelse av erfarenheter samt mening av sig själv och relationerna med andra. (Galpin & Sims, 2013) Även Susan Ainsworth

& Cynthia Hardy (2004) lyfter upp sambandet mellan narrativ och identitet och menar att identiteter konstrueras i de historier människor berättar om sig själva, något som gör dessa till ett medel genom vilka identiteter kan formas.

2.5.1 Grundläggande antaganden

För att förklara hur organisationen konstitueras eller “träder fram” genom metakonversationer i en kontinuerlig generering av organisationsidentitet förutsätter Robichaud et al (2004) följande:

1. språkets främsta uppgift är att stödja gemensamma aktiviteter, något som gör språket till ett fundamentalt verktyg för upprätthållandet och utvecklingen av sociala entiteter eller organisationer

2. språklig kommunikation och meningsskapande är både reflexivt och retrospektivt, vilket innebär att meningen av mänskligt handlande ständigt förhandlas genom mänsklig interaktion (= reflexivt) och sker efter det att händelsen ägt rum (=retrospektivt)

3. tolkningar av mänskligt handlande och mänsklig interaktion som görs i meningsskapande syfte baseras i narrativ

4. organisationskommunikation har sin grund i “communities of practice”¹ på så sätt att kommunikativa aktiviteter mellan medlemmar både sker inom kontexten av upplevelser i både en materiell och social värld samt handlar om sådana världar

5. narrativ utgör en form av “avslut”² för aktörer då de vanligen föregås av en uppfattning om en avvikelse från det förväntade. Avslut medför att tydligare gränser kan dras mellan “oss” och “de andra”

6. språket innehar en rekursiv funktion, vilket innebär att det är samma funktioner som är verksamma i skapandet av en text som i inbäddning av en text till en annan, d.v.s. skapandet av en metatext

7. en konversation bäddas in i en annan, tidigare konversation, genom att en aktör representerar vad som tidigare sagts av en grupp aktörer. Denna inbäddning är endast möjlig om det finns en aktör som ger röst åt den tidigare konversationen.

2.5.2 Dialektiken om singularitet och pluralitet

Inom CCO-fältet beskrivs ett antal dialektiker, det vill säga motsättningar som orsakar spänningar inom organisationer (Putnam, 2013). Spänningar har gått från att betraktas som störande och problemfyllda till att uppfattas som normala, samtida fenomen för dagens organisationer som i vissa fall, till och med anses produktiva (Trethewey &

Ashcraft, 2004). Francois Cooren, Frédérik Matte, Chantal Benoit-Barné & Boris H.J.M Brummans (2013) hävdar att spänningar finns inom alla slags organisationer och att de är viktiga att beakta då de bidrar till konstituerandet av organisationer.

Inom metakonversationer är den främsta underliggande dialektiken att som organisation vara och uppfattas som både singular och plural, det vill säga både som

”en” och ”många” (Putnam, 2013). Denna dialektik innebär att organisationen dels kan ses som singular det vill säga bestående av en integrerad helhet samtidigt som den även kan ses som plural, det vill säga bestående av fragmenterade delar som

1 Begreppet “communities of practies” kan på svenska översättas till gemenskaper, arbetsgrupper eller informella nätverk och har främst utvecklats av Lave & Wenger (1991; Lave 1988; Wenger, 1998) som gemenskaper präglade av ett återkommande interaktionsmönster mellan människor, teknologi och de objekt som uppmärksamhet riktas mot (Taylor, 2009)

2 Översättning av begreppet “closure” som tas upp av Robichaud et al (2004) och Taylor (2009)

tillsammans bildar en helhet. Detta blir synligt i och med att organisationen ofta omnämns som enda enhet, med ett övergripande mål, identitet och personlighet- något som blir tydligt i offentliga yttranden från organisationen och dess talespersoner samtidigt som den minst lika ofta beskrivs i termer av pluralitet, bestående av olika grupperingar med motstridiga mål och syften. (Robichaud, Giroux, & Taylor, 2004) Dessa spänningar kan internt uttryckas genom de talespersoner som representerar både de enhetliga och polemiska delarna av narrativen inom organisationen, likaså kan dessa manifesteras genom kamper och tvister mellan olika aktörer (Putnam, 2013).

Viktigt att beakta är att man i studier av metakonversationer inte går in på att försöka förklara hur en organisation, avdelning eller arbetsgrupp genom avslut eller konstruktionen av en metakonversation uppnår en viss identitet eller hur individer inom densamma lyckas stänga en loop. Konceptet beskriver snarare en pågående process där avslut inte behöver innebära att en enhällig definition gällande organisationsidentiteten uppnås eller att spänningar försvinner. (Taylor, 2009) Detta eftersom att förståelse och således identitet ständigt förhandlas och narrativen förändras i takt med “the making and breaking of contracts” (Robichaud, Giroux, &

Taylor, 2004, s. 626) där spänningar ständigt närvarar och bidrar till konstitueringen av organisationen.

2.6 Teorikritik

CCO-perspektiven, med alla sina skildringar, har fått motta en hel del kritik. (Putnam

& Nicotera, 2009) Kritiker mot detta perspektiv, däribland Ryan S. Bisel (2010), hävdar att det inte finns tillräcklig stark koppling för på vilket sätt kommunikation konstituerar organisationen och Michael I. Reed (2010) menar att CCO-teoretiker tenderar att reducera organisationer till sociala interaktioner, språk eller diskurser. Det som alltför ofta förbigår dessa kritiker är att CCO består av ett antal skildringar som grundas av en gemensam syn på kommunikation som konstituerande men där koncepten utvecklas med hjälp av en central fråga eller problem snarare än för att ge entydiga svar och universallösningar. CCO-koncepten har dessutom ambitionen att adressera hur komplexa kommunikationsprocesser konstituerar både organisering och organisationen samt hur dessa processer och utfall reflexivt formar kommunikationen.

Det handlar således inte om någon form av reducering av organisationen, likt det Reed nämner, utan snarare om att packa upp “svarta lådan” eller den idealiserade bilden av organisationen som sällan ifrågasätts och genom det få en djupare insikt till de problem som kan finnas. (Putnam & Nicotera, 2010)

2.7 Teoretisk sammanfattning

I teorikapitlet har det förespråkats för ett synsätt på kommunikation som konstituerande för organisationen där de utvecklade koncepten ses som bättre lämpade för undersökningar av komplexa fenomen och organiseringsprocesser än de konventionella teorierna (Ashcraft, Kuhn, & Cooren, 2009; Koschmann M. , 2012b).

Inom det förespråkade perspektivet anammas en syn på organisationsidentitet som dynamiskt och föränderligt samt med utgångspunkten om identitetsskapande som grundat i Weicks (1995) konceptualisering om meningsskapande. Där individer genom att tolka erfarenheter skapar mening till händelser varvid identiteten formas.

Vidare har det argumenterats för att organisationsidentiteten ges ett uttryck genom Robichaud et al (2004) förklaring av metakonversationer som förutom att se på organisationsidentiteten som föränderlig och dynamisk även hävdar organisationers möjlighet till att simultant existera som både singular och plural. Singularitets- och pluralitetsprincipen beskrivs som en dialektik som orsakar spänning (Putnam, 2013) och förekomsten av denna innebär i praktiken att organisationer kan bestå av olika arbetsgrupper eller kluster inom densamma som mer eller mindre identifierar sig med organisationen som singular.

2.7.1 Förväntningar

Utifrån den teoretiska genomgången har ett huvudantagande formulerats innehållandes ett antal förväntningar som empiriinsamlingen ska undersöka.

Förväntningarna har inte kategoriserats till att svara mot specifika teoriavsnitt utan representerar en samlad kunskap från teorikapitlets olika delavsnitt.

Antagande:

Medarbetarna skapar sig en organisationsidentitet genom de konversationer som uppstår kopplat till publicerat innehåll på intranätet (dvs. genom metakonversationer) där uppfattningar om organisationen och således dess identitet får ta form

Förväntningar:

1. Kontexten där konversationerna mellan medarbetare tar form har en betydande roll för tolkningen av innehållet, något som kan leda till variationer i tolkningar inom och mellan olika arbetsgrupper.

2. Hur tolkning av innehåll görs har påverkan av när och hur medarbetare tar del av innehållet, detta beror på att tolkningar legitimeras annorlunda inom olika arbetsgrupper och bland olika medarbetare.

3. Spänningen mellan singular och plural kan uttryckas på olika nivåer men även lokalt; det kan därmed komma att bildas grupper inom arbetsgrupperna som inte identifierar sig på samma sätt som majoriteten.

4. Genom konversationerna bildas en uppfattning om ”oss” och ”de andra”, vilket skapar en känsla av tillhörighet och lojalitet gentemot arbetsgruppen som är starkare än till övriga organisationen.

5. Eftersom att formuleringen av ”vi” och ”de andra” görs genom tidigare erfarenheter och förståelser påverkar det huruvida koppling görs till den egna arbetsgruppen alternativt till organisationen i stort.

6. Meningsskapande och således förståelse antas ske genom dialog och förhandling där medarbetare i ögonblicket dels kan formulera nya, men även omformulera tidigare etablerade uppfattningar.

3 Metod

Författarna till uppsatsen instämmer med Mats Alvessson & Kaj Sköldbergs (2007, s.

31) ställningstagande om att ”/../ ingen kommer idémässigt tomhänt till en forskningsprocess”, vilket innebär att ingen människa går in i en studie som tabula rasa. Med detta menas att forskaren alltid innehar en viss förförståelse, eller redan etablerad verklighetsuppfattning som enligt Maj-Britt Johansson-Lindfors (1993) blir styrande för hur forskaren undersöker verkligheten. I och med denna påverkan anser uppsatsförfattarna att det är viktigt att redogöra för vilka förförståelser och utgångspunkter uppsatsen präglas av. Metodkapitlet inleds därför med presentation av vetenskapligt perspektiv efterföljt av val och motiveringar till metoderna som använts under studiens genomförande.

3.1 Val av vetenskapligt perspektiv

Denna uppsats utgår från ett socialkonstruktionistiskt förhållningssätt, vilket innebär att verkligheten samt den kunskap vi kan få om den, ses som socialt konstruerad, något som innebär att verkligheten och således människans “själv” skapas av den sociala ordningen som enligt Alvesson & Sköldberg (2007) produceras genom meningsfylld interaktion med andra. I och med detta synsätt ställer sig författarna kritiska till förekomsten av en objektiv kunskap och sanning, något som medför vissa svårigheter för att i högre grad generalisera resultatet av empiriska studier. Detta då utfallet utifrån ett socialkonstruktionistiskt perspektiv antas bli ett annat om genomfört vid ett annat tillfälle, på en annan organisation eller av en annan person.

Denna typ av studier kan dock användas för andra organisationer att dra lärdom av, då socialkonstruktionismen ser dessa som betydelsefulla samt att de trots allt, kan ge vissa indikationer om mönster och trender som kan gälla under en specifik tid, för ett specifikt land (Burr, 2015).

För att nå en förståelse för hur innehållet på den valda organisationens intranät kan påverka anställdas uppfattning samt förståelse för sin egen roll i organisationen har en kombination av fenomenologisk och hermeneutisk ansats valts. Enligt Alvesson &

Sköldberg (2007) är båda dessa separata ansatser vanligt förekommande i studier med det socialkonstruktionistiska synsättet. Dock är vår uppfattning mer lik Jan Hartmans

(2004) om att hermeneutiken är själva vetenskapsteorin, det vill säga läran om hur man når förståelse för människors livsvärld genom tolkning, samt att fenomenologin är ett perspektiv inom hermeneutiken. Den hermeneutiskt orienterade fenomenologin är således inriktad på beskrivningar utifrån individers, eller gruppers, synvinkel samt på hur förståelse för världen skapas genom olika tolkningsprocesser. För denna studie innebär det att den kunskap vi söker är begränsad till att studera strukturen och essensen i de studerade gruppernas erfarenheter, vilket medför att metoderna anpassats för att bättre kunna förstå de tolkningsprocesser som utförs av de individer och grupper som deltar i studien. Vidare medför det även implikationer för analysen som kommer att grundas på tolkning av data som redan är “tolkad”, det vill säga bearbetad genom anställdas egna tolkningsprocesser, något som ställer krav på att förstå meningen, motiven och de trosföreställningar som är bakomliggande för människors handlingar. (Ibid.)

3.2 Fallstudiedesign

Denna undersökning utformas enligt en fallstudiedesign som av Alan Bryman &

Emma Bell (2013) förklaras som en studie kopplad till ett visst “fall”, eller en viss plats, i detta fall en organisation. Utformningen lämpas väl för studier som, likt denna, fokuserar på att skapa förståelse för ett fenomen som undersöks på en djupare basis med koppling till sin naturliga miljö (Saunders, Lewis, & Thornhill, 2016). Genom att lokalisera undersökningen till en fallorganisation är förhoppningen att lyckas nå en fördjupad förståelse som är grundad i verkligheten med en möjlighet att generera goda empiriska beskrivningar för att kunna uppfylla uppsatsen syfte. (Bryman & Bell, 2013) Kritik mot fallstudier lyfter svårigheten med att låta enstaka fall representera en helhet som leder till att resultaten blir svåra att generalisera. Det är dock som tidigare nämnts inte målet med denna studie, utan det är snarare att beskriva ett fall samt utveckla en djupgående förståelse för dess komplexitet, något som Bryman & Bell (2013) menar bör vara målet när studier bedrivs utifrån specifika fallorganisationer.

3.2.1 Val av fallorganisation

Intresset för digital kommunikation och artefakters påverkan på anställda inom en organisation är ett ämne som varit intressant för båda uppsatsförfattarna sedan studierna i mastersprogrammet i Management, kommunikation & IT (MKIT)

påbörjades. Detta intresse hade en klar påverkan på valet av fallorganisation, men valet avgjordes dock av flertalet faktorer där: (1) den valda organisationen har upprepade gånger lyfts fram som intressant att studera ur olika aspekter och ämnen relaterade till MKIT-programmet genom att genomgående användas som exempelorganisation för sina satsningar inom diverse kommunikations- och digitaliseringsområden och för att (2) organisationen är en av Sveriges största myndigheter och har sin verksamhet utspridd över hela landet, något som medför en komplex struktur med höga krav på kommunikationen samt att (3) en av uppsatsförfattarna har god kännedom om organisationen genom att ha arbetat där, vilket underlättade kontakten med organisationen samt planeringen av studien. Den sistnämnda faktorn innebär såklart också en viss utökad förförståelse hos en av uppsatsförfattarna vad gäller organisationen, dess struktur och det språk som används internt. Detta ses dock inte som något negativt för undersökningen, snarare tvärtom, då författarna kan få två olika inblickar och därmed bilda skilda uppfattningar om organisationen och det studerade fenomenet- något som uppsatsförfattarna genom diskussion ämnar sammanföra i analysen och som förhoppningsvis kan bidra till en mer utökad förståelse för de studerade grupperna.

3.2.2 Fokusområde

För att välja fokusområde till uppsatsen kontaktades organisationens kommunikationsavdelning (KA). Genom dialog med en kontaktperson på KA bestämdes ett övergripande ämne till studien samt att den skulle innehålla en undersökning av organisationens viktigaste interna digitala kommunikationskanal- intranätet. Ett fokusområde skulle vara att studera hur intranätet bidrar till att utgöra en del av den sociala verkligheten för anställda. Detta innebar att fokusområdet skulle beröra teman likt organisationskultur/organisationsidentitet. Utöver denna överenskommelse hade författarna fria tyglar i syftes-, och frågeställningsformuleringen samt i designen av studien.

3.3 Metodologisk ansats

Utifrån ett CCO-perspektiv lämpar sig tillämpningen av kvalitativ ansats (Schoeneborn & Vásquez, 2017) då dessa metoder tillåter undersökaren att studera de miljöer och människor som behandlas utifrån ett närmare perspektiv samt lämpar sig

bättre i studier av komplexa fenomen (Ahrne & Svensson, 2015). Kvalitativa metoder är också användbara om man vill förstå och beskriva upplevelser och fenomen utifrån de intervjuades egna perspektiv (Bryman & Bell, 2013), något denna undersökning genom sitt medarbetarperspektiv är intresserad av att göra.

3.3.1 Kvalitativa metoder

De metoder som genomfördes var: en semi-strukturerad bakgrundsintervju och två fokusgrupper.

Inledningsvis genomfördes en bakgrundsintervju- som i grova drag syftade till att öka den egna förståelsen för organisationen, dess syn på kommunikation samt för att få mer ingående information om intranätet och hur det är uppbyggt (se Bilaga A). En kvalitativ, semi-strukturerad intervju valdes för att undgå att styra samtalet enligt förutfattade meningar och förförståelser samt för att tillåta intervjupersonen att röra sig i olika riktningar, då det ger undersökarna en uppfattning om vad personen tycker är relevant och viktigt (Bryman & Bell, 2013). Den andra metoden, det vill säga genomförandet av två fokusgrupper, ses som den huvudsakliga metoden, då den i större utsträckning än bakgrundsintervjun ämnade bidra till uppfyllandet av uppsatsens syfte.

Fokusgrupper valdes för att få möjlighet att observera det sociala samspelet och diskussionerna som ter sig mellan deltagarna vilket ger möjlighet till att studera människors erfarenheter, bakomliggande motiv, argument och värderingar samtidigt som det ger en inblick till hur deltagarna gemensamt skapar mening till det som diskuteras. (Fangen & Sellerberg, 2011)

Inom CCO-perspektiv är det vanligt att bedriva longitudinella, (kvasi)-etnografiska studier och samla in data via observationer och skuggning men även genom semi- strukturerade intervjuer, dokumentstudier eller en kombination av dessa (Schoeneborn

& Vásquez, 2017). Fokusgrupper är inte vanligt förekommande, men bedömdes i detta fall som en lämplig metod för uppsatsens ändamål då de angränsar till användningsområdena för metoderna direktobservation och samtalsintervju; två vanligt förekommande metoder inom CCO-perspektivet. Likheterna består enligt Peter Esaiasson, Mikael Gilljam, Henrik Oscarsson, Ann Town & Lena Wängnerud

(2012) i att användaren av fokusgrupper dels får en insyn i det sociala samspelet i gruppen – likt vid en direktobservation, samt insyn i hur deltagarna tänker och resonerar kring ett fenomen – likt vid en samtalsintervju. Fokusgrupper kan således betraktas som en hybrid av direktobservation och samtalsintervju som bör vara lämplig att använda för uppsatsens utformning då det kan ge en stor utdelning kontra tidsinsatsen vad gäller insyn i det sociala samspelet mellan deltagarna samt hur de tänker och resonerar kring olika ämnen.

3.3.2 Abduktiv utformning

Vidare har studien en abduktiv utformning, enligt Alvesson & Sköldberg (2007) den vanligaste ansatsen i fallstudier, vilket innebär att studien innehåller inslag av både induktion och deduktion. En styrka i den abduktiva ansatsen som utnyttjades under studiens gång var möjligheten att röra sig mellan empiri och redan kända kunskaper eller teorier samt utveckla dessa successivt (Fejes & Thornberg, 2015). Studien kunde således i hög grad anpassas efter skeenden i verkligheten med mindre risk för att

“sätta tvångströja på forskningen”, något som Alvesson & Sköldberg (2007) menar kan ske vid val av induktiv eller deduktiv ansats. För denna studie innebar ansatsen att uppsatsförfattarna utgångsmässigt började med teorier som ansågs rimliga för det fenomen som skulle studeras och i takt med datainsamlingen pendlade uppsatsförfattarna mellan teori och empiri för att utveckla dessa tillsammans.

3.3.3 Bakgrundsintervju

För att uppfylla ändamålet med bakgrundsintervjun fick uppsatsförfattarna hjälp av sin kontaktperson med att finna en lämplig intervjurespondent.

Intervjurespondenten är webbredaktör på organisationens kommunikationsavdelning och har mångårig erfarenhet av arbete med organisationens intranät. Hon kontaktades via mejl med en förfrågan om intervju som innehöll en informationsbilaga med en presentation av studien, uppsatsförfattarna samt intervjuns syfte (se bilaga, A).

Bakgrundsintervjun genomfördes via Skype den 6 mars 2017 och tog ca 30 minuter.

Intervjun transkriberades i sin helhet innan de mest väsentliga delarna bröts ut och sammanfattades för presentation i kapitel 4.

För att underlätta genomförandet av intervjun utformades en intervjuguide med semi- strukturerade frågor som formulerades till att beröra tre områden (se Bilaga B). Denna guide fungerade vägledande för intervjuns upplägg, dock tilläts uppsatsförfattarna i och med den semi-strukturerade formen att avvika från mallen och modifiera frågorna under intervjuns gång, något som Bryman & Bell (2013) nämner som önskvärt i kvalitativa intervjuer, då tanken är att låta intervjupersonen besvara frågor utifrån egna uppfattningar. Uppsatsförfattarna gavs således en möjlighet att fråga mer ingående om vissa svar som uppkom och få mer utvecklade förklaringar.

Bakgrundsintervjun uppfyllde sitt syfte med att ge uppsatsförfattarna en inblick och bättre förståelse för organisationen, dess arbete med kommunikation och intranätet.

En sammanfattning av resultaten presenteras i kapitel 4 för att ge läsaren en bild av hur organisationens intranät är uppbyggt.

Efter genomförandet av bakgrundsintervjun uppstod ett behov av att få klarhet i distinktionen mellan framtagningen av olika typer av innehåll som inte kunde besvaras genom bakgrundsintervjun. Uppsatsförfattarna valde därför, på uppmaning av den intervjuade webbredaktören, att kontakta en annan av KA:s anställda med sina frågeställningar. Denna kontakt bestod av mejlkorrespondens som ägde rum under vecka 10 och bringade klarhet i några av de frågor som uppstått.

3.3.4 Fokusgrupper

För den huvudsakliga datainsamlingen användes två fokusgruppsdiskussioner som genomfördes vid två separata tillfällen med sex respektive fyra deltagare närvarandes.

De två grupperna arbetar vid olika kontor samt med olika ärendeslag. Likheten mellan grupperna bestod i att dess medlemmar tillhör medarbetar-kategorin handläggare.

Valet att använda respondenter från två olika kontor samt ärendeslag i respektive fokusgrupp var för att kunna se skillnader och likheter dem emellan samtidigt som den oförändrade variabeln ”medarbetare” tillät att grupperna lättare kunde jämföras med varandra.

Urval

Deltagarna till fokusgrupperna valdes efter utgångspunkten att de skulle kunna tillföra värdefull kunskap till studien. Vid sammansättningen av fokusgrupperna valdes nätverksgrupper, en gruppform där deltagarna redan känner varandra innan fokusgruppstillfället. Enligt Bente Halkier (2010) har studier med nätverksgrupper under åren ökat, något som medfört att det inom både kommunikationsforskningen och sociologin argumenteras för att låta fokusgrupperna bestå av nätverksgrupper.

Victoria Wibeck (2010) benämner nätverksgrupper som redan existerande grupper och ser att dessa kan underlätta för deltagarna att känna sig bekväma i talsituationer samt för att minska rädslan för att utveckla diskussioner inom gruppen.

Användningen av redan existerande grupper kan även medföra större sannolikhet att påträffa fragment av interaktioner som närmar sig ”naturlig” data vilket vanligtvis samlas in vid deltagande observationer (Ibid.), något som för denna studie ses som extra fördelaktigt. Med nätverksgrupperna ville undersökarna således skapa en så naturlig dynamik mellan medlemmarna som möjligt. Detta för att kunna studera de sociala interaktionerna som om de skulle vara en diskussion i fikarummet och således möjliggöra för att påträffa fragment av “naturlig” data.

För att forma naturliga grupper användes vad William A. Gamson (1992) benämner som Peer Group Conversations, som även kan liknas vid ett snöbollsurval (Bryman &

Bell, 2013), vilket innebär att en person tillfrågas att vara deltagare, personen i sin tur bjuder in andra i sin närhet att delta. Uppsatsförfattarna använde sig av fokusgrupper då de eftersträvade skapa en tillåtande atmosfär där olika perspektiv kunde få möjlighet att uttryckas. Det bestämdes därför att grupperna skulle bestå av 5 - 6 deltagare, vilket även Katrine Fangen & Ann-Mari Sellerberg (2011) och Wibeck (2010) nämner som ett lämpligt deltagarantal för detta ändamål.

Bland de nackdelar som förknippas med existerande grupper, eller nätverksgrupper, lyfts möjligheter som att deltagarna kan hämmas i diskussioner, på grund av en osäkerhet för hur dessa kan påverka det fortsatta arbetet. Vidare kan medlemmar i gruppen undvika att explicit nämna specifika faktan i fokusgruppsdiskussionen för att det kan vara av implicit karaktär, sådant som är självklart för deltagarna men som inte undersökarna får reda på. (Halkier, 2010; Wibeck, 2010) Uppsatsförfattarna valde ändå att använda sig av redan existerande grupper då fördelarna i detta fall anses överväga nackdelarna, i synnerhet om Wibecks (2010) antagande gällande grupper