En handbok för offentlig upphandling av städtjänster
Att välja bästa värde
Framtagandet av denna handbok har möjliggjorts genom ekonomiskt stöd från Europeiska Kommissionen
1. Inledning ...
1.1 Syfte och mål ...
1.2 Hur man använder denna handbok ...
2. Att välja bästa värde – varför det är viktigt för dig ...
3. Offentlig upphandling av städtjänster och europeisk lagstiftning ...
3.1 Inledning ...
3.2 Uteslutnings- och urvalskriterier ...
3.3 Tilldelningskriterier ...
3.3.1 Beskrivning och bedömning av arbetet ...
3.3.2 Slutgiltigt val av entreprenör ...
4. Att precisera bästa värde ...
4.1 Inledning ...
4.2 Städpersonal ...
• Erfarenhet ...
• Städpersonalens färdigheter och förmågor ...
• Karriärmöjligheter ...
• Urval, rekrytering och kontroll ...
• Anställningsvillkor, hälsa och säkerhet för anställda ...
4.3 Ledning /verksamhet ...
• Ledningsteam / ledningsansvarig ...
• Tillgänglighet och responstid ...
• Verksamhetsplanering ...
• Supporttjänster ...
• Kvalitetssäkring ...
• Inspektioner ...
4.4 Kontraktets infrastruktur ...
• Utrustning ...
• Produkter ...
5. Riktlinjer för bedömning ...
Steg 1 – Betydelsen av att välja företag som kan tillhandahålla tjänster av hög kvalitet ...
Steg 2 – Prisets betydelse i förhållande till tekniska meriter och servicekvalitet ...
Steg 3 – Definiera tekniska meriter i förhållande till uppgifter som skall utföras ...
Steg 4 – Prioritering av kriterier för tekniska meriter ...
Steg 5 – Urvals- och tilldelningskriterier i anbudsförfrågan ...
Steg 6 – Graderingsramar för “bästa värde” ...
Steg 6.1 – Urvalskriterier ...
Steg 6.2 – Tilldelningskriterier ...
Bilaga: Bedömningstabeller ...
Innehållsförteckning:
7 8 10 11 13 13 13 15 15 17 20 20 20 20 21 21 21 22 24 24 24 24 25 25 26 28 28 28 29 30 33 34 37 -39 43 46 47 49
1 Detta direktiv tillsammans med två upphandlingsdirektiv (93/36/EEC och 93/37/EEC) är föremål för ett ändringsförslag från kommissionen {COM(2000) 275}.
1. Inledning
Under senare år har trenden att lägga ut städtjänster på entreprenad inom såväl den privata som offentliga sektorn ökat avsevärt i de flesta EU-länder, vilket framgår av den information som samlats in av Europeiska federationen för städbranschen (European Federation of Cleaning Industries – EFCI). Enligt EFCIs beräkning har den offentliga sektorn i endast sex europeiska länder (Belgien, Frankrike, Portugal, Spanien, Nederländerna och Storbritannien) lagt ut städtjänster till ett värde av 5,8 miljarder EUR under 1997. När det gäller kontrakt som tilldelats av privata företag är denna siffra avsevärt högre inom hela Europeiska unionen.
Enligt EUs tjänstedirektiv 92/50/EEC1 skall städkontrakt till ett värde av mer än 200 000 EUR genomgå anbudstävlan. Direktivet har implementerats på olika sätt i samtliga medlemsländer.
Många privata företag har dessutom lagt ut tjänster som tidigare utfördes internt (bl.a. städning, säkerhet, catering och underhåll) för att uppnå högre effektivitet och flexibilitet.
Städentreprenörer har följaktligen blivit ansvariga för att garantera en hög standard för renlighet och hygien inom många offentliga och privata lokaler som används dagligen av allmänheten eller privata aktörer och där en dålig servicestandard skulle ha en negativ inverkan på organisationens profil. När det gäller exempelvis lokaler som skolor eller sjukhus är renlighets- och hygienaspekter också särskilt viktiga för folkhälsan. Det förekommer också att privata entreprenörer utför städtjänster i lokaler där känslig information eller farlig utrustning förvaras, vilket ställer särskilda krav på städpersonalens färdigheter och integritet.
I takt med att allt fler företag och offentliga organisationer på såväl europeisk, nationell, regional som lokal nivå blir tvungna att lägga ut städtjänster på entreprenad blir deras “köpkraft” allt viktigare när det gäller att fastställa regler och kvalitetsnormer för entreprenörernas städtjänster. Den information som EFCI presenterade 1997 visar att den offentliga upphandlingens marknadsandel har ökat avsevärt under de senaste åren i många medlemsländer. I de länder där informationen hämtades utgör den offentliga upphandlingen i genomsnitt 33 procent av branschens totala omsättning.
Av dessa skäl har arbetsmarknadsparterna EFCI och Uni-Europa sammanställt denna handbok i samarbete med kompetent och relevant stöd från EU-kommissionen.
Det behöver inte sägas att de offentliga organisationer som står för upphandlingen måste följa de regler och förfaranden som fastställts i direktiven om offentlig upphandling och även de allmänna regler och principer som fastställts i EU-fördraget.
Ansvaret för innehållet i manualen ligger helt och hållet hos arbetsmarknadens parter.
Trots den ökade betydelsen av offentlig upphandling och höga kvalitetsstandarder för tillhandahållande av städtjänster visar en undersökning som gjordes 1999 för EFCIs och UNI-Europas räkning att i de allra flesta länder så är det offerterna med lägsta pris som får städkontrakten3. Detta beror delvis på allt större budgetbesparingar inom den offentliga sektorn, men kan också tillskrivas en brist på tillgänglig vägledning, vilket skulle hjälpa upphandlande organisationer att välja de leverantörer som erbjuder “bästa värde”.
Konceptet “bästa värde” tar inte bara hänsyn till gynnsamma priser utan väger också detta mot olika kvalitetselement i serviceofferten
1.1 Handbokens syfte och mål
Denna handbok har skrivits för upphandlande organisationer som vill välja städentreprenör som kombinerar kvalitet och gynnsamma priser istället för att nöja sig med de anbudsgivare som erbjuder lägsta pris. Handboken har som mål att ge upphandlande organisationer ett användarvänligt hjälpmedel som hjälper dem att precisera sina behov av städtjänster på ett tydligare sätt i förhållande till olika lokaler och städuppgifter. En detaljerad beskrivning av deras egna krav kommer följaktligen att göra det möjligt för dem att välja entreprenörer som inte bara erbjuder konkurrenskraftiga priser utan som också ger bevis på nödvändiga färdigheter och
Källa: EFCI, 19992
Tabell 1: Offentlig upphandlings marknadsandel av städtjänster (EU, 1997 och 1999)
Syftet med dessa ramar är att ge upphandlande organisationer största möjliga självständighet när de skall precisera de kvalitetskriterier som är särskilt viktiga för dem själva och de städtjänster som skall utföras. Handboken ger upphandlande organisationer inte bara möjlighet att efter egen bedömning prioritera olika kvalitetskriterier utan också att precisera den önskade balansen mellan tekniska meriter och prisfaktorer när de graderar olika offerter.
Detta hjälpmedel kan vara användbart även inom organisationer som redan har riktlinjer för sin upphandling eftersom det ger dem möjlighet att granska sina system i förhållande till den metod som föreslås i denna handbok, vilket gör det möjligt att bedöma kvaliteten och objektiviteten i egna system. En sådan jämförelse kommer antingen att bekräfta effektiviteten av befintliga mekanismer eller ge organisationer möjlighet att göra förbättringar genom att ta hänsyn till förslagen i denna metod, som har utvecklats och godkänts gemensamt av branschaktörer och fackförbund på europeisk nivå.
1.2 Hur man använder denna handbok
Huvuddelen av denna handbok är avsedd som inledande information eller ett utbildningsverktyg för personer ansvariga för en organisations upphandling och ger en översikt av tekniska meriter och kvalitetskriterier som hjälper dem att identifiera leverantörer som erbjuder hög servicestandard.
Syftet är att klargöra logiken bakom de kvalitetskriterier som skall bedömas och även hur man använder de graderingsramar som finns i bilagan. Huvuddelen kan senare användas som ett referensverktyg.
Graderingsramarna och tabellen i bilaga 1 kan kopieras och användas flera gånger. Ramarna kan anpassas till den upphandlande organisationens specifika krav.
Resten av handboken är upplagd på följande vis:
Del 2 förklarar betydelsen av att ta hänsyn till kvalitet och även pris när man väljer leverantör av städtjänster. Denna del ger också information om de negativa konsekvenser som kan uppstå när man tilldelar kontrakt enbart utifrån lägsta pris och ger även en översikt av befintlig god praxis när det gäller att välja “bästa värde”.
Del 3 ger en kort sammanfattning av europeisk lagstiftning för upphandling av städtjänster inom näringslivet och den offentliga sektorn.
Del 4 innehåller information om hur “bästa värde” kan definieras i förhållande till städtjänster.
Denna del beskriver kvalitetskriterier i förhållande till fyra viktiga faktorer som tillsammans bidrar till ett framgångsrikt verkställande av kontrakt. Faktorerna innefattar städpersonalens färdigheter och förmågor, ledningspersonalens kompetens och erfarenhet av branschen, kvaliteten på kontraktets infrastruktur samt städföretagets tidigare meriter och servicefilosofi.
Del 5 ger en förklaring av graderingsramarna för “bästa värde” och innehåller ett antal beräkningsexempel.
2. Att välja bästa värde − varför det är viktigt för dig
Som vi nämnde i inledningen börjar allt fler privata företag och offentliga organisationer söka externa entreprenörer för att utföra städtjänster. Detta betyder i grund och botten att funktioner som tidigare utfördes internt inom företag eller offentliga organisationer delegeras till privata entreprenörer. Denna delegering medför arbete i en rad olika områden där en dålig standard i fråga om renlighet och hygien skapar en negativ profil för organisationen eller en fara för folkhälsan när det gäller skolor och sjukhus.
I samband med att anbudstävlan har upptagit en allt större del av marknaden har den standard som fastställts av upphandlande organisationer vad gäller de priser som betalas för städtjänster haft en stor inverkan på sysselsättning, löner och arbetsförhållanden inom sektorn och även entreprenörernas infrastruktur. Kunderna har följaktligen påverkat kvaliteten på de tjänster som erbjuds. I en rapport som sammanställts av EFCI menar man att lägre priser omvandlas snabbt till ett stort tryck på de anställda eftersom sektorns arbetskostnader står för mer än 75 procent av omsättningen. Lägre priser medför också lägre kvalitet eftersom personalen och kontraktens infrastruktur långsamt reduceras för att ge utrymme för besparingar. EFCI fann bevis på att det finns allt fler oseriösa företag som inte respekterar sina åtaganden när det gäller kollektivavtal och lagstiftning om socialförsäkring. Sådana företag erbjuder ofta priser som inte ens täcker arbetskostnaderna, vilket konkurrerar ut legitima företag från marknaden. Detta leder ofta till ännu lägre priser och i takt med att kvalitetsstandarden sjunker får sektorn ett allt sämre rykte.
En allt större spridning av dålig praxis i samband med att konkurrensen baseras på lägsta pris har i ett antal länder och på europeisk nivå redan lett till initiativ för att göra upphandlande organisationer medvetna om konsekvenserna av en systematisk tillämpning av kriteriet “lägsta pris”.
I Frankrike har den franska federationen för städbranschen (FEP) exempelvis utarbetat deklarationen “Bästa värde för pengarna” (Charte du Mieux Disant: “privilégier la qualité, c’est bien calculé”).
Deklarationen argumenterar för att valet av bästa värde utgör den förnuftigaste affärslösningen för såväl offentliga organisationer som köper städtjänster, städföretag verksamma inom den offentliga sektorn och användare (dvs. allmänheten) eftersom det säkrar en hög kvalitetsstandard.
Deklarationen föreslår ett anbudsförfarande bestående av tre faser.
Under den första fasen skall upphandlande enheter tydligt precisera sina egna krav (när det gäller yta och vilka typer av lokaler som skall städas; hur ofta tjänsterna skall utföras; vilka typer av material som skall användas; vilken kvalitetsnivå som skall hållas). Man understryker betydelsen av att ge tillräckligt med tid för att besöka lokalerna och förbereda offerter.
Under den andra fasen skall man bestämma vilka tilldelningskriterier som är viktigast för att på så vis klargöra den upphandlande organisationens prioriteringar. När detta görs bör man tänka på att priset inte alltid behöver ha företräde utan hänsyn bör också tas till tekniska meriter (bl.a.
personal, teknisk infrastruktur, föreslagen arbetsplan och organisation, interna mekanismer för kvalitetskontroll samt metod för att uppnå önskad kvalitetsstandard).
Under den tredje fasen skall man göra en ingående granskning av inkomna offerter och vara observant på abnormt låga bud. Vid abnormt låga bud rekommenderas att upphandlande enhet begär skriftligt klarläggande av offerten. Detta klarläggande bör ge närmare uppgifter om vilka resurser som skall användas för att utföra arbetet och hur resurserna är utformade (antal anställda som skall arbeta på plats och deras arbetstider; utbildningssystem; tekniska specifikationer för det material som skall användas osv.). Om svaret på en begäran om ytterligare information visar sig vara otillräckligt för att bevisa att entreprenören kan hålla den tekniska och kvalitetsmässiga standard som krävs, föreslår vi att man eliminerar sådana offerter.
Kunderna i den offentliga och privata sektorn har på så vis börjat bli allt mer medvetna om fördelarna med att välja bästa värde istället för lägsta pris och tilldelar kontrakt till “ekonomiskt mest fördelaktiga offerter”, något som förespråkas i EUs lagstiftning om offentlig upphandling.
3. Offentlig upphandling av städtjänster och europeisk lagstiftning
3.1 Inledning
Europeiska unionen har utvecklat omfattande legislativa ramar för offentlig upphandling. Den offentliga upphandlingen av en rad olika varor och tjänster uppgår till 720 miljarder EUR i offentliga utgifter och genererar ett stort antal arbetstillfällen.
Upphandling av städtjänster omfattas av EUs tjänstedirektiv (rådets direktiv 92/50/EEC).
Detta direktiv, tillsammans med två upphandlingsdirektiv, är nu föremål för ett förslag från EU- kommissionen med avseende på artikel 252 i EU-fördraget. I detta förslag har kommissionen sammanfört dessa tre direktiv med ett slutligt förslag 2001, som har vidarebefordrats till Europaparlamentet. När det gäller det rättsliga förfarande som fastställts i artikel 251 antog parlamentet kommissionens rapport den 17 januari 2002 genom att införa ett antal tillägg.
Framtiden får utvisa vad det slutliga resultatet blir av detta projekt.
I denna del kommer vi att fokusera på mekanismerna i anbudsförfaranden eftersom de har stor betydelse för städkontrakt inom den privata och offentliga sektorn.
Beslutet att publicera en offentlig anbudsförfrågan
En organisation som behöver städtjänster måste först och främst fatta ett beslut om det är mest fördelaktigt att utföra dessa tjänster internt eller anlita en extern entreprenör. När man väl har fattat beslutet att lägga ut städtjänsterna på entreprenad finns fyra grundläggande metoder för att infordra offerter:
Ø Öppen upphandling Ø Selektiv upphandling
Ø Förhandlad upphandling (detta förfarande används endast i särskilda och begränsade fall enligt villkoren i direktivet)
Ø Förenklad upphandling (Denna behandlas inte separat i denna manual eftersom manualen bygger på EG-direktivet och inte på Lagen om offentlig upphandling (LOU). Resonemanget är dock i valda delar tillämpligt på Förenklad upphandling)
Vilket förfarande som används beror i viss mån på kontraktets värde och vilka typer av tjänster som ingår. Upphandlande enheter kan i allmänhet välja fritt mellan öppen och selektiv upphandling. Oavsett vilket anbudsförfarande man väljer är det viktigt att avsätta tillräckligt med tid för att noggrant planera anbudsförfrågans specifikationer och urvalsmetod eftersom noggrann planering kan i detta skede löna sig många gånger om när det gäller kvaliteten på offerter som kommer in under slutfasen. Det kan framför allt vara användbart att göra undersökningar av det arbete och den kvalitet som för närvarande levereras för att kunna göra framtida jämförelser (med tanke på att detta endast kan göras om städspecifikationen inte ändras).
3.2 Uteslutning och urval av offerter
Alla anbudsförfaranden för offentliga kontrakt består i huvudsak av tre faser (se även tabell 3):
Uteslutningskriterier
Under den första fasen är det uteslutningskriterierna som avgör vilka typer av företag som måste eller kan uteslutas från anbudsförfarandet. Artikel 29 i direktivet innehåller en detaljerad lista över dessa uteslutningskriterier. För att ge en kort sammanfattning så anger artikel 29 att en serviceleverantör kan uteslutas:
•
om den är konkursmässig eller på väg att avvecklas;•
om den är föremål för förhandlingar om en konkursförklaring;•
om den har dömts för någon lagöverträdelse rörande yrkesetik4;•
om den har gjort sig skyldig till olagligt agerande i yrkesutövningen;•
om den inte har uppfyllt sina åtaganden när det gäller betalning av sociala avgifter;•
om den inte har uppfyllt sina åtagande när det gäller betalning av skatter;•
om den har gjort sig skyldig till oriktig framställning vid tillhandahållande av information rörande kriterier för kvalitetsurval, eller om sådan information har uteblivit;•
om den inte är registrerad enligt nationell lagstiftning.Urvalskriterier
Under den andra fasen är det urvalskriterierna som avgör vilka typer av företag som skall inbjudas att lämna offert för arbetet. Ett antal företag kan uteslutas i denna fas, exempelvis p.g.a. finansiell, ekonomisk eller teknisk kapacitet. Företag som vill bli inbjudna att lämna en fullständig offert måste möjliggöra full insyn i sina organisationer när det gäller organisationens struktur och kapacitet, kunskaper och färdigheter hos den personal som skall planera och utföra städtjänsterna, organisationens servicemeriter, tillgång till nödvändig infrastruktur för att kunna uppfylla kundens krav, företagets genomsnittliga omsättning under de senaste tre åren samt tillgång till kvalitetsmätningssystem om detta är relevant för kontraktets verkställande.
Direktivet innehåller en detaljerad lista över vilka dokument som kan begäras för att intyga om finansiell och ekonomisk kapacitet. Artikel 32 i direktivet anger vilka intyg som kan begäras av en upphandlande organisation för att få information om teknisk kapacitet. Dessa intyg innefattar:
•
intyg om utbildnings- och yrkeskvalifikationer för serviceleverantör och/eller ledningspersonal/operativ personal;
•
en lista över huvudsakliga tjänster som har utförts under de senaste tre åren;•
en redogörelse för antalet anställda i genomsnitt under de senaste tre åren;•
en beskrivning av anläggningar eller teknisk utrustning som är tillgänglig för att utföra det arbete som ingår i kontraktet;•
en beskrivning av system för kvalitetskontroll;•
en indikation om hur stor del av tjänsterna som leverantören tänker överlåta tillI en företagsdeklaration anger det sökande företaget att det kan lämna angivna intyg om så begärs.
Ett sådant system kan vara fördelaktigt för båda parter genom att det minskar pappersarbetet under urvalsfasen, men måste backas upp av tillräckliga sanktioner om ett företag senare inte kan lämna angivna intyg.
Denna handbok ger redan i detta skede ett graderingssystem som gör det möjligt för upphandlande enheter att välja ut de sökande som har allmän kapacitet att uppfylla anbudsförfrågan (framför allt när det gäller att tillhandahålla tjänster som uppfyller kvalitetskraven).
3.3 Kriterier för tilldelning av kontrakt
När man har valt ut de företag som skall få gå vidare för att lämna en fullständig offert under den tredje och sista fasen av anbudsförfarandet, skall tilldelningskriterier användas för att bedöma fördelarna hos enskilda anbudsgivare utifrån hur väl de uppfyller specifikationerna i anbudsförfrågan5.
3.3.1 Beskrivning och bedömning av arbetet: Verksamhets- eller kvalitetsbaserade städsystem
Under denna fas är det viktigt för kunden att bestämma om den vill ha offerter som bygger på verksamhetsbaserade eller kvalitetsbaserade städsystem. Detta kan påverka informationen som potentiella leverantörer lämnar in när det gäller hur arbete planeras och hur kvaliteten bedöms.
Verksamhetsbaserade städsystem
Ett verksamhetsbaserat städsystem kännetecknas av att man huvudsakligen eller enbart anger vilka städfunktioner som skall utföras, på vilka ytor och med vilken frekvens. Sådana system ger inte utrymme för resultatbeskrivningar/kvalitetsmål för enskilda ytor eller rum utan istället förväntas det att varje städfunktion utförs med största möjliga professionalism och kompetens.
“Programmerad städning” är ett exempel på ett verksamhetsbaserat städsystem. I ett sådant system får varje rum ett städprogram som vanligtvis anges med en tresiffrig kod. Koden anger hur ofta ett rum skall städas per vecka, hur ofta golv och inventarium behöver rengöras noggrant och hur många gånger man behöver utföra ytlig rengöring av golv och inventarium. Det bör finnas en lista som definierar termerna “noggrann” och “ytlig” städning. Frekvensbaserade städsystem fungerar på liknande sätt men istället för att frekvensbestämma verksamheten i varje rum anges frekvensen för vissa arbetsmoment och föremål/ytor i enskilda rum eller flera rum.
5 Även om det bara finns en bedömningsfas (t.ex. i en öppen upphandling) måste man dra en logisk gräns mellan tre olika typer av kriterier.
Kvalitetsbaserade städsystem
Kvalitetsbaserade städsystem kännetecknas av att man huvudsakligen eller enbart anger den kvalitetsnivå som skall hållas. Det är följaktligen inte den upphandlande organisationen utan leverantören som bestämmer hur denna kvalitetsnivå skall uppnås. Dessa system innehåller därför i allmänhet inte någon beskrivning av vare sig metoder eller frekvenser utan konkurrensen baseras på bästa resultat.
I ett kvalitetsbaserat städsystem är det följaktligen acceptabelt att inte städa en yta som redan är ren om man istället upprätthåller den fastställda kvalitetsnivån i ett annat rum som används regelbundet. Under senare år har branschen i allt större utsträckning inriktats på att beskriva krav för kvalitet/resultat. Sådana standarder innefattar mål och utvärderingar för visuell kvalitet men kan också innefatta nivåmätningar (med speciellt utvecklade hjälpmedel) av damm, hygien, friktion, blankhet, statisk elektricitet och ledningsförmåga.
Beroende på angivna städspecifikationer kan det vara värdefullt att kombinera ett frekvensbaserat system (t.ex. för arbetsmoment på “känsliga ytor”) och ett kvalitetsbaserat städsystem.
Vi rekommenderar starkt att upphandlande enheter väljer att tilldela tjänster till den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten. För att få bästa värde bör följande specifikationer finnas med i kontraktshandlingarna eller i anbudsförfrågan:
•
Villkor rörande den period som omfattas av kontraktet, med bl.a. uppsägningstid, betalningsplan samt årlig översyn, och även regler för arbete som utförs av tredje part;•
Städprogram med beskrivning av städningens arbetsmoment och frekvenser per rumskategori;•
Golvritningar av lokaler som skall städas;•
Rumsförteckning som anger var olika städprogram skall tillämpas;•
Tider på dygnet som arbetet kan utföras;•
Tider på dygnet som städning inte får äga rum, eller vilka dagar arbetet kan utföras;•
System för kvalitetskontroll eller hur kvaliteten definieras och garanteras samt konsekvenser vid bristande städkvalitet;•
Vid behov, specifikationer för hygienartiklar och andra produkter som skall levereras, tjänster samt jourpriser;•
Datum för tilldelning av kontrakt och start av arbete.Sökande bör också få inspektera lokalerna och samtidigt få en detaljerad förklaring av städspecifikationen, som också skall göras tillgänglig för alla potentiella leverantörer.
Under denna fas är det viktigt att beskrivningen av de tjänster som skall utföras är så detaljerad som möjligt. Man kan på så vis upptäcka att det finns vissa arbetsmoment som är svåra att definiera eller bedöma i förväg. Dessa tjänster kan klassificeras som “extra eller periodisk städning” så att de kan beställas vid behov (till ett tidigare överenskommet pris).
När beskrivningen av tjänsterna är klar kan man i princip inte längre göra några ändringar. Om man emellertid måste göra ändringar är det viktigt att anbudsgivarna får veta om ändringarna görs i arbetets omfattning i förhållande till det arbete som tidigare utförts. Det bör vara självklart för alla att se till att standardändringar till följd av denna ändring i specifikationen inte tillskrivs entreprenören.
3.3.2 Slutgiltigt val av entreprenör
När alla offerter har mottagits med städspecifikationen som utgångspunkt, skall offerterna jämföras. Valet av det företag som skall få kontraktet görs sedan utifrån de tilldelningskriterier som angetts i anbudsförfrågan.
Enligt EUs tjänstedirektiv kan man använda följande kriterier för kontraktstilldelning:
Tjänstedirektivets villkor begränsar inte upphandlande enhets frihet att välja om kontraktet skall tilldelas den leverantör som erbjuder lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga offert.
Som vi nämnde i del 2 i denna handbok rekommenderar vi dock att kontrakt tilldelas leverantörer som erbjuder ekonomiskt mest fördelaktiga offerter för att undvika nackdelarna med en konkurrens som enbart drivs av kriteriet lägsta priset. För att uppmuntra leverantörer att lämna offerter som håller hög kvalitet och uppfyller de krav som ställs av upphandlande enheter och för att undvika att anbudsförfarandet bestrids av de företag som inte får kontrakt är det viktigt att ange tydliga urvals- och tilldelningskriterier i anbudsförfrågan.
“Utan förfång för nationella lagar, bestämmelser eller administrativa villkor rörande ersättning för vissa tjänster, kan följande kriterier användas av upphandlande enheter för tilldelning av kontrakt:
(a) när tilldelning sker till den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten, olika kriterier i förhållande till kontraktet: t.ex. kvalitet, tekniska meriter, estetiska och funktionella egenskaper, teknisk assistans, efterförsäljningsservice, leveransdatum,
leveransperiod, period för slutförande samt pris; eller (b) enbart lägsta pris.
När kontraktet tilldelas den ekonomiskt mest fördelaktiga offerten skall upphandlande enhet ange gällande tilldelningskriterier i sina kontraktshandlingar eller sin
anbudsförfrågan, om möjligt i rangordning”.
Tabell 2: EUs tjänstedirektiv
Del 4 i denna handbok beskriver de kvalitets- och tilldelningskriterier som anses vara avgörande när det gäller att försöka välja den leverantör som erbjuder den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen, eller bästa värde.
Del 5 ger dessutom en detaljerad beskrivning av ett graderingssystem som ger upphandlande enheter möjlighet att objektivt bedöma inkomna offerter inom ramen för detta tilldelningssystem som bygger på bästa värde. Denna del innehåller också kompletterande information om praktiska frågor vid utlysning och tilldelning av kontrakt enligt detta system.
Serviceleverantören:
• är konkursmässig eller på väg att avvecklas;
• är föremål för förhandlingar om en konkursförklaring;
• har dömts för någon lagöverträdelse rörande yrkesetik;
• har gjort sig skyldig till olagligt agerande i yrkesutövningen;
• har inte uppfyllt sina åtaganden när det gäller betalning av sociala avgifter;
• har inte uppfyllt sina åtagande när det gäller betalning av skatter;
• har gjort sig skyldig till oriktig framställning vid tillhandahållande av information rörande kriterier för kvalitetsurval, eller om sådan information har uteblivit;
• är inte registrerad enligt nationell lagstiftning.
STEG 1 - UTESLUTNINGSKRITERIER
Finansiell och ekonomisk kapacitet Serviceleverantören kan lämna:
• intyg genom bankbesked/ansvarsförsäkring;
• balansräkning;
• redovisning av allmän omsättning;
• andra intyg.
Förmåga och teknisk kapacitet
Serviceleverantören kan lämna intyg om:
• utbildnings- och yrkeskvalifikationer för anställda och organisation;
• huvudsakliga tjänster som har tillhandahållits under de senaste tre åren;
• genomsnittligt antal städ- och ledningspersonal per år under de senaste tre åren;
• tillgänglig teknisk utrustning;
• system för kvalitetskontroll;
• hur stor del av kontraktet som skall överlåtas till underleverantör.
STEG 2 - URVALSKRITERIER
Bedömning av enskilda offerter i förhållande till
tilldelningskriterier och krav som angetts i anbudsförfrågan.
Kontraktets tilldelning kan baseras på:
a) ekonomiskt mest fördelaktiga offert, som väljs utifrån:
• teknisk kvalitet;
• funktionella egenskaper;
• teknisk assistans och efterförsäljningsservice;
• leveransdatum;
• leveransperiod eller period för slutförande;
• pris.
ELLER b) enbart lägsta pris.
STEG 3 - TILLDELNINGSKRITERIER Tabell 3: Trestegsmodell för anbudsförfarande
Uteslutning från anbudsförfarande
Val av vilka typer av företag som skall inbjudas att lämna
offert
Val av entreprenör utifrån:
a) ekonomiskt mest fördelaktiga anbud b) pris
4. Att precisera bästa värde inom ramen för städtjänster
4.1 Inledning
För de flesta organisationer som erbjuder tjänster beror tjänsternas kvalitet på ett antal viktiga faktorer. Av alla dessa faktorer är det personalens förmågor, färdigheter och motivation som är den klart viktigaste faktorn eftersom personalen står för det dagliga utförandet av arbetet. Den operativa planeringen och ledningen av personal och tjänster måste dessutom garantera att tjänsterna utförs med högsta möjliga kvalitetsstandard. En annan viktig faktor är den infrastruktur för teknisk utrustning, produkter, verksamhet och mänskliga resurser, som är tillgänglig för personalen och ledningsteamet. Slutligen är det avgörande att all verksamhet understöds av en företagsinfrastruktur som inte bara har relevanta meriter för att garantera service av hög kvalitet utan som också uppvisar en filosofi när det gäller servicens kvalitet, som uppfyller kundens krav.
Man bör därför ta hänsyn till följande tre nyckelområden när det gäller tekniska och kvalitetsmässiga fördelar med en offert för städtjänster:
•
städpersonal;•
ledning/verksamhet;•
infrastruktur.Dessa nyckelområden är relevanta både under urvalsfasen och under tilldelningsfasen.
Det bör betonas att upphandlande organisationer som tillämpar något (eller alla) av de kvalitetskriterier som beskrivs här nedan bör framhäva allmänna kriterier för urval och tilldelning i sina kontraktshandlingar eller anbudsförfrågan. Ett exempel på en öppen anbudsförfrågan finns i del 5 i denna handbok.
4.2 Städpersonal
Erfarenhet
Den viktigaste tillgången i ett städföretag är dess städpersonal. Det är personalens flit, motivation, färdigheter och erfarenhet som bär upp det dagliga servicearbetet. Beroende på vad det är för typ av arbete och var det utförs är det därför avgörande att det sökande företaget kan garantera att den personal som väljs för att utföra arbetet har nödvändig erfarenhet och förmåga att säkra en hög servicestandard. Vid mycket speciella lokaler (t.ex. sjukhus) bör den upphandlande
I många städföretag är det vanligt att städpersonal rekryteras bland den personal som redan arbetar i verksamheten hos den upphandlande enheten eller, där så är aktuellt hos den tidigare entreprenören. Det är dock mycket viktigt att det sökande företaget kan ge intyg om sin kapacitet att rekrytera lämplig personal och ge dessa anställda grundläggande och fortlöpande utbildning vid personalomsättning eller om personalbehovet ökar till följd av ändringar i verksamhetens parametrar. Information om personalomsättning (utöver det som sker p.g.a. naturliga ändringar i affärsklimatet) och frånvarofrekvens kan ge en indikation på företagets stabilitet och arbetsmiljö.
Städpersonalens färdigheter och förmågor
Intyg om att personalen har fått grundutbildning eller fortbildning kan ge garanti för att de personer som utses för att verkställa kontraktet har de viktiga färdigheter och förmågor som krävs av en städare. Upphandlande organisationer bör ange i sina anbudsförfrågningar om de kräver att den personal som utses för speciella miljöer har extra, teknisk eller särskild utbildning. Man kan begära att anbudsgivare lämnar intyg om när och var sådan utbildning ägde rum eller kommer att äga rum innan kontraktsperioden inleds. Den information som anbudsgivare lämnar rörande tillgång till eller kvalitet på utbildningsfaciliteter kan ge garanti för att personalens färdigheter och kvalifikationer regelbundet uppdateras. Städpersonal som får fortlöpande utbildning är i regel mer motiverad och engagerad i sitt yrkesutövande. Tillgången till utbildning som betalas av arbetsgivaren bör vara knuten till en öppen karriärstruktur som möjliggör vertikala och horisontella befordringar.
Detta bidrar också till att öka motivationen, vilket i slutändan ger en bättre servicekvalitet. När det finns nationella krav för godkännande av utbildningar för städpersonal är det viktigt att den utbildning som ges är certifierad i enlighet med dessa krav.
Karriärmöjligheter
Karriärmöjligheter bidrar i regel till att utbildad personal inte lämnar företaget.
Urval, rekrytering och kontroll
Även när ett kontrakt kräver att anbudsgivaren skall ta över den befintliga personalen på en arbetsplats är det viktigt att entreprenören kan intyga att det finns strukturerade förfaranden för urval och rekrytering av personal. Ett motiverat personalteam med lämplig utbildning, som utgår från en etablerad personalpolicy som införlivar principerna om lika möjligheter och uppvisar stark och effektiv personalledning, bör helst tillämpa dessa förfaranden. Detta gör att man kan lita på att all den personal som utses av entreprenören uppfyller den standard som den upphandlande organisationen själv skulle vilja tillämpa. Lämpliga kontroller av de anställdas meriter kan ge viss garanti för den potentiella personalstyrkans pålitlighet och effektivitet. När det gäller känsliga lokaler kan man behöva göra systematiska kontroller.
Upphandlande organisationer kan också begära intyg om att den potentiella leverantörens rekryteringsinstruktioner uppmuntrar lika möjligheter och fördömer rasdiskriminering och att den följaktligen ligger i linje med den egna policyn för lika möjligheter. Genom att insistera på att sådana principer följs skickar man tydliga signaler till potentiella leverantörer, vilket höjer profilen och potentialen för att policyn om lika möjligheter skall lyckas. Vissa länder har riktlinjer eller allmänna regler för etisk rekrytering. När sådana finns ska de tillämpas.
Personalens anställningsvillkor samt säkerhet och hälsa på arbetsplatser
Det är vida erkänt att ett rättvist och öppet belöningssystem har en positiv effekt på möjligheten att behålla erfaren personal samt på deras motivation och tillfredställelse med arbetet, och följaktligen kvaliteten på vad de presterar. Tecken på att det finns sådana system är bl.a.
respekt för eventuella kollektivavtal, fackliga policyn inom företaget, förekomsten av extra resultatrelaterade belöningsstrukturer samt graderings- och bedömningssystem för anställda.
Det bör finnas ramar för regelbunden genomgång av löner och utbildningskrav. Om det finns effektiva kommunikationskanaler mellan arbetsgivare och anställda med hjälp av företagsråd − i de fall där sådana råd skall inrättas enligt gällande lagstiftning − eller genom andra strukturer som möjliggör en dialog så kan det vara ytterligare en garanti för en god arbetsmiljö.
För att förhindra att kontrakt tilldelas företag som kan ha dåligt rykte bör upphandlande enheter söka bevis på att personalens arbetsförhållanden uppfyller nationell lagstiftning och/eller kollektivavtal. Om det inte finns några kollektivavtal bör man granska arbetsscheman för att få information om arbetstider och längden på olika skift. Detta är viktigt eftersom långa arbetstider kan leda till olyckor och påverka arbetsresultatet.
Leverantörer som håller hög kvalitet bör också kunna lämna information om de hälso- och säkerhetsregler som gäller för anställda på arbetsplatsen. Dessa ska uppfylla europeiska ramförordningar och nationell lagstiftning. Goda meriter inom hälsa och säkerhet tyder på att det är ett företag som behandlar sina anställda som sin viktigaste resurs. Det är mer sannolikt att sådana företag håller en god arbetsmiljö och de bör därför ha lägre frånvarofrekvens och mer motiverad personal.
Välreglerade arbetsförhållanden och tillgång till informations- och samrådssystem för anställda minskar risken för tvister och även risker i samband med hälsa och säkerhet för anställda, kunder och deras egendom och även för allmänheten.
Tabell 4: Kvalitetskriterier för städpersonal
Erfarenhet
Färdigheter och förmågor
Urval och rekrytering
Anställningsvillkor samt hälsa och säkerhet
Kundens övriga kriterier
Erfarenhet av branschen
Erfarenhet inom särskilda områden Personalomsättning och
frånvarofrekvens Grundutbildning
Fortbildning och kvalifikationer Utbildning inom särskilda områden Fortlöpande utbildning
Övriga färdigheter Karriärmöjligheter
Metod för rekrytering och urval Lön och förmåner
Relation mellan arbetsgivare och anställda
Arbetsförhållanden
Villkor för hälsa och säkerhet respekteras och uppfyller
europeisk och nationell lagstiftning En motivering av dessa kriterier skall ingå; kriterierna skall uppfylla gällande europeisk och nationell lagstiftning
STÄDPERSONAL
4.3 Ledning/verksamhet
Ledning
När städfunktioner läggs ut på entreprenad är den upphandlande organisationen i allmänhet mån om att få göra så lite övervakning som möjligt för att se till att arbetet uppfyller kontraktsvillkoren.
Kompetensen och organisationen inom den externa ledningen är därför en mycket viktig faktor.
Kunden måste känna att alla personer inom den externa ledningen har nödvändig kompetens för att uppfylla kundens krav. Ansvarskanalerna måste vara tydliga och det skall finnas underlag för snabba responstider och tillräcklig reservkapacitet. Offerten skall därför innehålla information om vad varje person i ledningsteamet har för kompetens, erfarenhet och ansvar inom ramen för kontraktet. Standarden bör bestämmas i förhållande till hur snabbt en kunds förfrågningar hanteras och vem som är huvudansvarig. När det gäller lokaler som kräver mer specialiserade städfärdigheter eller där man lägger extra vikt vid att tjänsterna skall fungera så smidigt som möjligt, kan man kräva intyg om kontraktsspecifik erfarenhet.
Ur kundens synpunkt är ledningsansvarig den viktigaste personen när det gäller alla frågor som rör kontraktets verkställande. Det är därför mycket viktigt att kunden är nöjd med denna persons kompetens och förmågor. Anbudsgivare måste därför ge detaljerad information om vem som är ledningsansvarig och vad han/hon har för kompetens och erfarenhet. I vissa fall kan det behövas ingående kunskap om kontrakt för att undvika behovet av långa startperioder och potentiella klagomål eller hälso- och hygienrisker. I sådana fall bör den ledningsansvarige kunna förstå kundens krav i alla avseenden.
Tillgänglighet och responstider
Verksamhetsplanen bör garantera att ledningsansvarig snabbt kan kontaktas och att han/hon har förmåga att effektivt fatta beslut i en tydlig ansvarsordning med snabb responstid.
Verksamhetsplanering
Verksamhetsplanen som presenteras i offerten måste förvissa kunden om att entreprenören har nödvändig kunskap om kraven på en viss arbetsplats för att kunna upprätta en arbetsplan.
Arbetsplanen måste uppfylla kundens krav när det gäller förväntad servicestandard och kan utgöra grunden för de tjänstenivåer som anges i kontraktet.
Verksamhetsplanen måste också visa att entreprenören har tillräcklig organisatorisk kapacitet när det gäller leverans samt kvalificerad och erfaren arbetskraft för att kunna garantera att utrustning och personal kan ersättas eller förstärkas med kort varsel.
Anbudsgivaren skall intyga om att den har eller kan upprätta förfaranden som garanterar en snabb och smidig igångsättning och verkställande av kontraktet. Garantier skall ges för att speciella förfaranden som avtalas med kunden alltid uppfylls och att kunden alltid skall rådfrågas och informeras innan ändringar görs.
Informationen i verksamhetsplanen måste förvissa kunden om att ledningsansvarig regelbundet kan övervaka kontraktets verkställande med angivna tider/datum. Entreprenörens offert bör därför innehålla en beskrivning av en omfattande rapporteringsstruktur som garanterar att:
•
rapportering alltid sker och att det sker inom en fastställd tidsram;•
rapporteringen innehåller respons på relevanta frågor;•
rapporteringen är objektiv;•
rapporteringen är mer än bara en administrativ uppgift;•
rapporteringen är anpassad efter kunden;•
rapporterna sammanställs och analyseras;•
rapporteringen omfattar säkerhetskrav.För att se till att kunden behöver använda så lite tid som möjligt bör verksamhetsförslaget ange hur informationsutbytet rörande kontrakt, arbetsplats och kund skall hanteras samt hur ofta möten skall hållas och hur de skall organiseras.
Supporttjänster
Effektiva supporttjänster från företagets huvudkontor bidar till att säkra ett smidigt verkställande av kontraktet. Verksamhetsförslaget bör innehålla information om supporttjänster som görs tillgängliga av huvudkontoret (t.ex. administration, fakturering och personal).
Kvalitetssäkring
För att garantera ett stabilt och tillfredsställande kontrakt är det viktigt att både den upphandlande organisationen och leverantören är överens om vilken kvalitetsstandard som skall uppnås och hur den skall säkras. Information om den upphandlande organisationens kvalitetsfilosofi bör finnas tillgänglig och bör överensstämma med det som den upphandlande organisationen själv önskar tillämpa. En överenskommelse om kvalitetssäkringen bör därför vara en viktig del av kontraktsförhandlingarna och bör innefatta en beskrivning av ett väldefinierat system för kvalitetssäkring och inspektion. Det bör anges tydligt av vilka, hur ofta och på vilket sätt olika delar av kvalitetskontrollen skall utföras. Anbudsgivaren bör lämna intyg om relevant kvalitetscertifiering6.
6 Europakommittén för standardisering har antagit en europeisk standard med grundläggande krav och rekommendationer för kvalitetsmätningssystem inom städbranschen (EN 13549).
Kvaliteten kan säkras genom att bedöma objektiv eller subjektiv kvalitet (eller helst en blandning av båda metoder). Den objektiva kvaliteten på tjänster mäts i allmänhet i förhållanden till etablerad servicekvalitet och/eller etablerade serviceegenskaper. Detta gör att den kvalitetssäkring och kontroll som utförs kan jämföras med kontraktet, dokumenteras och reproduceras. Städtjänsternas objektiva kvalitet bygger i allmänhet på bestämda utvärderingar som med hjälp av exakta och begränsade definitioner ger en representativ bild av renligheten. Om man exempelvis har kommit överens om kvalitetsmål i form av maximal mängd damm, hygiennormer eller en koefficient för halkskydd kan dessa mätas objektivt med hjälp av mätinstrument som utformats för ändamålet.
Den subjektiva kvaliteten på tjänster bygger på helhetsintrycket, som kan mätas med exempelvis undersökningar bland användarna. Dessa måste jämföras med tidigare undersökningar av användarnas intryck.
Om ett kontrakt har träffats för tillhandahållande av tjänster enligt ett verksamhetsbaserat städsystem skall bedömningen baseras på yrkeskunskap om tjänsternas nödvändiga karaktär och frekvens för att uppnå önskad standard. Kvalitetssäkringen bygger då i allmänhet på att kontrollera att städningen utförs enligt överenskommen frekvens.
Kvalitetssäkringssystem i kvalitetsbaserade städsystem bygger både på bedömning av visuell kvalitet och objektiva mätningar, enligt beskrivningen här ovan.
All medverkande personal måste få tillräcklig utbildning för att garantera att den kvalitetsstandard som anges i kontraktet har förståtts och är uppnåbar. Personal som är ansvarig för kvalitetssäkring måste få detaljerade och kontraktsspecifika instruktioner.
Inspektioner
Regelbundenheten för interna och externa inspektioner bör anges i kontraktets arbetsbeskrivning.
Interna inspektioner utförs i regel med hjälp av särskilda tabeller som bör vara knutna till de krav som anges i kontraktet. Det måste finnas system för att så snabbt som möjligt åtgärda avvikelser från den angivna kvalitetsstandarden. En löpande utvärdering måste också göras för att bedöma om inköp eller investeringar behöver göras för att få en optimal tillgång till hjälpmedel, maskiner, städprodukter osv. så att den angivna kvalitetsstandarden kan uppnås.
Tabell 5: Kvalitetskriterier för ledning och verksamhet
Ledningsteam / ledningsansvarig
Verksamhetsplanering
Supporttjänster
Kvalitetssäkring / inspektioner
Kundens övriga kriterier
Ledningsansvariges och ledningsteamets struktur, organisation och kompetens Ledningsansvariges och
ledningsteamets kontraktsspecifika know-how
Tillgänglighet Responstid
Hur snabbt åtgärder vidtas
Metod för verksamhetsplanering Igångsättning av städprocess Leveransvillkor
Reservkapacitet
Allmänna och kundspecifika förfaranden
Rapportering
Informationsutbyte rörande arbetsplats och kund
Respons till kundens särskilda krav
Huvudkontorets supporttjänster inom
administration fakturering personal
Kvalitetssäkring Kontrollfrekvens
Dokumentation av kvalitet System för kvalitetsförbättring På vilket sätt och hur ofta entreprenören utvärderar kontraktets uppfyllelse
En motivering av dessa kriterier skall ingå; kriterierna skall uppfylla gällande europeisk och nationell lagstiftning
LEDNING / VERKSAMHET
4.4 Kontraktets infrastruktur
Termen “kontraktets infrastruktur” används i denna handbok för all utrustning och alla produkter som skall användas för att uppfylla kontraktet. Anbudsgivare måste kunna visa att alla sådana hjälpmedel är säkra och lämpliga för den miljö i vilken de skall användas. När det gäller speciella hjälpmedel eller produkter bör anbudsgivaren intyga om att personalen har fått tillräcklig utbildning om hur de skall användas.
Utrustning
All städutrustning som skall användas måste lämpa sig för lokalerna och de ytor på vilka utrustningen skall användas. Säkerheten för såväl den person som använder utrustningen som området där utrustningen skall användas måste garanteras genom tillräcklig utbildning om lämplig och säker användning samt underhåll.
När det behövs speciell utrustning skall det tekniska förslaget ange om företaget har tillgång till sådan utrustning eller om utrustningen kommer att köpas in speciellt för kontraktet. Det bör finnas information om hur personalen kommer att utbildas för att kunna använda denna utrustning.
Anbudsgivare bör intyga om att de skall införskaffa eller har tillgång till lämpliga arbetskläder och säkerhetsutrustning som behövs för att använda olika typer av städutrustning och -produkter.
Produkter
Det tekniska förslaget bör visa att anbudsgivarna är medvetna om kraven för olika städmetoder och -produkter för behandling av olika ytor och att detta material kommer att levereras. Personalen måste få utbildning om hur olika produkter används.
Produkternas användning bör uppfylla gällande miljökrav och användas så att hänsyn tas till personalens och allmänhetens hälsa, hygien och säkerhet.
Utrustning Underhåll och användning av maskiner och material KONTRAKTETS INFRASTRUKTUR
Tabell 6: Kvalitetskriterier för kontraktets infrastruktur
5. Riktlinjer för bedömning
Som vi beskrev i del 3 i denna handbok bör varje anbudsförfarande följa en trestegsprocess där anbudsgivare bedöms enligt specificerade kriterier för uteslutning, urval och tilldelning. Tabell 8 visar hur dessa tre steg används i anbudsförfarandet med hjälp av de kvalitetskriterier som beskrivs i del 4 i denna handbok. Även när anbudsförfarandet sker med endast ett steg bör man skilja på kriterierna för uteslutning, urval och tilldelning. Kriterierna för uteslutning och urval är endast avsedda att eliminera företag från anbudsförfarandet som:
a) inte har uppfyllt gällande lagstiftning för betalning av skatt och sociala avgifter och som inte betraktas som ekonomiskt stabila;
b) inte uppfyller urvalskriterierna när det gäller företagets storlek, expertis och förmåga att tillhandahålla tjänster av hög kvalitet.
Den slutliga detaljerade bedömningen av de tekniska förslag och verksamhetsförslag som ingår i offerten skall utgå från relevanta tilldelningskriterier och en bedömning av prisförslag.
De bedömningsramar för “bästa värde” som föreslås i denna handbok ger upphandlande organisationer möjlighet att tillämpa sina egna kriterier när det gäller:
•
Urvalet av företag som kan tillhandahålla tjänster av hög kvalitet (STEG 1) − graderingsramar föreslås för att välja ut de bästa företagen i denna fas;•
Betydelsen av pris i förhållande till tekniska meriter (STEG 2);•
Betydelsen av olika kategorier med kriterier för tekniska meriter i förhållande till de uppgifter som skall utföras (kontraktspecifikation) (STEG 3);•
Den relativa betydelsen av kriterier för speciella tekniska meriter under varje kategori (STEG4);•
Enligt europeisk lagstiftning skall upphandlande organisationer ange vilka urvals- och tilldelningskriterier som skall tillämpas i sina anbudsförfrågningar, såvida dessa kriterier inte anges i kontraktshandlingarna (STEG 5);•
Enkla graderingsramar kan sedan användas för att avgöra vilken leverantör som erbjuder“bästa värde” (STEG 6).
STEG 1 – Betydelsen av att välja företag som kan tillhandahålla tjänster av hög kvalitet Följande tabeller används för att avgöra vilka offerter som erbjuder bästa värde när det gäller förmågan att tillhandahålla tjänster av hög kvalitet:
URVALSKRITERIER:
Finansiell och ekonomisk kapacitet
Balansräkningar och resultaträkningar för de senaste tre räkenskapsåren om det är obligatoriskt att publicera sådana dokument enligt gällande lagstiftning eller praxis i det land som företaget är registrerat
Kategori
Städpersonal
Fastställande av prioriteringar för olika kategorier med kriterier Höga poäng för kategorin
“städpersonal” visar att
städpersonalens färdigheter och professionella kvalifikationer och egenskaper har stor relevans Företagets organisatoriska struktur och kapacitet Personalens yrkeserfarenhet och relevanta utbildning
Tidigare meriter när det gäller att organisera, utföra och stödja de tjänster som ingår i kontraktet
Tillgång till nödvändig infrastruktur för att uppfylla de krav som ställs i anbudsförfrågan
Genomsnittligt antal städpersonal och ledningspersonal per år under de senaste tre åren
Teknisk kapacitet
Städpersonal
Under denna fas rekommenderar vi att upphandlande enheter:
1. antingen bestämmer i förväg hur många anbudsgivare som skall väljas och behåller de som får flest poäng (selektiv upphandling)
2. eller, vid öppen upphandling, bestämmer minsta poäng som skall uppnås för att väljas (eventuellt för samtliga av de tre kriterier som beskrevs på föregående sida).
Båda alternativ bör tydligt anges i anbudsförfrågan.
Följande graderingsexempel bör anpassas och specificeras efter föremålet för kontraktet och den upphandlande enhetens behov, utan att diskriminera någon part:
Kvalitetskriterium Erfarenhet av branschen
Anger följande prioriteringar
Det är viktigt att städföretaget har erfarenhet av branschen för att garantera en problemfri igångsättnings- eller övertagningsperiod Viss erfarenhet inom särskilda områden behövs eftersom städmiljön kräver speciella färdigheter
Det bör finnas tillfredsställande information om personalomsättning och frånvarofrekvens
Personalen måste ha en grundläggande utbildningsnivå för att garantera att tjänsterna håller hög kvalitet
Det är en fördel med fortbildning och utbildningsintyg Nyckelpersoner inom personalstyrkan bör ha genomgått
utbildning inom särskilda områden för att ha kunskap om de krav som ställs i arbetsmiljön
Kontraktet ställer krav på att färdigheterna hela tiden utvecklas.
Regelbunden utbildning måste ges för att garantera att färdigheterna är aktuella
Stor vikt läggs vid urval av personal som håller hög standard Bra lönenivåer och förmåner bidrar i allmänhet till att hålla kvar personalen och ökar motivationen. När det gäller denna fråga kan man göra objektiva jämförelser med hjälp av antingen lagstiftning, kollektivavtal eller någon annan referenstext som gäller i landet där kontraktet skall verkställas
Ett gott klimat inom företaget skapar i allmänhet en bättre arbetsmiljö och ökar följaktligen personalen motivation och produktivitet. För att bilda sig en uppfattning kan man be företaget om antalet arbetsdagar som har fallit bort under det senaste året p.g.a. strejker eller andra former av konflikter
Tillfredsställande anställningsvillkor bidrar i allmänhet till att hålla kvar personalen och ökar motivationen. När det gäller denna fråga kan man göra objektiva jämförelser med hjälp av antingen lagstiftning, kollektivavtal eller någon annan referenstext som gäller i landet där kontraktet skall verkställas
Poäng 3
Erfarenhet inom särskilda
områden 2
Personalomsättning och
frånvarofrekvens 1
Fortbildning och kvalifikationer
4
Utbildning inom särskilda områden
1
Fortlöpande utbildning
2
Rekrytering och urval
2
Lönenivåer och förmåner 2
Relation mellan
arbetsgivare och personal 2
Anställningsvillkor
2
2
Av urvalskriteriernas 60 poäng har 18 poäng tilldelats var och en av kategorierna “finansiell och ekonomisk kapacitet” och “teknisk kapacitet” och 24 poäng har tilldelats kategorin “städpersonal”
(de två första kategorierna bör också utvecklas):
Grundutbildning
STEG 2 – Prisets betydelse i förhållande till tekniska meriter och servicekvalitet
För att avgöra vilken offert som erbjuder bästa värde enligt tekniska kriterier och priskriterier kan följande formel användas för att beräkna offertens poängsumma:
Offertens poängsumma = tekniska poäng + prispoäng
Det är upp till den upphandlande organisationen att bestämma sina egna prioriteringar när det gäller hur stor vikt som skall läggas vid tekniska poäng och prispoäng. Genom att fördela 100 poäng kan man skapa en balans mellan kvalitet och pris enligt följande exempel:
Tekniska
poäng Pris-poäng Prioritering av tekniska meriter och pris
50 50
60 40
Kvalitet och pris har lika stor betydelse
Kvalitet är viktigare än pris men priset är fortfarande en viktig faktor
Kvalitet har störst betydelse och priset är en sekundär faktor
Priset är viktigare men kvaliteten är fortfarande en viktig faktor
Priset är viktigare och kvaliteten är en sekundär faktor
80 20
40 60
20 80
Kategori Prioritering av kategorier med kriterier Om kategorin “ledning” får många poäng betyder det att ledningsansvariges och ledningsteamets kompetens har stor betydelse
Om kategorin “kontraktets infrastruktur”
får många poäng betyder det att den produktmässiga och tekniska infrastrukturen har stor betydelse
Ledning
Kontraktets infrastruktur
STEG 3 – Definiera betydelsen av olika kategorier med tekniska meriter i förhållande till de uppgifter som skall utföras
Under denna fas kan upphandlande organisationer definiera vilka kategorier med kriterier som skall ha störst betydelse i den tekniska bedömningen genom att fördela de poäng som har tilldelats tekniska meriter enligt STEG 2:
Städpersonal Städpersonalens kvalitet anses vara den viktigaste faktorn för kontraktets verkställande
Ledningspersonal med hög kompetens anses tillföra stark know-how och vägledning för tjänster
Kvaliteten på utrustning och produkter har också betydelse Kategori Poäng Anger följande prioriteringar
30
Ledning 20
Kontraktets infrastruktur 10
EXEMPEL A När det gäller dessa exempel bör det poängteras att den första kategorin
“städpersonal” tillhör steg 1 (urvalsfasen), som beskriver företagets allmänna kapacitet att tävla om kontraktet.
Tekniska poäng = 60
EXEMPEL B
Tekniska poäng = 40
Städpersonalens kvalitet anses vara av största vikt
Kontroll är viktigare än samråd
Kontraktet ställer relativt låga krav för användning av extrautrustning
30
8 Städpersonal
Ledning
Kontraktets infrastruktur 2
Kategori Poäng Anger följande prioriteringar
Städpersonalens kvalitet anses vara av största vikt Kontraktet kräver innovativ ledning och nära kontakter mellan kunden och ledningsteamet
Användning av modern utrustning och moderna produkter är en viktig faktor för kontraktets verkställande 40
20
20 EXEMPEL C
Tekniska poäng = 80
EXEMPEL D
Tekniska poäng = 20
Det behövs enkla tjänster. Förändringar är inget problem. Priset har högsta prioritet
Minimal kontakt med ledningsteamet
Kontraktet ställer inga särskilda krav på användning av extrautrustning
18
2 0
Kategori Poäng Anger följande prioriteringar
Kategori Poäng Anger följande prioriteringar Städpersonal
Ledning
Kontraktets infrastruktur
Städpersonal
Ledning
Kontraktets infrastruktur
Ledningsansvariges och ledningsteamets kontraktsspecifika know-how
Vissa personer i ledningsteamet bör ha kontraktsspecifik erfarenhet för att ha kunskap om de krav som ställs i arbetsmiljön
Vid behov bör det vara lätt att nå ledningsansvarig En snabb responstid är av stor betydelse
Ledningens verksamhetsplan bör uppvisa god expertis inom arbetsplanering. Förslaget bör räcka för att utgöra grunden för kontraktet
Det måste finnas bevis för att företaget har leveransvillkor och tillräcklig reservkapacitet för att uppfylla kontraktet vid ändringar av verksamhetens parametrar
Anses inte vara relevant för kontraktet
Dessa tre element bör tydligt etableras för att uppfylla kundens behov
Anses inte vara relevant för kontraktet
Kvalitetsstandarden bör tydligt anges och bör även kontrolleras; inspektioner måste ske regelbundet och företaget måste tydligt ange hur det skall utvärdera kontraktets uppfyllelse
Anses inte vara relevant för kontraktet Kvalitetskriterium Poäng Anger följande prioriteringar
2
STEG 4 – Prioritering av kriterier för tekniska meriter
Detta steg ger upphandlande enheter möjlighet att prioritera detaljerade kriterier genom att fördela poängen i den totala summan som tilldelats de två kategorier som beskrevs i STEG 3:
Av totalt 60 poäng för kriterierna “tekniska meriter” har 15 poäng tilldelats kategorin “ledning”:
Tillgänglighet 3
Responstid 2
Verksamhetsplanering 1
Leveransvillkor och
reservkapacitet 2
Allmänna och kundspecifika
förfaranden 0
Rapportering, kommunikation och respons till särskilda krav 3 Support från huvudkontor 0 Kvalitetssäkring / frekvens,
dokumentation och utvärdering
2
Övriga kriterier 0
Av totalt 60 poäng för kriterierna “tekniska meriter” har 10 poäng tilldelats kategorin “kontraktets infrastruktur”:
Underhåll och användning av
utrustning Entreprenören skall tillhandahålla utrustning och utrustningens underhåll och användning skall hålla hög standard
Städningen skall utföras utan att skada lokaler eller inventarium
Arbetskläder och säkerhetsutrustning skall tillhandahållas av entreprenören och skall kunna användas av personalen och vara lämpliga för de lokaler som skall städas
Entreprenören skall använda produkter och metoder som uppfyller den angivna standarden
Produkterna skall uppfylla fastställda krav för miljö, hälsa och hygien
Anses inte vara relevant för kontraktet 4
Städning som anpassas efter lokalernas särskilda egenskaper
1
Arbetskläder och
säkerhetsutrustning 2
Produkter och metoder 1
Miljö, hälsa och hygien 2
Övriga kriterier 0
Kvalitetskriterium Poäng Anger följande prioriteringar
