Patron-driven acquisition (PDA) som förvärvsmetod på universitets- och högskolebibliotek

Patron-driven acquisition (PDA) som förvärvsmetod på universitets- och

högskolebibliotek

Karin Byström, Uppsala universitetsbibliotek

Tobias Johansson, Malmö högskola, Bibliotek & IT Karin Perols, Södertörns högskolebibliotek Ola Tengstam, Malmö högskola, Bibliotek och IT

2012-12-20

1

Innehållsförteckning

Abstract 3

Abstract in English 4

1. Inledning 5

Syfte 5

Metod 5

Avgränsningar 6

Presentation av biblioteken 6

Malmö 6

Södertörn 6

Uppsala 7

2. PDA-modellen 7

Andra användarstyrda förvärvsmodeller 8

3. Leverantörer 9

Dawson 9

Ebook Library (EBL) 9

Ebrary 9

EBSCO 10

MyiLibrary 10

4. Tidigare erfarenheter 10

4.1 Svenska bibliotek 10

Göteborgs universitetsbibliotek 10 Karlstads universitetsbibliotek 11

Chalmers bibliotek 12

Mittuniversitetets bibliotek 12

4.2 Utländska bibliotek 13

5. PDA i praktiken 14

5.1 Förberedelser 14

Mål med PDA 14

Budget 14

PDA-profil 15

PDA-inställningar 16

Deduplicering 17

Tillgängliggörande 18

Kommunikation 20

5.3 Genomförande 21

Anpassningar 21

Arbetsflöden 22

2

5.4 Utvärdering 24

Mål 24

Användning 24

PDA-profilen 27

Budget 29

Tillgängliggörande 31

Support 31

Plattform och e-boksfunktionalitet 32

6. Diskussion 32

7. Check-lista inför start av PDA 34

8. Referenser 41

9. Bilagor 41

Bilaga 1 Svar från leverantörer 42

Bilaga 2 Förkortad checklista 57

3 Abstract

PDA som förvärvsmetod innebär många förändringar för bibliotek, den mest konkreta är att nya arbetsuppgifter tillkommer; skapandet av profil, uppdatering av PDA-samlingen och att hålla koll på budgeten och de löpande kostnaderna. Nya arbetsflöden måste därför skapas där förvärvare, katalogisatörer och systembibliotekarier är inblandade.

PDA-modeller från olika leverantörer kan skilja sig åt, oftast rörande förhållandet mellan fria browsningar, lån och köp. Den ena modellen behöver inte vara bättre än den andra. Huvudsaken är att biblioteket valt modell efter sina behov och vad de vill med sin samling och sitt PDA- förvärv.

Under projektet har vi stött på en del svårigheter som vi inte hade förutsett. De största problemen gällde användingen av e-ISBN, dubbletthanteringen och begränsningen av årtal i profilen Det är också ett problem att förlag och leverantörer kan ändra villkor till exempel angående antalet samtidiga användare och prisnivå, samt att titlar kan försvinna.

PDA är en förvärvsmetod som har både fördelar och nackdelar. Fördelarna består bland annat av att användarna är med och bestämmer över samlingen och att böcker köps efter att de fått bevisad användning. Det innebär att bibliotek slipper köpa enstaka böcker manuellt, böcker som kanske aldrig används. PDA kan på så sätt fungera som ett komplement till manuella köp och det är i första hand en modell för att kunna ge tillgång till fler böcker och köpa rätt böcker.

Den största nackdelen är att modellen är oförutsägbar, både när det gäller användning och kostnadsutveckling. Det är svårt att göra några förutsägelser eftersom flera faktorer är inblandade i en sådan analys; typ av PDA-modell, antal titlar, kvalitet och relevans på titlarna, ämnen, pris på titlarna, antal potentiella användare, övriga e-bokspaket, e-boksvana och acceptans. Även

praktiska saker som hur e-böckerna synliggörs och hur accessen för användarna ser ut spelar stor roll. Det kan även vara svårt att ställa in rätt PDA-inställningar och skapa en bra ämnesprofil.

Dessutom kan användning och kostnader påverkas mycket om någon användare är särskilt aktiv.

Rapporten kommer inte med någon rekommendation för eller emot PDA som förvärvsmetod.

Våra erfarenheter visar dock på vikten av förberedelser och anpassningar. Vår rekommendation är att bibliotek som vill börja använda sig av PDA ska vara medvetna om risker och möjligheter innan de börjar för att kunna maximera fördelarna och undvika de största fallgroparna.

Checklistan i slutet av rapporten ställer en mängd frågor som hjälper bibliotek med denna

planering.

4 Abstract in English

Using a PDA purchasing model means many changes for libraries; the most obvious are the new tasks; creating a profile, updating the PDA collection and keeping an eye on budget and running costs. New workflows involving acquisition librarians, cataloguers and system librarians have to be drawn up.

PDA models can vary, mainly in regard to the relationship between free browsing, loans and purchases. One model is not necessarily better than any other; the important thing is that libraries choose a model that suits their needs and plans for their collections.

During the project there were a few unforeseen problems. The most important were the use of e-ISBNs, deduplication and the limitation to specified years in the profile. Another problem was that publishers can change the conditions for e-books in the collection, e.g. regarding the number of simultaneous users, price levels and even remove titles.

All PDA purchasing models have both merits and demerits. Among the merits are that users are involved in the purchasing process and books are only bought after actual use by patrons, which means that libraries no longer need to purchase e-books manually, nor acquire books that may never be used. Thus PDA can be a complement to manual purchasing and is a way for libraries to buy more of the “right” books.

The biggest disadvantage is that PDA models are unpredictable, both regarding use and costs.

Predictions are difficult to make since there are so many factors to consider; type of PDA model, number of titles, quality and relevance of titles, subjects, price of titles, number of potential users, other e-book packages and the acceptance of e-books with users. Practical issues regarding how titles are made visible and how access works can also make a difference. It can be difficult to set up the profile and set the PDA settings. PDA is also open to undue individual impact on the collection if one user is particularly active.

This report neither recommends nor otherwise the use of a PDA model. However if a library

chooses to adopt PDA, our experience shows the importance of preparation and adaptions. Our

recommendation is that libraries that plan to start using PDA should be aware of the risks and

opportunities in advance in order to maximize the advantages and avoid the biggest pitfalls. The

checklist at the end of the report poses many questions designed to help libraries with this

planning.

5 1. Inledning

Kungliga biblioteket beviljade hösten 2011 projektet “Användarstyrt förvärv (PDA) som förvärvsmetod på universitets- och högskolebibliotek”. Projektet har drivits av Uppsala universitetsbibliotek i samarbete med Malmö högskolas bibliotek och Södertörns högskolebibliotek. Det startade i februari och avslutades sista november 2012.

Syfte

Syftet med detta projekt är att skapa ett kunskapsunderlag för att underlätta för bibliotek som vill starta med PDA. I underlaget ingår tidigare erfarenheter av PDA-modellen och projektgruppens egna erfarenheter samt en sammanställning över de PDA-modeller som erbjuds. Rapporten lyfter också ett flertal frågor som bibliotek bör ta ställning till innan de startar.

Vi vill förtydliga att projektets syfte inte är att jämföra olika leverantörer utan att undersöka PDA-modellen som sådan. Oundvikligen blir vissa erfarenheter kopplade till specifika leverantörer, men så långt det varit möjligt undviker vi leverantörsspecifika hänvisningar.

Metod

Projektet har samlat in de erfarenheter som redan finns av PDA, med fokus på erfarenheter från svenska bibliotek. Vi har kartlagt de leverantörer som finns på marknaden (för närvarande fem stycken) och jämfört deras PDA-modeller. Vi har också genomfört test-perioder med PDA på våra respektive bibliotek.

Vi har samlat in erfarenheter genom att skicka ut frågor på e-postlistor i Sverige, Norge och England, göra studiebesök och intervjuer. Vi har även läst artiklar, konferensbidrag och rapporter. Det finns väldigt många artiklar där bibliotek beskriver sina erfarenheter av att använda PDA, och det senaste året har det också kommit två böcker i ämnet. (6,7).

Följande fem leverantörer erbjuder PDA i Sverige: Dawson, EBL, ebrary, EBSCO och MyiLibrary. Vi skickade frågor till dem om hur deras PDA-modeller fungerar och vilka inställningar som kan göras. Mejlen innehöll även frågor om pris, utbud och allmän e- boksfunktionalitet.

För att få praktiska erfarenheter och även statistik att analysera genomfördes testperioder på respektive bibliotek. Eftersom det finns flera leverantörer skulle vi inte kunna testa alla, därför gjordes ett urval. För att välja leverantör till projektets testperiod formulerades vissa krav utifrån projektets behov och förutsättningar. En viktig sak var att kunna prova vissa funktioner under testet för att få en bild av hur de fungerar och hur användbara de är i praktiken. Dessa krav var relevanta i just detta sammanhang, men för andra bibliotek kan det finnas andra behov och krav.

Vi enades om följande:

 Möjlighet till funktion som gör att lån eller köp av böcker över ett visst pris kan genomföras endast efter bibliotekspersonalens godkännande (“mediated”).

 Möjlighet att få tillbaka eventuellt ej spenderad deponerad summa.

 Möjlighet att bläddra gratis (browsa) upprepade gånger i samma bok före eventuellt lån

eller köp.

6 Utöver dessa krav var följande aspekter intressanta:

 Statistik; möjlighet att urskilja statistik för PDA från övrigt förvärv. Detta är viktigt för att kunna få en tydlig bild av hur användningen av e-böcker som förvärvats via PDA

förhåller sig till användningen av e-böcker som förvärvats via direkt köp av personal.

 Pris med hänsyn till eventuella begränsningar i credits (det vill säga accesser per år och bok).

 PDA-funktionalitet det vill säga förhållandet mellan bläddring, lån och köp.

 Övrig funktionalitet till exempel utskrifter och mobil tillgänglighet.

 Titelutbud: både det totala antalet titlar i databasen och hur stor andel som tillhör olika kategorier, till exempel ”textbooks” resp. ”reference” och ”monographs”.

Endast Dawson och EBL uppfyllde samtliga krav. Uppsala och Malmö använde EBL som leverantör till testet. Detta visade sig vara intressant då vi utifrån bibliotekens skilda

förutsättningar kunde upptäcka olika saker med samma leverantör. Södertörn använde Dawson för testperioden.

Avgränsningar

 Projektet gör ingen värdering av PDA-modellen eller någon rekommendation av enskilda leverantörer.

 Projektet har endast undersökt PDA för e-böcker, inte för tryckta böcker.

 Projektet har inte undersökt EBP/EBS, främst eftersom förlagens modeller endast ger möjlighet att köpa böcker från ett förlag i taget.

 Projektet har inte undersökt eventuell effekt på fjärrlån.

 Projektet har inte undersökt vad slutanvändarna tycker om e-böcker eller PDA.

Presentation av biblioteken Malmö

Malmö högskola bedriver utbildning och forskning inom humaniora, samhällsvetenskap, pedagogik, vårdvetenskap, odontologi samt en del tekniska utbildningar inom ingenjörs- och datavetenskap. Högskolan har läsåret 2010/2011 haft ungefär 13 000 heltidsekvivalenter. Malmö högskola har förvärvat e-böcker i olika former sedan 2001 och har för närvarande ungefär 95 000 e-böcker i sina samlingar. Dessa e-böcker har främst förvärvats i form av paket, men cirka 1 000 har köpts som enstaka titlar som kurslitteratur eller inköpsförslag från lärare och studenter. Det finns tre bibliotek på högskolan.

Södertörn

Södertörns högskola bedriver undervisning och forskning inom humaniora, samhällsvetenskap,

naturvetenskap och teknik och hade läsåret 2010/2011 cirka 8 500 heltidsekvivalenter. Det finns

ett bibliotek på högskolan och studenter och lärare är vana vid e-böcker. De har tillgång till ett

stort prenumererat e-bokspaket, vissa mindre ämnespaket samt enstaka titlar som köpts av

7 bibliotekarier, antingen som kursböcker eller efter inköpsförslag.

Uppsala

Uppsala universitetsbibliotek deltog i testet med två av ämnesbiblioteken, Ekonomikums bibliotek (ekonomi, journalistik) och Ångströmbiblioteket (teknik, kemi, informationsteknologi, astronomi, matematik). De två fakulteterna har vardera ungefär 6 000 heltidsekvivalenter (för 2011), totalt alltså 12 000. Inom Samhällsvetenskaplig fakultet finns 550 anställda och 75 professorer och inom Teknisk-naturvetenskaplig fakultet finns cirka 1 800 anställda och 250 professorer. Detta innebar att storleken på användargruppen var jämförbar med de övriga lärosätena.

På Ekonomikum upplever bibliotekarierna att studenter och lärare är intresserade av e-böcker, medan man på Ångströmbiblioteket har mött mer blandade reaktioner. Inom båda ämnena finns sedan tidigare flera stora ämnespaket med e-böcker och även enstaka titlar som köpts av

bibliotekarier, ofta efter inköpsförslag. Totalt finns inom Uppsala UB drygt 350 000 e-böcker.

2. PDA-modellen

Patron Driven Acquisition, PDA (eller DDA, Demand Driven Acquisition) är en förvärvsmetod som ger bibliotekets användare större inflytande över vilka e-böcker som köps in. Biblioteket får möjlighet att exponera stora mängder icke-ägda e-böcker i katalogen och därefter låter man användningen styra vilka e-böcker som köps in. Grundtanken med PDA-modellen är att de titlar som haft bevisat hög användning även kommer att få fortsatt användning.

Upplägget för PDA bygger på att de icke ägda e-böckerna kan användas kortare perioder av användarna för att belägga intresset. Ofta kan böckerna ”browsas”, det vill säga bläddras igenom utan kostnad under ett par minuter, men om användaren läser ett flertal sidor, kopierar text eller laddar ner fulltexten sker antingen ett korttidslån eller ett köp. Denna “trigger” är olika hos olika leverantörer. Korttidslånen för en dag kostar vanligtvis mellan 10 och 15 procent av bokens listpris, och biblioteket kan ställa in hur många lån som ska föregå ett köp. De böcker som köps efter ett visst antal korttidslån blir alltså dyrare än om man köpt dem direkt, men å andra sidan köps inte allt som används, då en stor mängd böcker endast browsas eller lånas någon enstaka gång. Om böcker köps direkt efter en browsning slipper biblioteket kostnader för lån, men å andra sidan kanske inte intresset för boken är lika stort som efter återkommande lån.

Ett flertal leverantörer erbjuder idag PDA till svenska akademiska bibliotek. Deras modeller för själva förvärvsförloppet skiljer sig åt på olika sätt, det vill säga förhållandet mellan bläddring, lån och köp. Dessa olikheter gör det tyvärr svårt att jämföra olika leverantörer och PDA-modeller.

Leverantörerna använder även ofta olika termer för samma sak, exempelvis kallar vissa

leverantörer den fria bläddringen för “browse” medan andra kallar den för “preview”. Vissa kallar det tidsbegränsade lånet för “rental” och andra kallar samma sak för “short term loan” (STL).

PDA-metoden kan vara helt automatisk, så att inköpen sker utan inblandning av bibliotekarier, men kan också vara halvautomatisk med en bibliotekarie som måste godkänna lån eller inköp.

Denna funktion kallas “mediated”.

PDA tillkom som förvärvsmetod för drygt tio år sedan och idag använder många bibliotek i

främst USA, Storbritannien och Australien PDA. Ett problem i början var “trigger”-nivåerna för

lån och köp. Ett känt exempel är den så kallade “banan-incidenten” vid University of Colorado i

USA i slutet av 90-talet. Studenter fick en övning om att odla olika grödor i utvecklingsländer,

med bananer som exempel. När 150 studenter med samma uppgift sökte böcker blev resultatet

8 inte bra. Eftersom triggernivån för köp var två browsningar räckte det med att två studenter tittade i böckerna för att de skulle köpas. Då modellen dessutom endast gällde för böcker med en-användarlicens, innebar det att om boken redan lästes av en användare så köptes ytterligare ett exemplar direkt. Denna händelse har blivit lite av en skröna och visar på hur outvecklade de tidiga PDA-modellerna var. (1)

Bibliotek har vid ett flertal tillfällen arbetat i nära samarbete med leverantörerna för att utveckla modellerna, något som visar vikten av bibliotekens aktiva medverkan.

I Nordamerika finns flera bibliotekskonsortier som använder PDA. PDA-modeller för konsortier är ännu inte så utvecklade och konsortielösningen skapar flera nya problem, till exempel hur kostnader ska fördelas mellan biblioteken, hur trigger-nivån ska beräknas och hur ämnesprofilen ska kunna anpassas för flera olika bibliotek med olika ämnesinriktningar. Ett exempel på de svårigheter som kan uppstå kommer från konsortiet OCUL i Kanada, där hela konsortiets budget gick åt på mindre än en vecka på grund av låga trigger-nivåer. (2)

Det finns också aktuella initiativ för att samordna och förbättra PDA-modellerna. I augusti 2012 startades ett projekt inom National Information Standards Organization (NISO) för att skapa en

“recommended practice” för PDA. En arbetsgrupp bestående av representanter för bibliotek, leverantörer och förlag samarbetar kring frågor om tekniska lösningar, PDA-inställningar och statistik. Även frågor om arbetsflöde, konsortielösningar och långsiktiga bevarandefrågor tas upp.

En rapport planeras vara klar hösten 2013.(3) Andra användarstyrda förvärvsmodeller

En annan variant av användarstyrt förvärv kallas Evidence Based Selection (EBS) eller Evidence Based Purchasing (EBP) och är en metod som främst används på förlagsplattformar. Lärosätet får tillgång till en mängd e-böcker från förlaget under en bestämd tidsperiod, till exempel ett år, för vilket biblioteket betalar en viss summa. Efter tidsperiodens utgång väljer man ut vilka e- böcker man vill ha kvar i sin samling. Urvalet kan vara baserat på användningen men det behöver inte vara det. Antal böcker man kan välja motsvaras av den summa man i förväg betalat.

Förlagsplattformarna är ofta bättre för slutanvändarna eftersom begränsningar i utskrifter och nedladdningar brukar vara mindre. Däremot är det krångligare för biblioteken att ha avtal med flera olika förlag. Exempel på förlag som erbjuder EBS är Elsevier, Springer och DeGruyter.

Ytterligare en modell som experimenterats med är Capped Pay-Per-View modellen. Lärosätet får tillgång till en mängd e-böcker under en bestämd tidsperiod, till exempel ett år, och varje gång en bok används genereras en liten kostnad. Om användningskostnaden uppgår till bokens pris köps boken automatiskt. Accessen dras tillbaka för de böcker som inte använts till bokens hela värde efter tidsperiodens utgång. (4)

PDA-metoden har även börjat utvecklas för tryckta böcker, eller tillsammans med e-böcker. Vid Universitetet i Denver experimenterar de med att använda PDA för både tryckta och e-böcker i en modell för att ge användaren möjlighet att välja både titel och format. Användaren kan välja mellan att få åtkomst till e-boken direkt eller att den tryckta köps in. (5)

Att förvärva med hjälp av traditionella inköpsförslag kan också räknas som ett slags användarstyrt förvärv, eftersom man köper det som användarna önskar. Skillnaden är då att man inte gör icke- ägda titlar tillgängliga i katalogen, utan användarna får önska böcker som de fått information om på annat håll.

Flera svenska bibliotek är intresserade av att använda PDA som förvärvsmetod och några har

9 under det senaste året haft kortare testperioder. Kunskapen om metoden och hur man använder den på bästa sätt är fortfarande låg och därmed är behovet av en kartläggning och

informationsspridning stort.

3. Leverantörer

Nedan presenteras leverantörerna och deras modeller i korthet. För ytterligare information hänvisas till matrisen i bilaga 1. Presentationen är ett nedslag i leverantörernas tjänster under testperioden (april-september 2012) och kan ha ändrats sedan dess.

Dawson

Dawson Books (www.dawsonbooks.co.uk) är ett brittiskt företag med lång erfarenhet av att förse bibliotek med såväl tryckta som elektroniska böcker. Plattformen Dawsonera lanserades 2006 och erbjuder idag cirka 180 000 titlar via en rad olika betalningsmodeller som till exempel enstaka köp, korttidslån och PDA. Samtliga titlar är tillgängliga via PDA. Fokus ligger på vetenskaplig litteratur för högskolor och universitet.

Dawsons PDA-modell kombinerar browsning och korttidslån, det vill säga antingen att

browsning leder till köp eller att lån leder till köp, eller en kombination. En bok kan bläddras fem minuter innan ett lån genereras. Lånetiden är en, två eller tre veckor. Användarna kan bläddra gratis i böckerna vid upprepade tillfällen innan ett lån eller köp genereras, dock begränsat till en gång per användare och bok per dag. Dawson erbjuder den typ av kontrollfunktion som innebär att bibliotekspersonalen måste godkänna att en bok köps eller lånas, om den har ett pris över ett visst belopp. Dawson har inte någon app för mobil läsning.

Ebook Library (EBL)

Ebooks Corporation Limited (www.eblib.com) är ett australiensiskt företag som bildades 1997. I september 2000 lanserade de en elektronisk bokhandel online. De erbjuder idag cirka 220 000 titlar via olika betalningsmodeller. Samtliga titlar är tillgängliga via PDA.

EBL:s PDA-modell kombinerar browsning och korttidslån, på så sätt att fortsatt läsning efter avslutad browsning genererar ett lån. En bok kan bläddras fem minuter innan ett lån genereras.

Lånetiden är antingen en dag eller en, två eller fyra veckor. Ett visst antal lån leder därefter till köp. EBL erbjuder den typ av kontrollfunktion som innebär att bibliotekspersonalen måste godkänna att en bok köps eller lånas, om den har ett pris över ett visst belopp. Användarna kan bläddra gratis i böckerna vid upprepade tillfällen innan ett lån eller köp genereras. EBL:s böcker kan laddas ned på mobila enheter och läsas med appen Bluefire Reader.

Ebrary

Ebrary (www.ebrary.com) var ett av de första företagen att erbjuda e-böcker. Företaget bildades 1999 och 2011 förvärvades ebrary av ProQuest. Ebrary tillhandahåller cirka 290 000 titlar.

Samtliga titlar är tillgängliga via PDA.

Ebrarys PDA-modell kombinerar browsning och korttidslån, på så sätt att fortsatt läsning efter

avslutad browsning genererar ett lån. Användarna kan bläddra gratis i böckerna vid upprepade

tillfällen innan ett lån eller köp genereras. En bok kan bläddras tio sidor eller i tio minuter innan

ett lån genereras. Lånetiden är en eller sju dagar. Ett visst antal lån (dock max tre) leder därefter

till köp. Ebrary erbjuder inte den typ av kontrollfunktion som innebär att bibliotekspersonalen

10 måste godkänna att en bok köps eller lånas, om den har ett pris över ett visst belopp. Böckerna kan laddas ned på mobila enheter och läsas i ebrarys egen app.

EBSCO

EBSCO Information Services (www.ebsco.com) är en leverantör av e-tidskrifter, e-böcker och databaser. Företaget har funnits i över 60 år och erbjuder cirka 245 000 titlar för PDA.

EBSCOS PDA-modell innebär att browsning leder till köp. En bok kan bläddrastio sidor eller i tio minuter innan ett köp genereras. I dagsläget erbjuder EBSCO inte möjlighet till lån, men denna tjänst ska komma i december 2012. EBSCO erbjuder inte den typ av kontrollfunktion som innebär att bibliotekspersonalen måste godkänna att en bok köps eller lånas, om den har ett pris över ett visst belopp. En egen app är på gång, i dagsläget kan böckerna laddas ned på mobila enheter och läsas med hjälp av appar som till exempel Bluefire Reader eller Aldiko. Användarna kan bläddra gratis i böckerna vid upprepade tillfällen innan ett lån eller köp genereras.

MyiLibrary

MyiLibrary (www.myilibrary.com) är Ingram Digital’s plattform för elektroniskt innehåll för folkbibliotek och akademiska bibliotek. MyiLibrary erbjuder cirka 300 000 titlar och samtliga är tillgängliga för PDA.

MyiLibrarys PDA-modell innebär att browsning leder till köp och korttidslån erbjuds inte. Gratis bläddring i böckerna kan endast göras vid ett tillfälle innan ett köp genereras, dock utan särskild begränsning i tid eller antal sidor. MyiLibrary erbjuder inte den typ av kontrollfunktion som innebär att bibliotekspersonalen måste godkänna att en bok köps eller lånas, om den har ett pris över ett visst belopp. Böcker kan endast laddas ned efter att ett köp har gjorts. Böckerna kan laddas ned på mobila enheter och läsas med hjälp av appar anpassade för läsning av pdf-filer.

4. Tidigare erfarenheter av PDA 4.1 Svenska bibliotek

Göteborgs universitetsbibliotek är det bibliotek i Sverige som har längst erfarenhet av PDA.

2008 påbörjades en översyn av e-boksanvändningen där de kom fram till att de önskade ett alternativ till stora aggregerade e-bokspaket där titlar regelbundet både läggs till och försvinner.

Biblioteket hade goda kontakter med både Dawson och EBL som båda erbjöd PDA.

EBL valdes ut som leverantör och en profil sattes upp med titlar med utgivningsår 2000 och senare, samt ett urval av förlag och ämnen. De fick hjälp från leverantören att sortera bort förlag med icke-akademisk utgivning. För att undvika att köpa dubbletter av redan ägda böcker

skickades en lista på ISBN till EBL som skulle se till att de undertrycktes, vilket dock inte fungerade till 100 procent.

Vid import av marc-posterna valde de att matcha på andra fält än ISBN (001, 035). Vid den första importen laddades 58 000 poster upp. Efter det har nya poster laddats upp två gånger om året och nu har man ungefär 100 000 totalt.

De använde tre korttidslån och köp på fjärde användningen, samt en mediated-gräns vid listpris

över 250 dollar då lån eller köp måste godkännas av en bibliotekarie. De har experimenterat med

köp på tredje användningen men då tog pengarna slut för fort.

11 Posterna ligger synliga så länge budgeten räcker vilket brukar vara två till tre månader, sedan tas de bort till nästa PDA-period. För närvarande ligger cirka 4 000 poster synliga, 2 000 köpta böcker och 2000 som haft korttidslån. GUB använde cirka 400 000 kronor, en fjärdedel av sin e- boksbudget (eller cirka 7 procent av den totala bokbudgeten) för första omgången av PDA, vilket motsvarade kostnaden för en prenumeration på ett stort aggregerat paket.

PDA har påverkat rutinerna, fler ur personalen köper in e-böcker och till exempel har

fjärrlånepersonal fått lära sig att synliggöra dolda poster i katalogen. De har bildat en arbetsgrupp med kompetenser från olika håll: IT, digitala tjänster och ämnesbibliotekarier. De har också arbetat med att informera resten av personalen.

Hittills har de tillgängliggjort PDA-böckerna som poster i katalogen. Kanske vore en önskvärd utveckling att även marknadsföra e-boksplattformen som bl.a. medger fulltextsökning, så att e- böckerna blir exponerade i sin fulla kapacitet.

PDA på GUB har främst två syften; att tillgängliggöra en stor mängd titlar och att köpa de titlar som används mycket. De uppskattar också möjligheten att själva påverka urvalet till samlingen.

De har noterat att det köps fler böcker från små förlag via PDA än via traditionellt förvärv. Ingen särskild marknadsföring av PDA till användarna har gjorts, de hittar fram till titlarna ändå via katalogen och för dem är det som vilken e-bok som helst. De har märkt att fler användare efterfrågar böcker i elektronisk form i inköpsförslagen efter att PDA startade. Humaniora och samhällsvetenskap står för över 50 procent av användningen, följt av ekonomi på ungefär 20 procent och medicin 10 procent. Användningen är som störst mellan mars-maj och september- november.

GUBs erfarenheter är att det är svårt att komma ur projektfasen och komma in i en driftsfas, kanske kommer man aldrig riktigt dit. De tycker att PDA är lika arbetskrävande som traditionellt förvärv men att det ger ett mervärde, då mängden av tillgängliga titlar är en tillgång i sig.

Sammanfattningsvis tycker GUB att PDA fungerat förvånansvärt bra och de känner förtroende för användarna, som de tycker väljer bra titlar.

Karlstads universitetsbibliotek har ett pågående PDA-projekt som startade i februari 2012 och man har ebrary som leverantör.

De började med att sätta upp en profil per kontaktbibliotekarie som själv fick välja

ämnesområden. I vissa ämnesområden med många titlar gjordes även en begränsning på förlag.

Man begränsade till utgivning de två senaste åren, maxpris samt i första hand böcker med fleranvändarlicens. De tog bort dubbletter som upptäcktes vid inladdningen av posterna i katalogen.

I inledningsskedet gjordes köp direkt vid första användningen vilket resulterade i att köpen genererades snabbare än beräknat. Detta åtgärdades efter ett par veckor genom att ändra inställningarna för korttidslån, först till ett och sedan till två korttidslån innan köp. De gjorde också en begränsning till enbart titlar med fleranvändarlicens då det visade sig att ett stort antal titlar endast gick att förvärva med enanvändarlicens. Den första laddningen av poster var på cirka 6 000 titlar, senare minskades samlingen till ungefär 3 400. De lägger hellre ut få titlar så att budgeten räcker längre.

De har avsatt 100 000 kronor, ungefär 6 procent av den totala bokbudgeten för projektet. PDA

har inneburit nya rutiner för import av poster från ebrary. Vad gäller fjärrlån har personal kunnat

göra boken tillgänglig via PDA i stället för sedvanliga fjärrlån vilket både går snabbare och är

12 smidigare än ett traditionellt fjärrlån. Ingen särskild marknadsföring av PDA har gjorts.

Karlstads erfarenheter är att administrationen tar längre tid än förutsett. PDA ses som ett sätt att föryngra det totala bokbeståndet.

Chalmers bibliotek testade PDA via Dawsonera mellan mars och juni 2012. Inställningen på plattformen var att ett korttidslån (rental) ledde till köp. 11 000 poster laddades upp vilket kan jämföras med de 130 000 e-böcker man redan hade i katalogen.

Urvalet gjordes på ämnen och på utgivning 2007- samt de högre nivåerna för Readership Level, till exempel Postgraduate och Undergraduate. Chalmers de-duplicerade endast mot sitt e-

boksbestånd och upplevde det som problematiskt att hantera dubbletter. De matchade filen med marc-poster från Dawson mot katalogen, men det var osäkert om e-ISBN och det tryckta ISBN:et låg i rätt fält i filen och därför oklart om dedupliceringen blev fullständig. Chalmers menar att deduplicering är det största problemet med PDA och som återkommer varje gång man köper ett stort e-bokspaket.

Chalmers avsatte 10 000 pund, vilket motsvarar 5 procent av e-boksbudgeten men använde endast ungefär en femtedel av den summan eftersom det blev ganska få lån och köp. Vad beträffar arbetsrutinerna i projektet var det framförallt hanteringen av poster som tog tid, importen var tidskrävande och borde gå att göras smidigare. De gjorde ingen speciell marknadsföring av PDA och samlingen påverkades inte nämnvärt eftersom det blev få köp.

Dawsonera kräver inloggning på plattformen för att kunna förhandstitta på fulltexten vilket har lett till frågor från användarna. Även personalen som fått visning av systemet tyckte att det var krångligt. Man har också fått kommentarer på den strikta DRM-begränsningen som gör att man bara kan skriva ut en sida i taget. Trots att användarna måste logga in på plattformen kan man inte få statistik per användare eller se vem som köpt vad vilket upplevdes som en brist.

Ett problem som Chalmers funderat kring är vad man ska göra med de titlar som endast lånats en gång när projektet är slut, om de bör ligga kvar i katalogen eller tas bort.

Mittuniversitetets bibliotek tog kontakt med Dawson under november 2011 och i slutet av april 2012 blev PDA-posterna synliga i katalogen. De har laborerat med olika inställningar på plattformen och använde vid svarstillfället två korttidsslån (rentals) före köp. Ett pristak på 72 pund för automatiskt köp och 15 pund för korttidslån sattes, om något var dyrare än detta gick ett mejl till projektgruppen som kunde godkänna eller avslå (det vill säga en mediated-funktion).

Den första inladdningen var på 19 000 poster och efter en andra inladdning i månadsskiftet augusti/september var totalsumman 27 000.

Urvalet gjordes av ämnesbibliotekarier som utgick från de ämnen som det undervisas och forskas på, de senaste fem årens utgivning samt förlag man kände till. Deduplicering gjordes mot enstaka titlar men inte mot prenumererade paket.

Mittuniversitetet avsatte 100 000 kronor, ungefär 5 procent av den totala mediabudgeten, hälften

för korttidslån och hälften för köp. PDA-projektet har påverkat rutiner för fakturahantering,

aktivering i SFX samt godkännande eller avslag av lån och köp. Samlingarna har inte påverkats så

mycket eftersom inte särskilt många köp gjorts då många böcker bara har använts en gång. Ingen

marknadsföring har gjorts, men eftersom användningen varit ganska låg funderar de på att göra

det. De har hittills inte analyserat användningen av PDA-böckerna eftersom projektet fortfarande

pågår, men planerar att göra det efter årsskiftet.

13 Viktiga erfarenheter för Mittuniversitetet har varit att det tagit lång tid att förstå PDA-

inställningarna och vilka konsekvenser de får. De upplevde att frågor dök upp efter hand och besvarades då. De tyckte att det hade varit värdefullt att ha haft kontakt med något bibliotek som använt PDA från samma leverantör innan man satte igång. Hela projektet har också tagit längre tid än beräknat.

4.2 Utländska bibliotek

En enkät skickades ut på UKSG:s mejlista lis-e-resources i slutet av februari med frågor om

listmedlemmarnas erfarenheter av PDA. Svar inkom från ett tiotal bibliotek i Storbritannien och USA. Plattformar som användes var EBL, Dawsonera, MyiLibrary, ebrary och YBP (Yankee Book Peddler). Urvalet baserades i de flesta fall på år och ämnen. En del hade bara begränsning på år eftersom deras erfarenhet var att inga böcker köptes inom ämnen utan anknytning till högskolan. Inställningarna på plattformen varierar mellan olika bibliotek men förefaller till viss del hänga samman med vilken plattform man använt. Man spenderade väldigt olika summor på PDA, från 4 procent till nästan 90 procent av bokbudgeten. Alla har erfarenheter av att

arbetsflöden ändras, framför allt när det gäller kataloguppdateringar i form av laddningar och borttagning av poster samt deduplicering.

Flera bibliotek anger ökningen av antalet e-bokstitlar i samlingen som positiv medan något biblioteks ämnesbibliotekarier var oroliga för en snedvridning av samlingarna. En annan fördel som uttrycks är möjligheten att erbjuda tillgång till ett större utbud än bibliotekets budget tillåter att förvärva. Fjärrlånen har gått ner på en del bibliotek, men det var en trend som startat tidigare än PDA-projekten. Andra bibliotek såg ingen koppling mellan antal fjärrlån och PDA. De flesta marknadsförde inte PDA alls, men ett bibliotek har talat om det på fakultetsmöten. Alla ansåg det viktigt att informera internt till bibliotekspersonalen. Ingen hade fått särskilt mycket feedback från slutanvändarna, men man var nöjd med det då man inte marknadsfört tjänsten eftersom de ville att den skulle fungera utan att användarna märkte att de köpte e-böcker.

Vad som ansågs som viktigaste lärdomen varierade. Nästan alla nämner deduplicering som ett problem, särskilt de med stora e-bokssamlingar från andra leverantörer. Någon tyckte

statistikrapporteringen från plattformen var undermålig. Det skiljer sig mycket åt hur bibliotek

jobbat med sina profiler. Några bibliotek lade mycket tid på att skapa sin profil för att sortera

bort oönskade titlar i syfte att få budgeten att räcka längre. Andra biblioteks erfarenheter var att

man inte behövde lägga tid på urvalsprocessen eftersom bara relevanta titlar användes. Vissa

bibliotek framhävde vikten av identifikatorer i marc-posterna på köpta titlar. De allra flesta tyckte

att användarinflytandet var det bästa med PDA.

14 5. PDA i praktiken

För att få en konkret uppfattning om PDA som förvärvsmetod genomfördes testperioder på alla tre biblioteken. Perioden startade i slutet av april eller i början av maj och pågick till sista

september. Startdatumet varierade en aning på grund av förutsättningarna vid de olika biblioteken och hos leverantörerna.

Nedan presenteras aktiviteterna steg för steg för att förbereda, genomföra och utvärdera PDA- modellen, samt projektgruppens egna erfarenheter och lärdomar.

5.1 Förberedelser Mål med PDA

Innan man bestämmer sig för att använda PDA som förvärvsmetod är det en god idé att tänka igenom vad man vill uppnå och vilka mål man har med förvärvsmetoden i förhållande till sin samling och budget. Det kan finnas flera olika mål, till exempel att effektivisera arbetsflödet eller att utöka och förbättra samlingen, gällande både kvalitet och kvantitet. Ett mål kan vara att lyfta viktiga ämnen som tidigare försummats i samband med e-boksförvärv. Ett annat mål kan vara att tydligare involvera användarna i förvärvsprocessen. De mål biblioteket har påverkar sedan vilka typer av PDA-inställningar man gör.

Före starten bör man också tänka på hur man vill arbeta, om man ska ha en pilot/testperiod eller om man vill gå direkt in i löpande verksamhet. Man kan fundera på om PDA ska användas endast för vissa ämnen eller vissa delar av organisationen, det behöver inte vara allt eller inget.

Man bör också ha en långsiktig plan för i vilken omfattning man vill använda PDA och hur stor del av budgeten man är villig att avsätta.

Våra erfarenheter

Våra mål var ”projektets” mål, dvs. att utvärdera och testa PDA. Vi ville skapa ett

kunskapsunderlag och samla erfarenheter för att kunna beskriva dem och dela med oss av dem i denna rapport. Erfarenheterna fungerade också som beslutsunderlag för eventuell fortsatt användning av PDA på respektive bibliotek.

Budget

Det är svårt att göra en budget för PDA eftersom kostnaderna beror på hur stor användningen blir. Man kan antingen avsätta en viss summa och sedan använda PDA tills pengarna tar slut, eller budgetera för en viss tidsperiod. Det är svårt att använda erfarenheter från andra typer av förvärv eller från andra bibliotek som använt PDA eftersom modellen är så individuell.

Våra erfarenheter

När det gäller budget utgick Södertörn ifrån hur mycket som kunde avvaras och den avsatta budgeten var 100 000 kronor.

I Uppsala avsatte biblioteken en del av sin monografibudget för testet, Ekonomikum 4000 dollar

och Ångström 10000 dollar (28000 respektive 68 000 kronor). Uppsala försökte uppskatta

budgeten genom att analysera statistik från andra e-bokspaket och därmed få en uppfattning av

hur stor användningen var och hur stora kostnader det skulle ha genererat. Detta arbete var

ganska tidsödande och budgetuppskattingen kändes väldigt osäker. Ekonomikums bibliotek

15 beslutade sedan att sänka sin budget jämfört med den uppskattade summan.

I Malmö var den avsatta budgeten för PDA-testet 150 000 kr. Malmö tog del av ett antal presentationer av amerikanska bibliotek och utifrån budgetutfallet på dessa bibliotek gjordes en beräkning av vad kostnaderna skulle bli.(8,9)

PDA-profil

För att starta PDA sätter man först upp en profil. Profilen innehåller information om vilka böcker som ska ingå i samlingen och kan begränsas utifrån olika parametrar innan man startar testet. Alla böcker som ingår i samlingen visas upp för användarna och kan bli köpta.

Leverantörerna erbjuder ofta flera hundra tusen titlar och vanligtvis vill man begränsa den mängden så att den passar innehållsmässigt och storleksmässigt till bibliotekets förutsättningar.

Samlingens storlek beror på vilket mål man har med PDA. På vissa bibliotek vill man erbjuda en stor mängd äldre material medan andra i första hand vill ersätta eller komplettera manuella inköp av nyare böcker. Det finns också bibliotek som inte alls begränsar samlingen utan tar in hela leverantörens utbud, eftersom de utgår från att böcker som inte är intressanta för lärosätets användare ändå inte kommer att användas och därmed inte generera någon kostnad. Och på så sätt slipper biblioteket arbetet med urvalsprocessen.

Olika leverantörer erbjuder olika sätt att begränsa samlingen genom inställningar i profilen.

Vanliga kriterier är ämne, förlag, språk, år, nivå, klassifikation, ämnesord, nyckelord, prisnivå med mera. Genom att kombinera flera kriterier skapas en relevant profil. Ofta kan man även begränsa prismässigt hur dyra böcker man vill ta med i samlingen. En annan viktig funktion kan vara att kunna utesluta populärvetenskapliga eller gör-det-själv-böcker genom att undertrycka vissa nyckelord från profilen.

För att underlätta arbetet bör man dokumentera sina val och ha en kontinuerlig diskussion med leverantören om sina val och vad man vill uppnå. Ofta kan leverantörerna ge tips på ytterligare val och möjligheter.

Våra erfarenheter

Uppsala lade stort fokus på skapandet av en ämnesprofil. Excel-listor med alla tillgängliga titlar laddades ned från leverantören. För att få en uppfattning om mängden relevanta titlar

begränsades listan på olika sätt, till exempel med språk, förlag osv. Förvärvarna gick igenom listorna och tittade på förlag och nivå på böckerna. Några specifika Dewey-koder uteslöts, 610- 617 om medicin och hälsa, då det visade sig att vissa böcker om marknadsföring av medicinsk utrustning kom med i Ekonomikums samling. Vid en genomgång upptäcktes många böcker om att brygga öl och göra vin. Orsaken till detta var att ämneskategorin “kemi” innehåller böcker om alkoholer. Genom att utesluta orden “wine” och “beer” som nyckelord kunde dessa böcker undvikas. Ekonomikums bibliotek uteslöt även “dummies”, “101” för att utesluta böcker på nybörjarnivå. För Uppsala var det givande att skumma igenom titellistan för att upptäcka udda inslag. En van bokinköpare känner direkt igen förlag eller titlar som inte känns rätt för

biblioteket.

Uppsala har köpt loss hela Springers utgivning från år 2005 och framåt, och kunde på ett enkelt

sätt slippa dubbletter genom att utesluta förlaget redan i profilen. Ett pristak sattes på 450 dollar

för att förhindra att de dyraste böckerna kom med.

16 För Malmö inkluderades samtliga ämnesområden som knyter an till högskolans utbildningar och forskning i PDA-profilen, utifrån de ämneskategorier leverantören har i sin databas. Det var inte så viktigt att begränsa profilen utifrån ämnen. Det berodde främst på att Malmö var tvungna att ha en inställning som gjorde att proxy-inloggning krävdes även på campus för att kunna öppna PDA-böckerna. Detta innebar i sin tur att endast högskolans studenter och lärare kunde läsa böckerna. En annan faktor som gjorde att det inte var så viktigt med strikta begränsningar av ämnen var att Malmö satte ett pristak på 300 dollar för vilka titlar som kunde ingå i profilen, vilket minskade risken för att kostnaderna skulle skena iväg snabbt.

Södertörn valde ett brett ämnesurval och uteslöt endast ämnen som inte alls förekommer i högskolans undervisning eller forskning som exempelvis fysik. Man hade ett pristak på 150 pund per bok och när PDA-profilen fylldes i första gången rådde förvirring om vilken valuta som gällde i formuläret. Eftersom formuläret baserades på kronor ledde pristaket på 150 till att det blev väldigt få titlar. När misstaget upptäcktes gick det snabbt att rätta till. Man begränsade sig till de nordiska språken, engelska, tyska, franska och ryska. Plattformen erbjuder en inställning för Readership Level och av de möjliga valen College, General, Technical, Postgraduate och Undergraduate valdes Technical, Postgraduate och Undergraduate.

Alla bibliotek begränsade PDA-samlingen till de senaste årens utgivning. Begränsningen visade sig dock vara svårtolkad, eftersom det var årtalet för när boken givits ut som e-bok som angavs, inte det år boken först gavs ut. Detta innebar problem för böcker med olika utgivningsår, exempelvis böcker som givits ut i tryckt form 2002, men som e-bok 2010. I nuläget har leverantörerna inget sätt att skilja på dessa datum i profilen.

PDA-inställningar

När profilen är skapad bör man tänka på vilka PDA-inställningar man vill göra. Inställningar kan till exempel gälla hur många browsningar eller korttidslån som ska föregå ett köp, hur många dagar lånen ska vara samt om lånen och köpen ska ske automatiskt eller efter godkännande.

Dessa inställningar kan skilja sig åt en hel del beroende på den PDA-modell som leverantören erbjuder. Det är inte alltid lätt att förstå leverantörernas modeller eftersom samma funktion kan ha olika namn hos olika leverantörer. Dessutom kan det vara svårt att veta hur inställningen kommer att fungera i praktiken.

Den fria browsningsperioden är en viktig del av PDA eftersom den innebär en möjlighet för bibliotek att erbjuda tusentals titlar utan kostnad. I många fall räcker den korta perioden för att användaren ska bli nöjd; kanske var det bara en kort referens eller fakta som eftersöktes.

Browsningsperioden kan också användas till att se om böcker inte är intressanta och på så sätt slipper biblioteket en kostnad. Olika leverantörer har olika trigger-aktiviteter som avslutar den fria browsningsperioden och leder till lån eller köp. Det kan vara antingen en bestämd tidsperiod, ett visst antal visade sidor, begäran att kopiera, skriva ut eller ladda ned en bok.

En viktig inställning är hur många browsningar och/eller lån som ska föregå ett köp. Om man väljer ett lågt antal lån eller browsningar kommer fler böcker att köpas, vilket är bra om man vill bygga upp samlingen, å andra sidan blir det ofta mer kostsamt när fler böcker köps.

Att tillåta många lån före köp minskar risken för att böcker blir köpta som sedan inte används, å andra sidan kan många lån ge känslan av att man gör av med mycket pengar men inte får något beständigt för dem.

En annan fråga att ta ställning till är om man ska använda en så kallad “mediated”-funktion där

17 lån eller köp av dyrare böcker inte sker automatiskt utan först måste godkännas av personalen.

Alla leverantörer erbjuder inte denna funktion. Om man väljer att använda sig av denna funktion kan det antingen gälla för alla böcker eller endast för böcker där lånekostnaden överstiger en viss summa. Fördelen är att bibliotekarier kan hålla koll på de ovanligt dyra lånen, neka lån, eller direkt köpa de böcker som annars skulle genererat många dyra lån. Nackdelen är att användarna måste fylla i ett formulär och sedan vänta på godkännandet innan de kan fortsätta läsa boken efter avslutad fri browsning. Det kan vara förvirrande för användarna att ibland få direkttillgång och ibland tvingas vänta. Att använda mediated-funktionen kräver också en viss arbetsinsats från personal som alltid måste vara tillgänglig.

Vissa leverantörer erbjuder möjlighet att begränsa antalet lån per individ och dag. Det är ett alternativ om man vill undvika att enstaka användare påverkar lån och inköp i alltför hög grad.

Detta kan vara ett sätt att undvika snedfördelning i samlingen.

För bibliotek med olika avdelningar kan det vara användbart att skapa flera olika konton hos leverantören. På så sätt kan varje avdelning ha en egen budget och delvis egen profil, till exempelolika begränsningar gällande språk, förlag och nyckelord för olika ämnen.

Våra erfarenheter

Både Uppsala och Malmö valde att ha tre lån (STL) före köp. Orsaken till att Malmö valde tre lån var dels att det var rekommendationen från personalen på Göteborgs UB vid det studiebesök som gjordes där. Dessutom rekommenderade leverantören EBL detta baserat på erfarenheter från andra bibliotek. Även Uppsala studerade erfarenheter från andra bibliotek och valde tre lån för att inte köpa onödiga böcker. Ekonomikum- och Ångströmbiblioteketville ha olika antal STL;

Ekonomikum hade föredragit två lån, men de var tvungna att enas om samma nivå. De hade var sitt konto för PDA och i början av testperioden var det problem med att få en korrekt uppdelad vecko-budgetrapport för de två kontona och under en period skickades endast rapport för ett av biblioteken. I administrationsgränssnittet gick det att följa hur mycket respektive konto hade gjort av med.

Södertörn hade sedan tidigare IP-access till köpta böcker på Dawsoneras plattform och ville fortsätta med det. Det finns en begränsning av browsning på plattformen så att en användare endast kan browsa samma bok en gång per dag. Detta ledde till att en separat Dawsonera-

inloggning krävdes, annars skulle hela högskolan räknas som en användare och följaktligen skulle en bok endast kunna browsas en gång per dag. I plattformen kallades lån för rental och man kunde inte ändra texten efter avslutad browsning från en fråga om man ville hyra (Rent) boken vilket förmodades kunna avskräcka användare som kunde tro att det innebar en kostnad för dem.

Av den anledningen valde man att låta köp ske direkt efter att användaren browsat i fem minuter eller valt att ladda ned fulltexten.

Malmö valde att starta med mediated för lån dyrare än 25 dollar. Uppsala lade till funktionen efter några veckor och prisgränsen var även här 25 dollar per lån. Södertörn valde att inte ha

mediatedfunktionen utan hade i stället ett pristak på 150 pund för att boken skulle komma med i urvalet.

Deduplicering

De flesta bibliotek vill inte erbjuda PDA för böcker som redan finns i den lokala katalogen. En

“deduplicering” görs mot det övriga e-boksbeståndet och/eller mot det tryckta beståndet, för att

undvika dubbletter. Det kan finnas en poäng med att inte deduplicera mot det tryckta beståndet

18 eftersom någon kan vilja läsa en bok som e-bok även om den redan finns som tryckt.

Deduplicering mot ägt e-boksbestånd kräver att man hittar ett sätt att undvika att importera marc-posterna för dessa böcker i sin PDA-profil. Man behöver först identifiera sitt elektroniska bestånd och för att göra detta kan listor med aktuellt e-boksbestånd från antingen bibliotekets lokala katalog eller SFX användas. Nackdelen är att dessa listor bygger på ISBN-nummer och för vissa titlar kan det finnas olika e-ISBN på olika plattformar trots att det är samma upplaga. Det innebär att marc-posten för en e-bok från en viss leverantör kan ha ett annat e-ISBN än marc- posten för samma e-bok från en annan leverantör. Att döma av de stickprov Malmö har gjort under testet har 8 procent av titlarna i Malmös PDA-samling olika e-ISBN på olika plattformar.

Våra erfarenheter

Dedupliceringen mot bibliotekens elektroniska bestånd visade sig bli ett problem för alla de tre biblioteken. Samtliga bibliotek tog ut listor med ISBN ur SFX för deduplicering och dessa listor var inte kompletta. Som ovan nämnts visade det sig i en del fall att samma e-bok kunde ha olika e-ISBN beroende på vilken leverantör de kom ifrån eller att de fått den tryckta bokens ISBN. Ett antal e-böcker saknade också ISBN helt. Detta gjorde att en fullständig deduplicering inte var möjlig att göra och resulterade i att dubbletter av redan ägda böcker köptes. Malmös

stickprovsundersökning visar att 7 procent av de titlar som genererat lån eller köp redan fanns som e-bok från annan leverantör i katalogen.

För Malmö och Uppsala skickades filer med ISBN till leverantören som deduplicerade mot e- böckerna i den PDA-profil biblioteken skapat.

Deduplicering för Södertörn skedde genom att man i PDA-profilblanketten fyllde i ISBN- nummer för e-böcker man redan hade tillgång till och de som matchade ISBN hos Dawson uteslöts ur urvalet.

Tillgängliggörande

Synliggörandet av titlar i katalog och söksystem är av största vikt för att få en stor användning av titlarna. När profilen är klar och efter att eventuell deduplicering har gjorts, ska titlarna visas upp för de lokala användarna. Leverantören kan sammanställa en fil med marc-poster för böckerna i profilen. Dessa filer kan levereras på olika vis, till exempel via FTP, mejl eller webb.

Det är viktigt att kontrollera posternas kvalitet och innehåll. Eventuellt kan man behöva städa posterna eller lägga till lokala fält. Vid import till lokal katalog bör identifieringsfält läggas till med information om att boken tillhör PDA-samlingen, så att det enkelt går att ta bort alla poster om så önskas. En del leverantörer tillhandahåller färdigmärkta poster. Beroende på vilket

bibliotekssystem, OPAC och organisation biblioteket har kan arbetet med tillgängliggörandet av posterna skilja sig åt.

För de flesta leverantörer växer utbudet regelbundet. Bibliotek kan välja om dessa nya titlar ska

ingå i PDA-profilen och kan även importera dessa poster till katalogen. Det kan också försvinna

titlar ur leverantörens utbud. Förlag kan helt enkelt bestämma sig för att inte längre erbjuda sina

titlar via PDA, eller så kan titlarna få ändrade villkor så att de inte längre matchar bibliotekets

profil. Det kan till exempel hända att priset höjs eller att en fler-användarlicens omvandlas till

endast en samtidig användare.

19 Våra erfarenheter

Samtliga tre bibliotek har endast deduplicerat mot e-beståndet och inte mot det tryckta.

För Malmö var det relativt lätt att själva ladda upp marc-posterna i sin lokala katalog. De hade hela tiden kontroll över posterna och hur de såg ut. Arbetet krävde dock en del

specialkompetens, bland annat eftersom EBL:s poster i fält 856 har annan ordning på delfält u och z än andra leverantörer och detta krävde en speciell hantering. Rent konkret har

synliggörandet av e-böckerna genomförts med hjälp av en särskild laddningstabell för import till det lokala systemet från EBL:s FTP-server. Denna laddningstabell lägger automatiskt in en anmärkning med texten ”PDA” i fält 599 samt gör matchning på det unika identifieringsfältet 001.

Södertörn köpte redan enstaka e-böcker från Dawson och hämtade PDA-posterna från samma FTP-server där man brukar hämta poster. Posterna var redan märkta med “Unowned Dawsonera PDA title” i fält 037. Uppladdningen av poster fungerade bra. Leveransen av nya poster kom inte igång under projekttiden så inga nya poster lades till PDA-samlingen under testet. Olika

omständigheter, som bland annat sjukfrånvaro, försenadestarten av testperioden och tillgängliggörandet av poster.

Uppsala fick marc-poster skickat via mejl från leverantören. Uppsala använder Libris som lokal OPAC och kunde därför inte använda sig av marc-posterna för att ladda upp direkt i lokal katalog, utan fick i stället använda sig av SFX för att aktivera titlar som sedan importerades till Libris. Poster som kommer från SFX är av väldigt dålig bibliografisk kvalitet och därför berikades posterna med information från leverantörens marc-poster (enligt den berikningsrutin som

utarbetats av Stockholms universitetsbibliotek och KB). Berikningen försvårades av den tidigare nämnda problematiken med olika ISBN, eftersom SFX i första hand använder sig av print-ISBN och det i marc-posterna kan finnas antingen print- eller e-ISBN. För Uppsala blev ungefär 80procent av posterna berikade, resterande 20procent lämnades oberikade.

I samband med att Malmö skulle göra den första nedladdningen av marc-poster för nytillkomna titlar några veckor efter den första stora importen upptäcktes att det även fanns en fil med borttagna titlar. Marc-posterna för dessa titlar måste därför tas bort regelbundet. Böcker kan försvinna ur samlingen trots att de använts, till exempel om de haft två korttidslån men ännu inte köpts och detta kan vara förvirrande för användarna. För att hantera processen att ta bort dessa poster så enkelt som möjligt skapade Malmö en särskild laddningstabell, utöver tidigare nämnda tabell för import av nytillkomna titlar. Uppsala avaktiverade de borttagna titlarna i SFX.

Leverantörer kan genomföra förändringar av pris och access som kan innebära högre pris eller minskat antal samtidiga användare. Detta skedde för ett antal titlar under sommaren och många frågor uppstod: hur många böcker berörs? Vad innebär det för PDA-samlingen? Hur ska vi hantera detta? Malmö och Uppsala valde att ta bort de titlar som fått begränsat antal samtidiga användare, men behöll de dyrare titlarna eftersom dessa ändå skulle hamna i “mediated”- hanteringen. Detta val berodde delvis på att det endast återstod någon månad av vår testperiod, så det är osäkert om vi agerat likadant om vi använt PDA på lång sikt. Om vi valt att ta bort de titlar som fått högre pris skulle vi varit tvungna att ladda om hela PDA-samlingen. För Södertörn försvann dessa titlar automatiskt ur utbudet, eftersom Dawson endast erbjuder titlar med

obegränsat antal samtidiga användare. Man bör vara beredd på denna typ av förändringar när

man använder PDA.

20 Kommunikation

Det är viktigt att själv kontrollera hur PDA-plattformen fungerar rent praktiskt och hur det ser ut visuellt för användaren på plattformen. I vissa fall ger leverantören möjlighet att anpassa de texter som användaren ser så att det passar de förutsättningar som biblioteket har.

Genom layouten kan man också till viss del styra användingen, exempelvis kan man tvinga användare att först gå in i en bok online innan den kan laddas ned. Det innebär förhoppningsvis att man slipper en del “onödiga” nedladdningar som görs innan användaren egentligen vet om boken är intressant eller inte. Tanken är att användaren ska utnyttja den fria browsningsperioden för att se om boken är värd att lånas, inte ladda ned direkt.

Beroende på bibliotekets organisation kan det krävas en översyn av rutiner för

informationsspridning. Det är ofta många frågor till leverantören från bibliotekarier gällande funktionalitet och gränssnitt. Det kommer även en stor mängd information från leverantörerna, till exempel informationsmejl om när lån och köp görs. Vissa medarbetare behöver ha

direktkontakt med leverantören, men ett visst mått av samordning är att föredra.

Om man har en mediated-funktion inställd måste man se till att rätt personer får mejl om dem.

Det är särskilt viktigt att det under till exempel semestertider alltid finns någon ansvarig på plats.

För stora bibliotek med olika konton är det extra viktigt att ha koll på de administrativa inställningarna.

Innan man tillgängliggör PDA-titlarna för användarna är det viktigt att informera hela personalen om vad som är på gång. Även om inte alla delar av biblioteket är inblandade kommer

bibliotekarier i till exempel referensdiskar och i undervisning komma i kontakt med PDA- samlingen. Det är viktigt att alla då känner till vad som gäller och hur man hanterar eventuella frågor.

Våra erfarenheter

Projektgruppen gjorde ett studiebesök på Göteborgs UB (som använder EBL som leverantör) och såg hur de ändrat layouten så att låntagare måste gå in på boken online innan den kan laddas ned. Detta var inte förinställt för Malmö och Uppsala, men efter kontakt med leverantören ändrades det. Denna typ av förändring var inte beskriven någonstans som ett val, och utan studiebesöket hade vi inte känt till den. Detta visar på vikten av att diskutera med andra och fråga vilka inställningar de har. Det gäller dels de bibliotek som har samma leverantör som en själv, men man kan också lära mycket av att se vilka inställningar som erbjuds av andra leverantörer.

Sedan kan man föra fram önskemålet till sin egen leverantör.

I samband med att Malmö skapade sin profil och gjorde inställningar, hade man även möjlighet att påverka vilka informationstexter som skulle synas för användarna i samband med browsning och lån. Leverantören hade ett antal standardformuleringar för dessa texter i webbgränssnittet men Malmö tyckte att vissa av dessa texter kunde vara otydliga för användarna och valde därför att ta bort eller formulera om en del av dem.

Den särskilda Dawsonerainloggningen som krävdes på Södertörn för att kunna browsa och ladda ned PDA-böckerna gjorde en del användare förvirrade så en informationssida lades till som dök upp när man klickade på fulltextlänken från katalogen.

Uppsala hade initialt problem med flera administrativa inställningar, exempelvis saknades från

21 början vissa administratörsrättigheter och man kunde inte ändra inställningar. Mejl med

informationsmeddelanden om lån och köp gick till fel personer. Ekonomikum och Ångström fick allas mejl, när de bara ville se lån och köp inom sina egna ämnen. Information om fakturor gick till fel personer, och fel konton debiterades. Alla dessa inställningar kunde snabbt rättas till, men de visar på hur man lätt tar för givet att allt ska fungera. Det är därför bra att testa

funktioner och administrativa inställningar i demo-läge innan man slår på PDA för användarna.

5.2 Genomförande Anpassningar

När böckerna blir tillgängliga för användarna är det viktigt att följa utvecklingen noga de första veckorna för att se om profilen och inställningarna fungerar och ger ett bra resultat.

Man kan behöva göra ändringar i profilen, för att till exempel begränsa PDA-samlingen

ytterligare. Man kommer troligen att upptäcka vissa böcker som “slunkit igenom” profilen som man inte vill ha med och då får man justera det.

PDA-inställningarna är viktiga att bevaka den första tiden för att se att “lagom” antal lån och köp görs. Kanske vill man ändra antalet lån före köp, eller (om leverantörens modell tillåter) begränsa hur många lån en enskild användare kan göra per dag. Även budgetutfallet bör följas noga.

Våra erfarenheter

Våra erfarenheter visar på vikten av att följa utvecklingen noga i starten, testa olika funktioner och göra anpassningar.

Uppsala hade från början inte ställt in någon max-gräns för antalet lån per person och dag och råkade första dagen ut för att en person lånade 18 böcker. Det var en rejäl rivstart och

inställningen ändrades direkt till max 5 böcker per person och dag. Om en användare ville göra fler än 5 lån omvandlades de till “mediated” lån som fick godkännas av en bibliotekarie. Malmö ställde efter detta in en begränsning för max antal lån per dag för att inte riskera samma sak. Från början fanns också en osäkerhet kring frågan om det var en begränsning för individer eller för hela lärosätet.

Uppsala märkte första dagen att det kommit in titlar som låg över pristaket på 450 dollar. Några av de titlarna hade också hunnit lånas och renderade mycket höga lånekostnader. Felet påtalades för leverantören och de skickade snabbt en fil med de felaktiga titlarna så att de kunde tas bort.

Uppsala fick också tillbaka pengarna för lånen. Felet kunde alltså åtgärdas snabbt, men krävde trots allt en viss arbetsinsats.

Södertörns leverantör utlovade en funktion (så kallad mirroring) för att få plattformen att

återspegla PDA-urvalet och som visades i katalogen. Innan denna funktion fanns på plats kunde

man endast styra urvalet på plattformen vad gäller ämnesurval, men inte år, Readership Level

eller språk. Detta innebar att titlar utanför urvalet var tillgängliga på plattformen och därför

behövde bibliotekarier kolla upp att inga dubbletter köptes av användare som kommit till

plattformen via katalogen. Mirroringfunktionen dröjde och det fick till följd att man fick stänga

av PDA-testet under tre sommarveckor då alla i projektgruppen var borta och inte kunde

kontrollera dubblettinköp. När mirroring väl var på plats var det mycket lätt att ladda upp den

excelfil man fått med PDA-urvalet och få igång funktionen.

22 Malmö upptäckte att det kunde finnas olika upplagor av samma titel i samlingen. Enligt

leverantören finns det inget automatiskt sätt att ta bort den gamla upplagan när det finns flera upplagor, utan om man vill att den ska tas bort får man meddela leverantören vid varje tillfälle.

Problemet med flera upplagor kan bli extra påtagligt om man har en PDA-samling som innehåller böcker från många år bakåt i tiden. Tyvärr fanns ingen funktionalitet i profilen för att hitta

dubbletter på titelnivå av olika upplagor.

Uppsala upptäckte även att priserna på STL hos EBL varierade kraftigt. Det var inte alltid 10 procent av bokens pris för en-dagslån, utan priset kunde variera mellan olika förlag. För vissa förlag var kostnaden hela 20 procent och i och med det ändras förutsättningarna och de positiva effekterna av lån minskar.

Arbetsflöden

När PDA är igång är det viktigt att hitta nya rutiner och arbetsflöden. Det gäller framför allt rutiner för uppdateringar av samlingen och för katalogisering av de böcker som köps.

Arbetet påverkas för förvärvsbibliotekarier som genom PDA blir involverade i arbetet med ämnesprofilen, men på sikt kan de slippa en del manuella köp av enstaka titlar. Även

katalogisatörer berörs, i alla fall om man hanterar de köpta titlarna manuellt. Bibliotekarier som är involverade i arbetet med uppladdningar av poster blir berörda.

PDA-samlingen uppdateras som tidigare nämnts för de flesta leverantörer varje månad då nya titlar tillkommer och vissa titlar kan försvinna. Att hålla informationen i katalogen uppdaterad kräver därför en kontinuerlig arbetsinsats. Bibliotek som planerar att använda PDA långsiktigt måste ha ett smidigt arbetsflöde för dessa uppdateringar, det vill säga av vem, hur och när uppdateringar görs. Särskilt viktigt är att ta bort marc-poster för de titlar som försvunnit, då det är dålig service om användare försöker nå böcker som biblioteket visar upp men saknar access till.

Det finns olika sätt att hantera de titlar som köps, de kan antingen katalogiseras manuellt eller genom att filer med marc-poster för de köpta titlarna laddas upp. Beroende på vilken teknisk lösning för synliggörande som biblioteket använder så måste en smidig rutin hittas. Huvudsaken är att de ägda titlarna ska ligga kvar i katalogen även om man måste avbryta PDA. Det kan också vara intressant att aktivera ägda titlar i SFX för att de ska bli synliga i till exempel Google Scholar.

Ytterligare områden där rutiner behöver ses över är fakturering och budgetöversyn där någon måste vara ansvarig för den kontinuerliga uppföljningen och budgetkontrollen. Även mer långsiktiga frågor som utvärdering och uppdatering behöver bevakas.

Om man använt PDA en längre tid kan det också uppstå behov av att ändra profilen. Det

innebär i praktiken ett slags “gallring” av PDA-utbudet. Man kanske vill flytta års-gränsen, eller ta bort vissa ämnen.

PDA kan innebära ett ändrat kompetensbehov. Arbetet med PDA kräver

katalogiseringskompetens, förvärvskompetens, e-bokskompetens och systemkompetens. Alla jobbar inte med alla områden, men i en arbetsgrupp bör dessa kompetenser finnas

representerade.

Det kan hända att biblioteket vill eller behöver avsluta en löpande PDA-period, antingen för att