• No results found

VÄGLEDNING FÖR MILJÖANPASSAD UPPHANDLING

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "VÄGLEDNING FÖR MILJÖANPASSAD UPPHANDLING"

Copied!
25
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

VÄGLEDNING FÖR

MILJÖANPASSAD UPPHANDLING AV EPC

INNEHÅLL

DEL 1: INTRODUKTION TILL EPC

1 Inledning ...2

2 Omfattning...3

3 Vad är EPC?...3

4 Hur förbereds och genomförs EPC? ...4

4.1 Förstudie och förberedelser ...4

4.2 Förankring hos beslutsfattare...5

4.3 Exempel på upphandlingsmodell ...5

4.4 EPC-genomförandet ...6

5 Varför genomföra EPC?...6

6 Vill du veta mer?...8

DEL 2: FÖRDJUPAD VÄGLEDNING AVSEENDE UPPHANDLING AV EPC 7 Upphandlingsprocessen – viktiga delar och förslag till typkriterier...10

7.1 Annonsen ...11

7.2 Underlag för kvalificering och urvalsbedömning ...12

7.3 Inbjudan och förfrågningsunderlag ...13

7.4 Förhandling ...18

7.5 Avtal...19

8 Vad säger lagen om upphandling av epc?...19

8.1 Leverantör som deltar i förstudien ...19

8.2 Förhandlad upphandling ...20

8.3 Incitamentsupphandling och det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ...20

8.4 kriterier för kvalificering jämfört med utvärderingskriterier ...21

8.5 Avbeställningsrätt/Optioner ...21

9 Exempel på Framgångsfaktorer & fallgropar i upphandlingssituationer...22

9.1 Framgångsfaktorer ...22

9.2 Fallgropar...24

(2)

DEL 1: INTRODUKTION TILL EPC

1 INLEDNING

Stigande energipriser har inneburit att många fastighetsägare de senaste åren har fått kostnadsökningar med över 20 %. Många vill därför energieffektivisera sina

fastighetsbestånd. Ett sätt är att välja en traditionell energieffektiviseringsentreprenad, ett annat sätt är att välja EPC, Energy Performance Contracting. Denna vägledning riktar sig till både till upphandlande myndigheter inom den klassiska sektorn och

upphandlande enheter inom försörjningssektorerna. För enkelhets skull kommer dessa nedan att benämnas upphandlande organisation.

Miljöstyrningsrådet arbetar med att ta fram upphandlingskriterier och vägledningar för miljöanpassad offentlig upphandling. Ett stort arbete är att ta fram kriterier som lyfter fram energieffektiva produkter och tjänster. I detta arbete ingår kriterier för

energieffektiviseringsåtgärder, där EPC är ett intressant alternativ. I en rapport1

konstateras det att EPC skulle kunna spara mycket energi i Sverige, närmare 29, 2 TWh i det offentliga fastighetsbeståndet om 90 miljoner m2. En annan rapport2 beskriver att hittills utförda EPC-projekt har en energieffektivisering på 22 % i snitt (det varierar mellan 17 % och 66 % beroende på fastighetsbestånd), och att EPC bidrar till uppfyllande av de svenska miljökvalitetsmålen.

Idag finns mycket information om EPC att finna både i skriftligt material och på webbsidor (se vidare kapitel 6: Vill du veta mer, för hänvisningar till länkar och

litteratur). Energimyndigheten har även inom ett projekt tagit fram upphandlingsmallar, som finns tillgängliga via deras hemsida.3 Miljöstyrningsrådets arbete inom EPC

fokuserar därför på att presentera möjligheter och svårigheter med upphandlingen av EPC-projekt. I Energitjänsteutredningen konstaterades det att kännedomen om EPC är god, men fortfarande är tillämpningen av EPC relativt låg. En av de främsta orsakerna till detta är osäkerhet kring upphandlingsförfarandet. Genom denna skrift vill

Miljöstyrningsrådet bidra till att EPC-projekt upphandlas på ett sådant sätt så att energibesparingen blir så hög som möjligt (till gagn för miljön) samt att andra kriterier vävs in i upphandlingen som stimulerar miljöförbättringar inom ramen för EPC.

1 Bylund, S-I.,Näringsdepartementet, Marknaden för Energitjänster, WSP, 2007

2 Gode, J. Strömberg, A., m fl., Energy Performance Contracting- en modell för minskad energianvändning och miljöpåverkan, Energimyndigheten och Naturvårdsverket, 2007

3 www.energimyndigheten.se/sv/Foretag/Energieffektivisering-i-foretag/Stall-krav-vid- inkop/Energitjanster/Nationella-energitjanstprojekt/Mallar-och-upphandlingschecklistor

(3)

2 OMFATTNING

Denna vägledning presenterar väldigt kort hela EPC-processen, men fokuserar främst på hur EPC-projekt upphandlas och råd kring upphandlingen. För mer djupgående

information om andra delar av affärsmodellen EPC, finns hänvisningar till länkar och litteratur i kapitel 6: Vill du veta mer?

3 VAD ÄR EPC?

PRESTANDAGARANTI

EPC står för Energy Performance Contracting. Det är en funktionsupphandling av energibesparing med prestandagaranti. EPC innebär att ett energitjänsteföretag4, också kallad energy service company (ESCO), anlitas för att förbättra energieffektiviteten i en byggnad (eller flera) och den garanterade energibesparingen används för att betala de kapitalinvesteringar som behövs för att implementera förbättringarna.

Energitjänsteföretaget inventerar byggnaden, bedömer den potentiella

energibesparingen och garanterar sedan besparingen i en överenskommelse med beställaren. Energitjänsteföretaget har därmed ansvar för slutresultatet och garanterar en viss energibesparing som gäller under hela kontraktstiden.

EPC säkerställer att den investering som görs verkligen ger det tänkta resultatet.

Besparingarna kan dessutom oftast bli större än den garanterade, eftersom

energitjänsteföretaget garanterar en minsta besparing. Om besparingen inte uppfylls, blir energitjänsteföretaget beställaren återbetalningsskyldig. Vad som bland annat skiljer EPC från traditionella kontrakt är att EPC är resultatdrivet, och försäkrar

byggnadsprestandans kvalitet, eftersom en besparingsgaranti har lämnats. Efter kontraktstidens slut tillfaller hela energibesparingen beställaren.

I det följande kommer energitjänsteföretag, att för enkelhetens skull, benämnas entreprenör.

KUNSKAPSÖVERFÖRING

Ett EPC-projekt innebär vanligtvis att vikten sätts på ett bra samarbete och kompetensöverföring under projektgenomförandet. Meningen är att beställarens

organisation ska få stärkt kompetens för att driva fastigheterna långsiktigt, rationellt och energieffektivt. Det sker därmed en kunskapsöverföring från entreprenören till den upphandlande organisationen under EPC-projektet, för att bibehålla energinivåer och skapa en positiv utvecklingstrend.

4 Också kallad ESCO = Energy Service Company. Amerikansk term för entreprenadbolag som arbetar med energitjänster.

(4)

KOSTNADSEFFEKTIVITET

EPC innebär en investeringskostnad för fastighetsägaren, men denna finansieras av de energibesparingar som görs i och med projektet. Själva betalningen av investeringen kan lösas på olika sätt; med egna medel, med banklån eller genom att entreprenören hyr ut installationerna. Energibesparingen definieras i kronor och kWh och bör garanteras i ett avtal med entreprenören, efter att analysfasen i EPC är genomförd.

EPC möjliggör för fastighetsägare och förvaltare att uppgradera åldrande och ineffektiva byggnader medan medel för detta hämtas från energibesparingen garanterad av

entreprenören. Det är entreprenören som tar riskerna med tekniken och finansieringen.

MILJÖVINSTER

Stora miljövinster görs i och med ett EPC-projekt. Detta konstateras i en rapport från Energimyndigheten och Naturvårdsverket, där EPC beskrivs minska utsläpp (av koldioxid, svaveldioxid och kväveoxider bland annat), minska halten av olika

luftföroreningar och minska resursförbrukningen. EPC är betydelsefull som ett bidrag till uppfyllandet av de svenska miljökvalitetsmålen5.

4 HUR FÖRBEREDS OCH GENOMFÖRS EPC?

EPC kan genomföras på flera olika sätt och det finns idag olika modeller för detta på marknaden. Nedan redovisas ett exempel på hur EPC kan genomföras.

EPC kan vara uppdelad i flera steg där båda parter har möjlighet att utvärdera respektive steg vid flera olika beslutspunkter innan en fortsättning sker, se bild 1 nedan.

Processen kan då inledas med informations- och diskussionsmöten för att klargöra huruvida det finns intresse att genomföra konceptet.

4.1 FÖRSTUDIE OCH FÖRBEREDELSER

När intresse att genomföra EPC är konstaterat, bör en förstudie göras. En förstudie genomförs där möjligheter och avgränsningar utreds avseende fastighetsbeståndet.

Detta för att bland annat veta vilka krav som ska ställas i upphandlingen. I detta skede är det essentiellt att samla olika kompetens inom exempelvis teknik, driftfrågor, miljö, ekonomi, upphandlingsjuridik. Förstudien redovisas i ett Arbetsmöte. Under arbetsmötet belyses bland annat besparingspotential, typinvesteringar, risker, juridik och offentlig upphandling. Efter arbetsmötet beslutas om det är intressant att gå vidare till en analysfas (EPC fas 1). Om så är fallet, upphandlas en samarbetspartner (entreprenör) som kan gå vidare med EPC fas 1.

5 Gode, J. Strömberg, A., m fl., Energy Performance Contracting- en modell för minskad energianvändning och miljöpåverkan, Energimyndigheten och Naturvårdsverket, 2007

(5)

Inledande

möten Arbetsmöte 1

Ja/Nej Ja/Nej

Arbetsmöte 2

Ja/Nej

FAS 1

FAS 3 FAS 2

4.2 FÖRANKRING HOS BESLUTSFATTARE

EPC-modellen ska också förankras hos beslutsfattarna, vilket bör påbörjas innan förstudier och förberedelser görs, eftersom beslutsprocesserna ibland kan vara långa.

Detta kan göras genom till exempel studiebesök tillsammans med beslutsfattarna hos andra kommuner/landsting som har genomfört EPC.

4.3 EXEMPEL PÅ UPPHANDLINGSMODELL

Upphandlingen sker vanligtvis genom förhandlad upphandling med föregående annonsering enligt 4 kap LOU om värdet av upphandlingen överstiger tröskelvärdet.

Upphandlingen bör genomföras så att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kan antas och inte enligt lägsta pris modellen. Understiger upphandlingens värde

tröskelvärdena kan urvalsupphandling genomföras enligt 15 kap LOU. EPC delas upp i 3 faser, se nedan delkapitel om EPC-genomförandet. Vanligtvis genomförs en upphandling för hela fastighetsbeståndet eller en stor del av beståndet. Ibland väljs de fastigheter ut som har störst energieffektiviseringspotential för åtgärder och uppföljning (fas 2 och 3).

Fördelen att välja ut dessa fastigheter är att EPC-projektet uppnår större

energibesparing. Nackdelen är att det blir svårt att vid ett senare tillfälle finansiera de fastigheter som innebär en högre kostnad. I ett EPC-projekt kan billiga investeringar bära upp dyra. En fördel med en stor upphandling är att administrationen minskar för själva upphandlandet. Nackdelen är att skärpan kan tappas i genomförandet, då trycket på både entreprenörers och beställares organisationer ökar och att konkurrensen kan begränsas (ifall inte flera entreprenörer väljer att gå ihop och ge anbud tillsammans).

Avbeställningsrätt kan införas för fas 2 och 3. På så sätt kan nödbromsen dras ifall fas 1 inte visar på de energibesparingar som var tänkta.

(6)

4.4 EPC-GENOMFÖRANDET

Nedan beskrivs ett exempel på hur själva EPC:n kan genomföras.

EPC genomförs i 3 faser:

Fas 1 – Analysfasen: En entreprenör inventerar och analyserar fastighetsbeståndet och dess drift för att presentera energieffektiviseringsåtgärder, kostnader, besparingar (i kronor och kWh) samt utbildningsbehov för driftpersonalen. Beställaren kan i avtalet ange villkoren för ersättning ifall affären avbryts efter genomförd anlaysfas. Analysens resultat redovisas i ett andra Arbetsmöte, som resulterar i ett samarbetsavtal.

Fas 2 – Åtgärdsfasen: Entreprenören genomför energieffektiviseringsåtgärder och utbildar driftpersonalen. Systemen inom byggnaden som förbättras är exempelvis styr- och reglersystem, belysning, kyla, fönster, värme, vatten, ventilation, el, isolering. Denna fas kostar mest. Finansieringskostnaden kan anpassas mot besparingen, d.v.s. inom ett år kan mer betalas under januari-mars än under juli – september. Ett alternativ är att positivt kassaflöde kan skapas och investering kan undvikas om kostnad tas exempelvis direkt i driftbudgeten.

Fas 3 –Uppföljningsfasen: I denna fas sker uppföljning av energianvändningen.

Entreprenören har lämnat en besparingsgaranti för hela kontraktstiden. Garantin gäller en viss energinivå, och entreprenören ansvarar för att funktionen i byggnaden

upprätthålls till den energinivå som denne har räknat fram. Om en ännu större besparing än den utlovade görs, reglerar en överenskommen vinstdelningsmodell fördelningen mellan entreprenören och beställaren.

Det är viktigt att driftpersonalen utbildas så att de själva kan underhålla och förbättra systemen när EPC-projektet är genomfört.

Entreprenören finns kvar och tar ansvar under hela avtalstiden med regelbunden uppföljning av energinivån och support, enligt det överenskomna samarbetsavtalet efter fas 1.

5 VARFÖR GENOMFÖRA EPC?

1. EPC har den stora fördelen att det är entreprenören som är ansvarig för

slutresultatet av energieffektiviseringsåtgärderna och som enligt EPC-modellen garanterar fastighetsägaren en given besparing, dvs. lägre driftskostnader. Det finns internationella standarder för hur garantier ser ut, se www.ipmvp.org.

2. EPC blir därmed ett, ur ekonomisk synpunkt, fördelaktigt sätt att modernisera ett fastighetsbestånd. Dessutom är de administrativa kostnaderna låga om det omfattar väldigt många byggnader. Byggnader med lång återbetalningstid kan vägas upp av byggnader med kortare återbetalningstid. EPC kan även finansieras via EPC- entreprenören och därmed betalas via driftbugdet, utan att kräva investeringar.

3. Eftersom driftpersonalen blir utbildad för att sköta beståndet själva efter EPC- projektets genomförande, kan fastighetsägaren fortsätta energioptimera

byggnaderna.

(7)

4. Resultatet från analysfasen, fas 1, i EPC uppfyller lagen om energideklarationer (SFS 2006:985). När det gäller energideklarationerna kan krav ställas på att

resultaten av analysfasen i EPC-projektet ska uppfylla lagen om energideklarationer om EPC-entreprenören ska göra detta och även inrapportera uppgifterna.

5. EPC är tidseffektivt: möjliggör en snabb modernisering av ett stort

fastighetsbestånd, Det faktum att det bara är en upphandling för alla eller många byggnader sparar också mycket tid6. Driftoptimeringen som ska utnyttja

möjligheterna med de moderniserade installationerna pågår kontinuerligt under byggnadens livslängd.

6. Eftersom väl fungerande styr- och reglersystem samt system för mätning finns på plats efter ett EPC-projekt, är resultaten både mätbara och verifierbara, vilket blir viktigt inte bara för att följa upp avtalet, utan också för att räkna på och

kommunicera energi- och kostnadsbesparingarna. Energianvändningen blir dessutom kontrollerad.

7. Många kommuner och landsting har dessutom energibesparingar i byggnader som ett politiskt miljömål att uppfylla.

8. EPC innebär minskade kostnader.

9. EPC innebär minskad miljöbelastning. Exempelvis bidrar EPC positivt till miljökvalitetsmålen begränsad klimatpåverkan, frisk luft, bara naturlig försurning, ingen övergödning, god bebyggd miljö.

10. EPC innebär ökad kvalitet; modern teknisk standard och gott inomhusklimat.

I en intervjustudie som genomfördes av IVL på uppdrag av Energimyndigheten och Naturvårdsverket var anledningarna till att genomföra EPC inom offentliga fastigheter följande:

• Att spara pengar

• Fastigheterna var i stort moderniseringsbehov

• Minska den höga energianvändningen

• Förbättra ventilationssystemet och värmekomforten

• Förbättra lokalernas underhåll och minska ner på akuta åtgärder7

6 Se referenser till genomförda projekt i kapitel 6, Vill du veta mer?

7 Gode, J., Strömberg, A., m fl., Energy Performance Contracting- en modell för minskad energianvändning och miljöpåverkan, Energimyndigheten och Naturvårdsverket, 2007

(8)

6 VILL DU VETA MER?

EXEMPEL PÅ HEMSIDOR MED MER INFORMATION OCH HJÄLPMEDEL www.energimyndigheten.se, Energimyndigheten har exempelvis tagit fram upphandlingsmallar.

www.energitjanster.se, Forum för energitjänster

www.offentligafastigheter.se, UFOS har flera skrifter avseende EPC och energieffektivisering i byggnader.

www.klokainvesteringar.nu

EXEMPEL PÅ ORGANISATIONER SOM HAR GENOMFÖRT EPC-PROJEKT, LÄS MER OM DEM PÅ FÖLJANDE HEMSIDOR

Kommunfastigheter Örebro, Mats Brantsberg och Arne Hermansson, www.orebro.se/2325.html

Kommunfastigheter i Nyköpings kommun, Bo Flinkberg, www.nykoping.se Akademiska Hus, Roland Larsson, www.akademiskahus.se

Lundafastigheter, Patrik Sjöstrand, www.lund.se/templates/Page____95913.aspx Regionfastigheter Skåne, Peter Jansson, www.miljo.skane.se/sv/e/pe4.htm Landstingsfastigheter i Kalmar län, Stefan Westblom, www.ltkalmar.se Vingåker kommun, Rolf Jonsson, www.vingaker.se

Ludvika kommun, Stefan Andersson, www.ludvika.se

Stockholm stad, Fastighetskontoret, Sandra Holmström, www.stockholm.se/fsk Locum, Peter Lundell, www.locum.se

VLL, Jan-Erik Ericsson www.vll.se

Bromölla kommun, Roger Jensen,www.bromolla.se Botkyrka kommun, Jan Laberius,www.botkyrka.se

Malmö Stad, Stadsfastigheter, Kristian Larson, www.malmo.se IFÖ Sanitär, Peter Helgesson, www.ifo.se

Arboga kommun, Tommy Ahlberg, www.arboga.se

Östergötlands Läns Landsting, Johan Kristiansson och Lina Hallberg, www.lio.se www.stockholm.se/energicentrum

(9)

EXEMPEL PÅ LITTERATUR

Energy performance contracting – En balansakt för besparingar med garantier, Svensson, D., SKL och UFOS, 2007

Energy Performance Contracting- en modell för minskad energianvändning och

miljöpåverkan, Gode, J., Strömberg, A., m fl., Energimyndigheten och Naturvårdsverket, 2007

Marknaden för Energitjänster, 2007-12-050-04, Bylund, S-I., Näringsdepartementet, 2007

(10)

DEL 2: FÖRDJUPAD VÄGLEDNING AVSEENDE UPPHANDLING AV EPC

Detta är del 2 av Miljöstyrningsrådets Vägledning för miljöanpassad upphandling av EPC. Del 1 beskriver kort vad EPC är och hur processen ser ut. Del 2 fokuserar på hur upphandlingen av ett EPC projekt kan gå till. Dock berörs inte de avtalsmässiga frågor som generellt faller under det entreprenadjuridiska området och som går utöver de kontraktsvillkor som tas upp nedan.

Syftet med denna vägledning är att visa hur EPC kan upphandlas så att så stor

energibesparing som möjligt görs (till gagn för miljön) samt att väva in andra kriterier för miljöförbättringar inom ramen för EPC. Vägledningen fokuserar på upphandlingsdelen av EPC, eftersom det råder viss osäkerhet kring hur sådan upphandling kan gå till.

EPC innebär potential till stora miljöförbättringar:

• Offentliga fastighetsbeståndet är totalt 90 miljoner m2 och den bedömda energibesparingspotentialen till 2020 är 29,2 TWh

• Hittills utförda EPC-projekt har en energieffektivisering på 22 % i snitt (varierar: 17- 66 %)

• EPC bidrar till uppfyllandet av flera av de svenska miljökvalitetsmålen

7 UPPHANDLINGSPROCESSEN – VIKTIGA DELAR OCH FÖRSLAG TILL TYPKRITERIER

Denna del beskriver kort olika delar av upphandlingsprocessen vid EPC-upphandling.

Den presenterade upphandlingsprocessen är också bara ett exempel på hur en EPC- upphandling kan gå till. Det finns även andra EPC-modeller på marknaden som kan göra att processen kan se lite annorlunda ut. Vidare presenteras lite förslag till kriterier som är typiska för de flesta EPC- upphandlingar. Andra slags kriterier blir svåra att föreslå då ingen upphandling är den andra lik, därför tas endast ”typkriterier” upp som förslag i denna text. De kriterier och kontraktsvillkor som redovisas nedan ska därför inte läsas som underlag till ett komplett förfrågningsunderlag eller som styrande för hur en EPC- upphandling går till, utan ska betraktas som förslag till hjälp med lösningar av olika frågor man kan ställas för när en EPC- upphandling ska genomföras. Det finns även andra modeller och lösningar för genomförande av EPC- upphandling som vi av utrymmesskäl inte kan ta upp i detta dokument.

Nedan skissas en schematisk bild över delarna i upphandlingsprocessen för en EPC- upphandling.

(11)

Annons Underlag för Inbjudan och förfrågnings

underlag

Anbuds- utvärdering

Förhandling Minimikrav (miljö)

Begränsningsregler (miljö) Upphandlingsförfarandet

Avtal (inkl. miljö)

Underentreprenörens åtagande

Utvärderingskrav (inkl. miljö) Särskilda kontraktsvillkor (inkl. miljö)

7.1 ANNONSEN

Annonsen ska bland annat innehålla följande information8:

• Minimikrav på leverantörens förmåga att genomföra kontraktet på ekonomiska såväl som på tekniska meriter enligt 11:2 LOU. En del av dessa kan vara miljökrav, exempelvis krav på miljöledningssystem. Bevis för att leverantören har ett

fungerande miljöledningssystem kan vara certifiering enligt ISO 14001, EMAS eller annan likvärdig bevisning kopplad till kraven på det efterfrågade miljölednings- systemet.

• Det är viktigt att kräva bevis som tillåter entreprenörerna att visa sin verkliga ekonomiska styrka.

• Begränsningsregler, dvs. om upphandlande organisation vill begränsa antalet anbudsgivare ska regler och kriterier för begränsning av antalet anbudsgivare enligt 11:3 LOU finnas med. Det gäller således begränsning av leverantörer som klarar minimikraven. Dessa kan exempelvis vara med avseende på miljö.

• En upphandlande organisation får tillåta leverantören att lämna anbud med

alternativa utföranden. Detta ska då anges i annonsen tillsammans med information om vilka minimikrav som gäller för sådana anbud och de villkor för hur de ska presenteras (6:9 LOU).

• Upphandlingsförfarandet ska vid upphandling över tröskelvärdena anges i annonsen.

• I övrigt framgår vilket innehåll annonser över tröskelvärdena ska ha i

upphandlingsdirektiven (se fotnot 9). Vid annonsering via någon av de aktörer som finns i Sverige och som tillhandahåller annonseringstjänster vid offentlig

upphandling, finns färdiga formulär att fylla i som överensstämmer med dessa bestämmelser.

8 Observera att listan inte är heltäckande. Om annonsering endast ska ske på upphandlande organisations/enhets upphandlarprofil (utan hjälp av annonsering i en databas med tillhörande annonstjänst) bör information om annonsen (formatet) följa förordning 2007:1099, vilken i 9 § hänvisar till EG förordning 1564/2005. Av denna förordning följer att klassiska direktivets (Direktiv2004/18/EG) bilaga VII A eller för upphandlande enheter inom försörjningssektorerna, försörjningsdirektivets (Direktiv 2004/17/EG) bilaga XIII och XIV, anger de uppgifter som i detalj ska finnas med i annonsformatet.

(12)

7.2 UNDERLAG FÖR KVALIFICERING OCH URVALSBEDÖMNING

Kvalificeringskrav utgör krav på anbudsgivaren/företaget och utgör en lägsta ribba som leverantören måste klara för att få delta i upphandlingen. Eftersom ett urval av

leverantörerna ska göras måste det även finnas begränsningsregler som gör att urvalet kan göras på så objektiva grunder som möjligt för att uppfylla likabehandlingsprincipen och transparensprincipen. Det är vanligt att detta också kallas för pre-kvalificering, ett begrepp som dock inte nämns i LOU eller LUF.

Två kategorier av krav bör ställas, dels ekonomiska och dels tekniska. Båda kategorierna ska avse förmågan att genomföra kontraktet.

De ekonomiska kraven brukar hänföras till ren ekonomisk styrka såsom omsättning och soliditet.

Ett krav att överväga kan vara att begära in en ekonomisk garant, exempelvis

modersbolags/koncernborgen, bankgaranti eller försäkring. Många av dem som redan utfört EPC anser att det är betydelsefullt att ställa höga krav på ekonomisk status, eftersom det är mycket pengar som den upphandlande organisationen kommer att investera. Det krävs i vissa EPC upphandlingar att entreprenören ska kunna ersätta beställaren för mellanskillnaden av garanterad besparing och uppnådd besparing under hela avtalsperioden om den överenskomna energibesparingsgarantin inte håller.

För att uppfylla kravet på transparens bör den upphandlande organisationen ange ett mått på eller en modell som gör att anbudsgivaren på ett objektivt sätt kan redovisa att den uppfyller den lägsta nivå som ska uppnås av anbudsgivaren för att kvalificera sig.

Tekniska krav brukar hänföras till erfarenhet av liknande arbete, dvs. analysarbetet och projektledningen. När det gäller dessa kriterier ska de vara kopplade till just

energibesparingen. Projektledningen ska sy ihop de tre olika delarna. Den s.k.

åtgärdsfasen i sin fysiska del är viktig men det kan vara svårt att i förväg definiera spetskompetensen. Om analysen leder till att genomförandet i sig ställer krav på t.ex.

kyla krävs kanske spetskompetens. Ett sådant kriterium går alltså inte att i förväg ställa upp, eftersom det är först efter att analysarbetet är klart som det framgår vad som borde krävas.

7.2.1 FORMULÄR FÖR UNDERLAG FÖR KVALIFICERING

• Ett formulär för ekonomisk och teknisk status (minimikraven) kan exempelvis upprättas för anbudsgivaren att fylla i för att förenkla ansökan om att få lämna anbud. Detta bör i så fall finnas i anslutning till annonsen eller hänvisas till via exempelvis länk i annonsen eller på den upphandlande enhetens upphandlarprofil.

• Samma formulär kan användas för de underentreprenörer som ska uppfylla samma krav som entreprenören vid upphandlingen. Främst om det finns

underentreprenörer som är tänkta utföra delar av kontraktet som kräver samma nivå på underleverentreprenören som på entreprenören. Där en underentreprenör endast ska genomföra en begränsad del av kontraktet, bör den som upphandlar fundera kring om det är proportionerligt att kräva att underentreprenören måste uppfylla samma mimimikrav som den ansvarige entreprenören, exempelvis gällande eventuella krav på ekonomisk styrka.

(13)

• Om ökat utbud önskas, bör 11:12 LOU om kravet på underentreprenörernas åtagande förklaras för anbudsgivarna. Detta innebär att flera leverantörer kan gå ihop och ge anbud. Anbudsgivaren behöver genom åtagandet visa att denne förfogar över nödvändiga resurser när kontraktet ska genomföras. Det är entreprenören för analysfasen som garanterar energibesparingen åt upphandlande organisation, under förutsättning att samma entreprenör eller dess underentreprenör får genomföra faserna 2 och 3.

• Utfästelse om att genomföra ett eventuellt krav på särskilda villkor för utförande av kontraktet ska ingå i kvalificeringsunderlaget. D.v.s. ställs krav i upphandlingen på att entreprenören skall godta ett särskilt villkor för hur kontraktet skall genomföras är det bäst att entreprenörerna så tidigt som möjligt under upphandlingsprocessen godtar villkoret, dvs. vid kvalificeringen.

7.2.2 MILJÖKRAV I KVALIFICERINGEN

Miljöledningsrutiner kan ingå som ett kvalificeringskrav.

Det kan då vara lämpligt att tydliggöra vilka rutiner som är viktiga. Exempelvis kan anbudsgivaren redovisa:

• Anbudsgivarens miljöpolicy för verksamheten

• Dokumenterad organisation och ansvarsfördelning för miljöarbetet inom företaget

• Genomförande av miljörevision och/eller egenkontroll, där lagkravsefterlevnad, uppfyllande av miljömål, samt genomförande av miljöhandlingsplan kontrolleras

• Utbildningsplan för personalen

• Anbudsgivarens efterlevnad av gällande lagstiftning och redovisning av eventuella erforderliga tillstånd

Beroende på hur miljömässigt mogen marknaden är, kan fler eller färre av ovanstående punkter inkluderas.

Det kan vara lämpligt att be anbudsgivaren att redovisa hur de ämnar bedriva sitt miljöarbete i EPC-projektet, och visa att arbetet sker enligt en dokumenterad kvalitetssäkrad process i analysfasen, åtgärdsfasen och uppföljningsfasen.

Fler möjliga krav finns att ställa avseende miljöledningsrutinerna, men då som särskilda kontraktsvillkor, se vidare kapitlet om särskilda kontraktsvillkor.

7.3 INBJUDAN OCH FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Inbjudan och förfrågningsunderlag skickas till dem som har kvalificerat sig, dvs. de som har klarat minimikraven och eventuella begränsningsregler.

I förfrågningsunderlaget beskrivs projektet. Viktiga ingående delar är följande:

• Föreslagen projektorganisation,

• Offererad spetskompetens,

• Garantier (avser endast garantier som kan lämnas före tilldelning av kontrakt),

• Pris (Analysdelen),

(14)

• Tim- priset för löpande arbete (fas 2 och 3), Färdigställandetid för Analysdelen (kan anges i intervall).

Nedan följer en kort genomgång av kvalificeringskrav, teknisk specifikation, utvärderingskriterier samt särskilda kontraktsvillkor.

7.3.1 KVALIFICERINGSKRAV

Även om det framgår redan av annonsen om upphandlingen, vilka krav som ställs på entreprenörerna, är det lämpligt för tydlighetens skull att kraven upprepas i

förfrågningsunderlaget.

7.3.2 TEKNISK SPECIFIKATION: OBLIGATORISKA KRAV PÅ UTFÖRANDET AV TJÄNSTEN

Det är viktigt att hantera denna del av förfrågningsunderlaget noggrant. Det ska av förfrågningsunderlaget framgå vad som ska gälla för upphandlingen, dvs. under vilka ramar entreprenören ska arbeta t.ex. klimatkrav på inomhusmiljö, temperatur, radonhalt, koldioxidhalt, m.m. Detta för att undvika att inneklimatet blir lidande av

energieffektiviseringarna. De specificerade klimatkraven bestäms efter varje

upphandlande organisations behov.Klimatkrav måste anpassas till befintliga fastigheter och installationer.

7.3.3 UTVÄRDERINGSKRITERIER

Utvärderingskriterierna är viktiga att skilja från kvalificeringskraven.

Grundläggande är då att visa på att utvärderingskriterierna gäller den offererade kompetensen – spetskompetensen avseende:

• Främst analysfasen

• men också åtgärdsfasen

• och uppföljningsfasen.

Kompetensen kan utvärderas med hjälp av test av utvalda befintliga byggnader, då anbudsgivarnas specialistkompetens (särskilda möjligheter till ett bra utförande) och kreativitet testas.

Anbudsgivarna utvärderas med avseende på pris också. Dels priset för fas 1 som bör få en låg viktning (då detta inte är den mest kostsamma fasen), dels timpriserna för fas 2 och 3, dels garanti- och vinstdelningsmodellen. Endast när det gäller fas 1, analysen, går det att ange pris i förväg. Öppenheten av ekonomi och ekonomimodell rekommenderas vid utvärdering av åtgärdsfasen. Timpriser på utföranderesurser, påslag på

underentreprenörer och material etc. bör redovisas och utvärderas som en del av

öppenheten. Observera att kvalitetskrav bör vara överordnade priskriterier. Det är viktigt att inte den ”högsta bedömda besparingsmöjligheten” utvärderas utifrån exempelvis att resultatet från de analyserade utvalda byggnaderna multipliceras till att motsvara hela fastighetsbeståndet (eftersom olika byggnader i beståndet kan ge helt olika resultat) eller utifrån framtidens energipris som anbudsgivaren själv får fastställa. Då kan det finnas risk för skönmålning av siffror och att den som skönmålar mest vinner. Endast de

(15)

garantier som kan utfästas före analysen skall utvärderas. Garantier som inte kan kontrolleras före analysen ska inte ingå i utvärderingen.

7.3.3.1. Offererad kompetens

Viktiga utvärderingskriterier är med avseende på den offererade kompetensen, dvs. de i företaget som kommer att utföra tjänsten, vad just de personerna har för spetskompetens och erfarenheter för att genomföra uppdraget. Det kan innefatta både utbildning och erfarenhet och både bredd och djup kan bedömas. CV och referenser kan ingå som underlag.

Denna spetskompetens kan offereras för varje fas i EPC-projektet. Det kan uttryckas att denna kompetens är med särskild tonvikt på sådana områden som har stor betydelse för upphandlingens resultat såsom kompetens inom t.ex. energianalys, energiutredningar, VVS-projektering, installations- och byggnadsteknik, styr- och regler, el, brand, CAD, drift- och underhållsarbete, och energistatistik.

I analysfasen, är det essentiellt att bedöma offererad analysförmåga inom exempelvis energianalys och antal offererade tekniska resurser som kommer att tilldelas projektet.

Utredningsmetodiken kan också beskrivas.

I åtgärdsfasen är kompetens, erfarenhet och arbetsmetodik för genomförande av energieffektiviseringsåtgärder betydelsefulla aspekter att bedöma. Ställ höga krav på entreprenörens projektledningsförmåga.

I uppföljningsfasen, bör kompetensen och erfarenheten för uppföljning och förvaltning av energieffektiviseringsåtgärderna bedömas. Bedömning kan exempelvis göras av

uppföljningsmetodik, kompetens inom energistatistik, beskriven arbetsmetodik,

personella insatser, stödsystem som behövs vid genomförandet av uppföljningen samt av offererad kompetensutveckling och driftuppföljningsmässigt stöd som erbjuds till den upphandlande organisationens personal. Bedömning kan t.ex. göras av offererat utbildningspaket för beställarens personal. Utbildning av personalen kan också ske under åtgärdsfasen.

Kompetensprofilerna bör specificeras noggrant för varje ansvarig i EPC-projektet, samt att dessa personer ska vara desamma under hela projektets gång. Ifall någon av dessa byts ut, är det under förutsättning att de har samma kompetensprofil som den de ersätter.

Miljökrav

För att försäkra sig om att entreprenören kan utföra det aktuella uppdraget på ett miljöriktigt sätt, kan miljökrav på den offererade kompetensen utvärderas. Det kan exempelvis vara krav på att de som ska utföra uppdraget har utbildats avseende företagets miljöledningsrutiner, och känner till hur miljöpåverkan kan minimeras vid utförande av den aktuella tjänsten.

7.3.3.2. Test av kompetens avseende analysfasen

Vid test av kompetens avseende analysfasen är det vanligt förekommande vid EPC- upphandlingar att en utvärdering av utvalda befintliga byggnader i fastighetsbeståndet

(16)

görs av anbudsgivarna. Efter kvalificering och urval, besiktigas några byggnader i den upphandlande organisationens bestånd av utvalda tänkbara leverantörer.

Det finns både fördelar och nackdelar med denna typ av utvärdering. Nedan nämns några av dessa:

• Fördelen med testet kan dels vara att anbudsgivarnas kompetens kan testas på en verklig del av föremålet för upphandling och att i och med anbudsgivarnas närvaro vid besiktningen kan den upphandlande organisationen bedöma deras

tillvägagångssätt (detta bör dock påpekas redan i förfrågningsunderlaget).

• En nackdel kan vara att en befintlig byggnad kan göra att de låser sig fast vid vilka möjligheter som finns till energieffektivisering och att de föreslagna åtgärderna därmed inte blir så kreativa eller nyskapande. En lösning kan vara att i

upphandlingen skriva att ny teknik och ett ökat miljötänkande premieras. Om särskilda problem finns i fastighetsbeståndet kan dessa lyftas fram i

förfrågningsunderlaget för att testa anbudsgivarnas förmåga att lösa dessa. En annan nackdel som kan uppstå är att åtgärdslistorna kan likna varandra alltför mycket anbudsgivarna emellan, och då blir det svårt att utvärdera

• En fallgrop som är värt att notera vid analys av befintliga byggnader är att ibland sker multiplicering av resultatet till hela fastighetsbeståndet och därmed är det risk för skönmålning av siffror. Det resultatet är inte juridiskt bindande och stämmer inte alltid överens med det verkliga utfallet, då byggnaderna inom ett fastighetsbestånd kan vara mycket olika.

7.3.4 SKILLNADEN MELLAN KVALIFICERING OCH UTVÄRDERING

Kvalificeringskraven och utvärderingskriterierna måste skiljas åt, för att utvärderingen ska bli juridisk korrekt. Kvalificeringskraven kan då anges som grundkrav (gällande företaget och organisationen) och utvärderingskriterierna som spetskompetensen – dvs.

den offererade kompetensen (gällande de som kommer att utföra uppdraget).

Det är betydande att den offererade kompetensen för analysfasen viktas högt. Detta är nämligen den viktigaste fasen i EPC, de andra faserna i EPC-projektet bör inte

övervärderas. Åtgärderna i fas 2 och uppföljningen i fas 3 bygger ju på den analys som gjorts i fas 1. Är den undermålig eller ”endast tillräcklig” kan flera viktiga

energieffektiviseringsåtgärder och energibesparingar missas.

I en EPC-upphandling ska en garanti- och vinstdelningsmodell överenskommas, och därmed är EPC-upphandlingen en incitamentsupphandling. För en

incitamentsupphandling är det mycket lämpligt att ställa höga krav på kompetensen, se första stycket i detta delkapitel. Detta kan illustreras med följande:

(17)

AB1

AB2

AB2

Grundförmåga att spara energi

skulle kunna resultera i:

Spetsförmåga att spara energi

skulle kunna resultera i:

Första sorteringen

Andra sorteringen

Anbudsgivare 1:

vinstdelning 40/60 (till beställaren)

Anbudsgivare 2:

vinstdelning 50/50

Pot. sparad energi

Pot. sparad energi

Bilden visar att i ett första skede, ifall kvalificeringen av anbudsgivare endast görs (minimikraven (grundkraven med avseende på företagets kompetens/förmåga)) kan sedan, i vinstdelningsförhandlingen, exempelvis anbudsgivare 1 och dennes förslag om 60 % till upphandlande organisation te sig mer attraktivt än anbudsgivare 2 och dennes förslag på 50 % till upphandlande organisation. I ett senare skede när även en utvärdering av den offererade kompetensen (de som de facto ska utföra uppdraget) görs, kan det exempelvis framkomma att anbudsgivare 2 har kompetens som skulle kunna resultera i (detta vet man inte vid själva anbudstillfället, men den utvärderade kompetensen visar potentialen) en betydligt större mängd sparad energi. Då skulle upphandlande

organisation få ut ännu mer av anbudsgivare 2 än 1, trots den mindre vinstdelningen.

Anbudsgivare 1 har inte samma kompetens att energispara och når inte upp till samma energinivå som anbudsgivare 2, som trots större krav på vinstfördelningen ändå ger upphandlande organisation mer vinst än anbudsgivare 1.

Betalningen kan vara prestationsbaserad. Ju mer leverantören sparar energi åt beställaren desto högre ersättning. Det gäller därför i första hand att välja in de

leverantörer till anbudsgivning, som har kompetens och kapacitet att spara mest. Att spara mest behöver dock inte alltid vara det mest kostnadseffektiva för fastighetsägaren.

Beställarens lönsamhetskrav måste då vara tydligt definierat och beskrivet i

förfrågningsunderlaget. Utvärdering av anbuden sker mot detta lönsamhetskrav. I de fall lönsamhetskriterierna bygger på långsiktig fastighetsförvaltning är fler och mer

omfattande och dyra åtgärder möjliga att genomföra inom ramen för lönsamhetskraven.

Här finns en energieffektiviseringspotential som är större än den som uppnåtts i flera av de genomförda EPC-projekten.

7.3.5 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 7.3.5.1. Särskilt kontraktsvillkor - miljö

Det är angeläget att så energieffektiva lösningar som möjligt väljs. Ett förslag till särskilt kontraktsvillkor är att den blivande leverantören måste använda sig av LCC,

livscykelkostnadskalkyler vid val av nya installationer och nya system. Leverantören kan använda sig av underleverantörer som kan LCC, dessa bör då förbinda sig till detta.

(18)

Förslag på LCC-verktyg finns samlade på Miljöstyrningsrådets hemsida. Sidan tipsar även om externa länkar9.

Ett annat särskilt kontraktsvillkor som kan användas är att leverantören ska välja giftfria byggnadsmaterial. Leverantören ska då åta sig att, vid val av byggnadsmaterial, välja sådana som uppfyller egenskapskriterierna för BASTA10 eller likvärdigt om det finns alternativ som klarar kraven. Detta bevisas av leverantören under kontraktstiden. Kravet syftar till att minimera användningen av farliga kemikalier.

Det finns också en del miljöledningsrutiner som bör ställas krav på i form av särskilda kontraktsvillkor. Dessa kan exempelvis vara:

• Konkreta miljömål för att minska verksamhetens miljöpåverkan vid utförande av tjänster inom ramen för EPC-projekt

• Handlingsplan/miljöprogram som anger hur miljömålen skall uppnås.

• Regelbunden intern och/eller extern miljöredovisning.

• Anbudsgivarens krav på underleverantörer och entreprenörer, dvs. att

anbudsgivaren beskriver hur denne tillser att underleverantörer/entreprenörer följer miljöledningsrutinerna.

Beroende på hur miljömässigt mogen marknaden är, kan fler eller färre av ovanstående punkter inkluderas.

7.3.5.2. Övriga kontraktsvillkor

Ett villkor kan vara att reglera hur resultatet ska redovisas från fas 1. Det kan vara önskvärt att texterna avseende varje byggnad har ett noggrant åtgärdsinnehåll, för att undvika framtida tvister i fas 2.

Villkor såsom att entreprenören blir återbetalningsskyldig för den garanti som inte uppnås etc. är villkor som alltid bör finnas med.

7.4 FÖRHANDLING

I denna del av processen förhandlas det om alla delar i förfrågningsunderlaget som inte är skall-krav. Förhandlingen kan ske innan eller under anbudsutvärderingen.

Förhandlingens syfte är att anpassa anbuden till de krav som framställts i annonsen och förfrågningsunderlaget för att få fram det bästa anbudet. Den upphandlande

organisationen måste under förhandlingen särskilt tänka på att förfarandet inte får strida mot likabehandlingsprincipen.

Förhandlingens innehåll bestäms av den avsikt som ligger bakom syftet med valet av förhandlad upphandling. I första hand är syftet att fastställa en modell, för att underlätta fastställandet av vilket anbud som är det ekonomisk mest fördelaktiga. Dessutom borde

9 Se www.msr.se/lcc

10 BASTA är ett system där leverantörerna registrerar de produkter som klarar kraven och inte innehåller ämnen med farliga egenskaper enligt BASTA Egenskapskriterier. Se

www.bastaonline.se. Kriterierna överensstämmer med MSR:s kemikaliekriterier.

(19)

en förhandling precisera föremålet för upphandlingen, om det skulle finnas några tveksamheter i den delen.

7.5 AVTAL

Ett EPC-projekt försiggårunder flera år och genomgårflera faser som förutsätterflera beslut, både från beställaren och från entreprenören. För att underlätta samarbetet mellan parterna och att avgränsa projektets omfattning samt fördelningen av bl.a.

parternas åtaganden och ansvar under avtalstiden, är det nödvändigt att upprätta ett noggrant och balanserat avtal, somtillgodoser parternas berättigade intressen.

8 VAD SÄGER LAGEN OM UPPHANDLING AV EPC?

Detta kapitel tar upp vissa moment i ett EPC-projekt och i upphandling av EPC som har identifierats som moment som kan innebära svårigheter för en upphandlare. Kapitlet vägleder juridiskt avseende dessa moment.

8.1 LEVERANTÖR SOM DELTAR I FÖRSTUDIEN

Nedan följer juridisk vägledning, om en förstudie genomförs och om denna råkar genomföras av en av de tilltänkta anbudsgivarna (till den EPC som sedan är tänkt att genomföras).

Ofta görs en förstudie, för att klargöra om en fastighet har behov av energispartjänster.

Problemet är att det kan vara en av de tilltänkta anbudsgivarna, som kan få i uppdrag att genomföra förstudien. Detta behöver dock i sig inte ge upphov till problem, om

förstudien endast avser att fastställa om det finns besparingspotential men inget mer.

Om en förstudie görs, är det därmed rekommenderat att den endast fastställer om en EPC-upphandling ska genomföras. Det innebär att den ska syfta till att fastställa om det finns ett behov att genomföra EPC. Den ska inte gå in på vad som ska åtgärdas.

Analysfasen är mycket större än en förstudie och syftar till att fastställa vilka

energieffektiviseringsåtgärder som är lämpliga att genomföra. Genom att omfattningen och inriktningen på en förstudie ska vara begränsad och konkurrensneutral i förhållande till en senare upphandling är det inte heller möjligt att diskvalificera det företag som ska genomföra förstudien.

I de förenade målen C-21/03 och C-34/03, Fabricom, slog EG-domstolen fast att ett lagstadgat förbud mot att delta i ett förfarande eller mot att lämna ett anbud för en person som hade bidragit till utvecklingen av de aktuella bygg- och anläggningsarbetena,

tjänsterna eller varorna, som var föremålet för upphandlingen, inte var förenligt med upphandlingsdirektiven. En upphandlande organisation kan därför inte automatiskt utesluta en leverantör som varit rådgivare till den upphandlande organisationen. Detta är ofta inte heller önskvärt.

En upphandlande enhet ska alltid se till att utnyttja konkurrensen på marknaden vilket förutsätter att förfrågningsunderlagen utformas på ett konkurrensneutralt sätt. Det ligger då i sakens natur att tillställa samtliga anbudsgivare samma underlag för att lämna

anbud. Det lämnar naturligtvis utrymme även för en rådgivande konsult att delta i en

(20)

efterkommande upphandling. Om en förstudie har genomförts så skall resultatet av denna fogas till underlagen om den har betydelse för upphandlingen. Det är därför viktigt att upphandlingen av en förstudie förutsätter att den upphandlande organisationen har fri förfoganderätt över resultatet.

Om förstudien omfattar direkt stöd för upprättande av förfrågningsunderlag som riskerar att snedvrida konkurrensen är det som regel uteslutet att ta med det företag som utförde förstudien och utformat förfrågningsunderlaget i en senare upphandling.

Om det dessutom går att tillåta alternativa utföranden (lösningar) på ett visst problem så är detta naturligtvis önskvärt. Reglerna över tröskelvärdena innehåller uttryckligen bestämmelser som medger detta i 6 kap. 9 § LOU respektive 6 kap. 10 § LUF. Det finns ingenting som hindrar att man väljer att tillämpa ett motsvarande förfaringssätt även för upphandlingar under tröskelvärdena. Poängen med alternativa lösningar är att den upphandlande organisationen inte binder upp sig till en viss lösning som styr resultatet mot en viss leverantör eller lösning. Att tillåta alternativa utföranden kan därför anses neutralisera den fördel som kan föreligga om en av leverantörerna genomfört en förstudie eller dylikt.

8.2 FÖRHANDLAD UPPHANDLING

Med hjälp av förstudien kan den upphandlande organisationen bestämma sig för att genomföra ett EPC-projekt. Då måste omfattningen av projektet fastställas för att fastställa föremålet för upphandlingen. Omfattningen visar ofta att upphandlingen hamnar över det relevanta tröskelvärdet. Eftersom det är en upphandling av

energibesparing i ett fastighetsbestånd är det svårt att på förhand sätta ett värde på det som skall upphandlas. Det är således möjligt att tillämpa förhandlad upphandling med föregående annonsering, vilket dessutom är en förutsättning för att komplicerade upphandlingar skall kunna genomföras effektivt. Lagstöd för detta val av

upphandlingsförfarande finns i 4 kap. 2 § första stycket 2 LOU respektive 4 kap. 1 § LUF.

Det grundar sig främst på att det i ett EPC-projekt är svårt att ange totalpris i förväg p.g.a.

karaktären på föremålet för upphandling.

8.3 INCITAMENTSUPPHANDLING OCH DET EKONOMISKT MEST FÖRDELAKTIGA ANBUDET

Ett entreprenadkontrakt som faller under EPC-begreppet avser ett kontrakt, som endast avser energibesparingar. Upphandling av ett EPC-projekt är ett exempel på en

funktionsupphandling, som avser en viss funktion, nämligen energibesparing, när beställaren inte i detalj fastställer vilka åtgärder (entreprenader), som skall vidtas för att uppnå syftet med upphandlingen. Ett sådant kontrakt kan vara incitamentsbaserat, dvs.

ersättningens storlek till entreprenören är beroende på den energibesparing, som entreprenaderna leder fram till.

Upphandlingar av t.ex. energibesparingar med tillämpning av ett incitamentskontrakt medför att förfrågningsunderlaget får ett annat innehåll än upphandlingar i allmänhet.

Det kan t.ex. inte vara alltför detaljerat eftersom energibesparing kan ske genom ett helt paket av åtgärder. Man köper s.a.s. inte en viss mängd entreprenadarbeten. Man köper ett resultat nämligen energibesparing. Det är därför nödvändigt att tillåta alternativa

(21)

utföranden, vilket i sin tur förutsätter att utvärderingsgrunden skall vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

8.4 KRITERIER FÖR KVALIFICERING JÄMFÖRT MED UTVÄRDERINGSKRITERIER

Eftersom vinsten för leverantören är beroende av vinsten för beställaren, ska den leverantör som har kompetens att spara mest i regel tilldelas kontraktet. Detta innebär att tilldelning av incitamentskontrakt skiljer sig från normala upphandlingar. Det bästa utfallet får man inte genom att anta en leverantör, som är tillräckligt kompetent. Den leverantör som är bäst på att spara energi ska i princip antas.

Problem är att det kan uppstå en sammanblandning av olika kategorier av kriterier, dvs.

sammanblandning mellan kvalificeringskriterier (krav) och utvärderingskriterier.

Normalt räcker det med att en leverantör ska vara tillräckligt kvalificerad, för att genomföra kontraktet i fråga. Att kräva kapacitet, ekonomisk eller teknisk, utöver vad som är tillräckligt för att genomföra kontraktet, kan vara ett brott mot proportionalitetsprincipen.

Det är meningsfullt att både ställa krav på mininivå på leverantörernas resurser eller förmåga enligt 11 kap.2 § och att dessutom utvärdera anbudsgivarnas resurser utöver miniminivån. Att göra så skulle inte vara en otillbörlig sammanblandning av kvalificeringskriterier och anbudsutvärderingskriterier, om det görs på rätt sätt. Se vidare under kapitel 7.3.4.

8.5 AVBESTÄLLNINGSRÄTT/OPTIONER

Det är viktigt att skilja på när optioner kan användas och när det är mer tillämpligt med avbeställningsrätt. Optioner kan användas då:

• Nya arbeten ingår i projektet som tidigare upphandlats

• Dessa arbeten tilldelas den ursprungliga leverantören

• Det nya kontraktet är i överensstämmelse med det ursprungliga kontraktet, dvs.

inga väsentliga förändringar får förekomma

• Det utnyttjas inom 3 år från det att ursprungliga kontraktet slöts Dessa punkter kan vara svåra att uppfylla i ett EPC-projekt, eftersom:

• åtgärdsfasen och uppföljningsfasen inte överensstämmer med analysfasen (de innefattar installation och uppgradering av tekniska utrustningar och system, utbildning samt uppföljning med hjälp av energistatistik medan analysfasen innefattar inventering och bedömning av energiåtgärder),

• uppföljningsfasen inte alltid inleds inom 3 år från det att det ursprungliga kontraktet slöts (och analysfasen påbörjades).

Det kan då vara mer lämpligt att använda sig av avbeställningsrätter. Då upphandlas alla faserna i EPC-projektet samtidigt, men att ifall det visar sig att fas 1 ger ett resultat som visar att inte de förväntade energibesparingarna kan göras, kan fas 2 avbeställas. På samma sätt kan fas 3 avbeställas ifall den visar sig onödig. I vissa fall upphör dock besparingsgarantin om fas 3 avbeställs.

(22)

9 EXEMPEL PÅ FRAMGÅNGSFAKTORER & FALLGROPAR I UPPHANDLINGSSITUATIONER

Detta kapitel tar upp några exempel från verkliga förfrågningsunderlag som har använts i olika EPC-upphandlingar. Under varje rubrik följer först en kommentar och sedan ett exempel klippt från det utvalda förfrågningsunderlaget. Dessa är endast några exempel och det finns givetvis fler framgångsfaktorer och fallgropar i en EPC-upphandling än vad som nämns nedan.

9.1 FRAMGÅNGSFAKTORER

9.1.1 UTVÄRDERINGSKRITERIUM OFFERERAD KOMPETENS

Kommentar: Kriteriet nedan har formulerats för att inte sammanblandas med anbudsgivarnas allmänna kompetens, vilket är bra. Dessutom förklaras hur den offererade kompetensen skall utvärderas för respektive fas i EPC-projektet.

Exempel

”Här bedöms anbudsgivarens personella resurser för att genomföra uppdraget.

Bedömningen av dem som kommer att delta i respektive fas i EPC-projektet kommer att göras på utbildnings och erfarenhetsnivå. CV och referenser för offererade

personalinsatser kommer att utgöra en del av bedömningsgrunden.

Fas 1. Bedömning av offererad analysförmåga och antal offererade tekniska resurser som knyts till detta projekt och dess erfarenhet av denna typ av projekt. Särskild vikt kommer att läggas vid erbjuden kompetens och beskriven utredningsmetodik.

Uppgifter om tjänsteentreprenadens offererade utbildning.

För fas 2 o 3 anges timpris.

Fas 2. Bedömning kommer att göras av kompetens, erfarenhet och arbetsmetodik inom denna typ av projekt. Offererad organisation skall vara väl bemannad och beskriven till samband och arbetssätt.

Fas 3.

– Bedömning kommer att göras av kompetens och erfarenhet i offererad organisation för genomförandet av fas 3.

– Bedömning kommer att göras av uppföljningsmetodik, beskriven arbetsmetodik och de stödsystem som behövs vid genomförandet av fas 3.

– Bedömning kommer att göras av offererat utbildningspaket för beställarens personal.

Anbudsutvärderingen kommer i alla faser att ske utifrån både bredd och djup av den erbjudna kompetensen och erfarenheten med särskild tonvikt på sådana områden som har särskild betydelse för upphandlingens resultat såsom kompetens inom t.ex.

energianalys, VVS, styr- och regler, el, brand, bygg, CAD och energistatistik.”

(23)

9.1.2 UTVÄRDERINGSKRITERIUM KVALITETSBEDÖMNING AV ANALYS

Kommentar: Kriteriet nedan är bra, såvida uppgifterna i anbudsfomuläret inte medger en extrapolering till hela fastighetsbeståndet.

Exempel

”Kvalitetsbedömning av analysen från tre utvalda testbyggnader:

Analysarbetet i testbyggnaderna kommer att bedömas med hjälp av de uppgifter som lämnas i anbudsformuläret.

• I anbudsformuläret återfinns:

• Problembild

• Åtgärdsförslag

• Baslinje

• Beräknad besparing för värme, el och vatten (MWh, Flöde, SEK, etc.)

• Garanterad besparing för värme, el och vatten (MWh, Flöde, SEK, etc.)

• Åtgärdskostnad

• Exempel på drift och skötselinstruktioner

• Hur yttre förändringar och verksamhetsförändringar påverkar besparingsvolymen.”

9.1.3 UTVÄRDERINGSKRITERIUM UTREDNINGS- OCH ANALYSKOMPETENS Kommentar: Fas 1 är den viktigaste delen av upphandlingen. Inga poäng ges för offererad kompetens, vilket kunde ha genomförts. Dock mildras detta av att rubriken ändå anger att det rör sig om kompetens som ska utvärderas. Detta skulle istället ha kunnat framgå av beskrivningen i underkriterierna.Avtalsformer och avtal bör bifogas till förfrågningsunderlaget för likabehandlingsprincipen för att alla skall ha kännedom om förutsättningarna.

Exempel

”Underkriterier till Utrednings- och analyskompetens:

• Beskrivning av avtalsformer och samarbetsstruktur.

• Beskrivning av entreprenörens utredningsmetodik och arbetsprocess.

• Beskrivning av tänkt projektorganisation, bemanning, tillgänglighet, inställelsetid.

• Detaljbeskrivning av ett exempel på genomförande av ett fastighetsutvecklings- projekt. Visa på bedömda åtgärder och investeringar som genomförts och vilka besparingar dessa lett fram till. Visa också på planer som utförts för att bibehålla resultatet av åtgärderna, t ex uppföljningar och utbildning av beställarens personal.”

9.1.4 UTVÄRDERINGSKRITERIUM EKONOMI

Kommentar: Tre bra underkriterier nedan som täcker in vad som bör efterfrågas.

Möjligen kunde man valt att ta med timpriser för Fas 2 och Fas 3 dessutom, samt att

(24)

förslag på incitament vid negativ avvikelse mot garanterad besparing saknas.

Åtgärdsfasen (Fas 2) är den mest kostsamma fasen och förmodligen en av de största investeringar som fastighetsägaren skall genomföra de kommande åren. Öppenheten av ekonomi och ekonomimodell rekommenderas vid utvärdering av åtgärdsfasen. Timpriser på utföranderesurser, påslag på underentreprenörer och material etc. bör redovisas och utvärderas som en del av öppenheten.

Exempel

”Underkriterier för pris:

Pris för genomförande av energikartläggning och analys av det angivna fastighetsbeståndet. Kostnaden skall redovisas som pris/m2 (fast pris).

Beskrivning av beställarens risk, leverantörens förslag på besparingsgaranti.

Förslag på incitament vid positiv avvikelse mot garanterad besparing”

9.2 FALLGROPAR

9.2.1 EXTRAPOLERING

Kommentar: Extrapolering av testbyggnadernas besparingspotential till hela

fastighetsbeståndet kan orsaka skönmålning eftersom det knappast blir bindande i ett senare avtal.

Exempel på kravformulering som därmed bör undvikas

”För varje Förstudieobjekt skall följande redovisas:

Extrapolerat resultat för hela beståndet.”

9.2.2 UTVÄRDERINGSKRITERIUM GENOMFÖRANDE

Kommentar: Det sista underkriteriet (mervärden) nedan är inte förenligt med LOU. Om mervärden istället hade specificeras tydligt, hade det varit lämpligt. Det ska vara tydligt vilka mervärden som ger poäng. Placeringsort är inte ett tillåtet kriterium11. Det strider mot den fria etableringsrätten. Man har valt att också utvärdera tillänglighet och inställelsetid vilket täcker upp vad som avses.

Exempel på kravformulering som därmed bör undvikas

• ”Beskrivning av tänkt projektorganisation, bemanning, tillgänglighet, inställelsetid och placeringsort.

Beskrivning över mervärden som skapas för beställaren.”

11 Exempelvis enligt dom Contse mål C-234/03

(25)

9.2.3 UTVÄRDERINGSKRITERIUM TEKNIK OCH ÖVRIGA RESURSER

Kommentar: Alla underkriterier nedan är formulerade som kvalificeringskriterier och inte som utvärderingskriterier. I stället borde underkriterierna ha formulerats som offererade resurser. Som det nu är beskrivs endast vad anbudsgivaren i allmänhet har för resurser. En klar åtskillnad måste göras mellan vilka resurser som anbudsgivaren

förfogar över och vilka resurser som man kommer att använda för att genomföra de arbeten som är föremålet för upphandlingen. Frågeställningen är adekvat och viktig, eftersom EG-domstolen uppmärksammat problemet12. Dessutom kommer de resurser som offereras att ingå i kontraktet.

Exempel på kravformulering som därmed bör undvikas

”Kvalificering:

• Beskrivning av den tekniska kompetensen i projektorganisationen.

• Beskrivning av erfarenheten av liknande projekt som samarbetspartner, referenser.

• Beskrivning av anbudsgivarens resurser i form av egen personal eller samarbetsparter.

• Utbildningserfarenhet hos ansvarig utbildare.”

9.2.4 UTVÄRDERINGSKRITERIUM EKONOMI

Kommentar: Nedan sista underkriterium går inte att tillämpa, eftersom anbudsutvärderingen görs innan analysen är genomförd.

Exempel på kravformulering som därmed bör undvikas

• ”Beskrivning av finansieringslösningar

Besparingsplan med bedömd besparingspotential”

12 Dom C-532/06

References

Related documents

Företaget ska utan dröjsmål anmäla till Myndigheten om en registerkontrollerad person på Företaget lämnar Uppdraget. Myndigheten ska utan dröjsmål anmäla till Säkerhetspolisen

Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad läkare för utförande av tjänster enligt avtalet... Leverantören skall ha tillgång till minst en legitimerad psykolog

Som bevis för att ovan ställda krav uppfylls skall anbudsgiva- ren bifoga följande handlingar:.. • Skatteverkets blankett ’’Begäran om

Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om pris avseende annonserad rekrytering, rekryte- ringsuppdrag med sökning, annonserad rekrytering kombinerat med sökning, tester och

För det fall det föreligger brist eller dröjsmål i det uppdrag som utförs av Juristbyrån, eller som utförs av Juristbyrån anlitad underleverantör enligt punkt 5 nedan, skall

Godkänna förfrågningsunderlag för upphandling av Markprojektörer Beskrivning av ärendet.. En ny upphandling gällande Markprojektörer förbereds av

mervärdesskatt. En försening inträder dagen efter överenskommen tid för leverans. 4.1.2 Leverantören ska avhjälpa felet om en tjänst är inte uppfyller kraven enligt

Faktorn för återanvänd energi måste beräknas för varje anläggning enligt EN 50600-4-6:2020 eller motsvarande