Styrelsemöte 2013-01-13
Närvarande ledamöter: Per Edström, Torbjörn Engberg, Thomas Haglund, Pelle Molin, Per Sander (fram till kl 18:45) och Pia Sandström (fram till kl 19:15)
Ej närvarande ledamot: Leif Selling Tid och plats: 18:00-20:30 i klubbstugan Mötets ordförande: Per Edström Sekreterare: Torbjörn Engberg
Justerare: Per Edström och Pelle Molin
§132 Mötet öppnas
§133 Godkännande av ärendelista
§134 Föregående mötesprotokoll (2013-12-09)
§135 Inkomna skrivelser
Remiss från SOFT om organisationsutredning Ingen åtgärd
Remiss om vindkraft Ingen åtgärd
ÅOF nyhetsbrev 8
ÅOF’s föreningsledarträff i Ullånger 18/1 – Leif Selling avser att närvara.
Inbjudan till träff om de nya reglerna för LOK-stöd 20/1
Styrelsen beslutar att uppmana Erik Borglunt att närvara på informationsmötet.
Kallelse till årsmöte ÅOF 17/3, Ullånger
Styrelsen beslutar att fråga Peter Näsholm och Torbjörn Westman om de kan tänka sig att närvara på mötet. Observera att närvarande på mötet måste ha en fullmakt.
Föreningsbidrag
Osäkerhet råder om vad detta är för något. Hur har vi gjort tidigare år? Vad omfattar kartbidraget?
Styrelsen uppdrar åt Thomas Haglund att undersöka hur vi har gjort tidigare år och förutsättningarna ser ut för i år.
§136 Rapporter
Skallgångsorganisation
Thomas Haglund har kontaktat Per Edström, Pelle Molin, Leif Selling och Göran Abel som alla sagt sig vara villiga att medverka som kontaktpersoner i en skallgångsorganisation. Vore dessutom lämpligt med en person från Häggdångserstrakten – förslagsvis Stig-Gunnar Bylund, Owe Bylund eller Erik Bylund.
Styrelsen uppdrar åt Thomas Haglund att komplettera listan med ytterligare ett namn och därefter skicka in den till polisen.
§137 ”HittaUt”
Per Edström har idag träffat Håkan Lönnefors från kommunen och Kenneth Zetterlund från Alltid reklambyrå, som ger ut tidningen Yippie. Det finns ett stort intresse att samverka kring ”HittaUt”.
Ytterligare ett möte är planerat till den 21/1.
Styrelsen beslutar att 2014 bedriva ”HittaUt” i projektform, med Sven-Åke Heinemo som projektledare.
Styrelsen uppmanar valberedningen att inför årsmötet föreslå Sven-Åke som sammankallande i
”HittaUt”-kommittén.
Styrelsen uppdrar åt kassören att tillse att ”HittaUt” har en egen post i årets budget.
Styrelsen uppdrar åt Pelle Molin att kalla till ett uppstarts-möte under februari.
§138 Idrottslyftet
HOK har blivit beviljade 30000 kr för ett kartprojekt, samt fått avslag på ansökan om visionsarbetet.
Styrelsen beslutar att driva kartprojektet i projektform med Torbjörn Engberg som projektledare.
Arbetet ska samordnas med ÅOF’s eventuella utbildning rörande laserdata.
Styrelsen beslutar att inte göra ett nytt försök att få bidrag för Visionsarbetet.
Styrelsen uppmanar Erik Borglund att uppdatera den ej inlämnade ansökan om teknikträning, som vi gjorde ett utkast till 2013.
§139 Visionsarbetet
Inbjudan till Visionsmötet den 26/1 är på väg ut till medlemmarna per e-post, samt via hemsidan.
Styrelsen beslutar att efter årsmötet skicka ut RF’s skattningsverktyg till medlemmarna.
§140 Klubbstugan
Inbrott
I juldagarna var det inbrott i klubbstugan på Vårdkasen. Ett fönster slogs sönder, men så vitt känt var det ingenting som stals. Inbrottet är polisanmält. Försäkringsbolaget är ej kontaktat då kostnaden för lagning av fönstret understeg självrisken.
Uppföljning av åtgärder
Efter inbrottet i juldagarna har Per Hansson lämnat in det sönderslagna fönstret för lagning. Han har fått ett förmånligt erbjudande om att köpa en luftvärmepump för 15 000 kr. Han har även tagit in prisuppgifter för kodlås (cirka 5 000 kr) och fönstergaller. Fönstergaller kostar mer än 15 000 kr och Per Hansson föreslår istället en lösning där en svetsfirma får sätta samman fönstergaller från armeringsmattor, som man målar med hammarlack.
Styrelsen beslutar att avvakta med beslutet om att köpa en luftvärmepump till efter årsmötet.
Styrelsen uppdrar åt Per Hansson att:
Fråga Ulf Kinert om han har behörighet att installera en luftvärmepump.
köpa kodlås till klubbstugan.
ordna med fönstergaller byggda av armeringsmattor.
Styrelsen uppdrar åt kassören att tillse att den nya klubbstugan har en egen post i årets budget.
Lämplig storlek på budgetposten diskuteras med Per Hansson.
Namntävling
Styrelsen uppdrar till Torbjörn Engberg att per e-post uppmärksamma medlemmarna om namntävlingen.
Kontakter med arvsfonden och SISU
Per Sander har undersökt möjligheterna att söka ekonomiskt stöd för utbyggnad av den nya klubbstugan. Allmänna arvsfonden kan ge lokalstöd och VIF kan via Idrottslyftet ge stöd till
”anläggningar och idrottsmiljöer”. VIF’s stöd framstår som enklare att söka, och har inte heller de krav på nyskapande verksamhet som allmänna arvsfonden har. VIF’s stöd omfattar dock max 50 %.
Styrelsen uppdrar åt Per Hansson att bilda en projektgrupp, tillsammans med förslagsvis Ulf Kinert och Jan Lundgren, för att se över hur en utbyggnad av stugan på Vårdkasen skulle kunna genomföras, förslagsvis i tre etapper: 1) indragning av vatten och avlopp, 2) toalett, 3) dusch, omklädningsrum och bastu. Projektgruppen bör kontakta Mats Hamberg från VIF, som erbjudit sig att på platsvid stugan komma med råd inför en ansökan.
§141 Kartor
Peter Näsholm har lämnat in en redovisning av kartrevideringsläget på Härnön. Nils-Göran Olsson har inför tävlingar reviderat Vangsta-Myran-Härnön 2010, Skärsviken 2011 Smitingen-Örsjön 2013.
Revidering av Vårdkaskartan är planerad till 2014. Till detta kommer de revideringar av stigar, hyggen mm som Peter N gör löpande. Sammantaget bedömer Peter N att Härnökartan håller god aktualitet.
Peter N avser att med Nils-Göran Olsson diskutera lämpliga former för revidering utgående från laserscannat material.
Per Edström och Torbjörn Engberg kommer att lämna över en karta till Peter Näsholm med inlagda revideringar. På kartan markeras även områden i anslutning till Högslätten och Vårdkasen inom vilka det är extra angeläget med korrekta kartor vid träningsstart i april-maj.
En stor fråga att hantera är de omfattande stormfällningarna efter stormen Ivar som drabbade länet den 13 december. Fortfarande är det inte klarlagt vilka revideringsbehov detta har skapat. Vissa saker vet vi, som att området i anslutning till HOK-stugan på Högslätten är helt omdanat.
Frågan om revideringar måste av nödvändighet hanteras i ”HittaUt”-arbetet.
Styrelsen uppdrar åt Torbjörn Engberg att fråga Peter Näsholm om han har köpt in Laserdata och OCAD10.
§142 Planering inför årsmötet 2014-03-10
Uppmaning till valberedningen: översyn av kommittéer inför 2014 Har förmedlats av Leif efter förra mötet.
Mall för verksamhetsberättelse 2013 och verksamhetsplan 2014
Torbjörn Engberg har tagit fram ett förslag på mall som skickas ut till de ansvariga/kommitté- sammankallande.
Kallelse till årsmötet
Styrelsen beslutar att skicka ut kallelse till årsmötet per brev. Med kallelsen skickas även följande handlingar:
Förslag till föredragningslista – Torbjörn Engberg ansvarig.
Verksamhets- och förvaltningsberättelser – Torbjörn Engberg tar in och sammanställer texter från ansvariga/kommittéer.
Revisorsberättelse – Per Sander tar in och vidarebefordrar till Torbjörn Engberg.
Verksamhetsplan och budget – Torbjörn Engberg tar in och sammanställer planer från ansvariga/kommittéer, och Per Sander ansvarar för att ta fram ett förslag på budget baserad på utfallet 2013.
Styrelsens förslag:
o Visionsdokument – Per Edström ansvarar för att sammanställa.
o Förändringar i ”Regler för avgifter och ersättningar 2009” rörande ersättning vid deltagande på SM (se föregående protokoll) – Per Sander ansvarar.
Eventuella inkomna motioner med styrelsens yttrande
Tidplan
Datum Aktivitet Ansvarig
15/1 Kallelse läggs ut på hemsidan – upplysning om att motioner ska vara styrelsen tillhanda senast den 10 februari.
Torbjörn Engberg 15/1 Uppmaning till kommittéer/ansvariga att senast 2/2
inkomma med verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner och ekonomiska behov.
Torbjörn Engberg
2/2 Handlingar till årsmötet (föredragningslista, verksamhetsberättelser, verksamhetsplaner,
revisorsberättelse, budget, justerad ersättningspolicy och visionsdokument) inlämnade till sekreteraren.
Kassör, ansvariga, sammankallande m.fl.
3/2 Handlingar till årsmötet sammanställs och skickas till styrelsen.
Torbjörn Engberg 10/2 Sista dag att lämna in motioner
10/2 Styrelsemöte
12/2 Kallelse och handlingar till årsmötet postas 17/2 Måste medlemmarna ha nåtts av kallelsen 10/3 Årsmöte
Revidering av e-postlista
Styrelsen uppdrar åt Torbjörn Engberg att, i samverkan med Åke Bergqvist, sätta samman en instruktion, som ska skickas ut med årsmöteshandlingarna, för att uppdatera klubbens e-postlista.
§143 Avgift för lån av klubbstuga
Styrelsen beslutar att dagshyran för HOK-stugan på Högslätten ska vara 500 kr/dag.
§144 Lärgrupper för 2013 och 2014
Styrelsen uppmanar valberedningen att inför årsmötet föreslå en ”LOK- och lärgrupps ansvarig” som ska ansvara för planering och redovisning av dessa stödformer.
§145 LOK-stöd i Idrott Online
Se §144.
§146 SI-skrivare/display
Vi har önskat en SI-avläsningsenhet kopplad till en display för användning vid träningar,
inomhusorientering etc. Efter en del efterforskningar tvingas vi konstatera att dylik mojäng inte tycks finnas att köpa för pengar. Vi får fortsätta att längta.
§147 Ny HOK-flagga
Torbjörn Engbergs uppdrag att ta fram förslag på ny flagga kvartsår.
§148 Övriga frågor
Inga
§149 Förberedelser och ärenden till nästa möte 2014-02-10
Styrelsen kallar ungdomskommitténs sammankallande Susanna Edström.
I övrigt ägnas mötet framförallt åt förberedande av årsmötet.
§150 Mötet avslutas
Torbjörn Engberg Per Edström Pelle Molin
Sekreterare Justerare Justerare
