7 saker du måste veta för att köpa rätt kassaregister

7 saker du måste veta för

att köpa rätt kassaregister

7 saker du måste veta för att köpa rätt kassaregister

Att installera rätt kassaregister i din butik kommer att ha en dramatisk skillnad på butikens resultat. Du kommer att ha bättre kontroll, du

kommer att vara mer effektiv och du kommer att kunna åtgärda problem snabbare. Allt detta leder till en hälsosammare ekonomi.

Problemet är att det finns tusentals alternativ att välja bland och det kan vara svårt att förstå allt. Syftet med denna guide är att förse dig med fakta så att du kan göra ett klokt val.

Denna guide ger svar på följande 7 frågor:

1. Vad är en POS?

2. Behöver du verkligen en POS?

3. Var är bästa stället att köpa en POS?

4. Hur mycket kostar en POS?

5. Kommer du att behöva teknisk support?

6. Vilken återförsäljare är bäst?

7. Vilka är de vanligaste misstagen?

I nästa avsnitt hoppar vi direkt in i Fråga 1 och förklarar exakt vad en POS är.

POS = Point-Of-Sales

Avsnitt 1: Vad är ett POS-system?

Traditionellt sett har uttrycket Point of Sale (POS) använts för att hänvisa till hårdvara och mjukvara som används för att, i butiker, ta betalt av kunder. POS-system ersatte enkla kassaapparater och resulterade i snabbare och mer korrekt kassahantering vilket naturligtvis är lika med nöjdare kunder.

POS har utvecklats från att bara vara en kassafunktion till ett system som hanterar hela detaljhandeln - företagets inköp, lagerhantering, anställda, marknadsföring och kampanjhantering, kundfordran, försäljnings-

rapportering med mera.

Kort sagt, POS är ett verktyg som hjälper en säljare att sköta hela sin verksamhet så att försäljningen kan öka, kostnaderna minska och betjäningen av kunderna blir bättre.

Alternativet till en POS är en elektronisk kassaapparat. En kassaapparat hanterar försäljningen och beräknar skatt, men det är allt. Trots detta finns det många företag som ska använda en kassaapparat snarare än en POS - det är företag som har mindre än 1 500 000 kr i årlig försäljning och har litet behov av att kontrollera anställda och lagerstyrning.

I dagens ekonomiska klimat, kommer de flesta detaljhandelsföretag inte att överleva utan en bra POS. Fördelarna med att ha en POS är tydliga och övertygande. I nästa avsnitt av denna rapport diskuterar vi dessa i detalj.

Avsnitt 2: Behöver du verkligen en POS?

Fördelarna med att använda en POS är tydliga och övertygande. Det är möjligt att beräkna den exakta inverkan den har på de flesta av alla dessa fördelar:

 Arbeta snabbare. Kunderna förväntar sig en snabb kassa-

upplevelse via streckkodsscanning och snabb kreditkortshantering.

 Minimera dina fel. Eliminera fel prissättning genom streckkodsläsning, identifiera anställda med problem vid kontanthantering och identifiera objekt med priser som inte uppfyller marginalmålen.

 Uppnå försäljningsmål. Att veta dina kunders önskemål med hjälp av inköpshistorik. Hantera e-postlistor och skicka e-postreklam till kunder. Inrätta ett lojalitetsprogram. Inrätta en provisionsplan för dina säljare.

 Genomföra anställningspolitik. Hantera anställdas in-/uttider och kräva ledningens godkännande vid prisavvikelser.

 Minska kontrollen. Identifiera problemprodukter och flytta dem så att de är lättare att kontrollera. Minska stöld utförd av personalen - de kommer att vara mindre benägna att stjäla om de vet att lagret kontrolleras.

 Vet var du står. Kunna avgöra försäljningen för en dag, en vecka, en månad. Veta hur mycket pengar är tänkt att vara i kassalådan och hur mycket av det som är vinst.

 Öka dina försäljningskanaler. Öppna en webbutik som integreras med ditt kassaregister i butiken.

 Har tid att andas. POS kan säkert och exakt spåra försäljning, anställdas tid och pengar så att du kan fokusera på mer kritiska funktioner i verksamheten som marknadsföring eller dig själv.

De flesta handlare räknar med att de ekonomiska fördelarna med en POS betalar sig på 12 till 18 månader. Det finns få saker man kan köpa som kommer att ha en återbetalningstid som är snabbare. Din utmaning är att se till att den POS som du väljer kommer att maximera din möjlighet att uppnå dessa fördelar.

På nästa sida tittar vi på de krav som den nya kassalagen ställer.

Lagen om kassaregister omfattar de företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inklusive betalkort).

Undantag

I vissa fall kan du ansöka om undantag från skyldigheten att ha ett kassaregister även om ditt företag omfattas av lagen. Undantaget gäller oftast bara kravet på att kassaregistret ska vara certifierat och anmält till Skatteverket. Du ska alltså fortfarande registrera all försäljning i ett kassaregister. Du måste också ta fram ett kvitto ur registret och erbjuda kunden.

Ditt företag kan få undantag

 om det kan ge Skatteverket ett tillförlitligt underlag för skattekontroll på något annat sätt än genom ett certifierat kassaregister

 om det av rent tekniska skäl är orimligt att begära att ditt företag har ett certifierat kassaregister.

Om du beviljas undantag får du ett beslut om det av Skatteverket. Det står på beslutet hur länge undantaget gäller, så det är viktigt att du läser det noga.

Vem behöver inte ha ett kassaregister?

 Om du fakturerar all försäljning behöver du inte ha något kassaregister.

Dessutom omfattas inte följande verksamhet av kassaregisterlagen och kräver därför inget certifierat kassaregister. Du behöver då inte ansöka om undantag.

 Verksamhet med kontantförsäljning av obetydlig omfattning:

Obetydlig omfattning innebär försäljning som normalt är mindre än fyra prisbasbelopp per år inklusive moms.

 Om ditt verksamhetsår är kortare eller längre än 12 månader ska du räkna om riktvärdet på fyra prisbasbelopp till årsbasis.

 Om ditt företag säljer varor och/eller tjänster säsongsvis, dvs. under endast en del men minst 31 dagar av året, ska du räkna om den kontanta omsättningen till årsbasis.

 Verksamhet som enligt inkomstskattelagen inte ska beskattas för försäljning av varor eller tjänster: Exempel på det är statlig, kommunal, kyrklig och ideell verksamhet samt välgörenhet.

 Taxiverksamhet

 Distans- och hemförsäljning enligt hemförsäljningslagen: Exempel på det är postorder, Internetförsäljning och telefonförsäljning.

 Automatiserad försäljning eller försäljning av varor eller tjänster mot betalning i automat

 Automatspel enligt lotterilagen

 Torg- och marknadshandel enligt lagen om särskild skattekontroll av torg- och marknadshandeln m.m. Det gäller dock inte den som har tillstånd för servering av alkohol till allmänheten.

 Obemannad försäljning när företag säljer varor eller tjänster mot kontant betalning och köparen själv sköter betalningen utan övervakning av någon från företaget, t.ex. genom att lägga betalningen i en låda.

 Tillfällig försäljning när företag som normalt fakturerar sina kunder har kontant försäljning under högst 12 dagar och till ett värde av högst två procent av företagets omsättning.

 Försäljning via sms-betalning, att ta betalt via en teleoperatör (t.ex.

via sms) är vanligt vid försäljning av tjänster, men det kan även förekomma vid försäljning av varor. Teleoperatören administrerar då betalningen till säljaren.

Tänk på att reglerna hela tiden förändras, kontrollera därför med Skatteverket vilka regler som gäller för din typ av verksamhet.

Förutsatt att du nu är övertygad om att du behöver en POS, låt oss tala om de olika platser där du kan köpa en. I nästa avsnitt diskuteras dessa detaljer.

Avsnitt 3: Var är bästa stället att köpa en POS?

Det finns två grundläggande typer av företag som säljer kassaregister.

Det är inte heller självklart vem som är vinnaren. Du måste förstå för- och nackdelar för att kunna bestämma vilken typ av företag som är bäst för dig.

Typ av verksamhet För- och nackdelar

POS-tillverkare  Mest ekonomiskt. Processen tenderar till att vara så enkel som att beställa på nätet och få POS-enheten levererad till din dörr i en låda.

 Begränsat stöd. Inställning och installationshjälp är vanligtvis endast tillgänglig via ett telefonsamtal till ett callcenter som kan vara i ett annat land.

Återförsäljare - Value

Added Resellers (VAR)  Anpassningar. De flesta VAR’s kan anpassa programmet efter dina unika behov och konvertera data från gamla systemet till ditt nya system.

 Omfattande stöd. VAR’s tenderar att samarbeta med återförsäljare i sina närområden. De tillför ett mervärde i systemet genom att ge installation, utbildning och snabb support på plats.

 Merkostnader. Detta extra stöd kommer med en kostnad. Dina initiala kostnader bör ligga runt 20 % högre, än att göra det själv, med ett system från en POS- tillverkare.

Välj en POS-tillverkare om:

 Din organisation har stora datorkunskaper

 Du inte behöver någon programvaruanpassning

 Minimera kostnaden är ditt primära mål.

Välj VAR om:

 Du ogillar att ha att göra med callcenter

 Du vill minimera den tid du investerar i att slåss med datorproblem

 Du behöver anpassningar eller datakonverteringar

 Du är beredd att betala lite extra för dessa tjänster

Jag nämnde ett par saker om kostnader, men jag är säker på att du vill ha detaljer. Nästa avsnitt av denna rapport kommer att förse dig med allt du behöver veta om hur mycket ett system bör kosta från en tillverkare eller en VAR.

Avsnitt 4: Hur mycket kostar en POS?

Kostnaderna varierar kraftigt, men det beror också på att funktioner och möjligheter varierar kraftigt. Vi kommer att göra det enklare att förstå genom att bryta ned kostnaden för ett system i dess tre grundläggande komponenter:

 Programvara

 Hårdvara

 Professionell service

För var och en av dessa kommer vi att beskriva de billigast, medel, och premium alternativen. När du förstår dessa olika nivåer, tror vi att du enkelt kommer att kunna välja den nivå som är bäst för din verksamhet.

Efter att ha gjort det kommer du att ha minskat ditt val från tusentals till ett fåtal. Låt oss börja med att diskutera programmet.

Programvara.

Priset på olika programpaket inom en viss grupp tenderar att vara ungefär samma. Målet är att veta vilken nivå du behöver och sedan placera fokus på att identifiera den programvara inom denna nivå som har de egenskaper och funktioner du behöver. Tabellen nedan gör det enklare för dig att välja rätt nivå:

Nivå Beskrivning Kostnad

Nivå 1 Entry level programvara utformad för mindre företag med ett eller kanske ett par butiker

2000 till 5000 kr. Fria

programpaket finns, men dessa har ofta dolda avgifter (t.ex.

höga kreditkorts avgifter per betalning).

Nivå 2 Avancerade funktioner som utformats för enstaka butiker med avancerade behov också utformad för återförsäljare med 2 till 70 butiker

8000 till 14000 kr.

Nivå 3 Designad för stora företag.

Den huvudsakliga

skillnaden är dess förmåga att hantera extremt stora volymer.

28000+ kr

exakta priset beror på antalet tilläggsmoduler som behövs

Maskinvara. POS-hårdvaran är en handelsvara. Det innebär att inget känt företag har en hög marginal på denna utrustning. Du ska vara

medveten om att du får vad du betalar för. Till exempel streckkodsläsare för 500 kr finns, men dessa billiga skannrar kommer att kunna scanna enbart perfekta streckkoder (dvs. inga böjda, repiga eller blekta

streckkoder). Om du spendera 1000 till 1500 kr kommer skannern att ge mycket bättre prestanda. Det är definitivt värt en extra 500 kr.

Nivå Beskrivning Kostnad

Ekonomisk En vanlig dator CPU & datorskärm. Olika tillbehör (såsom streckkodsläsare) kopplad till den. Billiga periferipaket finns för ca 3000 kr, men du kommer inte att gilla dess prestanda (se punkt ovan). Kringutrustning av kvalitet (streckkodsläsare, kvittoskrivare, kreditkorts- läsare och kassalåda) kostar från 4500 kr. Om datorn kostar 2800 kr och skärmen 1250 kr, är den totala investeringen 8550 kr.

Från 8550 kr per station

Värde En all-in-one dator med pekskärm för 2500 kr mer än det ekonomiska alternativet. Dessa enheter ser oerhört mycket mer professionella ut, tar upp mindre utrymme eftersom datorn är inbyggd i skärmen, är konstruerade för konstant kommersiellt bruk, använder en pekskärm som gör det lättare och snabbare.

Från 12250 kr per station

Premium Ett system för högre prestanda och/eller en bättre garanti. En bättre garanti innebär att du får en utbytesenhet skickad över natten och skickar tillbaka den trasiga enheten. En bättre garanti på utrustningen med liknande

specifikationer till värde-nivå skulle kosta ca 13850 kr. Högpresterande hårdvara i

kombination med den bättre garantin kan kosta så mycket som 23000 kr eller mer.

Från 13850 till 23000 kr per station

Du kan behöva annan kringutrustning såsom en våg eller en kunddisplay.

Dessa kommer, naturligtvis, att öka dina kostnader. Om du har mer än 4 stationer i en enda butik behöver du förmodligen en server.

Professionell service. Tillgången på professionella tjänster styrs av din POS-leverantör så att du förstår vad de kan och inte kan göra i

Om du köper ditt system från tillverkaren på Internet kommer du att förväntas hantera installation och konfiguration själv, så det finns inga kostnader för professionella tjänster. Vissa tillverkare ger 30 till 90 dagars kostnadsfri telefonsupport.

Om du köper din programvara från en Value Added Reseller (VAR) kan du räkna med att deras avgifter för konfiguration, installation och utbildning är minst 2500 till 4000 kr per terminal. Du måste avgöra om denna extra omsorg är värd den extra kostnaden.

Din VAR’s avgifter för professionella tjänster kommer att bli högre om du konverterar data från ett gammalt system eller om du modifierar det nya systemet för att passa dina behov. Detta kräver programmering och du kan räkna med att betala mellan 700 och 1200 kr per timme.

En bra VAR låter dig välja vilka tjänster du vill utnyttja. Om så är fallet, utnyttja den möjligheten så att du kan sänka dina kostnader. Till exempel, om du känner dig bekväm med att själv installera utrustningen i butiken, be då om att avgiften för detta tas bort.

Leasing. De flesta POS-säljare arbeta med 3:e part i finansiering så att du kan lägga dessa kostnader i ett leasingavtal. Dessa leasingavtal kan ha en löptid på 2 till 5 år och de flesta leasingavtal avslutas med en låg lösen för att utrustningen ska övergå i din ägo. Ett leasingavtal kan vara ett smart drag, så fråga om det finns möjlighet till leasing. Månatliga

kostnaderna beror på din kreditvärdighet, men 4-700 kr per terminal är en bra tumregel.

Hur svårt är det att tänka sig att din POS hjälper dig att tjäna minst 700 kr mer per månad? Det är därför det är så lätt att motivera köpet av ett POS-system.

Avsnitt 5: Kommer du att behöva teknisk support?

Tänk på vad som händer om ditt POS-system går ner. Kaos? Stängd butik? En storm av hastigt nedklottrade kvitton? Din tolerans för avbrott är en viktig faktor som kommer att hjälpa dig att bestämma den nivå av stöd som du behöver.

Börja med att fråga om din POS-leverantörs supportpolicy:

 Öppettider?

 Är lokala fälttekniker tillgängliga för att utföra arbete på plats?

 Finns utrustning tillgänglig att låna?

 Typiska hålltider? (Ring deras kundsupport innan du köper för att ta reda på det)

 Talar teknikern i begripliga termer och inte bara facktermer?

POS-leverantörerna tar normalt betalt för stödtjänster på ett av tre sätt:

Faktureringsmetod Vanlig kostnad

Per incident 245 till 1400 kr per incident. Allt över 600 kr är inte rimligt enligt vår uppfattning

Per timme 700 till 1750 kr per timme, debiteras i 15 minuters steg. Troligtvis hittar du avgifter per timme på 1000 kr eller mindre per timme.

Obegränsad

(Call Center) 3500 till 7000 kr och uppåt per år. Detta är typiskt ett kontrakt när man handlar från en tillverkare med ett utländskt callcenter.

Obegränsad

(Dedicated Team) 490 till 2100 kr per butik och månad (vid 1 eller 2 stationer) för telefonsupport, support på plats tillgängligt till en extra avgift. Detta är ett typiskt kontrakt när man handlar från en VAR. De flesta VAR kan också erbjuda obegränsad telefon + på plats för runt 1200 till 2800 kr per månad

Obegränsad

(Outsourcad IT) 2450 till 4200 kr per månad och butik. Inkluderar telefon och på plats support, utbildning och helpdesk för alla anställda, regelbundna besök för underhåll, utbyte av hårdvara, etc.

Kort sagt, det finns inte mycket konsekvens i hur leverantörerna

leverantör med en annan, men se till att du gör det. POS-system är för viktiga för att ett företag ska riskera att köpa för lite stöd.

Avsnitt 6: Vilken VAR är bäst?

Att välja rätt VAR är på många sätt ett större beslut än den faktiska

hårdvaran och val programvara. Det är värt att göra dina efterforskningar innan du bestämmer dig. Här är några sätt att se till att din VAR är mån om och kan stödja ditt företag när problem dyker upp.

Erfarenhet. Som med alla stora företagsinköp, är din VAR’s erfarenhet viktig. Bra POS-säljare kommer att fråga dig om ditt företag, ta reda på vad dina behov är och sedan ge en lösning som är lämplig för dig. Att kunna mjukvaran är ett minimum. Du vill ha en VAR som talar självsäkert om bästa praxis i alla delar av detaljhandeln, t.ex. redovisning i

detaljhandel, processer kring butiksaktiviteter, hantering av leverantörer etc.

Ta reda på om din VAR har erfarenheter av kunder särskilt inom din bransch. Att arbeta med en VAR som har klienterfarenhet av din bransch innebär en kortare inlärningskurva som sparar tid och pengar.

Faciliteter. Ett besök i en VAR’s lokaler kan vara ett utmärkt sätt att få en känsla för deras verksamhet. Du kommer att kunna kolla deras verkstad, se deras supportpersonal i arbete och få en känsla för deras professionalism.

Demonstrationer. Ingenting kommer att ge dig en bättre känsla för hur lätt ett system är att använda som att försöka själv. De flesta VAR’s kommer att ge en demonstration av den programvara som är anpassad just för dig.

Referenser. Ett annat välbekant sätt att undersöka en POS-VAR är att be om referenser från andra kunder. Naturligtvis kommer du att hänvisas till säljarens mest nöjda kunder, men du kan fortfarande lära dig en hel del från dem. Här är några exempel på frågor att ställa:

 Hur har POS-systemet påverkat din verksamhet?

 Vad önskar du att du hade gjort annorlunda?

 Har du behövt något stöd eller reparationer? Hur agerade deras VAR?

 Känner du till någon annan som använder detta system?

Alternativ. Fråga om det finns andra VAR’s i ditt område som stöder den programvara som du funderar på. I så fall har du fördelen av att veta det finns alternativa VAR’s om den VAR du valt inte fungerar.

Avsnitt 7: De vanligaste misstagen

Vi har pratat med otaliga detaljhandelsägare och chefer som beklagat att de köpt det system de har. Ingenting är mer frustrerande än att spendera hundratals eller tusentals kronor på ett system och sedan inte vara nöjd med det. Här är de vanligaste misstagen som du bör försöka att undvika:

 Inte till fullo förstå POS-leverantörens kapacitet. Undvik detta misstag genom att göra den efterforskning som föreslås i det sjätte avsnittet av den här guiden.

 Underlåtenhet att se till att programmet gör vad du vill att det ska göra. Be din POS-leverantör att visa dina 5 svåraste situationer med hjälp av deras mjukvara.

 Underlåtenhet att få rätt mängd av utbildning. Om du inte köper utbildning från din POS-leverantör måste du räkna med att spendera mycket tid på att experimentera med mjukvaran och läsa manualer. Om du köper utbildning, gör det bästa av det genom att göra mängder med anteckningar.

 Betalar för mycket eller för lite för systemet. Undvik detta misstag genom att använda den fjärde delen av denna guide. Om du har komplexa behov, försök inte att anpassa dig till Nivå 1-

programvara. Å andra sidan, om du har en liten butik, betala inte för mycket genom att köpa en fullfjädrat Nivå 2 paket.

 Vältra över ansvaret. Vi pratar om de ägare och chefer som vägrar att lära sig detaljerna i systemet. Engagera dig för att veta allt. Att förlita sig på en enda anställd är för riskabelt och att förlita dig på att din POS-support ska vara barnvakt åt dig är för dyrt.

 Köpa maskinvaran först. All hårdvara fungerar inte med alla program. Undvik detta misstag genom att välja din programvara först.

 Att inte planera för framtiden. Undvik detta misstag genom att diskutera dina framtida planer. Kommer ni att arbeta som grossist?

Öppna nya butiker? Lägga till nya produktlinjer? Du vill verkligen inte att växa ur din POS under de första åren.

 Underlåtenhet att fråga om återkommande avgifter. Undvik detta misstag genom att fråga om du är fri att välja kreditkorts- processor, vilka årsavgifter är förknippade med att äga

programvaran (12 till 20 % av listpriset är vanligt), förlängning av hårdvarugaranti etc.

 Att köpa ett POS-system från en icke-detaljhandelsexpert.

Undvik detta misstag genom att ställa frågor som avslöjar om din

POS-leverantör är en detaljhandelsexpert. Han/hon måste veta mycket mer än bara datorer. Han/hon måste förstå detaljhandeln och dess praxis.

Avslutande ord

Skulle du vilja ha "HandsOn Utbildning" innan du gör en investering?

När du börjar handla kommer du att inse hur värdefull informationen är och hur det skulle kunna spara mycket tid och pengar och undvika

besvikelser. Vad sägs om att starta "HandsOn" utbildning med en av oss?

Vi kommer att förklara för- och nackdelar med ett POS-system. Var lugn, du behöver inte komma med avsikt att köpa. Vi lovar att utbilda dig så att du kan fatta ett välgrundat beslut. Vi vill att du ska köpa det POS-system som är rätt för dig, oavsett om det är från oss eller någon annan. Vi menar det!

Någon av oss kontaktar dig för att boka en tid för att börja din träning.

Vi ses snart!