För att registrera ett nytt ärende och få
ut ett diarienummer ur W3D3 – diariet.
Manualen bör skrivas ut i färg, eftersom flera instruktioner hänvisar till bilder och symboler och knappar.
Börja med att logga in dig i W3D3 diariet.
Information om behörighet och W3D3 Logg In finns i Medarbetarportalen, Registrator https://mp.uu.se/web/info/stod/registrator/w3d3-diariet
Klicka på fliken - Registrera på din vänstra sida på bildskärmen.
Klicka på symbolen - Initiera
ärende. Var noga med att kontrollera till
vilken ärendeserie du vill ta ut ett nytt diarienummer.
2013-09-12
Ny meddelanderuta - Tryck OK, för att fortsätta.
Ärendekort – Beskriv vad ärendet handlar om, vem som är ansvarig handläggare, avdelning/institution samt diarieplansbeteckning.
Klicka på ikonen ”det vita arket” – Nytt ärende, för att få upp det s.k. ärendekortet.
Ärendemening - beskriv vad ärendet handlar om.
2013-09-12
Handläggare -
Klicka på ordet Handläggare i ärendekortet.Förteckning över valbara handläggare kommer upp. Markera/bocka för i kryssruta nummer ett av de tre alternativen för vilken handläggare du väljer till ditt ärende. - Utse handläggare.
Klicka på ikonen – Koppla markerade handläggare till ärendet och stäng sedan fönstret.
Saknas något handläggare i serien, kontakta registrator@uu.se för komplettering.
2013-09-12
Avdelning -
Klicka på rullisten och välja i listan avd./inst.Diarieplansbeteckning –
Klicka på rullisten och välja i listan passande diarieplanbeteckning för ärendet.Saknas någon avd./enhet/institution i serien, kontakta registrator@uu.se för komplettering.
2013-09-12
Klicka på ikonen
- Spara
och då erhålls det nya diarienumret.JK-balans
– Ska även fyllas i för alla öppna inkomna ärenden till Uppsala universitet.. Kom ihåg! När ärendet ska avslutas,
måste JK-balansrutan bockas ur.
2013-09-12
Ad acta - Att avsluta och stänga ett ärende
Ad acta –
När ett ärende är avslutat och klart, ska det stängas.Bocka för rutan Ad acta i ärendekortet.
Ärendet får automatiskt ett avslutandedatum och stängs.
2013-09-12
Att makulera ett ärende/handling
Makulera ärende
Det går inte att ta radera bort ett diarienummer, för man kan inte bryta en diarienummerserie. Men då gör man på följande sätt, genom att ändra ärendemeningen till ”Ärendet felfört – Makulerat” och även ska alla handlingar tas bort i ärendet.
Ärendet ska därefter läggas Ad acta.
Att makulera handling
Om man behöver ta bort handlingar som blivit felförda.
Stå i ärendekortet, klicka på ikonen Papperskorg – Makulera handling i den handlingsraden som man avser att ta bort och automatiskt raderas handlingen efter följdfrågan - Om man är säker på att makulera handlingen? och tryckt OK.
Då ersätts texten i handlingsraden med --Makulerad--.
2013-09-12
Att infoga en skrivelse/inskannat dokument – Ny åtgärd/handling
Du öppnar ditt ärende som du vill ladda in ditt dokument och stå i ärendekortet.
Klicka på ikonen - Det s.k. ”vita arket”Ny åtgärd/handling
Nytt fönster öppnas:Handlingskortet
Börja alltid med att ladda upp ditt dokument/skrivelse.
Klicka på ikonen - Bifoga fil
Om man missat att ladda upp ett dokument – går det inte att bifoga dokumentet i efterhand.
2013-09-12
Nytt fönster öppnas – Bifoga fil
Klicka på knappen Bläddra, för att ta fram till ditt dokument som du har sparat i din dator.
Markera ditt dokument, därefter tryckt på knappen Ladda upp Dokumentet infogas nu till handlingskortet.
Det infogade dokumentet hamnar nu längst ner på vänster sida i handlingskortet. Om du har fler dokument, t ex bilagor som tillhör samma handling, gör då om processen igen.
2013-09-12
På handlingskortet ska följande fyllas i:
Åtgärd/Handl: Skriv in vad handlingen/skrivelse innehåller.
Riktning: Klicka på rullisten, välj på alternativen Inkommande, Utgående eller Internt.
Datum: Justerbart datum, där skriver man samma datum som handlingen är upprättad.
Handlingstyp: Valbart genom att klicka på rullisten, vilken typ av handling ditt dokument är.
Namn: Avsändare/mottagare fylls alltid i.
Saknas någon handlingstyp till serien, kontakta registrator@uu.se för komplettering.
2013-09-12
När nu alla uppgifter är ifyllda och tryckt på ikonen - Spara
Ny handling är upprättat med det infogade dokumentet.
2013-09-12
Sök efter ärenden via ärendekort
Klicka på fliken Sök på din vänstra sida på bildskärmen.
Klicka på ikonen Sök
Ny ruta - Sök via ärendekort i serie.
Börja med att välj vilken serie du vill söka i, genom att klicka på rullisten och markera.
Går även att söka i alla Uppsala universitets serie, genom att markera Alla som återfinns överst i rullistan.
2013-09-12
På ärendekortet finns möjlighet att återsökta ärende med flera alternativ.
Bara på ett ord eller att kombinera med att fylla i flera sökfält, dessutom göra begränsningar med före eller efter ett datum mm.
Fyll i de ord eller del av ett ord och tryck på ikonen - Sök Längst ner i fönstret visas träffarna.
Rensa alla sökbegrepp från formuläret genom att trycka ikonen - Rensa alla parametrar innan ny nästa sökning.
Övriga funderingar över ärende- och dokumenthanteringssystemet W3D3 Kontakta registrator@uu.se
2013-09-12
