En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

(1)

PROTOKOLLSUTDRAG

Barn- och utbildningsnämnden 2020-09-29

1/4

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

BUN § 112 Dnr BUN/2020:463-003

Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente

Beslut

Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. Revidera barn- och utbildningsnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. Lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

Beskrivning av ärendet

Förslaget till kommunfullmäktige

Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och fritidsnämnden samt kulturnämnden.

De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin

sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.

Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.

I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.

Mot bakgrund av detta föreslås det att barn- och utbildningsnämndens reglemente, beslutat av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 136 revideras.

Utformningen av ett allmänt nämndreglemente

(2)

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i barn- och utbildningsnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts över mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.

Därutöver byter alla paragrafer numrering eftersom de bryts ut ur barn- och utbildningsnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.

Distansnärvaro för ledamöter

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL.

Av 6 kap 24 § KL framgår följande:

Fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap. 16 §.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Av 5 kap 16 KL framgår följande:

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om

fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud-

1 En skillnad är att det i SKR:s normalmall anges att ledamot ska anmäla distansdeltagande fem dagar i förväg, medan man i Strängnäs kommuns nämndereglementen angett att det ska anmälas tre dagar i förväg.

(3)

PROTOKOLLSUTDRAG

3/4

och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

Kraven i lagtext och förarbeten på hur ledamöter ska kunna höra och se varandra i realtid och på lika villkor är tämligen långtgående och även om de formella möjligheterna att medge distansnärvaro sedan i våras finns, så har det inte tillämpats på grund av att risken att tekniken inte fungerar vid ordinarie tillfälle och nämnden därigenom inte blir beslutsför. Det skulle inte vara bra att behöva

”ta om” sammanträden, bland annat ur smittskyddssynpunkt. Mot den

bakgrunden har nämnderna i Strängnäs kommun istället tillämpat en ordning med distansdeltagande (se nedan under nästa rubrik).

Eftersom man i SKR:s standardmall enbart reglerat möjligheten att närvara som beslutsfattande och därvid inte haft skäl att skilja mellan distansnärvaro och distansdeltagande föreslås vissa terminologiska ändringar i bestämmelsen om distansnärvaro (se vidare strax nedan). Det föreslås också ett förtydligande tillägg om att ledamot som närvarar på distans enligt paragrafen anses närvarande vid sammanträdet i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska tillämpas i fråga om

ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Distansdeltagande för ledamöter och ersättare

Nämnderna i Strängnäs kommun har sedan i våras tillämpat en ordning som ger möjlighet för ledamöter och ersättare att delta på distans, utan att delta i

beslutsfattandet. Ordningen har införts på grund av coronapandemin och grundas på ett uttalande i förarbetena apropå kraven för beslutsförhet vid distansnärvaro. Det uttalades att det inte finns något som hindrar att ledamoten kan tillåtas både att lyssna till det som sägs vid sammanträdet och att yttra sig, utan att delta i beslutandet, även om inte förutsättningarna för distansnärvaro är uppfyllda.²

Lösningen är mindre sårbar ur beslutsförhetssynpunkt än den för distansnärvaro, samtidigt som den främjar den kommunala demokratin eftersom så många valda ledamöter och ersättare ges möjlighet att delta utifrån sina förutsättningar, trots att man exempelvis tillhör en riskgrupp ur smittskyddssynpunkt. Den ger också utrymme att närvara via telefon, vilket kan vara en lösning om svårigheter att kommunicera via internet på ett säkert sätt finns.

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara

2 Prop 2013/14:5 s 101

(4)

ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Närvarorätt för andra än ledamöter och ersättare

Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.

Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Avbruten tjänstgöring

Följdändringar/tillägg föreslås också i bestämmelsen om avbruten tjänstgöring.

Avsikten är att tydliggöra att den som aktivt avbryter sitt distansdeltagande för andra aktiviteter inte kan återinträda i sammanträdet, eftersom det avbrutna deltagandet inte innebär att nämndens beslutsförhet eller rådande

majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Beslutade reglementen ska följas upp årligen.

Beslutsunderlag

Barn- och utbildningsnämndens reglemente beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 136, med förslag till ändringar

Allmänt nämndreglemente, förslag Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

______________________

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(5)

PROTOKOLLSUTDRAG

1/4

BUN § 112 Dnr BUN/2020:463-003

Revidering av barn- och utbildningsnämndens reglemente

Beslut

Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. Revidera barn- och utbildningsnämndens reglemente så att bestämmelser som rör sammanträdesordningen ersätts med en hänvisning till ett nytt allmänt nämndreglemente (se punkt 2 nedan).

Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att

2. Lämna förslag till kommunfullmäktige om ett allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun, och i det sammanhanget införa revideringar av sammanträdesordningen, i enlighet med bifogat förslag.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir nämndens beslut.

Beskrivning av ärendet

Förslaget till kommunfullmäktige

Under kommunfullmäktige i Strängnäs kommun sorterar åtta nämnder.

Kommunstyrelsen, krisledningsnämnden, valnämnden, socialnämnden, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, teknik och fritidsnämnden samt kulturnämnden.

De sex sistnämnda nämnderna tillämpar samma regler för sin

sammanträdesordning. Som ett led i arbetet med att förenkla frågor kring Strängnäs kommuns arbete med styrande dokument lämnas detta förslag.

Förslaget innebär att frågor som regleras på samma sätt för ett antal nämnder ska finnas i ett allmänt nämndreglemente, som de andra reglementena hänvisar till.

I det fall de olika facknämnderna behöver särregler på grund av sitt speciella verksamhetsområde kommer det fortsatt kunna regleras i respektive nämnds reglemente. Ordningen överensstämmer med vad flera andra kommuner tillämpar.

Mot bakgrund av detta föreslås det att barn- och utbildningsnämndens reglemente, beslutat av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 136 revideras.

Utformningen av ett allmänt nämndreglemente

(6)

Förslaget till allmänt nämndreglemente överensstämmer med vad som idag stipuleras om sammanträdesordningen i barn- och utbildningsnämndens reglemente, med några förslag till ändringar.

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts över mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.

Därutöver byter alla paragrafer numrering eftersom de bryts ut ur barn- och utbildningsnämndens reglemente. I den mån det hänvisas till paragrafnummer nedan avser det den föreslagna numreringen. Paragrafer som ändrat utformning har gulmarkerats i förslaget. Ny text är införd med rött och borttagen text är överstruken.

De olika ändringarna behandlas var för sig nedan.

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL.

Av 6 kap 24 § KL framgår följande:

Ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om

fullmäktige har beslutat det. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud-

(7)

PROTOKOLLSUTDRAG

3/4

och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

ledamöter som deltar på distans. Se § 7 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara

2 Prop 2013/14:5 s 101

(8)

ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i det allmänna nämndreglementet som behandlar distansdeltagande, se § 8 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Det regleras idag i kommunstyrelsens reglemente att kommunalråden får närvara vid samtliga nämnders sammanträden. Det föreslås att den bestämmelsen förs in i det allmänna nämndreglementet så att den kan antas som gällande för alla nämnder. Den föreslås föras in i nuvarande paragraf om närvarorätt.

Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se § 11 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

majoritetsförhållanden ändras, se § 12 i förslaget till allmänt nämndreglemente.

Beslutet medför viss ökad administration som ska rymmas inom ramen för befintlig budget, men inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Barn- och utbildningsnämndens reglemente beslutad av kommunfullmäktige 2020-04-27 § 136, med förslag till ändringar

Allmänt nämndreglemente, förslag Beslutet skickas till

Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

______________________

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(9)

STYRDOKUMENT Reglemente , förslag

1/9

Beslutad: 2020-04-27 § 136

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2020:251-003

Ersätter: Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun beslutad av kommunfullmäktige 2016-11-28 § 236

Gäller för: Barn- och utbildningsnämnden

Gäller fr o m: 2020-05-05

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: Kansliavdelningen

Uppföljning: Årligen

Reglemente för Barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun

Barn- och utbildningsnämndens uppgifter

§ 1

Barn- och utbildningsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet. Nämnden fullgör kommunens uppgifter enligt

- skollagen (2010:800)

- lagen (1991:1110) om kommunernas skyldighet att svara för vissa elevresor

- bibliotekslagen (2013:801) avseende kommunens skolbibliotek

- lagen (2013:156) om samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare - 5 § lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända

invandrare

- 2 kap. 2 § lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter avseende bidrag till utbildning

- förordningar och läroplaner beslutade med stöd av ovan nämnda lagar.

Nämnden ansvarar enligt ovan utom för de uppgifter som fullgörs av annan nämnd.

(10)

§ 2

Barn- och utbildningsnämnden ansvarar dessutom för - kommunens ungdomsmottagning

- flykting- och integrationsfrågor inom sitt verksamhetsområde.

§ 3

Barn- och utbildningsnämnden ska

- med uppmärksamhet följa utvecklingen inom sina verksamhetsområden - vara personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som nämnden

behandlar i sin verksamhet

- informera allmänheten om sin verksamhet

- fortlöpande se över och vid behov reformera sitt regelverk - aktivt arbeta med att effektivisera sin verksamhet

- verka för att former för reellt invånarinflytande utvecklas - underhålla och förvalta sin lösa egendom

- avge yttrande i kommunala ärenden som remitterats till nämnden - i övrigt fullgöra de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter som

kommunfullmäktige överlämnar till nämnden.

§ 4

Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som anges i lagar och förordningar, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt och bestämmelserna i detta reglemente.

§ 5

Nämnden ska regelmässigt rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten och den ekonomiska ställningen utvecklas under budgetåret.

(11)

3/9

Behörighet

§ 6

Barn- och utbildningsnämnden är behörig att

- själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde

- i sådana mål och ärenden, där det ankommer på nämnden att föra kommunens talan, på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal - fastställa taxor inom verksamhetsområdet som avser service till

allmänheten av frivillig karaktär

- behandla remisser, ansökningar om bidrag, andra framställningar och skrivelser vilka ställts till annat kommunalt organ, men som kan anses hänförliga till barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde.

Nämndens arbetsformer Sammansättning

§ 7

Nämnden har elva ledamöter och elva ersättare.

§ 8

Nämndens arbetsformer regleras i allmänt nämndreglemente för Strängnäs kommun.

Tidpunkt för sammanträden

§ 8

Nämnden sammanträder på dag och tid som den själv bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra

sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

(12)

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

§ 9

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt varje annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer formen för kallelsen.

I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

Närvaro på distans

§ 10

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att

utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som den som deltar på distans vistas i under deltagandet ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

(13)

5/9 Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.

Offentliga sammanträden

§ 11

Nämnden får besluta om offentliga sammanträden.

Närvarorätt

§ 12

Vid nämnds eller utskotts sammanträde får, i den mån ej nämnden eller utskottet för särskilt fall annat beslutar, kommunchefen, kontorschefen och/eller den/de tjänstemän som han/hon utser, vara närvarande med rätt att delta i

överläggningarna i de ärenden som berör vederbörandes verksamhetsområde.

Vid nämnds sammanträde får, i den mån ej nämnden för särskilt fall annat beslutar, revisor vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärenden som rör revisorns granskningsområde.

Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller eljest i vederbörlig ordning beslutats.

Ordförande

§ 13

Det åligger nämndens ordförande att

- leda nämndens arbete och sammanträden

- kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente

- inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda

- se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden - bevaka att nämndens beslut verkställs

- under nämnden ha uppsikt över nämndens verksamhetsområde - verka för hög effektivitet i verksamheten

- främja samverkan med övriga nämnder

- representera nämnden vid kontakt med myndigheter, konferenser och sammanträden om nämnden inte bestämt annat i särskilt fall.

(14)

Vid förfall för ordföranden åligger motsvarande uppgifter vice ordföranden.

Presidium

§ 14

Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

§ 15

Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid, till exempel på grund av sjukskrivning eller

föräldraledighet. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Inkallande av ersättare

§ 16

En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till sin gruppledare som kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra enligt turordningen i protokollet.

Ersättarnas tjänstgöring

§ 17

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

(15)

7/9 En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att

tjänstgöra även om ersättaren har trätt in i ledamotens ställe. Ledamoten får dock ej inträda under pågående behandling av ett ärende om inte särskilda skäl

föreligger.

Om inte ersättare valts proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Jäv, avbruten tjänstgöring

§ 18

En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts.

En ledamot som avbrutit sin tjänstgöring under sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det

etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Reservation

§ 19

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet.

Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

§ 20

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

(16)

Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.

§ 21

Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

Nämnderna ska underrätta styrelsen så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

Delgivningsmottagare

§ 22

Delgivning med nämnd sker genom ordföranden eller kontorschef.

Undertecknande av handlingar

§ 23

Nämnden fattar särskilt beslut om rätt att underteckna handlingar för förtroendevalda och tjänstemän inom sitt verksamhetsområde.

Om nämnden inte bestämt annat ska skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av kontorschef. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden.

Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

Utskott

§ 24

Nämnd äger rätt att inrätta särskilt utskott. För utskott gäller §§ 24-29.

§ 25

Ledamöter och ersättare i utskottet väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för samma tid som de invalts i nämnden.

(17)

9/9

§ 26

Nämnden väljer för samma tid en ordförande och en vice ordförande i utskottet.

Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter.

§ 27

Om ledamot är förhindrad att delta i utskottssammanträde, är ersättare närvarande efter särskild kallelse och i ordning som bestäms i valet.

Ersättare får närvara vid utskottssammanträde endast om ledamot är förhindrad att delta.

Avgår ledamot eller ersättare i utskottet, som ej utsetts vid proportionellt val, ska nämnden snarast förrätta fyllnadsval för återstoden av tjänstgöringstiden.

§ 28

Utskottet sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer.

Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser det behövs eller när minst två ledamöter begär det.

Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.

§ 29

Vad i §§ 8-9, 11, 15-19 föreskrivs om sammanträdena, inkallande av ersättare, ersättarnas tjänstgöring, reservation och justering av protokoll gäller i tillämpliga delar med avseende på utskott.

§ 30

I fråga om jäv, förfarandet vid fattande av beslut, protokollföring, protokollets innehåll och justering samt reservation äger vad i kommunallagen är föreskrivet om nämnder och styrelser motsvarande tillämpning.

(18)

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson /0152-291 39/

/Kommunstyrelsen/

Revidering av kommunstyrelsens reglemente

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. Revidera kommunstyrelsens reglemente i enlighet med bifogat förslag, Beskrivning av ärendet

Angående kommunstyrelsens ansvarsområde i vissa strategiska frågor mm

I samband med översyn av kommunstyrelsens och miljö- och

samhällsbyggnadsnämndens reglemente har det uppmärksammats att frågor kring hållbarhet, miljö och energi behöver regleras på nytt sätt, så att det

övergripande samordnande strategiska arbetet i dessa frågor, som egentligen kan röra flera nämnders ansvarsområden, sker på kommunstyrelsenivå – och så att man undviker att samma fråga regleras i mer än ett reglemente.

Enligt förslag från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden som behandlas i kommunstyrelsen idag ska miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente revideras så att miljö- och energistrategiska frågor samt strategiska

hållbarhetsfrågor, som är kommunövergripande, kan flyttas över till

kommunstyrelsens reglemente. Det klimatstrategiska området är i dagsläget inte uttalat reglerat i miljö- och samhällsbyggnadsnämndens reglemente, detta ansvar vore lämpligt att förtydliga utifrån de övergripande kommunala klimatpolitiska målen (fossilfria transporter 2030 och klimatneutralitet 2040) då även dessa målsättningar är av en kommunövergripande karaktär.

Mot den bakgrunden föreslås det att ny text om att det kommungensamma, strategiska arbetet med hållbarhetsfrågor och kommunens arbete med agenda 2030, liksom det klimatstrategiska arbetet, förs in i kommunstyrelsens

reglemente, se §§ 2 och 3, i förslaget till reglemente. Av samma orsak förs text om det strategiska kommungemensamma arbetet med miljö- och energifrågor in.

Enligt förslaget ska också den strecksats som säger att miljö- och

samhällsbyggnadsnämnden särskilt biträder kommunstyrelsen i frågor som rör näringsliv och destinationsutveckling strykas. Det rör frågor som flera nämnder behöver arbeta med och där kommunstyrelsen behöver ha en samordnade och styrande funktion. Kommunstyrelsen har redan ett ansvar för dessa frågor enligt

(19)

2/5

sitt reglemente (se § 8 kommunstyrelsens reglemente) och det har inte bedömts att det finns behov av ytterligare förtydligande.

Angående sammanträdesordningen

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. Följdändringar och andra mindre ändringar föreslås i de regler som gäller närvarorätt och avbruten tjänstgöring. Ordningen för paragraferna har setts mot bakgrund av översynen av bestämmelser om distansdeltagande och distansnärvaro.

I sammanhanget har strukturen på bestämmelser som rör

sammanträdesordningen setts över och det föreslås inga stora förändringar på den punkten men flertalet paragrafer byter ändå numrering. Nedan hänvisas till den nya numreringen.

Den regel som gäller vid distansnärvaro för ledamöter har setts över. Det föreslås att distansdeltagande för ledamöter och ersättare regleras. För övriga nämnder lämnas förslag om att dessa ny paragraf införs om distansdeltagande och att vissa övriga paragrafer redigeras. För kommunstyrelsens del föreslås ändringarna föras i in befintligt reglemente.

Paragrafen om distansdeltagande utformades i ett akut skede i samband med coronapandemins utbrott. Avsikten var att undanröja formella hinder mot att nämnderna ska kunna hålla sammanträden med beslutsföra ledamöter, som närvarar på distans. Sådana sammanträden kan dock fortfarande bara hållas den dag teknisk utrustning och lämpliga rutiner finns på plats. Paragrafen i sin nuvarande lydelse överensstämmer i stort med SKR:s normalmall för den typen av bestämmelse¹ och behandlar en sådan närvaro som regleras i 6 kap 24 § kommunallagen (2017:725). KL. Där framgår följande:

(20)

och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

ledamöter som deltar på distans. Se § 24 i förslag till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.

2 Prop 2013/14:5 s 101

(21)

4/5

Ordningen förutsätter dock att alla inblandade är införstådda med skillnaden mellan distansdeltagande och distansnärvaro, exempelvis måste ersättare kallas in för den ledamot som deltar på distans och protokollföring behöver kunna ske på ett rättvisande sätt. Det finns också anledning att trycka på att ordningen bara ska tillämpas när det finns särskilda skäl, eftersom ordningen i kommunallagen i grunden utgår från en ordning där sammanträden hålls i ett rum och där

ledamöter och ersättare är fysiskt närvarande och deltagande på distans bara ska ses som ett komplement. ³ Det föreslås därför en ny bestämmelse i

kommunstyrelsens reglemente som behandlar distansdeltagande, se § 25 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.

Följdändringar

Det föreslås vidare ett tillägg i rubriken till den paragrafen, i syfte att skilja mellan närvarorätten vid nämndens sammanträde för andra än beslutande ledamöter – och distansnärvaro för beslutande ledamöter, se ovanför § 20 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.

majoritetsförhållanden ändras, se § 28 i förslaget till ändringar i kommunstyrelsens reglemente.

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Uppföljning

Beslutsunderlag

Reglemente för kommunstyrelsen i Strängnäs kommun, beslutad av kommunfullmäktige 2020-08-26 § 171, med förslag till ändringar.

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige

3 Prop 2013/14:5 s 30 f (avsnitt 6.2)

(22)

TF kanslichef Kommunjurist

(23)

STYRDOKUMENT Reglemente 2020-04-27

1/17

Beslutad: 2020-04-27 § 131

Myndighet Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2020:183-003

Ersätter: Reglemente för Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun beslutat av kommunfullmäktige § 171, 2020-08-26

Gäller för: Kommunstyrelsen

Gäller fr o m: 2020-

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: Kansliavdelningen

Uppföljning: Vid behov

Reglemente för Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun

Övergripande uppgifter

§ 1

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning.

Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund.

Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (styrfunktion).

Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion).

Styrelsen ansvarar för i detta reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd. Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (2017:725), KL, och annan lagstiftning.

(24)

Ledningsfunktionen och styrfunktionen

§ 2

Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för kommunövergripande säkerhetsfrågor

de kommungemensamma kommunikationskanalerna

kommungemensamma informations- och kommunikationssystem kommunens digitaliseringsarbete, till exempel digital strategi

Den kommunövergripande styrningen och det strategiska arbetet med hållbarhetsfrågor utifrån Agenda 2030

trafikpolitik

bostadspolitik, till exempel genom att bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet främjas

för medborgarkontoren, utom driften

övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs och att kommunens löpande förvaltning handhas rationellt, ekonomiskt och med god kvalitet ha fortlöpande uppsikt över övriga nämnders verksamhet

att i övrigt se till att en effektiv planering och samordning sker av kommunens arbeten och åtaganden.

§ 3

Kommunstyrelsen ska leda och samordna landsbygdsutveckling

inflytandefrågor för barn och ungdomar utveckling av brukarinflytande

medborgardialog

jämställdhetsstrategiskt arbete

kommunens arbete avseende folkhälso- och tillgänglighetsfrågor

(25)

3/17

flykting- och integrationsfrågor

arbetet med att effektivisera och säkerställa kvalitén i verksamheten och administrationen

kommunens upphandlingar, till exempel genom att utveckla kommunens inköpsprocess, rutiner och instruktioner

kommunens strategiska kommunikation

arbetet med att vid behov reformera det kommunala regelbeståndet kommunens minoritetspolitiska arbete

Kommunens övergripande klimatstrategiska arbete.

Det kommunövergripande strategiska arbetet med miljö- och energifrågor utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten samt göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd.

Företag

§ 4

Kommunstyrelsen ska

ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen

ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls uppdaterade

ansvara för regelbundna möten och ägardialogen mellan kommunstyrelsen och företagsledningarna

löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som följer av bestämmelser i KL är uppfyllda beträffande de företag kommunen äger eller har intresse i

årligen i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner kommunstyrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder

(26)

svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och

föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i.

Kommunalförbund

§ 5

Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i.

Uppföljningsfunktionen

§ 6

Kommunstyrelsen ska

övervaka att av fullmäktiges fastställda kvalitetskrav, mål, riktlinjer och program för verksamheten samt ekonomi följs upp i nämnderna

övervaka att kommunens löpande förvaltning i övrigt sköts lagligt och ekonomiskt

följa hur den interna kontrollen hanteras i nämnderna

två gånger per år rapportera till fullmäktige hur samtliga kommunens verksamheter utvecklas mot bakgrund av fastlagda mål och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret

inom ramen för sin uppsiktsplikt övervaka att verksamheter som bedrivs av privata utförare kontrolleras och följs upp i enlighet med lag, avtal och av fullmäktige fastställda program och direktiv

två gånger varje år lämna fullmäktige en redovisning över de motioner, medborgarförslag och e-förslag som kommit in till fullmäktige till och med året innan och som inte slutligt handlagts av fullmäktige.

Särskilda uppgifter

§ 7

Styrelsen får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden, om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige. Detta gäller också mål där någon har

(27)

5/17 begärt laglighetsprövning av fullmäktiges beslut, om inte fullmäktige beslutar att själv föra talan i målet.

§ 8

Kommunstyrelsen ansvarar för

kommunens markpolitik, att bland annat genom planberedning se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls och att erforderlig planläggning äger rum

kommunens officiella anslagstavla

att uppdatera den kommunala författningssamlingen och se till att denna hålls tillgänglig i lagstadgad form

kollektivtrafikfrågor utom de uppgifter som fullgörs annan drift av informations- och kommunikationssystem

kommunens kontaktcenter, konsumentvägledning och vigselförrättning den översiktliga fysiska planeringen av användningen av mark och vatten kommunens juristfunktion

upphandlingar inom kommunstyrelsens verksamhetsområde och kommungemensamma upphandlingar

kommunens lokalförsörjning och företräder kommunen gentemot Strängnäs Fastighets AB

näringslivsfrågor, inklusive besöksnäring, destinationsutveckling och åtgärder för att allmänt främja näringslivet i kommunen

bidragsansökningar inom sitt eget verksamhetsområde och

bidragsansökningar som inte klart kan hänföras till annan nämnds verksamhetsområde

att det finns en god intern kontroll inom sitt eget verksamhetsområde

frågor om ekonomiska förmåner för förtroendevalda

(28)

lägga fram förslag som rör fullmäktiges och de förtroendevaldas arbetsformer och villkor

vid behov göra tolkningar av gällande arvodes- och pensionsbestämmelser för förtroendevalda

de förvaltnings- och verkställighetsuppgifter i övrigt som inte uppdragits åt annan nämnd

§ 9

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet

personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som styrelsen behandlar i sin verksamhet

arbetslöshetsnämnd i enlighet med lag (1944:475) om arbetslöshetsnämnd.

Kommunstyrelsens övriga uppgifter Ekonomisk förvaltning

§ 10

Kommunstyrelsen ska ha hand om kommunens medelsförvaltning och därvid följa fullmäktiges föreskrifter om finansiell policy. Kommunstyrelsen utfärdar riktlinjer för finansförvaltningen.

Medelsförvaltningen omfattar placering och upplåning av medel. I uppgiften ingår också att bevaka att kommunens inkomster flyter in och att betalningar görs i tid samt att vidta de åtgärder som behövs för indrivning av förfallna fordringar.

Kommunstyrelsen har också hand om övrig ekonomisk förvaltning.

I denna uppgift ingår bland annat att

underhålla och förvalta kommunens fasta och lösa egendom i den mån egendomen inte ägs av annan nämnd

tillse att kommunens behov av försäkringsskydd är tillgodosett innefattande ansvaret för den kommunala riskhanteringen

anta kommungemensamma riktlinjer till kommunens attestreglemente

(29)

7/17 handha egen donationsförvaltning samt efter samtycke från annan nämnd placera sådana medel som ingår i donationen som förvaltas av den

nämnden.

Mark- och exploatering

§ 11

Kommunstyrelsen är markägare och har ansvaret för mark- och

exploateringsfrågorna. Kommunstyrelsen har ansvaret för alla kommunägda fastigheter med tillbehör. Kommunstyrelsen ansvarar för köp och försäljning av mark.

Det ankommer på kommunstyrelsen att

ansvara för kommunens intressen vid fastighetsbildningsmyndigheten i ärenden angående fastighetsbildning, fastighetsbestämning, planläggning och byggnation, gemensamhetsanläggningar och enskilda vägar samt i andra ärenden, som är jämförbara med dessa

ansvara för kommunens förvaltning av skog

påkalla fastighetsreglering, som behövs för att mark och vatten ska kunna användas för bebyggelse på ett ändamålsenligt sätt, enligt 5 kap. 3 § 3 st.

fastighetsbildningslagen (1970:988)

påkalla avstyckning i överensstämmelse med detaljplan enligt 10 kap. 6 § fastighetsbildningslagen

påkalla fastighetsbestämning enligt 14 kap. 1 § 2 st.

fastighetsbildningslagen för område med detaljplan eller

områdesbestämmelser eller område beträffande vilket fråga väckts om upprättande av sådan plan eller sådana bestämmelser

påkalla förrättning enligt 18 § anläggningslagen (1973:1149) och 15 § ledningsrättslagen (1973:1144)

med ledning av de med kommunfullmäktige bestämda riktlinjerna besluta om uttag av gatukostnader enligt 6 kap. 31-32 §§ plan- och bygglagen (1987:10)

utarrendera, arrendera, uthyra eller på annat sätt upplåta fastighet eller del av fastighet som tillhör kommunen, dock längst fem år

förvärva eller överlåta fastighet eller del av fastighet, för en beloppsgräns om två miljoner kronor, exklusive förrättningskostnader

förvärva eller överlåta fastighet eller del av fastighet, genom inlösen eller expropriation för en beloppsgräns om högst fem basbelopp

(30)

överlåta fastighet genom kommunens tomtkö

genom avtal eller tillämpning av bestämmelserna i plan- och bygglagen, fastighetsbildningslagen, anläggningslagen eller ledningsrättslagen, tillförsäkra kommunen rätt till servitut, ledningsrätt eller nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet och medverka till ändring eller upphävande av en sådan tillkommen rätt

belasta kommunens mark med servitut, ledningsrätt eller nyttjanderätt för ledning, rätt till väg eller rätt till anläggning och medverka till ändring eller upphävande av en sådan tillkommen rätt

enligt 4 § lagen (1998:814) med särskilda bestämmelser om

gaturenhållning och skyltning återställa platser som skräpats ned eller annars osnyggats

företräda kommunen som fastighetsägare i vägföreningar, vägsamfälligheter och liknande sammanslutningar.

Personalpolitiken

§ 12

Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal inom

kommunförvaltningen och är därmed ansvarig för kommunens personalpolitik och för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare.

Delegering från fullmäktige

§ 13

Kommunstyrelsen beslutar i följande grupper av ärenden:

upptagande av lån inom den beloppsram och de riktlinjer samt beslut som fullmäktige fastställt

utlåning till samt ingående av borgen för de kommunala bolagen enligt de riktlinjer samt beslut fullmäktige fastställt

vid behov för kommunens räkning ta upp tillfälliga lån och checkkrediter

(31)

9/17 när kommunstyrelsen finner det behövligt för att tillvarata kommunens intresse, vid offentlig auktion köpa fast egendom eller tomträtt, i vilken kommunen har intecknad fordran eller inskriven rättighet eller vilken är intecknad för lån, för vars infriande kommunen åtagit sig ansvar, varvid styrelsen snarast ska anmäla ett sådant förvärv till kommunfullmäktige och samtidigt lägga fram förslag till slutlig täckning av förskotterade kostnader för förvärvet

på begäran av nämnd omfördela medel som anslagits till nämnden inom den budgeterade verksamhetsvolymen och av fullmäktige fastställd beloppsram och andra riktlinjer

utfärda förbindelser som behövs i anledning av fullmäktiges beslut att ikläda kommunen ett borgensåtagande eller annan ansvarighet

besluta om upplåning respektive utlåning till de kommunala företagen inom ramen för av kommunfullmäktige beslutad limit

köp, försäljning, byte och avtal om fastighetsreglering, allt inom av

fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt

i mål och ärenden där kommunstyrelsen för kommunens talan, med för kommunen bindande verkan, träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal

yttranden som ankommer på fullmäktige när dessa inte är av principiell betydelse eller när tiden inte medger att yttrandet behandlas av

fullmäktige (styrelsen ska om möjligt samråda med berörd nämnd vid handläggning av yttrandet)

med den begränsning som för särskilt fall kan vara föreskrivet i lag eller fastställd av kommunfullmäktige, besluta om avskrivning av kommunala fordringar avseende kommunstyrelsens förvaltningsområde

tillstånd att använda kommunens vapen enligt lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar

yttranden enligt kameraövervakningslagen (2013:460) kommunens förvaltningsorganisation.

(32)

Kommunstyrelsens arbetsformer Mandattid

§ 14

Kommunstyrelsens mandattid är fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det år val av fullmäktige har hållits i hela landet.

Sammansättning

§ 15

Kommunstyrelsen består av tretton ledamöter och tretton ersättare.

Tidpunkt för sammanträden

§ 16

Kommunstyrelsen sammanträder på dag och tid, som styrelsen bestämmer årligen i november eller december före närmast följande år. Vid ny mandatperiod bestämmer styrelsen dag och tid för sammanträde vid det första sammanträdet den nya mandatperioden.

Kallelse

§ 17

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt varje annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer formen för kallelsen.

I undantagsfall får kallelsen ske på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken

(33)

11/17 utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

Närvaro på distans

§ 18

Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att styrelsen annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.

Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som deltagande på distans vistas i ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen, styrelsens presidium och i förekommande fall utskott.

Offentliga sammanträden

§ 19 18

Kommunstyrelsen får besluta om offentliga sammanträden.

§ 20 19

Kommunfullmäktiges presidium har närvarorätt vid kommunstyrelsens sammanträden.

De partier i fullmäktige, som inte är representerade i styrelsen, har närvarorätt med vardera en förtroendevald i styrelsen. Likaså har ordförande i nämnd rätt att närvara vid styrelsens sammanträden.

Dessa förtroendevalda har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten.

De har också rätt att få sin mening antecknad till protokollet.

Vid kommunstyrelsens eller utskotts sammanträde får, i den mån ej nämnden eller utskottet för särskilt fall annat beslutar, kommundirektören,

avdelningscheferna för avdelningar under kommunstyrelsen och/eller den/de tjänstemän som dessa utser, vara närvarande med rätt att delta i

(34)

Vid kommunstyrelsens sammanträde får, i den mån ej kommunstyrelsen för särskilt fall annat beslutar, revisor vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärenden som rör revisorns granskningsområde.

Kommunstyrelsens ordförande kan, i den mån ej kommunstyrelsen för särskilt fall annat beslutar, besluta att annan anställd eller förtroendevald får närvara vid kommunstyrelsens sammanträde, om det finns skäl.

Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller eljest i vederbörlig ordning beslutats.

Kommunstyrelsens ordförande

§ 21 20

Det åligger kommunstyrelsens ordförande att

- leda kommunstyrelsens arbete och sammanträden - kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente - inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i

kommunstyrelsen vid behov är beredda

- se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i kommunstyrelsen - bevaka att kommunstyrelsens beslut verkställs

- under kommunstyrelsen ha uppsikt över kommunstyrelsens verksamhetsområde

- verka för hög effektivitet i verksamheten - främja samverkan med övriga nämnder

- representera kommunstyrelsen vid kontakt med myndigheter,

konferenser och sammanträden om kommunstyrelsen inte bestämt annat i särskilt fall.

Vid förfall för ordföranden åligger motsvarande uppgifter vice ordföranden.

Presidium

§ 22 21

Kommunstyrelsens presidium består av ordförande, förste vice och andre vice ordförande, vilka väljs av fullmäktige.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

(35)

13/17 Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

§ 23 22

Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i styrelsen/nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid, till exempel på grund av sjukskrivning eller

föräldraledighet. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Kommunalråd

§ 2423

Sedan val av kommunstyrelsen skett utser kommunfullmäktige antalet kommunalråd bland styrelsens ledamöter.

Kommunstyrelsens ordförande ska vara kommunalråd.

Fullmäktige beslutar om kommunalrådens uppgifter, ansvarsområden och tjänstgöringsgrad.

Kommunalrådet/-råden får närvara vid sammanträde med samtliga nämnder. De får då delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte i ärenden som innefattar myndighetsutövning mot enskild.

(36)

Styrelsen får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att styrelsen annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att

utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som den som deltar närvarar på distans vistas i under deltagandet närvaron ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av

sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta närvara på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Styrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande närvaro på distans i nämnden, nämndens presidium och i förekommande fall utskott.

Ledamot som närvarar på distans enligt denna paragraf anses närvarande i kommunallagens mening. De bestämmelser i lag och detta reglemente som tillämpas på fysiskt närvarande ledamöter ska därför tillämpas i fråga om ledamöter som närvarar på sätt som beskrivs i denna paragraf.

Övrigt deltagande på distans

§ 25

Styrelsen får, om det finns särskilda skäl och det kan anses särskilt påkallat ur demokratisk synvinkel, sammanträda med ledamöter och ersättare som deltar på distans, utan att vara närvarande i kommunallagens mening.

Deltagande på distans kan ske i den form styrelsen beslutar, via bild och/eller ljudöverföring. Ljud- och/eller bildöverföring ska ske på ett sätt som säkrar att inte utomstående kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som den som deltar på distans vistas i under deltagandet ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot eller ersättare som vill delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till styrelsen. Ledamot som vill delta på distans ska anmäla behov av ersättare enligt 10 § detta reglemente

En ledamot eller ersättare som deltar på distans har sådan närvarorätt som avses i § 20 detta reglemente och får delta i överläggningar, men inte i beslut.

Möjligheten till deltagande på distans om det finns särskilda skäl gäller även de icke beslutande befattningshavare som har närvarorätt enligt § 20 detta

reglemente.