Sammanhållen journalföring mellan Västerås stad och region Västmanland

(1)

Kopia till

Äldrenämnden

Sammanhållen journalföring mellan Västerås stad och region Västmanland

Förslag till beslut

Äldrenämnden godkänner start av pilotprojekt för sammanhållen journal tillsammans med Region Västmanland, innebärande åtkomst av

journalinformation i systemet Cosmic.

Ärendebeskrivning

I juli 2017 startade ett samägt projekt mellan Västerås stad och Region Västmanland. Syftet med projektet är att utvärdera om ett gemensamt och integrerat IT- stöd för hälso- och sjukvård (sammanhållen journalföring) ökar patientsäkerhet, kvalitet och effektivitet i verksamheten hos såväl kommun som region. För ändamålet kommer Region Västmanlands journalsystem Cosmic att användas. Syftet är också att Västerås stad utvärderar om Cosmic är ett journalsystem som fungerar i den kommunala hälso- och sjukvården. Utvärderingen genomförs som en pilot på ett par enheter inom Västerås stad och kommer att resultera i ett beslutsunderlag för ett eventuellt fortsatt arbete kring sammanhållen journalföring. Piloten beräknas att starta i april 2018.

(2)

INLEDNING

Instruktionen beskriver behörighetsstrukturen i Cosmic samt tillvägagångssätt vid beställning av behörigheter via HSA.

BEHÖRIGHETSSTRUKTUR

Behörighetsstrukturen i Cosmic möjliggör individuellt ställningstagande vid behörighetstilldelning i enlighet med juridiska krav, samt möjlighet för

kärnverksamheten att beställa, följa upp och avbeställa behörigheter via HSA.

Behörighetsstrukturen i Cosmic består av en grundbehörighet utifrån yrkesroll, denna grundbehörighet omfattar all personal med samma yrkesroll. Utöver

grundbehörighet finns det möjlighet att beställa/avbeställa extrabehörigheter via HSA i de fall det finns behov av en utökad behörighet inom ett specifikt område.

Det går att avbeställa behörigheter via HSA så länge det finns en personpost på den enheten.

Om personposten försvunnit avbeställs behörigheter via ärende till Cosmicsupporten.

GRUNDBEHÖRIGHET

Anställda

Grundbehörigheter beställs av HSA-redaktör på uppdrag av verksamhetschef, exempelvis Med Läkare, Kir Sjuksköterska osv.

För innehåll i respektive grundbehörighet se: ”Matris över innehåll i grundbehörigheter Cosmic”

Studerande

 För läkarstuderande beställs behörighet t.ex. ”MED Läkarstuderande” i HSA.

 För sjuksköterskestuderande beställs behörighet t.ex. ”KIR Sjuksköterskestuderande” i HSA.

 För barnmorskestuderande beställs behörighet t.ex. ”Kolsva Barnmorskestuderande” i HSA.

 För sjuksköterskor under specialistutbildning beställs t.ex. ”OP Specialistsjuksköterskestuderande”.

 För Läkarsekreterare under utbildning söks vanlig läkarsekreterarbehörighet i HSA, t.ex. ”Hemdal Läkarsekreterare”.

(3)

 För psykologstuderande, sjukgymnast/fysioterapeutstuderande, arbetsterapeutstuderande, kuratorstuderande, dietiststuderande, audionomstuderande och logopedstuderande beställs behörighet t.ex.

”Bäckby Paramedicinstuderande” i HSA. Första gången studenten loggar in i Cosmic väljs rätt användarroll i vallista.

Titel i Cosmic, som t.ex. visas i journalen, hämtas från HSA.

EXTRABEHÖRIGHET

Extrabehörighet och delegerade arbetsuppgifter beställs av HSA-redaktör på uppdrag av verksamhetschef.

Det är verksamhetschefens ansvar att ta ställning till vilka extrabehörigheter personal inom respektive verksamhet ska ha tillgång till, samt att vid behov upprätta

personliga delegeringsbeslut. Det är även verksamhetschefens ansvar att

extrabehörigheter och delegerade behörigheter följs upp och avbeställs när behov inte längre föreligger.

Inga delegeringsbeslut ska skickas in till systemförvaltningen, de ska hanteras och förvaras inom respektive verksamhet.

Nedan följer en översikt med beskrivning av de extrabehörigheter som finns att beställa. Observera sista delen i detta dokument gällande förtydligandet av

förskrivningsrätt samt behörigheter att ordinera och/eller dosjustera läkemedel för sjuksköterskor.

Behörighet Remiss Beskrivning

Remiss läs Denna behörighet behöver inte beställas, ingår i grundbehörigheten för alla användare.

Remiss grund Användare kan inte skriva en remiss eller remissvar i eget namn.

Möjliggör att skriva remiss/svar i annan remittents namn och använda funktionen Klar för signering till ansvarig remittent.

Remiss utökad Användare kan inte skriva en remiss eller remissvar i eget namn.

Möjliggör att skriva remiss/svar i annan remittents

(4)

Behörighet Remiss Beskrivning

Remiss fullständig Användare kan skriva en remiss och hantera svar i eget namn.

Observera att denna behörighet aldrig ska beställas till en medicinsk sekreterare eller annan

administrativ personal.

Ska inte beställas till Läkare Remiss signera

betalningsförbindelse

Denna behörighet beställs till de personer som ska kunna signera utgående betalningsförbindelser.

Idag används inte funktionen, men plan finns att införa detta.

Behörighet Kontrasignering Beskrivning Signera/ändra/överta ansvaret

annans anteckning

Denna behörighet beställs till Överläkare,

specialistläkare samt avdelningschefer med rätt att signera annan personals anteckning vid längre tids frånvaro.

Behörigheten ger rätt att:

 signera annan personals anteckningar

 ändra i annan personals anteckningar (tar då över anteckningen med eget namn)

 ta bort anteckningar som endast är sparade Medicinska sekreterare som arbetar med SVF har rätt att få behörigheten för att kunna ändra diagnos i anteckningar.

Observera att behörigheten inte ger rätt att vidimera eller kontrasignera annan personals anteckningar.

Ska inte beställas till AT- Läkare, Underläkare leg/ej leg, Barnmorskor, DSK, SSK osv.

(5)

Behörighet Provbunden Beskrivning Beställning provbunden

fullständig

Denna behörighet beställs till användare som arbetar enligt vårdprogram (Barnmorskor och Diabetessjuksköterskor) alternativt de

användare som har delegering att beställa och vidimera provsvar i eget namn.

Ger behörighet att:

 Finnas med som svarsmottagare

 Kunna vidimera inkomna svar

Ska inte beställas till Läkare

Behörighet Radiologi Beskrivning Radiologi signera/skicka i

annans namn

Denna behörighet beställs till användare som har delegering att signera och skicka radiologi- och fysiologiremisser i annans namn.

Ska inte beställas till Läkare Radiologi beställning

fullständig

Denna behörighet beställs till användare som har delegering att skicka och vidimera radiologi- och fysiologiremisser i eget namn.

Innehåller inte behörigheten Radiologi signera till väntelista.

Radiologi signera till väntelista Denna behörighet beställs till användare på kliniker där väntelista används för ej skickade radiologibeställningar.

Ger behörighet att:

 Spara radiologibeställningar till väntelista

 Skicka radiologibeställningar från väntelista

(6)

Förskrivningsrätt läkemedel

Sjuksköterskors, distriktssköterskors och barnmorskors förskrivningsrätt för läkemedel regleras i Socialstyrelsens föreskrifter. En personlig förskrivarkod är en förutsättning och finns denna angiven i Cosmic kommer användaren att kunna utföra förskrivningar. Ingen extrabehörighet behöver beställas.

Förskrivningsrätt förbrukningsartiklar

Extrabehörigheten Förskrivning Förbrukningsartiklar (enligt nedan beskrivning) beställs i HSA till användare som uppfyller krav enligt beskrivning;

Behörighet Förskrivning Beskrivning Förskrivning

Förbrukningsartiklar (f.d. Hjälpmedel)

Denna behörighet beställs till sjuksköterska som uppfyller uppsatta utbildningskrav enligt Socialstyrelsens föreskrifter alternativt innehar en skriftlig delegering för förskrivning av förbrukningsartiklar.

Sjuksköterskan innehar en personlig förskrivarkod eller en gruppförskrivarkod avseende hjälpmedel (stomi) eller avseende hjälpmedel (diabetes). Sjuksköterskan ska i sitt nuvarande arbetsuppdrag förskriva

Förbrukningsartiklar i Cosmic.

Ska inte beställas för Paramedicinsk personal eftersom de arbetar i ett annat system.

Behörighet för att ordinera och/eller dosjustera läkemedel

Behörigheterna möjliggör för sjuksköterskan att ordinera och/eller dosjustera en läkemedelsordination inom ett begränsat specifikt produkturval för respektive behörighet.

Behörigheterna (som beskrivs i tabellerna nedan) är fristående och beställs i HSA på individnivå och till användare som ska utföra respektive behörighet.

OBS! Behörigheterna måste även beställas till en sjuksköterska med förskrivningsrätt för läkemedel om denna också ska kunna ordinera och/eller dosjustera en

läkemedelsordination;

(7)

Behörigheter Beskrivning

Sjuksköterska – ADHD Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd på Barn- och ungdomspsykiatri Västmanland med delegering att dosjustera redan ordinerade ADHD läkemedel i Läkemedelslistan.

Behörigheten ger åtkomst till ett begränsat urval av läkemedelsprodukter som finns specificerade i produktkatalogen.

Observera att denna behörighet gör att sjuksköterskan inte kommer att kunna skapa Telefonordination på dessa produkter.

Ska inte ges till alla sjuksköterskor för ändring av enstaka dos i Utdelningsvyn - eftersom det ingår i grundbehörigheten.

Ska inte beställas till Läkare.

Sjuksköterska – allergi Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd på Öron-Näs-Halskliniken med delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade läkemedel i Läkemedelslistan.

(8)

Sjuksköterska – anestesi Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd på Operationskliniken med delegering att ordinera pre-medicinering och dosjustera redan ordinerade läkemedel i Läkemedelslistan.

Sjuksköterska – diabetes Denna behörighet beställs till sjuksköterska med delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade läkemedel i Läkemedelslistan.

(9)

Sjuksköterska – hjärtsvikt Denna behörighet beställs till sjuksköterska med delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade läkemedel i Läkemedelslistan.

Sjuksköterska – infusionstillsats

Denna behörighet beställs till sjuksköterska med delegering att ordinera infusioner (grundsubstans) och på denna lägga till tillsats/er

(tilläggssubstans/er).

(10)

Sjuksköterska – parkinson Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd på Medicinkliniken med delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade läkemedel i

Läkemedelslistan.

Sjuksköterska - säsongsvaccinering

Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd inom Region Västmanland med delegering att ordinera säsongsvaccinationer såsom

influensavaccin och/eller pneumokockvaccin i Vaccinationslistan.

(11)

Sjuksköterska – vaccin Denna behörighet beställs till sjuksköterska som uppfyller Socialstyrelsen krav för ordination enligt olika vaccinationsprogram alternativt innehar en delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade vaccin i Vaccinationslistan.

Behörigheten ger åtkomst till ett begränsat urval av vaccinationsprodukter som finns specificerade i produktkatalogen.

Ska inte ges till alla sjuksköterskor för ändring av enstaka dos i Ordinationslistan- eftersom det ingår i grundbehörigheten.

Sjuksköterska – venereologi Denna behörighet beställs till sjuksköterska anställd på Hudkliniken med delegering att ordinera och dosjustera redan ordinerade läkemedel i

Läkemedelslistan.

(12)

Pilotprojekt för sammanhållen journalföring tillsammans med Region Västmanland

Bakgrund

I juli 2017 startade ett samägt projekt mellan Västerås stad och Region Västmanland. Syftet med projektet är att utvärdera om ett gemensamt och integrerat IT- stöd för hälso- och sjukvård (sammanhållen journalföring) ökar patientsäkerhet, kvalitet och effektivitet i verksamheten hos såväl kommun som region. För ändamålet kommer Region Västmanlands journalsystem Cosmic att användas. Syftet är också att Västerås stad utvärderar om Cosmic är ett

journalsystem som fungerar i den kommunala hälso- och sjukvården. Utvärderingen genomförs som en pilot på ett par enheter inom Västerås stad och kommer att resultera i ett beslutsunderlag för ett eventuellt fortsatt arbete kring sammanhållen journalföring.

Inom regionen är samtliga sjukhus och all primärvård, såväl offentlig som privat, sedan 2016 anslutna till det gemensamma journalsystemet Cosmic. Från 1 april 2017 har även de fysioterapeuter inom länet som har avtal med vårdcentralerna, journalsystemet Cosmic.

Projektet leds av en styrgrupp som är sammansatt av medlemmar från Region Västmanland, Västerås stad Sociala nämndernas förvaltning och Västerås stad Vård och Omsorg. När det fortsättningsvis benämns ”projektet” i detta dokument avses styrgruppens ställningstagande.

Brister i informationsöverföring är en starkt bidragande orsak till att incidenter inträffar för patienter där det finns ett delat medicinskt ansvar och där uppgifter finns i flera vårdgivares journalsystem. En sammanhållen journal stärker

patientsäkerheten för dessa patienter.

(13)

vårdgivare.

- Minskar oro hos hälso- och sjukvårdspersonal för att fatta felaktiga beslut i brist på information.

Under projektets gång och inför att piloten ska starta har ett intensivt arbete pågått för att förbereda funktionaliteten i systemet.

För projektet är det viktigt att gällande regelverk kring sammanhållen journalföring kan efterföljas.

Västerås stads personuppgiftsombud, tillika stadsjurist, har tillsammans med regionens personuppgiftsombud och regionjurist bidragit med synpunkter i projektet.

Juridiska utmaningar och olika synsätt på om gällande lagstiftning uppfylls

Det råder olika uppfattningar om huruvida gällande lagstiftning uppfylls vad avser behörighetstilldelning och hur tillgång till journaluppgifter bereds hälso- och sjukvårdspersonal.

Regionens personuppgiftsombud och regionjuristen är av åsikten att gällande lagstiftning efterlevs.

Stadens personuppgiftsombud anser att lösningen inte är tillfredsställande och avråder projektet att starta piloten. Denne menar att regionens

behörighetstilldelning är för vidlyftig och generell samt att det krävs en teknisk funktionalitet som omöjliggör åtkomst till information innan ett samtycke är ifyllt i systemet.

Projektet har ombett stadens personuppgiftsombud att mer i detalj redovisa sitt ställningstagande. Denne har hänvisat till ” Privacy by Design/Default” och bifogat ett faktablad från Datainspektionen¹.

Projektet har inhämtat en second opinion från en förbundsjurist på SKL, specialiserad inom områdena Hälso- och sjukvårdsjuridik, läkemedel,

medicintekniska produkter, tandvård och patientdatalagsfrågor. Förbundsjuristen svarar att det finns krav på en teknisk funktionalitet i system för att aktiva val ska kunna göras. Denne gör däremot inte bedömningen att krav finns på funktionalitet som omöjliggör tillgång till information innan ett samtycke finns registrerat i systemet.

Projektet uppfattar därmed att förbundsjuristen på SKL gör samma bedömning som

(14)

Enligt Patientdatalagen 6 kap. 3§ ” För att en vårdgivare ska få behandla uppgifter som en annan vårdgivare gjort tillgängliga i systemet med sammanhållen

journalföring enligt 2 § femte stycket krävs att

1. uppgifterna rör en patient som det finns en aktuell patientrelation med, 2. uppgifterna kan antas ha betydelse för att förebygga, utreda eller behandla sjukdomar och skador hos patienten inom hälso- och sjukvården, och

3. patienten samtycker till det.”

Enligt 4 kap. 6§ HSLF-FS 2016:40 ”Vårdgivaren ska ansvara för att en behörig användares åtkomst till ospärrade uppgifter om en patient hos en annan vårdgivare föregås av att användaren kontrollerar att förutsättningarna för behandling

av personuppgifter enligt 6 kap. 3 § eller 3 a § patientdatalagen (2008:355) är uppfyllda och därefter gör ett aktivt val för att ta del av uppgifterna.”

Föreskriften anger också förutsättningar för åtkomst till information gällande de personer som inte endast tillfälligt saknar förmåga att lämna sitt samtycke.

I såväl nu gällande Personuppgiftslag som i kommande Dataskyddsförordning anges att den personuppgiftsansvarige (i det här fallet Äldrenämnden) ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna.

I faktabladet från Datainspektionen kring personuppgiftsbehandling och inbyggd integritet anges att IT-system bör vara utformade med behörighetssystem som kan anpassas efter organisationens arbetssätt och vidare att ” Ett idealiskt system för kontroll av behörigheter ska kunna se till att identifierade användare kommer åt rätt information enkelt men hindras att komma åt "fel" information, det vill säga personuppgifter som inte behövs för att lösa ens arbetsuppgift.”

Beskrivning av Cosmics funktionalitet vad gäller åtkomst till uppgifter och hur dessa görs tillgängliga samt Region Västmanlands regelverk för behörighetstilldelning.

Utöver det som nedan kommer att beskrivas har projektet säkerställt att systemet innehåller en rad tekniska krav såsom krav på kryptering, stark autentisering, säkerhetskopiering osv. Det omnämns inte vidare i det här dokumentet.

2 Patientdatalag;

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk- forfattningssamling/patientdatalag-2008355_sfs-2008-355

(15)

också att ha olika behörigheter som svarar mot användarens behov.

Nedanstående beskrivs hur en användare bereder sig tillgång till informationen genom aktiva steg:

 När användaren öppnar journalen startar denne alltid i sin egen enhets journal. I den vyn visas inte information från annan vårdgivare.

 Användaren ska därefter alltid kontrollera att samtycke finns inhämtat från patienten innan journalanteckning från annan vårdgivare öppnas.

Denna information är ett eget steg och ingen annan information visas.

Detta för att förenkla, tydliggöra rutinen och underlätta för användaren att göra rätt.

 Därefter väljer användaren att öppna annan vårdgivares information om det finns en aktuell vårdrelation och om uppgifterna anses ha betydelse för vården.

Nedanstående bild illustrerar hur informationen är segmenterad och tvingar användaren till aktiva val- dvs en teknisk åtgärd som är vidtagen. Vyn med

”mappar” är dessutom individuell beroende på behov; vissa användare kan inte se vissa enheter och de är då naturligtvis inte heller ”klick-bara”.

(16)

förändras.

Beskrivna instruktioner som arbetas efter:

o Inhämtande av samtycke o Dokumentation av samtycke

o Information till patient om sammanhållen journalföring o Spärrhantering

o Systematiska loggkontroller

o Beställning av Cosmicbehörigheter i HSA- Användarmanual o Matris över innehåll i grundbehörigheter Cosmic

Samtliga instruktioner kommer att uppdateras kontinuerligt och ska vara väl kända av medarbetarna.

 Information till patienterna är uppdaterad och patienterna ska vara väl införstådda om att sammanhållen journalföring praktiseras och därmed kunna välja att spärra sin information för annan vårdgivare.

 Risk- och sårbarhetsanalyser är genomförd och åtgärder vidtagna. Vid ett eventuellt beslut om breddinförande efter projektet görs en förnyad analys.

 Behörighetskontroller genom loggranskningar ska genomföras kontinuerligt och vara väl känd hos medarbetarna att det görs.

Omvärldsspaning

Projektet har haft kontakt med region Kronoberg och ett par av kommunerna i Kronobergs län för att ta del av erfarenheter och dra lärdom av deras arbete med sammanhållen journalföring i Cosmic. Älmhults kommun inhämtar samtycke om sammanhållen journal när patienten blir registrerad som hemsjukvårdspatient samt en gång per år för dessa som redan är hemsjukvårdspatienter. Samtycke finns på samma sätt som för Västerås stad som ett fast val i Cosmic.

I Kalmar pågår en förstudie för att ta fram förutsättningar att ingå sammanhållen journalföring tillsammans med regionen i länet.

Projektets bedömning och slutsats

Projektet gör bedömningen att Region Västmanland och förbundsjuristen på SKL har redovisat vilken lagstiftning som gäller och regionen har svarat hur lösningen tillgodoser den. Projektet kan inte finna stöd för att det finns ett absolut krav i lagstiftningen, eller i Datainspektionens faktablad, som anger att det måste finnas tekniskt stöd i systemet som omöjliggör åtkomst till information innan ett samtycke finns registrerat såsom stadens personuppgiftsombud uppfattning är.

Det finns teknisk funktionalitet som tvingar användaren att göra aktiva val för att komma åt uppgifterna från annan vårdgivare, dvs en teknisk åtgärd.

(17)

Projektets styrgrupp rekommenderar att piloten kan genomföras som planerat.

Skulle Äldrenämnden ha en annan uppfattning avslutas projektet. Det finns i så fall inga förutsättningar för Västerås stad att ingå sammanhållen journalföring med Region Västmanland då det inte finns möjlighet att göra ytterligare korrigeringar i systemet för närvarande.