§ 30 Upprop och val av justeringsförrättare

Utdragsbestyrkande:

Plats och tid: Rådsrummet, Guldsmeden 09.00

Förtroendevalda: Beslutande: Ej beslutande:

Alf Norberg (v) Bo Lindgren (s) Eva Cronberg (c)

Lena Lindström (s) Eva Hallander (s)

Övriga deltagare: Ulrika Wenn Samir Filipovic Susanne Eriksson Lillemor Binett Linda Anderton

Utses att justera: Bo Lindgren

Justeringens plats

och tid: Överförmyndarenheten 2017-12-18

Underskrifter: Paragrafer: 30-34

Sekreterare: Linda Anderton

Ordförande: Alf Norberg

Justerande: Bo Lindgren

Utdragsbestyrkande:

Bevis/anslag

Protokollet är justerat. Justeringen tillkännagiven genom anslag.

Anslagstid, från och med till och med

2017-12-18 2018-01-08

Förvaringsplats för protokollet

Överförmyndarenheten

Underskrift

Linda Anderton

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

Innehållsförteckning

§ 30  Upprop och val av justeringsförrättare ... 4 

§ 31  Ekonomisk uppföljning ... 5 

§ 32  Meddelanden ... 6 

§ 33  Rapport från PwC ... 7 

§ 34  Uppföljning internkontrollplan ... 8 

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

§ 30 Upprop och val av justeringsförrättare

Överförmyndarnämnden beslutar att utse Bo Lindgren att justera protokollet.

____

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

§ 31 Ekonomisk uppföljning

Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna den ekonomiska uppföljningen

Sammanfattning

Samir Filipovic föredrog ärendet i enlighet med utskickade handlingar.

Fråga kring osäkra kostnader – Linda förklarar att akter kommit till oss från

kommuner där man legat efter med arvodering, dessa kostnader (nu våra) kan möjligen vara för gamla för att återsöka från Migrationsverket. Vad gäller ensamkommande barn ska handläggaren stöta på socialtjänsten om ansökan om SFV för de yngsta barnen.

Frågan om extra anslag har passerat kommunstyrelsen och behandlas i kommunfullmäktige den 18 december 2017.

____

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

§ 32 Meddelanden

Överförmyndarnämnden beslutar att lägga meddelandena till handlingarna

Sammanfattning

Ulrika Wenn föredrog ärendet.

Nämnden fick ta del av tre skrivelser från Riksförbundet Frivilliga Samhällsarbetare, nämligen:

1. Inblick oktober 2017, Riksförbundet Frivilliga Samhällsarbetare (Dnr 2017- 029-190)

2. Arvoden ska vara förutsägbara, Riksförbundet Frivilliga Samhällsarbetare (Dnr 2017-030-190)

3. Kommentar till länsstyrelsernas redovisning, Riksförbundet Frivilliga Samhällsarbetare (Dr 2017-031-190)

____

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

§ 33 Rapport från PwC

att uppdra åt förvaltningen att skriva förslag på yttrande till kommunfullmäktige

Sammanfattning

Ulrika Wenn föredrog ärendet.

Revisionsbyrån PwC fick från de förtroendevalda revisorerna i Hudiksvalls kommun i uppdrag att granska överförmyndarnämndens ledning, styrning och uppföljning. De har författat sin rapport vilken nämnden fick ta del av.

Genomgång av kontrollfrågorna på sidan 15, fråga för fråga. Förvaltningen bemöter kritiken: endast aktuella rutiner ligger tillgängliga på den gemensamma hårddisken S: ; djupgranskning finns inte som begrepp i lagen; nämnden bestämmer själva vad som ska stå i internkontrollplanen; stickprov/vandelskontroll görs; länsstyrelsen är vår tillsynsmyndighet.

Kommunfullmäktige beslutade vid sammanträdet den 27 november uppdra till Överförmyndarnämnden att lämna yttrande över revisionens slutsatser och rekommendationer för att behandlas i kommunfullmäktige den 26 mars 2018.

Nämnden uppdrar åt förvaltningen att skriva förslag på yttrande till KF. Helle Bryn- Jensen på Länsstyrelsen har meddelat att också hon kommer skriva ett yttrande med anledning av granskningen.

____

Justerandes

sign: Utdragsbestyrkande:

Delges:

§ 34 Uppföljning internkontrollplan

Överförmyndarnämnden beslutar

att överlämna uppföljningen till kommunstyrelsen

Sammanfattning

Ulrika Wenn föredrog ärendet.

Kommunalstyrelsen skall årligen ha en uppföljning av samtliga nämnders

internkontrollplaner. Den interna kontrollen för 2017 har följts upp i nämnden den 16 oktober 2017. och 11 december 2017 Följande fyra rutiner för 2017 enligt planen är:

• Omprövning av förvaltarskap utveckla nuvarande rutin.

• Förbättra granskning av årsräkningar/sluträkningar

• Förbättra granskning av tillgångsförteckningar.

• Anstånd att lämna in räkenskaper.

En kontroll av dessa rutiner har genomförts den 21 september 2017 och den 13 november 2017. Rutinbeskrivningar finns i samtliga fall.

Omprövning av förvaltarskap har fungerat enligt rutin och 10 % av ärendena har jämkats ner från förvaltare till god man.En fin justering kommer att ske av blanketten inför nästa år.Positivt att omprövningen gjordes i september och inte i samband med årsräkningen som skett tidigare år.

Granskning av årsräkningar och tillgångsföreteckningar har kompletterats med en riktlinje som nämndens fastställde den 16 oktober 2017. Riktlinjen gällde fastigheter och bostadsrätter om dess värde ska räknas med som tillgång när det gäller om huvudmannen eller kommunens ska betala arvodet till ställföreträdaren.

Skriftlig ansökan från ställföreträdare om anstånd att lämna anstånd saknas i ett ärende. I detta ärende skedde detta per telefon.

Kontrollerna ska säkerhetsställa att rutinerna fungerar och efterlevs. I de fall det inte fungerat har ändringar genomförts tex beslut om riktlinje, ändringar av blanketter, komplettera checklistorna och att ha en löpande dialog på arbetsplatsträffarna.

____