• No results found

12.2. Bilaga 1 - Rapport över 2018 års uppsikt över de kommunala bolagen

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "12.2. Bilaga 1 - Rapport över 2018 års uppsikt över de kommunala bolagen"

Copied!
7
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2019/0005 KS-1

Diariekod: Diariekod: 020

Rapport över 2018 års uppsikt över de

kommunalabolagen samt plan för 2019 års uppsikt

Område Metod

Intern kontroll Vilka rutiner har bolaget för sin interna kontroll?

Rapport för område Intern kontroll Sollentunahem AB:

Sollentunahems ekonomichef ansvarar för bolagets interna kontrollplan och är sammankallande för gruppen som arbetar med intern kontroll.

Plan för intern kontroll finns och internkontrollmöten inklusive avstämning hålls med viss frekvens. Exempel på utökade kontrollområden är

myndighetskrav avseende bolagets fastigheter.

En översyn av den befintliga planen för granskning av den interna kontrollen pågår och en viss justering kommer att göras under 2019. Ett rapporteringspaket för intern kontroll kommer att skapas som internkontroll- ansvariga kontinuerligt ska uppdatera vartefter åtgärder sker.

Uppgifterna i rapporteringspaketet utgör sedan grund för diskussion vid internkontrollmöten samt för rapportering till styrelse och vid förfrågan till ägaren.

Sollentuna Energi och Miljö AB:

Bolaget identifierar årligen tre olika områden inom den interna kontrollen.

Områden väljs utifrån en enklare form av riskanalys där sannolikheten bedöms för att ett fel uppstår och de konsekvenser ett fel medför.

Med riskanalysen som utgångspunkt fastställer styrelsen årligen, vid sammanträde i februari, en plan för granskning av den interna kontrollen.

Därefter genomförs granskningen som ibland är av beskrivande karaktär och ibland av mer stickprovskaraktär.

Årligen vid styrelsemöte i februari redovisas också föregående års granskning.

(2)

Bolaget har ett antal interna kontroller som genomförs löpande i den dagliga verksamhet och som är inbyggda i verksamhetens processer.

Granskning av leverantörer och leverantörsfakturor vid betalning för att säkerställa att de har F-skattsedel, ingen skatteskuld eller finns med på någon form av svartlista är exempel på sådana interna kontrollfunktioner.

Ett annat exempel på intern kontroll är att vissa typer av el- och va-mätare ska med olika intervall bytas ut alternativt besiktigas.

AB SOLOM:

Bolagets ekonomiavdelning granskar fakturor som avser så kallade

”förtroendekänsliga poster” exempelvis:

Utbildning och konferenser

 Deltagare ska finnas angivet

 Syfte/innehåll ska framgå Representation

 Deltagare ska finnas angivet

 Syfte

 Regler för avdragsgillt respektive ej avdragsgillt ska följas Resor

 Resenär ska finnas angivet

 Syfte ska framgå

Vidare kontrolleras att rätt person beslutsattesterat då det inte får vara någon som deltagit.

Om brister upptäcks kontaktas verksamhetschef för kompletterande uppgifter.

Sollentuna Kommunfastigheter AB:

I dagsläget finns det ingen rutin för intern kontroll i Sollentuna Kommunfastigheter AB.

En plan för intern kontroll kommer att tas fram under 2019 i anslutning till arbetet med att ta fram rutiner och regelverk för bolagets processer.

Sollentuna Stadshus AB:

I dagsläget finns det ingen rutin för intern kontroll i Sollentuna Stadshus AB.

En plan för intern kontroll kommer att tas fram under 2019 i anslutning till arbetet med att ta fram rutiner och regelverk för bolagets processer.

(3)

Slutsatser med avseende på område Intern kontroll

Bolagen ska, enligt gällande företagspolicy, inför varje kalenderår upprätta en plan för granskning av den interna kontrollen. Planen ska fastställas av styrelsen.

Det är viktigt att denna plan föregås av en riskanalys där bolagets

verksamhet analyseras och situationer eller processer av mer känslig eller utsatt karaktär identifieras.

För en kontinuerlig och sammanhållen redovisning av respektive bolags årliga granskning av den interna kontrollen är det viktigt att bolagen årligen, enligt Företagspolicyn, tillsänder moderbolaget dels planen för intern

kontroll som fastställts av styrelsen och dels resultatet av granskningen enligt planen.

Bolagen bör vidareutveckla rutinerna för den årliga granskningen av bolagets interna kontroller enligt ovan.

Område Metod

Systematiskt

arbetsmiljöarbete Vilka rutiner har bolaget för att hantera det systematiska arbetsmiljöarbetet?

Rapport för område Systematiskt arbetsmiljöarbete Sollentunahem AB:

Inom Sollentunahem AB utgår det systematiska arbetsmiljöarbetet från bestämmelserna i bolagets arbetsmiljöpolicy.

Rutiner för hur bolaget som arbetsgivare arbetar med att undersöka och följa upp arbetsmiljön finns angivet i bolagets riktlinjer för arbetsmiljöarbete.

Beskrivning av de olika momenten samt forum finns dokumenterade och utgörs av medbestämmande – samverkansavtal, skyddskommitté,

skyddsronder, medarbetarundersökning, medarbetarsamtal, avstämningar, avdelningsmöten, personalmöten och förändringar i verksamheten.

Bolaget har identifierat att handlingsplaner och genomförda skyddsronder behöver dokumenteras på ett bättre sätt vilket kommer att genomföras under våren 2019.

Sollentuna Energi och Miljö AB:

Bolaget har en arbetsmiljökommitté som består av arbetsgivarrepresentanter och fackliga skyddsombud.

I arbetsmiljökommittén ingår även representanter från företagshälsovården och en arbetsmiljöingenjör.

Representant för arbetsgivaren är personalchef, HR-specialist en verksamhetschef och en affärsområdeschef.

(4)

Arbetsmiljökommittén träffas fyra gånger per år med en stående agenda där exempelvis sjukfrånvaro, olycksfall eller olika former av incidenter

rapporteras.

Till dessa möten kommer också affärsområdeschefer regelbundet och redogör för genomförda skyddsronder samt i förekommande fall vidtagna åtgärder med anledning av eventuella anmärkningar från tidigare

skyddsroner.

Sammanlagt har bolaget ca 20 olika dokument som reglerar olika delar av arbetsmiljöarbetet. Enligt ett schema görs årligen en översyn i

arbetsmiljökommittén av respektive dokument.

Exempel på dokument är: arbetsmiljöpolicy, långsiktiga arbetsmiljömål, samverkan i arbetsmiljöarbetet, likabehandlingsplan, policy för kränkande särbehandling och trakasserier, brandskydd och utrymning mm.

Bolaget har konstaterat att några dokument saknas, vilka kommer att upprättas under 2019.

AB SOLOM:

Bolagets ledning har beslutat om en central riktlinje som ska ligga till grund för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

I den framgår vem som ansvarar för vilka delar i arbetsmiljön, vad som är chefens ansvar och vad som är medarbetare och skyddsombudens ansvar.

I riktlinjen ingår information om och rutiner för framtagandet av arbetsmiljörelaterade riskbedömningar och handlingsplaner.

Bolaget bedriver det systematiska arbetsmiljöarbetet genom bland annat regelbundna skyddskommittémöten, årliga medarbetarsamtal, skyddsronder, arbetsplatsträffar, undersökning av arbetsmiljön (ex. enkäter), arbete med belastningsergonomi, anmälan och utredning av arbetsolyckor, tillbud, hot och våld.

Årligen görs en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Sollentuna Kommunfastigheter AB:

I dagsläget finns inga framtagna rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet i Sollentuna Kommunfastigheter AB.

Eftersom bolaget, 2019-01-01, övertagit personal från tidigare trafik- och fastighetskontoret kommer bolaget att arbeta fram rutiner för

arbetsmiljöarbetet under 2019.

Sollentuna Stadshus AB:

I dagsläget finns inga framtagna rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet då bolaget saknar anställd personal.

(5)

Slutsatser med avseende på område Systematiskt arbetsmiljöarbete

Bolagen arbetar aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet och att kontinuerligt förbättra personalens arbetsmiljö.

Det är viktigt att skyddsronder, handlingsplaner och åtgärder som vidtas dokumenteras och återrapporteras till skyddskommittén och i de fall som behövs även till bolagets styrelse eller dess ägare.

Område Metod

Fakturering Hur säkerställer bolaget att korrekt

fakturering sker?

Rapport för område Fakturering Sollentunahem AB:

Bolaget säkerställer genom två steg att rätt fakturering sker. Steg ett sker i samband med att faktureringen genomförs genom att aktuella belopp kontrolleras mot tidigare belopp. Om avvikelser upptäcks utreds dessa och justeras innan faktureringen slutförs.

I steg två, som sker efter genomförd fakturering varje månad, görs en andra genomgång av alla eventuella oklarheter. Dessa båda kontroller, steg ett och steg två, sker av olika personer.

Vid oklarheter utreds och justeras dessa av ekonomiavdelningen i samarbete med uthyrningsavdelningen.

Bolaget planerar inga förändrade arbetssätt avseende faktureringskontroll.

Sollentuna Energi och Miljö AB:

Faktureringen utgör en viktig del i bolagets verksamhet och fakturerings- systemet är utformat för att kunna skicka ut en mycket stor mängd fakturor.

Verksamhetens art kräver en hög grad av automatisering där mätvärdeinsamling är en integrerad del av faktureringen.

Mätvärdeinsamling inom fjärrvärme, elnät, elhandel och avfall sker per automatik där exempelvis elförbrukningen mäts timvis för alla kommunens drygt 28 000 mätpunkter.

Viktregistrering och tömningsfrekvens vid inhämtning av hushållsavfall sker vid enreprenörens bilar och överförs till faktureringssystemet.

Då värden kommit in i faktureringssystemet sker olika kontroller och valideringar innan en faktura går ut till kund.

Inom va-verksamheten håller bolaget för närvarande på att koppla in en automatisk avläsning på samma sätt som för de övriga verksamheterna.

Projektet beräknas bli klart år 2020.

(6)

Den största andelen fakturor bolaget skickar går genom dessa

automatiserade processer. Det finns dock ett antal områden där fakturering fortfarande sker manuellt.

Detta är vid försäljningen av laddboxar för elbilar, vid debitering av

anslutningsavgifter för fjärrvärme, elnät och va, vid försäljning av solceller samt vid vidarefakturering av exempelvis gatubelysningsarbeten.

Dessa processer kommer bolaget att hantera i det ärendehanteringsystem som ska implementeras under första halvåret 2019. Därefter kommer bolaget ha automatiska systemstöd för att säkerställa att alla varor och tjänster blir fakturerade.

AB SOLOM:

Bolaget diarieför alla kundavtal i ärendehanteringssystemet och en kopia på avtalet skannas till en mapp som ekonomiavdelningen har tillgång till.

En lista med alla kundavtal finns där det framgår avtalstid,

prisuppräkningar, hur underlag ska rapporteras, när rapportering och fakturering ska ske, vem som är ansvarig och var underlag finns.

Listan underhålls och uppdateras. Den används för att säkerställa att all fakturering sker enligt avtal, med rätt belopp, av rätt person och i rätt tid.

Kundfakturor läses in i ekonomisystemet och beloppen kontrolleras mot fakturaunderlaget av en annan person än den som gjort underlaget.

Månatlig uppföljning av intäkter görs av ekonomiavdelningen. Varje verksamhetschef följer också upp sina intäkter i månadsrapporteringen.

Sollentuna Kommunfastigheter AB:

Under 2018 sköttes bolaget av personal från kommunens trafik- och fastighetskontor. Trafik- och fastighetskontorets rutiner för fakturering omfattar i korthet:

 Alla hyror som aviseras (sker kvartalsvis) är inlagda i fastighetssystemet, LEB.

 Hyresadministratör tar ut en preliminär aviseringsrapport från fastighetssystemet och delger den till respektive kundförvaltare för kontroll av kommande avisering.

 Kundförvaltare återkopplar till hyresadministratör om den preliminära aviseringsrapporten stämmer eller om något ska justeras innan

avisering.

 När hyresadministratör fått klartecken från alla kundförvaltare skickas den slutliga aviseringen för inläsning till ekonomisystemet.

 När ekonomiavdelningen läst in filen från ekonomisystemet återkopplar de till hyresadministratören att filen är inläst och fakturering skett.

Bolaget kommer kontinuerligt följa upp och eventuellt revidera ovanstående rutin för fakturering av hyror.

Sollentuna Stadshus AB:

Bolaget har ingen fakturering.

(7)

Slutsatser med avseende på område Fakturering

Säkerställandet av att intäkter blir fakturerade och inbetalda är av väsentlig vikt för bolagen.

Bolagen har väl utvecklade system för att fakturera och interna kontroller av faktureringarna.

References

Related documents

Inom de verksamheter där många medarbetare svarar att arbetsplatsträffar inte genomförs regelbundet uppmanas chefen att planera för arbetsplatsträffar framöver... 2018/0143 KS-2

1 § kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet och även ha uppsikt över

Säkerhetsenheten rekommendation är att brandskyddsansvarig för varje verksamhet bör genomgå en obligatorisk utbildning i det systematiska brandskyddsarbetet en gång per år

Kommunstyrelsens fördjupade uppsikt 2018, exklusive de ärenden som omfattas av en egen styrprocess eller beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige eller som av annat skäl kommer

I:\SFS\Ekonomi- och verksamhetsstyrning\Riktlinjer för kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna och bolagen.docx3. Sida 1

1 § kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över de övriga nämndernas verksamhet och även ha uppsikt över

Kommunstyrelsens fördjupade uppsikt 2017, exklusive de ärenden som omfattas av en egen styrprocess eller beslut i kommunstyrelsen eller fullmäktige eller som av annat skäl kommer

Då vi gör många små inköp från många leverantörer vi inte har avtal med i kommunen, är detta något som alla förvaltningar måste jobba med för att vi ska se något