• No results found

Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut.

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Anvisningar för. Anvisningar med exempel för anmälan av förvaltningschefsbeslut."

Copied!
9
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Anvisningar för förvaltningschefs-

beslut

Anvisningar med exempel för anmälan av

förvaltningschefsbeslut.

(2)

2

Inledning

I de här anvisningarna beskrivs hur du hanterar ärenden som förvaltningschefen behöver fatta beslut i. Det kan gälla enklare ärenden som t.ex. ändring av enhetens namn, mer omfattande ärenden som avtal och överenskommelser med externa parter, men också interna beslut som endast rör organisationen. Även anställningsärenden som förvaltningschefen undertecknar anmäls på samma sätt som övriga beslut.

Under beredningen av ett beslutsärende ska berörda parter ha haft möjlighet att lämna syn- punkter och ev. MBL-förhandling måste ha gjorts.

Beslutsunderlagen ska vara korrekta, kompletta och diarieförda när de lämnas in, och försätts- bladet, som alltid ska finnas med, ska vara undertecknade av enhetschefen, som därigenom intygar att ärendet är klart för beslut.

Innehåll

1. Beredning av ärende för beslut ... 3

2. Ärenden utan diarienummer ... 6

3. Anmälan och inlämning av ärende för beslut ... 7

4. Utlämning och expediering ... 8

5. Protokollsutdrag vid förenklade beslutsärenden ... 9

(3)

3

1. Beredning av ärende för beslut

Försättsblad

När ett ärende är färdigberett och klart för beslut ska föredraganden/handläggaren anmäla ärendet till förvaltningschefen genom att skriva ett försättsblad med ärendemening och

beslutsformulering, som vid beslut fogas till förvaltningschefens beslutsprotokoll (exempel 1).

I försättsbladet ska handläggaren/föredraganden ge en tillräckligt utförlig kommentar så att förvaltningschefens kan fatta beslut i ärendet. Den bör innehålla bakgrund, en beskrivning om vad som föranleder beslutet, hur beredningen har gått till och vilka som har deltagit i bered- ningen. I ärenden som måste MBL-förhandlas ska det framgå när detta skett samt om meningsskiljaktigheter funnits.

Försättsbladet ska inte dateras, diarieföras eller arkiveras. Innan ärendet anmäls ska försätts- bladet undertecknas av enhetschefen, som i och med detta intygar att ärendet är klart för beslut.

Exempel 1: Försättsblad

Enhetschefen ska underteckna försätts- bladet före inlämning.

(4)

4 Övriga handlingar

Till försättsbladet fogas sedan de handlingar i ärendet som är relevanta för beslutsfattandet.

Det kan vara bilagor av olika slag, en rapport, utredning, avtal eller ett internt besluts- dokument som ska undertecknas (exempel 2).

Om undertecknandet ska ske på mer än ett ställe i dokumentet ska alla ställen markeras (exempel 3). Handläggaren ska i förekommande fall kontrasignera innan ärendet lämnas in till förvaltningschefen.

Beslutsunderlaget ska vara diariefört centralt på Stockholms universitet, inte i lokala diarier (exempel 4).

 Se Medarbetarwebben för bl.a. SU-beslutsmallar http://www.su.se/medarbetare

Exempel 2: Internt beslutsunderlag

Den här typen av interna beslutsdokument ska kontrasigneras av hand- läggaren före inlämning.

2012-10-22

(5)

5 Exempel 3: Avtal med markering av var undertecknandet ska ske.

Exempel 4: Diariefört beslut

(6)

6

2. Ärenden utan diarienummer

Till vissa ärenden finns kanske inga diarieförda underlag och inga dokument som kräver förvaltningschefens underskrift. Dessa anmäls i så fall genom att man endast lämnar in ett försättsblad med ärendemening och beslutsformulering samt bakgrund och kommentar (exempel 5). Då är försättsbladet det enda dokumentet som lämnas in.

Efter att beslutet har fattats får handläggaren vid behov själv skriva ett protokollsutdrag för att styrka beslutet (se exempel 7 i avsnitt 5).

Exempel 5: Försättsblad för anmälan av ärenden som saknar diarieförda underlag

Ärendet har inget diarienummer.

(7)

7

3. Anmälan och inlämning av ärende för beslut

Anmälan av ärendet ska göras senast tisdagar kl. 13.00 för beslut torsdagar samma vecka.

Kompletta beslutsunderlag i en (1) originaluppsättning lämnas till förvaltningschefen i Bloms hus. Inga extra kopior behövs eftersom endast förvaltningschefen närvar vid beslutsmötet.

Försättsblad och beslutsdokumentet samt ev. bilagor ska också skickas elektroniskt till förvaltningschefen på e-postadressen fc@su.se. Ange tydligt i mailrubriken att det avser ett FC-beslut och vilket ärende det gäller (exempel 6). Syftet med dessa elektroniska kopior är att chefsjuristen och planeringschefen ska kunna granska underlagen vid behov.

Försättsbladet ska alltid vara i Word-format för att texten ska kunna kopieras och fogas till beslutsprotokollet. Filnamnen ska vara tydliga, ex. ”Försättsblad Verksamhetsplanen”.

Beslutsdokument och ev. bilagor kan skickas som Word- eller PDF-filer. Avtal eller överens- kommelser som finns i två exemplar behöver bara skickas in i ett (1) inskannat exemplar.

Exempel 6: Mail med komplett beslutsunderlag

• Tydlig rubrik i mailet.

• Separat försättsblad i Word-format med tydligt filnamn.

• Beslutsunderlag samt bilagor samlade i separat fil.

(8)

8

4. Utlämning och expediering

Föredraganden får meddelande via e-post så snart förvaltningschefen har fattat beslut, med länk till beslutsprotokollet. Originalhandlingarna finns då att hämta utanför receptionen i Bloms hus.

Om ärendet lyfts meddelas föredragande om detta separat, och vad skälet är. Ärendet måste då beredas om och anmälas på nytt en annan vecka.

Föredraganden är ansvarig för expediera ärendet och delge berörda personer samt att skicka in ev. original o.dyl till diariet.

Se http://www.su.se/medarbetare/fran-ledningen/beslut-protokoll

(9)

9

5. Protokollsutdrag vid förenklade beslutsärenden

Vid enklare beslutärenden då förvaltningschefen inte undertecknar ett separat besluts- dokument kan handläggaren vid behov göra ett utdrag ur beslutsprotokollet (exempel 7).

Exempel 7: Protokollsutdrag

5. Ändring av engelskt namn på Kommunikationsenheten.

Föredragande: Sofie Mauritzon, Kommunikationsenheten.

Förvaltningschefen beslutar att Kommunikations- enhetens engelska namn ska vara Communications Office.

Sofie Mauritzon

References

Related documents

Lista och fundera tillsammans över vilka värderingar, vad som är viktigt och värdefullt, ni vill ska ligga till grund för verksamheten för att ni ska få höra detta sägas om

Här kan du se vilka användare ni har i er förening samt skapa och bjuda in flera användare... Klicka på pilen och välj bidraget ni vill söka, klicka sedan

Dessutom kommer uppgifterna att överlämnas till Markör för utförandet av kundundersökningen Löpande Insikt. Uppgifter som skickas in till en kommun kan bli offentliga och får

Märkesbilder av ingivna ansökningar för nyregistrering av renmärken..

Avbrott från fadern Niklas Vasara- Hammare.. Vasara-Hammare Ella

Avbrott från modern Katarina Pavval Kroik.

Resonemang, ekvationslös- ningar och uträkningar för inte vara så knapphändigt presenterade att de blir svåra att följa.. Efter varje uppgift anges maximala antalet

Till alla uppgifterna ska fullständiga lösningar lämnas. Resonemang, ekvationslös- ningar och uträkningar för inte vara så knapphändigt presenterade att de blir svåra