Handbok Bemanning Önskad sysselsättningsgrad Heltid som norm

Handbok Bemanning Önskad sysselsättningsgrad

– Heltid som norm

Enligt lokalt kollektivavtal med Kommunal

DNR 2015/123

Diarienummer: SOF xx-xx Ägare: HR-enheten Reviderad 2017-04-17

Innehåll

1 Inledning ... 4

1:1 Gemensam bemanningsprocess i schemalagd verksamhet ... 4

1:2 Handbok Bemanning ... 5

1:2:1 Syfte ... 5

1:2:2 Målgrupp ... 5

2 Rollfördelning och ansvar inom bemanningsprocessen ... 5

2:1 Verksamhetschef ... 5

2:2 Områdeschef ... 6

2:3 Lokal samverkansgrupp ... 6

2:4 Samordnare... 6

2:5 Medarbetare ... 7

2:6 Huvudadministratör ... 7

2:7 Ekonom ... 7

3 Gemensam schemaprocess ... 8

4 Gemensamma riktlinjer ... 9

4:1 Solidaritet ... 9

4:2 Samplanering ... 9

4:3 Rätt till heltid och möjlighet till deltid ... 9

4:4 Bemanningskrav ... 10

4:5 Kriterier vid fördelning av arbetstider ... 10

4:6 Medarbetares önskemål ... 10

4:7 Nattarbete ... 11

4:8 Rörlighet utifrån kompetens ... 11

4:9 Introduktion ... 11

4:10 Mottagande område ... 12

4:11 Arbete hälften av helgerna ... 12

4:12 Schemaperiod - fyra veckor ... 12

4:13 Fridagar och planerade ledigheter ... 12

4:14 Kvoter vid ledigheter ... 13

4:15 Turbyten under pågående schemaperiod ... 13

4:16 Arbetspassens längd ... 13

4:17 Delad tur ... 13

4:18 Resurspass och skuggpass - verksamhetens överkapacitet ... 13

4:19 När bemanningskravet inte täckts - verksamhetens underkapacitet ... 14

4:20 Kostnadsfördelning ... 14

5 Gemensamma stödfunktioner/verktyg ... 15

5:1 Verktyg vid bemanningsplanering ... 15

5:1:1 Utbildning i Time Care ... 15

5:1:2 Support i Time Care ... 15

5:2 Ekonom ... 15

6 Support ... 15

6:1 Support resursfördelning och budgetplanering... 15

6:2 Support kring lagar, avtal och regler inom arbetstidsområdet ... 16

6:3 Support Time Care ... 16

7 Utbildning Bemanningsprocessen ... 16

7:1 Utbildning för chefer ... 16

7:2 Utbildning för samordnare ... 16

7:3 Utbildning medarbetare ... 16

8 Uppföljning ... 16

Bilaga: Grundläggande bemanningskrav ... 20

Bilaga: Hantering resurspass i Time Care ... 21

Samordnarens ansvar när resurspass lagts in som tillgänglighetspass i TC Pool... 22

När medarbetaren har resurspass i schemat ... 22

Bilaga: Lokalt kollektivavtal; Heltid som norm - Med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad ... 23

4

1 Inledning

Åstorps kommuns medarbetare är den viktigaste faktorn för att vi ska nå ett fullgott resultat och kunna erbjuda den kvalitet som kommuninvånarna önskar. För att behålla och rekrytera kompetenta och engagerade medarbetare är det viktigt för oss att vara en attraktiv arbetsgivare som kan erbjuda goda arbetsvillkor. Ett led i detta är att samtliga medarbetare ska ha rätt att önska vilken sysselsättningsgrad de vill arbeta.

Inom socialförvaltningen bedrivs verksamhet dygnet runt veckans alla dagar.

Medarbetarna utgör den enskilt viktigaste resursen som verksamheten har att tillgå för att kunna ge service och stöd till de brukare vi är till för.

Vi tar ansvar genom att:

 låta ledorden kontinuitet, kvalitet, arbetsmiljö, delaktighet, trygghet och ekonomi genomsyra bemanningsprocessen

 skapa förutsättningar för att verksamheten ska kunna ha rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt och med rätt kompetens

 ge alla tillsvidareanställda medarbetare heltidsanställning i grunden med regelbunden möjlighet att ansöka om annan sysselsättningsgrad

 garantera att medarbetaren får ut arbetstid motsvarande den sysselsättningsgrad som är överenskommen

Vår målsättning är att tjänsterna utförs av tillsvidareanställda medarbetare med rätt erfarenhet och kompetens och att detta gäller oavsett tid på dygnet och dag i vecka

1:1 Gemensam bemanningsprocess i schemalagd verksamhet

En bemanningsprocess börjar alltid med att fastställa kundens behov, något som kan ske på lite olika sätt i olika verksamheter. Stegen i processen är dock alltid desamma:

För att brukare och medarbetare ska kunna känna sig trygga med att verksamheten är rätt bemannad är det viktigt att vi sätter bemanningskrav utifrån samma typ av underlag i likartade verksamheter.

Mellan olika verksamheter kan underlagen skilja sig åt. Bemanningskrav tar sin utgångspunkt i:

 brukarnas biståndsbeslut och genomförandeplaner

 regelbundna tidsstudier/uppföljningar

 chefers/medarbetares sammanlagda erfarenheter och kunskap inom området

När bemanningskravet är satt stäms det av mot tillgängliga resurser innan

schemaläggningsprocessen inleds. För att uppnå god kvalitet och bra arbetsmiljö är det avgörande att mest resurser fördelas dit där vårdtyngden och behovet är störst.

Kundens behov

Bemannings krav

Planera och fördela arbetstid

Uppföljning och förbättring

5

1:2 Handbok Bemanning

Handboken fastställs av arbetsgivare och facklig förhandlare gemensamt och implementeras i verksamheterna inför startdatum för Önskad sysselsättningsgrad 2016-10-31. Om uppföljning visar på behov av korrigeringar i handboken, hanteras detta enligt skrivning i avtalet.

1:2:1 Syfte

Syftet med handboken är att beskriva processen med planering, bemanning och uppföljning av verksamheten för att nå målet att erbjuda anställda önskad

sysselsättningsgrad och nå en god kontinuitet i verksamheten. I handboken redogörs för de riktlinjer som gäller i olika steg i processen och vilket ansvar som ligger på vilka roller.

1:2:2 Målgrupp

I handboken finns roller beskrivna för verksamhetschef, områdeschef, lokal samverkansgrupp, medarbetare, samordnare, huvudadministratör och ekonom.

Schemaprocess med tillhörande avtal omfattar hantering av arbetstid för medarbetare inom Kommunals avtalsområde.

2 Rollfördelning och ansvar inom bemanningsprocessen

Här förtydligas roller och ansvar i bemanningsprocessen för följande funktioner:

 verksamhetschef

 områdeschef

 lokal samverkansgrupp på områdesnivå

 medarbetare

 samordnare

 huvudadministratör

 ekonom

2:1 Verksamhetschef

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess

 fastställa resurstilldelning och bemanningskrav på områdesnivå, tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp

 signalera till förvaltningens ledningsgrupp när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet

 skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina områdeschefer och övriga medarbetare

 introducera nya områdeschefer i fastställd bemanningsprocess

 samplanera mellan verksamheter för att uppnå rätt bemanning,

 tillsammans med sina områdeschefer och övriga verksamhetschefer omfördela resurser inom området vid behov

 rekrytera nya medarbetare vid behov

 följa upp bemanningsprocessen tillsammans med respektive områdeschef samt återrapportera till förvaltningens ledningsgrupp

6

 ta fram och kvalitetssäkra underlag/statistik vid uppföljning inom bemanningsområdet

2:2 Områdeschef

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess

 fastställa bemanningskrav på områdesnivå utifrån kundens behov, egna och medarbetares kunskaper samt tillgängliga resurser

 lagar och avtal följs

 personal finns registrerad med korrekt sysselsättningsgrad

 rekrytera vid behov

 introducera nya medarbetare i fastställd bemanningsprocess, tillsammans med samordnare

 skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina medarbetare

 omfördela resurser inom området vid behov

 samplanera med andra verksamheter/områden/avdelningar för att uppnå rätt bemanning, tillsammans med verksamhetschef och kollegor

 följa gemensamma riktlinjer i bemanningsprocessen

 signalera till verksamhetschef när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet

 följa upp bemanningsprocessen tillsammans med verksamhetschef och lokal samverkan

 ta fram och kvalitetssäkra underlag/statistik vid uppföljning inom bemanningsområdet

2:3 Lokal samverkansgrupp

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess

 fastställa metod för schemaläggning (Rev 170417)

 bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen

 följa upp bemanningsprocessen och effekter på arbetsmiljön

2:4 Samordnare

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess

 bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten

 följa gemensamma riktlinjer i bemanningsprocessen

 följa gemensam schemaprocess

 anmäla vakanser/vakanta arbetspass till Time Care Pool när schema fastställts

 vara administratör för Time Care

 delta vid utbildningssatsningar inom bemanningsområdet

 utbilda nyanställda i systemet vid behov

 registrera 4-veckorsperioder med planeringsdatum ett år framåt

 bistå ansvarig chef vid diffkorrigering (Rev 170417)

 tillstyrka frånvaro och vikariepass i Personec P

 via områdeschef bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen

7

2:5 Medarbetare

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med sin roll i bemanningsprocessen

 bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten

 lägga in sitt önskemål om arbetstider och ledigheter, all planerad frånvaro, i Time Care enligt gällande tidplan

 följa gemensam schemaprocess och vid diffkorrigering göra vad man kan för att lösa schemat enligt bemanningskravet

 rapportera till samordnare ev förändringar i färdigt schema

 rapportera ”ickeplanerad” frånvaro i Personec P

 delta vid utbildningssatsningar inom bemanningsområdet

 via samverkan och områdeschef bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen

2:6 Huvudadministratör

Ansvarar för att

 administrera och uppdatera systemen i Time Care

 vara kontaktpersoner gentemot HRsc, TimeCare, IT Åstorp och IT Klippan (Rev 170417)

 ge support till verksamheterna avseende Time Care

 bevaka följsamhet till lagar/avtal

2:7 Ekonom

Ansvarar för att

 vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess

 ge utbildning och support inom ekonomiområdet

 bistå chefer i budget- och uppföljningsarbete

8

3 Gemensam schemaprocess

För att kunna erbjuda anställda önskad sysselsättningsgrad och trygga verksamheten både kvalitetsmässigt, arbetsmiljömässigt och ekonomiskt införs en gemensam schemaprocess. Schemaprocessen syftar till att göra all arbetstid inom ett kompetensområde tillgänglig för samtliga medarbetare med den kompetensen, samtidigt som vi tar god hänsyn till kontinuitetsaspekten för brukarna och trygghetsaspekten för medarbetarna.

1. Ansvarig chef fastställer bemanningskrav för den kommande schemaperioden i dialog med arbetsgruppen. (Rev 170417)

2. Bemanningskravet läggs in i Time Care Planering av ansvarig chef.

3. Medarbetaren lägger in önskade arbetspass och ev ledigheter motsvarande sysselsättningsgraden.

4. Samordnare tar emot önskat schema

5. Områdeschef bedömer eventuella önskemål om ledighet.

6. Samordnaren publicerar det preliminära schemat

7. Medarbetare korrigerar vid behov sina inlagda pass för att täcka bemanningskravet. Sker i samråd med arbetslag/samordnare.

8. Samordnare och chef stämmer tillsammans av schemat

9. Områdeschef godkänner schemat och samordnare rapporterar in vakanser/vakanta arbetspass till Time Care Pool

10. Medarbetaren får sitt färdiga individuella schema med eventuella resurspass senast fjorton dagar innan schemaperioden börjar.

Alla brytpunkter räknas fram utifrån att medarbetaren ska få sitt schema senast fjorton dagar innan det börjar gälla.

ChefSamordnareMedarbetare

1. Fastställer bemanningskrav för perioden

2. Lägger in bemanningskr av i planeringsverk tyget 4. Tar emot önskemål

3. Lägger in önskade arbetspass och planerade ledigheter

5. Bedömer eventuella ledighetsansöknin gar

6. Arbetar fram och publicerar preliminärt schema

7. Korrigerar vid behov inlagda pass

8. Stämmer av schema tillsammans med samordnare

8. Stämmer av schema tillsammans med chef

9. Trycker fram färdigt schema

10. Får sitt färdiga schema med eventuella resurspass Brytp

unkt

Brytp unkt

Brytp unkt

Brytp unkt

9

4 Gemensamma riktlinjer

4:1 Solidaritet

Schemaprocessen bygger på ett gemensamt ansvar där samtliga medarbetare ingår.

All arbetstid måste bli tillgänglig i planeringsstadiet för samtliga medarbetare.

Eventuella tidigare grundscheman/arbetssätt i schemaplanering upphör därmed att gälla.

4:2 Samplanering

Avdelningar och områden måste samplanera sin bemanning. Detta för att

medarbetarnas kompetens ska tas tillvara i så stor utsträckning som möjligt och för att medarbetarna ska få ut så mycket som möjligt av sin sysselsättningsgrad redan i planeringsstadiet.

Chefer har ansvar att tillsammans se över varje områdes behov av bemanning utifrån bemanningskrav och medarbetares önskemål om sysselsättning. Detta ska ske regelbundet, inte minst i samband med att medarbetares önskemål om partiell ledighet inkommer (sker en gång årligen - se bilaga Avtal om flexibel

verksamhetsstyrd förläggning av arbetstid).

I första hand sker samplanering mellan arbetslag/avdelningar på egna arbetsstället, därefter inom hela området och i tredje hand med geografiskt närliggande likartad verksamhet. Om behov för ytterligare samplanering finns vidgas ringen.

Grundprincipen är att medarbetaren gör så mycket som möjligt av arbetstiden på huvudarbetsstället, för att värna kontinuiteten. Samordnare bistår chefer i

samplaneringen.

4:3 Rätt till heltid och möjlighet till deltid

Tillsvidareanställda medarbetare samt medarbetare med visstidsanställning mer än tre månader inom berörda verksamheter är anställda på heltid i sin grundanställning.

10

En gång årligen ges möjlighet att önska annan sysselsättningsgrad ner till lägst 50 %, med brytpunkt vid månadsskiftet november-december. (Rev 170417)

I undantagsfall kan medarbetare beviljas lägre sysselsättningsgrad än 50 %, men detta är ingen rättighet, utan bedöms av chef med hänsyn till verksamhetens behov.

4:4 Bemanningskrav

Bemanningskravet utgör grund för hela schemaprocessen och kravet sätts av ansvarig chef.

Bemanningskravet visar hur många medarbetare som måste vara på plats vid varje given tidpunkt, och med vilken kompetens, för att vi ska kunna tillhandahålla insatser av god kvalitet för dem vi är till för (se bilaga Grundläggande bemanningskrav).

Beräknat bemanningskrav innefattar all tid som behövs för att kunna utföra arbetet.

Tid för arbete med brukare såväl som tid för dokumentation, APT, utbildning mm.

I föränderlig verksamhet, revideras bemanningskravet löpande utifrån brukarnas förändrade behov och andra förutsättningar i verksamheten. Först när

bemanningskravet är satt kan arbetstider fördelas.

Olika underlag behövs för att sätta bemanningskrav. Medarbetarnas kunskap är ett viktigt sådant underlag, eftersom medarbetarna är närmast brukaren och därmed ser brukarens behov allteftersom detta förändras.

Exempel på andra underlag är:

 Myndighetsbeslut/-beställningar

 Genomförandeplaner

 Arbetsuppgifternas förläggning över dygnet (följs upp och revideras löpande)

Bemanningskravet måste alltid stämmas av mot tillgängliga resurser i budget..

Verksamheten ska ha ett resursfördelningssystem som tar hänsyn till omfattning och vårdtyngd, så att resurserna används där behovet är störst.

4:5 Kriterier vid fördelning av arbetstider

Först när bemanningskravet är fastställt kan arbetspass planeras med följande förutsättningar:

 Områdeschef anger antal ordinarie medarbetare som ska var på plats varje arbetspass samt ev kompetenskrav

 Medarbetarna lägger in sina ”önskeschema” med hänsyn till bemanningskravet och egen sysselsättningsgrad

 Arbete varannan helg är norm

 Medarbetarna garanteras arbetstid motsvarande sysselsättnings- graden +/- 2 tim per schemaperiod

 Lagar, avtal och regler ska följas

4:6 Medarbetares önskemål

Medarbetaren har rätt till nio fridagar på fyra veckor enligt HÖK.

Medarbetaren har även möjlighet att inkomma med önskemål om annan ledighet i form av:

 Semesterdagar

 Föräldraledighet

11

 Tjänstledigt för studier

 Tjänstledigt utan lön

 Planerad sjukledighet (vid operationer och liknande)

 Ledigt med timbankstid

 Förstärkt önskemål om att ej schemaläggas vid viss tidpunkt (s k veto) Alla önskemål ska ha inkommit innan schema fastställs - se punkt 3 i schemaprocess.

4:7 Nattarbete

Även medarbetare som arbetar natt kommer att ha en heltidsanställning i grunden och får sin arbetstid förlagd enligt samma schemaprocess som övriga medarbetare.

Heltidsmåttet för nattjänst är som tidigare 35 timmar per vecka.

Viss arbetstid måste dock förläggas på dagtid t ex utbildningar, arbetsplatsträffar, teamarbete samt annan yrkesutveckling. Eventuella resurspass förläggs till tiden 16.00 – 07.30. Schemaläggningsprocessen säkerställer att arbetstidslagen följs.

(Rev 170417)

Dag som följer efter nattarbetspass räknas in i arbetspasset och den dagen används för sömn och återhämtning. Dag efter det räknas som fridag. Medarbetare natt har rätt till nio fridagar på fyra veckor, som övriga medarbetare.

Läkarundersökning för nattmedarbetare görs obligatoriska, inte bara för arbetsgivaren att erbjuda utan även för medarbetaren att delta vid. Arbetsmiljöverkets regelverk för frekvens gäller i detta avseende.

4:8 Rörlighet utifrån kompetens

Rörlighet mellan avdelningar/områden/verksamheter utifrån kompetens omfattar samtliga medarbetare. Medarbetaren har ett huvudarbetsställe där denne gör

merparten av sin arbetstid, men när medarbetaren inte behövs där all sin arbetstid kan denne omdirigeras att utföra arbete någon annanstans, där medarbetaren har

kompetens. Denna omdirigering kan ske antingen i planeringsstadiet vid

samplanering med andra områden eller i fastställt schema i form av resurspass (se bilaga Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstiden).

Samtliga medarbetare måste vara beredda på att utföra arbete på fler än ett

arbetsställe, men det är på sitt huvudarbetsställe som medarbetare ses som ordinarie.

På arbetsställen där medarbetare endast gör enstaka arbetspass då och då ses medarbetaren som korttidsbemanning och kan inte förväntas utföra fullt samma arbete som en ordinarie.

Det är viktigt att medarbetare utför arbete på ett begränsat antal arbetsställen utöver huvudstället, för att värna kontinuiteten, men samtidigt är det viktigt att vi bemannar verksamheten med i huvudsak vana, utbildade och erfarna medarbetare.

4:9 Introduktion

En ny medarbetare kan behöva introduktion på en arbetsplats innan arbete utförs.

Introduktionens omfattning ska anges av ansvarig chef och kan skilja sig åt från en verksamhet till en annan. Introduktionen kan också se olika ut för en tidigare erfaren medarbetare jämfört med en ny, oerfaren medarbetare. Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg med att ha fått tillräcklig introduktion.

12

4:10 Mottagande område

Alla anställda har ansvar att ta emot nya medarbetare på ett bra och välkomnande sätt.

Det är viktigt att det känns tryggt att komma till sin arbetsplats och att den

information som var och en behöver för att kunna utföra sitt arbete finns lättillgänglig och är uppdaterad.

4:11 Arbete hälften av helgerna

Arbete häften av helgerna utgör norm. Chef avgör om arbete färre än hälften av helgerna är möjligt för en enskild medarbetare.

Renodlade helgtjänster, där enskilda medarbetare i arbetslagen är anställda för att arbeta enbart helger, ska inte inrättas. Däremot finns möjlighet för enskild anställda att under perioder själv önska att förlägga fler arbetspass under helger.

4:12 Schemaperiod - fyra veckor

När en schemaperiod är fastställd ska den inte ändras i särskilt stor utsträckning utan den medarbetare som är inplanerad att göra ett arbetspass är också den medarbetare som i slutänden utför passet. Detta för att vi ska kunna säkra att vi har rätt kompetens och kontaktman på plats i verksamheten vid rätt tidpunkt och samtidigt upprätthåller lagar, avtal och regler för hur/när arbetstid får utföras.

Medarbetaren måste därför, innan schema fastställs, lägga in önskade arbetspass och eventuella ledigheter i ett preliminärt schema. När schema väl är fastställt ska förändringar endast ske i undantagsfall.

Om schemaperioden i verkligheten ska bli så som vi planerat måste vi också fastställa korta perioder i taget eftersom brukarnas behov och medarbetarnas förutsättningar är föränderliga. Vi kan planera en lång period, men vi fastställer endast fyra veckor i taget.

Ju kortare och mer välplanerade schemaperioder desto större sannolikhet att

kvaliteten för brukarna blir hög och att medarbetarna får sina önskade ledigheter samt får ut mer av sin arbetstid på det huvudsakliga arbetsstället.

Att ha samma schemaperiod i verksamheten gör det också möjligt att hantera över- och underkapacitet på ett bra sätt - vi ser var vi har överskott på resurser och var vi saknar resurser.

4:13 Fridagar och planerade ledigheter

Chef avgör vilka fridagar och andra ledigheter som kan beviljas innan schema fastställs och grunden är att bemanningskravet ska vara täckt. Chefs uppdrag är att bemanna verksamheten utifrån kontinuitet, kvalitet och kontaktmannaskap samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning.

Vid sammanhängande semesterledigheter/föräldraledigheter söks ledigheten under hela perioden och bryts ej av fridagar. Detta för att visa chef/samordnare att det är semester eller föräldraledigt som avses under hela perioden. En fridag har inte samma särställning som beviljad lagstadgad ledighet och medarbetaren kan under

schemaläggningsprocessen få en fridag förflyttad samt kallas in att arbeta på en fridag under pågående schemaperiod om verksamheten kräver det.

Ex. Om en medarbetare vill ha ledigt en hel vecka och söker semester måndag-fredag och lägger fridag lördag-söndag så kan det resultera i att man i slutänden endast får ledigt måndag-fredag. Vill medarbetaren försäkra sig om att få ledigt även lördag- söndag så måste medarbetaren söka semester dessa två dagar också. Söks semester på

13

detta sätt för en hel vecka (sju dagar) så dras endast fem semesterdagar från

medarbetaren, men semesterledigheten är säkrad även för de två helgdagarna. Samma princip gäller för föräldraledighet och annan tjänstledighet.

Ledigheter som ansöks tre månader i förväg eller mer ska, om inget extraordinärt råder, kunna beviljas. För huvudsemestern och storhelger gäller särskild planering.

Medarbetare kan även meddela önskemål om ledighet med timbankstid eller förstärkt önskemål om ledigt del av dag, om medarbetaren har något särskilt inplanerat

exempelvis en förmiddag eller eftermiddag. Önskemålens rimlighet bedöms av chef.

Om samtliga medarbetare ansöker om ledighet, eller har förstärkt önskemål om ledigt, samma dag/tidpunkt styr bemanningskravet hur många som kan få ledigt vid den givna tidpunkten. Chef har ansvar att genom turordning eller på annat sätt säkerställa att gemensamt ansvar tas vid sådana tillfällen.

4:14 Kvoter vid ledigheter

Semesterledighet ska planeras in i schema innan schema fastställs och beräknas då enligt kvoten 1,0.

Annan planerad ledighet (föräldraledighet, tjänstledighet med mera) beräknas enligt kvoten 1,4 och kvoten måste anges av chef i Självservice.

För varje semesterdag/annan ledighetsdag avräknas 1/5 av veckoarbetstiden.

Ledighet som söks och beviljas (om möjligt) i fastställt schema beräknas enligt kvot i förhållande till antal inplanerade arbetspass. Sådan ledighet rapporteras i Självservice.

4:15 Turbyten under pågående schemaperiod

Om medarbetare önskar byta turer med varandra under pågående schemaperiod på grund av att något oförutsett inträffat som inte varit möjligt att planera in i schema ska detta alltid godkännas av chef, som har ansvar att bemanna verksamheten utifrån kontinuitet, kvalitet och kontaktmannaskap samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning. Turbytet läggs in i Time Care Planering. Se 2:4

4:16 Arbetspassens längd

Arbetspass i ordinarie verksamhet som planeras in i schema är aldrig kortare än fem (5) timmar.

Arbetspass i form av till exempel enstaka utbildningstillfällen, arbetsplatsträffar och liknande kan vara kortare än fem (5) timmar.

Arbetspass som bokas in på ett schemalagt resurspass (när schema redan är fastställt) kan vara kortare än fem (5) timmar, om verksamhetens behov är lägre samtidigt som de timmar som medarbetare ska göra upp till sin sysselsättningsgrad också är färre än fem (5).

4:17 Delad tur

Arbetsgivaren planerar inte in delade turer i medarbetares scheman.

4:18 Resurspass och skuggpass - verksamhetens överkapacitet

I samband med att schema fastställs kan överkapacitet uppstå, när medarbetare har arbetstid kvar att göra upp till sin sysselsättningsgrad samtidigt som

bemanningskravet inom området redan är täckt. Denna arbetstid schemaläggs som resurspass.

14

Bakom resurspasset anges ett skuggpass, som motsvarar den tid som saknas upp till sysselsättningsgraden.

Ett resurspass kan vara så långt som arbetstidslagen tillåter innan schema spikas. Ett resurspass kan även läggas in före eller efter ett kort inplanerat arbetspass. Det bakomliggande skuggpasset läggs då i direkt anknytning till det inplanerade arbetspasset. Om resurspasset bokas in någon annanstans förläggs även det passet i anslutning till det från början inplanerade arbetspasset, för att undvika att delad tur uppstår. Max en timmas rast är möjlig att lägga emellan, avgörs av om rast tagits ut på det från början inplanerade arbetspasset.

När resurspass bokas in av samordnare omvandlas det till ett arbetspass och medarbetaren går dit hon/han bokats.

Om ett resurspass inte bokas inträder det bakomliggande skuggpasset och

medarbetaren kommer att vara övertalig dessa timmar. Chef har ansvar att meddela medarbetarna vad dessa ska göra om skuggpass inträder och några alternativa möjligheter är:

 gå utöver på det egna huvudstället och utföra arbetsuppgifter som är på förhand definierade av chef (medarbetaren blir då en tillfällig

resursförstärkning på det egna arbetsstället)

 gå utöver på det arbetsställe/område som huvudstället samplanerar med och bistå det arbetslaget (bidrar till att medarbetaren bibehåller vanan att röra sig inom organisationen)

 gå introduktion i ytterligare verksamhet (viktigt om medarbetaren ofta förblir obokad på resurspass och därmed inte är tillräckligt bokningsbar) Medarbetare som önskar kan ta ut timbankstid eller annan ledighet istället för att komma in som övertalig. Om medarbetaren planerar att hantera ett eventuellt skuggpass på detta sätt ska chef informeras dagen innan och först när passet inträder kan ledighet börja gälla.

Om en medarbetare blir sjuk på ett resurspass beräknas sjuklön utifrån det

bakomliggande skuggpassets längd. Om ett inbokat resurspass av någon anledning avbokas så inträder återigen det bakomliggande skuggpasset.

4:19 När bemanningskravet inte täckts - verksamhetens underkapacitet

I samband med att schema fastställs kan även underkapacitet uppstå, då

bemanningskravet inte har gått att täcka med ordinarie medarbetares arbetstid (ska vid god bemanningsplanering endast ske i undantagsfall).

Samordnare har ansvar att anmäla vakanser/vakanta arbetspass till Time Care Pool när schema fastställts.

4:20 Kostnadsfördelning

Kostnaden för bokade resurspass belastar bokande område. Kostnaden omfördelas via Time Care Pool.

Samplanerade arbetspass (när medarbetaren är inplanerad i schema någon annanstans än på huvudarbetsstället) hanteras manuellt av ordinarie chef via avvikande kodsträng i Personec.

Eventuella kostnader i samband med introduktion på annat område bärs av ordinarie chef och särredovisas som en egen aktivitet för att kunna följas upp.

15

Om en medarbetare blir sjuk på ett inbokat resurspass (hos en annan chef) så bärs kostnaden för sjuklön av ordinarie chef, men kostnaden särredovisas manuellt för att kunna följas upp.

Om övertalighet inträder i form av skuggpass så bärs kostnaden av ordinarie chef och kostnaden särredovisas via Time Care Pool för att kunna följas upp.

5 Gemensamma stödfunktioner/verktyg

5:1 Verktyg vid bemanningsplanering

Time Care används som resurs- och schemaplaneringssystem.

Huvudadministratörerna för Time Care tillhandahåller support i systemet till övrig verksamhet.

I Time Care används huvudsakligen två olika moduler:

Time Care Planering I planeringsmodulen planeras resurser/framställs schema för ordinarie verksamhet utifrån inlagt bemanningskrav

Time Care Pool I poolmodulen hanteras all korttidsbemanning (beställning/inbokning av tillfälliga medarbetare vid plötsliga vakanser/resursförstärkning) samt all annan under-/överkapacitet som uppstår i samband med att schema fastställs i schemaprocessen (vakanser och resurspass)

5:1:1 Utbildning i Time Care

Utbildning ges till chefer, medarbetare, administrativ personal såsom till

exempelsamordnare. Utbildning ges både löpande och vid nyanställningar i samband med introduktion. Verksamhetschef ansvarig.

5:1:2 Support i Time Care

Support ges främst till chefer och samordnare i verksamheten. Samordnare har därefter en supportande roll gentemot övriga medarbetare. Supportansvarig är huvudadministratör

5:2 Ekonom

Ekonom ger stöd, utbildning och information om resursfördelning, budgetarbete och ekonomiuppföljning inom bemanningsområdet.

6 Support

Chef är ansvarig för att bemanna verksamheten utifrån kvalitet och kontinuitet och för att kunna ta detta ansvar på ett bra sätt krävs att god support finns tillgänglig.

Support kan behövas i enskilda frågor kring avtal och regler eller som rent tekniska spörsmål vid schemahantering och dylikt.

6:1 Support resursfördelning och budgetplanering

Chef vänder sig till verksamhetschef alt ekonom.

16

6:2 Support kring lagar, avtal och regler inom arbetstidsområdet

Chef vänder sig till HR-enheten

6:3 Support Time Care

Chef vänder sig i första hand till områdets samordnare och i andra hand till huvudadministratör.

Medarbetare vänder sig till samordnare.

7 Utbildning Bemanningsprocessen

Utbildning krävs för att förstå bemanningsprocessen. Utbildning ges vid

nyanställning och löpande vid behov. Utbildning krävs för alla funktioner som har en roll/ett ansvar i bemanningsprocessen.

7:1 Utbildning för chefer

Chef har ansvar att lära sig bemanningsprocessen genom att studera handboken.

Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktion av nya chefer och löpande en gång årligen för den som önskar mer utbildning. Verksamhetschef ansvarig.

7:2 Utbildning för samordnare

Samordnare har ansvar att lära sig bemanningsprocessen genom att studera handboken. Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktion av ny samordnare. Samordnare ges också specifik utbildning i Time Care Planering och Time Care Pool. Områdeschef och huvudadministratör ansvariga.

7:3 Utbildning medarbetare

Medarbetare ges vid introduktionen utbildning om sin roll i bemanningsprocessen.

Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktionen.

8 Uppföljning

Bemanningsprocessen följs upp en gång årligen vid årsskiftet. Uppföljning genomförs enligt bilagda underlag områdesvis av respektive chef och facklig företrädare. Uppföljningen redovisas i LOSAM och FÖSAM. Åtgärdsplan tas fram utifrån resultaten i uppföljningen. Uppföljning kan ske tätare vid behov inom enskilda områden

17

Uppföljning bemanningsprocess

Bedömning:

Ja (J) Delvis (D)

Nej (N) Åtgärder Ansvarig

Klart datum Bemanningskrav

- finns tillräckliga underlag för att kunna sätta bemanningskravet - översyn av bemanningskravet sker löpande

- korrigerings av bemanningskravet sker vid behov - bemanningskravet är finansierat genom resursfördelning

- chef signalerar när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet Resursplanering

- samplanerings sker med annat område - samplaneringen fungerar väl

- området har ordinarie medarbetare i tillräcklig omfattning

- området har i rätt omfattning tillgång till den kompetens som krävs för att utföra uppdraget

- området har tillgång till den kompetens som krävs vid rätt tidpunkt under dygnet/veckan

- området har tillgång till den utrustning som behövs för att kunna säkerställa bemanningsprocessen

- korttidssjukfrånvaron ligger inom acceptabla gränser - långtidssjukfrånvaron ligger inom acceptabla gränser

- området har en plan för sin personal- och kompetensförsörjning - området följer upp sin personalomsättning löpande

Schemaprocess

- schemaprocessen leder till täckt bemanningskrav

18

- schemaprocessen förbättrar kvalitet och kontinuitet i verksamheten - schemaprocessen ger hälsosamma schema

- alla är införstådda med sin roll i schemaprocessen - alla tar sitt ansvar i schemaprocessen

- lagar, avtal och regler följs i schemaprocessen

- medarbetare upplever nöjdhet med att kunna påverka sina arbetstider - medarbetare lägger in alla planerade ledigheter i önskemålsfasen - samordnare finns i tillräcklig omfattning

Huvudadministratör

- huvudadmins roll och uppdrag är tydligt - huvudadmin tillhandahåller god support

- huvudadmin tillhandahåller utbildning av god kvalitet Bemanningsplaneringsverktyg

- verktyget underlättar schemaprocessen för chefer - verktyget underlättar schemaprocessen för samordnare - verktyget underlättar schemaprocessen för medarbetare

- verktyget underlättar schemaprocessen för övriga stödfunktioner Utbildning

- chef har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

- samordnare har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

- medarbetare har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

19

- övriga har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

Support

- chef har tillgång till support av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

- samordnare har tillgång till support av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

- medarbetare har tillgång till support av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet

Uppföljning

- uppföljning genomförs enligt plan

- uppföljning leder till önskvärda förbättringar - uppföljningen täcker in alla viktiga områden

Sida 20

Bilaga: Grundläggande bemanningskrav

Chef bedömer områdets grundbehov och anger antal medarbetare som måste vara i arbete samt vilken kompetens dessa måste ha för att kunna utföra arbetsuppgifterna på ett kvalitetssäkert sätt.

Hänvisar till handbok ”Timecare planering i praktiken chefsutbildning”

Tidsintervallerna kan variera från minst 15 minuters bedömning till flera timmars bedömning av bemanningskravet.

Nedan är ett exempel på hur bemanningskrav kan skapas uppdelat/ område och dag.

Område: Veckodag:

Kompetenser kan vara delegerad medicin, delegerad insulin, körkort mm.

Huvudadministratörerna har behörighet att lägga in fler typer av kompetens som områdescheferna kommer överens om.

Klockslag Antal

medar betare

Kompetens Klockslag Antal

medar betare

Kompetens Klockslag Antal

medar betare

Kompetens

06.00-06.15 14.00-14.15 22.00-22.15

06.15-06.30 14.15-14.30 22.15-22.30

06.30-06.45 14.30-14.45 22.30-22.45

06.45-07.00 14.45-15.00 22.45-23.00

07.00-07.15 15.00-15.15 23.00-23.15

07.15-07.30 15.15-15.30 23.15-23.30

07.30-07.45 15.30-15.45 23.30-23.45

07.45-08.00 15.45-16.00 23.45-00.00

08.00-08.15 16.00-16.15 00.00-00.15

08.15-08.30 16.15-16.30 00.15-00.30

08.30-08.45 16.30-16.45 00.30-00.45

08.45-09.00 16.45-17.00 00.45-01.00

09.00-09.15 17.00-17.15 01.00-01.15

09.15-09.30 17.15-17.30 01.15-01.30

09.30-09.45 17.30-17.45 01.30-01.45

09.45-10.00 17.45-18.00 01.45-02.00

10.00-10.15 18.00-18.15 02.00-02.15

10.15-10.30 18.15-18.30 02.15-02.30

10.30-10.45 18.30-18.45 02.30-02.45

10.45-11.00 18.45-19.00 02.45-03.00

11.00-11.15 19.00-19.15 03.00-03.15

11.15-11.30 19.15-19.30 03.15-03.30

11.30-11.45 19.30-19.45 03.30-03.45

11.45-12.00 19.45-20.00 03.45-04.00

12.00-12.15 20.00-20.15 04.00-04.15

12.15-12.30 20.15-20.30 04.15-04.30

12.30-12.45 20.30-20.45 04.30-04.45

12.45-13.00 20.45-21.00 04.45-05.00

13.00-13.15 21.00-21.15 05.00-02.15

13.15-13.30 21.15-21.30 05.15-05.30

13.30-13.45 21.30-21.45 05.30-05.45

13.45-14.00 21.45-22.00 05.45-06.00

Sida 21

Bilaga: Hantering resurspass i Time Care

1. Aktiviteten Resurspass i TC planering används när tid kvarstår upp till sysselsättningsgraden.

2. Tiden som anges i TC planering är skuggpassets klockslag (till exempel 06.30-15.00, chef beslutar när på dygnet passet ska ligga).

3. I anteckningsfältet skriver samordnaren den tid som medarbetaren ska vara tillgänglig för arbete den dagen (till exempel 06.00-22.00) För medarbetare som arbetar natt är

tillgänglighetspass ett eftermiddags/kvällspass/nattpass 16.00 – 07.30. (Rev 170417)

4. Medarbetaren kan också få resurspass del av dag, ex schemapass 07.00-11.00 + ett resurspass 11.00–16.00

5. När chef trycker på färdigt schema kommer medarbetaren i sitt schema se att det står

”RESURS” den angivna dagen och att klockslaget är 06.30-15.00, men i anteckningsfältet står det 06.00-22.00.

Medarbetaren vet därmed

- när skuggpasset ska göras om medarbetaren i slutänden inte bokas

- att arbetstiden som saknas upp till sysselsättningsgraden är 8 tim (06.30-15.00 minus 30 min rast, i exemplet)

- hur stor del av dagen som hon/han måste vara tillgänglig att utföra arbete (06.30-22.00) och att ett bokat resurspass kan infalla någon gång under denna tid, då gäller inte längre tiden 06.30-15.00

- att efter ett schemapass kan man få en bokning på sitt resurspass

När schemat är färdigt läggs samtliga resurspass in i TC pool som tillgänglighetspass för respektive medarbetare.

I TC Pool anges tiden som står i anteckningsfältet i medarbetarens schema (06.30-22.00).

Medarbetaren blir därmed bokningsbar i TC Pool.

Sida 22

Samordnarens ansvar när resurspass lagts in som tillgänglighetspass i TC Pool

Vid bokning

1. När en beställning kommer in bokas medarbetare, med tillgänglighetspass, i förstahand.

Därefter sker bokning av timanställd personal som har lagt sig tillgängliga i TimeCare Pool När resurspasset/tillgänglighetspasset inte blivit bokat kl. 15.00 för kommande dag går den anställde till den arbetsplats som är avtalad.

En ev. omflyttning av arbetsställe kan ske om en akut frånvaro uppstått och då utgår ev ersättning enligt AB.

När medarbetaren har resurspass i schemat

1. När medarbetaren har ett resurspass i schemat tillfaller den tiden rekryteringsenheten för att använda vid frånvaro.

2. När medarbetaren blir bokad på ett resurspass meddelas tid och arbetsplats för resurspasset.

3. Om medarbetaren inte fått någon bokning på sitt resurspass kl 15.00 dagen innan resurspasset, infaller skuggpassets starttid.

4. Medarbetaren kan fram till skuggpassets början bli bokad på egen eller annan arbetsplats men inte få ändrad starttid. Samordnare kontaktar då medarbetaren via sms eller telefonsamtal. Om det är samma dag som passet ska arbetas kontaktas medarbetaren alltid via telefonsamtal.

5. Om ingen bokning sker så infaller skuggpasset, den tid som står på medarbetarens schema.

Tillsammans med områdeschef ska medarbetaren ha gjort upp vad som ska utföras under skuggpasset, ex introduktion, förstärkning eller andra arbetsuppgifter. Medarbetaren kan under skuggpasset bli meddelad att arbeta på egen eller annan arbetsplats. Skuggpassets starttider gäller dock då.

6. Blir medarbetaren sjuk när man har ett resurs-/skuggpass ska hon/han meddela sin arbetsplats där passet ska göras samt samordnare/områdeschef.

Sida 23

Bilaga: Lokalt kollektivavtal; Heltid som norm - Med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad

Diarienummer: AVT 2016-42

Undertecknat den 2016-05-23 av HR-chefen Fredrik Stihl (Åstorps kommun) och ombudsman Kommunal Skåne Marie Persson (Kommunal).

§ 1 Detta avtal gäller lokala anpassningar inom Kommunals avtalsområde i socialförvaltningens verksamheter. Där inget annat anges, gäller HÖK och Allmänna bestämmelser. Som

komplement till detta avtal utformar parterna gemensamt en handbok med praktiska anvisningar.

§ 2 Berörda är samtliga tillsvidareanställda och visstidsanställda medarbetare. Undantagna är medarbetare med partiell sjukersättning och medarbetare med anställning baserad på arbetsmarknadsåtgärder, lönebidrag eller liknande.

Tillsvidareanställda och visstidsanställda med en anställning över tre månader har en

heltidsanställning i grunden med möjlighet att en gång per år välja vilken sysselsättningsgrad man vill arbeta, ner till 50 %.

Medarbetare som är helt eller partiellt sjukskrivna, föräldralediga eller tjänstlediga omfattas först vid hel återgång till arbete.

§ 3 Arbetstidsmodellen innebär individuell förläggning av arbetstiden utefter fastställt bemanningskrav, där stor hänsyn tas till medarbetarens önskemål.

§ 4 För att kunna tillgodose medarbetares önskemål om sysselsättningsgrad, planeras

bemanningen enligt fastställd handbok. Detta innebär vissa justeringar mot gällande HÖK och Allmänna bestämmelser

- all dagpersonal garanteras att få sin sysselsättningsgrad utlagd varje schemaperiod med en flexibilitet på +/- 2 timmar. Nattpersonal och personal för vilka Bilaga J gäller, kan ha en flexibilitet på upp till +/- 10 timmar i varje schemaperiod. Max totalt är +/- 20 timmar - all personal gör huvudparten av sina arbetspass på egna arbetsstället, men genom

samplanering kan viss arbetstid förläggas till annan arbetsplats enligt beskrivning i handbok - nattpersonal erbjuds heltidsanställning, viss arbetstid måste dock förläggas på dagtid t ex utbildning, arbetsplatsträff, teamarbete samt annan yrkesutveckling.

- vissa arbetspass kan omvandlas till resurs-/skuggpass då bemanningskravet på den egna enheten är täckt. Senast kl 15.00 dagen före resurspass ska medarbetaren få besked om var och när arbetspasset ska utföras. Om resurspassets längd medför att medarbetaren gör tid utöver sysselsättningsgraden utgår ingen ersättning för mer-/övertid utan överskjutande timmar förs till timbanken. Om ett pågående arbets-, skugg- eller resurspass förlängs på grund av verksamhetens behov under pågående arbetspass utgår ersättning enligt AB § 20.

Schemalagda resurs-/skuggpass omfattas inte av AB § 23.

§ 5 Medarbetarens tjänstgöringsområde omfattar de enheter där arbetsgivaren bedömer att medarbetaren uppfyller kompetenskraven enligt AB § 6. Arbetsskyldigheten föreligger för medarbetaren på den arbetsplats som anvisas. Chef bedömer om introduktion krävs, och i så fall i vilken omfattning, för att utföra arbete på enheten. Medarbetaren kan inte avvisa introduktion eller placering inom sitt kompetensområde.

Sida 24

§ 6 Medarbetare och chef har ett gemensamt ansvar att följa upp timbankssaldot som totalt inte får överstiga +/- 20 timmar. Detta sker kontinuerligt, senast efter tre schemaperioder. Vid behov ska chef och medarbetare tillsammans upprätta en handlingsplan där arbetad tid balanseras genom planering av arbetstiden eller korrigering av lön. Om medarbetaren har ett minussaldo, kan chef, i dialog med medarbetaren, lägga ut denna minustid i planeringsskedet innan schema fastställs för att täcka enhetens bemanningskrav.

När en medarbetare avslutar sin tjänst, söker ledighet längre än tre månader eller byter område sker en korrigering av hela timbanken. Vid korrigering av lön ersätts överstigande plustid med 1/165 av månadslönen. Tid understigande tillåten avvikelse (- 20 tim) ger motsvarande löneavdrag. Motsvarande tid korrigeras i timbanken.

§ 7 Schemaperiodens längd fastställs enligt AB av arbetsgivaren utifrån verksamhetens behov.

Senast fjorton dagar innan schemaperioden startar får medarbetaren sitt färdiga individuella schema som kan innehålla resurspass.

§ 8 Semester som söks i planeringsstadiet beräknas enligt kvoten 1,0. Tjänstledighet,

föräldraledighet och liknande som söks i planeringsstadiet beräknas enligt kvoten 1,4. För varje semesterdag/annan ledighetsdag avräknas då 1/5 av veckoarbetstiden. För semester och annan ledighet som söks i färdigt schema, gäller den kvot som beräknas efter faktiskt antal arbetsdagar i schemat.

§ 9 Vid behov av revidering av handbok görs detta att arbetsgivaren i samarbete med förtroendeman med förhandlingsmandat för Kommunal.

§ 10 Avtalet gäller fr o m 2017-04-17 med en ömsesidig uppsägningstid om sex månader.

Om ändring sker i centralt avtal i frågor som regleras i detta avtal äger parterna rätt att, utan uppsägning av avtalet, ta upp förhandling om ändring i det lokala avtalet.

Detta avtal ligger till grund för den handlingsplan som, enligt centralt avtal, ska upprättas för att framöver kunna införa heltid som norm i Åstorps kommun.

För Åstorps kommun För Kommunal

Fredrik Stihl Marie Persson

HR-chef Ombudsman Kommunal Skåne