ENTRÉ KUNDRESKONTRA...

(1)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ENTRÉ KUNDRESKONTRA ... - 2 -

Innehåll i Entré kundreskontra: ... - 2 -

Förberedande arbete... - 3 -

REGISTRERING AV KUNDINBETALNING ... - 5 -

Beskrivning av registreringsbilden ... - 5 -

Funktionsknappar till höger ... - 6 -

Funktioner i den nedre delen ... - 9 -

Summering och avstämning ... - 12 -

Funktionsknappar till höger ... - 12 -

Funktioner i den nedre delen ... - 16 -

KRAVHANTERING ... - 20 -

RÄNTEHANTERING ... - 25 -

SÖK I KREDITUPPLYSNINGSREGISTRET ... - 28 -

GRANSKA BETALNINGSFIL ... - 30 -

EXPORT AV KUNDRESKONTRA ... - 32 -

Automatiserad export av kundreskontra ... - 33 -

UTSKRIFTER KUNDRESKONTRA ... - 34 -

Saldolista kunder ... - 34 -

Reskontrarapport - Kunder ... - 38 -

Kontoutdrag – Kunder ... - 40 -

Kundreskontrastatistik ... - 42 -

GRUNDINSTÄLLNINGAR ... - 45 -

Kundreskontrans grundinställningar ... - 45 -

Betalningar ... - 46 -

Export av Reskontra ... - 47 -

Krav ... - 50 -

Kundstöd ... - 52 -

Rapporter ... - 53 -

Räntor ... - 53 -

Textinställningar ... - 54 -

(2)

Entré Kundreskontra

I kundreskontran hanterar du alla dina kundfordringar. Du registrerar kundinbetalningar, skickar krav och räntefakturor. Vid försenade kundinbetalningar skapar systemet ränteunderlag

automatiskt. Du skriver även ut olika saldo- och kundreskontrarapporter för att kunna följa upp och hantera dina fordringar.

Innan en faktura hamnar i kundreskontran måste du ha kört en fakturajournal på fakturan.

Undantag från detta är s.k. kontantfakturor där systemet förutsätter att du fått kontant betalning varvid bevakning av fordran inte längre behövs.

Innehåll i Entré kundreskontra:

 Enkel och överskådlig inbetalningsrutin med avancerade funktioner för avdrag och delbetalningar.

 Avstämning av inbokat belopp mot inkommet belopp från BG/PG samt registrering av egna konteringar.

 Möjlighet till import av fakturainbetalningar (OCR) från BG/PG. (Kräver tilläggslicens).

 Möjlighet till export av reskontra, kunder samt inbetalningar till extern reskontra, exempelvis Kundgirot. (Kräver tilläggslicens).

 Funktionsrik kravhantering med utskrift av påminnelser med situationskänsliga kravtexter.

 Möjlighet till export av krav till extern kravhantering, exempelvis Datainkasso. (Kräver tilläggslicens).

 Överskådlig och enkel räntahantering med förslagslista och kundunika inställningar.

 Kraftfulla rapporter för uppföljning av reskontran med saldolista, periodiserad reskontra och kontoutdrag.

 Helt integrerad med övriga Entrémoduler.

Läs också igenom avsnittet för kundregistret så att du har ställt in rätt krav-, ränte- och betalningsvillkor för dina kunder.

(3)

Förberedande arbete

Grundregister. Förutom att kunder, artiklar osv måste finnas, måste du även se till att register för betalningsvillkor, avgiftskoder, valutor, betalningssätt mm finns innan du startar fakturering och kundreskontra. Gå in i ”System”, ”Allmänna sidoregister och inställningar”, ”Sidoregister” och komplettera med de uppgifter du saknar.

Många av sidoregistren levereras med vissa grundvärden. Gå igenom och komplettera.

Grundinställningar, Kundreskontra. Gå igenom grundinställningarna i systemet som avser Entré Kundreskontra. Se även separat beskrivning på alla grundinställningar i kundreskontran i denna handbok.

Kunduppgifter, Reskontra. Det finns flera kundunika inställning som har betydelse i Entré Kundreskontra. Vissa inställningar hämtas automatiskt från grundinställningarna, och

kundregistreringsmallen, när du skapar kunden. Andra hämtar grundinställningens värde om de

Gå igenom alla sidoregister innan du börjar med kundreskontran. Det är viktigt att du gått igenom berörda sidoregister, tex:

 Betalningsvillkor. Systemet är förberett med 10 och 30 dagars betalningsvillkor.

Komplettera med villkor för om betalningsvillkoret skall tillåta krav och ränta.

 Betalningssätt. Gå noga igenom det betalningssätt som skall gälla för inbetalningar avseende konton, återrapportering osv. Se även separat beskrivning av detta i denna handbok.

 Serier. Du kan ha olika serie för räntefakturor mm. Se även grundinställning 189.

 Valutor måste finnas om du har utländska kunder och inbetalning sker i utländsk valuta.

(4)

är tomma. Nedan går vi igenom de som har giltighet i kundreskontran.

 Betalningsvillkor. Hämtas automatiskt från grundinställningarna (inställning 421) eller kundregistreringsmallen när kunden skapas. Ändra om kunden regelmässigt skall ha ett annat villkor.

 Ränta. Ange den ränta som kunden skall debiteras vid försenade betalningar. Anger du inget används räntesatsen i grundinställning 205.

 Påminnelseavgift. Ange den avgift som skall påföras nästa räntefaktura. Obs, påförs bara i de fall som du har varit tvungen att skicka påminnelser till kunden.

 Tillåt ränta. Ta bort krysset om denna kund aldrig skall ha räntefakturor.

 Tillåt krav. Ta bort krysset om denna kund aldrig skall ha krav/påminnelser.

(5)

Registrering av kundinbetalning

Innan en faktura hamnar i kundreskontran och kan betalas måste du ha kört en fakturajournal på fakturan. Undantag från detta är s.k. kontantfakturor där systemet förutsätter att du direkt fått kontant betalning varvid bevakning av fordran inte längre behövs.

Registrering av kundfakturor gör du i menyvalet ”Registrera kundinbetalningar”. Du väljer faktura att betala genom att ange ett urval för vilka fakturor som skall visas i sektionen ”3.

Inställning och urval”. Observera att endast en användare kan registrera betalningar åt gången.

Beskrivning av registreringsbilden

Betalningsdatum: Dagens datum föreslås som inbetalningsdatum. Byt datum med - +

tangenterna eller kalenderknappen. Observera att när du senare kör ut inbetalningsjournalen så bryter denna per inbetalningsdag.

Betalningssätt: Ange det betalningssätt som kunden använt för betalningen. Systemet föreslår automatiskt det betalningssätt du angivit i grundinställning 346.

Kund: Om du bara väljer kund, visas kundens samtliga obetalda fakturor direkt i listan nedanför.

Fakturanummer: Att direkt slå in fakturanummer är det snabbaste sättet att betala en faktura.

Fakturan markeras då direkt som betald. Du kan också söka efter obetalda fakturor här genom att trycka på tangenten F3.

(6)

Serie: Används som urval om du arbetar med flera serier i faktureringen, t.ex en serie för räntefakturor och en annan för avtalsfakturor.

Referensnummer: Du kan även ange fakturans referensnummer (även kallat OCR) som urvalsbegrepp.

Funktionsknappar till höger

När du har gjort ett urval för de fakturor som du skall boka av på något sätt, visas dessa i sektion

”4. Kundens fakturor”. Då kan då utföra nedan funktioner med knapparna till höger.

 Godkänn. Godkänner och flyttar över de fakturor du markerat, i kryssrutan ”betalas”, till flik ”2. Summering och avstämning”.

Kundinbetalning steg för steg:

o Välj betalningsdatum samt kund eller fakturanummer.

o Markera den eller de fakturor som kunden betalat.

o Kontrollera om någon faktura är delbetald. Använd knappen ”Delbetala” för detta.

o Godkänn.

 Ändra betalning. Öppnar nedanstående dialog där du kan ändra avbokat belopp, betalningsdatum samt betalningssätt. Ändrar du belopp gör du en delbetalning.

(7)

 Bearbetning. När du klickar på bearbetning kan du betala aktuella fakturor enligt nedanstående alternativ.

 Avdrag. När du gör ett avdrag på en faktura så kommer avdraget att konteras enligt de konton som visas. Det betyder att din försäljning minskar samt att du även kan minska den moms du skall betala in. När du gör ett avdrag bokas resterande som inbetalt och fakturans status sätts till fullbetald.

 Delbetala. Öppnar nedanstående dialog där du kan ändra avbokat belopp, betalningsdatum samt betalningssätt.

(8)

 Kundinfo. Öppnar och visar information från fakturahuvudet.

 Övrig info. Visar ordern/fakturans arbetsbeskrivning, Internt meddelande samt

Kravinformation. I rutinerna ”Sök i fakturaregistret” och ”Kravhanteringen” kan du skriva information i dessa fält som kan vara till nytta vid kundinbetalningen.

 Egna kont. I denna rutin kan du göra bokningar på dina likvidkonton som kanske inte direkt berör en specifik kundinbetalning, men som ändå är smidigt att hantera i denna rutin då man ofta vill kunna registrera in- och utbetalningar som registrerats Plusgirot eller Bankgirot. Om du står i flik ”1. Registrering” när du trycker på denna knapp blir

konteringen generell, om du står i flik ”2. Summering och avstämning” kopplas konteringen till aktuell faktura.

I samband med att du skapar en inbetalningsjournal, skapas också ett verifikat på dina egna konteringar. Med knappen ”Se konteringar”, kan du se andra egna konteringar som kopplats till en annan faktura eller registrerats utan koppling till faktura.

(9)

Funktioner i den nedre delen

Nedan går vi igenom de funktioner som gäller för registreringsdelen. Övriga funktioner tillhörande summering och avstämning gås i igenom i nästa avsnitt.

 Totalbelopp. Då man startar funktionen för att registrera manuella kundinbetalningar kan man få fylla i totalt belopp för respektive betalningssätt. Se även grundinställning 2409 för inställning om dialogen skall visas automatiskt eller ej alternativt om belopp skall anges per dag. Manuellt registrerade betalningar utförs oftast med underlag från respektive betalningsmottagare, vanligtvis Bankgirot eller Plusgirot. På rapporten från

betalningsmottagaren visas totalt belopp som registrerats, per dag och totalt. Genom att ange detta belopp kommer Entré att kontrollera att den summan stämmer med summan av alla registrerade betalningar. De betalningssätt som visas är de som har ifyllt att de skall användas för just kundinbetalningar. Detta anger du på betalningssättet i rutinen ”Skapa / ändra betalningssätt”.

(10)

Om du försöker köra ut journal och registrerade inbetalningar inte stämmer överens med angivet totalbelopp får du nedan varning där även differensen visas..

Du kan då också välja om du skall återgå för att justera någon inbetalning eller registrera fler inbetalningar. Alternativt kan du gå till rutinen ”Egna konteringar” för att kontera bort diffen.

(11)

återläsningsfilen. Se även grundinställningar 674, 1925 och 2807.

Obs! Om du har ett program för att direkt hämta betalningsfiler från Bankgirot eller Plusgirot så kan du klicka på knappen ”Hämta OCR filer”. Då startar det program som finns angivet i grundinställning 1892, tex Hantverksdata Giro. Se även handboken för Entré Leverantörreskontra för genomgång av filbetalningar.

Nedan visas dialogen för att hämta kundinbetalningsfiler från bankgirot. Du börjar med att logga in innan du kan hämta filer. Observera att du måste ha ett avtal med din bank och ett giltigt BankId innan du kan genomföra detta.

När du har loggat in, kan en eller flera filer visas i sektionen ”2. Underlag”. Markera den fil med återrapporteringar du vill importera och klicka på knappen ”Hämta/Skicka”. Filen bearbetas av Entré och aktuella inbetalningar bokas som betalda och visas i fliken

”Summering och avstämning” på samma sätt som om du bokat av dessa manuellt. Du kan även klicka på knappen ”Visa innehåll” för att se alla fakturainbetalningar. Listan kan även skrivas ut.

Systemet kontrollerar också om filen innehåller fakturor som redan bokats som betalda eller om det finns fakturabetalningar i filen som har ocr/fakturanummer som inte finns i Entré. Eventuella fel visas automatiskt i en fellogg som du också kan skriva ut.

(12)

Summering och avstämning

När du registrerat alla inbetalningar, skall du göra en slutavstämning genom att gå till fliken

”2. Summering och avstämning”. Under summaflikarna finns summeringar uppdelade på totalt per dag, per kund och per betalningssätt.

Funktionsknappar till höger

Även i denna flik kan du utföra en mängd åtgärder på dina betalningsregistreringar innan du kör ut journalen. Flera av funktionerna är samma som du kan utföra under fliken ”1. Registrering”.

 Avdrag. När du gör ett avdrag på en faktura så kommer avdraget att konteras enligt de konton som visas. Det betyder att din försäljning minskar samt att du även kan minska den moms du skall betala in. När du gör ett avdrag bokas resterande som inbetalt och fakturans

(13)

status sätts till fullbetald.

 Delbetala. Öppnar nedanstående dialog där du kan ändra avbokat belopp, betalningsdatum samt betalningssätt.

 Annullera. Tar bort aktuell faktura från betalningsförslaget.

 Fakturahuvud. Öppnar och visar information från fakturahuvudet. Här kan du ändra vissa uppgifter, tex förfallodatum eller om kunden ej skall få räntefaktura vid försenad

(14)

betalning av denna faktura.

 Kundinfo. Öppnar och visar information från fakturahuvudets adressinformation.

 Prissättning. Öppnar och visar information från fakturans prissättning.

 Övrig info. Visar ordern/fakturans arbetsbeskrivning, Internt meddelande samt

Kravinformation. I rutinerna ”Sök i fakturaregistret” och ”Kravhanteringen” kan du skriva

(15)

information i dessa fält som kan vara till nytta vid kundinbetalningen.

 Egna kont. I denna rutin kan du göra bokningar på dina likvidkonton som kanske inte direkt berör en specifik kundinbetalning, men som ändå är smidigt att hantera i denna rutin då man ofta vill kunna registrera in- och utbetalningar som registrerats Plusgirot eller Bankgirot. Observera att du inte skall ange belopp på likvidkontot (i detta fall 1930), utan endast på motkontot (i detta fall 6250). Gjorda konteringar visas på kundinbetalningens bokföringsunderlag.

(16)

Funktioner i den nedre delen

I den nedre delen av registreringsbilden samlas en del generella funktioner som gäller för hela registreringen.

 Avbryt. Om du klickar på knappen ”Avbryt” och det finns registrerade inbetalningar visas nedan dialog. Detta betyder att du tillfälligtvis kan avbryta inbetalningen och göra andra saker i Entré.

När du sedan går in i kundinbetalningsrutinen igen visas en dialog som talar om vilka fakturor som ligger kvar bokade för betalning. Du kan då fortsätta med resterande

(17)

avbokningar.

 Kontrollista. Innan du kör ut inbetalningsjournalen kan du köra ut en kontrollista där du kan stämma av att belopp och inbetalningar verkligen stämmer.

 Journal. När journalen körs bokas fakturorna bort från kundreskontran samtidig som ett bokföringsunderlag skapas i transaktionsregistret. Om inställning 2991 är Av, påminner systemet dig att du skall köra ut en kontrollista, om inställningen är På slipper du extrafrågan. Om du har angivit ett ”Totalbelopp” gör systemet en kontroll av att

registrerade betalningar stämmer överens med det angivna totalbeloppet och varnar dig om det inte stämmer. Underlaget kan skrivas ut direkt eller senare.

Har du även Redovisning i Entré hämtas underlaget in i redovisningen, manuellt eller automatiskt beroende på dina grundinställningar för redovisningen.

Kundbetalningsjournalen lagras i transaktionsregistret. Under flik 2 visas de konteringar som skapats och under flik 3 alla de fakturor som betalats.

(18)

När du skriver ut journalen så består den av två delar. Första delen är en sammanställning av alla fakturor med konto och belopp och nästa del är bokföringsunderlaget där alla

fakturor är sammanräknade och konterade.

Exempel på kundinbetalningsjournal: Rapporten är uppdelad i en journal och ett bokföringsunderlag. Observera att det kan bli flera journaler om det funnits flera inbetalningsdagar eller betalning skett i flera perioder.

(19)

(20)

Kravhantering

Betalar inte kunderna sina fakturor i tid kan du skicka krav till dessa. Kravhanteringen hämtar alla förfallna fakturor och skriver ut en påminnelse/krav med specifikation på kundens fakturor, summa och uppräknad ränta. Du kan undanta kunder från krav genom att ange detta dels på betalningsvillkoret eller direkt på kunden. Du kan även undanta en specifik faktura genom att ändra på fakturan i ”Sök i fakturaregistret”.

Rutinen för kravhantering är uppdelad i 3 olika sektioner där sektion 1 är urvalet för vilka förfallna fakturor som skall kravhanteras, sektion 2 visar alla kunder som uppfyller urvalen och sektion 3 visar aktuell kunds fakturor som är aktuella för krav.

(21)

o Antal respitdagar. Här kan man lägga till ett par dagar på alla fakturors

betalningsvillkor. Ange du 3 så lägger kravhanteringen till detta på varje fakturas betalningsvillkor.

o Inkludera kreditfakturor i krav. Kryssa bort om du ej vill ha kreditfakturor med på krav.

o Skicka inga krav till.. Oftast vill man ej skicka krav till kunder med negativ totalsumma.

o Resultatenhet. Ange en resultatenhet om endast fakturor med angiven resultatenhet skall visas

 2. Kunder med förfallna fakturor. Här visas all kunder som uppfyller villkor och urval. I listan visas antal fakturor, totalbelopp samt upparbetad ränta (om fakturan betalas idag).

Observera att första raden (fetmarkerad) är en totalsummering av alla fakturor.

o Välj alla/Avmarkera alla. Med dessa knappar kan du markera/avmarkera alla kunder för krav på en gång. Annars kryssar du manuellt i de kunder som skall ha krav genom att klicka i kolumnen ”Krav”. När du klickar i detta på en kund, markeras också kundens fakturor (i sektion 3). Dessa kan du naturligtvis markera individuellt.

o Byt krav för alla markerade. När du klickar på denna knapp visas nedan dialog där du anger med hur mycket fältet ”Nästa krav” skall förändras. Har aktuell kund/faktura fått 3 krav men du vill att systemet ändå skall skicka kravtext nr 2 på kundens krav så anger du -1 i rutan ”Förändring krav”. Det finns 3 olika kravtexter i systemet, från och med krav 3 och uppåt skickas kravtext nr 3. Observera att

kravtexternas innehåll för Crystalblanketter redigeras i rutinen ”Skapa / ändra blankettexter”.

o Förslagslista. Du kan skriva ut en förslagslista innan du skickar dina krav, kanske skall någon annan också ha synpunk ter på vilka kunder som skall få krav? När du skriver ut kan du välja mellan att skriva på alla eller endast markerade

(22)

kunder/krav. Nedan visas ett exempel på förslagslista.

o Utskrift. När du har beslutat dig för vilka kunder och fakturor du skall skicka krav på klickar du på knappen ”Utskrift”. Den vanliga utskriftsdialogen visas då där du kan välja antal exemplar samt vilken skrivare som utskriften skall gå till. När utskriften är gjord, frågar systemet om antal krav skall uppdateras på de fakturor som ingick i utskriften. Svara du Ja uppdateras fältet ”Nästa krav” på fakturorna.

Nedan visas ett exempel på krav/påminnelseutskrift.

(23)

 3. Fakturor aktuella för krav till aktuell kund. Sektion 3 hör ihop med aktuell kund i sektion 2. När du markerar en kund i sektion 2, markeras alla kundens fakturor i sektion 3.

Med knapparna ”Välja alla” och ”Avmarkera alla” kan du markera kundens alla fakturor på en gång. Vill du markera/avmarkera enstaka fakturor, kryssar du i kolumnen krav längst till vänster i sektion 3.

o Intern information. Med denna knapp kan du visa och redigera fakturans

informationsfält. Denna information visas när du skriver en förslagslista på liggande

(24)

format samt kan även visas/redigeras i kundinbetalning och ”Sök i fakturaregistret”.

(25)

Räntehantering

När en kundinbetalning registreras i systemet skapas en räntefaktura om inbetalningen är gjord för sent. Förutsättningar för detta är att räntebeloppet måste överstiga minsta räntebelopp i grundinställningarna (inställning 208) samt att du angivit på kunden eller betalningsvillkoret om ränta skall debiteras eller ej. Ränta beräknas enligt följande formel: ((Summa X Räntesats) / 360 dagar)) X antal Räntedagar. Se även grundinställningarna för räntefaktureringen i senare avsnitt i denna handbok.

Rutinen för räntefaktureringen visar alla kunder som har ränteunderlag i sektion 1 och vilka fakturor som har betalats för sent i sektion 2.

 Förslagslista. Innan du skapar räntefakturor kan du köra ut en förslagslista på skrivaren, kanske behöver någon annan också godkänna vilka ränteunderlag som du skall skapa räntefakturor på. Förslagslistan kan omfatta alla underlag eller endast markerade

(26)

underlag.

 Kontroll. Denna funktion är till för att kontrollera att ränteunderlaget är korrekt. Kör denna om du är osäker.

 Markera. Med markeraknappen kan du markera underlagen på nedan sätt.

Klicka på nedåtpilen på knappen för att se de olika alternativen.

Obs! Markering av enstaka kunder/fakturor kan även ske genom att du klickar i kolumnen

”Vald”. Du kan också välja att endast fakturera enstaka ränteunderlag genom att markera i sektion 2. ”Fakturor med ränta”.

 Fakturera. Skapar och skriver ut räntefakturor för alla markerade underlag. Observera att en påminnelseavgift kan debiteras på räntefakturan om du tidigare har skickat

krav/påminnelser till kunden. Nedan visas ett exempel på utskrift.

”Markera hit” markerar från föregående markering till aktuell post.

”Invertera” byter alla markerade till att bli omarkerade och vice versa.

(27)

 Ändra. Du kan ändra belopp och betalningsdag för ett enstaka underlag om du vill. En ändring av betalningsdag ändrar inte räntebeloppet.

 Ta bort. Vill du inte att kunden skall få ränta på ett underlag kan du ta bort det.

 Internt. Visar fakturans arbetsbeskrivning och interninformation.

(28)

Sök i kreditupplysningsregistret

I denna rutin samlas alla dina tidigare gjorda kreditupplysningar. Här kan du se eller skriva ut tidigare gjorda kreditupplysningar samt söka nya. För en komplett beskrivning av funktionerna för kreditupplysning refererar vi handboken för kundregistret. Nedan följer en kortfattad beskrivning av rutinen ”Sök i kreditupplysningsregistret”.

 1. Urval. När rutinen startas, föreslås det senaste året som enda urval. Naturligtvis kan du själv göra ändra urval till exempelvis en specifik kund eller annat datumintervall.

Observera att ”trafikljuset” ändrar färg beroende på ratingvärdet.

(29)

o Utskrift. Skriver ut aktuell kreditupplysning. Utskriften kan se något annorlunda ut beroende på vilken typ av upplysning det gäller. Nedan visas ett exempel på utskrift.

(30)

Granska betalningsfil

Med denna funktion kan du granska och skriva ut anpassade listor på dina in- och utgående betalningsfiler. Programmet har stöd för många olika typer av filformat. Okända filformat visas också, men då utan tolkning av innehållet.

När du startar programmet visas en filutforskare med senast öppnade mapp samt med kända filformat förvalt. Du kan ändra ”Filformat” nedan till att visa alla filer, i de fall som du döpt dina betalningsfiler till namn som avviker från standard avseende filextension.

Du markerar den fil du vill se på och klickar på knappen ”Öppna”. Programmet visar då filen i ett

(31)

Nedan visas ett exempel på en leverantörsbetalningsfil till Bankgirot. Klicka på skrivarikonen om du vill skriva ut listan.

Exempel på visning av fil med okänt format.

(32)

Export av kundreskontra

Denna rutin används främst vid ett uppstartstillfälle då hela reskontran skall skickas till en extern kundreskontra, alternativt om du av avstämningsbehov eller tex kommunikationsproblem behöver överföra information en gång till. Vilka exportmallar som används är helt avgörande av mottagande part. Har du behov av att kunna exportera din kundreskontra, måste du ta kontakt med våra konsulter för genomgång och uppsättning.

Glöm inte att fylla i korrekt exportmall för varje överföringstyp.

Transaktion för kundinbetalning. Du kan exportera en redan utförd kundinbetalning igen. T.ex. om det var tekniska problem med den överföring som, normalt sett, sker i samband med att kundinbetalningsjournal körs.

Kunduppgifter. Du kan exportera alla dina kunder eller bara ett intervall av kunder.

Dessutom kan du exportera kundernas utestående saldo som en separat fil.

Fakturor. Du kan välja att exportera endast de fakturor som är obetalda.

Kopiera filer till. Här anger du vilken internetkälla som skall användas vid överföringen.

(33)

Automatiserad export av kundreskontra

Med Entré’s funktioner för export av reskontra kan export ske automatiskt i bakgrunden utan att den som ansvarar för rutinen behöver bry sig om hur och var filen skall exporteras. De rutiner som automatisk export kan ske i är:

 Vid utskrift av fakturajournal

 Vid utskrift av fakturor

 Vid utskrift av fakturerade fakturor i ”Sök i fakturaregistret”

 Vid utskrift av kundinbetalningsjournal

 Export via transaktionsregistret Exempel:

När kundinbetalningsjournal genereras visas automatiskt dialogen för export av kundreskontra.

Aktuell transaktion samt grundinställda värden för exportmall och destination visas. Användaren klickar på utför och filen skapas på angiven destination.

Se även en komplett beskrivning av grundinställningarna för export av kundreskontra i senare avsnitt i denna handbok.

(34)

Utskrifter Kundreskontra

Här finner du ett antal reskontrarapporter. Samtliga kan väljas med flera olika urval, tex period eller projekt . Samtliga rapporter kan även visas på skärm och finns för både liggande och stående utskriftsformat. I flera av rapporterna kan du välja hur innehållet i rapporten skall sorteras och grupperas.

Kontakta gärna våra konsulter om du har synpunkter, eller vill ha företagsunika anpassningar på rapporterna.

Saldolista kunder

Saldolistan används mycket ofta när det gäller att ta reda på dina kundfordringar. Denna rapport visar alla obetalda fakturor i den period du väljer. Det innebär att systemet omvandlar

fakturastatusen bakåt. Exempel: Är fakturan betald i februari men du tar ut rapporten på januari, visas fakturan som obetald i rapporten.

Beroende på de urval du gör i bilden nedan, kan listans innehåll och uppbyggnad skilja sig åt.

Nedan går vi igenom de olika varianter som finns att välja mellan.

(35)

o Alla fakturor i perioden samt obetalda före perioden. Detta alternativ tar fram alla fakturor i vald period (se urval) oavsett betalningsstatus samt alla obetalda före vald period.

o Kundsaldolista med ingående saldo. Detta alternativ tar fram alla fakturor i vald period. Övriga obetalda fakturor före perioden visas med ingående saldo.

o Endast obetalda fakturor i perioden. Detta alternativ tar fram alla obetalda fakturor i vald period. Detta är en bra lista för att ta fram din totala kundfordran.

Kom då ihåg att flytta from period några år bakåt i tiden så att alla obetalda kommer med.

 2. Urval. Du kan begränsa listans innehåll genom att ange ett eller flera urval.

 3. Typ av lista. Här väljer du om varje faktura skall specificeras i listan eller om listan endast skall visa en totalsumma för alla fakturor.

 4. Sortering. Du kan välja om listan skall sorteras i kundnummer eller namnordning.

Observera dock att du kan välja detta senare, i samband med att rapporten körs. Då kan du också välja på flera olika sorteringar.

När du har gjort dina val, klickar du på knappen ”Utskrift”, varvid nedan dialog visas.

I sektion 1. Rapport, kan du välja mellan några olika rapporter enligt nedan. De alternativ som finns är stående och liggande saldolista där den liggande innehåller mer information än den stående samt en lista som summerar per förfallodag.

(36)

När du har valt rapport, kan du även välja en sortering eller gruppering i sektion 2. Sortera. Du kommer då att få en summering per vald sortering/gruppering.

När det gäller listan ”Kundsaldolista per ff.dag” kan gruppering ske på nedan alternativ där

”Periodintervall” ger en uppdelning på ej förfallna fakturor, förfallna fakturor 1-30 dagar, 31-60 dagar och 61-999 dagar.

Se exempel på saldolistor nedan.

(37)

Exempel på saldolista med gruppering på Kundnamn:

Exempel på kundsaldolista per ff.dag med gruppering på periodintervall.

(38)

Reskontrarapport - Kunder

Denna rapport tar endast med de obetalda fakturorna uppdelat på två olika rapporter. Rapporten på ”Period” delar upp alla fakturor i fyra grupper; ej förfallna fakturor, förfallna fakturor 1-30 dagar, 31-60 dagar och 61-999 dagar. Alternativt så kan du även välja att rapporten skall

grupperas per förfallodatum. Detta anger du i dialogen som följer efter att du klickat på knappen

”Utskrift”.

Rapporten med ”Per kund” delar upp fakturorna per kund. Väljer du detta, kan du också ange om

”Typ av lista” skall vara kundens alla fakturor eller endast en totalsumma. Du kan då också välja en enstaka kund i fältet ”Kund” i sektion 4. I dialogen som följer efter att du klickat på knappen

”Utskrift” kan du välja hur listan skall grupperas, exempelvis per kundnamn, status eller kundnummer.

I sektion 3 väljer du om datum (angivet i sektion 4) skall matchas mot fakturadatum eller

(39)

Exempel på rapporter.

Val av rapport ”Period” uppdelad i periodintervall på ej förfallna fakturor, förfallna fakturor 1-30 dagar, 31-60 dagar och 61-999 dagar.

Val av rapport ”Per kund” grupperad på kundnamn.

(40)

Kontoutdrag – Kunder

Denna rapport skiljer sig från de två första reskontrarapporterna. Rapporten är en lista på skärmen där du kan titta i olika flikar med olika information. Naturligtvis kan du även skriva ut den. Du gör urval på kund, datum samt om listan skall innehålla alla fakturor, endast betalda eller obetalda och delbetalda.

Granska. När du granskar kontoutdraget så visas kundens alla fakturor enligt det urval du gjort.

Ovanför listan med fakturor visas några av kundens totalsummor. I flik 2 visas aktuell fakturas ingående artikelrader och i flik 3 visas de betalningar som eventuellt gjorts på fakturan.

(41)

Utskrift. Nedan ett exempel på kontoutdrag. Många skickar ett kontoutdrag till kunden som ett snällare alternativ till krav.

(42)

Kundreskontrastatistik

I utskriftsrutinen för kundreskontrastatistik har vi samlat några ytterligare rapporter som du med fördel kan skriva ut. Markera och välj rapport. Gå sedan till flik ”2.Urval” och gör ytterligare urval för listan.

Beskrivning av rapporterna:

 Kreditgränslista. Listan visar alla kunders kreditstatus med utestående fordran, kreditgräns och eventuellt överskridet belopp. Exempel på lista nedan.

(43)

senaste årens statistik i grafik.

 Kundreskontrastatus per kund. Denna rapport ger en total överblick av din reskontra per kund med en rad nyckeltal och jämförelser. Rapporten visar även reskontra och de 3 senaste årens statistik.

(44)

 Årsomsättningslista. Denna rapport ger en årsuppdelad omsättningsjämförelse under vald period de 3 senaste åren för valda kunder. Rapporten visar även reskontra och statistik grafiskt. När du gör dina urval så är det viktigt att du fyller i periodintervall korrekt då jämförelse mot föregående år görs utifrån det periodintervall du anger här.

Exempel på utskrift: När listan körs får du välja hur många kunder som skall visas.

(45)

Grundinställningar

I grundinställningarna anger du de grundvärden som skall gälla för kundreskontran som helhet.

Här samlas inställningar för betalningar, krav, ränta, export mm. Inställningarna är ofta ifyllda med grundvärden med de mest förekommande alternativen. Nedan går vi igenom alla inställningar i detalj.

Alla grundinställningar samlas under menyvalet System, Allmänna sidoregister och inställningar.

Förutom kundreskontrans egna grundinställningar finns det även en hel del generella

grundinställningar som påverkar hur kundreskontran hanteras och påverkas i övriga systemet.

Dessa inställningar finns beskrivna i varje delsystems handbok.

Alla grundinställningar finner du i menyträdet under System, Allmänna sidoregister. Observera att åtkomsten till grundinställningarna ofta är rättighetsskyddad av ditt företag.

Kundreskontrans grundinställningar

I grundinställningarna för kundreskontran finns flera undermenyer där vi samlat inställningar som hör ihop med varandra. Markera den meny du vill arbeta med och de olika inställningarna visas till höger med Inställningsrubriken, aktuellt värde och inställningens nummer. I denna handbok refererar vi ofta till olika inställningsnummer. Du kan därför också söka efter inställningsnummer med knappen ”Sök”.

(46)

Betalningar

 2409. Ange totalbelopp per betalningssätt. Med denna inställning aktiv får man ange totalt inbetalt belopp per betalningssätt varje gång en inbetalning ska utföras. Om

inbetalning utförs manuellt med underlag från respektive betalningsmottagare (t.ex. Bank- och Postgiro) så finns det ofta med en sammanställning med totalt belopp. Genom att ange dessa belopp kan Entré kontrollera att alla betalningar har utförs med rätt belopp innan betalningen avslutas och konteras. Det går att ange total för alla datum eller för varje dag.

Följande alternativ kan anges:

o Nej

o En total för alla datum

o Ange total för varje betalningsdag.

 1868. Antal dagar betalningsdatum får skilja från förfallodatum. Max antal dagar ett betalningsdatum får skilja sig mot fakturans förfallodatum vid registrering av betalningar utan att ge en varning. Om inget anges, eller om antal dagar sätts mindre än 1, fås inga varningar.

 1687. Antal dagar betalningsdatum får skilja från dagens datum. Max antal dagar ett betalningsdatum får skilja sig mot dagens datum vid registrering utan att ge en varning.

Om inget anges sätts denna till 100 dagar som standard.

 1517. Bankavgift för betalda fakturor i valuta. Vid registrering av kundinbetalningar får du som förslag att dra av denna avgift från varje faktura som faktureras i annan valuta.

Om olika valutor har olika avgifter, bör dessa anges i valutatabellen eftersom valutans avgift alltid går före den här avgiften.

 358. En bokföringsorder per betalningsdag. Här kan du ange om du skall få en separat bokföringsorder för varje inbetalningsdag eller om du skall få en samlad bokföringsorder för hela inbetalningsregistreringen.

 2991. Hoppa över kontrollfrågan innan journal genomförs. Om denna inställning slås på, ges ingen kontrollfråga innan kundinbetalningsjournalen genomförs.

 346. Standard betalningssätt. Ange förvalt betalningsätt för kundinbetalningar.

 634. Standard, boka av moms vid avdrag. Ange om standard skall vara att boka av momsen vid avdrag av belopp på kundfakturor.

(47)

 2807. Katalog för inlästa OCR filer. Här kan man ange om en inläst fil ska flyttas till en annan katalog. Om inget anges lämnas filen kvar. Ibland kan en fil innehålla betalningar till flera olika bankkonton, och måste läsas flera gånger från olika företag. Då kan det vara en fördel att ha unika kataloger per företag och flytta från det ena företaget till det andra efter inläsning.

 674. Rubrik på knapp för återläsning. Ange rubrik på knappen för att läsa elektroniska kundinbetalningar. Om inget anges används "OCR".

Export av Reskontra

I Grundinställningarna anges vilka filformat som ska användas för export av reskontra. Exporten kan utföras via ett fritt filformat (Exportblanketter) eller via XML-schema.

Observera att alla inställningar och uppsättningar kring export av reskontra och exportmallar bör göras av Hantverksdatas konsultavdelning i samarbete med den part som skall ta emot filerna.

Export och filinnehåll måste testas och verifieras av alla inblandade parter. Ta därför kontakt med Hantverksdata innan du gör några ändringar och avtal.

Exportblanketter

En exportblankett skapas i blankettregistret där exportformatet antingen kan vara en ”Elektronisk blankett” eller ett ”XML-schema”, detta kopplar du i blanketten. Blanketter administreras i

”Utskriftscentral och blanketter”, ”Blanketter”.

 1532. Fakturajournal. Ange vilken blankett/exportfil som skall användas vid fakturajournal. Man bör ej välja samma blankett/exportfil för de olika funktionerna

eftersom det då finns risk för dubbletter i det mottagande systemet. OBS! Denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla.

 2431. Fakturajournal, extra export 1. Denna blankett/exportfil skickas direkt efter första (inställning 1532). Om ingen första blankett/exportfil finns vald skickas inte heller denna.

 2450. Fakturajournal, extra export 2. Denna blankett/exportfil skickas också direkt efter första (inställning 1532). Om ingen första blankett/exportfil finns vald skickas inte heller denna.

 2453. Fakturajournal, kundsaldo. Här väljer du den exportblankett som ska användas för kunduppgifter/saldon vid fakturajournal. Internetkälla till denna hämtas från

grundinställning 2442. Denna skickar alla underlag från de kunder som ingår i journalen.

 2782. Fakturajournal, kundsaldo: Ta med saldo från alla kunder. Normalt skickas underlag från de kunder som ingår i fakturajournalen. Med denna inställning aktiv så skickas saldo från alla kunder, även de som inte ingår i journalen.

 1531. Fakturering. Ange vilken blankett/exportfil som skall användas vid fakturering.

Man bör ej välja samma för de olika funktionerna eftersom det då finns risk för dubbletter i det mottagande systemet. OBS! Denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla.

(48)

 2430. Fakturering, extra export 1. Denna blankett/exportfil skickas direkt efter första (inställning 1531). Om ingen första blankett/exportfil finns vald skickas inte heller denna.

 2451. Fakturering, extra export 2. Denna blankett/exportfil skickas också efter första.

Om ingen första blankett/exportfil finns vald skickas inte heller denna.

 2433. Transaktioner 1. En blankett/exportfil som skall användas vid då en transaktion avslutas. Dessa inställningar (1-5) måste fyllas i i nummerordning, första tomma inställning avslutar exporten. OBS denna inställning kräver omstart av Entré för att gälla.

Exportblanketter, fakturajournal direktexport

I samband med att fakturajournal körs kan dialogen ”Export av kundreskontra” automatiskt lanseras. Nedan anger du mallar, eventuell internetkälla samt om dialogen skall lanseras.

 2572. Exportmall för fakturaunderlag. Exportmallar är filbeskrivningar som skapas och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter". Här väljer du den exportmall som ska användas för underlag från faktureringen vid export av reskontra.

 2573. Exportmall för kundsaldo. Exportmallar är filbeskrivningar som skapa och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter". Här väljer du den

exportmall som ska användas för underlag från kundinbetalningar vid export av reskontra.

 2574. Exportmall för kunduppgifter. Exportmallar är filbeskrivningar som skapa och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter". Här väljer du den exportmall som ska användas för underlag från kundinbetalningar vid export av reskontra.

(49)

Exportblanketter, kundinbetalningar direktexport

I samband med att kundinbetalningsjournal körs kan dialogen ”Export av kundreskontra”

automatiskt lanseras. Nedan anger du mallar, eventuell internetkälla samt om dialogen skall lanseras.

 2441. Exportmall för export av kundinbetalningar. Exportmallar är filbeskrivningar som skapas och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter".

Här väljer du den exportmall som ska användas för underlag från kundinbetalningar vid export av reskontra.

 2444. Exportmall för export av kundsaldo. Exportmallar är filbeskrivningar som skapas och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter". Här väljer du den exportmall som ska användas för kundsaldo vid export av reskontra.

 2443. Exportmall för export av kunduppgifter. Exportmallar är filbeskrivningar som skapas och ändras under "Utskriftscentral och Blanketter - Elektroniska blanketter". Här väljer du den exportmall som ska användas för kunduppgifter vid export av reskontra

 2442. Internetkälla för export. I samband med export av reskontra kan exportfilerna kopieras vidare till denna Internetkälla. Internetkällor skapas och ändras under "System - Allmäna sidoregister och inställningar - Sidoregister - Skapa / Ändra

Internetuppkopplingar".

Exportblanketter, XML-export

Export av reskontra kan även ske med filformatet XML.

 2202. Aktivering av verifikat. Ej aktiv. Upplagd för framtida behov.

 2200. Fakturajournal. Ange här vilket id för XML-schema som man har kopplat export av fakturor från journal till.

 2974. Fakturering. Ange här vilket id för XML-schema som man har kopplat export av fakturor från fakturering till.

 2201. Leverantörsjournal. Ange här vilket id för XML-schema som man har kopplat export av leverantörsfakturor från journal till.

(50)

Krav

 635. Antal dagar att ta hänsyn till vid kravutskrift. Antal dagar tillbaka från dagens datum för att beräkna datumet "Hänsyn har ej tagits till betalningar efter" vid utskrift av betalningspåminnelser.

 334. Kravtext1. Kravtext som kommer att stå på din kravblankett. Denna skrivs ut på det första kravet. Observera att denna text avser en äldre typ av blanketter i Entré. Numera används så kallade Crystalblanketter. Kravtexterna för dessa ändras i rutinen

”Utskriftscentral och blanketter”, ”Skapa / ändra blankettexter”.

 335. Kravtext2. Kravtext som kommer att stå på din kravblankett. Denna skrivs ut på det andra kravet. Observera att denna text avser en äldre typ av blanketter i Entré. Numera används så kallade Crystalblanketter. Kravtexterna för dessa ändras i rutinen

 336. Kravtext3. Kravtext som kommer att stå på din kravblankett. Denna skrivs ut from det tredje kravet. Observera att denna text avser en äldre typ av blanketter i Entré. Numera används så kallade Crystalblanketter. Kravtexterna för dessa ändras i rutinen

(51)

 2769. Användarnamn. Ange användarnamn för att logga in till kreditupplysning. Detta namn får du när du har kopplat avtal med Hantverksdata.

 2768. Företagsid. Ange ditt företags identitet i avtalet för kreditupplysning. Detta id får du när du har kopplat avtal med Hantverksdata.

 2809. Licensvillkoren är godkända. Markerar att någon i detta företag har sett och godkänt villkoren för kreditupplysningar.

 2770. Lösenord. Ange lösenord för att logga in till kreditupplysning. Detta får du när du har kopplat avtal med Hantverksdata.

 2801. Namn på liten rapport. Ange typ av kreditupplysning som hämtas för liten rapport.

Anger du inget används (kundreskontra\Kreditupplysning.rpt).

 2771. Namn på stor rapport. Ange typ av kreditupplysning som hämtas för stor rapport.

Anger du inget används (kundreskontra\Kreditupplysningar.rpt).

Kreditupplysning, Företagsuppgifter

 2767. Adress till definition av Web Services. Ange http adress för definition av Web Services. Skall normalt sett lämnas tom för standardhantering.

 2780. Exportmall för att spara kreditupplysning. Ange här id för den exportmall som ska användas för att tolka XML svar på kreditupplysning. Skall normalt sett alltid vara mall 1044.

Kreditupplysning, rättigheter

Här anger du den rättighetsnivå som krävs på användaren för att få tillgång till olika typer av sökningar och kontroller. Sätter du nivå=0 så tillåts alla använda den specifika tjänsten.

(52)

Kreditupplysning, sökning

 2773. Adress till definition av Web Services. Ange http adress för definition av Web Services. Skall normalt sett lämnas tom för standardhantering.

 2778. Exportmall för att tolka svar från söka företag. Ange här id för den exportmall som ska användas för att tolka XML svar från söka företag. Skall normalt sett alltid vara mall 1043.

 2804. Exportmall för att tolka svar från söka person. Ange här id för den exportmall som ska användas för att tolka XML svar från söka person. Skall normalt sett alltid vara mall 1045.

Kreditupplysning, varningstexter

Nedan följer en rad inställningar som avser olika varningstexter. Dessa kan mormalt lämnas tomma och ändras oftast då behov av översättning finns.

 2828. Alla varningstexter är avstängda. Det visas normalt en varning varje gång en användare ska utföra en tjänst som har en avgift. Med denna inställning aktiv så stängs alla dessa varningar nedan (2829-2935) av.

 2964. Hög kreditvärdighet. Denna text visas som en hjälptext till det trafikljus som finns inne i kreditupplysningsbilden.

 2962. Låg kreditvärdighet. Denna text visas som en hjälptext till det trafikljus som finns

(53)

Rapporter

Dessa inställningar fyller du endast i om du önskar ha specialanpassade rapporter (Crystal) till nedan utskrifter. Lämnas inställningarna tomma, används Entré standardrapporter.

Räntor

 834. Artikelnummer för påminnelseavgift. Inställning för vilken artikel som skall användas vid debitering av påminnelseavgift.

 377. Artikelnummer för ränta. Inställning för vilken artikel som skall användas vid debitering av ränta.

 210. Betalningsvillkor för räntefaktura. Kreditvillkor i antal dagar för dina räntefakturor. Detta överrider kundens normala villkor.

 205. Dröjsmålsränta. Årlig räntesats vid beräkning av ränta för krav och räntefakturering. På kunden kan du ange en annan räntesats om du vill.

 3405. Filial för alla räntefakturor. I en koncerninstallation skapas räntefakturor med den filial som användaren är inloggad i. Med denna inställning kan man välja vilken filial som alla räntefakturor ska tillhöra.

(54)

 208. Minsta räntebelopp. Här anger du minsta räntebelopp som gör att räntefaktura skapas på en försent betald faktura. Överstiger räntan det belopp du angivit skapas automatiskt ett underlag till räntefaktura. I räntefaktureringen kan du sedan välja vilka underlag som ska faktureras och vilka som ska tas bort. Du kan även ange att ränta och krav inte skall skickas på en specifik kund. Detta anger du då på kunden.

 2370. Momstyp för ränta. Ange vilken moms som skall gälla för ränta. Normalt sett används 0% moms.

 692. Ordertyp som räntefaktura skapas från. Ange vilken ordertyp som skall användas som underlag vid räntefakturering.

 211. Påminnelseavgift. En avgift som debiteras kunden i samband med räntefakturering om krav har skickats sedan sista räntefaktura. Endast en avgift faktureras per gång, även om flera krav skickas. Observera att du kan ha en annan påminnelseavgift på en specifik kund. Detta lägger du upp på kunden. Anges ingen avgift här eller på kunden debiteras ingen avgift för påminnelser.

 207. Respitdagar för ränta. Här anger du antal respitdagar för att undvika att ränta skickas på fakturor som betalats endast ett par dagar försent, det kan tex vara en helg som fördröjt betalningen från plus- eller bankgiro. Respitdagar fungerar så att när räntan ska räknas ut så väljer Entré första räntedag från fakturadatum + betalningsvillkor (eller minsta antal förfallodagar för ränta) + respitdagar.

 3307. Resultatenhet för påminnelseavgift. Inställning för resultatenhet som skall användas vid debitering av påminnelseavgift. Används även till fakturahuvud för

räntefakturor om kunden inte har en resultatenhet inställd vilket i sin tur ger resultatenhet till konteringen av kundfordran.

 206. Ränta beräknas efter. Enligt nuvarande lag får man inte kräva ränta förrän 30 dagar efter fakturadatum, om inte en överenskommelse först träffats om annat. Som överenskommelse räknas bla att kunden betalar en räntefaktura med ränta beräknad med mindre än 30 dagars respit. Om du vill att ränta ska beräknas först efter tex 30 dagar kan du ange det här. Fakturor med mer än 30 dagar berörs i så fall inte. Antalet dagar räknas från fakturadatumet.

 831. Text för påminnelseavgift. Textrad för påminnelseavgift för utskrift på blanketten.

 797. Text på rader i räntefaktura. Här anger du en upplysande text på ränteunderlaget som sparas på fakturan. Om inget anges använder systemet texten:

Ränta på faktura "{Rantrad.Serie +' - '+Rantrad.Faktnr}"

Om man använder OCR nummer som fakturanummer kan man ersätta med:

Ränta på faktura "{lcRefnr}"

 209. Tillgodoränta. Anger du en procentsats för tillgodoränta får kunder, som betalar sina fakturor för tidigt, pengar tillbaka i form av tillgodoränta på räntefakturan. En

räntefaktura med endast tillgodoränta skapas som kreditfaktura. Detta är ett sätt att stimulera dina kunder att betala i tid.