Studieinfo
Ansökan till utbildningar efter grundläggande utbildning
- Översikt om det förflutna och det kommande året
Hösten 2014
Studieinfo.fi
Innehåll
• En översikt om ansökan år 2014
• Ansökan år 2015
27.10.2014 Footer text 2
Översikt om
ansökan år 2014
Studieinfo.fi
•
Ungdomsgarantin inskriven i regeringsprogrammet
Placering till utbildning >> de som avslutar grundläggande utbildningen samt de som är utan utbildningsplats
Ändringarna i antagningsgrunderna för yrkesutbildning
Förordningen om gemensam ansökan•
SF:s SADe-program
Studieinfo-tjänsten
Ny ansökan till förberedande utbildning efter grundläggande utbildning
Hur uppfylldes målen och hur fungerade tjänsten?Bakgrund
Studieinfo.fi
Ansöknings- och antagnings-
processen ur sökandes synvinkel 1/2
•
Förberedelserna för ansökan år 2014 började med att utbildningsutbudet publicerades iStudieinfo i september 2013
•
Under hösten hade sökande möjlighet att söka och bekanta sig med utbudsuppgifter ochyrkesbeskrivningar
•
Demoversionen togs i bruk i december 2013•
Respons över hur utbildningarna syntes från handledarnas hållStudieinfo.fi 6
Ansöknings- och antagnings-
processen ur sökandes synvinkel 2/2
•
I Studieinfos sökresultat syntes utbildningarna, inte ansökningsmålen•
Ansökningstiden gick smidigt•
Den nya förordningen orsakade en del oklarheter, angående sökande med tidigare avlagd examen (flera ansökningar måste passiveras då detframgick att sökande redan hade avlagt examen)
•
Vitsord för ansökningsblanketten 8,6 och 8,3 för Studieinfo-tjänsten i enkät till sökande•
Över 3000 st. ansökningsönskemålsändringarStudieinfo.fi 7
Sett ur funktionärens synvinkel...
Förberedelser inför ansökan
•
Utbildningsutbudet i vårens gemensamma ansökan 2014 lagrades på hösten 2013•
Yrkesinriktad grundutbildning som ordnas som specialundervisning lagrades i december-januari 2013-2014•
Förberedande utbildning efter grundläggandeutbildning och utbildning inom fritt bildningsarbete lagrades på våren 2014
•
Stundtals problem med lagringen av utbudet, bl.a.•
Gick det inte att lagra ansökningsmål•
Ansökningsmålen syntes inte i StudieinfoStudieinfo.fi 8
Överföring av personuppgifter 1/2
•
Personuppgifter för avgångsklassister igrundläggande och påbyggnadsundervisning överfördes till Studieinfos prestationsregister för gemensam ansökan
•
Första gången möjligt att även överföra uppgifter över sökande i övriga förberedande utbildningar•
Problem med överföringen av uppgifter frånförberedande utbildningar; sökandes avgångsår ändrades automatiskt till ansökningsåret och
vitsorden försvann från användarapplikationen.
Korrigerades efteråt.
Studieinfo.fi 9
Överföring av personuppgifter 2/2
•
Pga. överbelastning gick det inte att kontrollera de överförda uppgifterna•
En del av överförarna fick meddelande om att överföringen har lyckats, även om uppgifterna inte hade överförts•
Kundbetjäningen överbelastades under överföringstiden(3 ggr. mer samtal än under tidigare år)
•
Ev. längre tidsfrist för överföring av uppgifter i fortsättningen, för att undvika överbelastningStudieinfo.fi 10
Ansökningstiden 1/2
•
Ansökningstiden gick bra•
Ca 15 000 mindre sökande än under tidigare år•
51 800 till yrkesinriktad•
32 200 till gymnasium•
Tillsammans 84 000•
Orsaker till att antalet sökande minskade bl.a. det att sökande med tidigare avlagd examen ej behöriga att söka till yrkesinriktad utbildning via gemensamansökan
Ansökningstiden 2/2
• Behandlingen av ansökningar fungerade relativt bra, förutom en del mindre problem
• Tidvis problem med utskrifterna
• En del av sökande fick
bekräftelsemeddelandet över att
ansökningen har mottagits med varsel
• Kundbetjäningen överbelastades efter
ansökningstidens slut, 3300 obesvarade
meddelanden
Studieinfo.fi 12
Provkallelser och provresultat 1/2
• Provkallelsekörningarna enligt tidtabellen >>
utbildningsanordnarna fick uppgifterna om sökande som kallas till prov
• Flera läroanstalter hade olagrade provresultat
• Uppgifterna korrigerades efteråt manuellt
•
Sökande som sökte endast på basis av prövning fick inte automatiskt kallelse till språkprov >>detta orsakade oklarheter
Provkallelser och provresultat 2/2
• I VAKUVA 2 –projektet förvekligades
piloteringen av bredare antagningsenheter.
Provresultaten fördes dock till registret enligt nuvarande antagningsenheter i enlighet med nuvarande lagstiftning
• Provresultaten skulle vara lagrade i Studieinfo t.o.m. 27.5
• Sista provresultaten som saknades blev
lagrade i Studieinfo så sent som 6.6
Studieinfo.fi 14
Vitsordsöverföring 1/3
• Syftet var att endast överföra vitsord för
avgångsklassister i grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning
• Vitsord för studerande i förberedande utbildningar skulle lagras direkt till
ansökningarna
(lyckades först sent på våren)
• Största ändringen jämfört med tidigare år var att vitsorden samlades till en egen tjänst,
prestationsregister (förutom för sökande från
förberedande utbildning)
Vitsordsöverföring 2/3
•
Pga. belastning uppstod bl.a. följande problem i vitsordöverföringarna:•
En del av vitsorden lagrades inte tillprestationsregistret trots att användaren fick anmälan om att överföringen har lyckats,
vitsorden fanns dock i systemet.
•
Inga vitsord lagrades i överföringen•
Lagringen av vitsord fungerade mycket ostabilt•
Pga. belastning var kontrollering av vitsord mycket krävandeStudieinfo.fi 16
Vitsordsöverföring 3/3
•
Oklarheter med förfaringssätten•
Grundläggande utbildningens ochpåbyggnadsundervisningens samt förberedande utbildningens vitsord överfördes till fel ställen (t.ex.
förhöjningar till grundläggande utbildningens vitsord o.s.v.)
•
Kundbetjäningen belastades hårt under sista dagarna (ca 250 telefonsamtal/dag)•
Vitsorden skulle överföras till Studieinfo t.o.m. 27.5•
Vitsord som saknades lagrades så sent som 6.6•
Fördröjdes pga. av alla dublikater som måste gås igenom och raderas (flera vitsord/samma ämne)Antagningarna 1/2
•
Antagningskörningarna inleddes 7.6•
Antagningarna måste göras om flera gånger pga. fel som hittades i poängräkningen•
Utbildningsanordnarna fick resultaten av antagning och placering 10.6•
Pga. av ett fel som hittades kördes körningarna på nytt och utbildningsanordnarna fickresultaten 11.6
Studieinfo.fi 18
Antagningarna 2/2
•
Utbildningsanordnarna kunde börja skriva ut breven och publicera resultaten fr.o.m. 12.6•
Iom. att tröghet i utskrivningen av breven förekom fick alla utbildningsanordnare inte antagningsbreven utskrivna 12.6•
UBS laddade ner antagningsbreven under veckoslutet så att de var färdiga förutbildningsanordnarnas bruk på måndagen 16.6
•
Pga. belastningsproblem öppnades tjänsten förelevhandledarna med fördröjning >> måndagen 16.6
•
Försök till att öppna tjänsten för elevhandledarna gjordes föregående vecka, men pga. belastnings- problemen måste detta skjutas uppGodkännande från reservplats
•
Automatiskt godkännande från reservplats togs ibruk i Studieinfo-tjänsten•
Systemet godkände under nattens placeringskörning automatiskt sökande från reservplats istället försökande som inte mottagit studieplats
•
För sökande med närvarouppgiften ”Frånvarande”godkändes inte sökande från reservplats (detta rättas till t.o.m. följande ansökan)
•
Syftet med automatiskt godkännande från reserv är att underlätta utbildningsanordnarnas arbete samt även att säkra att det antal nybörjarplatser somStudieinfo.fi 20
Rapporter och dataöverföringar 1/2
•
Under ansöknings- och antagningsprocessen varsträvan att ta i bruk följande ur processens synpunkt sett nödvändiga rapporter:
•
Sökandeantalsrapport•
Antagningsförslagsrapport•
Elevhandledarrapport•
Ibruktagningen av rapporterna fördröjdes•
Sökandeantalsrapporten tillgänglig i april•
Antagningsförslagsrapporten i bruk som planerat, i samband med publicering av resultaten•
Elevhandledarrapporten tillgänglig ca 1 vecka efter att resultaten publiceratsRapporter och dataöverföringar 2/2
•
I dataöverföringarna (sökande och godkända) till elevadministrationsprogrammen har det funnits diverse små bristfälligheter och fel som nu har korrigerats•
Belastningsproblem under tiden för antagningarna•
Fel som gällde (sökandes) modersmålStudieinfo.fi 22
Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan genomfördes 1/2
•
Ett stort antal sökande; ca 4500 (110 tillsvenskspråkig utbildning) sökande till tionde
klassen, yrkesstarten, utbildning som förbereder invandrare för den grundläggande
yrkesutbildningen samt utbildning som förbereder invandrare för gymnasieutbildning
•
Antalet sökande och godkända (svenskspråkiga)•
Tionde klassen 1300/1150 (-/34)•
Yrkesstarten 1300/970 (-/3)•
Yrkesförb. utb. för invandrare 1750/1015 (-/47)•
Gymnasieförb. utb. för invandrare 129/105 (-/11)Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan genomfördes 2/2
•
Gemensam ansökningstidtabell utmaning•
Olika förfaringssätt i olika läroanstalter•
Intervjuer, publicering av resultat o.s.v.•
Responsen var trots det till största delen positivt•
Enklare med gemensamt ansökningsförfarande•
Enklare att informera om ansökanStudieinfo.fi 24
Ansökan till förberedande utbildning efter grundskolan – enkät 1/2
•
73 st. svar•
Positivt:•
Riksomfattande synlighet•
Dataöverföringarna till de egna elevadministrationsprogrammen•
Ansökningablanketten bra och enkel•
Sammarbetet mellan utbildningsanordnarna underlättades•
Lätt att följa med ansökningsprocessen när alla uppgifter finns i ett system•
ansökningstidenAnsökan till förberedande utbildning efter grundskolan – enkät 2/2
•
Negativt:•
Ansökningstiden•
Tidtabellen för ansökan för hektisk•
Tidvis problem med Studieinfos administrativa tjänst80% av de svarande hade en positiv eller delvis positiv erfarenhet av ansökan till förberedande utbildning efter grudskolan. 53% av de svarande tyckte att ansöknings- tiden var lämplig.
Studieinfo.fi 26
Hur fullföljdes ungdomsgarantin?
•
Nästan 99% av sökande som avslutade grundläggande utbildningen hade fått en studieplats i antingengemensam ansökan eller i förberedande utbildning (enligt situationen i augusti)
•
2,3% av sökande som avslutade grundläggandeutbildningen sökte inte i gea/förberedande utbildning
•
En del av dem som inte sökte och som inte blev antagna har fått en plats i annan utbildning, t.ex.folkhögskola, Steiner-gymnasium, yrkesinriktad
specialundervisning, rehabiliterande undervisning o.s.v.
•
Även efter gemensamma ansökningar ochtilläggsansökan blev en del av nybörjarplatserna ofyllda (regionala skillnader mellan utbud och frågan)
Ansökan 2015
Studieinfo.fi 28
Ansökan 2015 1/3
•
Gemensam ansökan till yrkes- och gymnasieutbildning•
I ansökan ingår yrkesinriktade grundexamina och gymnasieutbildning•
Ansökningstiden 24.2 – 17.3.2015•
OBS! Ansökan inleds och slutar på tisdag, inte måndag / fredag•
OBS! Hushållsskolan inte längre med i gemensam ansökan!Ansökan 2015 2/2
•
Ansökan till yrkesutbildning, handledandeutbildning för grundläggande yrkesutbildning samt utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv som ordnas på basis av en särskild uppgift inom specialundervisning
•
Ny ansökan med max. 5 ansökningsmål•
Ansökningstiden 18.3 - 8.4.2015Studieinfo.fi 30
Ansökan 2015 3/3
•
Ansökan till förberedande utbildning efter den grundläggande utbildningen•
Ny handledande utbildning för grundläggandeyrkesutbildning med i ansökan (”Valma”-utbildning som innehåller yrkesstarten, MAVA-utbildning
/yrkesförberedande för invandrare, förberedande 1- utbildningen och undervisningen i huslig ekonomi), tionde klassen samt LUMA-
utbildning/gymnasieförberedande för invandrare
•
Max. 3 ansökningsmål•
Ansökningstiden 19.5 – 21.7.2015Förberedelser inför ansökan
•
Lagring av utbildningsutbud som inleds på hösten 2015 började i september och publiceras i Studieinfo i oktober (gea-utbildning)•
Målet är att demoversionen av gemensam ansökan tas i bruk i november-december•
Utbildningsanordnarna har möjlighet att ställa egna tilläggsfrågor på ansökningsblanketten i ansökan efter grundläggande utbildning samt i ansökan till special- undervisning•
Tilläggsfrågorna lagras i förhand i StudieinfoStudieinfo.fi 32
Överföring av personuppgifter
•
I fortsättningen reserveras en längre tidsfrist föröverföringen av personuppgifter >> möjligt att göra överföringar t.o.m. det att ansökningstiden inleds
•
Om det i läroanstalten finns sökande utan person- beteckning, är det viktigt att få personbeteckningen senast t.o.m. vitsordsöverföringarna•
I fortsättningen är det viktigt att alla grundläggande utbildningens/påbyggnadsundervisningens elevers uppgifter överförs (även specialskolornas) tillStudieinfo, för uppföljandet av hur sökande har sökt och för förverkligandet av ungdomsgarantin
Studieinfo.fi 33
Ansökningstiden 1/2
•
Observera angående ansökningstiden:•
Sökande på basis av prövning behöver inteskriva ut sin ansökan för att bifoga den med de bilagor som skickas till läroanstalten - namn och ansökningsnumret räcker
•
Sökande som har avlagt tidigare examen – gäller även examen som avlagts utomlands•
Elevhandledarna gör ev. korrigeringar som behöver göras direkt i prestationsregistretStudieinfo.fi 34
Ansökningstiden 2/2
•
Under hösten togs Min Studieinfo-tjänsten i bruk•
Sökanden kan logga in på eget ”konto” i Studieinfo•
Genom att identifiera sig med nätbankskoder,mobil ID eller ett elektroniskt ID-kort kan sökande i tjänsten
•
Kontrollera sin egen ansökan•
Under ansökningstiden ändra ansökningsmål•
Ta emot studieplatsen elektronisktStudieinfo.fi 35
Provkallelser 1/2
•
Riksomfattande språkprov•
Strävan är att språkprovet ordnas och resultatet lagras i Studieinfo före den egentligaprovkallelsekörningen –för att undvika att sökande som inte har klarat språkprovet i onödan får kallelse till inträdesprov
•
Tidtabellen för språkprovet preciseras senare•
I fortsättningen får även sökande som enbart söker på basis av prövning kallelse tillspråkprov om krav som ställs uppfylls
•
Sökande enbart på basis av prövning somsaknar behörighet att söka behöver inte kallas
Studieinfo.fi 36
Provkallelser 2/2
•
Riksomfattande enhetliga inträdes- och lämplighetsprov•
Bredare antagningsgrupper och kriterier som bildades i VAKUVA2-projektet piloterades i vårensgemensamma ansökan 2014 – piloteringen fortsätter i hösten gea 2014 och ansökan på våren 2015
•
Förordningsändringar som gäller bredare antagningsgrupper finns inte tillsvidare, så provresultaten lagras i Studieinfo enligtnuvarande stadgade antagningsgrupper
•
Prov som mäter inlärningsfärdigheterna som stöd för antagning på basis av prövning under utveckling•
Tidtabell för ibruktagning ev. vårens gea 2015Studieinfo.fi 37
Vitsordsöverföringar
•
I fortsättningen behövs noggrannare uppgifter om från vilken utbildning vitsordet är från•
Grundläggande utbildningen•
Påbyggnadsundervisningen•
I fortsättningen behövs noggrannare uppgiftvarför vitsord saknas (saknas numeriskt vitsord eller har vitsordet inte blivit överfört o.s.v.)
•
Datum när betyget fåtts behövs i registret (året)•
Strävan är att även gymnasievitsord i fortsättningen kan överföras i Studieinfo→ Anvisningar om ändringarna kommer senare
Studieinfo.fi 38
Observera angående antagningsgrunderna
•
Gymnasiets medeltalsgräns•
Utbildningsanordnaren kan ange medeltalsgräns•
Antagning till gymnasium görs enligt medeltalet av läsämnen, utbildningsanordnaren kan betona särskilt ämne i räknandet av medeltalet•
Om medeltalsgräns anges kontrolleras den enligt det, dvs. om något läroämne betonas (t.ex. gymnastik)kontrolleras även medeltalsgränsen enligt detta
•
Poäng för ”utan studieplats” till yrkesutbildning•
Situationen mellan ansökningstidens slut och antagningarna avgör = sökande bör vara utanstudieplats fr.o.m. det att ansökningstiden har slutat t.om det att studieplatsen har mottagits
Studieinfo.fi 39
Antagningarna
•
Precisering av processen:•
Antagningarnas resultat för kontroll – detta är kontroll- tid för sökande av ev. fel → möjligt att fel kan hittas!Pga. detta får inga resultat publiceras, antagnings- förslag godkännas eller brev skrivas ut i detta skede
•
UBS meddelar när breven får börja skrivas ut – även i detta skede bör inga resultat ännu publiceras•
Breven får postas och resultaten publiceras först det datum som anges i tidtabellen•
Godkännande från reservplats•
Sker i fortsättningen automatiskt 2 ggr. i dagen(kontroll om platser har blivit lediga iom. annullerade, frånvarande o.s.v.)
Studieinfo.fi 40
Beslut om antagning som studerande
•
Utbildningsanordnaren meddelar och ger beslut om antagning som studerande till sökande•
Vid begäran bör även beslut om att sökande inte har antagits ges•
Sökande bör be om beslutet muntligt/skriftligt inom 30 dygn fr.o.m. det att sökande har fått resultatet avelevantagningen till sin kännedom
Studieinfo.fi 41
Tilläggsansökan
•
Syftet med tilläggsansökan är att fylla de studieplatser som det har blivit lediga studieplatser till•
Tilläggsansökan är inte samma som kompletterings- ansökan•
Tilläggsansökan är en läroanstaltens egen separatansökan, som görs i Studieinfo så att alla sökande har likadana möjligheter att se alla läroanstalters lediga
studieplatser
•
I tilläggsansökan söker man till läroanstalten genom att använda UBS’ ansökningsblankett•
I tilläggsansökan bör man tillämpa samma antagnings- grunder som i egentliga ansökanStudieinfo.fi 42
Användarrättigheterna
•
Utbildningsanordnarens ansvarsanvändare ger alltid användarrättigheterna•
UBS ger ansvarsanvändarnas rättigheter•
Det går att be om rättigheter elektroniskt i Studieinfo, utom då det gäller en helt ny ansvarsanvändare•
OBS! Användarrättigheterna ges alltid enligt de uppgifter som funktionären handharÖvrigt
•
Funktionärens arbetsbord primärakommunikationskanalen (diar. beslut mm. skickas även till ansvarsanvändarnas e-post)
•
Statistikrapportstjänsten Vipunen: beta.vipunen.fiStudieinfo.fi
Studieinfo –
hitta, jämför, sök!
På kommande
Studieinfo.fi 46
Min Studieinfo-tjänsten
•
Under hösten togs Min Studieinfo-tjänsten i bruk•
Sökanden kan logga in på eget ”konto” i Studieinfo•
Genom att identifiera sig med nätbankskoder, mobil ID eller ett elektroniskt ID-kort kan sökande i tjänsten•
Kontrollera sin egen ansökan•
Under ansökningstiden ändra ansökningsmål•
Ta emot studieplatsen och anmäla sig elektroniskt•
Senare: svag identifiering med Facebook- eller OpenID- användarnamn•
Lagring av minneslista även för svagt identifieradeStudieinfo.fi 47
Studieinfos sidor för niondeklassisterna och deras vårdnadshavare
•
För niorna: alla alternativ som man kan söka till•
Elevhandledaren kan använda i föräldrakvällarna•
Ansökningsanvisningar och länk till demon•
Länkar till videon och berättelser•
För vårdnadshavarna: info om gea och övriga utb.•
Många vårdnadshavare saknar t.ex. vetskap om att yrkesutbildning ger allmän behörighet till högskolor•
Ansökan till förberedande utb. efter grundskolan främmande för många•
Elevhandledaren kan använda i föräldrakvällarnaStudieinfo.fi 48
Första sidan förnyas
•
Korrigering av problem•
Speciellt vuxna användare har haft svårt att hitta utbud•
Användarna har inte förstått att man kan söka till utbildning i Studieinfo•
Nya framsidan planerad till tre användargrupper•
Avgångsklassister i grundläggande utbildning•
Sökande till högskolor•
Sökande till vuxenutbildning•
Ansökningar som pågår eller är på kommande betonas•
Alla ansökningar kan inte lyftas fram på framsidan (ev. hundratals ansökningar, separata mm.)Studieinfo.fi 49
Oktober - November - December 2014
•
Lättare att bläddra med tablett och smart telefon•
Vuxenutbildning publiceras•
Läroanstaltssökning•
Ett tredje mellanblad på sökresultat-sidan•
Går att söka även läroanstalter som inte har utbud (t.ex. grundskolor)•
Fler utbildningstyper publiceras i Studieinfo•
Öppen högskoleutbildning•
Högskolornas övriga vuxenutbildning•
Grundläggande utbildning för vuxnaStudieinfo.fi
