I NTRODUKTION
Reflector är ett datorprogram som innehåller en uppsättning enkla och lättanvända verktyg för planering, uppföljning och dokumentation av dagliga insatser inom äldreomsorgen.
Reflector innehåller moduler för:
Insatsmätningar
Daganteckningar
Underlag
Omsorgsplanering
Anhöriglistor och kontakter
Internpost
Reflector har utvecklats i respons till följande problembild:
Få verksamheter inom äldreomsorg lyckas skapa och hålla liv i en individuell omsorgsplan. De pappersbaserade planer som finns är dessutom svåra att hålla uppdaterade och innehåller ofta inaktuella mål och annan dokumentation. De kan vara till större skada än nytta.
Vi anser att de metoder för vårdtyngdsmätning som idag används ger en snedvriden och otidsenlig syn på det arbete som personalen utför.
De datorbaserade program som hittills tagits fram för liknande syften upplevs av många som svåra och otympliga.
Detta beror dels på programmen, dels på att många i användargruppen är ovana och osäkra IT-användare.
Vi har i våra kontakter med olika verksamheter i landet tagit fasta på vad som egentligen krävs för att ett program skall kännas värdefullt för personalen och därefter försökt skapa ett system som är så strömlinjeformat och verklighetsanpassat som möjligt.
Resultatet är ett program där de olika modulerna med hjälp av en övergripande arbetsmetod knutits ihop på ett intuitivt och lättillgängligt vis.
Denna integrerade arbetsmetod hoppas vi ska leda till högre omsorgskvalitet och arbetstillfredställelse genom att tillhandahålla en klar och tydlig struktur för att definiera och följa upp individuella målsättningar samt för att skapa, organisera och hitta bland annars svåröverskådliga mängder omsorgsdokumentation.
Unikt för Reflector är också en helt ny metod som vi hoppas skall ersätta den traditionella vårdtyngdsmätningen. Detta dokument kommer i huvudsak att handla om denna metod.
V ÅRDTYNGDSMÄTNING
Befintliga verktyg och metoder för vårdtyngdsmätning tycks huvudsakligen falla i två kategorier
De mycket noggranna som kräver mycket tid och hög kompetens att genomföra
De mycket översiktliga som är snabba att använda med som ger tvivelaktiga resultat
Det som är gemensamt för dessa är dock att de utgår från en samling mer eller mindre objektiva kriterier, där t ex passiv matning av person A alltid ger mer vårdtyngdspoäng än hjälp till en person B som med visst stöd kan äta själv.
I verkligheten kan dock hjälpen till person B - av orsaker som är mycket svåra att mäta objektivt - vara en mycket mer krävande uppgift både vad gäller tid, kompetens och tålamod.
Med detta synsätt finns därför en överhängande risk att de verksamheter som passivt matar, skjutsar i rullstol och byter blöjor belönas med mer personal, medan de verksamheter som arbetar med ett rehabiliterande förhållningssätt där omsorgstagaren själv uppmuntras att äta, gå och sköta toalettbesöken istället bestraffas med en lägre bemanningsnivå, trots att detta förhållningssätt kräver både mer tid och högre kompetens.
De flesta brukar vara överens om att den här sortens vårdtyngdsmätningar ger resultat som är långt från optimala, men eftersom alternativet är att fördela personalresurser mer eller mindre godtyckligt så har dessa metoder ändå framhärdat.
Vissa verksamheter har dock t.o.m. gått så långt att de betraktar den karta som vårdtyngdsmätningen tillhandahåller som mer korrekt än personalens faktiska verklighet.
Om man känner sig slutkörd är det dock en klen tröst att få veta att ens egen avdelning har lägre uppmätt vårdtyngd än den en trappa upp.
R EFLECTOR – ETT NYTT ALTERNATIV
Vår arbetshypotes är att vi genom att integrera en ny mätmetod i ett noggrant testat program kan åtgärda ovanstående problem och ersätta termen vårdtyngdsmätning med en intuitiv insatsmätning.
P ROCESSEN I KORTHET
En intuitiv insatsmätning går till på så sätt att varje medarbetare vid en given tidpunkt gör sin egen subjektiva uppskattning av varje omsorgstagares insatsbehov inom följande områden:
Sjukvård/omvårdnadsbehov
Beteendeproblem
Inkontinens
Förflyttningar
Socialt liv och aktivitet
Serviceinsatser
Skalan som används vid insatsmätningen liknar en termometer som går från -5 till + 10 och graderas enligt följande modell:
+10 poäng
Maximalt insatsbehov
0 poäng
Genomsnittligt insatsbehov
– 5 poäng
Obefintligt insatsbehov (fullt frisk och självständig)
Datorn sammanställer sedan alla medarbetares individuella uppskattningar och kommentarer och räknar ut medelvärden antingen för en enskild brukare, för en hel avdelning eller för hela enheten.
(Se illustration, sida 7)
Genom att på detta sätt använda medelvärdet av personalens faktiska upplevda arbetsbörda hoppas vi ha hittat ett mått som mer rättvist kan reflektera den faktiska arbetsbelastningen som råder vid en avdelning vid ett givet tillfälle.
Med denna process inbyggd i ett lättanvänt program är det enkelt att göra regelbundna mätningar och jämföra dessa sinsemellan för att exempelvis mäta resultatet av en omsorgsplanering, utbildningsinsats eller annan organisatorisk förändring.
Att ha insatsmätningen indelad i väl avgränsade områden gör det dessutom möjligt för ledningen att göra smalare analyser och i samförstånd med personalen hitta konkreta lösningar på enskilda problemområden.
Programmet kommer även i viss mån att själv kunna ställa enklare analyser och rekommendationer med grund i de uppmätta värdena. Om det exempelvis förekommer stora skillnader i upplevelsen av en särskild omsorgstagare för en viss faktor så kommer programmet att kunna lista möjliga orsaker och åtgärder.
D AGANTECKNINGAR
Reflector har en enkel och lättillgänglig funktion för att snabbt kunna göra enkla daganteckningar om aktuella händelser.
Varje daganteckning kopplas till ett valfritt antal rubriker/sökord (ex. munvård, medicin eller morgonrutiner) för att man lätt ska kunna plocka fram relevanta daganteckningar i samband med en omsorgsplanering eller genomgång.
Alla anteckningar som görs blir automatiskt sök- och sorterbara, antingen via fritext eller med hjälp av de olika kategorierna. Det går dessutom att göra mer övergripande sökningar för att t.ex. lista alla anteckningar som gäller nattrutiner på en hel avdelning.
U NDERLAG
Underlagen innehåller grundläggande information om omsorgstagarnas bakgrund och behov och är indelade i följande kategorier:
Allmän information
Information om anhöriga, kontaktpersoner, flyttanledning, personuppgifter etc.
Hälsa
Information och anteckningar om hälsohistoria och andra hälsorelaterade områden såsom syn, nutrition, elimination, etc.
ADL och hjälpmedel
Information och anteckningar om omsorgstagarens hjälpmedel och självständighetsnivå inom områden som förflyttning, toalettbesök och påklädning.
Önskemål och rutiner
Information om omsorgstagarens och anhörigas önskemål samt beskrivning av omsorgstagarens morgon-, dag- och kvällsrutiner, aktiviteter och sysselsättning etc.
Bakgrund
Information om omsorgstagarens intressen och sociala bakgrund.
Omsorgsöversikt
De viktigaste fälten från de ovanstående kategorierna sammanställs automatiskt till en mer överskådlig omsorgsöversikt som lämpar sig väl för att ha utskriven som snabbreferens på respektive omsorgstagares rum.
Den viktigaste finessen med underlaget är dock hur det är integrerat med daganteckningarna.
Du kan direkt från exempelvis hälsounderlaget välja att visa alla daganteckningar som är relaterade till t.ex. sömn eller vikt för en viss omsorgstagare och får på så sätt alltid tillgång till aktuell och relevant information som skulle vara mycket tidsödande att plocka fram manuellt.
O MSORGSPLANERING
Reflector ger stöd under hela arbetsflödet vid en omsorgsplanering, från utskick av kallelser till uppföljning av målsättningar.
Omsorgsplaneringen inleds med att man väljer deltagande anhöriga och personal samt anger en mötesanledning.
Programmet skapar sedan kallelser till dessa personer som antingen skrivs ut och skickas via traditionell landpost, via den inbyggda internpostfunktionen (till verksamhetsanknuten personal), eller till en vanlig e-postadress.
Vid omsorgsplaneringsträffen fyller man sedan med utgångspunkt från tidigare genomförda insatsmätningar och daganteckningar på med diskussionstext samt sätter upp målsättningar.
En målsättning har alltid ett mål, en åtgärd, ett uppföljningsdatum samt en ansvarig person eller grupp.
Målsättningarna finns därefter lättåtkomliga från en egen sida där de kan kompletteras, följas upp och slutligen ”bockas av”.
Vi är övertygade om att personalen genom att ha en uppsättning konkreta målsättningar att jobba med för varje omsorgstagare kommer att uppleva större arbetstillfredsställelse och förhoppningsvis också ska kunna gå hem varje dag med en känsla av att de åstadkommit någonting påtagligt och inte bara utfört sysslor och svarat på ringningar.
I NTERNPOSTSYSTEM
Reflector innehåller ett enkelt internpostsystem som gör det möjligt att snabbt skicka meddelanden till enskilda medarbetare, hela personalgrupper eller till all personal.
Internpostsystemet används också av systemet för att bl.a.
kalla till omsorgsplaneringar eller för att skicka ut ”biljetter”
för insatsmätningar.
Det är vår erfarenhet att mycket tid och resurser idag går åt till att distribuera information eller försöka få tag på enskilda medarbetare så vi hoppas att denna funktion skall förenkla dessa processer och göra verksamheternas interna kommunikation mer effektiv.
L ISTOR
Reflector ger snabb tillgång till sök- och sorterbara listor med kontaktinformation till anhöriga, personal och brukare. Att ha alla kontaktuppgifter samlade centralt i ett system gör det enklare att hålla listorna aktuella och uppdaterade.
S ÄKERHET OCH DRIFT
Reflector är ett webbaserat system vilket innebär att all information finns lagrad på en hårt bevakad Internetansluten server som står i skyddad miljö hos en av våra samarbetspartners.
Allt som behövs för att använda Reflector är en vanlig Internetansluten dator med webbläsare (Internet Explorer 6.0 eller Mozilla Firefox 1.5)
All information mellan de datorer som används i verksamheten och vår server är krypterad med samma teknik som används av de flesta internetbanker för att förhindra otillåten avlyssning och intrång. Om så önskas går det också att låsa systemet så att inloggning endast kan ske från vissa fördefinierade IP-adresser.
Genom att vi ansvarar för drift och underhåll av servern så slipper verksamheterna själva bekymra sig över ansträngande och tekniskt krävande sysslor som säkerhetskopior, installationer och uppdateringar och behöver därför inte belasta sin lokala IT-avdelning nämnvärt.
Reflector har också ett finmaskigt behörighetssystem där verksamhetschefen eller annan betrodd personal kan ställa in vilken personal som skall ha behörighet till information om varje enskild brukare.
U PPDATERINGAR
Ett omfattande standardiseringsarbete pågår för närvarande inom vård- och omsorgen. Även om detta ännu inte resulterat i några konkreta direktiv vad gäller omsorgen så kommer det inom en snar framtid att framläggas krav på att system som hanterar omsorgsdokumentation skall kunna kommunicera och utbyta information med varandra på ett standardiserat sätt.
Reflector kommer, när dessa standarder och definitioner väl är fastställda och praktiskt tillämpbara att uppdateras för att följa denna standard. Det är med andra ord ingen risk att måla in sig i ett hörn genom att börja använda Reflector.
Genom att programmet körs centralt på våra servrar så har du dessutom alltid tillgång till de senaste uppdateringarna i samma sekund som de lanseras, utan att behöva uppdatera varje enskild dator med nya CD-skivor.
A BONNEMANG
Eftersom Reflector är ett abonnemangsbaserat program behöver man inte göra några stora investeringar för att komma igång. Istället betalar man så länge man använder systemet en månadsavgift som baseras på hur många brukare som finns i verksamheten.
Många kommunala verksamheter har förmodligen varit med om att stora summor ”kastats i sjön” på inköp av dyra och dåligt fungerande programvaror.
Detta behöver man dock inte oroa sig över med Reflector eftersom det inte förekommer någon större inledande investering och man sedan när som helst kan säga upp abonnemanget om programmet mot förmodan inte skulle motsvara verksamhetens förväntningar.
U TVECKLING OCH TESTNING
En prototyp av programmet kommer under hösten 2006 att testas vid Öjegårdens äldreboende, Järvsö, Ljusdals kommun för att förfina arbetsmetoden och hitta eventuella problem i arbetsflödet med programmet.
Vi kommer i samband med detta att genomföra abetsmiljöenkäter före, under och efter testperioden för att utröna om det går att uppmäta några positiva förändringar i arbetsmiljön i samband med användandet av den nya arbetsmetoden/programmet.
V ILKA ÄR VI ?
Programmet utvecklas i samarbete mellan Järvsö Vårdinformatik och Univektor.
Järvsö Vårdinformatik har sedan 2002 utvecklat datoriserade informationsverktyg för äldre och handikappomsorgen, däribland ett kvalitetsutärderingsverkyg för LSS-verksamheter samt ett personaladministrationssystem för service- och bemanningsenheter.
Univektor är ett utbildningsföretag som erbjuder verksamhetsanalys, utvecklingsstöd och personalutbildning, främst inom omsorgsverksamhet. Univektor har tidigare bl.a.
tagit fram det pappersbaserade omsorgsplaneringssverktyget Ella som legat till grund för Reflector.
K ONTAKT
För mer information, kontakta:
Ingalill Fahlström, Järvsö Vårdinformatik ingalill@jvinformatik.com
0702 - 48 58 12
Lisa Andersson, Univektor info@univektor.com
0730 - 66 27 25
Ytterligare information om Reflector kommer även att publiceras på Järvsö Vårdinformatiks hemsida:
www.jvinformatik.com
