Leverantörsreskontra Heldag
Välkomna
Vad är leverantörsreskontran?
Fakturans väg från beställning till betalning
Att göra ett inköp
- Inköpssystemet
Avtalsinformation
Ramavtalsleverantörer
Attest av order, inte faktura - Inköp utanför inköpssystemet
Ramavtalsleverantörer i första hand Beställar-id!
Kontrollera F-/FA-skatt, samt momsregistrering 30 dagars betalningsvillkor
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/hanteraresurser/varorochtjanster/inkop/
- Gemensam fakturaadress: Göteborgs universitet Box 1023
831 29 ÖSTERSUND - Faktura, personligt utlägg,
utbetalningsblankett i avsaknad av extern faktura - Elektronisk faktura (e-faktura)
- Filinläsning
Fakturor och andra underlag
- Leveransattest
Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på:
innehållet – är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats.
Attestflödet i Agresso Web
- Konteringsattest
Fakturagranskningen innebär kontroll av att:
• att fakturan är utställd på Göteborgs universitet
• att det är den mottagande institutionen (motsv.) som ska betala den
• att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns
• att fakturan specificerar vad som är inköpt
• att fakturabeloppet är rätt beräknat
• att faktureringsavgift ej debiterats
• att rätt momsbelopp debiterats
• att inskannade uppgifter i ekonomisystemet kontrolleras mot fakturan
• att i leverantörsregistret registrerade uppgifter kontrolleras mot fakturan
- Belastningsattest
Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att
kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet.
Övningsuppgifter i Agresso Web:
1) Lägg in kommentar, Akademiska Hus 2) Delkontera, Bergkvara Buss
3) Parkera, Eurocard
Betalning av faktura i Agresso Web
- Betalningsförslag, underhåll av betalningsförslag
Lathund: Betalningsförslag AGRESSO web
- Betalningsbekräftelse
Lathund: Betalningsbekräftelse AGRESSO web
Uppföljning
- EFH Fråga fakturor
- Fakturor i arbetsflöde - Jaktlista
- Vikariehantering
Lathund: Administrera ersättare samt aktivera ersättare
Övningsuppgift i Agresso Web:
4) Lägg upp vikarie på din utbildningsidentitet
Påminnelsehantering
- Påminnelser
Undersök var originalfakturan finns och varför den inte blivit betald i tid. Visar undersökningen att originalfakturan förkommit, be leverantören om en fakturakopia. Märk kopian med ”ok att skanna, originalfakturan har förkommit” och din signatur innan den sänds till Östersund som underlag för utbetalning.
- Inkassokrav
Vid ett inkassokrav kontaktas inkassoföretaget för att få information om aktuell skuld. Under förutsättning att ursprungsfakturan är betald, stryks kapitalbeloppet och ett nytt totalbelopp anges. Märk inkassokravet med ”ok att skanna” och din signatur och skicka sedan upp inkassokravet till Östersund för skanning
- Kronofogden
Om det gäller en delgivning från Kronofogden är det av yttersta vikt att delgivningskvittot skickas tillbaka till Kronofogdemyndigheten. Kvittot ska vara underskrivet av prefekt eller motsvarande.
Lathund: Kontrollera om fakturan är betald
Tabell och Status i Leverantörsreskontran
- A+E = Ankomstregistrerad avvaktar manuell hantering
Kräver manuell hantering
- A+N = Ankomstregistrerad, ute i attestflödet
Meddelande till lev, ändra moms, förfallodatum, belopp mm
- B+N = Bokförd, ej betald faktura
Meddelande till lev, ändra förfallodatum, parkera, reversera
- B+P = Bokförd, parkerad faktura
Går inte med på betalningsförslag
- B+R = Bokförd faktura, med på betalningsförslag
Går att ta bort via Underhåll betalningsförslag
- B+I = Bokförd faktura med på betalningsbekräftelse
Betalning invänta förfallodatum, går att avbryta av 4040
- C+N = Betald eller reverserad faktura.
Tryck på ”betala” för att se om den är betald eller reverserad
Status Y = Kontakta 4040@gu.se
Övningsuppgifter i Agresso:
5) Påminnelse från MacForum
6) Inkassokrav från Klarna (Adlibris)
Agresso ankomstregistrering
Tabell A status N eller E
- Ändra moms
- Ändra förfallodatum
- Meddelande till betalningsmottagaren - Flytta faktura
- Avvisad faktura
Övningsuppgifter i Agresso:
7) Hantera avvisad faktura
Hantering av öppna poster i Agresso
Tabell B status N eller P
- Ändra förfallodatum
- Meddelande till betalningsmottagare - Parkera faktura
- Reversera
Lathund: Ändra och reversera leverantörsfaktura samt Meddelande till betalningsmottagare.
Bra att veta
- Minilathund för utlandsbetalning - Koppla verksamheter
- Checklistan - Tidplanen - Länkar
Utlandsbetalningar i korthet
- Alla underlag ska alltid innehålla:
Kontoinnehavarens namn IBAN eller kontonummer SWIFT/BIC
Mottagarbankens namn och adress
- För utbetalning i EUR krävs IBAN
- För betalning till USA krävs även en ABA/Federal Wire
Består av 9 siffror. IBAN används ej av USA.
- Undvik checkar om möjligt
Kommer lätt bort
Tyskland och Argentina tar ej emot checkar
- Betalningar till Indien, meddelande till mottagarens bank krävs
Från och med januari 2007 är IBAN obligatoriskt för betalningar inom EU/EES och Schweiz.
Används inte IBAN tas en högre avgift ut av bankerna.
Koppla verksamheter- Registrering för att styra faktura till belastningsattestant
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/universitetetsredovisningsmodell/funk tionellindelning
Tidplan
OBS! hämta alltid senaste versionen på ekonomiwebben
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/uppfoljningsarbetet
Länkar
Lathundar:
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-och-manualer
F-skatteförfrågan: 020-567 000, kod för direktval 8102 http://www.allabolag.se
http://www.nordea.com/Våra+tjänster/Cash+Management/Produkter+
och+tjänster/Validering+av+IBAN/933622.html?q=IBAN&link=1_2 http://www.swift.com/bsl
