Tertialrapport 1 med helårsprognos 2019
Byggnads- och tillståndsnämnden
SUNDBYBERG STAD
Byggnads- och tillståndsnämnden
Innehållsförteckning
1 Sammanfattning ... 3
2 Uppföljning utvecklingsarbetet ... 4
2.1 Uppföljning av mål ... 4
2.2 Uppföljning av uppdrag ... 7
3 Uppföljning av ekonomin ... 9
3.1 Resultatuppföljning ... 9
3.2 Uppföljning av investeringar ... 11
4 Kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer ... 12
4.1 Målgrupp ... 12
4.2 Verksamhet ... 13
4.3 Medarbetare ... 13
4.4 Ekonomi ... 13
5 Tillsyn av intern kontroll ... 14
5.1 Uppföljning av internkontrollplan ... 14
6 Särskilda redovisningar ... 17
6.1 Åtgärdsplan för budget i balans ... 17
6.2 Uppföljning av utförare ... 17
1 Sammanfattning
Utvecklingsarbete
Nämndens prognos för helåret är att mål och uppdrag i huvudsak kommer att nås och genomföras under året.
En handlingsplan utifrån resultatet av 2018 års medarbetarundersökning ska tas fram.
Arbetet är försenat på grund av att tjänsten som miljö- och bygglovschef har varit vakant.
Då nämndens grunduppdrag utgörs av myndighetsutövning har nämnden svårt att möjliggöra sommarjobb för ungdomar. Uppdraget kommer dock att genomföras på förvaltningsnivå.
En ny tillsynsplan för nämndens tillsyn enligt miljöbalken håller på att tas fram. Alla
förskolor, skolor och äldreboenden kommer under 2019 att erhålla ett informationsbrev med uppmaning om att mäta radon om en radonmätning inte är gjord i närtid. Mätresultat kommer att följas upp vid framtida tillsynsbesök. Prognosen är att alla skolor kommer att få ett tillsynsbesök under 2019. Under 2020 planeras tillsynsbesök på äldreboenden och förskolor.
Arbetet med att ta fram hållbarhetsföreskrifter är ännu inte påbörjat. Förhoppningsvis kan nämnden samarbeta med kommunstyrelsen och hållbarhetskommittén vid genomförandet av detta uppdrag.
Grunduppdrag
Nämnden utvecklar successivt sin verksamhet, ser över processer och rutiner, ser över sina taxor och följer upp sin ekonomi, allt för att främja en väl fungerande och effektiv verksamhet och en god service till stadens invånare, besökare och verksamhetsutövare.
Nämndens grunduppdrag har påverkats av införandet av ett nytt ärendehanteringssystem som har tagit mycket tid i anspråk. Grunduppdraget har också påverkats av att tjänsten som miljö- och bygglovschef har varit vakant. Under rekryteringsprocessen har medarbetare bland annat tagit ett ökat ansvar för nämndens budget- och taxearbete, vilket tagit tid i anspråk. En ny miljö- och bygglovschef är rekryterad och kommer att tillträda den 1 september.
Det administrativa stöd som nämnden erhåller av förvaltningens servicecenter har påverkats av personalomsättning och upplärning av ny personal. Samordnaren för nämndens
miljöbalkstillsyn är nyrekryterad och inne i en upplärningsperiod.
Ekonomi
Resultatet för byggnads- och tillståndsnämnden avseende perioden januari-april 2019 visar ett underskott på 0,8 mnkr jämfört med budget för perioden. Nämndens prognos för helåret 2019 är ett underskott på 0,9 mnkr.
2 Uppföljning utvecklingsarbetet
Utvecklingsarbete
Kommunfullmäktiges mål "Kommunfullmäktiges mål formuleras utifrån politiskt prioriterade utvecklingsområden som är verksamhetsövergripande och tydliggör nämndernas och kommunkoncernens inriktning. Målen bör vara inriktade på vilken effekt som ska uppnås, inte vad som ska göras eller hur det ska göras(uppdrag)." (ur Sundbybergs stads styrmodell)
Nämndmål "Nämnderna ska redogöra för vilka av kommunfullmäktiges mål som är styrande för nämndens ansvarsområde och på vilket sätt nämnden bidrar till måluppfyllelsen.
Nämnden gör så genom att formulera egna nämndmål utifrån fullmäktiges mål. Nämnden kan även fastställa egna nämndmål utifrån nulägesanalys och kommunfullmäktigesmål."
"Målet ska vara tydligt och inriktat på att öka, minska eller förbättra inom ett område."
(ur Sundbybergs stads styrmodell) Avdelnings- eller
enhetsmål
Ett särskilt fokus under året att utveckla en prioriterad del av grunduppdraget.
Mått I planeringen ska ett eller flera mått väljas till varje mål. Måttet är ett nyckeltal som sedan utgör ett underlag i måluppföljningen.
Uppdrag Ett uppdrag är en specifik insats som ska genomföras inom angiven tid. Uppdrag kan ges av kommunfullmäktige eller nämnd.
2.1 Uppföljning av mål
Kommunfullmäktiges mål:
Stadens ekonomiska resultat och prognoser är säkra.
Nämndmål:
Stadens ekonomiska resultat och prognoser är säkra.
Ekonomiska uppföljningsmöten
För ökad prognossäkerhet har täta ekonomiska uppföljningsmöten hållits mellan
förvaltningens ekonomer och förvaltningens enhetschefer och gruppchefer både inför den ekonomiska månadsrapporten i mars och inför tertialrapport 1.
Taxor
Ett förslag till ny miljöbalkstaxa har tagits fram. Förslaget kommer att behandlas i nämnden innan överlämning till kommunfullmäktige sker, för beslut om antagande. Miljöbalkstaxan revideras kontinuerligt för att säkerställa att alla relevanta utgifter som är förknippade med tillsyn finns med i beräkningen av taxan.
Nämnden har tagit fram ett förslag till ny bygglovstaxa. Taxan är överlämnad till kommunfullmäktige för beslut om antagande.
Taxan för markupplåtelser håller på att ses över. Förslaget kommer att behandlas i nämnden innan överlämning till kommunfullmäktige sker, för beslut om antagande.
En ny taxa för stadens livsmedelskontroll togs fram under 2018. Den nya taxan gäller från och med den 1 januari 2019.
Kommunfullmäktiges mål:
Staden har ett gott bemötande och en god tillgänglighet.
Nämndmål:
Staden har ett gott bemötande och en god tillgänglighet.
Nämndadministration
Ett arbete pågår med att se över nämndadministrationen för att skapa en så välfungerande och effektiv administration som möjligt.
Tillgänglighet
För en god tillgänglighet säkerställer miljöbalksgruppen i början av varje vecka att personal finns tillgänglig per e-post och telefon under kontorstid.
Livsmedelskontrollen införde 2018 fasta telefontider på olika veckodagar då en inspektör alltid var tillgänglig för att ta emot inkommande samtal. Då detta var uppskattat fortsätter livsmedelskontrollen med fasta telefontider under 2019.
Livsmedelskontrollen undersöker möjligheten att införa e-tjänster för att kunna anmäla misstänkta matförgiftningar, klagomål och för att företagare enkelt ska kunna registrera sin livsmedelsverksamhet. För att implementera e-tjänster behöver ett internt arbete
genomföras inom organisationen.
Hur bygglovsprocessen kan digitaliseras ska också undersökas.
Kommunfullmäktiges mål:
Sundbybergs stad är en trygg plats att leva och bo på, med bra kommunal service och med goda möjligheter till att påverka kommunen.
Nämndmål:
Sundbybergs stad är en trygg plats att leva och bo på, med bra kommunal service och med goda möjligheter till att påverka kommunen.
Tillsyn
Genom sitt grunduppdrag bedriver nämnden tillsyn och kontroll som bidrar till ett tryggt Sundbyberg.
Nämnden bedriver bland annat tillsyn på stora infrastrukturprojekt, såsom Mälarbanan och tvärbanan, övriga miljöfarliga verksamheter, hälsoskyddsverksamheter, livsmedelskontroll och tillsyn enligt alkohol- och tobakslagen.
Kommunfullmäktiges mål:
Staden ska vara en attraktiv arbetsgivare med ett utvecklande och gott ledarskap.
Nämndmål:
Staden ska vara en attraktiv arbetsgivare med ett utvecklande och gott ledarskap.
Handlingsplan utifrån resultatet av 2018 års medarbetarundersökning En handlingsplan utifrån resultatet av 2018 års medarbetarundersökning ska tas fram.
Arbetet är försenat på grund av att tjänsten som miljö- och bygglovschef har varit vakant.
Kommunfullmäktiges mål:
Staden ska ha en hållbar arbetsmiljö med friska medarbetare.
Nämndmål:
Staden ska ha en hållbar arbetsmiljö med friska medarbetare.
Handlingsplan utifrån resultatet av 2018 års medarbetarundersökning En handlingsplan utifrån resultatet av 2018 års medarbetarundersökning ska tas fram.
Arbetet är försenat på grund av att tjänsten som miljö- och bygglovschef har varit vakant.
Kommunfullmäktiges mål:
Medarbetare tar aktivt medansvar för att utveckla sin kompetens utefter verksamhetens förändrade behov.
Nämndmål:
Medarbetare tar aktivt medansvar för att utveckla sin kompetens utefter verksamhetens förändrade behov.
Kompetenskartläggning
Ett arbete har påbörjats på stadsmiljö- och serviceförvaltningen för att kartlägga
förvaltningens kompetensbehov. En enkät har tagits som under försommaren kommer att besvaras av förvaltningens enheter och grupper.
Kompetensutveckling
Livsmedelsinspektörer kommer att delta i Miljösamverkan Stockholms läns samordnade utbildningar och samsynsinspektioner tillsammans med andra kommuner.
Livsmedelsinspektörer kommer även att delta vid Livsmedelsverkets årliga nationella konferens, den nordiska konferensen om livsmedelskontroll samt vid relevanta EU- finansierade utbildningar.
Miljöhandläggare som bedriver tillsyn enligt miljöbalken deltar i olika nätverk samordnade av Miljösamverkan Stockholms län, med fokus på olika sakfrågor. Handläggarna deltar också kontinuerligt i utbildningar för att utveckla kompetensen inom miljö- och
hälsoskyddsområdet, bland annat vad det gäller lagstiftning.
Kommunfullmäktiges mål:
Sundbyberg ska vara en jämställd stad.
Nämndmål:
Sundbyberg ska vara en jämställd stad.
Metodhandbok för jämställdhetsintegrering
Under våren har stadsmiljö- och serviceförvaltningen deltagit i stadens arbete med att färdigställa stadens metodhandbok för jämställdhetsintegrering och en av förvaltningens enheter har påbörjat ett arbete i enlighet med metodstödet.
Kommunfullmäktiges mål:
Tydliga, transparenta och effektiva processer vid olika typer av tillståndsansökningar.
Nämndmål:
Tydliga, transparenta och effektiva processer vid olika typer av tillståndsansökningar.
Tillståndsguiden
Nämnden bidrar kontinuerligt med aktuell information till tillståndsguiden på stadens webbplats.
2.2 Uppföljning av uppdrag
Förklaring av uppdragsstatus
Genomfört Uppdraget har genomförts enligt plan och är avslutat.
Avslutat, annan orsak
Uppdraget har avslutats av annan orsak än att det genomförts. Exempelvis kan det röra sig om uppdrag som ersatts av annat uppdrag eller mist sin giltighet p.g.a. ändrad inriktning eller ändrad lagstiftning.
Pågående Arbete med uppdraget pågår och prognosen är att uppdraget kommer genomföras inom utsatt tid.
Planerat Arbete med att genomföra uppdraget har ännu inte inletts, men har planerats.
Pausat Arbete eller planering med att genomföra uppdraget har avbrutits i avvaktan på annan händelse. En sådan händelse kan handla om beslut, lagstiftning eller omorganisation som kan komma att förändra uppdragets inriktning eller genomförande.
Försenat Uppdraget kommer inte komma att slutföras inom utsatt tid.
Uppdrag Status
Under 2019 se över och utreda nämndens kostnader och investeringar. Nämnden ska komma med förslag till effektiviseringar och besparingar senast den sista maj.
Pågående
Analys
Ett förslag till ny taxa för markupplåtelser håller på att tas fram. Nämnden ser också över rekryteringar vid avgångar och tjänstledigheter. Nämnden föreslår också att det kommunala bostadsbidraget för handikappade avvecklas. Huruvida det är möjligt att lägga ett större ansvar vad det gäller att genomföra OVK och radonmätningar på stadens egna
verksamheter och bolag kommer också att undersökas.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Staden ska möjliggöra sommarjobb för ungdomar (årskurs 9 + gymnasiet årskurs 1+2). Ungdomar med funktionsvariation ska prioriteras.
Pågående
Analys
Då byggnads- och tillståndsnämndens grunduppdrag utgörs av myndighetsutövning har nämnden svårt att möjliggöra sommarjobb för ungdomar. Uppdraget kommer dock att genomföras på förvaltningsnivå.
Alla stadens egna fordon ska vara utsläppsfria år 2020 och infrastrukturen för utsläppsfria fordon ska fortsatt utvecklas.
Pågående
Analys
Ett arbete med detta uppdrag pågår på förvaltningsnivå. Nämnden har inga egna fordon.
Samnyttja resurser med andra delar av stadens
organisation för en dynamisk och ekonomisk hållbar stad. Pågående Analys
Uppdrag Status
Nämnden deltar i arbetet kopplat till stadens samhällsbyggnadsprocess för en effektiv organisation och en ekonomiskt hållbar stad.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Arbeta för effektiva bygglovsprocesser. Pågående Analys
Nämnden arbetar för att uppfylla de tidskrav som framgår av gällande lagstiftning. Stickprov kan komma att tas för att se om tidskraven uppfylls.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Öka tillsynen för att säkerställa god inomhusmiljö i
förskolor, skolor och äldreboenden. Pågående
Analys
En ny tillsynsplan för nämndens tillsyn enligt miljöbalken håller på att tas fram.
Alla förskolor, skolor och äldreboenden kommer under 2019 att erhålla ett informationsbrev med uppmaning om att mäta radon om en radonmätning inte är gjord i närtid. Mätresultat kommer att följas upp vid framtida tillsynsbesök.
Nämndens prognos är att alla skolor kommer att få ett tillsynsbesök under 2019. Under 2020 planeras tillsynsbesök på äldreboenden och förskolor.
Bevaka hantering av energieffektivisering, god
inomhusmiljö och giftfria material i bygglovsärenden. Pågående Analys
Nämnden bevakar att gällande lagstiftning följs och ställer vid behov krav på åtgärder i samband med handläggning av inkomna bygglovsärenden.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Genomföra intern utbildning inom hållbarhet anpassad
till nämndens verksamhet. Pågående
Analys
I oktober kommer en heldags workshop att genomföras för stadens förtroendevalda och tjänstepersoner om Agenda 2030 och de globala hållbarhetsmålen. En planering av dagen pågår inom stadsledningskontoret. Nämnden bedömer att denna workshop fyller funktionen av en intern utbildning inom hållbarhet.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Ta fram hållbarhetsföreskrifter, för att bidra till ökad
kunskap om stadens hållbarhetsarbete. Planerat Analys
Arbetet är inte påbörjat. Nämndens förhoppning är att nämnden kan samarbeta med kommunstyrelsen och hållbarhetskommittén i detta uppdrag.
Nämndens prognos är att uppdraget kommer att genomföras under året.
Göra en översyn av avgifter för markupplåtelser för allas
möjlighet att anordna återkommande aktiviteter. Pågående Analys
Taxan för markupplåtelser håller på att ses över.
Nämndens prognos är att ett förslag till ny taxa kommer att överlämnas till kommunfullmäktige under året.
3 Uppföljning av ekonomin
3.1 Resultatuppföljning
Resultat för nämnden
Resultatet för byggnads- och tillståndsnämnden avseende perioden januari-april 2019 visar ett underskott på 0,8 mnkr jämfört med budget för perioden.
Resultaträkning
Resultaträkning (mnkr)
Ack utfall
april 2019
Budget ack april
2019
Diff ack april 2019
Prognos helår 2019
Budget helår 2019
Diff helår 2019
Utfall ack april
2018
Utfall helår 2018
Försäljningsmedel 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Taxor och avgifter 5,0 5,0 0,0 10,7 10,9 -0,2 5,0 9,2
Hyror och arrenden 0,3 0,7 -0,4 3,3 3,5 -0,2 0,4 2,7
Bidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,2
Försäljning av verksamhet
och entreprenad 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Försäljning av
anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Interna intäkter 0,8 0,3 0,5 0,8 0,8 0,0 0,6 0,8
Summa verksamhetens
intäkter 6,0 5,9 0,1 14,7 15,2 -0,4 6,2 12,9
Personalkostnader -4,9 -4,5 -0,4 -14,0 -13,8 -0,2 -5,3 -15,5
Konsultkostnad och inhyrd
personal -0,2 0,0 -0,2 -0,3 0,0 -0,3 0,0 -0,2
Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Bidrag och transfereringar -1,3 -0,8 -0,5 -2,4 -2,4 0,0 -0,5 -2,1
Lokalhyror -0,3 -0,3 0,0 -0,8 -0,8 0,0 -0,3 -1,0
Kapitaltjänstkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Övriga driftskostnader -0,8 -0,9 0,1 -2,8 -2,8 0,0 -0,9 -3,0
Summa verksamhetens
kostnader -7,5 -6,5 -1,0 -20,4 -19,9 -0,5 -7,1 -21,8
Finansiella
intäkter/kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Verksamhetens
nettokostnader -1,5 -0,6 -0,8 -5,6 -4,7 -0,9 -0,9 -8,9
Kommunbidrag 1,6 1,6 0,0 4,7 4,7 0,0 1,9 5,8
Volymersättning/kompensa
tion 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
Resultaträkning (mnkr)
Ack utfall
april 2019
Budget ack april
2019
Diff ack april 2019
Prognos helår 2019
Budget helår 2019
Diff helår 2019
Utfall ack april
2018
Utfall helår 2018
Resultat 0,1 0,9 -0,8 -0,9 0,0 -0,9 1,0 -3,1
Periodens resultat:
Resultatet för nämnden avseende perioden januari-april 2019 visar ett underskott på 0,8 mnkr jämfört med budget för perioden.
Nämndens totala intäkter för perioden är 6,0 mnkr, vilket är i nivå med budget. Intäkterna för alkoholtillsyn och livsmedelstillsyn är högre än budgeterat framförallt beroende på att avgifterna för den årliga tillsynen har debiterats tidigare i år. Däremot är intäkterna för miljöbalkstillsynen lägre än budgeterat för perioden. Det beror på att introduktionen av ärendehanteringssystemet Castor, som kommer att användas av verksamheterna livsmedels- och miljöbalkstillsyn, tagit mer tid ifrån ordinarie handläggning än planerat. Detta samt inkörsproblem med systemet har medfört förseningar med kundfaktureringen. Även intäkterna för markupplåtelser är lägre än budgeterat.
Personalkostnaderna är högre än budgeterat främst beroende på att en vakant tjänst som miljöhandläggare kunde tillsättas tidigare än planerat. Dock är personalkostnaderna lägre än de var för samma period 2018.
Konsultkostnaderna är högre än perioden beroende på högre kostnader i samband med införandet av Castor.
Kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag är högre än budgeterat men varierar mycket under och mellan åren och är därför svåra att prognosticera.
Prognos för nämnden:
Byggnads- och tillståndsnämndens prognos för helåret 2019 visar ett underskott för 2019 på 0,9 mnkr. Den främsta orsaken till det prognosticerade underskottet är lägre intäkter inom miljöbalkstillsynen eftersom införandet av det nya ärendehanteringssystemet tagit mer tid än planerat och man inte räknar med att kunna utföra den extra tillsyn som budgeterats.
Taxorna för markupplåtelse, bygglov och miljöbalkstillsyn håller på att ses över och justeras och kommer att behandlas av nämnden under våren. De höjda taxorna har budgeterats och är en av förutsättningarna för att nämnden ska få ett helårsresultat i balans. Dock kommer troligen den nya taxan för markupplåtelser att träda i kraft senare än budgeterat. Därför sänks prognosen avseende dessa intäkter.
Kostnaderna för bostadsanpassningsbidrag varierar mycket under året och är därför svåra att prognosticera så här tidigt på året.
Verksamhetsområde
Verksamhetsområde (mnkr)
Utfall ack april
2019
Budget ack april
2019
Diff ack april 2019
Prognos helår 2019
Budget helår 2019
Diff helår 2019
Utfall ack april
2018
Utfall helår 2018
Bygglov -1,6 -0,8 -0,7 -0,3 0,0 -0,3 -0,7 -1,9
Miljö 0,9 1,0 -0,1 -2,8 -2,2 -0,6 0,6 -4,4
Trafik 0,0 0,0 0,0 -0,1 -0,1 0,0 0,0 -0,1
Nämnd -0,3 -0,3 0,0 -1,0 -1,0 0,0 -0,3 -1,2
Ledning -0,1 -0,1 0,0 -0,3 -0,3 0,0 -0,1 -0,3
Förvaltningsstab -0,4 -0,4 0,0 -1,1 -1,1 0,0 -0,3 -0,9
Verksamhetens
nettokostnader -1,5 -0,6 -0,8 -5,6 -4,7 -0,9 -0,9 -8,9
3.2 Uppföljning av investeringar
Byggnads- och tillståndsnämnden har inga pågående investeringsprojekt.
4 Kritiska kvalitetsfaktorer med indikatorer
Grunduppdrag/Systematiskt kvalitetsarbete
Kritisk kvalitetsfaktor (KKF) En särskilt viktig eller betydelsefull faktor som bidrar till att kvalitetssäkra
grunduppdraget. Faktorer som är särskilt viktiga och behöver särskild uppföljning och kvalitetssäkring.
Kritisk kvalitetsindikator (KKI)
I planeringen ska en eller flera indikatorer väljas till varje kritisk kvalitetsfaktor. Indikatorn är ett nyckeltal som följs över tid och som används som ett underlag i analysen av respektive perspektiv.
Perspektiv
Målgrupp De som verksamheten finns till för och vars behov verksamheten har i uppdrag att arbeta utifrån. Andra ord för detta kan vara kunder, brukare eller invånare.
Verksamhet Effektivitet och rättssäkerhet i de interna processerna för leverans till målgruppen.
Medarbetare Upplevelse hos samt tillgång, användning och kompetensutveckling av personella resurserna för att bedriva verksamhet.
Ekonomi Tillgång, användning och behövlig utveckling av de ekonomiska resurserna för att bedriva verksamhet.
Nämndens kritiska kvalitetsfaktorer och kritiska kvalitetsindikatorer kommer att följas upp i samband med nämndens verksamhetsberättelse. Ekonomin följs dock upp under avsnitt 3 i denna rapport. Nämnden utvecklar successivt sin verksamhet, ser över processer och rutiner, ser över sina taxor och följer upp sin ekonomi, allt för att främja en väl fungerande och effektiv verksamhet och en god service till stadens invånare, besökare och
verksamhetsutövare.
Nämndens grunduppdrag har påverkats av införandet av ett nytt ärendehanteringssystem som har tagit mycket tid i anspråk, både för att reda ut de problem som uppstått vid
överföringen från det tidigare systemet och för utbildning i systemet. Mallar har också behövt göras om för att passa det nya systemet.
Tjänsten som miljö- och bygglovschef har varit vakant och under rekryteringsprocessen har medarbetare bland annat tagit ett ökat ansvar för nämndens budget- och taxearbete, vilket tagit tid i anspråk och därför påverkat grunduppdraget. En ny miljö- och bygglovschef är rekryterad och kommer att tillträda den 1 september.
Det administrativa stöd som nämnden erhåller av förvaltningens servicecenter har påverkats av personalomsättning och upplärning av ny personal.
Samordnaren för nämndens miljöbalkstillsyn är nyrekryterad och inne i en upplärningsperiod.
4.1 Målgrupp
Kritisk kvalitetsfaktor
Kritisk
kvalitetsindikator Utfall T1 2019 Utfall T1 2018 Följs upp i
God och relevant service
Resultat av genomförda
kundundersökningar.
70 ÅR
4.2 Verksamhet
Kritisk kvalitetsfaktor
Kritisk
kvalitetsindikator Utfall T1 2019 Utfall T1 2018 Följs upp i Väl fungerande och
tydliga arbetssätt som stärker hela staden
Avvikelser vid
internrevision. 2 ÅR
4.3 Medarbetare
Kritisk
kvalitetsfaktor Kritisk kvalitetsindikator Utfall T1 2019 Utfall T1 2018 Följs upp i
Medarbetare som har förutsättningar att utföra ett bra arbete
Hållbart
medarbetarengagemang (HME-index).
Godkänd ÅR
HME-index för
förvaltningsledningen. ÅR
Sjukfrånvaro ÅR
4.4 Ekonomi
Kritisk kvalitetsfaktor
Kritisk
kvalitetsindikator Utfall T1 2019 Utfall T1 2018 Följs upp i
God
budgetföljsamhet
Budget i balans
T1 T2 ÅR Prognossäkerheten i
tertialrapport 2, jämfört med utfallet på helår, ska vara högst +/- 1 procent.
ÅR
5 Tillsyn av intern kontroll
Intern kontroll
Intern kontroll handlar om verksamhetens förmåga att förutse och hantera risker för att till en rimlig grad försäkra sig om att uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten, lag- och regelefterlevnad samt minskad risk för omedvetna och medvetna fel och brister eller annat förtroendeskadligt. Därmed är intern kontroll ett stöd för verksamhetsutveckling.
Tillsyn av intern kontroll handlar om att säkerställa att verksamheten har en god intern kontroll. Det görs genom att utifrån risk- och väsentlighetsanalysen ta fram en internkontrollplan som sedan följs upp genom kartläggning och åtgärder av de mest väsentliga oönskade händelserna och deras orsaker.
5.1 Uppföljning av internkontrollplan
Tillsyn och kontroll
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Lagstadgad tillsyn och händelserelaterad tillsyn blir eftersatt
Regelbunden uppföljning av tillsyns och kontrollplan genom avstämningsmöten samt analys av nyckeltal
Regelbunden uppföljning av tillsyns- och kontrollplan sker löpande under året och kommer att följas upp till tertialrapport 2 om eventuella åtgärder behöver genomföras.
Planerat
Bygglovshandläggning
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
10-veckors beslutstid kan ej hållas
Genomför översyn av rutiner
Kartläggningen är planerad.
Planerat
Handläggning enligt alkohollagen
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Risk för felaktiga beslut och ärendehantering samt otillbörlig påverkan vid handläggning
Se över delegationsordningen samt rutiner för handläggning i syfte att säkerställa en tillräcklig kontroll
Kartläggningen pågår.
Planerat
Bygglovshandläggning
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd Risk för felaktiga beslut och
ärendehantering samt otillbörlig påverkan vid handläggning
Se över rutiner för handläggning i syfte att säkerställa en tillräcklig kontroll
Kartläggningen är planerad.
Planerat
Personuppgiftsbehandlingar
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Personuppgifter hanteras inte rättssäkert
kartläggning av nuläget och de rutiner som finns idag
Kartläggningen för hanteringen av personuppgiftsbehandlingar på ett rättssäkert sätt är pågående och bedöms vara klar till hösten 2019. Inledande görs en inventering över vilka
processer/behandlingar av personuppgifter som är aktuella och inaktuella i syfte att uppdatera statusen på och kartlägga de rutiner som finns idag. Tidigare kartlagda förslag på åtgärder och nya potentiella behov ses succesivt över och
dokumenteras varpå de föreslås som åtgärder för att reducera oönskad hantering av personuppgifter.”
Planerat
Attestrutiner
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Risk att nämnden betalar ut medel felaktigt
Kartläggning av nuläget och de attestrutiner som finns idag
Kartläggningen är påbörjade och bedöms vara klar till hösten 2019.
Planerat
Faktureringsprocessen
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd
Verksamheten frakturer inte och/eller får inte in fakturerade intäkter
Kartläggning av nuläget och de faktureringsrutiner som finns idag
Kartläggning av nuläge och de faktureringsrutiner som finns idag är genomförd. Resultatet visar att det finns ett behov av att uppdatera nuvarande rutiner, att ta fram nya rutiner samt att implementera dessa i organisationen.
Arbetet med rutinerna har redan påbörjats och i de flesta fall finns utkast till rutiner och checklistor som ska beslutas och därefter implementeras.
Uppdatera nuvarande rutiner och ta fram nya rutiner inom områden där det inte finns.
Pågående
Implementera rutinerna i organisationen
Pågående
Oönskad händelse Kartläggning Åtgärd Åtgärdas
6 Särskilda redovisningar
6.1 Åtgärdsplan för budget i balans
För att försöka uppnå en budget i balans 2019 vidtar nämnden ett antal åtgärder.
Nämnden arbetar med att ta fram nya taxor för bygglov, markupplåtelser, miljöbalkstyllsyn och alkoholtillsyn. Effekten av dessa taxehöjningar, förutsatt att de beslutas av nämnden och kan träda i kraft den 1 juli, har beräknats bli ca 1,6 mnkr 2019.
För att möta framtida behov och förändrade förutsättningar strävar nämnden efter en effektiv och ändamålsenlig personalförvaltning.
Åtgärd Beräknad effekt (mnkr)
Höjning av taxor avseende bygglov, markupplåtelse, miljöbalkstillsyn och alkoholtillsyn 1,3
Summa 1,3
