Protokollet framlagt
Tid Onsdag 15.06.2016kl. 14.00
Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset
Ärenden som skall behandlas Sida
10 § Sammanträdets laglighet och beslutförhet 3
11 § Val av protokolljusterare 3
12 § Godkännande av föredragningslista 3
13 § Delårsrapport/budgetuppföljning per 30.4 4
14 § Budgetramar för 2017 5
15 § Fastställande av externa avgifter 2017 7
16 § Personalrapport 2015 8
17 § Upphandling av mjölk och mjölkprodukter 9
18 § Övergång till elektroniska listor 10
19 § Anmälningsärenden 11
Tid Onsdag 15.06.2016 kl. 14.00 – 15.40
Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset
Beslutande Näs Greta, ordförande
Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika
Lawast Sören, viceordförande Backlund Fredrik, ers. för F Strang
Frånvarande Strang Frej
Övriga deltagande
Franzén Veronika, vik. kökschef Jakobsson Margaretha, serviceförman
Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare
Paragrafer 10 – 19
Underskrifter Ordförande Protokollförare
Greta Näs Gunilla Lillbacka
Protokolljustering
Tid och plats Nykarleby den 17.6.2016
Underskrifter Marika Holmberg Fredrik Backlund
10 § SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET
Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stads- styrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför.
______
Kos 10 §
Beslut: Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört.
______
CK:248/2016/001
11 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE
Kos 11 § Förslag:
Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också.
______
Beslut: Till protokolljusterare utsågs Marika Holmberg och Fredrik Backlund.
Protokollet justeras på ekonomikontoret fredag 17.6.2016 kl. 10.00.
______
CK:249/2016/001
12 § GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA
Kos 12 § Förslag:
Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektion- en föredragningslistan.
______
Beslut: Föredragningslistan godkändes.
______
CK:650/2016/123
13 § DELÅRSRAPPORT/BUDGETUPPFÖLJNING PER 30.4
Bilaga 1/13 §
Både kosthållets driftsinkomster och utgifter är förverkligade till 31,6 procent budgetuppföljningen visar ett litet underskott på knappa tusen euro. Städservicens inkomster har kommit in till 32,6 % och kostnaderna har förverkligats till 30,9 %, vilket betyder att städservice ligger ca 16 700 under sin budget per 30.4. Budget- uppföljning bifogas i bilaga.
Kos 13 § KAM:
Köks- och städsektionen antecknar delårsrapporten för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
______
14 § BUDGETRAMAR FÖR 2017
Bilaga 1-2/14 § Stadsfullmäktige fastställer slutgiltigt den 9.6.2016 budgetramarna för 2017.
Den av fullmäktige fastställda budgeten för år 2016 visar ett underskott på nästan 1,2 miljoner euro. Läget är dock bekymmersamt och prognoserna för 2016 ger in- dikationer på att staden kommer att göra ett minusresultat kring 1,5 miljoner euro när 2016 är till ända. Orsakerna är främst minskade skatteinkomster. Både egen verksamhet samt social och hälsovårdskostnaderna hålls hittills inom budget.
Ramarna bygger endast på externa kostnader. Kostnadsmedvetenhet skall med andra ord finnas där kostnaden uppstår. Detta betyder att bl.a. interna hyror, städ- och kökstjänster och andra mindre interna inköp inte finns medräknade i ramen då den uppgörs men som givetvis fortsättningsvis kommer att fördelas och skall be- aktas som en kostnad hos den mottagande enheten, men av intern natur. Fördel- ningen av interna kostnader är ett nollsummespel.
Redan i samband med uppgörandet av budgeten för 2016 aviserades ett sparpro- gram för planeåren 2017 och 2018. Sparkravet fastställdes då till 900 000 euro men i början av året sänkte stadsstyrelsen kravet till 600 000 euro. Däremot har det tagits in ett ytterligare inbesparingsmål på 350 000 för social- och hälsovården.
För kök och städsektionens del innebär det en summa på 47 000 euro som budge- ten skall bantas till 2017 från 2016 års nivå.
Med den information som finns tillhanda vid uppgörandet av 2017 års budgetram, bygger ramen i stort på 2016 års budget och med följande antaganden:
- Statsandelarna sjunker för Nykarlebys del med 75 000 euro från 2016 års budge- terade nivå. Dock finns det en stor osäkerhet beträffade statsandelarna och deras utfall i detta skede.
- Stadens skatteintäkter beräknas av kommunförbundet öka med 2,5 % från 2016 till 2017, men ökar jämför med budgeterat 2016 endast med 1,1 %. Stadsstyrelsen och stadsfullmäktige tar ställning till kommunens skattesatser först på hösten när ytterligare information gällande skatteutvecklingen och budgetläget för 2017 är tillgängliga. Ramen bygger i detta skede på oförändrade skattesatser.
- De kommunala kollektivavtalen går ut 31.1.2017 men det har aviserats att avtalet kommer att förlängas till 31.1.2018 utan löneförhöjningar. Avtalet innehåller be- tydande strukturella förändringar: En del av arbetsgivaravgifterna flyttas över till löntagarna, arbetstiden förlängs utan att lönerna ändras och semesterpenningarna
inom offentliga sektorn skärs ner åren 2017-2019. Konkurrenskraftavtalets inver- kan på budgeten för 2017 är ännu inte känd. Förhandlingarna inleds i maj och be- räkningar kommer under sommaren. Kommunarbetsgivarna tolkar dock avtalet så att nettoeffekten bör vara neutral för kommunerna, d.v.s. effekten av den sänkta semesterpenningen och de lägre löneinkomsterna som avtalet för med sig kommer att leda till sänkta statsandelar. I ramen har beräknats samma summa för löner som i budgeten 2016. Denna summa kan komma att justeras ner beroende på förhand- lingarnas effekt.
- Budgetramen tillåter i övrigt inga ökningar och skall i övrigt inrymma eventuellt nya tjänster och verksamheter.
- I ramen ingår 350 000 euro för budgeterade försäljningsvinster samt 200 000 euro i dividend av NK Ab. Dessutom ett sparbelopp på 40 000 euro för byte av semesterpremie eller frivilliga tjänstledigheter. Staden har ett tidsbestämt avtal som gör att byte mot ledig tid fortsättningsvis är möjligt och önskvärt om verk- samheten det möjliggör.
Eventuella övriga beslut som tas i fullmäktige 9.6 delges på mötet. Kök- och städ- sektionens budgetramar i bilaga.
Kos 14 § KAM:
Köks- och städsektionen diskuterar budgetdirektiven givna av stadsfullmäk- tige 9.6 och de utmaningar och möjligheter, inför 2017, som finns inom sek- torn och ger tjänstemännen i uppdrag att inkomma med budgetförslagen till sektionens möte 31.8.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
15 § FASTSTÄLLANDE AV EXTERNA AVGIFTER 2017
Bilaga 1/15 § Prislistan för kosthållet behöver uppdateras inför budgetarbetet 2017.
Kos 15 § KAM:
Köks- och städsektionen diskuterar prislistan för 2017 och tar beslut främst angående externa avgifter 2017, de interna fastställs i samband med budge- ten.
Prislistan meddelas kosthållschefen för verkställighet samt införs bland taxor och instruktioner och på stadens hemsida.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:653/2016/114
16 § PERSONALRAPPORT 2015
Personalrapporten har behandlats i styrelse och fullmäktige (9.6) och kunnat kon- statera att frånvarodagarna har minskat lite i hela staden. Det sammanlagda anta- let dagar som hela personalen både ordinarie och vikarier har varit frånvarande från sina arbetsplatser av olika orsaker uppgår till 16 738 dagar år 2015, för år 2014 var motsvarande siffran 17 000. I medeltal (dagar/anställda) var den egna sjukfrånvaron 16,1 dagar per anställd under 2015. Under 2015 har stadens hand- lingsplan för stödjande av personalen vid sjukfrånvaro mera handfast än tidigare tagits i bruk. Sjukfrånvaron har följts upp månatligen fr.o.m. augusti med rappor- tering åt respektive förman. Frånvaron p.g.a. personliga skäl och frånvaro p.g.a.
vårdledighet minskade under 2015 jämfört med 2014, däremot ökade moderskaps- ledigheterna med drygt 2 000 dagar jämfört med 2014. Övriga frånvaroorsaker skiljer sig inte nämnvärt från tidigare år förutom frånvaro för alterneringsledighet som minskade med drygt 800 dagar. I en sektor där populationen är liten kan en- staka sjukfall eller moderskapsledigheter lätt snedvrida statistiken. Sjukfrånvaron är hög bland kök- och städpersonalen, endast egen sjukfrånvaro, var dagarna 608 på kök (2014: 738 dagar) och 655 på städ (2014: 763 dagar). Totalt har kök och städfrånvaron minskat med 238 dagar. Orsaker till frånvaron är både privata och arbetsrelaterade. På mötet presenteras en närmare grafik på de olika tea- men/arbetsplatserna. Stadens personalrapport finns att läsa i sin helhet på stadens sida fr.o.m. 10.6.
Kos 16 § KAM:
Sektionen antecknar informationen för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
______
17 § UPPHANDLING AV MJÖLK OCH MJÖLKPRODUKTER
Vår nuvarande offert tillsammans med Pedersöre kommun, Larsmo kommun och Staden Jakobstad på mjölk och mjölkprodukter går ut vid årsskiftet. Leverantören har varit Oy Valio Ab. En förfrågan har kommit om vi vill fortsätta samarbetet och göra en ny gemensam upphandling. En gemensam offert leder till större vo- lymer och lägre priser. Den nuvarande offerten var gjort för 2 år plus ett eventu- ellt optionsår, vilket vi har utnyttjat. En ny offert görs förmodligen för samma tid.
Ett gemensamt möte med grannkommunerna kommer att hållas 29.8 då mera ex- akta riktlinjer för offerten görs upp.
Kos 17 § KAM:
Kök och städsektionen besluter att delta i den gemensamma upphandlingen.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
______
CK:656/2016/001
18 § ÖVERGÅNG TILL ELEKTRONISKA LISTOR
Flera av stadens beslutsorgan, har övergått till elektroniska möteslistor för att spara tid och pengar. Det innebär i praktiken att föredragningslistan laddas upp i en mapp på stadens server. Som förtroendevald kommer man lätt åt både lista och bilagor via sin dator, platta eller telefon.
Kos 18 § KAM:
Köks- och städsektionen besluter att övergå till elektroniskt mötesförfa- rande fr.o.m. nästa möte.
______
Beslut: Stadskamrerens förslag godkändes.
Beslöts att också protokollen laddas upp i KOS-mappen på servern och inte mera sänds ut till medlemmarna.
______
19 § ANMÄLNINGSÄRENDEN
1.5.2016 Kosthållschefen tjänstledigt 1.5.2016-30.04.2017 16.5.2016 Vik. kosthållschefen inledde sitt arbete
1.6.2016 Uppföljning av Kuntahankinnats/Kespros leveransavgifter 7.6.2016 Teamledarmöte, funderingar inför sommaren och hösten.
13.6.2016 Rummelbacken daghem börjar flytta in i baracker 12.8.2016 Köks och städpersonalens rekreationsdag
augusti Jeppo skola/daghem, städningen omorganiseras augusti Skolområdet, städningen omorganiseras
sommaren Kokning av dagismaten i sommar
Kos 19 § KAM:
Antecknas för kännedom.
______
Beslut: Antecknades för kännedom.
Noterades att köks- och städadministrationen flyttar till Arbis gamla utrymmen på ekonomikontoret till hösten.
______
ANVISNING FÖR BEGÄRAN OM OMPRÖVNING (rättelseyrkande) OCH BESVÄR
Beslutsorgan Datum för sammanträde Köks- och städsektionen 15.06.2016
Besvärsförbud
Eftersom beslut nedan endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt kommunallagen om- prövningsbegäran (rättelseyrkan) inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet.
Paragrafer:
Anvisning för begäran om omprövning (rättelseyrkande)
Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa en skriftlig begäran om om- prövning inom 14 dagar från delgivningen av beslutet.
Paragrafer:
Kontaktinformation:
Stadsstyrelsen i Nykarleby, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi
Omprövningsbegäran kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyl- dighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem.
Omprövningsbegäran skall framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget sänts om beslutet skickats per brev, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offent- ligt.
I ansökan skall den som begär omprövning av beslutet och den som avfattat skrivelsen anteckna
I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär.
Besvärstid
Kommunalbesvär, paragrafer: 30 dagar
Förvaltningsbesvär, paragrafer: 30 dagar Besvärsmyndighet:
Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi
Annan besvärsmyndighet:
Adress:
Paragrafer:
Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslu- tet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten, eller tre dagar efter att protokollsutdraget sänts till parten om beslutet sänts elektroniskt. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs.
Ändring i ett beslut med anledning av en omprövningsbegäran kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt begäran. Om beslutet har ändrats med anledning av omprövningsbegäran, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem.
Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter:
o ändringssökandes underskrift
o om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges
o vilket beslut som överklagas
o vilka ändringar som yrkas i beslutet och motiveringar till att beslutet bör ändras
Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas. Besvär får anföras på den grunden att o beslutet har tillkommit i felaktig ordning,
o den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter o beslutet annars strider mot lag
Inlämnande av besvärshandlingarna
Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshand- lingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget an- svar.
Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut.
För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 250 € (Lag om domstolsavgifter 1455/2015).
