Projektplan
ROS till kommunerna
Dokumenthistorik
Version Datum Kommentar Handläggare
0.1 2016-05-16 Första utkast Berit Hansson
0.2 2016-05-18 Kommentarer från Anne Berit Hansson
0.3 2016-06-03 Granskad av referensgrupp CMIT Granskad av Operativa arbetsgruppen Granskad av projektledarna i
pilotkommunerna
Berit Hansson
1 2016-06-09 Fasställd av Nätverket för e-hälsa Berit Hansson
Innehåll
1 Grundläggande information* ... 4
1.1 Syfte ... 4
1.2 Bakgrund ... 4
2 Mål och avgränsningar* ... 4
2.1 Effektmål ... 4
2.2 Projektmål ... 5
2.3 Avgränsningar/omfattning ... 5
2.4 Beroende till/av andra projekt... 5
3 Andra styrande förutsättningar ... 5
4 Intressentförteckning* ... 6
5 Projektorganisation* ... 7
5.1 Organisation och roller ... 7
5.2 Ansvar och befogenheter ... 9
6 Kostnadskalkyl* ... 9
7 Genomförandebeskrivning ... 9
7.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning* ... 9
7.2 Milstolpe-/BP-plan* ... 9
7.3 Arbetsformer... 10
7.4 Material, utrustning och lokaler ... 10
7.5 Kommunikationsplan* ... 11
7.6 Kvalitetsstyrning ... 11
7.7 Projektstyrning ... 11
8 Risker* ... 11
9 Referenser ... 11
1 Grundläggande information*
1.1 Syfte
Syftet är att ge kommunerna tillgång till ROS (Remisser och Svar inom lab) för att underlätta och säkerställa patientsäkerheten inom hemsjukvården i de ärenden där patienten ska lämna prover.
1.2 Bakgrund
I och med genomförandet av hemsjukvårdsreformen i Östergötland tog kommunerna över en del av vården som tidigare sköttes av Region Östergötland (landstinget).
När det gäller provtagning på patienter i hemmet som inte kan ta sig till ex en vårdcentral hanteras detta av kommunernas personal. Dock valde man i samband med övergången från landsting till kommun att inte ge kommunernas medarbetare tillgång till ROS.
En länsgemensam rutin skapades för hur provtagning skall hanteras av personal i kommunal vård.
På grund av att framtagen rutin uppfattas som omständig, tidskrävande och medför en patientsäkerhetsrisk, har ansvariga i hemsjukvårdsprojektet aktualiserat frågan om det finns möjlighet att ge kommunernas personal tillgång till ROS. Bland annat har man med hjälp av en arbetsgrupp bestående av personer från verksamheten och laboratoriemedicin tagit fram ett förslag på lösning.
2 Mål och avgränsningar*
2.1 Effektmål
E1: Målen för kommunernas verksamhet är att i samtliga patientärenden inom den kommunala hemsjukvården kunna skriva ut provtagningsunderlag samt signera provtagningar innan leverans till laboratoriet. Detta ska ske senaste ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman.
E2: Målen för Region Östergötland är att minska laboratoriepersonalens arbete i förhållande till tidigare arbete med att bistå kommunala HSL-verksamheten att skriva ut provtagningsunderlag och (felaktigt) signera prover vid inlämning till lab.
E3: Effektmål för kommunerna är ökad patientsäkerhet genom noll HSL-avvikelser rörande labprover efter ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman.
2.2 Projektmål Projektresultat
ROS tillgängligt i Journalportalen via Region Östergötlands Citrixmiljö.
Etikettskrivare och scanners hanteras och installeras av respektive kommun.
Utbildning genomförs för kommunernas superanvändare och förvaltning.
Ett fullgott utbildningsmaterial med fokus på e-learningsmaterial görs tillgängligt för kommunerna via webben.
Kommunerna administrerar sina användare via administrationsverktyget mot Region Östergötlands HSA-katalog.
Arbetssätt/logistik kring prover genomgånget och överenskommet mellan Region Östergötland och kommunerna före utrullning av ROS.
Fastställande av nya rutiner mellan kommun och Region Östergötland för provhantering.
Tidsmål
Projektet beräknas hålla på under hela 2016 och en bit in under 2017.
Kostnadsmål
Projektet bekostas av Nätverket för E-hälsa med maximalt 860 000 SEK. I den summan ingår också utvecklingskostnader.
Respektive kommun bekostar skrivare, scanners, utbildning och förvaltning inom respektive organisation.
Förvaltningskostnader efter införande fördelas enligt beslutsunderlag vid LGVOs beslut den 12 juni 2015.
2.3 Avgränsningar/omfattning
Projektet avser IT-stöd i form av ROS till kommunerna för säkerställande av labprover.
Verksamhetsnära frågor såsom rutiner, sekretess och behörigheter hanteras av respektive kommun och närmaste labenhet och återkopplas endast till projektledaren om problem uppstår som måste lösas via styrgruppen.
2.4 Beroende till/av andra projekt
Cosmic Link - Administrationsverktyget som tas fram inom ramen för detta projekt kommer att användas även i Cosmic Link
3 Andra styrande förutsättningar
Projektet är beroende av att administrationsverktyget mot HSA är klart, och utvecklingen förväntas ske under våren 2016 inom ramen för detta projekt.
4 Intressentförteckning*
Nätverket för eHälsa
Ledningsgrupp för vård och omsorg (LGVO) MALG (Medicinskt ansvarig ledningsgrupp) IT chefsnätverket (IT-e)
CMIT ledningsgrupp
Operativ arbetsgrupp (beredningsgrupp till nätverket för eHälsa) Enhetschefer i kommunerna
Enhetschefer på labenheter
Kommunernas kontaktpersoner (inom nätverket för eHälsa)
CMIT Förvaltningsledare och systemförvaltare, mottagare av projektresultatet CMIT systemförvaltare, projektdeltagare i regionen
Projektledare i respektive kommun Superanvändare i kommunerna Evry
Atea
Vård-IT supporten
Labpersonal inom Region Östergötland Kommunens provtagande personal
5 Projektorganisation*
5.1 Organisation och roller
Varje kommun har sin egen organisation för att klara av det arbete som ska göras i respektive kommun och i samverkan med närmaste labenhet.
Projektgrupp:
Projektledare: Berit Hansson
Projektdeltagare Utvecklingsgrupp CMIT: ROS Johan Boberg ROS Daniel Köernig HSA Johan Zenk
Skrivare Mikael Ljungberg Skanner Roger Larsson
Resursbehovet framgår ur dokumentet Grovplan ROS till kommunerna.xlsx som skickats till resursägare i månadsskiftet februari/mars 2016.
Projektledare i pilotkommuner: Norrköping Joakim Siberg Valdemarsvik Lisa Carlsson Ödeshög Lars-Gunnar Almén Projektledare i övriga kommuner är ännu inte tillsatta.
Styrgrupp:
Nätverket för eHälsa
Beställare: Anne Gustavsson
Mottagare: Kommunerna i Östergötland Region Östergötland
Resursägare: Kommunerna i Östergötland Region Östergötland
Referensgrupper:
MALG
Referensgrupp CMIT
Beställare Anne Gustavsson
Resursägare Magnus Josephsson CMIT Mottagare Niklas Aapola CMIT
Mottagare Lena Hansson CMIT
5.2 Ansvar och befogenheter
Ansvarfördelning och befogenheter finns beskrivet i regionens projektmodell.
Det är Nätverket för eHälsa som ansvarar för att lösa eventuella konflikter som inte kan lösas inom respektive kommun alternativt CMIT.
Det är Referensgrupp CMIT som ansvarar för att koordinera projektet med CMITs ordinarie arbete och att lyfta koordineringsfrågor gentemot andra projekt.
Beställaren är huvudmottagare av projektresultatet samt som verksamhetsansvarig ansvarig för att nyttan med projektresultatet uppnås.
Mottagarna i CMITs referensgrupp ska se till att CMIT kan ta emot projektresultatet.
Resursägarna (både i Referensgrupp CMIT och kommunerna) ansvarar för att de personer som tillsätts i projektet får tid att arbeta med projektet i avtalad omfattning och tydliggöra
konsekvenser för respektive linjeorganisationen vid resurskonflikter.
Projektledaren ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt fastställda direktiv, projektmål, tidplaner och budget.
Projektledarna i kommunerna ansvarar för att projekten där drivs så att projektmål, tidplan och budget kan hållas.
6 Kostnadskalkyl*
Kostnadskalkyl för förvaltningen har ännu inte tagits fram.
7 Genomförandebeskrivning
7.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning*
Det interna CMIT arbete som behöver göras måste vara klart till 2016-08-15.
Arbetet som behöver göras i respektive kommun innan piloten kan påbörjas behöver vara klart 2016- 10-15.
Utbildning kommer att ske av superanvändare och administratörer. Denna utbildning ansvarar CMIT för. Utbildning av användare i kommunerna ansvarar man för i respektive kommun.
7.2 Milstolpe-/BP-plan*
Nr: Milstolpe/BP: Datum
MS 1 Preliminärt resursbesked 2016-03-15 MS 2 Utpekade pilotenheter: Norrköping, Ödeshög, Valdemarsvik 2016-03-15
MS 3 Resursallokering klar 2016-03-21
klar 2016-03-31
BP 1 Direktiv fastställt 2016-03-31
BP 2 Projektplan fastställd 2016-06-09
MS 4 Framtagen plan med aktiviteter för pilotkommunerna 2016-06-15 MS 5 Framtagen plan med aktiviteter för övriga kommuner 2016-11-01
MS 6 Leverans till pilotenheter 2016-10-24
MS7 Pilot klar 2016-11-30
BP 3 Beslut om breddinförande 2017-01-xx
Breddinförande Jan-feb 2017
BP 4 Godkänna projektresultatet 2017-03-xx Datum
för möte ej bestämt
BP 5 Godkänna slutrapport 2017-03-31
7.3 Arbetsformer
Det interna CMIT arbetet följer satta processer inom region Östergötland. Projektet använder metoder som återfinns inom Handbok projektmetoder.
Vissa utvalda delar av använda projektmetoder kommer att gås igenom med projektledare i kommunerna för att utföras i respektive kommun.
Korta avstämningar (15 min) internt CMIT 2 gånger per vecka.
Veckovisa avstämningar, telefon eller video med i första hand pilotkommunerna. Beroende på utfall kan det ökas upp till att beröra alla kommuner på sikt.
7.4 Material, utrustning och lokaler
Kommunerna kommer att behöva köpa in skrivare och scanners. Även RSA dosor kommer att behövas för att detta ska fungera.
7.5 Kommunikationsplan*
Se Kommunikationsplan ROS till kommunerna.doc
7.6 Kvalitetsstyrning
Arbete kring kvalitetsstyrning följer Handbok projektmetoder.
7.7 Projektstyrning
Region Östergötlands projektmodell följs.
8 Risker*
Risker kommer att dokumenteras i Antura.
Den största risken i dagsläget är att man inte kommer att ha tid att jobba samtidigt och tillsammans med detta. En del resurser, framför allt HSA är hårt belastade.
En annan risk är att vi får leverans av den nya behörigheten väldigt sent. Det kan komma att påverka tidplanen om vi inte lyckas hantera den.