Vilka behov har ditt företag?
Vad ligger bakom ditt beslut att söka hjälp?
Vilka leverantörer finns att välja på?
Checklista för köp av tjänster mellan företag
Det finns några saker att ha i minnet när du söker hjälp för att starta och utveckla ditt företag, förenkla admi- nistrationen, utveckla verksamhet el- ler produkter. Sannolikheten att hjäl- pen ska bli vad ditt företag behöver ökar om du tydligt kan beskriva dina behov och förväntningar.
Dokumentet är framtaget i samarbete mellan ALMI, LRF, Nutek, VINNOVA och SIS, Swedish Standards Institute.
Vilka behov har ditt företag?
Skriv ned behov och förväntningar före kontakt med olika leverantörer.
• Beror behovet på kapacitets-, kompetens- eller annan resursbrist?
• Behöver verksamheten förnyas eller utvecklas på något sätt?
• Vilken typ av hjälp behövs?
• Hur länge behövs hjälpen?
• Finns lämpliga stöd- eller finansieringsformer?
Vad ligger bakom ditt beslut att söka hjälp?
Skriv ned beslutet om val av leverantör eller hjälporganisationer
• Vilka resultat vill du uppnå?
• Vilka förväntningar på hjälpen har du?
• Vad är utslagsgivande för ditt val av leverantör/stöd?
a) kostnader b) betalningsvillkor c) egna resurser d) tid
e) expertkunnande
• Kan en konsult hjälpa till att definiera dina behov?
• Kan någon annan hjälpa till med att beskriva ditt företags behov?
• Finns det redan standardlösningar för problemet?
Vilka finns att välja på?
• Har du redan en bra kontakt?
• Vilka kan rekommenderas av folk du känner?
• Kan branschföreningar ge dig tips på lämpliga kontakter?
• Vilka är kvalitetssäkrade t.ex. genom ISO 9001?
• Yrkesföreningar som konsulten kan vara auktoriserad eller medlem av?
• Referenser?
• Tillgänglighet?
Skriv här...
Skriv här...
Skriv här...
Kontakta utvalda leverantörer
• Undersök om leverantören har förstått dina behov.
• Ta reda på vilka resurser som krävs av dig i form av personal, material och utbildning.
• Be leverantören presentera sig, sin organisation och arbetsmetoder.
• Be om en skriftlig offert eller beskrivning av den tjänst som erbjuds.
Välj leverantör
• Analysera olika erbjudande och gör ett val baserat på:
(a) erbjudandet
(b) vilka krav som kan uppfyllas (c) hur konsulten beskrivit dina behov (d) föreslagen metod
(e) andra åtaganden
(f) hur det färdiga arbetet ska utvärderas (g) konsultens kreditvärdighet
(h) erfarenhet (i) kostnader (j) betalningssätt
(k) förmåga att uppfylla avtal
(l) vilka personer som kommer att utföra uppdraget (m) om underleverantör kommer att användas
(n) om tjänsten eller produkten är ”lagervara” eller kundanpassad (o) eventuella servicekostnader
• gör ett val och informera dem som lämnar anbud.
Skriv här...
Skriv här...
Skriv kontrakt/dokumentera
• be om orderbekräftelse, se till att få ett skriftligt, undertecknat kontrakt för mer omfattande uppdrag
• granska – eller be om hjälp med att granska kontraktet för följande:
(a) förväntat resultat, omfattning, omförhandling etc.
(b) deadlines och avstämningstillfällen (c) finansiering – delbetalningar och slutlikvid (d) krav på sekretess
(e) åtaganden för alla inblandade parter (f) försäkringar, garantier, exklusivitet (g) ändringar av uppdraget
(h) villkor för förnyande eller avslutande av uppdraget (i) hur konflikter ska behandlas.
Vilka insatser krävs från dig för att fullgöra uppdraget?
information, medarbetare, material
Vem kan ta initiativ till ändringar av uppdraget och hur ska det dokumenteras?
Skriv här...
Skriv här...
Uppföljning före slutleverans
• be att få en beskrivning av uppfyllda krav före slutleverans
• tjänster som tar längre tid att utföra bör övervakas och följas upp
• konsulten bör tillsammans med uppdragsgivaren gå igenom att alla krav är uppfyllda
Utvärdering
Sedan arbetat avslutats gör en utvärdering. Har föreslagna åtgärder haft den önskade effekten?
Vilka problem har varit förknippade med arbetet?
Skriv här...
Skriv här...
SIS, Swedish Standards Institute 118 80 Stockholm
Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6
telefon: 08 - 555 520 00 telefax: 08 - 555 520 01 e-post: info@sis.se
www.sis.se
SIS, Swedish Standards Institute är en organisation som arbetar med standarder, både att ta fram dem och att sprida kunskap om dem. Vårt arbete är långsiktigt och präglas av affärsmässighet, kunnighet och öp- penhet. I det internationella samarbetet tillvaratar vi svenska medlemmars intressen och inriktar oss på att effektivisera processen med att ta fram och införa nya standarder.
texten i broschyren är ett utdrag från den tekniska specifikationen, Business support service, SS/CeN-tS 99001. Hela specifikationen kan beställas från SIS Förlag AB, www.sis.se el 08 555 523 10.
