BESLUT 1 (2)
2016-03-23 Dnr RA 231-2016/1383
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor Box 17801
118 94 Stockholm
Postadress: Riksarkivet, Box 12541, 102 29 Stockholm · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm · Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: riksarkivet@riksarkivet.se · Internet: www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
Beslut efter inspektion av arkivvården vid Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor
Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor den 9 mars 2016. Med hänvisning till de brister som framkom vid inspektionen beslutar Riksarkivet att förelägga myndigheten följande:
• Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska
handlingar RA-FS 2009:1, 3 kap. 1 – 2 §§.
• Se över och uppdatera föreskriftsändringar i tillämpningsbeslutet avseende gallringföreskrifter i RA-FS. Vidare se över rutiner för att verkställa föreskriven gallring av handlingar där gallringsfristen har löpt ut i enlighet med RA-FS 1997:4, 7 kap. 3 §.
• Uppdatera och avsluta arkivförteckningen för handlingar som tillkommit före den 1 januari 2013 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1991:1, ändrade genom RA-FS 1997:4 och RA-FS 2012:1, 6 kap. 3 – 12
§§. Arkivförteckningen ska redovisa handlingar oberoende av medium.
• Upprätta en ny verksamhetsbaserad arkivredovisning dels en
klassificeringsstruktur, dels grafiskt eller i text beskriva verksamhetens processer. Vidare upprätta en arkivförteckning för handlingar tillkomna efter den 1 januari 2013 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1, ändring i RA-FS 2008:4, 6 kap.. Redan befintlig arkivbeskrivning ska uppdateras med uppgifter om dels föreskriftsändringar, dels formellt arkivansvarig.
Vi bifogar den inspektionsrapport som upprättades vid inspektionen, där skälen för föreläggandena redovisas.
2 (2)
2016-03-23 Dnr RA 231-2016/1383
Myndighetens återrapportering
Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor ska redovisa vilka åtgärder som gjorts eller planeras med anledning av ovan givna
förelägganden. Redovisningen ska ha inkommit till Riksarkivet senast den 1 november 2016.
Ange Riksarkivets diarienummer i redovisningen.
De som deltagit i Riksarkivets beslut
Detta beslut har fattats av tf enhetschef Ewa Berndtsson efter föredragning av 1:e arkivarie Agneta Mann.
Detta beslut kan inte överklagas i enlighet med 20 § arkivförordningen (SFS 1991:446).
Ewa Berndtsson Tf enhetschef
Agneta Mann 1:e arkivarie