Modul för sökningar med urvalskriterier
I urvalsmodulen kan du själv söka fram information ur medlemsystemet utifrån egna sökkriterier (urval). Modulen bygger på sökningar inom tre huvudområden/urvalsområden, som du kan söka inom:
• Engagemang – för att se medlemskap eller prenumeration av tidning
• Betalning – för att få information om när medlemskapet betalades
• Avi – för att se när avier skickats ut till medlem
Bestäm vilken information du vill ha – ”Urval”
Du börjar alltså med att välja inom vilket urvalsområde, Engagemang, Betalning, Avi, du ska göra din sökning.
Detta gör du genom menyalternativet ”Urval” som du hittar högst upp i fönstret ute till höger.
Du får då upp bilden för urvalsområdet. Inom samtliga tre urvalsområden finns i bilden tre grupperingar att ange sökkriterier inom:
• Filtrering
• Demografi
• Spärrar
Som förslagsvärden finns standardvärden i vissa fält utifrån vad som är vanligast att söka. Det går bra att ta bort/ändra dessa genom att kryssa på värdet, eller fälla ner ”drop-down”-menyn och göra andra val.
Exempel på standardvärden under urvalsområde ”Engagemang” och grupperingen ”Filtrering”:
OBS! Ganska frekvent förekommer begreppet ”Betalartyp” och valet ”Ta ut adress till betalaren för mottagaren?” Detta kanske inte är så vanligt hos oss, då de flesta medlemmar själva betalar sin avgift, men det förekommer att en annan person betalar för medlemmen.
Exempel: Vill du göra ett urval för att kommunicera med medlemmen/medlemmarna så behöver du inte ange något speciellt. Men om du vill gå ut med information kring betalning, så kanske du vill rikta informationen till de som betalar medlemskapet. Då kan du kryssa i ”Ta ut adress till betalaren för mottagaren” och då når du betalaren i stället för medlemmen. Då de flesta medlemmar ändå betalar själv (”Egenbetalande”) så får du givetvis ut dem i sökningen.
Vissa fält kräver ett värde, t.ex. Status ovan. Vill du söka aktiva, stoppade, nya eller potentiella medlemmar. I många fält kan du välja ett eller flera av valen, men i somliga fält är det styrt till att endast kunna välja ett.
I vissa fall kan ett val generera att nya fält öppnas. Väljer du t.ex. ”stoppade” i status, så öppnas nya fält där du kan välja stopporsaker samt från/till-datum. Exempelvis stoppade mellan 2019-01-01—
2019-03-31. Som förval i detta fall är samtliga stoppkoder angivna, dvs medlemmen är stoppad av någon orsak. Vill du bara söka de som är stoppade p.g.a. ”Avliden” så avmarkerar du allt och kryssar endast i stopporsak ”Avliden” och fyller (ev.) i datumintervall när de registrerades som avlidna.
I vissa fall kan ett fält uppfattas som ”tomt”; att det inte går att välja något. T.ex. om du direkt väljer
”Egenskap” (nedan). Förklaring till detta är att du först måste välja ”Egenskapstyp” i fältet före, för att de olika egenskaperna ska visas och kunna väljas.
När du bara vill söka inom ett visst område: ”Demografi”
I demografi kan du göra urval på län, kommun, postnummer (från/till), ort, ålder samt kön.
VIKTIGT att tänka på när det gäller ålder och kön är att detta val utgår från de medlemmar som vi har personnummer på i systemet. Du kan alltså få en diff om du först söker alla kvinnor och sedan alla män. När du lägger ihop antalet, så stämmer det kanske inte. Men det kan då vara personer där vi inte har personnummer och således kanske ”kön” inte är angivet till varken kvinna eller man. Ett tips kan då vara att söka ”alla” och i resultatlistan gå igenom de som saknar personnummer och lägga in detta i medlemssystemet.
När någon avsagt sig utskick: ”Spärrar”
Här kan du välja att ta hänsyn till de medlemmar som angett att de vill vara spärrade för vissa typer av utskick eller kommunikation. Just nu har vi de vanligaste spärrarna DR (direktreklam), Epost, SMS (utskick via SMS kommer i en kommande version) och TM (telemarketing).
Ledtexten säger ”Ta ej med personer med valda spärrar” dvs har medlemmen sagt nej till epost och du ska göra ett urval för att skicka e-post, så bör du kryssa i spärren epost för att den medlemmen inte ska få ditt epost-utskick.
Sökresultat
När du väl gjort dina urval klickar du på ”Sök”-knappen och får då fram resultatlistan över din sökning:
Rubrikerna i resultatlistan är klickbara för att sortera stigande/fallande på given rubrik.
Sök/Spara/Rensa
Om sökningen du gjorde är en vanlig sökning som du ofta gör och med samma återkommande kriterier, så kan du välja att spara din sökning genom att klicka på knappen ”Spara”. Dina sparade sökningar visas på startsidan (”Hem”) då du startar och kommer in i modulen.
Blev sökningen felaktig, så kanske du valt felaktiga kriterier. Då kan du rensa sökningen och börja om.
Kanske upptäcker du ett kriterium som blev fel? Då kan du ändra bara det och klicka på ”Sök” för att generera sökresultatet på nytt.
ID-numret i sökresultatet är en länk, som du kan klicka på och då kommer du rakt in på medlemmens adresspost i systemet. För att du kanske vill titta närmare just på den personen. Det öppnas som en ny flik, så vill du tillbaka till urvalet så är det bara att klicka på den fliken.
Skriva ut, skicka e-post eller ”bara se”: Åtgärd/Funktion
När du sökt fram de rätta personerna utifrån dina kriterier, så vill du förmodligen göra någonting med dessa. I fältet ”Åtgärd/Funktion” väljer du vad du vill göra med resultatet:
• Skicka e-post väljer du för att sända epost till valda personer
• Skriv ut lista – ger en direkt utskrift av personerna välj stående eller liggande
• Skriv ut adresskort (ska namnändras till etiketter). Ger etiketter 3x8.
• Exportera som excel – ger dig en nedladdad fil som öppnas i Excel, där du kan fortsätta arbeta med adresserna om du så önskar.
Du kan göra mer med din lista - Tillval vid åtgärd
Till höger om ”Åtgärd/Funktion” finns några tillval att göra.Filtrera dubbletter är förkryssad, då det i en sökning kan bli ett sökresultat där samma person finns med flera gånger. Exempelvis om du sökt betalningar under en viss tid, t.ex. 2016 - 2019. En aktiv medlem har betalat både 2016, 2017, 2018 och 2019 och har då fyra betalningsposter.
Ska du nå dessa vill du förstås bara sända ett utskick och inte fyra till samma person.
Det är alltså alltid logiskt att låta valet ”Filtrera dubbletter” vara ikryssad för att hindra dubblettutskick.
Om du ska göra ett epost-utskick, så kryssar du i valet ”Har e-post”, så sänds utskicket till de som har e-postadress i systemet.
Välj ”Saknar e-post” för att t.ex. ta ut etiketter till dessa.
Valet ”Mobil” blir relevant först då möjligheten att göra SMS-utskick lanseras i en kommande version av modulen. (Ännu ej klart).
Några sök-exempel
Söka alla ”intresseanmälda som inte betalat”.
Det vi i gamla systemet kallade ”intresseanmälda” kallas nu potentiella medlemmar. Vill man söka dessa, går man lämpligen till urvalsområde ”Avi” och väljer:
Avityp: Nyorder – dvs det är en ny medlem, inte förnyelse av en redan befintlig medlem Avistatus: Endast obetalda
Resten av urvalen behöver inte göras något åt. Klicka på ”Sök”
Söka alla befintliga medlemmar, som inte betalat för 2019 Under urvalsområde ”Avi” välj:
Avityp: Endast förnyelse Avistatus: Endast obetalda Sök
Sök alla som betalade mellan 1 mars och dagens datum Under urvalsområde ”Betalning” välj:
Från datum: 2019-03-01 Till datum 2019-04-23 (dagens datum) Sök
Sök alla som begärt utträde sedan aviseringen (för 2019) till dags dato (190423) Under urvalsområde ”Engagemang” välj:
Engagemangsgrupp: Medlemskap (förvalt) Status: Stoppade
Stopporsaker: Begärt utträde (avmarkera först ”alla”, kryssa därefter i ”Begärt utträde) Från datum: 2018-11-12 (datum då årsaviseringen togs ut)
Till datum: 2019-04-23 Sök
Sök alla nya betalda medlemmar under mars 2019 Under urvalsområde ”Avi” välj:
Engagemangsgrupp: Medlemskap (förvalt) Avityp: Endast nyorder
Avistatus: Endast betalda Sök
Givetvis går det att förfina en liknande sökning.
Alla nya betalda medlemmar under mars 2019 som bor i Huddinge kommun och är mellan 20 – 50 år.
Denna sökning gör du som ovan i grupperingen ”Filtrering”
Men du väljer att även öppna grupperingen ”Demografi”
Där vill du välja Huddinge kommun och för att välja kommun måste du först ange det län som Huddinge tillhör dvs Stockholm län.
När du väljer Stockholm län, så väljs samtliga kommuner i länet som förval, så klicka i kommun och avmarkera alla varefter du kryssar i endast Huddinge kommun
Därefter anger du åldersspannet du önskar:
Ibland går det att söka samma sak på olika urvalsområden, men ibland lite bättre.
Låt säga att du vill söka nya medlemmar under mars, men bara söka ”Medlemmar”, inte
”Stödmedlemmar”. Då märker du att medlemstyp inte finns som val under urvalsområdet ”Avi”.
Men går du till urvalsområde ”Engagemang” så kan du även där välja ”nya” och aktiva medlemmar (dvs som har betalat) och där kan du lägga till medlemstyp ”Medlem” (heter i dagsläget
Huvudmedlem)
Det finns alltså all anledning att ni börjar utforska de olika möjligheterna till urval och bekantar er med de urvalsområden som finns tillgängliga för att få rätt resultat.
Sammanfattning
Vi hoppas och tror att detta nya verktyg ger dig stora möjligheter att söka efter den information som finns i medlemssystemet och kunna utföra åtgärder för den sökta målgruppen.
Din återkoppling är givetvis viktig för oss, så att vi kan återföra önskemål/synpunkter till kommande uppdateringar av denna modul. Ni får gärna återkoppla till oss och det är önskvärt att ni
dokumenterar era önskemål/synpunkter i ett dokument, så har vi lättare att samla informationen.
Maila det till info@brostcancerforbundet.se
