Individ- och familjeförvaltningen Magnus Edström Epost: magnus2.edstrom@vasteras.se TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 (2) Datum 2020-11-17 Diarienr IFN 2020/00648- 1.7.1 Kopia till Socialdepartementet
Individ- och familjenämnden
Remittering av Socialstyrelsens författningsförslag i rapporten Att göra anmälningar som gäller barn sökbara
Förslag till beslut
Individ- och familjenämnden antar yttrandet som sitt eget och överlämnar det till Socialdepartementet.
Ärendebeskrivning
Regeringen gav 2018 Socialstyrelsen i uppdrag att analysera de rättsliga förutsättningarna för socialtjänstens behandling av personuppgifter vid anmälningar avseende barn som inte leder till utredning. Socialstyrelsens analys är att det behövs tydligare regler för att kunna hålla anmälningar som inte lett till utredning ordnade på ett sökbart sätt. Socialstyrelsen har
föreslagit att uppgifter om anmälan som gäller barn som inte leder till utredning samt uppgifter om bedömning av behovet av omedelbart skydd och beslut att inte inleda utredning om ett barn ska kunna sammanställas på ett sökbart sätt.
Individ- och familjenämnden i Västerås har beretts möjlighet att yttra sig över förslaget.
Individ- och familjenämnden har verksamhetssystemet procapita som socialregister och dokumentationssystem. Inkomna anmälningar läggs upp som ”aktualiseringar” i systemet. När beslut fattas om att inte inleda
utredning på en inkommen anmälan gallras aktualiseringen tillsammans med den information som dokumenterats inom ramen för förhandsbedömningen efter 3 månader, för att inte bryta mot nuvarande regler. En utskrift av anmälan, den omedelbara skyddsbedömningen och övrig information som inhämtats inom ramen för förhandsbedömningen läggs i så kallade
slaskpärmar/kronologisk pärmar. Dessa pärmar innehåller stora mängder osorterad känslig information om barn och ungdomar. Innehållet i pärmarna förvaras i två år innan de gallras, enligt nämndens redovisningsplan.
Nämnden anser att systemet med kronologiska pärmar är både otidsenligt och integritetsmässigt osäkert.
Individ- och familjenämnden är positivt inställd till förslaget att kunna förvara anmälningar som inte leder till utredning på ett sökbart sätt. I praktiken innebär förslaget att individ- och familjenämnden kan låta förhandsbedömningar som inte leder till utredning ligga kvar i
VÄSTERÅS STAD Datum 2020-12-02 Diarienr IFN 2020/00648- 1.7.1
Sida
2 (2)
verksamhetssystemet i två år. Dessa blir då sökbara och digitalt förvarade, vilket är en stor fördel jämfört med dagens system med kronologiska pärmar. Individ- och familjenämnden har inga synpunkter på förslaget utifrån ett dataskyddsperspektiv.
VÄSTERÅS STAD SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (1)
Individ- och familjenämnden 2020-11-25
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
§ 304 Dnr IFN 2020/00648-1.7.1
Remittering av Socialstyrelsens författningsförslag i rapporten Att göra anmälningar som gäller barn sökbara
Beslut
Individ- och familjenämnden antar yttrandet som sitt eget och överlämnar det till Socialdepartementet.
Ärendebeskrivning
Regeringen gav 2018 Socialstyrelsen i uppdrag att analysera de rättsliga förutsättningarna för socialtjänstens behandling av personuppgifter vid anmälningar avseende barn som inte leder till utredning. Socialstyrelsens analys är att det behövs tydligare regler för att kunna hålla anmälningar som inte lett till utredning ordnade på ett sökbart sätt. Socialstyrelsen har
föreslagit att uppgifter om anmälan som gäller barn som inte leder till utredning samt uppgifter om bedömning av behovet av omedelbart skydd och beslut att inte inleda utredning om ett barn ska kunna sammanställas på ett sökbart sätt.
Individ- och familjenämnden i Västerås har beretts möjlighet att yttra sig över förslaget.
Individ- och familjenämnden har verksamhetssystemet procapita som socialregister och dokumentationssystem. Inkomna anmälningar läggs upp som ”aktualiseringar” i systemet. När beslut fattas om att inte inleda
utredning på en inkommen anmälan gallras aktualiseringen tillsammans med den information som dokumenterats inom ramen för förhandsbedömningen efter 3 månader, för att inte bryta mot nuvarande regler. En utskrift av anmälan, den omedelbara skyddsbedömningen och övrig information som inhämtats inom ramen för förhandsbedömningen läggs i så kallade
slaskpärmar/kronologisk pärmar. Dessa pärmar innehåller stora mängder osorterad känslig information om barn och ungdomar. Innehållet i pärmarna förvaras i två år innan de gallras, enligt nämndens redovisningsplan.
Nämnden anser att systemet med kronologiska pärmar är både otidsenligt och integritetsmässigt osäkert.
Individ- och familjenämnden är positivt inställd till förslaget att kunna förvara anmälningar som inte leder till utredning på ett sökbart sätt. I praktiken innebär förslaget att individ- och familjenämnden kan låta förhandsbedömningar som inte leder till utredning ligga kvar i
verksamhetssystemet i två år. Dessa blir då sökbara och digitalt förvarade, vilket är en stor fördel jämfört med dagens system med kronologiska pärmar.
VÄSTERÅS STAD SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (1)
Individ- och familjenämnden 2020-11-25
Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Individ- och familjenämnden har inga synpunkter på förslaget utifrån ett dataskyddsperspektiv.
Yrkanden
Ordföranden yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut.
Kopia till
