Institutet
Rektor
2015-10-27 Sid: 1/1
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2016-2018
Implementering av Kl:s strategi fårutsätter en nedbrytning av mål och aktiviteter inom de fyra strategiområdena.
l enlighet med rektors beslut den 23 juni 2015 kommer Kl:s verksamhetsplanering, från och med 2016. sträcka sig över tre år och anvisningar är ett viktigt stöd fOr
implementeringen av Strategi 2018. Den ska ge torutsättningar fOr ledningsfunktioner på alla nivåer inom Kl, att agera långsiktigt. strategiskt med nödvändiga prioriteringar i verksamheten.
Rektor beslutar att fastställa bifogade anvisningar.
Beslut i detta ärende har fattats av rektor Anders Hamsten i närvaro av
universitetsdirektör Per Bengtsson efter foredragning av kvalitetssamordnare Britta Steneberg. Närvarande därutöver var bitr. universitetsdirektör Marie Tell, samt Medicinska fOreningens vice ordforande Andrea Montano Montes.
Anders Hamsten
Bilaga: Anvisningar for Karolinska Institutets verksamhetsplanering 2016-2018
Postadress Karolinska Institutet 171 17 Stockholm Org. nummer 202100-2973
Handläggare Kvalitetssamordnare Britta stenaberg
Telefon 08·524 600 00, vx 08-524 860 13. dir
E-Post
britta.stenaberg@ki.sa W ebb
ki se
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering 2016-2018
Fastställda av rektor 2015-10- 27
Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering 2016-2018
INNEHÅLL
1. Inledning ... 1
2. Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet 2016 - 2018 ... 2
3. Anvisningar för VP ... 3
3.1 Tidplan och former för verksamhetsplanering 2016-2018 ... 3
3.2 Vision, mål och verksamhet ... 3
3.3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder ... 4
3.4 Medarbetare – vi söker de bästa ... 4
3.5 Infrastruktur- för ett modernt KI ... 6
3.6 Samverkan – för gemensamma strategier ... 7
3.7 Finansiering – för våra satsningar ... 8
4. Budget och resursfördelning 2016-2018 ... 9
5. Uppföljning och återrapportering 2016-2018 ... 9
6. Återkoppling ... 9
Bilagor:
1. Mall för institutionernas verksamhetsplan 2016 – 2018 2. Mall – aktivitetsplan
3. Mall – treårig budget
4. Konsistoriets riskanalys inför 2016
Diarienummer:
1-654/2015
Dnr föregående version
Beslutsdatum 2015-10-27
Giltighetstid 2018-12-31 Beslut:
Rektor
Dokumenttyp:
Anvisning Handläggs av avdelning/enhet/funktion:
Strategisk planering och uppföljning
Beredning med:
Inom projektet VP3 Revidering med avseende på:
1. Inledning
Karolinska Institutet (KI) har i dag en ledande position bland svenska universitet och är framgångsrikt internationellt med en framskjuten position i Europa. I konkurrensen om medel och framgång, både nationellt och internationellt, behöver dock KI stärkas för att nå sin fulla kapacitet.
Mot denna bakgrund har Strategi 2018 utarbetats i syfte att höja kvaliteten i både forskning och utbildning. Strategin är avsedd att utgöra en färdplan för de närmaste tre åren.
Strategi 2018 slår fast den övergripande inriktningen inom fyra områden:
medarbetare, infrastruktur, samverkan och finansiering där verksamheterna har i uppdrag att konkretisera strategins intentioner. Detta sker i hela organisationen vid såväl verksamhetsstyrelser, institutioner som universitetsgemensamma funktioner. Ledare på alla nivåer och varje enskild medarbetares engagemang kommer att ha en avgörande betydelse för att KI når de högt ställda målen i strategin senast vid utgången av 2018.
KI:s verksamhetsplanering kommer, från och med 2016, sträcka sig över tre år1 och vara ett viktigt stöd för implementeringen av Strategi 2018. Den längre planeringshorisonten ger förutsättningar för ledningsfunktioner på alla nivåer inom KI, att agera långsiktigt, strategiskt med nödvändiga prioriteringar i verksamheten.
Verksamhetsplanen (VP) för 2016-2018 ska utgå från Strategi 2018. Utöver de mål som anges i Strategi 2018 ska även övriga målsättningar som anges i andra styrdokument beaktas2.
VP ger förutsättningar för att skapa en samlad bild inom verksamheterna om vad som ska åstadkommas under planeringsperioden. VP lämnas i början av den treåriga perioden dvs i början av 2016. (Se bilaga 1)
En aktivitetsplan med mål och aktiviteter lämnas för varje år, i enlighet med bifogad mall.(Se bilaga 2)
Uppföljningen sker via aktivitetsplanerna samt vid slutet av den treåriga perioden genom verksamhetsberättelsen (VB) där den sammanlagda graden av måluppfyllelse av de tre föregående årens verksamhet ska redovisas.
Under verksamhetsåret 2015 har en fördjupad riskanalys genomförts.
Sammantaget ökar genomförda riskanalyser förutsättningarna för fortsatt implementering av KI:s Strategi 2018 och hanterar möjliga hot mot att de långsiktiga målen inte uppnås.
1 Rektorsbeslut 20150623, dnr 1-412/2015
2 T ex Strategi för internationalisering, Handlingsplan för lika villkor m fl. Se vidare under kapitel 3 Anvisningar
2. Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet 2016 - 2018
Konsistoriet beslutade om Strategi 2018 i april 2014. Dokumentet anger den kraftsamling och inriktning som KI måste välja för att nå de strategiska målen.
Vision
KI bidrar på ett avgörande sätt till att förbättra människors hälsa.
Mål för forskningen
KI:s forskning når vetenskapliga genombrott och resulterar i upptäckter som förändrar synen på såväl normala livsprocesser som hälsa och sjukdom.
Forskningsresultaten leder till innovationer och praktisk tillämpning inom hälso- och sjukvård.
Mål för utbildningen
KI:s utbildningar är forskningsanknutna, ger ett vetenskapligt förhållningssätt och är forskningsförberedande. De ger bästa möjliga förutsättningar för att både arbeta inom, leda och kontinuerligt utveckla verksamhet i samverkan med andra professioner.
Värdegrund
Karolinska Institutets verksamhet ligger inom ett område där de grundläggande värderingarna spelar en särskilt viktig roll. Omvärlden har rätt att ställa
långtgående krav på vårt förhållningssätt och vår verksamhet. KI ska värna forskningens frihet och vår verksamhet ska präglas av:
• mycket hög kvalitet och ett etiskt förhållningssätt,
• tilltro och stöd till alla medarbetares och studenters initiativ, kreativitet, självständighet och kompetens,
• gott ledarskap, medarbetarskap, delaktighet, öppenhet, jämställdhet och mångfald samt omsorg om miljön, såväl den inre som den yttre,
• ett starkt samhällsansvar och bidrag till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser genom vår utbildning och forskning.
Kvalitet framför kvantitet
Enligt strategin är det nödvändigt att fokusera på kvalitet under kommande period.
För att optimera såväl resursfördelningssystemet som incitamentsstrukturen krävs att KI kan redovisa kvalitet utifrån mätbara och målrelaterade
kvalitetskriterier. Det pågår ett arbete med att skapa ett sammanhållet kvalitetssystem inom KI där kvalitetsindikatorer och system för regelbunden strukturerad uppföljning och utvärdering utvecklas inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå, för forskarutbildning och forskning samt för universitetsadministrationen. Inom vissa delar av verksamheten finns dessa på plats inom andra behöver de utvecklas.
3. Anvisningar för VP
Strategins implementering förutsätter en nedbrytning av mål och aktiviteter inom de angivna strategiområdena. Detta ska ske på alla nivåer inom KI.
Verksamhetsplanen kan och bör revideras under treårsperioden, om förutsättningarna förändras. Det är lämpligt att detta sker i samband med framtagandet av ny aktivitetsplan för åren 2017 och 2018.
Dessa anvisningar är främst avsedda för institutionernas arbete med
verksamhetsplanen. För universitetsgemensamma funktioner (UF och KIB) samt för verksamhetsstyrelserna ska dessa följas i tillämpliga delar.
Tidplan och former för verksamhetsplanering 2016-2018 3.1
• Institutionerna lämnar VP och tillhörande aktivitetsplan senast den 27 januari 2016, enligt föreliggande anvisningar samt ”Mall för
verksamhetsplan 2016-2018” (bilaga 1).
• Universitetsgemensamma funktioner; universitetsförvaltning (UF) och universitetsbibliotek (KIB) lämnar VP och tillhörande aktivitetsplan senast den 27 januari 2016, enligt föreliggande anvisningar i tillämpliga delar för 2016-2018.
• Verksamhetsstyrelserna lämnar VP och tillhörande aktivitetsplan senast den 1 december 2015, enligt föreliggande anvisningar i enlighet med mallar som de själva utvecklat, samt en tillhörande aktivitetsplan för 2016-2018.
Vision, mål och verksamhet 3.2
Visionen beskriver ett framtida önskat läge. Jämfört med mål har visionen ofta en längre tidshorisont.
Mål beskriver ett önskat framtida tillstånd eller resultat. Mål kan definieras som tidsatta, önskvärda och framtida tillstånd. Konkreta mål bör uppfylla SMART- kriterierna (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt).
• Beskriv verksamhetens vision
• Ange mål och åtgärder för att säkerställa att forskning och utbildning genomförs med hög kvalitet och i linje med KI:s övergripande mål för utbildning och forskning.
• Beskriv kort institutionen och dess organisation.
Ange omsättning, procentuell fördelning mellan utbildning och
forskning, andel externfinansiering av total omsättning, antal anställda, m m.
Institutionens uppgifter kan från och med 2016 hämtas ur VIS.
Risker med tillhörande kontrollåtgärder 3.3
Chefer och verksamhetsstyrelser ska årligen genomföra och fastställa
riskanalyser med tillhörande kontrollåtgärder för den verksamhet de är ansvariga för.
Under 2015 genomfördes en fördjupad riskanalys vid samtliga verksamheter vid KI. De fem högst värderade riskerna med tillhörande kontrollåtgärder och utsedda ansvariga ska tas fram och dokumenteras i verksamhetsplanen samt aktivitetsplanen för 2016.
Utifrån framtagen riskdokumentation görs en uppföljning och revidering i aktivitetsplanen för åren 2017 och 2018. En sammantagen redovisning av resultatet av kontrollåtgärderna för treårsperioden görs i verksamhetsberättelsen.
Konsistoriet har beslutat om KI:s verksamhetsövergripande risker för 2016, se bilaga 4. Inom ramen för utsedda riskägares planerade kontrollåtgärder kan verksamhetsstyrelser och institutionerna beröras av insatserna.
Medarbetare – vi söker de bästa 3.4
Strategin uttalar en mer selektiv rekrytering i internationell konkurrens. Det gäller såväl på senior som på junior forskarnivå, såväl studenter som
doktorander. Det ska finnas incitament på alla nivåer i organisationen som driver mot högre kvalitet inom utbildning och till genombrott inom forskningen.
• Antalet professorer ska med tanke på universitetets tillgängliga resurser bli färre och ska på sikt till största delen finansieras av statsanslagen.
Beskriv hur detta mål ska uppnås.
• Ange två till tre mål med åtföljande åtgärder som stärker det akademiska ledarskapet.
• Ange mål och åtgärder för att uppnå ett professionellt administrativt stöd till kärnverksamheten.
3.4.1 Arbetsmiljö
Målet för KI är att skapa en trygg och säker arbetsmiljö som minst uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljö- och hälsoarbetet ska präglas av en helhetssyn där både fysiska och psykosociala faktorer hanteras.
Arbetet ska också bygga på delaktighet, respekt och samverkan mellan chefer, ledare, medarbetare och studenter samt skyddsombud/fackliga företrädare. Se Riktlinjer för arbetsmiljö och hälsa
• Modell för att anpassa antalet professorer till befintliga resurser
• Karriärsystem för juniora forskare
• Stärkt akademiskt ledarskap. Samtliga ledare på forskargruppledarnivå eller på högre nivå ska genomgå kvalificerade ledarskapsprogram
• Utvecklade administrativa stödprocesser
Ur Strategi 2018
• Ange två prioriterade mål för institutionen/motsvarande, i det
övergripande systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt åtgärder för att nå dessa mål.
• Ange två prioriterade mål som ska stärka och utveckla ledar- och medarbetarskapet på institutionen/motsvarande samt åtgärder för att nå dessa mål. En viktig utgångspunkt för detta är
medarbetarundersökningens resultat. Se Riktlinjer för ledarskap och Riktlinjer för medarbetarskap.
Mål och aktiviteter som gäller laboratoriesäkerhet ska föras in under ”Miljö och hållbar utveckling”.
3.4.2 Lika villkor
KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som trädde ikraft 1 januari 2009. Lagen ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder.
• Beskriv organisationen av likabehandlingsarbetet samt dess förutsättningar, till exempel avsatt tid och ekonomiska medel
• Välj, utifrån genomförd nulägesanalys, ut två till tre av de övergripande målen i KI:s Handlingsplan för lika villkor och ange institutionens viktigaste åtgärder under 2016. De övergripande målen är grupperade i;
rekrytering på lika villkor och jämn könsfördelning, studie- och arbetsförhållanden, lön och andra former av ersättningar.
3.4.3 Miljö och hållbar utveckling
Enligt högskolelagen ska högskolorna i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa”. KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling. En målsättning i KI:s miljö- och hållbarhetsarbete är att stärka och synliggöra KI:s forskning och utbildning inom hälsa och hållbar utveckling, se KI:s handlingsplan för miljö och hållbar
utveckling.
• Ange mål och åtgärder för att genom forskning bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling
• Ange mål och åtgärder för att genom utbildning på grundnivå och avancerad nivå bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling.
Infrastruktur- för ett modernt KI 3.5
De storskaliga forskningsmiljöerna ger möjligheter att förändra innehållet i verksamheten och därmed skapa bättre förutsättningar för samarbeten över forskargrupps- institutions- och forskningsområdesgränser. Attraktiva lärandemiljöer är viktiga för att kunna rekrytera och behålla de bästa studenterna.
• Beskriv hur de kommande infrastruktursatsningarna påverkar verksamheten.
• Ange mål och åtgärder för att möta utmaningarna.
3.5.1 Administration och stöd
Strategi 2018 pekar på viktiga områden att utveckla inom KI:s administration för att stödja kärnverksamheten. De administrativa stödprocesserna ska utvecklas för att bland annat stärka prefektens och forskargruppledarens möjligheter att utöva ett vetenskapligt ledarskap.
• Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att administrationen genomförs effektivt och med hög kvalitet.
3.5.2 Miljö och hållbar utveckling
KI ska, som studie- och arbetsplats, präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling och KI:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Miljö- och hållbarhetsarbetet bedrivs inom ramen för ett miljöledningssystem som byggs upp enligt den internationella standarden ISO 14001.
• Ange två till tre åtgärder som institutionen planerar att genomföra under 2016-2018 för att bidra till KI:s övergripande målsättningar inom följande områden: energi, tjänsteresor, upphandling/inköp,
laboratoriesäkerhet samt avfall. Åtgärderna ska vara inom minst två olika områden.
Observera att samtliga institutioner med laborativ verksamhet ska genomföra minst en aktivitet för att förbättra institutionens rutiner för att genomföra riskbedömningar inom den laborativa verksamheten.
Åtgärder för att hantera större avvikelser (t.ex. från interna miljörevisioner) som kräver resurser bör beskrivas i verksamhetsplanen och läggas in i
aktivitetsplaner.
• Satsning på avancerade och storskaliga forskningsmiljöer
• Investering i moderna lärandemiljöer
• Utveckling av en sammanhållen informatikstruktur
• Professionella stödfunktioner
Ur Strategi 2018
Samverkan – för gemensamma strategier 3.6
Olika intressenter i regionen – universiteten, landstinget och kommunerna – har kraftsamlat i syfte att skapa ett, även med internationella mått mätt, starkt life science-kluster i Stockholm. Genom en attraktiv infrastruktur och en intressant kritisk massa av aktörer förväntas forskare, studenter, industri och kapital lockas till regionen och därmed skapa ekonomisk tillväxt och arbetstillfällen.
Samverkan med näringslivet har en stor potential för kraftsamling inom specifika områden, tillgång till breddad kompetens och resursbas samt möjligheter till snabbare nyttiggörande av forskningsresultat.
• Beskriv institutionens planerade arbete avseende samverkan med det omgivande samhället och information om bedriven verksamhet samt hur arbetet bedrivs för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet kommer till nytta. Redovisningen kan exempelvis omfatta redogörelse av samarbete med näringslivet, patientföreningar och myndigheter, arbete med informationsuppdrag i t.ex. skolor samt produktion av t ex populär- vetenskapliga artiklar och böcker.
• Ange mål och åtgärder för institutionens arbete avseende samverkan med SLL.
• Ange mål och åtgärder för ökad samverkan inom KI och med andra universitet och högskolor. Beskriv gärna gemensamma projekt eller liknande.
• Ange mål och planerade aktiviteter avseende uppdragsutbildning där det är relevant.
3.6.1 Internationalisering
KI:s internationaliseringsarbete syftar till att förbättra kvalitet och mångfald inom forskning, utbildning och administration och därmed stärka universitetets konkurrenskraft.
• Välj och planera två till tre åtgärder utifrån, Strategi 1, i KI:s övergripande Internationaliseringsstrategi
• Välj och planera två till tre åtgärder för utbildningsprogrammet/- programmen inom angivna utvecklingsområden, se kapitel 3.3. En åtgärd planeras per mål 1, 2 respektive 3 i ”Handlingsplan för internationalisering 2015-2017 för utbildning på grundnivå och
avancerad nivå”, Mobilitetsmålet i mål 3 ska ses som ett steg på vägen att nå mobilitetsmålet för hela KI som uttrycks i Strategi 2018.
• Gemensam strategi för KI och SLL avseende forskning och utbildning
• Gemensamt program för KI och SLL för förenade anställningar på olika nivåer.
• Övergripande strategi för internationella samarbeten.
• De starkaste forskarna bör tillbringa tid vid elituniversitet utomlands.
• Insatser som resulterar i innovationer bör premieras.
Ur Strategi 2018
3.6.2 Innovation
KI ska stödja nyttiggörandet av forskningen för att bidra till människors bättre hälsa. Nyttiggörandet sker i huvudsak på två sätt; dels genom utveckling av nya diagnostiska metoder, behandlingsmetoder, system med mera inom den hälso- och sjukvård som KI verkar i, dels genom kommersialisering av upptäckter. Det senare kan ske genom samverkan med näringslivet eller via ett eget
innovationssystem som utvecklar upptäckter till licensiering eller start up-bolag.
Innovationsperspektivet och relationerna till näringslivet måste utgöra en naturlig del av verksamheten inom KI. Detta gäller forsknings- och utbildnings- aktiviteterna på institutionsnivå men också ledningens aktiviteter.
• Ange mål och åtgärder för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet ska komma till nytta.
• Ange mål och åtgärder för hur undervisningen ska integrerar kunskap om innovation, nya arbetssätt och entreprenörskap i utbildningen på samtliga nivåer.
Finansiering – för våra satsningar 3.7
Strategi 2018 präglas i hög grad av stora satsningar på rekrytering,
karriärutveckling och infrastruktur. Mot bakgrund av detta förväntas kostnaderna att öka markant under planeringsperioden. För att finansiera satsningarna krävs det att nya statsanslag, externa medel liksom befintligt myndighetskapital tas i anspråk.
Ytterligare ökning av myndighetskapitalet, på nivån under den
institutionsgemensamma, ska inte förekomma framgent, vilket ställer krav på att institutionen planerar sin interna fördelning av statsanslagen med detta i åtanke.
Institutionerna har upprättat planer för förbrukning av myndighetskapitalet.
Dessa bör vidareutvecklas så att de blir ett bra beslutsstöd för finansiering av framtida satsningar.
• Beskriv hur myndighetskapitalet kommer att vara en del av den framtida finansieringen, bifoga plan.
• Beskriv vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att prefekten kan disponera tillgängliga resurser för strategiska satsningar.
• Optimerad användning av tillgängliga resurser.
• Prefekterna disponerar delar av de institutionsgemensamma medlen
• Resursfördelningssystemets tilldelning ska inte per automatik fördelas ut på forskargruppsnivå
• Plan för utnyttjande av myndighetskapitalet för satsningar i linje med strategin
• Ny fundraisingkampanj
Ur Strategi 2018
4. Budget och resursfördelning 2016-2018
Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande bör på sikt koordineras ytterligare.
Konsistoriet beslutade i oktober månad om KI:s övergripande
planeringsförutsättningar. Rektor fattar beslut i oktober månad om ramar till verksamhetsstyrelser för 2016. Styrelserna beslutar om resursfördelning för 2016 till institutionerna i november.
• Gör en treårig budget som visar institutionens ekonomiska ställning fram till 2018, uppställning enligt bilaga 3.
5. Uppföljning och återrapportering 2016-2018
För år 2016, 2017 och 2018 ska aktivitetsplanen lämnas i februari, året därpå, med ifyllda resultat och måluppfyllelser.
Under första kvartalet 2019 lämnas även en verksamhetsberättelse med analys med mera för den treåriga perioden 2016-2018. Anvisningar för detta kommer senare.
6. Återkoppling
Varje år, under våren, gör KI:s ledning en återkoppling och uppföljning av verksamhetsplaneringen till institutionsledningen.
Bilaga 1
MALL
Verksamhetsplan
Institutionen för Verksamhetsåren 2016 - 2018
1
Institutionen för
Prefekt:
Administrativ chef:
INNEHÅLL
1 Inledning ... 1
2 Vision och verksamheten ... 1
3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder ... 1
4 Medarbetare – vi söker de bästa ... 1
5 Infrastruktur- för ett modernt KI ... 3
6 Samverkan – för gemensamma strategier ... 4
7 Finansiering – för våra satsningar ... 5
8 Budget och resursfördelning 2016-2018 ... 5
9 Aktivitetsplan ... 5
Bilaga 1 Budget 2016-2018 Bilaga 2 Aktivitetsplan 2016
Utgivare:
Karolinska Institutet
2
1 Inledning
Denna mall passar främst till institutionernas arbete med verksamhetsplanen.
För verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner ska dessa följas i tillämpliga delar.
Under varje rubrik ska anvisningarna följas. För att underlätta arbetet har text från anvisningarna lagts in som stöd. Observera att denna text ska tas bort i enhetens slutliga verksamhetsplan
2 Vision och verksamheten
Visionen beskriver ett framtida önskat läge. Jämfört med mål har visionen ofta en längre tidshorisont.
Mål beskriver ett önskat framtida tillstånd eller resultat. Mål kan definieras som tidsatta, önskvärda och framtida tillstånd. Konkreta mål bör uppfylla SMART-kriterierna (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt).
• Beskriv verksamhetens vision
• Ange mål och åtgärder för att säkerställa att forskning och utbildning genomförs med hög kvalitet och i linje med KI:s övergripande mål för utbildning och forskning.
• Beskriv kort institutionen och dess organisation.
Ange omsättning, procentuell fördelning mellan utbildning och forskning, andel externfinansiering av total omsättning, antal anställda, m m.
Institutionens uppgifter kan från och med 2016 hämtas ur VIS.
3 Risker med tillhörande kontrollåtgärder
Chefer och verksamhetsstyrelser ska årligen genomföra och fastställa riskanalyser med tillhörande kontrollåtgärder för den verksamhet de är ansvariga för.
Under 2015 genomfördes en fördjupad riskanalys vid samtliga verksamheter vid KI. De fem högst värderade riskerna med tillhörande kontrollåtgärder och utsedda ansvariga ska tas fram och dokumenteras i verksamhetsplanen samt aktivitetsplanen för 2016.
Utifrån framtagen riskdokumentation görs en uppföljning och revidering i aktivitetsplanen för åren 2017 och 2018. En sammantagen redovisning av resultatet av kontrollåtgärderna för treårsperioden görs i verksamhetsberättelsen.
Konsistoriet har beslutat om KI:s verksamhetsövergripande risker för 2016, se bilaga 4. Inom ramen för utsedda riskägares planerade kontrollåtgärder kan verksamhetsstyrelser och institutionerna beröras av insatserna.
4 Medarbetare – vi söker de bästa
Strategin uttalar en mer selektiv rekrytering i internationell konkurrens. Det gäller såväl på senior som på junior forskarnivå, såväl studenter som doktorander. Det ska finnas incitament på
• Modell för att anpassa antalet professorer till befintliga resurser
• Karriärsystem för juniora forskare
• Stärkt akademiskt ledarskap. Samtliga ledare på forskargruppledarnivå eller på högre nivå ska genomgå kvalificerade ledarskapsprogram
• Utvecklade administrativa stödprocesser
Ur Strategi 2018
1
alla nivåer i organisationen som driver mot högre kvalitet inom utbildning och till genombrott inom forskningen.
• Antalet professorer ska med tanke på universitetets tillgängliga resurser bli färre och ska på sikt till största delen finansieras av statsanslagen. Beskriv hur detta mål ska uppnås.
• Ange två till tre mål med åtföljande åtgärder som stärker det akademiska ledarskapet.
• Ange mål och åtgärder för att uppnå ett professionellt administrativt stöd till kärnverksamheten.
4.1 Arbetsmiljö
Målet för KI är att skapa en trygg och säker arbetsmiljö som minst uppfyller kraven i
arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljö- och hälsoarbetet ska präglas av en helhetssyn där både fysiska och psykosociala faktorer hanteras.
Arbetet ska också bygga på delaktighet, respekt och samverkan mellan chefer, ledare,
medarbetare och studenter samt skyddsombud/fackliga företrädare. Se Riktlinjer för arbetsmiljö och hälsa
• Ange två prioriterade mål för institutionen/motsvarande, i det övergripande systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt åtgärder för att nå dessa mål.
• Ange två prioriterade mål som ska stärka och utveckla ledar- och medarbetarskapet på institutionen/motsvarande samt åtgärder för att nå dessa mål. En viktig utgångspunkt för detta är medarbetarundersökningens resultat. Se Riktlinjer för ledarskap och Riktlinjer för medarbetarskap.
Mål och aktiviteter som gäller laboratoriesäkerhet ska föras in under ”Miljö och hållbar utveckling”.
4.2 Lika villkor
KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som trädde ikraft 1 januari 2009.
Lagen ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder.
• Beskriv organisationen av likabehandlingsarbetet samt dess förutsättningar, till exempel avsatt tid och ekonomiska medel.
• Välj, utifrån genomförd nulägesanalys, ut två till tre av de övergripande målen i KI:s Handlingsplan för lika villkor och ange institutionens viktigaste åtgärder. De övergripande målen är grupperade i; rekrytering på lika villkor och jämn
könsfördelning, studie- och arbetsförhållanden, lön och andra former av ersättningar.
4.3 Miljö och hållbar utveckling
Enligt högskolelagen ska högskolorna i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa”. KI:s utbildning och forskning ska kännetecknas av ett starkt samhällsansvar och därmed bidra till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling. En målsättning i KI:s miljö- och
hållbarhetsarbete är att stärka och synliggöra KI:s forskning och utbildning inom hälsa och hållbar utveckling, se KI:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling.
• Ange mål och åtgärder för att genom forskning bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling.
2
• Ange mål och åtgärder för att genom utbildning på grundnivå och avancerad nivå bidra med kunskap kring hälsa och hållbar utveckling.
5 Infrastruktur- för ett modernt KI
De storskaliga forskningsmiljöerna ger möjligheter att förändra innehållet i verksamheten och därmed skapa bättre förutsättningar för samarbeten över forskargrupps- institutions- och forskningsområdesgränser. Attraktiva lärandemiljöer är viktiga för att kunna rekrytera och behålla de bästa studenterna.
• Beskriv hur de kommande infrastruktursatsningarna påverkar verksamheten.
• Ange mål och åtgärder för att möta utmaningarna.
5.1 Administration och stöd
Strategi 2018 pekar på viktiga områden att utveckla inom KI:s administration för att stödja kärnverksamheten. De administrativa stödprocesserna ska utvecklas för att bland annat stärka prefektens och forskargruppledarens möjligheter att utöva ett vetenskapligt ledarskap.
• Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att administrationen genomförs effektivt och med hög kvalitet.
5.2 Miljö och hållbar utveckling
KI ska, som studie- och arbetsplats, präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling och KI:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling. Miljö- och hållbarhetsarbetet bedrivs inom ramen för ett miljöledningssystem som byggs upp enligt den internationella standarden ISO 14001.
• Ange två till tre åtgärder som institutionen planerar att genomföra under 2016- 2018 för att bidra till KI:s övergripande målsättningar inom följande områden:
energi, tjänsteresor, upphandling/inköp, laboratoriesäkerhet samt avfall.
Åtgärderna ska vara inom minst två olika områden.
Observera att samtliga institutioner med laborativ verksamhet ska genomföra minst en aktivitet för att förbättra institutionens rutiner för att genomföra riskbedömningar inom den laborativa verksamheten.
Åtgärder för att hantera större avvikelser (t.ex. från interna miljörevisioner) som kräver resurser bör beskrivas i verksamhetsplanen och läggas in i aktivitetsplaner.
• Satsning på avancerade och storskaliga forskningsmiljöer
• Investering i moderna lärandemiljöer
• Utveckling av en sammanhållen informatikstruktur
• Professionella stödfunktioner
Ur Strategi 2018
3
6 Samverkan – för gemensamma strategier
Olika intressenter i regionen – universiteten, landstinget och kommunerna – har kraftsamlat i syfte att skapa ett, även med internationella mått mätt, starkt life science-kluster i Stockholm.
Genom en attraktiv infrastruktur och en intressant kritisk massa av aktörer förväntas forskare, studenter, industri och kapital lockas till regionen och därmed skapa ekonomisk tillväxt och arbetstillfällen.
Samverkan med näringslivet har en stor potential för kraftsamling inom specifika områden, tillgång till breddad kompetens och resursbas samt möjligheter till snabbare nyttiggörande av forskningsresultat.
• Beskriv institutionens planerade arbete avseende samverkan med det omgivande sam- hället och information om bedriven verksamhet samt hur arbetet bedrivs för att forsk- ningsresultat tillkomna vid universitetet kommer till nytta. Redovisningen kan exempel- vis omfatta redogörelse av samarbete med näringslivet, patientföreningar och myndig- heter, arbete med informationsuppdrag i t.ex. skolor samt produktion av t ex populär- vetenskapliga artiklar och böcker.
• Ange mål och åtgärder för institutionens arbete avseende samverkan med SLL.
• Ange mål och åtgärder för ökad samverkan inom KI och med andra universitet och högskolor. Beskriv gärna gemensamma projekt eller liknande.
• Ange mål och planerade aktiviteter avseende uppdragsutbildning där det är relevant.
6.1 Internationalisering
KI:s internationaliseringsarbete syftar till att förbättra kvalitet och mångfald inom forskning, utbildning och administration och därmed stärka universitetets konkurrenskraft.
• Välj och planera två till tre åtgärder utifrån, Strategi 1, i KI:s övergripande Internationaliseringsstrategi
• Välj och planera två till tre åtgärder för utbildningsprogrammet/-programmen inom angivna utvecklingsområden, se kapitel 3.3. En åtgärd planeras per mål 1, 2 respektive 3 i ”Handlingsplan för internationalisering 2015-2017 för utbildning på grundnivå och avancerad nivå”, Mobilitetsmålet i mål 3 ska ses som ett steg på vägen att nå
mobilitetsmålet för hela KI som uttrycks i Strategi 2018.
6.2 Innovation
KI ska stödja nyttiggörandet av forskningen för att bidra till människors bättre hälsa.
Nyttiggörandet sker i huvudsak på två sätt; dels genom utveckling av nya diagnostiska metoder, behandlingsmetoder, system med mera inom den hälso- och sjukvård som KI verkar i, dels genom kommersialisering av upptäckter. Det senare kan ske genom samverkan med näringslivet eller via ett eget innovationssystem som utvecklar upptäckter till licensiering eller start up-bolag.
Innovationsperspektivet och relationerna till näringslivet måste utgöra en naturlig del av verksamheten inom KI. Detta gäller forsknings- och utbildnings-aktiviteterna på institutionsnivå men också ledningens aktiviteter.
• Gemensam strategi för KI och SLL avseende forskning och utbildning
• Gemensamt program för KI och SLL för förenade anställningar på olika nivåer.
• Övergripande strategi för internationella samarbeten.
• De starkaste forskarna bör tillbringa tid vid elituniversitet utomlands.
• Insatser som resulterar i innovationer bör premieras.
Ur Strategi 2018
4
• Ange mål och åtgärder för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet ska komma till nytta.
• Ange mål och åtgärder för hur undervisningen ska integrerar kunskap om innovation, nya arbetssätt och entreprenörskap i utbildningen på samtliga nivåer.
7 Finansiering – för våra satsningar
Strategi 2018 präglas i hög grad av stora satsningar på rekrytering, karriärutveckling och infrastruktur. Mot bakgrund av detta förväntas kostnaderna att öka markant under
planeringsperioden. För att finansiera satsningarna krävs det att nya statsanslag, externa medel liksom befintligt myndighetskapital tas i anspråk.
Ytterligare ökning av myndighetskapitalet, på nivån under den institutionsgemensamma, ska inte förekomma framgent, vilket ställer krav på att institutionen planerar sin interna fördelning av statsanslagen med detta i åtanke.
Institutionerna har upprättat planer för förbrukning av myndighetskapitalet. Dessa bör vidareutvecklas så att de blir ett bra beslutsstöd för
finansiering av framtida satsningar.
• Beskriv hur myndighetskapitalet kommer att vara en del av den framtida finansieringen, bifoga plan.
• Beskriv vilka åtgärder som planeras för att säkerställa att prefekten kan disponera tillgängliga resurser för strategiska satsningar.
8 Budget och resursfördelning 2016-2018
Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande bör på sikt koordineras ytterligare.
Konsistoriet beslutade i oktober månad om KI:s övergripande planeringsförutsättningar. Rektor fattar beslut i oktober månad om ramar till verksamhetsstyrelser för 2016. Styrelserna beslutar om resursfördelning för 2016 till institutionerna i november.
• Gör en treårig budget som visar institutionens ekonomiska ställning fram till 2018, uppställning enligt bilaga 3.
9 Aktivitetsplan
En aktivitetsplan med mål och aktiviteter lämnas för varje år.
Den ska också utgöra underlag för återrapporteringen där resultat och måluppfyllelse redovisas.
• Fyll i aktivitetsplanen med mål och aktiviteter för kommande år (2016), utifrån verksamhetsplanen för 2016-2018, med åtföljande ansvar, resurser, tidplan m m.
• Optimerad användning av tillgängliga resurser.
• Prefekterna disponerar delar av de institutionsgemensamma medlen
• Resursfördelningssystemets tilldelning ska inte per automatik fördelas ut på forskargruppsnivå
• Plan för utnyttjande av myndighetskapitalet för satsningar i linje med strategin
• Ny fundraisingkampanj
Ur Strategi 2018
5
• Lägg in de fem högst värderade riskerna, med åtföljande kontrollåtgärder och ansvariga under det område risken är identifierad. (se dokumentation från enhetens genomförda riskanalys våren 2015).
6
1 av 2
MÅL AKTIVITET/ÅTGÄRD ANSVARIG RESURSER TIDPLAN UPPFÖLJNING RESULTAT/MÅLUPPFYLLELSE
(Vad?) (Vem?) (Vilka?) (När?) (Hur?)
Övergripande mål 1
2 3
Medarbetare
1 1.1
1.2 1.3
2 2.1
2.2 Risk
Infrastruktur
1 1.1
1.2 1.3
2 2.1
2.2 Risk
Samverkan
1 1.1
1.2 1.3
2 2.1
2.2 Risk
Finansiering
1 1.1
1.2 1.3
2 2.1
2.2 Risk
• Fyll i aktivitetsplanen med mål och aktiviteter för kommande år (2016), utifrån verksamhetsplanen för 2016-2018, med åtföljande ansvar, resurser, tidplan m m.
• Lägg in de fem högst värderade riskerna, med åtföljande
kontrollåtgärder och ansvariga under det område risken är identifierad.
(se dokumentation från enhetens genomförda riskanalys våren 2015).
Vid frågor kontakta:
Britta Steneberg, britta.steneberg@ki.se, ankn 86013
Frågor om riskhanteringen: Ulla-Karin Kinell, ulla-karin.kinell@ki.se, ankn 865 71
BUDGET OCH UTFALL PER INSTITUTION
Belopp i tkr
Institution XX
Utfall Utfall Budget Budget Budget
RESULTATRÄKNING 2014 2015 2016 2017 2018
Intäkter av anslag 0 0
Intäkter av avgifter 0 0
Intäkter av bidrag 0 0
Interna intäkter 0 0
Finansiella intäkter 0 0
SUMMA INTÄKTER 0 0 0 0 0
Personalkostnader 0 0
OH-faktura (ska budgeteras på egen rad) 0 0
Lokalkostnader 0 0
Driftkostnader 0 0
Finansiella kostnader 0 0
Avskrivningar 0 0
SUMMA KOSTNADER 0 0 0 0 0
Årets kapitalförändring 0 0 0 0 0
Balanserad kapitalförändring (UB) 0 0 0 0 0
Kapital i förhållande till omsättningen 0% 0% 0% 0% 0%
Förklaring
Fyll i de lila fälten med rätt tecken enligt nedan
Vid frågor kontakta Henrik Ödman på PU, 08-524 865 47 alt henrik.odman@ki.se
Tecken Konton i Agresso
+ 30*
+ 31*, 32*, 33*, 34*
+ 35*
+ 39*
+ 38*
Delsumma 1
- 4* (exkl 499*)
- 499*
- 50*
- 5* + 67* (exkl 50* & 59*)
- 59*
- 69*
Delsumma 2
Summa delsumma 1+2 (bör vara lika med 8999)
omvänt 20* (räknas automatiskt 20* UB förra året + årets kapitalförändring)
% Räknas automatiskt, balanserad kapf / summa intäkter
KI:s prioriterade risker 2016*
* KI:s fördjupade riskanalys 2016, beslutad av konsistoriet 12 oktober 2015 (dnr 1-562/2015)
