Malmö stad
Kommunstyrelsen 1 (3)
Datum
Adress
August Palms Plats 1
Yttrande
Diarienummer Till
STK-2018-1266 Revisorskollegiet
Granskning av Malmö stads kompetensförsörjning
Sammanfattning
Syftet med granskningen har varit att bedöma huruvida kommunstyrelsens övergripande roll inom kompetensförsörjningsarbetet bedrivs ändamålsenligt utifrån tilldelat ansvar och kommunfullmäktiges mål. Vidare har syftet varit att bedöma om kommunstyrelsen, hälsa-, vård och omsorgsnämnden, funktionsstödsnämnden och arbetsmarknads- och
socialnämnden bedriver ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete utifrån mål och riktlinjer samt säkerställer att det finns en tillräcklig styrning och kontroll avseende
kompetensförsörjning. Varje nämnd kommer som anställningsmyndighet att avge ett eget svar beträffande sin nämnd. Kommunstyrelsen har omfattats av granskningen både i egenskap av nämnd till stadskontoret samt i egenskap av sin roll enligt kommunstyrelsens reglemente att ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Yttrandet ska ge svar på hur kommunstyrelsen avser att arbeta vidare med kompetensförsörjningen.
Yttrande
Stadskontorets samlade bedömning avseende kommunstyrelsens roll som övergripande ansvarig för stadens kompetensförsörjningsarbete
Stadskontoret har en övergripande roll att styra, kontrollera och leda
kompetensförsörjningsarbetet i Malmö stad. Respektive nämnd har i ansvar att bedriva en ändamålsenlig kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer samt styra och kontrollera.
HR-strategiska avdelningen på stadskontoret leder, utvecklar, samordnar och följer upp det gemensamma arbetssättet för kompetensförsörjning, samt sammanställer och analyserar årligen nämndernas svar till kommunstyrelsen. Granskningen visar att uppdraget i huvudsak bedrivs ändamålsenligt utifrån tilldelat ansvar och kommunfullmäktiges mål.
Implementeringen av kompetensförsörjningsprocessen har inneburit ett utvecklingsarbete i verksamheterna, både vad gäller begrepp, definitioner, förhållningssätt, analys och
prognosarbete. Kunskapen om vad som utmanar och vad som möjliggör och skapar förflyttning i kompetensförsörjningsarbetet har också ökat. Utvecklingen har gjort att fokus har förflyttats från en administrativ leverans av gap, mål, risker och planer till att handla om
2 (3) att skapa förutsättningar för verksamheten med ägandeskap från chefer. De planerade
åtgärderna har förflyttats från att handla om rekrytering, till utbildningsdimensionering till att nu mer handla om det som står att läsa i kompetensförsörjningsstrategin; att investera i medarbetares kompetens, utveckla våra arbetssätt och satsa på innovativ samverkan.
Förvaltningarna som ingår i granskningen har kommit olika långt i arbetet.
Omorganisationen kan kortsiktigt ha försvårat de berörda förvaltningarna
kompetensförsörjningsarbete men med fackförvaltningar skapas förutsättningar till ett långsiktigt, effektivt och strategiskt arbete med kompetensförsörjning. De berörda förvaltningarna har valt att involvera flera chefsnivåer i gapanalysarbetet. Detta har möjliggjort för kunskapsöverföring, engagemang och ägandeskap för
kompetensförsörjningsfrågan i alla chefsled, vilket skapar förutsättningar för ett långsiktigt hållbart arbetssätt. Kommunstyrelsen kommer genom stadskontoret fortsätta att stödja förvaltningarna i utvecklingsarbetet.
Kompetensförsörjning handlar om långsiktighet, både för att påverka behovet av kompetens och tillgången på kompetens. Det finns ingen snabb eller enkel lösning att förändra ett kompetensgap utan arbetet kräver uthållighet och långsiktighet. Att härleda en aktivitets effekt för kompetensgapet är svårt. Det är oftast en kombination av aktiviteter och inre och yttre omständigheter som tillsammans långsiktigt påverkar kompetensgapen.
Mot bakgrund av granskningens rekommendationer avser kommunstyrelsen i den årliga kommunövergripande sammanställningen vidareutveckla analysen och återkopplingen till nämnderna avseende framtagna gapanalyser och kompetensförsörjningsplaner, i syfte att skapa lärande, stöd, samarbete och utveckling.
Stadskontorets samlade bedömning avseende kommunstyrelsens roll som ansvarig nämnd för förvaltningen stadskontoret avseende den egna förvaltningens
medarbetare
Förutom att ha en övergripande roll att styra, kontrollera och leda
kompetensförsörjningsarbetet i Malmö stad har kommunstyrelsen även i ansvar att bedriva en ändamålsenlig kompetensförsörjning utifrån mål och riktlinjer samt säkerställa styrning och kontroll avseende den egna förvaltningen stadskontoret.
Stadskontoret har cirka 320 medarbetare, per den siste december 2018. Stadskontorets medarbetare består i likhet med andra mindre förvaltningar av flera olika yrkeskategorier med ett mindre antal medarbetare inom varje yrkeskategori. Specifikt för stadskontorets medarbetare är att yrkesinnehållet trots lika yrkesbenämning med staden i stort, skiljer sig mellan kommunstyrelsens förvaltning och övriga förvaltningar i staden. Stadskontorets uppdrag att leda, samordna och ha uppsikt över stadens samlade verksamhet speglar
yrkeskategorier och roller bland förvaltningens medarbetare. Merparten av yrkeskategorierna kräver högskoleutbildning och en hög till mycket hög grad av kompetens och många
uppdrag är i hög grad specialiserade.
3 (3) En implementering av kompetensförsörjningsprocessen har initierats och påbörjats igenom
HR-enheten i förvaltningen. Kompetensförsörjningsprocessen är ännu inte fullt integrerad i verksamheten Gapanalyser har genomförts på flera avdelningar och ett utvecklingsarbete är påbörjat i förvaltningen på alla ledningsnivåer. Dialog och ökad kunskap om
kompetensförsörjningsprocessen, kompetensförsörjningsstrategin samt kompetensbegrepp, definitioner, förhållningssätt till kompetens och kunskap om verksamhetsanalys kopplat till prognosarbete över framtida kompetensbehov har initierats och genomförts under 2018 i samtliga ledningsgrupper. Fortsatt utveckling och genomförande av gapanalyser på förvaltningen planeras för 2019. Kompetensförsörjningsstrategin ska genomsyra stadskontorets fortsatta utveckling av förvaltningens kompetensförsörjningsarbete och arbetet med att skapa en ny organisation och kultur på stadskontoret.
Inom stadskontoret pågår ett arbete med att utveckla och förändra organisationen som syftar till att bättre möta stadens utmaningar och den nya förvaltningsorganisationen. Pågående utvecklingsarbetehar påverkat det interna kompetensförsörjningsarbetet. Ett av
utvecklingsarbetets fokusområde är ökad kvalitet på uppföljning och analys baserat på kommunstyrelsens uppdrag. Organisationsutvecklingen skapar förutsättningar för att integrera ett strategiskt långsiktigt kompetensförsörjningsarbete kopplat till
verksamhetsutveckling. Förvaltningens HR-enhet kommer med stöd från HR-strategiska avdelningen, att utveckla såväl process, som analys och innehåll av
kompetensförsörjningsarbetet.
Ordförande
[Förnamn Efternamn]
[Fyll i titel]
[Förnamn Efternamn]
[Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]
