Kommunledningsförvaltningens verksamhetsplan 2017

(1)

Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se

2017-01-11

Kommunledningsförvaltningens

verksamhetsplan 2017

(2)

Innehåll

1 Allmänt ... 3

Organisation från 2016-07-01 ... 3

2.1 Kansli och ledningsstöd ... 4

Verksamhetsmål 2017 ... 5

2.2 Personalavdelningen ... 5

Personalidé: ... 6

Årsöversikt ... 6

2.3 Strategi och utvecklingsavdelningen ... 8

Näringsliv ... 8

Turism ... 9

Kommunikation ... 9

Marknadsföring ... 9

Strategisk utveckling ... 9

2.4 Ekonomiavdelningen... 10

Årsöversikt ... 10

3 Övrigt ... 12

(3)

1 Allmänt

Kommunledningsförvaltningen (KLF) är kommunstyrelsens förvaltning. KLF:s uppdrag består bland annat i att stödja kommunens politiska ledningsorgan - kommunstyrelsen och

kommunfullmäktige - med ärendeberedning och sammanträdesservice. Därutöver har

förvaltningen det kommunövergripande ansvaret för en rad kommungemensamma funktioner såsom ekonomistyrning, personalpolitik, näringslivsutveckling, turism m.m.

Kommunstyrelsen beslutade 2016-05-16, § 124 om vissa förändringar i

kommunledningsförvaltningens organisation. Förändringarna bestod huvudsakligen i att den tidigare staben delades upp i två organisatoriska enheter samt att IT-avdelningens verksamhet bolagiserades. Förändringarna trädde ikraft 2016-07-01, och innebär att förvaltningen består av fyra avdelningar, se skiss nedan. Arbetet med att etablera den nya organisationen har pågått under hösten 2016.

Organisation från 2016-07-01

Syftet med verksamhetsplanen är att konkretisera och prioritera förvaltningens verksamhet utifrån kommunfullmäktiges övergripande och kommunstyrelsens kortsiktiga mål samt med hänsyn till lagstiftning, samhällsutveckling samt kommunorganisationens övriga delars behov av stöd från KLF. Nedan följer en redogörelse för huvuddragen i de olika avdelningarnas

verksamheter samt specifika verksamhetsmål för varje avdelning.

(4)

2.1 Kansli och ledningsstöd

Avdelningen för kansli och ledningsstöd leder, samordnar och utvecklar kommunens verksamhet gällande ärendehantering och kommungemensamma policys och rutiner.

Våra funktioner är:

• Beslutsstöd åt kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och valnämnd.

• Diarieföring och arkivering

• Reception

• Juridisk rådgivning

• Övergripande IT-frågor

• Övergripande fysisk planering

• Försäljning av mark och tomter

• Konsumentvägledning (Köpt tjänst – avtal med Eslövs kommun)

• Närtrafik

• Kommunens försäkringar Avdelningen har sju medarbetare:

 Receptionist 1,0

 Serviceledare 1,0

 Utredare 1,0

 Kommunsekreterare 1,0

 IT-strateg 1,0

 Registrator 1,0

 Kanslichef 1,0

Kansli och ledningsstöds verksamhet 2017 kommer att utöver löpande verksamhet att fokuseras på följande prioriterade områden:

• Ny ärendehanteringsprocess för kommunstyrelsen. Det innebär att nya rutiner kommer att införas för att kvalitetssäkra beslutsunderlag och beslut.

• Juridisk omvärldsbevakning. Det åligger avdelningen att ge juridisk rådgivning till nämnder och förvaltningar. För att kunna ge denna service kommer en tjänst som omfattar omvärldsbevakning att köpas in.

• Inköps- och upphandlingspolicy. En ny lag om offentlig upphandling kommer att träda i kraft i början av 2017. Utifrån den nya lagen kommer en ny inköps- och upphandlingspolicy tas fram. Den skall även innehålla tydligare miljökrav samt tydliga direktiv gällande direktupphandlingar.

• Implementering dataskyddsförordningen. Hörby kommun har ett pågående arbete gällande den nya dataskyddsförordningen som träder ikraft i maj 2018. Samtliga nämnder är involverade i arbetet men samordnas av kansli och ledingsstöd. Under 2017 skall samtliga nämnder inventera och gallra sina personuppgifter.

(5)

• Författningssamling. Ett arbete pågår med att revidera kommunens författningssamling i enlighet med intern kontroll för kommunstyrelsen.

• Upphandling närtrafik i egen regi. Kommunfullmäktige har fattat beslut om att Hörby kommun skall pröva frågan om det är möjligt att upphandla närtrafiken i egen regi. Detta arbete skall påbörjas under 2017.

• En övergripande IT-strategi. Tillsammans med representanter från alla förvaltningar, kommer en gemensam IT-strategi att arbetas fram. Den kommer att stödja

förvaltningarnas verksamhetsstrategier och synergieffekter i planerade arbeten.

• Ny e-tjänsteplattform. Under 2017 kommer en ny e-tjänsteplattform att upphandlas, och driftsättas. Alla nuvarande e-tjänster kommer att överföras till den nya plattformen, med möjligt undantag för Polikerportalen där ett nytt verktyg har föreslagits. En ny plattform ska understödja att hela eller delar av verksamhetsprocesser automatiseras.

Arbete med att identifiera lämpliga processer och att realisera dessa som e-tjänster kommer att drivas gemensamt med förvaltningarna.

• Tester e-hälsa. Kansli och ledningsstöd kommer att bistå socialförvaltningen med tester på området e-hälsa. Utvärderingar kommer att göras för att hitta de bästa projekten för utrullning i Hörby kommun.

2.2 Personalavdelningen

I uppdraget ingår: Personal och lönepolitik, Personalpolitiskt utvecklingsarbete,

lönebildning/lönepolicy, personalstatistik och utdataprodukter, arbetsrätt och kollektivavtal, förhandlingsverksamhet/ samverkan tex CESAM, facklig verksamhet, pensioner,

avtalsförsäkringar, personalekonomi, personalkostnader/personalomkostnader,

löneutbetalningar, rehabilitering, rekrytering, offentliga jobb, tester, utbildning, framtidens ledare, information, arbetsnätet, arbetsledarträffar, arbetsmarknadsfrågor, företagshälsovård, friskvård, framtagande av policys och riktlinjer, jämställdhet och mångfald.

Verksamhetsmål 2017: (funktionsansvar)

• Ny ärendehanteringsprocess KS (Kanslichefen)

• Inköps-och upphandlingspolicy (Utredaren)

• IT-strategi för kommunen (IT-strateg)

• Ny e-tjänsteplattform införd (IT-strateg))

(6)

Avdelningen har åtta medarbetare:

 Systemförvaltare/löneadm 1,0

 Löneadministratör 1,0

 Personalspecialist 1,0

 Personalspecialist 1,0 (0,5 arb.m)

 Förhandlingssekreterare 0,85

 Personalchef 1,0

Summa 7,85

Personalidé:

Genom vår personal- och lönepolitik ska vi i en god och stimulerande arbetsmiljö kunna få, behålla och utveckla den personal vi behöver till kommunens olika verksamheter.

Årsöversikt Januari

• Personalekonomisk

• Verksamhetsberättelse

• Intern kontroll

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Februari

• Lönerevision 2017

• Åtgärder enligt revisionens granskning

• Attraktiv Arbetsgivare förmånsportal

• Kommunals löneavtal

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Mars

• Attraktiv Arbetsgivare introduktion

• Förfrågningsunderlag Företagshälsovård

• Vanligt rutinarbete PA/Löne April

• Attraktiv Arbetsgivare Årshjul arbetsmiljö

(7)

• Förfrågningsunderlag Företagshälsovård

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Maj

• Attraktiv Arbetsgivare annonsering

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Juni

• Avslut lönerevisionen 2017

• Attraktiv arbetsgivare

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Juli

• Lönekartläggning

• SAM enkäten

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Augusti

• Semester

• Vanligt rutinarbete PA/Löne September

• Handlingsplan heltid

• 25 års gåvor

• Vanligt rutinarbete PA/Löne Oktober

• Vanligt rutinarbete PA/Löne November

• Vanligt rutinarbete PA/Löne December

• Vanligt rutinarbete PA/Löne

(8)

2.3 Strategi och utvecklingsavdelningen

Strategi och utvecklingsavdelningen består av verksamhetsområdena näringsliv, turism, kommunikation, marknadsföring och strategisk utveckling.

Avdelningen har sju medarbetare:

 Näringslivschef/avdelningschef 1,0

 Näringslivsutvecklare 1,0

 Kommunikationsansvarig 1,0

 Utvecklingsstrateg 1,0

 Destinationsutvecklare 1,0

 Destinationssäljare 1,0

2017 kommer en kommunikatör projektanställas från februari till december för genomförande av aktiviteter kopplat till den av kommunfullmäktige beslutade marknadsstrategin för Hörby

kommun.

Näringsliv

Under 2017 kommer näringslivsarbetet fokusera på följande:

• En ny näringslivsstrategi ska tas fram under första halvåret.

• Arbetet med Förenkla helt enkelt som inleddes 2016 fördjupas och handlingsplaner och ansvarsfördelning för förbättringsarbetet tas fram, Förenkla helt enkelt 2.0.

• Fokus på ungt entreprenörskap fortsätter och fördjupas.

• Centrumutveckling, arbetet fortsätter med att skapa samverkan på bredare front med centrums alla aktörer och gemensamt skapa förutsättningar för ett levande centrum.

Undersöka vad som är möjligt att genomföra utifrån ToY projektets rapport.

• Utveckla dialogen och mötesplatserna med företagen Verksamhetsmål 2017: (funktionsansvar)

• Rapporteringssystem politiker, W3D3 (Personalchef)

• Förfrågningsunderlag/upphandling företagshälsovård (Personalchef)

• Utbildning organisatorisk och social arbetsmiljö för chefer (Personalchef)

• Genomföra relevanta delar av Attraktiv arbetsgivare (Personalchef)

(9)

Turism

Arbetet med turism/besöksnäring sker i form av ett partnerskap där Höör, Hörby, Eslöv, Tourism in Skåne samt Mitt-Skånes truismförening ingår. Avtalet löper fram t o m 2017 och Hörby kommun har värdskapet för den verksamhet som bedrivs. Det arbete som utförs utgår från den strategiska plattformen för MittSkåne och ska bidra till att nå målet om 7 % ökad omsättning/år för näringen samt ökad sysselsättning. Under januari-februari kommer en

utvärdering av samarbetet göras och förslag på nytt avtal beräknas läggas fram för politiskt beslut i maj/juni 2017.

Kommunikation

Kommunikationsarbetet fokuserar på följande:

• Webb

• Arbetsnätet

• Bokningsportal

• Digitala medier

• Kriskommunikation

• Mediakontakter

• Ledningsstöd

Marknadsföring

Kommunfullmäktige beslutade i oktober att anta marknadsstrategi för Hörby kommun. Under 2017 har extra medel tillförts för en kommunikationstjänst samt en ny webb.

2017 kommer arbetet med marknadsföring fokusera på:

• Handlingsplaner för genomförande av marknadsstrategin, prioriteringar

• Ny webb

• Stöd till evenemangsavdelningen

• ”Storytelling”

Strategisk utveckling

Inom området strategisk utveckling kommer följande områden vara i fokus:

• Bredband

• Medborgardialog

• EU-samordning

• Internationella samarbeten

• Omvärldsbevakning

(10)

2.4 Ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningen ansvarar inför kommunstyrelsen för kommunens budgetprocess, redovisning, finansiering och övergripande ekonomistyrning.

Ekonomiavdelningen ansvarar vidare för att gällande regelverk (Kommunal redovisningslag, Rekommendationer från Rådet för Kommunal redovisning (RKR) och kommunens policys följs inom samtliga förvaltningar.

Avdelningen har tio medarbetare:

 Ekonomichef 1,0

 Budgetchef 1,0

 Redovisningschef 1,0

 Redovisningsekonom 0,6

 Ekonom 4,0

 Ekonomisekreterare 1,0

 Kontorsvaktmästare 1,0

Årsöversikt Januari

• Bokslutsarbete

• Budget 2018, Övergripande mål och mål för god ekonomisk hushållning Februari

• Årsredovisning 2016

• Underlag till revisionen

• KS/KF Övergripande mål och mål för god ekonomisk hushållning

• Förberedelsearbete inför budgetberedningen 8 mars Verksamhetsmål 2017: (funktionsansvar)

• Ny näringslivsstrategi (Näringslivschef)

• Ny webb (Kommunikatör)

• Nytt avtal för Partnerskapet-MittSkåne Turism (Näringslivschef)

(11)

Mars

• 1-2 mars – revision

• Budgetberedning 8 mars

• Avstämning av budgetskrivelser i ledningsgruppen

• Budgetskrivelse till KS (10 april) April

• 11 april slutrevision

• Månadsrapport per 31 mars Maj

• Budgetberedning 3 maj

• Delårsrapport I Juni

• KS/KF Budget 2018, preliminära ramar och fastställande av investeringsbudgeten samt delårsrapport I

• Månadsrapport per 31 maj Augusti

• Förberedelser inför delårsrapport II

• Förberedelser inför budgetberedningen (27/9) September

• Delårsrapport II (2017-08-31)

• Budgetberedning 2017-09-27 Oktober

• KS/KF budget 2018 November

• Månadsrapport oktober per 31 oktober December

• Förberedelser bokslut/årsredovisning

• Förberdelser budgetprocessen 2019

(12)

3 Övrigt

Verksamhetsplanen har tagits fram av KLF:s ledningsgrupp och har funktionen som ett övergripande styrdokument för förvaltningens arbete 2017. Verksamhetsplanen kommer att utvecklas och aktualiseras årligen.

Johan Eriksson Mikael Daxberg Göran Malmström Kommunchef Kanslichef Personalchef

Karin Kroon Gunnarsson Robert Odeberger Näringslivschef Ekonomichef

Verksamhetsmål 2017: (funktionsansvar)

• Införandet av den nya budgetprocessen och att processen fungerar som planerat.

(EC/BC*)

• Säkerställa kompetensen och bemanningen på ekonomiavdelningen (EC/RC*)

• Säkra arbetsrutiner inom förvaltningarna med anledning av den reviderade investeringspolicyn m.m. (EC/BC/RC*)

*EC – Ekonomichef, BC – Budgetchef, RC- Redovisningschef