Så här arbetar vi i Vara
2009 – 01 – 23
Katarina Olsson-Fernandinho
•Vara
•16 000 invånare
•1 350 medarbetare
Arbetslagsutveckling 2001
Verksamhetsutveckling 2005
2009- Prag
”Det vinnande laget i en föränderlig värld”
Utvärderingar
• Brukarundersökningar vartannat år
• Äldreomsorg
• Barnomsorg
• Grundskola
• Gymnasieskola
• Baden
• Biblioteken
• Fritidsgårdarna
• Plan- och miljöområdet
• Handikappomsorg
• Konserthuset
• Medborgarenkäter vart 4:e år
• Arbetsklimatundersökning vartannat år
Vi blir färre som ska serva fler
Pilotenhet 2004
Utbildar 10 leanhandledare våren 2006
Anställer 2 projektledare hösten 2006 – våren 2010
1 tillsvidareanställd från hösten 2008
Start i äldreomsorgen men utan
slut……….
Några verktyg &
metoder
Värdeflödeskarta
PDCA
Spagettidiagram
Leanspel
5S
Visualisering
Lärande organisation
Läs vår verksamhet
Vara Lean
Axplock av kartlagda flöden
• Socialförvaltningen:
Påfyllning av boendes förråd Lunchservering
Hemtjänstrutiner
Dagsrutiner 9.30 – 15.00 Schemaläggning
Rapportering/ Dokumentation Städrutiner
Tvättrutiner
Vakansförmedling Dagverksamhet
• Samhällsbyggn. förvaltn.
Felanmälansrutiner
Arbetsrutiner kostenhet Arbetsrutiner Gatu & Park
• Ledning & Adm.
Rekryteringsprocessen Upphandlingsprocessen
• Vara Bostäder AB
Ut-/inflyttning, hyresgästbyte
Värdeflödeskarta
Avgränsning
•Arbetsgrupp på max 8 personer
•Lean-handledare
•Resultatenhetschef
Värdeflödeskarta
NULÄGE
Framtida läge
slöseri slöseri
Avgränsning
Såhär kan det se ut
Hälso- & sjukvårdsenheten: Inskrivning i HSL
Hur vi dokumenterar
Rapport – Lean
Kärven
Datum 27 februari – 1 mars, 2007
Fokus Städning av boendes rum & allmänna utrymmen
Processägare Jeanette Nilsson
Leanhandledare Katarina Olsson-Fernandinho &
Anna-Sofia Johansson
Deltagare Inga-Lill Ohlsson, Stefan Brolin, Camilla Börjesson, Diana Käll, Jeanette Nilsson, Ingrid Ohlsson
AKTIVITETSÖVERSIKT
Handlingsplan för: Städning, boendes rum & allmänna utrymmen Månad
Vecka nr 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Ansvarig
1) Område 1 Planering
Utarbeta rutin för att påminna varandra om nycklar. Stefan 8 Tillverka skylt för påminnelse om nycklar, sätta upp. Stefan 8 Sätta upp krokar att hänga nyc klarna på (kontoret). Stefan 30 Ta reda på om vi kan sätta upp krokar för nycklar. Stefan 8 Inköp av ny tavla, eller flytta tavla från kontor till
tvättstuga. Jeanette 8
Tavlan sätts upp. Jeanette 22
Inköp och val av almanac ka. Jeanette 22
Tillverka & sätt upp påminnelseskylt för nyckeln (vid
utgången). 27
2) Område 2 Städvagn
Diskutera med servicepersonal om hur mycket
material som finns i huset. Camilla 27
Bestämma vad som behöver kompletteras. Camilla 28
Ta fram tydlig lathund över vad som ska finnas på
vagnen. Camilla 28
Ta reda på möjlighet till inköp av ny städvagn. Diana 8 Ta kontakt med Lena Synnergren, planera
städutbildning. Diana 26
Ta reda på vilka funktioner vi behöver ha på vår
vagn. Diana 8
Genomföra 5S i städutrymmet i tvättstugan. Inga-Lill 27
Planera med övrig personal i huset ang.
gemensamma förråd. Inga-Lill 27
Bjud in Gun för diskussion av våra förslag+vid APT
när Lena S. kommer. Ingrid 15
Arbeta fram ett förslag på gemensamma förråd. Ingrid 27
Flytta förråd, genomföra 5S. Ingrid 28
3) Område 3
Hämta & ställa tillbaka material.
Skaffa information ang. rätt städsätt från Lena S. Camilla 26
Bestämma städrutin. Camilla 27
Skriftlig instruktion för städning. Camilla 28
Anpassa utrustning efter nytt städsätt. Camilla 27
Markera rätt dos för rengöringsmedel. 27
4) Område 4
Planera var & hur material ska förvaras, behöver
förrådet flyttas? 27
Dag 30
Mars AprilDag 60 MajDag 90
Värdeflödeskarta
NULÄGE
Framtida läge
slöseri slöseri
60 90 30
Avgränsning
Återblick förbättringsplan
Rondellen " Arbetsrutiner 09.30 - 15.00"Slutsatser av kartläggningen Ja Nej
Stor mängd slöseri orsakas av otydlig arbets-/ ansvarsfördelning. x Förbättringsområden
Arbetsfördelning Ja Nej
Förslag på arbetsfördelning av "turerna"
tas fram och läggs in på schemat. Rörelse, lager, överarbete,
väntan x
Kopiering av papper ingår i
"kontorsgöromål". Väntan
x x
Dokumentation
5S genomförs på hylla där pärmar för dokumentation förvaras. Rörelse,
omarbete x
Förvaring
5S genomförs i alla förrådsutrymmen. Rörelse, överarbete, omarbete,
lager x
Komplettera & märk upp
förvaringsutrymmen på boendes toalett. Rörelse, omarbete, överarbete. x Upprätta skriftlig rutin för påfyllning
endast 1 gång/vecka. Överarbete,
omarbete. x x
Tvättstuga
Upprätta arbetsbeskrivning/gemensam
rutin för tvätt. Rörelse,
omarbete, lager, transportx Inköp av vagn för utdelning av ren tvätt. Rörelse x Rumsmarkering som underlättar direkt
sortering av ren tvätt. Omarbete
x Städ
Upprätta arbetsbeskrivning/ gemensam
rutin för städ. Rörelse,
omarbete x
Tydlig checklista för städ på
städvagnen. Rörelse,
överarbete x Rensa, strukturera & märk upp städvagn
och hyllor för förvaring av städmaterial. Rörelse,
väntan x
Matrutin
Upprätta schemalagd rutin för
brickdelning. Rörelse,
väntan x x
Ta fram signalsystem för att säkra att
inga brickor glöms. Rörelse,
transport x x
Upprätta rutin för delning och servering
av mat. Lager
x Larm
Ta fram ett signalsystem som underlättar att man vet var kollegan är vid larm.
Rörelse, väntan,
överarbete x x
Testa förslag med särskild ringtur. Rörelse,
väntan x
Har tydlig förbättring skett?
Identifierat
slöseri Har slöseriet minskat?
Framtida förb. område
Återblick-
har slöserierna
minskat?
Slöseri,
allt utöver ett minimum…
• Omarbete, ingen gemensam standard, otydlig ansvarsfördelning
• Överarbete, ingen gemensam standard, kundbehov?
• Rörelse, ostrukturerad förvaring, förändrade förutsättningar
• Väntan, otydlig ansvarsfördelning, otydliga rutiner
• Lager, material som inte behövs, för stor mängd (även personal)
• Outnyttjad kreativitet, saknar tydlig struktur
Allt går att förbättra!
• Enkelt & tydligt, tydliga gemensamma rutiner visualiserade där arbetet utförs, mallar & lathundar
• Visualisering, uppmärkta utrymmen, foton &
olika färger
• Rätt från mig, lätt att upptäcka då något är fel
• 5S
• Daglig styrning, planeringstavlor
Visualisering
på arbetsplatsen
5 S före och efter
Planeringstavlor
Ett väldigt vanligt utgångsläge…
• Vi lägger mycket tid på att ”släcka bränder”
• Vi gör på olika sätt vilket kan skapa irritation
• Vägen till det goda slutresultatet är ofta både lång och krokig
• Utrymmet för det oförutsedda är litet eller obefintligt
• Vi bygger in extra kontroller för att vi ska vara
säkra på att allt är som det ska
Vanliga resultat
• Frigjord tid
• Vi arbetar mer förebyggande, planering prioriteras
• Uppdaterad process som stämmer överens med dagens förutsättningar
• Ordning & reda
• Frigjord yta
• Kvalitetssäkrade processer
• Visualisering med foton och tydlig märkning
Medarbetarnas upplevda effekter
• Irritationsmomenten minskar
• Stärker gruppgemenskapen
• Lättare att lämna jobbet på jobbet
• Gemensamt språk när man pratar om problem, inga syndabockar
• Mer tid till brukarna gör att man känner sig mer nöjd vid dagens slut
• Möjligheten att kunna påverka sin arbetssituation
• Ansvar och befogenheter att förändra
• Strävar mot ett gemensamt mål
• Allas delaktighet
• Helhetssynen; jag påverkar processen
Ytterligare effekter…
• Ökad förståelse mellan olika professioner
• Förrådsbeställningar görs på kortare tid med större precision
• Lugnare miljö vid måltider: mer mat går åt, gästerna stannar längre
• Känslan för den interna kunden har
ökat
Diplom efter
varje genomförd
kartläggning
Lärdomar
• Vi tänker i slöserier
• Att ha aktivitetsansvar ökar engagemanget
• Vi har fått en större känsla för att kollegor är kunder till varandra
• Viktigt att våga prova
• Det är lättare att arbeta med förbättringar när man har tydliga mål
• Uppföljningsmötena är både piska och morot
• Vi har effektiviserat det dagliga arbetet – vi vinner ju på det
• Förrådsbeställningen görs på kortare tid tack vare våra förbättringar
• Vikten av att informera alla; både muntligt och skriftligt
• Vad viktigt det är att utvärdera de förändringar man gör
• Lean/förbättringsarbete är nu en stående punkt på APG
• Allt går att förbättra
Arbetsklimatundersökning 2008
91%
90%
100%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Instämmer delvis & instämmer helt Att arbeta med 5S har
varit till stor nytta för min resultatenhet På min resultatenhet arbetar vi aktivt med att
vidareutveckla våra förbättrade processer
Att arbeta med värdeflödeskartor har varit till stor nytta för min resultatenhet
Om förbättringsarbete i form av Vara Lean
(Kvänumsgården)
Rätt Från Början % 2007
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Nuläge
Verkligt resultat
Rätt Från Början % 2007
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Nuläge
Verkligt resultat
Antal genomförda kartläggningar per förvaltning
7 3 4
2 4 1
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Flera förvaltningar Socialförvaltningen Bildningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltning Ledning & administration
Antal genomförda
kartläggningar
Läs vår verksamhet
Verktyg för snabb genomgång av hur lean en verksamhet är
